İyi tasarlanmış bir veritabanı, veri bütünlüğünün sağlanmasına yardımcı olmakla birlikte, bakım ve güncelleştirmenin de daha kolay olmasını sağlar. Access veritabanı, Microsoft Word belgesi veya Microsoft PowerPoint slayt destesi gibi bir dosya değildir. Bunun yerine, düzgün çalışması için birlikte çalışması gereken tablolar, formlar, raporlar, sorgular gibi nesneler koleksiyonudur.

Kullanıcılar, verileri öncelikli olarak denetimler aracılığıyla girer. Belirli bir denetimle ne yapmak istediğiniz temel tablo alanı için ayarlanmış veri türü kümesine, bu alan için ayarlanmış özelliklere ve denetim için ayarlanmış özelliklere bağlıdır. Son olarak, doğrulama, varsayılan değerler, listeler ve aramalar ve art arda güncelleştirmeler gibi ek veritabanı tekniklerini kullanmayı göz önünde bulundurabilirsiniz. 

Kullanıcı görünümü görünümünden verileri güncelleştirme hakkında daha fazla bilgi için bkz. Kayıtları ekleme, düzenleme ve silme yöntemleri.

Bu makalede

Veritabanı tasarımı veri girişini nasıl etkiler?

Veritabanında depolanmış olan bilgiler, varlıklar veya kişiler gibi belirli bir konu hakkında veri içeren tablolarda depolanır. Tablodaki her kayıt, belirli bir kişi gibi bir öğe hakkında bilgi içerir. Kayıt ad, adres vetelefon numarası gibi alanlardan yapılır. Kayıt genellikle satır ve alan da yaygın olarak sütun olarak da adlandırılan bir kayıttır. Bu nesnelerin bir dizi tasarım ilkesine uyması gerekir; yoksa veritabanı kötü çalışır veya tamamen başarısız olur. Buna karşılık, bu tasarım ilkeleri veri girme şekilde etkiler. Şunları göz önünde bulundurun:

  • Tablolar    Access tüm verileri bir veya daha fazla tabloda depolar. Kullandığınız tablo sayısı, veritabanının tasarımına ve karmaşıklığına bağlıdır. Verileri form, rapor veya sorgu tarafından döndürülen sonuçlarda görüntüleyebilirsiniz, ancak Access verileri yalnızca tablolarda depolar ve veritabanındaki diğer nesneler bu tabloların üstünde yerleşik olarak yer alır. Her tablo tek bir konuya dayalı olmalı. Örneğin, bir ilgili kişi bilgileri tablosu satış bilgilerini içermesi gerekir. Böyle bir durumda, doğru bilgilerin bulunması ve düzenlenmesi olanaksız hale gelir.

  • Veri türleri    Normalde, tablodaki alanların her biri tek bir veri türünü kabul eder. Örneğin, notları sayı kabul edecek şekilde ayarlanmış bir alanda depolayamabilirsiniz. Böyle bir alana metin girmeye çalışsanız, Access bir hata iletisi görüntüler. Ancak, bu zor ve hızlı bir kural değildir. Örneğin, sayıları (posta kodları gibi) Kısa Metin veri türüne ayarlanmış bir alanda depolayaabilirsiniz, ancak Access bunu bir metin parçası olarak değerlendiresin diye bu veriler üzerinde hesaplamalar gerçekleştiresiniz.

    Bazı özel durumlar dışında, kayıtta yalnızca bir değer kabul edilmeli. Örneğin, adres alanına birden çok adres girebilirsiniz. Bu, microsoft Excel'in aksine, hücreyi sınırlı veri türlerini kabul edilecek şekilde ayarlamadıkça tek bir hücreye istediğiniz sayıda ad veya adres ya da görüntü girmenizi sağlar. 

  • Birden çok değerli alanlar    Access, tek bir kayda birden çok veri parçası eklemek ve birden çok değer kabul eden listeler oluşturmak için birden çok değerli alan adı verilen bir özellik sağlar. Her zaman birden çok değerli listeyi tanımlayabilirsiniz, çünkü Access her liste öğesinin yanında bir onay kutusu görüntüler. Örneğin, veritabanınıza Bir Microsoft PowerPoint slayt destesi ve istediğiniz sayıda resmi iliştirebilirsiniz. Ayrıca, bir ad listesi oluşturabilir ve bu adlardan istediğiniz kadar ad seçebilirsiniz. Birden çok değerli alanların kullanımı veritabanı tasarımı kurallarını ihlal ediyor gibi görünebilir çünkü tablo alanı başına birden çok kayıt depoluyabilirsiniz. Ancak Access, verileri özel, gizli tablolarda depolayarak kuralları "perde arkasında" zorlar.

  • Formları kullanma    Normalde, veritabanının kullanımını kolaylaştırmak ve kullanıcıların verileri doğru bir şekilde girmelerini sağlamak istediğiniz zaman formlar oluşturursınız. Verileri düzenlemek için formu nasıl kullandığınız formun tasarımına bağlıdır. Formlar, listeler, metin kutuları, düğmeler ve hatta veri sayfaları gibi herhangi bir sayıda denetim içerebilir. Dolayısıyla, formdaki denetimlerin her biri temel veri alanından veri okur veya bu alana veri yazar.

Daha fazla bilgi için veritabanı tasarımı temel bilgilerine bakın ve Tablo oluşturma ve alan ekleme.

Sayfanın Başı

Alan veya denetim için varsayılan değer ayarlama

Çok fazla sayıda kayıt, şehir veya ülke/bölge gibi bir alan için aynı değeri paylaşıyorsa, bu alana veya alana bağlı denetim için varsayılan bir değer ayarerek zaman kazanmak için zaman kazanmak mümkün olur. Yeni kayıt oluşturmak için formu veya tabloyu açarken, varsayılan değeriniz bu denetimde veya alanda görünür.

Tabloda

  1. Tabloyu Tasarım Görünümünde açın.

  2. Görünümün üst kısmında alanı seçin.

  3. Görünümün en altında Genel sekmesini seçin.

  4. Varsayılan Değer özelliğini istediğiniz değere ayarlayın.

Formda

  1. Formu Düzen veya Tasarım Görünümünde açın.

  2. Üzerinde çalışmak istediğiniz denetime sağ tıklayın ve özellikler'e tıklayın.

