Microsoft 365 ile randevuları, planları, bütçeleri yönetmek çok kolay.

Verileri Excel 'den Access 'e taşıma

Bu makalede, verilerinizi Excel 'den Access 'e taşıma ve verilerinizi ilişkisel tablolara dönüştürme ile ilgili olarak nasıl taşıyacağınız gösterilir; böylece Microsoft Excel 'i kullanabilir ve birlikte erişebilirsiniz. Özetlemek gerekirse, Access verilerin yakalanması, depolanması, sorgulanması ve paylaşılması için en iyisidir ve Excel verileri hesaplamak, çözümlemek ve görselleştirmek için en iyisidir.

Verilerinizi yönetmek Için Access veya Excel kullanan Iki makale Excel 'le Access 'i kullanmak için, belirli bir göreve en uygun olan programın hangi programın en uygun olduğunu tartışır

Verileri Excel 'den Access 'e taşıdığınızda, işlemin üç temel adımı vardır.

üç temel adım

Not: Access 'te veri modelleme ve ilişkiler hakkında bilgi için bkz: veritabanı tasarımı temelleri.

Adım 1: Excel 'den Access 'e veri aktarma

Verileri içeri aktarmak, verilerinizi hazırlamak ve temizlemek için biraz zaman alıyorsanız çok daha sorunsuz bir işlemdir. Verileri içeri aktarmak yeni bir ev 'e taşınıyor. Hareket etmeden önce eşyalarınızı temizler ve düzenleyebilirsiniz, yeni evinizde kapatma çok daha kolaydır.

İçeri aktarma işleminden önce verilerinizi Temizleme

Access 'e veri içeri aktarma öncesinde, Excel 'de:

  • Atomik veriler içeren hücreleri (bir hücredeki birden çok değeri) birden çok sütuna dönüştürme. Örneğin, "C# programlama" "VBA programlaması" ve "Web tasarımı" gibi birden çok beceri değeri içeren bir "yetenekler" sütunundaki hücre, tek bir beceri değeri içeren ayrı sütunlara bölünmelidir.

  • Baştaki, sondaki ve birden fazla eklenmiş boşluğu kaldırmak için Kırp komutunu kullanın.

  • Yazdırılmayan karakterleri kaldırın.

  • Yazım ve noktalama hatalarını bulma ve düzeltme.

  • Yinelenen satırları veya yinelenen alanları kaldırma.

  • Veri sütunlarının karma biçimler içermediğinden, özellikle de sayı olarak biçimlendirilmiş metin veya tarih olarak biçimlendirilmiş sayılar olduğundan emin olun.

Daha fazla bilgi için aşağıdaki Excel Yardım konularına bakın:

Not: Veri temizleme işleminiz karmaşıktır veya işlemi kendi başınıza otomatik hale getirmek için zaman veya kaynaklarınız yoksa, üçüncü taraf bir satıcı kullanmayı düşünebilirsiniz. Daha fazla bilgi için, Web tarayıcınızda sık kullandığınız arama motoruyla "veri temizleme yazılımı" veya "veri kalitesi" ifadesini arayın.

İçeri aktarırken en iyi veri türünü seçme

Access 'te içeri aktarma işlemi sırasında, el ile müdahale gerektirecek birkaç dönüştürme hatasını almak için iyi seçimler yapmak istiyorsunuz. Aşağıdaki tabloda, Excel 'den Access 'e veri içeri aktardığınızda Excel sayı biçimlerinin ve Access veri türlerinin nasıl dönüştürüldüğü özetlenmiştir ve elektronik tablo Içeri aktar sihirbazında seçmek için en iyi veri türlerinde bazı ipuçları sunulur.

Excel sayı biçimi

Access veri türü

Açıklamalar

En iyi yöntem

Metin

Metin, Not

Access metin veri türü, 255 karaktere kadar alfasayısal verileri depolar. Access Not veri türü, 65.535 karaktere kadar alfasayısal verileri depolar.

Tüm verileri almamak için Not 'u seçin.

Sayı, yüzde, kesir, bilimsel

Sayı

Access, alan boyutu özelliğine (Byte, Integer, Long Integer, Single, Double, Decimal) göre değişen bir sayı veri türü içerir.

Herhangi bir veri dönüştürme hatasını önlemek için çift 'yı seçin.

