Rapor dağıtma

Access raporlarınızı serbest bırakarak çok daha geniş bir yere dağıtin. Örneğin, kullanıcıları bir veya birden çok kullanıcıya e-postayla gönderin, SharePoint belge kitaplıklarına aktarın ve bunları ağ klasörlerinden arşivlenin. Access raporunu dağıtırken, belirli bir anda (günlük, haftalık veya aylık gibi) statik bir veri raporu oluşturabilirsiniz. Bunu yaparak, bilgi çalışanlarının iyi iş kararları almak, soruları yanıtlamak, alternatifler bulmak, en iyi planları belirlemek, riskleri değerlendirmek ve kaliteyi geliştirmek için kullanabileceği tek bir doğru nokta vardır.

Raporları dağıtma

İpucu    Raporu oluşturmak için bir yayın tarihi ekleyin. Bu, kullanıcıların raporun doğru oluşturulma saatlerini onaylamalarını sağlar. Daha fazla bilgi için bkz. Rapora veya forma tarih ve saat ekleme.

Ne yapmak istiyorsunuz?

E-posta komutunu kullanarak rapor gönderme

Raporu dağıtmanın en hızlı yollarından biri, E-posta komutunu kullanmaktır. Yalnızca birkaç fare tıklaması ile Access raporu dışarı aktarır ve dosyanın iliştirilmiş olduğu yeni bir e-posta iletisi oluşturur.

  1. Gezinti Bölmesi'nde, göndermek istediğiniz raporu seçin.

  2. E-posta için Dış > seçin.

  3. Nesneyi Farklı Gönder iletişim kutusunda, pdf gibi kullanmak istediğiniz çıkış biçimini seçin ve Tamam'atıklayın.

    Not    Seçebileceğiniz çeşitli biçimler olsa da, bir defacto standardı haline gelen, özgün Access raporunun düzenini ve biçimini koruyan, sayfaları görüntüleme ve yazdırma için özelleştirmenin yerleşik yolları olan Taşınabilir Belge Biçimi (PDF) kullanmayı göz önünde bulundurabilirsiniz. Daha fazla bilgi için Bkz. Adobe Reader'ı Yükleme ve PDF'yi Yazdırma.

    Access, Outlook'ta dosyanın ekli olduğu yeni bir e-posta iletisi açar.

  4. Alıcılarının e-posta adreslerini E-posta ve Bilgi kutularına, Konu kutusuna bir açıklama ve ileti alanına bir ileti yazın.

    İpucu    Varsayılan olarak, bu yöntemi kullanarak göndermek istediğiniz dosya bilgisayarınıza kayıtlı değildir. Dosyanın bir kopyasını bilgisayarınıza kaydetmek için Ekli kutusunda eke sağ tıklayın ve Farklı Kaydet'i seçin.

  5. Gönder'i seçin.

Not    Işlemi otomatikleştirmek için, EMailDatabaseObject Makro Eylemi'yi kullanabilirsiniz. Örneğin, farklı raporları farklı kullanıcılara e-postayla göndermek için bu eylemlerin bir dizisini içeren bir makro oluşturabilirsiniz.

Sayfanın Başı

Raporu klasöre veya SharePoint belge kitaplığına dışarı aktarma

  1. Gezinti Bölmesi'nde, dışarı aktarmayı istediğiniz raporu seçin.

  2. PDF veya XPS > iletişim kutusunu açmak için PDF veya XPS'de Dış Veri Seçenekleri'ne tıklayın.

  3. Aşağıdakilerden birini yapın:

  4. Farklı kaydet türü kutusunda PDF dosya türünün seçili olduğundan emin olun.

  5. Raporun varsayılan adını değiştirmek için Dosya adı kutusuna yeni bir dosya adı yazın.

  6. Raporu dışarı aktardikten hemen sonra açmak için, yayımlama sonrasında dosyayı aç onay kutusunu seçin.

  7. İyileştir'inaltında, aşağıdakilerden birini yapın:

    • Raporu daha büyük, daha yüksek çözünürlüklü bir dosya için iyileştirmek için (yazdırma için önerilir) Standart'ı seçin.

    • Raporu daha küçük, daha düşük çözünürlüklü bir dosya için iyileştirmek için (çevrimiçi yayımlama için önerilir), En Küçük boyut'a seçin.

  8. Yayımla’yı seçin. Access dosyayı oluşturur. Yayımlamadan sonra Access'in dosyayı açması için seçim yaptıysanız, Adobe Reader dosyayı görüntüler.

  9. Aynı işlemi çalıştıracak ve zamanlayabilirsiniz şekilde işlem adımlarını kaydetmek için, Dışarı aktarma adımlarını kaydet onay kutusunu tıklatın:

    • Adımlar için bir ad ve açıklama girin.

    • Dışarı aktarma işlemi gelecekteki bir tarihte zaman alan bir Outlook görevi oluşturmak için, Outlook Görevi Oluştur onay kutusunu seçin.

    Daha fazla bilgi için bkz. İçeri veya dışarı aktarma işlemiyle ilgili ayrıntıları belirtim olarak kaydetme.