  3. Veri sekmesinde, Varsayılan Değer özelliğini istediğiniz değere ayarlayın.

Sayfanın Başı

Verileri sınırlamak için geçerlilik kurallarını kullanma

Geçerlilik kurallarını kullanarak, Access masaüstü veritabanlarında verileri girerken doğruabilirsiniz. Geçerlilik kuralları tablo tasarımı veya tablo veri sayfasında görünümünde ayarlanabilir. Access’te üç tür geçerlilik kuralı vardır:

  • Alan Geçerlilik Kuralı    Tüm geçerli alan değerlerinin karşılaması gereken bir ölçüt belirtmek için alan geçerlilik kuralı kullanabilirsiniz. Geçerli alanı bir işlevde kullanmıyorsanız, kuralın bir parçası olarak bu alanı belirtmeniz gerekmez. Alana girilebilecek karakter türleriyle ilgili kısıtlamalar, Giriş Maskesi ile daha kolay belirtilebilir. Örneğin, bir tarih alanında geçmiş tarih değerlerine izin vermeyen bir geçerlilik kuralı olabilir.

  • Kayıt Geçerlilik Kuralı     Tüm geçerli kayıtların karşılaması gereken bir koşul belirtmek için kayıt geçerlilik kuralı kullanabilirsiniz. Kayıt doğrulama kuralını kullanarak farklı alanlardaki değerleri karşılaştırabilirsiniz. Örneğin, iki tarih alanı olan bir kayıt, bir alanın değerlerinin her zaman diğer alanın değerlerinden önce (örneğin, Başlangıç Tarihi Bitiş Tarihi'den önce) gerekli olabilir.

  • Formda geçerlilik    Formdaki bir denetimin Geçerlilik Kuralı özelliğini kullanarak, bu denetime girilen tüm değerlerin karşılaması gereken ölçütü belirtebilirsiniz. Geçerlilik Kuralı denetim özelliği alan geçerlilik kuralı gibi çalışır. Normalde, kural nerede kullanılmış olursa olsun tabloya değil yalnızca o forma özgü olduğunda, alan geçerlilik kuralı yerine form geçerlilik kuralı kullanırsınız.

Daha fazla bilgi için, geçerlilik kurallarını kullanarak veri girişini kısıtlama.

Sayfanın Başı

Değer listeleri ve Arama alanlarıyla çalışma

Access'te iki tür liste verisi vardır:

  • Değer listeleri    Bunlar, el ile girebilirsiniz, sabit kodlu bir değer kümesi içerir. Değerler, alanın Satır Kaynağı özelliğinde yer almaktadır.

  • Arama alanları    Bunlar, değerleri başka bir tablodan almak için sorgu kullanır. Alanın Satır Kaynağı özelliği, sabit kodlu değer listesi yerine bir sorgu içerir. Sorgu, veritabanındaki bir veya birden çok tablodan değerleri alır. Varsayılan olarak, arama alanı bu değerleri size liste şeklinde gösterir. Arama alanını nasıl ayar kullandığınıza bağlı olarak, o listeden bir veya birden çok öğe seçebilirsiniz.

    Not    Arama alanları yeni Access kullanıcılarını karıştırabilir, çünkü bir öğe listesi bir konumda (Access'in arama alanında yer alan verilerden oluşturduğu liste) görüntülenir, ancak veriler başka bir konumda (verileri içeren tablo) yer alıyor olabilir.

Varsayılan olarak, liste verilerini bir birleşik giriş kutusu denetiminde görüntüler, ancak liste kutusu denetimi belirtebilirsiniz. Listeyi sunmak için bir birleşik giriş kutusu açılır ve bir seçim yapın sonra kapanır. Buna karşılık, liste kutusu her zaman açık kalır.

Listeleri düzenlemek için Liste Öğelerini Düzenle komutunu da çalıştırabilirsiniz veya verileri doğrudan kaynak tablonun Satır Kaynağı özelliğinde düzenleyebilirsiniz. Arama alanında verileri güncelleştirin, kaynak tabloyu güncelleştirin.

Liste kutusunun veya birleşik giriş kutusunun Satır Kaynağı Türü özelliği Değer Listesi olarak ayarlanmışsa, form Form görünümünde açıkken değer listesini düzenleyebilirsiniz; bu, tasarım görünümüne veya Düzen görünümüne geçme, özellik sayfası açma ve listede her değişiklik yapmak için denetimin Satır Kaynağı özelliğini düzenleme gerektirmiyor. Değer listesini düzenlemek için, liste kutusunun veya birleşik giriş kutusunun Değer Listesi Düzenlemelerine İzin Ver özelliğinin Evet olarak ayarlanmış olması gerekir.

Daha fazla bilgi için bkz. Liste kutusu veya birleşik giriş kutusu kullanarak seçenek listesi oluşturma.

Form görünümünde değer listesinin düzenlenmesini engelleme

  1. Gezinti Bölmesi'nde forma sağ tıklayın ve Tasarım görünümüne veya Düzen görünümünetıklayın.

  2. Denetimi seçmek için tıklayın ve ardından F4 tuşuna basarak özellik sayfası görüntüleniyor.

  3. Özellik sayfası Veri sekmesinde Değer Listesi Düzenlemelerine İzin Ver özelliğini Hayır olarak ayarlayın.

  4. Dosya'ya tıklayın ve sonra Kaydet'etıklayın veya Ctrl+S tuşlarına düğme görüntüsü.

Değer listesini düzenlemek için farklı bir form belirtme

Varsayılan olarak, Access değer listesini düzenlemek amacıyla yerleşik bir form sağlar. Bu amaçla kullanmayı tercih etmek istediğiniz başka bir formunuz varsa, liste öğelerini düzenleme formu özelliğine formun adını aşağıdaki gibi girebilirsiniz:

  1. Gezinti Bölmesi'nde forma sağ tıklayın ve ardından kısayol menüsünde Tasarım görünümüneveya Düzen görünümüne tıklayın.

  2. Denetimi seçmek için tıklayın ve ardından F4 tuşuna basarak özellik sayfası görüntüleniyor.

  3. Özellik sayfası Veri sekmesinde, Liste Öğeleri Formu Düzenle özellik kutusunda aşağı açılan oka tıklayın.

