Access'e giriş

Veritabanlarını kullanmaya başlama

Duyurularla büyük bir etki yaratma

Veritabanları ve web uygulamaları, işinizle ilgili önemli avantajlar sağlayabilir. Çalışan bilgilerini yönetme, veriler için haftalık raporlar sağlama veya müşteri siparişlerini takip etme gibi hedeflerinize ulaşmak için veritabanı tasarımı önemli bir aşamadır. Veritabanı tasarımını anlamak için zaman ayırmak, ilk andan itibaren doğru çalışan ve değişen ihtiyaçlara ayak uydurabilen veritabanları oluşturmanıza yardımcı olur.

Önemli: Access web uygulamaları, masaüstü veritabanlarından farklıdır. Bu makalede web uygulaması tasarımı ele alınmamıştır.

Kavramlar ve terimler

Bazı temel terimleri ve kavramları öğrenerek başlayalım. Kullanışlı veritabanları tasarlamak için, tek bir konuya odaklanan tablolar oluşturmanız gerekir. İlgili konu için gerekli olan tüm verileri tablolarınızda, mümkün olan en küçük veri birimini barındıran alanlar halinde tutarsınız.

İlişkisel veritabanları

Verilerin tablolarabölündüğü, benzer elektronik tablo türleri. Her tabloda yalnızca bir konu vardır (örneğin, bir tablo) veya ürünler (başka bir tablo).

Kayıtlar ve alanlar

Tablodaki farklı veriler için depolama alanı. Satırlar (veya kayıtlar), müşterinin adı gibi her benzersiz veri noktasını depolar. Sütunlar (veya alanlar) her veri noktası hakkında yakalanan bilgileri olası en küçük birimle yalıtır; ilk ad bir sütun olabilir ve soyadı başka olabilir.

Birincil anahtar

Her kaydın benzersiz olmasını sağlayan bir değerdir. Örneğin, adı Elif Yıldız olan iki müşteriniz olabilir. Ancak birinin kaydının birincil anahtarı 12 iken, diğerininki 58 olabilir.

Üst-alt ilişkileri

Tablolar arasında genel ilişkiler. Örneğin, tek bir müşterinin birden fazla siparişi olabilir. Ana tabloların birincil anahtarları vardır. Alt tabloların ise alt tablo kayıtlarının ana tabloya nasıl bağlı olduğunu gösteren, birincil anahtardan gelen değerlerden oluşan yabancı anahtarları vardır. Bu anahtarlar bir ilişki ile birbirlerine bağlıdır.

İyi veritabanı tasarımı nedir?

İyi veritabanı tasarımı için temel iki ilke şunlardır:

  • Yinelenen bilgilerden kaçının Gereksiz veriler olarak da bilinen bu tür bilgiler, alanı boşa harcar ve hata olasılığını artırır.

  • Verilerin doğruluğundan ve tam olduğundan emin olmak. Eksik veya hatalı bilgiler; sorgu ve raporlarda yer alabilir ve hatalı kararlar verilmesine neden olabilir.

Bu sorunları çözmek için:

  • Veritabanı bilgilerini konuya göre dar odaklı tablolara bölün. Bilgileri birden fazla tabloda çoğaltmaktan kaçının. (Örneğin, müşteri isimleri yalnızca bir tabloda bulunmalıdır.)

  • Verileri çoğaltmak yerine anahtarları kullanarak tabloları birleştirin.

  • Veritabanındaki bilgilerin doğruluğunu ve bütünlüğünü destekleyip sağlayan işlemleri ekleyin.

  • Veritabanınızı veri işleme ve raporlama gereksinimlerinize uygun olarak tasarlayın.

Veritabanlarınızın daha uzun bir süre boyunca kullanılmasını sağlamak için bu beş tasarım adımını uygulayın:

1. Adım: Veritabanınızın amacını belirleme

Başlamadan önce veritabanınız için bir hedef belirleyin.