    Not    Işlemi otomatikleştirmenin bir diğer yolu da Makro Biçimlendirmeli Dışarı Aktar Eylem'ini kullanmaktır. Örneğin, rapor başlığına ve dışarı aktarma tarihine dayalı olarak anlamlı bir dosya adı oluşturabilirsiniz. Bu, kullanıcıların birçok raporun SharePoint kitaplığında veya klasöründe doğru raporu bulmalarını sağlar. Bunu yapmak için Çıkış Dosyası bağımsız değişkensinde aşağıdaki ifadeyi belirtin:

    =[Reports]![RptQC5]![Auto_Header0].[Caption] & "-" & Format(Date(),"yyyy-mm-dd") & ".PDF"

    Burada RptQC5 rapor nesnesi adıdır, Auto_Header0 rapor üst bilgisi bölümü ve Başlık özelliği De Rapor başlığıdır.

Sayfanın Başı

SharePoint'te rapor merkezi oluşturma hakkında bilgi

SharePoint belge kitaplığında özel bir rapor merkezi oluşturarak kullanıcıların ihtiyaç olan raporları daha kolay bulup görüntüleyebiliyorlar. Sütunlar ekleyerek, Access'in kitaplığına bağarak ve belge kitaplığını görünümlerle özelleştirerek kullanıcılarınıza birinci sınıf bir deneyim sekleyebilirsiniz. Aşağıdakiler, atılması gereken temel adımlardır.

Belge kitaplığı oluşturma    Belge kitaplığı, işbirliğini basitleştiren güvenli bir dosya konumu olur. Kitaplıkta kategoriler, kişiler veya gruplar ve hesaplanan sütunlar gibi sütunlar ekleyebilir ve ardından görünümler ve filtreler oluşturmak için kullanabilirsiniz.

Hiçbir öğenin seçilmediği bir belge kitaplığının küçük resim görünümü.

Daha fazla bilgi için bkz. Belge kitaplığı nedir?

Access'in kitaplık sütunlarını güncelleştirme    Kitaplığı Access'e bağarak, kullanıcıların istemediklerini raporları bulmalarına yardımcı olmak ve ek bilgi sağlamak için belge kitaplığında yer alan sütunları Access'te güncelleştirebilirsiniz.

Daha fazla bilgi için bkz. SharePoint'te verileri içeri aktarma, bağlama veya taşıma.

Sıralanmış ve filtrelenmiş görünümler oluşturma    Raporu Access'den e-postayla göndermek yerine, belge kitaplığının ilgili görünümüne bir bağlantı gönderin. Örneğin:

  • Görünümü Değiştirme sütununa göre artan düzende sıralayın; böylece en güncel rapor önce görüntülenir. Daha fazla bilgi için bkz. SharePoint görünümünü değiştirmek için sıralama kullanma.

  • Kitaplıkta üç değer içeren İş İşlevi adlı bir Seçim sütununuz varsa: İş Arkadaşı, Çağıran ve Gözetmen, her iş rolü için bir filtre ifadesi temel alarak ayrı görünümler oluşturun:

    JobFunction is equal to Lineworker
    JobFunction is equal to Foreman
    JobFunction is equal to Supervisor
    

    Gözetmen görünümüne bir bağlantı gönderebilirsiniz ve kullanıcı bu görünüme tıkladığında görünüm, denetleyiciler için belirli raporları görüntüler. Kitaplık görünümünün bağlantısını almak için, görünümü görüntüleme ve adres çubuğundan URL'yi kopyalama.

  • Kitaplıkta OurEmployees adlı bir kişi sütun varsa, Ben işlevini kullanan bir filtre ifadesini temel alarak yalnızca geçerli kullanıcının raporlarını göstermek için bir görünüm oluşturun:

    OurEmployees is equal to [Me]

    Görünüme bir bağlantı gönderebilirsiniz ve kullanıcı bu bağlantıya tıklarsa, görünüm o kullanıcı için belirli raporları görüntüler.

Daha fazla bilgi için bkz. SharePoint görünümünü değiştirmek için filtreleme kullanma ve SharePoint'te liste görünümünü düzenleme.

Modern bir sayfada web bölümlerini bağlama   Ayrıca, Dosya görüntüleyicisi web bölümünü Belge kitaplığı web bölümüyle bağlayarak, kullanıcının belge kitaplığında ne seçimine bağlı olarak bir dosya gösterebilirsiniz. Kullanıcılar, raporlara göz atarak istemediklerini bulabilirler.

Liste özellikleri web bölümüyle bağlantılı liste örneği

Daha fazla bilgi için Bkz. SharePoint sayfalarında web bölümlerini kullanma ve SharePoint Online'da web bölümlerini bağlama.

Microsoft Flow'un kullanımına açık    Microsoft Flow kullanarak kitaplığın kullanımını ve yönetimini otomatik haleebilirsiniz. Örneğin, bildirimler gönderebilir, günlük anımsatıcılar gönderebilir, bir planlayıcı görevi oluşturabilir ve süresi dolan dosyaları bir klasöre arşivebilirsiniz.

SharePoint'te seçili bir öğe için, SharePoint öğesinin bağlantısını içeren bir Planner görevi oluşturun.

SharePoint ve Planner için Microsoft Flow şablonu

Daha fazla bilgi için Bkz. SharePoint Online veya OneDrive İş'teliste veya kitaplık için akış oluşturma.

Sayfanın Başı

Ayrıca Bkz:

Rapor tasarlamaya erişim

kılavuzunda raporlara giriş

Daha fazla yardıma mı ihtiyacınız var?

Office yeteneklerinizi geliştirin
Eğitimleri keşfedin
Yeni özellikleri ilk olarak siz edinin
Office Insider Programına Katılın

Bu bilgi yararlı oldu mu?

Görüşleriniz için teşekkür ederiz!

Geri bildiriminiz için teşekkürler! Office destek temsilcilerimizden biriyle görüşmeniz yararlı olabilir.

×