  4. Değer listesini düzenlemek için kullanmak istediğiniz forma tıklayın.

  5. Dosyaya tıklayın ve sonra Kaydet'e tıklayın veyaCtrl+S tuşlarına düğme görüntüsü.

Formda arama alanını inceleme

  1. Formu Düzen veya Tasarım Görünümünde açın.

  2. Liste kutusu veya birleşik giriş kutusu denetimine sağ tıklayın ve Özellikler'e tıklayın.

  3. Özellik sayfası içinde, Tüm sekmesine tıklayın ve Satır Kaynağı Türü ve Satır Kaynağı özelliklerini bulun. Satır Kaynağı Türü özelliği Değer Listesi'ne veya Tablo/Sorgu'yave Satır Kaynağı özelliği de noktalı virgülle veya sorguyla ayrılmış bir öğe listesi içeriyor olmalı. Daha fazla alan için, özele sağ tıklayın ve Yakınlaştır'ı seçin veya Shift+F2 tuşlarına basın.

    Normalde, değer listeleri şu temel söz dizimi kullanır: "öğe";" öğe";" öğe"

    Bu durumda, liste çift tırnak içine ve noktalı virgülle ayrılmış bir öğe kümesidir.

    Seçme sorguları şu temel söz dizimlerini kullanır: SELECT [table_or_query_name].[ field_name ]FROM [table_or_query_name].

    Bu durumda, sorgu iki yan tümce içerir (SELECT ve FROM). İlk yan tümce bir tabloya veya sorguya ve bu tablo veya sorgudaki bir alana başvurur. İkinci yan tümce yalnızca tablo veya sorguya başvurur. Anımsayacak önemli bir nokta şudur: SELECT yan tümcelerinin bir tablo veya sorgunun adını içermesi önerilmez, ancak bu yan tümcelerin en az bir alan adı içermesi gerekir. Bununla birlikte, tüm FROM yan tümcelerinin bir tablo veya sorguya başvurması gerekir. Dolayısıyla, from yan tümcesini okuyarak her zaman arama alanı için kaynak tabloyu veya kaynak sorguyu bulabilirsiniz.

  4. Aşağıdakilerden birini yapın.

    • Değer listesi kullanıyorsanız, listede öğeleri düzenleyin. Her öğeyi çift tırnak içine alın ve her öğeyi noktalı virgülle ayırın.

    • Arama listesinde sorgu başka bir sorguya başvurursa, ikinci sorguyu Tasarım Görünümünde açın (Gezinti Bölmesi'nde sorguyu sağ tıklatın ve Tasarım Görünümü'ne tıklayın). Sorgu tasarımcısının üst bölümünde görüntülenen tablonun adını not edin ve bir sonraki adıma geçin.

      Aksi takdirde, Arama alanında sorgu bir tabloya başvurursa, tablonun adını not edin ve bir sonraki adıma geçin.

  5. Tabloyu Veri Sayfası Görünümünde açınve liste öğelerini gereken şekilde düzenleyin.

Tabloda arama alanını inceleme

  1. Tabloyu Tasarım Görünümünde açın.

  2. Sorgu tasarım kılavuzunun üst bölümünde, Veri Türü sütununda odağı herhangi bir Metin, Sayı veya Evet/Hayır alanına tıklayın veya başka bir şekilde odaklanın.

  3. Tablo tasarım kılavuzu alt bölümünde Arama sekmesine tıklayın ve sonra Satır Kaynağı Türü ve Satır Kaynağı özelliklerine bakın.

    Satır Kaynağı Türü özelliği Değer Listesi'nin veya Tablo/Sorgu'nın okunmalıdır. Satır Kaynağı özelliği bir değer listesi veya sorgu içeriyor olmalı.

    Değer listeleri şu temel söz dizimi kullanır: "öğe";" öğe";" öğe"

    Bu durumda, liste çift tırnak içine ve noktalı virgülle ayrılmış bir öğe kümesidir.

    Normalde, seçme sorgularında şu temel söz dizimi kullanılır: SELECT [table_or_query_name].[ field_name ]FROM [table_or_query_name].

    Bu durumda, sorgu iki yan tümce içerir (SELECT ve FROM). İlk yan tümce bir tabloya veya sorguya ve bu tablo veya sorgudaki bir alana başvurur. İkinci yan tümce yalnızca tablo veya sorguya başvurur. Anımsayacak önemli bir nokta şudur: SELECT yan tümcelerinin bir tablo veya sorgunun adını içermesi önerilmez, ancak bu yan tümcelerin en az bir alan adı içermesi gerekir. Bununla birlikte, tüm FROM yan tümcelerinin bir tablo veya sorguya başvurması gerekir. Dolayısıyla, from yan tümcesini okuyarak her zaman arama alanı için kaynak tabloyu veya kaynak sorguyu bulabilirsiniz.

  4. Aşağıdakilerden birini yapın.

    • Değer listesi kullanıyorsanız, listede öğeleri düzenleyin. Her öğeyi çift tırnak içine alın ve her öğeyi noktalı virgülle ayırın.

    • Arama alanında sorgu başka bir sorguya başvurursa, Gezinti Bölmesi'nde bu ikinci sorguyu Tasarım görünümünde açın (sorguyu sağ tıklatın ve Tasarım Görünümü'ne tıklayın). Sorgu tasarımcısının üst bölümünde görüntülenen tablonun adını not edin ve bir sonraki adıma geçin.

      Aksi takdirde, Arama alanında sorgu bir tabloya başvurursa, tablonun adını not edin ve bir sonraki adıma geçin.

  5. Tabloyu Veri Sayfası Görünümünde açınve liste öğelerini gereken şekilde düzenleyin.

Sayfanın Başı

Değerler listesinden veya Arama alanından verileri silme

Değer listesindeki öğeler, kayıttaki diğer değerlerle aynı tabloda durur. Buna karşılık, arama alanında bulunan veriler bir veya birden çok başka tabloda yer almaktadır. Değer listesinden verileri kaldırmak için tabloyu açın ve öğeleri düzenleyin.