Tarih

Tarih

Access ve Excel 'de tarihleri depolamak için aynı tarih seri tarih numaraları kullanılır. Access 'te tarih aralığı büyüktür:-657.434 (Ocak 1, 100 A.D. 2.958.465)-(31 Aralık 9999 A.D.).

Access, 1904 tarih sistemini algılamadığından (Macintosh için Excel 'de kullanılır), karışıklığı önlemek için tarihleri Excel veya Access 'te dönüştürmeniz gerekir.

Daha fazla bilgi için bkz: Tarih sistemini, biçimi veya iki basamaklı yıl yorumunu değiştirme ve Excel çalışma kitabındaki verileri içeri aktarma veya verilere bağlanma.

Tarih'i seçin.

Time

Saat

Access ve Excel aynı veri türünü kullanarak zaman değerlerini depolar.

Genellikle varsayılan olan saat'i seçin.

Para birimi, muhasebe

Para Birimi

Access 'te, para birimi veri türü verileri en fazla dört ondalık basamağa sahip 8 baytlık sayılar olarak depolar ve finansal verileri depolamak ve değerlerin yuvarlanması için kullanılır.

Genellikle varsayılan olan para birimi'ni seçin.

Boole

Evet/Hayır

Access tüm Evet değerleri için-1 ve tüm değer değerleri için 0 değerini kullanır; oysa Excel tüm doğru değerler için 1 ve tüm yanlış değerler için 0 değerini kullanır.

Temel değerleri otomatik olarak dönüştüren Evet/Hayır'ı seçin.

Köprü

Köprü

Excel ve Access 'teki köprü, tıklabileceğiniz ve takip ettiğiniz bir URL veya Web adresi içerir.

Köprü 'yüseçin, yoksa Access metin veri türünü varsayılan olarak kullanabilir.

Veriler Access 'te olduğunda, Excel verilerini silebilirsiniz. Silmeden önce özgün Excel çalışma kitabını yedeklemeyi unutmayın.

Daha fazla bilgi için Excel çalışma kitabındaki Access Yardım konusu Içeri aktarma veya verilere bağlanmakonularına bakın.

Verileri otomatik olarak ekleme

Sık karşılaşılan bir sorun Excel kullanıcılarına aynı sütunlara sahip verileri tek bir büyük çalışma sayfasına ekleme. Örneğin, Excel 'de başlatılan, ancak artık birçok çalışma grubundan ve departmana sahip dosyaları eklemek için bir varlık izleme çözümünüz olabilir. Bu veriler farklı çalışma sayfaları ve çalışma kitaplarında veya diğer sistemlerden veri akışları olan metin dosyalarında olabilir. Excel 'de benzer verileri eklemenin Kullanıcı arabirimi komutu veya kolay yolu yoktur.

En iyi çözüm, elektronik tablo Içeri aktarma Sihirbazı 'nı kullanarak verileri kolayca tek bir tabloya alabileceğiniz ve ekleyebileceğiniz Access kullanmaktır. Ayrıca, çok sayıda veriyi tek bir tabloya ekleyebilirsiniz. İçeri aktarma işlemlerini kaydedebilir, bunları zamanlanmış Microsoft Outlook görevleri olarak ekleyebilir ve hatta makroları kullanarak işlemi otomatikleştirebilirsiniz.

Adım 2: Tablo Çözümleyici Sihirbazı 'Nı kullanarak verileri normalleştirme

İlk bakışta, verilerinizi normalleştirme sürecinde adım adım bir görev olabilir. Neyse ki, Tablo Çözümleyici Sihirbazı sayesinde Access 'te tabloları normalleştirme çok daha kolaydır.

tablo çözümleyicisi sihirbazı

1. Seçili sütunları yeni bir tabloya sürükleyin ve otomatik olarak ilişkiler oluşturun

2. bir tabloyu yeniden adlandırmak, birincil anahtar eklemek, var olan sütunu birincil anahtar yapmak ve son eylemi geri almak için düğme komutlarını kullanın

Aşağıdakileri yapmak için bu sihirbazı kullanabilirsiniz:

  • Tabloyu daha küçük tablolar kümesine dönüştürme ve tablolar arasında otomatik olarak birincil ve yabancı anahtar ilişkisi oluşturma.

