Bir projeyi tamamladıktan sonra, büyük olasılıkla bu projeye hemen erişmeniz gerekmez ve Proje Merkezi'nde ve ekip üyelerinin Görevim görünümlerinde görüntülenmesini gizlemek isteyebilirsiniz. Tamamlanmış projeleri arşivleme ve gizleme, bu görünümlerdeki "dağınıklığı" azaltır ve kullanıcıların artık etkin olmayan projelerde değişiklik yapmasının engellenmesine yardımcı olur.
Microsoft Project Server 2010 kullanarak projeleri etkili bir şekilde arşivlemenin bir "standart" yöntemi vardır. Bu yöntem gereksinimlerinizi karşılamıyorsa, kuruluşunuz için daha uygun olabilecek birkaç alternatif yöntem vardır. Bu makale, bu yöntemlerin yanı sıra uzun süreli arşivleme için en iyi yöntemleri kapsar.
Bu makalede
Standart yöntemi kullanarak projeyi arşivleyin
Projeyi arşivlemenin standart yöntemi çok adımlı bir işlemdir:
-
1. Adım: Tüm proje görevlerini yayımdan kaldırma
-
2. Adım: Proje özet görevinde güncelleştirmeleri kapatma
-
3. Adım: Yönetici olmayan kullanıcılar için bir güvenlik grubu ayarlama
-
4. Adım: Arşiv güvenlik kategorisi ayarlama
-
5. Adım: Proje ekip sitesini arşivleyin
Bu adımlar, aşağıdaki bölümlerin her birinde belirtildiği gibi proje yöneticisi ve yönetici tarafından gerçekleştirilir.
1. Adım: Tüm proje görevlerini yayımdan kaldırma
Proje daha önce ekip üyelerine yayımlanmışsa ve şimdi projeyi ve onun görevlerini görünümlerinden kaldırmak istiyorsanız, proje yöneticisinin arşivlediğiniz projedeki tüm görevleri yayımdan kaldırması gerekir. Proje yöneticisi bu işleme Microsoft Project Web App başlayabilir, ancak asıl yayımdan kaldırma işlemi Microsoft Project Professional 2010 içinde gerçekleştirilir.
Not: Görevin yayımdan kaldırılması kabul edilen ve uygulanan hiçbir çalışmayı projeden kaldırmaz. Ancak, bir görevle ilişkili tüm güncelleştirme onay geçmişi silinir.
Tüm proje görevlerini yayımdan kaldırmak için:
-
Hızlı Başlat'ta, Projeler'in altında Proje Merkezi'ne tıklayın.
-
Proje Adı sütununda arşivlediğiniz projenin adına tıklayın.
-
Görev sekmesinin Proje grubunda Düzenle düğmesinin üzerindeki oka tıklayın ve sonra da Project Professional'de öğesine tıklayın.
-
Project Professional 2010 'da , Gantt Grafiği görünümünün tablo bölümünde en sağ sütuna kaydırın, Yeni Sütun Ekle üst bilgisine ve ardından Yayımla'ya tıklayın. Gantt Grafiği görünümünde Yayımla sütunu zaten görüntüleniyorsa, bu adımı atlayın.
-
Projedeki her görevin Yayımla sütununda Hayır'a tıklayın.
İpucu: Daha büyük projelerde bu işlemi hızlandırmak için ilk görevi Hayır olarak ayarlayın. Ardından, hücrenin sağ alt köşesindeki tutamacı tıklatın ve Yayımla sütunundaki hücre içeriğini kopyalamak için sürükleyin.
-
Dosya sekmesinde Yayımla'ya tıklayın.
-
Proje yayımlandıktan sonra kapatın ve projeyi iade edin.
2. Adım: Proje özet görevinde güncelleştirmeleri kapatma
Ardından, zaman çizelgesi raporlamasının mümkün olmaması için proje yöneticisinin proje özet görevinde güncelleştirmeleri kapatması gerekebilir.
Proje özet görevinde güncelleştirmeleri kapatmak için:
-
Hızlı Başlat'ta, Projeler'in altında Proje Merkezi'ne tıklayın.