Arama listesindeki verileri kaldırma işleminde ek adımlar gerekir ve bu adımlar, arama listelerinin sorgusunun verilerini bir tablodan mı yoksa başka bir sorgudan mı aldığına bağlı olarak değişir. Arama listesinin sorgusu bir tabloyu temel alıyorsa, o tabloyu ve listede gösterilen verileri içeren alanı belirlersiniz. Sonra kaynak tabloyu açar ve söz konusu alandaki verileri düzenlersiniz. Arama listesinin sorgusu başka bir sorguyu temel alıyorsa, o ikinci sorguyu açmanız, ikinci sorgunun verilerini aldığı kaynak tabloyu ve alanı bulmanız, sonra da o tabloda değerleri değiştirmeniz gerekir.

Değer listesindeki verileri kaldırma

  1. Tabloyu Tasarım Görünümünde açın.

  2. Tasarım kılavuzunun üst bölümünde, değer listesini içeren tablo alanını seçin.

  3. Kılavuzun alt bölümünde Arama sekmesine tıklayın ve ardından Satır Kaynağı özelliğini bulun.

    Varsayılan olarak, değer listesindeki öğeler çift tırnak içinde alınmıştır ve öğeler birbirinden noktalı virgülle ayrılır: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. Gerekirse, listeden öğeleri kaldırın. Silinen her öğenin tırnak işaretlerini de silmeyi unutmayın. Ayrıca, başta noktalı virgül bırakmayın, yan yana noktalı virgül çiftleri bırakmayın (;;) ve listedeki son öğeyi kaldırırsanız sondaki noktalı virgülü silin.

    Önemli    Değer listesinden bir öğe silerseniz ve tablodaki kayıtlardan herhangi biri silinen öğeyi kullanıyorsa, siz kaydı değiştirene kadar silinen öğe kaydın bir parçası olarak kalır. Örneğin, şirketinizin A Şehrinde bir ambarı olduğunu ama sonra bu binayı sattığını varsayalım. Ambar listesinden "A Şehri" öğesini kaldırırsanız, siz bu değerleri değiştirene kadar tablonuzda "A Şehri" öğesini görürsünüz.

Arama alanından veri kaldırma

  1. Tabloyu Tasarım Görünümünde açın.

  2. Tasarım kılavuzunun üst bölümünde, arama alanını seçin.

  3. Tasarım kılavuzunun alt bölümünde Arama sekmesine tıklayın ve Satır Kaynak Türü ile Satır Kaynağı özelliklerini bulun.

    Satır Kaynak Türü özelliğinde Tablo/Sorgu gösteriliyor olmalı ve Satır Kaynağı özelliği bir tabloya veya başka bir sorguya başvuran bir sorgu içermelidir. Arama alanlarının sorguları her zaman SELECT sözcüğüyle başlar.

    Her zaman değilse bile, normalde seçme sorgusunda şu temel söz dizimi kullanılır: SELECT [tablo_veya_sorgu_adı].[alan_adı] FROM [tablo_veya_sorgu_adı].

    Bu durumda, sorgu iki yan tümce içerir (SELECT ve FROM). İlk yan tümce bir tabloya ve o tablodaki bir alana başvurur; diğer yandan, ikinci yan tümce yalnızca tabloya başvurur. Anımsamanız gereken bir nokta: FROM yan tümcesi size her zaman kaynak tablo veya sorgunun adını söyler. SELECT yan tümceleri her zaman tablo veya sorgu adı içermeyebilir; ama her zaman en azından bir alanın adını içerirler. Bununla birlikte, tüm FROM yan tümcelerinin bir tablo veya sorguya başvurması gerekir.

  4. Aşağıdakilerden birini yapın:

    • Arama alanında sorgu başka bir sorguya başvurursa, sorguyu Tasarım görünümünde açmak için Yap düğmesine (özellik Oluşturucu düğmesi Veri sekmesinde, sonrakine tıklayın) tıklayın. Sorgu tasarımcısının üst bölümünde görüntülenen tablonun adını not edin ve 5. adıma geçin.

    • Arama alanındaki sorgu bir tabloya başvuruyorsa, tablonun adını not alın ve 5. adımdan devam edin.

  5. Kaynak tabloyu Veri Sayfası Görünümünde açın.

  6. Arama listesinde kullanılan verileri içeren alanı bulun ve ardından verileri gerektiği gibi düzenleyin.

Sayfanın Başı

Veri türlerinin veri girme yolunu nasıl etkileyeceğini

Veritabanı tablosu tasarlarken, o tablodaki her alan için bir veri türü seçersiniz ve bu da daha doğru veri girişi sağlamaya yardımcı olur.

Veri türlerini görüntüleme

Aşağıdakilerden birini yapın:

Veri Sayfası Görünümünü Kullanma

  1. Tabloyu Veri Sayfası Görünümünde açın.

  2. Alanlar sekmesinin Biçimlendirme grubunda, Veri Türü listesinde değere bakın. İmleci tablodaki çeşitli alanlara yerleştirerek değer değişir:

    Veri Türü listesi

Tasarım Görünümünü kullanma

  1. Tabloyu Tasarım Görünümünde açın.

  2. Tasarım kılavuzuna bakın. Kılavuzun üst bölümünde, her tablo alanını adı ve veri türü görüntülenir.

    Tasarım görünümündeki alanlar

Veri türleri veri girişini nasıl etkiler?

Her tablo alanı için ayar istediğiniz veri türü, alana izin verilen veri türü üzerinde ilk denetim düzeyini sağlar. Bazı durumlarda, örneğin Uzun Metin alanı, istediğiniz verileri girebilirsiniz. Otomatik Sayı alanı gibi diğer durumlarda, alanın veri türü ayarı herhangi bir bilgi girmenizi hiç engellemez. Aşağıdaki tabloda, veri türlerinin sağladığı Access ve bunların veri girişini nasıl etkileyeceğini açıklar.

Daha fazla bilgi için Access masaüstü veritabanları için Veri türlerine bakın ve alanın veri türü ayarını değiştirme veya değiştirme.

Veri türü

Veri girişi üzerindeki etkisi

Kısa Metin

Access 2013’ten itibaren, Metin veri türlerinin Kısa Metin olarak yeniden adlandırıldığını unutmayın.