  • Benzersiz değerler içeren varolan bir alana birincil anahtar ekleme veya otomatik sayı veri türünü kullanan yeni bir KIMLIK alanı oluşturma.

  • Basamaklı güncelleştirmelerle bilgi tutarlılığına zorlamak için otomatik olarak ilişkiler oluşturun. Verileri yanlışlıkla silmemek için basamaklı silme otomatik olarak eklenmez, ancak daha sonra art arda bir silme ekleyebilirsiniz.

  • Daha fazla veya yinelenen veriler (iki farklı telefon numarası olan aynı müşteri gibi) için yeni tablolar arayın ve bunu istediğiniz gibi güncelleştirin.

  • Özgün tabloyu yedekleyin ve adını "_OLD" ekleyerek yeniden adlandırın. Ardından özgün tabloyu yeniden oluşturan bir sorgu oluşturursunuz, böylece özgün tabloyu temel alan tüm formlar veya raporlar yeni tablo yapısıyla çalışacaktır.

Daha fazla bilgi için bkz: Tablo Çözümleyicisi 'ni kullanarak verilerinizi normalleştirme.

Adım 3: Excel 'den Access verilerine bağlanma

Veriler Access 'te normalleştirildikten sonra, özgün verileri yeniden oluşturan bir sorgu veya tablo oluşturulduğunda, Excel 'den Access verilerine bağlanmak basit bir işlemdir. Verileriniz artık dış veri kaynağı olarak Access 'te yer alan bir veri bağlantısı aracılığıyla çalışma kitabına bağlanabilir, bu nedenle dış veri kaynağına erişmek, oturum açmak ve erişmek için kullanılan bir bilgi konteyneri vardır. Bağlantı bilgileri çalışma kitabında depolanır ve Office veri bağlantısı (ODC) dosyası (. odc dosya adı uzantısı) veya veri kaynağı adı dosyası (. DSN uzantılı) gibi bir bağlantı dosyasında da depolanabilir. Dış verilere bağlandıktan sonra, Access 'te verilerin her güncelleştirilmesinde Excel çalışma kitabınızı Access 'ten otomatik olarak yenileyebilir (veya güncelleştirebilirsiniz).

Daha fazla bilgi için bkz: dış veri kaynaklarından veri alma (Power Query).

Verilerinizi Access 'e alma

Bu bölümde, verilerinizi normalleştirme konusunda aşağıdaki aşamalar size yol gösterir: satış temsilcisi ve adres sütunlarındaki değerleri en kararlı parçalar halinde parçalama, ilgili konuları kendi tablolarıyla ayırma, bu tabloları Excel 'den kopyalayıp yapıştırma Access 'te, yeni oluşturulan Access tabloları arasında anahtar ilişkiler oluşturma ve bilgi döndürmek için Access 'te basit bir sorgu oluşturma ve çalıştırma.

Normalleştirilmemiş formdaki örnek veriler

Aşağıdaki çalışma sayfası satıcı sütununda ve adres sütununda atomik olmayan değerler içerir. İki sütun da iki veya daha çok sütuna bölünmelidir. Bu çalışma sayfası satış temsilcileri, ürünler, müşteriler ve siparişler hakkında bilgi içerir. Bu bilgiler, konuya göre, konuya göre de ayrı tablolara bölünmelidir.

Satış Elemanı

Sipariş Kimliği

Sipariş Tarihi

Ürün Kimliği

Mkt

Fiyat

Müşteri adı

Adres

Telefon

Li, Yale

2349

3/4/09

C-789

3

$7,00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Li, Yale

2349

3/4/09

C-795

6

$9,75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Adams, Eluzunluk

2350

3/4/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Eluzunluk

2350

3/4/09

F-198

6

$5,25

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Adams, Eluzunluk

2350

3/4/09

B-205

1

$4,50

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2351

3/4/09

C-795

6

$9,75

Meşe Ltd.