-
Proje Adı sütununda arşivlediğiniz projenin adına tıklayın.
-
Seçenekler sekmesinin Göster/Gizle grubunda Proje Özet Görevi onay kutusunu seçin.
-
Seçenekler sekmesinin Görevler grubunda, Güncelleştirmeler için Kapat'a tıklayın.
-
Görevleri Seç bölümünde proje özet görevinin onay kutusunu seçin (kimlik 0'dır) ve yayımla'ya tıklayın.
3. Adım: Yönetici olmayan kullanıcılar için bir güvenlik grubu ayarlama
Proje yöneticisi projeyi arşivleme için hazırladıktan sonra yönetici, yöneticiler dışındaki tüm kullanıcıları içeren bir güvenlik grubu oluşturur.
Yönetici olmayan kullanıcılar için bir güvenlik grubu oluşturmak için:
-
Hızlı Başlat'ta , Ayarlar'ın altında Sunucu Ayarları'na tıklayın.
-
Sunucu Ayarları sayfasındaki Güvenlik'in altında Grupları Yönet'e tıklayın.
-
Yeni Grup’u tıklatın.
-
Grup Bilgileri bölümünde, Grup Adı kutusuna Yönetici Olmayan Tüm Kullanıcılar yazın.
-
Kullanıcılar bölümündeki Kullanılabilir Kullanıcılar kutusunda, yönetici olmayan tüm kullanıcıların adlarını seçin ve ekle'ye tıklayarak bunları Seçili Kullanıcılar kutusuna taşıyın.
-
Kaydet'e tıklayın.
4. Adım: Arşiv güvenlik kategorisi ayarlama
Yönetici tüm Yönetici Olmayan Kullanıcılar grubunu oluşturduktan sonra, sonraki adım bir Arşiv güvenlik kategorisi oluşturmaktır. Bu işlem sırasında yönetici, hangi projeleri bu kategoriye ekleyerek arşivlemeyi seçer.
Arşiv güvenlik kategorisi oluşturmak için:
-
Hızlı Başlat'ta , Ayarlar'ın altında Sunucu Ayarları'na tıklayın.
-
Sunucu Ayarları sayfasındaki Güvenlik'in altında Kategorileri Yönet'e tıklayın.
-
Kategorileri Yönet sayfasında Yeni Kategori'ye tıklayın.
-
Ad ve Açıklama bölümünde, Kategori Adı kutusuna Arşiv yazın.
-
Kullanıcılar ve Gruplar bölümünde, Kullanılabilir Kullanıcılar ve Gruplar'ın altında, Yönetici Olmayan Tüm Kullanıcılar'a tıklayın ve ardından Grubu İzinleri Olan Kullanıcılar ve Gruplar kutusuna taşımak için Ekle'ye tıklayın.
-
tüm Yönetici Olmayan Kullanıcıların İzinleri (Grup) altında, tüm izinler için Reddet onay kutusunu seçin.
İpucu: Her bir düğümün altında girintilenen tüm izinleri reddetmek için her üst düzey izin düğümü (Proje ve Kaynak) için Reddet onay kutusunu seçin.
-
Projeler bölümünde Yalnızca belirtilen projeler'i seçin ve ardından Kullanılabilir Projeler kutusunda arşivlediğiniz projenin adına tıklayın.
Not: Yukarıdaki Project güvenlik izinlerini tüm projelere uygula altında listelenen onay kutularından herhangi birini seçmemeye dikkat edin. Bunu yapmak, diğer projelerde ve kaynaklarda izin sorunları oluşturabilir.
-
Projeyi Seçili Projeler kutusuna taşımak için Ekle'ye tıklayın.
-
Kaydet'e tıklayın.
5. Adım: Proje ekip sitesini arşivleyin
Birçok proje, proje zamanlamasını tamamlayan bilgileri toplamak için ilişkili proje ekip sitesini kullanır. Bu bilgilerin de arşivlendiğinden emin olmak isteyebilirsiniz. Microsoft SharePoint Server 2010 site düzeyinde yedeklemeyi etkinleştirir. Yöneticinin bu adımı nasıl tamamlayacağı hakkında daha fazla bilgi için bkz. Site, liste veya belge kitaplığını dışarı aktarma (SharePoint Server 2010).