Kısa Metin alanları sınırlandırılmış öğe listeleri de içinde olmak üzere metin veya sayısal karakterleri kabul eder. Metin alanı, Uzun Metin alanına göre daha az sayıda karakter kabul eder ; 0 ile 255 karakter arasında olabilir. Bazı durumlarda, Dönüştürme işlevlerini kullanarak Kısa Metin alanında yer alan veriler üzerinde hesaplamalar gerçekleştirebilirsiniz.

Uzun Metin

Access 2013'te başlayan Not veri türlerinin Uzun Metin olarak yeniden adlandırıldı.

Bu türde 64.000 karaktere kadar büyük miktarda metin ve sayısal veri girebilirsiniz. Ayrıca, alanı zengin metin biçimlendirmesini destekleyecek şekilde ayarlayın; Word gibi sözcük işlem programlarında normalde bu biçimlendirme türlerini uygulayabilirsiniz. Örneğin, metninizin belirli karakterlerine farklı yazı tipleri ve yazı tipi boyutları uygulayabilir ve bunları kalın veya italik yapabilirsiniz. Verilere Köprü Metni Biçimlendirme Dili (HTML) etiketleri de dilersiniz. Daha fazla bilgi için bkz. Zengin metin alanı ekleme veya ekleme.

Buna ek olarak, Uzun Metin alanlarının Yalnızca Ekle adlı bir özelliği vardır. Bu özelliği etkinleştirebilirsiniz, ancak yeni verileri Uzun Metin alanına eklersiniz, ancak var olan verileri değiştiremezsiniz. Bu özellik, sorun izleme veritabanları gibi uygulamalarda kullanım için tasarlanmıştır; burada değiştirilmeden kalarak kalıcı bir kayıt tutmanız gerekebilir. İmleci, Yalnızca Ekle özelliği etkin durumdaki Bir Uzun Metin alanına yerleştirildiğinde, varsayılan olarak imleç 2013'te kaybolur. Metne herhangi bir biçimlendirme veya başka değişiklik uygulayamazsiniz.

Kısa Metin alanları gibi, dönüştürme işlevlerini de Uzun Metin alanlarındaki verilerde çalıştırabilirsiniz.

Sayı

Bu alan türüne yalnızca sayıları girebilirsiniz ve Sayı alanında değerler üzerinde hesaplamalar gerçekleştirebilirsiniz.

Büyük Sayı

Büyük Sayı veri türlerinin yalnızca Access'in Microsoft 365 sürümünde kullanılabilir.

Bu alan türüne yalnızca sayıları girebilirsiniz ve Büyük Sayı alanında değerler üzerinde hesaplamalar gerçekleştirebilirsiniz.

Daha fazla bilgi için bkz. Büyük Sayı veri türünü kullanma.

Tarih ve Saat

Bu tür bir alana yalnızca tarih ve saat girebilirsiniz. 

Alan için giriş maskesi (alanı seçerek görünen bir dizi değişmez karakter ve yer tutucu karakter) ayar olarak, boşlukların ve maskenin sağladığı biçimin içine veri girmeniz gerekir. Örneğin, örneğin bir maske MMM_DD_YYYY, sağlanan boşluklara 11 Ekim 2017 yazmalı. Tam ay adı veya iki basamaklı bir yıl değeri giramazsiniz. Daha fazla bilgi için giriş maskeleri olan Denetim veri giriş biçimlerine bakın.

Giriş maskesi oluştursanız bile, geçerli herhangi bir tarih veya saat biçimini kullanarak değeri girebilirsiniz. Örneğin, 11 Ekim 2017, 11/10/17, 11 Ekim 2017, gibi yazın.

Alana bir görüntüleme biçimi de uygulayabilirsiniz. Bu durumda, giriş maskesi yoksa hemen her biçimde değer girebilirsiniz, ancak Access tarihleri görüntüleme biçimine uygun olarak görüntüler. Örneğin, 11/10/2017 girebilirsiniz, ancak görüntüleme biçimi değeri 11-Eki-2017 olarak görüntüleniyor olacak şekilde ayarlanmış olabilir.

Daha fazla bilgi için bkz. Bugünün tarihini ekleme.

Para Birimi

Bu alan türüne yalnızca para birimi değerlerini girebilirsiniz. Ayrıca, para birimi simgesini el ile girmeniz gerekmez. Varsayılan olarak, Access Windows bölgesel ayarlarınıza belirtilen para birimi simgesini (¥, £, $, gibi) uygular. Gerekirse, bu para birimi simgesini farklı bir para birimini yansıtacak şekilde değiştirebilirsiniz.

Otomatik Sayı

Bu tür bir alana herhangi bir zamanda veri giremiyor veya verileri değiştiremezsiniz. Tabloya her yeni kayıt ekleyebilirsiniz.

Hesaplanan

Bu tür bir alana herhangi bir zamanda veri giremiyor veya verileri değiştiremezsiniz. Bu alanın sonuçları sizin tanımladığınız bir ifadeyle belirlenir. Tabloya her yeni kayıt ekleyemez veya bu kaydı düzenleyebilirsiniz.

Evet/Hayır

Bu veri türüne ayarlanmış bir alanı tıklatınca, alanı nasıl biçimlendir kullandığınıza bağlı olarak Access bir onay kutusu veya açılan liste görüntüler. Alanı liste gösterecek şekilde biçimlendirersiniz, alana uygulanan biçime bağlı olarak listeden Evet veya Hayır,Doğru veya Yanlış ya da Kapalı veya Kapalı'ya yeniden seçebilirsiniz. Formda veya tablodan doğrudan listeye değer giramaz veya listede değerleri değiştiremezsiniz.

OLE Nesnesi

Başka bir programla oluşturulan bir dosyadan veri görüntülemek istediğiniz zaman bu tür bir alan kullanırsanız. Örneğin, bir OLE Nesnesi alanında metin dosyası, Excel grafiği veya PowerPoint slayt destesi görüntüebilirsiniz.

Ekler, diğer programlardan gelen verileri görüntülemek için daha hızlı, daha kolay ve daha esnek bir yol sağlar.

Köprü

Bu alan türüne herhangi bir veri girebilirsiniz ve Access bu verileri web adresine kaydırr. Örneğin, alana bir değer yazsanız, Access metninizi metin veya metin http://www.your_text.com. Geçerli bir Web adresi girersiniz, bağlantınız çalışır. Aksi takdirde, bağlantınız bir hata iletisiyle sonuç verir.