2302 Harvard Ave Balıkesir, WA 98227

425-555-0222

Hance, Jim

2352

3/5/09

A-2275

2

$16,75

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Hance, Jim

2352

3/5/09

D-4420

3

$7,25

Adventure Works

1025 Columbia Circle Kirkland, WA 98234

425-555-0185

Koch, Reed

2353

3/7/09

A-2275

6

$16,75

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

Koch, Reed

2353

3/7/09

C-789

5

$7,00

Fourth Coffee

7007 Cornell St Redmond, WA 98199

425-555-0201

En küçük bölümlerindeki bilgiler: atomik veriler

Bu örnekteki verilerle çalışırken, Excel 'de metin olarak sütun komutunu kullanarak bir hücrenin "atomik" parçalarını (sokak adresi, şehir, eyalet ve posta kodu gibi) ayrı sütunlara ayırabilirsiniz.

Aşağıdaki tabloda, tüm değerlerin kararlı hale getirmek için ayrıldıktan sonra aynı çalışma sayfasındaki yeni sütunlar gösterilir. Satış temsilcisi sütunundaki bilgilerin soyadı ve ad sütunlarına bölündüğü ve adres sütunundaki bilgilerin açık adres, şehir, eyalet ve ZIP kodu sütunlarına bölündüğünü unutmayın. Bu veriler "ilk normal form".

Soyadı

Ad

 

Cadde Adı

Şehir

Eyalet

Posta Kodu

Doğrusal

Yale

2302 Harvard Ave

Balıkesir

WA

98227

Mersin

Ellen

1025 Columbia daire

Kirkland

WA

98234

Hance

Jim

2302 Harvard Ave

Balıkesir

WA

98227

Koch

Yeniden

7007 Cornell St Redmond

Redmond

WA

98199

Excel 'deki düzenlenmiş konularla verileri parçalama

Aşağıdaki örnek veriler tablosu, satış temsilcileri, ürünler, müşteriler ve siparişler için tablolara bölündükten sonra Excel çalışma sayfasındaki aynı bilgileri gösterir. Tablo tasarımı son değil, ancak doğru izinde.

Satış temsilcileri tablosu yalnızca satış personeli hakkında bilgi içerir. Her kaydın benzersiz bir KIMLIĞI (satış temsilcisi KIMLIĞI) olduğunu unutmayın. Satış temsilcisi KIMLIĞI değeri, siparişleri satış temsilcilerine bağlamak için Siparişler tablosunda kullanılacaktır.

Temsilcilerimizin

Satış temsilcisi KIMLIĞI

Soyadı

Ad

101

Doğrusal

Yale

103

Mersin

Ellen

105

Hance

Jim

107

Koch

Yeniden

Ürünler tablosu yalnızca ürünler hakkında bilgi içerir. Her kaydın benzersiz KIMLIĞI (ürün KIMLIĞI) olduğunu unutmayın. Ürün KIMLIĞI değeri, ürün bilgilerini Sipariş Ayrıntıları tablosuna bağlamak için kullanılacaktır.

Ürünlerinizi

Ürün Kimliği

Fiyat

A-2275

16,75

B-205

4,50

C-789

7,00

C-795

9,75

D-4420

7,25

F-198

5,25

Müşteriler tablosu yalnızca müşterilerle ilgili bilgileri içerir. Her kaydın benzersiz bir KIMLIĞI (müşteri KIMLIĞI) olduğunu unutmayın. Müşteri KIMLIĞI değeri, müşteri bilgilerini Siparişler tablosuna bağlamak için kullanılacaktır.

Müşteriler

Müşteri Kimliği

Ad

Cadde Adı

Şehir

Eyalet

Posta Kodu

Telefon

1001

Meşe Ltd.

2302 Harvard Ave

Balıkesir

WA

98227

425-555-0222

1003

Adventure Works

1025 Columbia daire

Kirkland

WA

98234

425-555-0185

1005

Fourth Coffee

7007 Cornell St

Redmond

WA

98199

425-555-0201

Siparişler tablosu, siparişler, satış temsilcileri, müşteriler ve ürünler hakkında bilgi içerir. Her kaydın benzersiz KIMLIĞI (sipariş KIMLIĞI) olduğunu unutmayın. Bu tablodaki bazı bilgilerden, Siparişler tablosunda yalnızca dört sütun (benzersiz sipariş KIMLIĞI, sipariş tarihi, satış temsilcisi KIMLIĞI ve müşteri KIMLIĞI yer alır). Burada gösterilen tablo henüz Sipariş Ayrıntıları tablosuna bölünmemiştir.