Tasarımınızın odaklanmış olmasını sağlamak için veritabanının amacını özetleyin ve bu özete sık sık başvurun. Örneğin ev ofis biçimindeki işletmeniz için küçük bir veritabanı istiyorsanız, şöyle bir şey yazabilirsiniz: “Müşteri veritabanında posta ve rapor oluşturma amaçlı müşteri bilgileri listesi bulunuyor.” Kurumsal bir veritabanı için farklı rollere sahip kişilerin veritabanını ve veritabanındaki verileri ne zaman ve nasıl kullanacağını açıklayan birden fazla paragrafa ihtiyacınız olabilir. Tasarım işlemi sırasında başvurmak için net ve ayrıntılı bir hedef tanımı oluşturun.

2. Adım: Gerekli bilgileri bulma ve düzenleme

Kaydetmek istediğiniz ürün adı ve sipariş numaraları gibi tüm bilgi türlerini toplayın.

Mevcut bilgilerinizi ve izleme yöntemlerinizi kullanarak başlayın. Örneğin, şu anda satın alma siparişlerini bir deftere kaydediyor veya müşteri bilgilerini kağıt formlarda tutuyor olabilirsiniz. Bu kaynakları kullanarak şu anda topladığınız bilgileri listeleyin (örneğin formlarınızdaki bütün kutular). Şu anda toplamadığınız önemli bilgiler konusunda, hangi ayrık bilgilere ihtiyacınız olduğunu düşünün. Her veri türü veritabanınızda bir alan olur.

İlk listenizi kusursuz yapma konusunda endişelenmeyin, zaman içinde hassas ayarlamalar yapabilirsiniz. Ancak bu bilgileri kullanan tüm kişileri düşünün ve onlara fikir isteyebilirsiniz.

Sonra, veritabanından ne istediğinizi, hangi tür rapor veya postalar üretmek istediğinizi düşünün. Ardından, bu amaçları karşılayan bilgileri topladığınızdan emin olun. Örneğin, bölgeye göre satışları gösteren bir rapor oluşturmak istiyorsanız, satış verilerini bölge düzeyinde toplamalısınız. Gerçek bilgiler kullanarak raporun görmek istediğiniz şekildeki bir taslağını oluşturmaya çalışın. Ardından, raporu oluşturmak için ihtiyacınız olan verileri listeleyin. Veritabanından istediğiniz posta veya diğer çıktılar için de aynı işlemi yapın.

Örnek

Müşterilere düzenli e-posta güncelleştirmelerini kabul etme (veya geri çevirme) izni verdiğinizi ve kabul eden kişilerin bir listesini yazdırmak istediğinizi varsayalım. Müşteri tablosunda Evet ve Hayır değerleri bulunan bir E-posta Gönder sütunu olması gerekir.

E-posta almak isteyen kişiler için, bir e-posta adresi gerekir ve bu da alan gerektirir. Uygun bir selamlama (Mr., Mrs. veya MS.) eklemek istiyorsanız, bir selamlama alanı ekleyin. E-postalarda müşterilere adlarını kullanarak adres eklemek istiyorsanız, ad alanı ekleyin.

İpucu: Her bilgi parçasını, bir müşteri tablosu için ad ve soyadı gibi en küçük kullanışlı bir bölümüne kesmeyi unutmayın. Genel olarak, bir maddeyle ilgili bilgileri (örneğin, müşterinin soyadı) temel alarak sıralamak, bulmak veya raporlamak istiyorsanız, bu öğeyi kendi alanına koymanız gerekir.

3. Adım: Bilgileri tablolara bölme

Bilgi öğelerinizi ürünler, müşteriler ve siparişler gibi ana varlıklara veya konulara ayırın. Her konu bir tablo olur.

Gerekli bilgilerin listesini oluşturduktan sonra verilerinizi düzenlemeniz gereken ana varlıkları (veya konuları) belirleyin. Varlıklar arasında verileri çoğaltmaktan kaçının. Örneğin, bir ürün satış veritabanının listesi başlangıçta şöyle görünebilir:

Konulara göre gruplandırılmış bilgi öğelerinin ekran görüntüsü

Ana varlıklar şunlardır: müşteriler, tedarikçiler, ürünler ve siparişler. Bu nedenle ilk önce bu dört tabloyla çalışmaya başlayın: müşterilerle ilgili bilgiler için bir tablo, tedarikçilerle ilgili bilgiler için bir tablo daha ve diğerleri. Bu tasarımınızın son hali olmayabilir, ancak iyi bir başlangıçtır.