Ayrıca, var olan köprüleri düzenlemek zor olabilir, çünkü bir köprü alanına fareyle tıklamak tarayıcınızı başlatır ve sizi bağlantıda belirtilen siteye alır. Köprü alanını düzenlemek için bitişik bir alanı seçersiniz, SEKME veya ok tuşlarını kullanarak odağı köprü alanına taşıma ve düzenlemeyi etkinleştirmek için F2 tuşuna basın.

Ek

Bu alan türüne başka programlardan veri iliştirebilirsiniz, ancak metin veya sayısal veri yazamaz ya da başka bir şekilde girebilirsiniz.

Daha fazla bilgi için bkz. Veritabanınıza dosya ve grafik ekleme.

Arama Sihirbazı

Arama Sihirbazı bir veri türü değildir. Bunun yerine, iki tür açılan liste oluşturmak için sihirbazı kullanırsınız: değer listeleri ve arama alanları. Değer listesi, Arama Sihirbazı'nı kullanarak el ile girmenizi istediğiniz sınırlandırılmış bir öğe listesi kullanır. Bu değerler, veritabanınız içinde yer alan diğer verilerden veya nesnelerden bağımsız olabilir.

Buna karşılık, arama alanı bir veritabanındaki diğer tablolardan bir veya birden çok veri almak için sorgu kullanır. Ardından arama alanı, verileri açılan listede görüntüler. Varsayılan olarak, Arama Sihirbazı tablo alanını Sayı veri türüne ayarlar.

Arama alanlarıyla doğrudan tablolarda, formlarda ve raporlarda çalışabilirsiniz. Varsayılan olarak, arama alanında yer alan değerler birleşik giriş kutusu olarak adlandırılan bir liste denetimi türünde (açılan ok olan liste) görünür:

Boş arama listesi

Ayrıca, daha fazla öğe görmek için kaydırma çubuğuyla birlikte birkaç öğe görüntüleyen bir liste kutusu da kullanabilirsiniz:

Formda basit bir liste kutusu denetimi

Arama alanını ve birleşik giriş kutusunu nasıl ayar kullandığınıza bağlı olarak, arama alanında Listeyle Sınırla özelliğini kapatarak listede öğeleri düzenleyebilir ve listeye öğe ekleyebilirsiniz.

Bir listede değerleri doğrudan düzenleyemiyorsanız, önceden tanımlanmış değer listenize ya da arama alanı için kaynak işlevi sunan tabloya veri eklemeniz veya değiştirmeniz gerekir.

Son olarak, bir arama alanı 2010'da 2010'da 2013'e kadar olan bir alanı 2010'da da kullanabilirsiniz. Bunu yapmak için, sonuçta elde edilen liste her liste öğesinin yanında bir onay kutusu görüntüler ve gerektiğinde çok sayıda öğeyi seçerek veya temize kavuşturabilirsiniz. Bu şekilde, çok değerli tipik bir liste görünür:

Onay kutusu listesi.

Birden çok değerli arama alanları oluşturma ve sonuç listelerini kullanma hakkında bilgi için bkz. Birden çok değerli alanı oluşturma veya silme.

Sayfanın Başı

Tablo alanı özellikleri, veri girme yolunu nasıl etkiler?

Veritabanının yapısını ve veri türlerine denetim ek olarak, verilen alana neler girebilirsiniz? Çeşitli alan özellikleri, Access veritabanına veri girmeyi de etkileyebilir.

Tablo alanı özelliklerini görüntüleme

Access, tablo alanı özelliklerini görüntülemek için iki yol sağlar.

Veri Sayfası görünümünde

  1. Tabloyu Veri Sayfası Görünümünde açın.

  2. Alanlar sekmesini tıklatın ve her tablo alanı için özellikleri görüntülemek için Biçimlendirme grubunda denetimleri kullanın.

Tasarım Görünümünde

  1. Tabloyu Tasarım Görünümünde açın.

  2. Kılavuzun alt bölümünde, zaten seçili değilse Genel sekmesine tıklayın.

  3. Arama alanı özelliklerini görmek için Arama sekmesine tıklayın.

Özellikler veri girişini nasıl etkiler?

Aşağıdaki tabloda, veri girişini en büyük etkileyen özellikler liste ve bunların veri girişini nasıl etkileyeceğini açıklar.

Özellik

Tablo tasarım kılavuzunda konum

Olası değerler

Veri girmeye çalışma davranışı

Alan Boyutu

Genel sekmesi

0-255

Karakter sınırı yalnızca Metin veri türüne ayarlanmış alanlara uygulanır. Belirtilen sayıdan daha fazla karakter girmeye çalışsanız, alan bunları keser.

Gerekli

Genel sekmesi

Evet/Hayır

Bu özellik açık olduğunda, sizi alana değer girmeye zorunlur ve Siz gerekli alanı tamamlayana kadar Access yeni verileri kaydetmenizi gerektirmez. Kapalı olduğunda, alan null değerleri kabul eder; yani alan boş olarak kalır.

Null değer, sıfır değeriyle aynı şey değildir. Sıfır bir rakamdır ve "null" eksik, tanımlanmamış veya bilinmeyen bir değerdir.

Sıfır uzunluklu dizelere izin ver

Genel sekmesi

Evet/Hayır

Açık olduğunda, sıfır uzunluklu dizeler (karakter içeren dizeler) girebilirsiniz. Sıfır uzunluklu dize oluşturmak için, alana ("") çift tırnak işareti girersiniz.

Dizinli

Genel sekmesi

Evet/Hayır

Tablo alanını dizine alırsanız, Access yinelenen değerler eklemeye engel olur. Birden çok alandan da dizin oluşturabilirsiniz. Bunu yaparsanız, değerleri tek bir alanda yinelersiniz, ancak her iki alanda da çoğaltabilirsiniz.