Siparişler

Sipariş Kimliği

Sipariş Tarihi

Satış temsilcisi KIMLIĞI

Müşteri Kimliği

Ürün Kimliği

Mkt

2349

3/4/09

101

1005

C-789

3

2349

3/4/09

101

1005

C-795

6

2350

3/4/09

103

1003

A-2275

2

2350

3/4/09

103

1003

F-198

6

2350

3/4/09

103

1003

B-205

1

2351

3/4/09

105

1001

C-795

6

2352

3/5/09

105

1003

A-2275

2

2352

3/5/09

105

1003

D-4420

3

2353

3/7/09

107

1005

A-2275

6

2353

3/7/09

107

1005

C-789

5

Ürün KIMLIĞI ve miktar gibi sipariş ayrıntıları Siparişler tablosundan çıkarılır ve sipariş ayrıntıları adlı bir tabloda depolanır. 9 siparişin olduğunu aklınızda bulundurun, dolayısıyla bu tabloda 9 kayıt var. Siparişler tablosunda, Sipariş Ayrıntıları tablosundan başvurulan benzersiz bir KIMLIK (sipariş KIMLIĞI) bulunduğunu unutmayın.

Siparişler tablosunun son tasarımı aşağıdaki gibi görünmelidir:

Siparişler

Sipariş Kimliği

Sipariş Tarihi

Satış temsilcisi KIMLIĞI

Müşteri Kimliği

2349

3/4/09

101

1005

2350

3/4/09

103

1003

2351

3/4/09

105

1001

2352

3/5/09

105

1003

2353

3/7/09

107

1005

Sipariş Ayrıntıları tablosu benzersiz değerler (yani birincil anahtar yoktur) gerektiren hiçbir sütun içermez, bu nedenle herhangi bir veya tüm sütunlarda "gereksiz" veriler yer alır. Ancak, bu tablodaki iki kayıt tamamen aynı olmamalıdır (Bu kural veritabanındaki herhangi bir tabloya uygulanır). Bu tabloda, her biri tek bir siparişte bulunan bir ürüne karşılık gelen 17 kayıt olmalıdır. Örneğin, 2349 sırasında üç C-789 ürünü, tüm siparişin iki bölümünden birini oluşturur.

Sipariş Ayrıntıları tablosu şöyle görünmelidir:

Sipariş Ayrıntıları

Sipariş Kimliği

Ürün Kimliği

Mkt

2349

C-789

3

2349

C-795

6

2350

A-2275

2

2350

F-198

6

2350

B-205

1

2351

C-795

6

2352

A-2275

2

2352

D-4420

3

2353

A-2275

6

2353

C-789

5

Excel 'den Access 'e veri kopyalama ve yapıştırma

Artık satış temsilcileri, müşteriler, ürünler, siparişler ve sipariş ayrıntıları hakkındaki bilgiler Excel 'de ayrı konularla bölünmütü, bu verileri doğrudan Access 'e kopyalayarak, bu verilerin tablolar haline gelir.

Access tabloları ve sorgu çalıştırma arasında ilişki oluşturma

Verilerinizi Access 'e taşıdıktan sonra, tablolar arasında ilişkiler oluşturabilir ve çeşitli konularla ilgili bilgileri döndürmek için sorgu oluşturabilirsiniz. Örneğin, 3/05/09 ve 3/08/09 arasında girilen siparişler için sipariş KIMLIĞI ve satış kişilerin adlarını döndüren bir sorgu oluşturabilirsiniz.

Ayrıca, veri girişini ve satış analizini kolaylaştırmak için formlar ve raporlar oluşturabilirsiniz.

Daha fazla yardım mı gerekiyor?

Sorularınızı Excel Teknoloji Topluluğu’ndaki uzmanlara sorabilir, Yanıt topluluğu’ndan destek alabilir ya da Excel için UserVoice platformuna yeni bir özellik veya iyileştirme önerisi sunabilirsiniz.

Daha fazla yardıma mı ihtiyacınız var?

Office yeteneklerinizi geliştirin
Eğitimleri keşfedin
Yeni özellikleri ilk olarak siz edinin
Office Insider Programına Katılın

Bu bilgi yararlı oldu mu?

Görüşleriniz için teşekkür ederiz!

Geri bildiriminiz için teşekkürler! Office destek temsilcilerimizden biriyle görüşmeniz yararlı olabilir.

×