Site yedeklendikten sonra yönetici siteyi silebilir.
Proje ekip sitesini silmek için:
-
Hızlı Başlat'ta , Ayarlar'ın altında Sunucu Ayarları'na tıklayın.
-
Sunucu Ayarları sayfasındaki İşletimsel İlkeler'in altında Proje Siteleri'ne tıklayın.
-
Yedeklediğiniz proje ekip sitesini içeren satıra tıklayın ve ardından Siteyi Sil'e tıklayın.
-
Silme işlemini onaylamak için Tamam'a tıklayın.
Alternatif bir yöntem kullanarak projeyi arşivle
Standart arşivleme yöntemi kapsamlıdır ve ihtiyacınız olursa kurtarmayı etkinleştirir. Ancak, kapsamlı arşivleme her zaman bir kuruluşun ihtiyaç duyduğu şey değildir. Bazen yalnızca tamamlanmış projeleri görünümden gizlemek veya bir projeyi yerel olarak kaydetmek, arşivleme gereksinimlerinizi karşılamak için yeterlidir.
Standart arşivleme yöntemi gereksinimlerinize uygun görünmüyorsa, birkaç alternatif aşağıdadır:
-
Projeyi Proje Merkezi'nde gizleme Proje Merkezi'nde tamamlanmış projeleri gizlemek istiyorsanız, Proje Ayrıntıları sayfasına bir Arşiv bayrağı ekleyebilir ve sonra bir Proje Merkezi görünümünü yalnızca Arşiv bayrağının Hayır olarak ayarlandığı projeleri görüntüleyecek şekilde filtreleyebilirsiniz.
-
Projeyi Taslak veritabanından kaldırma Bir diğer seçenek de projenin Arşiv veritabanına yedeklendiğinden emin olmak ve projeyi Taslak, Yayımlanan ve Raporlama veritabanlarından silmektir. Arşivlenen projeden daha sonra verilere ihtiyacınız varsa, Sunucu Ayarları sayfasındaki Yönetim Geri Yükleme seçeneğini kullanarak bunları Taslak veritabanına geri getirin ve sonra projeyi yeniden yayımlayın.
-
Projeyi olarak kaydedin. MPP dosyası Projeyi Project Server'dan tamamen kaldırmak istiyorsanız, başka bir seçenek Project Professional 2010 kullanarak projeyi Project Server'dan açmak ve ardından projeyi MPP dosyası olarak kaydetmektir. Daha fazla bilgi için Projeyi kaydetme başlığı altındaki "Projenizi yerel olarak kaydetme" başlıklı bölüme bakın. MPP dosyasının Project Server'daki özel alanlarda yapılan ek değişikliklerden yalıtılmış olması için projeyi tüm özel alan verileriyle kaydetmenizi öneririz. Projeyi MPP dosyası olarak kaydedip yedekledikten sonra, Project Server'dan silinebilir. Projeyi daha sonraki bir tarihte kurtarmanız gerekiyorsa, MPP dosyasını Project Server'a bağlıyken Project Professional 2010 'de açabilir ve ardından projeyi sunucuya kaydedebilirsiniz.
Not: Bu yöntemin kullanılması, proje ile Project Server'daki proje ekip sitesi arasındaki teslim edilebilir, sorun ve risk bağlantılarını kesecektir.
Uzun süreli arşivleme için en iyi yöntemler
Zaman zaman proje MPP dosya biçimi, Project Server içerik veritabanı şemaları ve SharePoint site şemaları yeni özellikleri yansıtacak şekilde değişebilir. Bu, MPP dosyası olarak kaydedilen bir projenin, Project Server içerik veritabanının eski bir yedeklemesinin veya proje ekip sitesi yedeklemesinin hemen kullanılamayabileceği ölçüde geriye dönük uyumluluğu etkileyebilir.
En iyi yöntem, arşivlenmiş içeriğinizi yükseltme planlamanıza her zaman dahil etmektir. Bu, aksi takdirde birkaç yükseltme adımı gerektirebilecek eski bir projeyi kurtarma süresini azaltır.