Giriş Maskesi

Genel sekmesi

Önceden tanımlanmış veya özel değişmez değer ve yer tutucu karakter kümeleri

Giriş maskesi, verileri önceden tanımlanmış bir biçimde girmenizi sağlar. Maskeler, tablodaki bir alanı veya formda bir denetimi seçerek görünür. Örneğin, bir Tarih alanına tıklar ve şu karakter kümesine bakın: AAA-LİA-YYYY. Bu bir giriş maskesidir. Bu sizi ay değerlerini OCT gibi üç harfli kısaltmalar ve yıl değerini dört basamaklı olarak (örneğin, OCT-15-2017) girmeye iter.

Giriş maskeleri, Access'in bu verileri nasıl depolaya veya görüntüleyene kadar veri girme yöntemini denetlemez.

Daha fazla bilgi için giriş maskeleri olan Veri giriş biçimlerini denetleme ve Tarih ve saat alanını biçimlendirme.

Listeyle Sınırla

Arama sekmesi

Evet/Hayır

Arama alanında öğelerde yapılan değişiklikleri etkinleştiren veya devre dışı bırakan. Kullanıcılar bazen arama alanında öğeleri el ile değiştirmeye çalışabiliyor. Access 2010'da bir alanı değiştirmeni engelleyenin, bu özellik Evet olarak ayarlanır. Bu özellik etkinleştirilmişse ve bir listedeki öğeleri değiştirmeniz gerekirse, listeyi açmalı (değer listesini düzenlemek istiyorsanız) veya listenin kaynak verilerini içeren tabloyu (bir arama alanını düzenlemek istiyorsanız) ve değerleri burada değiştirebilirsiniz.

Değer Listesi Düzenlemelerine İzin Ver

Arama sekmesi

Evet/Hayır

Değer listeleri için Liste Öğelerini Düzenle komutunu etkinleştiren veya devre dışı bıraksa da, arama alanları için devre dışı bırakmaz. Arama alanlarında bu komutu etkinleştirmek için, Liste Öğelerini Düzenle Formu özelliğine geçerli bir form adı girin. Değer Listesi Düzenlemelerine İzin Ver komutu, bir liste kutusuna veya birleşik giriş kutusu denetimine sağ tıklayarak açılan kısayol menüsünde görüntülenir. Komutu çalıştırabilirsiniz, Liste Öğelerini Düzenle iletişim kutusu görüntülenir. Alternatif olarak, Liste Öğeleri Formu özelliğinde formun adını belirtirsiniz, Access iletişim kutusunu görüntülemek yerine bu formu başlatır.

Liste Öğelerini Düzenle komutunu, formlarda bulunan liste kutusu ve birleşik giriş kutusu denetimlerinden, tablolarda ve sorgu sonuç kümelerde yer alan birleşik giriş kutusu denetimlerinden çalıştırabilirsiniz. Formlar Tasarım görünümünde veya Gözat görünümünde açık olmalı; tabloların ve sorgu sonuç kümelerinin Veri Sayfası görünümünde açık olması gerekir.

Liste Öğelerini Düzenleme Formu

Arama sekmesi

Veri giriş formunun adı

Veri giriş formunun adını bu tablo özelliğine değer olarak girersiniz, kullanıcı Liste Öğelerini Düzenle komutunu çalıştıracaksa bu form açılır. Aksi takdirde, kullanıcılar komutu çalıştıracaksa Liste Öğelerini Düzenle iletişim kutusu görüntülenir.

Sayfanın Başı

Birincil ve yabancı anahtar değerlerini değiştirmek için basamaklı güncelleştirmeleri kullanma

Bazen, birincil anahtar değerini güncelleştirmeniz gerekiyor olabilir. Bu birincil anahtarı yabancı anahtar olarak kullanırsanız, yabancı anahtarın tüm alt örnekleri aracılığıyla değişikliklerinizi otomatik olarak güncelleştirin.

Bir birincil anahtar, veritabanı tablosunda her satırı (kaydı) benzersiz olarak tanımlayan bir değerdir. Yabancı anahtar, birincil anahtarla eşleşen bir sütun olur. Normalde, yabancı anahtarlar başka tablolarda yer alan ve tablolardaki veriler arasında bir ilişki (bağlantı) oluşturmanıza olanak sağlar.

Örneğin, birincil anahtar olarak ürün kimliği numarası kullanmakta olduğunu varsayalım. Tek bir kimlik numarası tek bir ürünü benzersiz olarak tanımlar. Bu kimlik numarasını, sipariş verileri tablosunda yabancı anahtar olarak da kullanırsınız. Böylece, her ürünle ilgili tüm siparişleri bulabilirsiniz, çünkü birisi bu ürün için her siparişte yer alsa kimlik siparişin bir parçası olur.

Bazen, bu kimlik numaraları (veya diğer birincil anahtar türleri) değişir. Böyle bir şey olduğunda, birincil anahtar değerinizi değiştirebilir ve bu değişikliğin tüm ilişkili alt kayıtlar arasında otomatik olarak art arda atlar. Bilgi tutarlılığını ve iki tablo arasındaki güncelleştirmeleri art arda etkinleştirerek bu davranışı etkinleştirirsiniz.

Şu önemli kuralları unutmayın:

  • Yalnızca Metin veya Sayı veri türlerine ayarlanmış birincil anahtar alanları için basamaklı güncelleştirmeleri etkinleştirebilirsiniz. Otomatik Sayı veri türüne ayarlanmış alanlar için basamaklı güncelleştirmeler kullanılamaz.

  • Yalnızca bire çok ilişkisi olan tablolar arasında geçişli güncelleştirmeleri etkinleştirebilirsiniz.

İlişki oluşturma hakkında daha fazla bilgi için. tablo ilişkileri ve İlişki oluşturma, düzenleme veya silme kılavuzuna bakın.

Aşağıdaki yordamlar el ele alınarak, önce ilişki oluşturma ve sonra bu ilişki için basamaklı güncelleştirmeleri etkinleştirme işlemlerini açıklar.

İlişki oluşturma

  1. Veritabanı Araçları sekmesinin Göster/Gizle grubunda İlişkiler'e tıklayın.

  2. Tasarım sekmesinin İlişkiler grubunda Tablo Ekle 'yi tıklatın ( Tabloyu tablo içinde Access 2013 ).

  3. Tablolar sekmesini seçin, değiştirmek istediğiniz tabloları seçin, Ekle'ye tıklayın ve sonrada Kapat'a tıklayın.

    Birden çok tablo seçmek için SHIFT tuşuna basabilirsiniz veya her tabloyu tek tek ekleme. İlişkinin "bir" ve "çok" taraflarında yalnızca tabloları seçin.

  4. İlişkiler penceresinde, birincil anahtarı ilişkinin "bir" tarafındaki tablodan sürükleyin ve ilişkinin "çok" tarafındaki tablonun Yabancı anahtar alanına bırakın.

    İlişkileri Düzenle iletişim kutusu görüntülenir. Aşağıdaki şekilde iletişim kutusu görüntülenir:

    Varolan bir ilişki içeren İlişkileri Düzenle iletişim kutusu

  5. Bilgi Tutarlılığını Zorla onay kutusunu seçin ve Oluştur'a tıklayın.

Birincil anahtarlarda basamaklı güncelleştirmeleri etkinleştirme

  1. Veritabanı Araçları sekmesinin Göster/Gizle grubunda İlişkiler'e tıklayın.

  2. İlişkiler penceresi görüntülenir ve veritabanındaki tablolar arasındaki birleştirmeleri (bağlantı çizgileri olarak gösterilir) görüntüler. Aşağıdaki şekilde tipik bir ilişki gösterir:

  3. Üst tabloyla alt tablolar arasındaki birleştirme çizgilerini sağ tıklatın ve İlişkiyi Düzenle'yi tıklatın.

    İki tablo arasındaki ilişki

    İlişkileri Düzenle iletişim kutusu görüntülenir. Aşağıdaki şekilde iletişim kutusu görüntülenir:

    İlişkileri Düzenle iletişim kutusu

  4. İlişkili Alanları Art Arda Güncelleştir'iseçin, Bilgi Tutarlılığını Zorla onay kutusunun seçili olduğundan emin olun ve Tamam'a tıklayın.

Sayfanın Başı

Kimlik numaraları neden bazen bir numarayı atlar gibi görünüyor?

Otomatik Sayı veri türüne ayarlanmış bir alan oluşturdukta, Access her yeni kayıtta bu alan için otomatik olarak bir değer üretir. Değer varsayılan olarak artırılır ve böylece her yeni kayıt bir sonraki kullanılabilir ardışık sladırı alır. Otomatik Sayı veri türünün amacı, birincil anahtar olarak kullanmaya uygun bir değer sağlamaktır. Daha fazla bilgi için bkz. Birincil anahtarı ekleme, ayarlama, değiştirme veya kaldırma.

Otomatik Sayı veri türüne ayarlanmış bir alan içeren tablodan bir satır silebilirsiniz; bu satırın Otomatik Sayı alanında yer alan değer her zaman otomatik olarak yeniden kullanılamaz. Bu nedenle, Access'in oluşturma sayısı beklediğiniz sayıdan farklı olabilir ve kimlik numaraları sırasına göre boşluklar görünebilir; bu tasarımdandır. Bir Otomatik Sayı alanında değerlerin sırasına değil, yalnızca benzersizliklerine güvenmelisiniz.

Sayfanın Başı

Sorguları kullanarak verileri toplu olarak güncelleştirme

Ekleme, Güncelleştirme ve Silme sorguları, toplu olarak kayıt ekleme, değiştirme veya kaldırmanın güçlü yollarıdır. Ayrıca, veritabanı tasarımının iyi ilkelerini kullanırken toplu güncelleştirmeleri daha kolay ve verimli bir şekilde gerçekleştirebilirsiniz. Ekleme, güncelleştirme veya silme sorgusunu kullanmak zaman kazandırıcı olabilir, çünkü sorguyu yeniden kullanabilirsiniz.

Önemli    Bu sorguları kullanmadan önce verilerinizi desteklenin. Yedek bir yedeğiniz olması, yanlışlıkla yapmış olabileceğiniz hataları hızla düzeltmeye yardımcı olabilir.

Sorguları ekleme    Bir veya birden çok tabloya çok sayıda kayıt eklemek için kullanın. Ekleme sorgusunun en sık kullanımlarından biri, kaynak veritabanındaki bir veya birden çok tablodan bir grup kaydı hedef veritabanındaki bir veya birden çok tabloya eklemektir. Örneğin, bazı yeni müşteriler ve bu müşteriler hakkında bilgi tablosu içeren bir veritabanı edindileni varsayalım. Bu yeni verileri el ile girmekten kaçınmak için, bunu veritabanınıza uygun tabloya veya tablolara ekleyebilirsiniz. Daha fazla bilgi için ekleme sorgusu kullanarak tabloya kayıt ekleme konusuna bakın.

Güncelleştirme sorguları    Var olan birçok kaydın bir kısmını (ancak hepsini değil) eklemek, değiştirmek veya silmek için kullanın. Güncelleştirme sorgularını, Bul ve Değiştir iletişim kutusunun güçlü bir biçimi gibi düşünebilirsiniz. Bir seçim ölçütü (arama dizesinin kabaca eşdeğeri) ve güncelleştirme ölçütü (yeni dizenin kabaca eşdeğeri) girersiniz. İletişim kutusundan farklı olarak, güncelleştirme sorguları birden çok ölçüt kabul eder, çok sayıda kaydı tek geçişte güncelleştirmenizi ve birden çok tablodaki kayıtları değiştirmenizi sağlar. Daha fazla bilgi için, bkz. Güncelleştirme sorgusu oluşturma ve çalıştırma.

Sorguları silme    Çok sayıda veriyi hızla silmek veya bir dizi veriyi düzenli aralıklarla silmek istediğiniz zaman, silme kullanışlı olur, çünkü sorgular verileri hızla bulmak ve silmek için ölçütler belirtmeyi mümkün hale sağlar. Daha fazla bilgi için bkz. Kayıtları ekleme, düzenleme ve silme yöntemleri.

Sayfanın Başı

Daha fazla yardıma mı ihtiyacınız var?

Yeteneklerinizi geliştirin

Eğitimleri keşfedin >

Yeni özellikleri ilk olarak siz edinin

Microsoft Insider’a katılın >

Bu bilgi yararlı oldu mu?

Dil kalitesinden ne kadar memnunsunuz?
Deneyiminizi ne etkiledi?

Geri bildiriminiz için teşekkürler!

×