Not: En iyi veritabanları birden fazla tablo içerir. Tüm bilgilerinizi tek bir tabloya koymaktan kaçının. Bu, yinelenen bilgilere, büyük veritabanı boyutlarına ve çok sayıda hataya yol açar. Her bilgiyi bir kez kaydedecek şekilde tasarlayın. Tedarikçi adresi gibi bir bilginin tekrarlandığını görürseniz, bu bilgiyi ayrı bir tabloya koymak için veritabanınızı yeniden yapılandırın.

Birden çok tablo kullanmanın az sayıda tablo kullanmaktan daha iyi olmasının nedenini anlamak için şu tabloyu inceleyin:

Ürünler ve Tedarikçiler verilerini gösteren ekran alıntısı

Her satırda hem ürün hem de tedarikçisi hakkında bilgi bulunuyor. Aynı tedarikçinin birçok ürünü olabileceğinden, tedarikçi ad ve adres bilgilerinin birkaç kez tekrarlanması gerekir. Bu işlem gereksiz yer kullanır. Bunun yerine, tedarikçi bilgisini ayrı bir Tedarikçiler tablosuna yalnızca bir kez kaydedin ve bu tabloyla Ürünler tablosu arasında bir bağlantı oluşturun.

Bu tasarımla ilgili diğer bir sorun ise tedarikçiyle ilgili bilgileri değiştirmeniz gerektiğinde ortaya çıkar. Bir tedarikçinin adresini değiştirmeniz gerektiğini varsayalım. Bu bilgi birçok yerde bulunduğundan, adresi bir yerde değiştirip diğer yerlerde değiştirmeyi unutabilirsiniz. Tedarikçinin adres bilgisini tek bir yerde kaydetmek bu sorunu çözer.

Son olarak, Coho kekemi tarafından sağlanan yalnızca bir ürün olduğunu ve ürünü silmek, ancak tedarikçinin adını ve adres bilgilerini korumayı varsayalım. Bu tasarımla, üretici bilgilerini kaybetmeden ürün kaydını nasıl silebilirim? Silemezsiniz. Her kayıt, bir tedarikçi hakkında olgulara ek olarak bir ürünle ilgili bilgiler içerdiklerinden, diğerini silmeden silebilirsiniz. Bu olguları ayrı tutmak için, bu tabloyu ikiye bölün: ilk ürün bilgileri ve tedarikçi için ikincisi. Ardından ürün kaydını sildiğinizde, tedarikçiyle ilgili gerçekleri değil, yalnızca ürünle ilgili gerçekleri silersiniz.

4. Adım: Bilgi öğelerini sütunlara dönüştürme

Her tabloda hangi bilgileri depolamanız gerektiğine karar verin. Bu ayrık veri parçaları, tabloda alanlar haline gelir. Örneğin, bir Çalışanlar tablosu Soyadı, Ad ve İşe Giriş Tarihi gibi alanlar içerebilir.

Veritabanı tablosu için bir konu seçildikten sonra, tablodaki sütunlar yalnızca o konu hakkında bilgi depolamalıdır. Örneğin, bir ürün tablosunda tedarikçi bilgileri değil, yalnızca ürün bilgileri bulunmalıdır.

Tabloda hangi bilgiyi izleyeceğinize karar vermek için önceden oluşturduğunuz listeyi kullanın. Örneğin, Müşteriler tablosunda şunlar bulunabilir: Ad, Soyadı, Adres, E-posta Gönder, Selamlama ve E-posta Adresi. Tablodaki her kayıt (müşteri) aynı sütun kümesine sahiptir, böylece her müşteri için aynı türden bilgiyi depolarsınız.

İlk listenizi oluşturun ve gözden geçirip daraltın. Bilgileri olası en küçük alanlara doğru kesmeyi unutmayın. Örneğin, ilk listenizin bir alanı olarak adresi varsa, açık adres, şehir, eyalet ve ZIP kodu gibi bir yere bölün Bu şekilde, örneğin, posta gönderileri doğru biçimde veya raporda duruma göre siparişler halinde yapabilirsiniz.

Her tablodaki sütunları iyileştirdikten sonra, tabloların birincil anahtarlarını seçebilirsiniz.

5. Adım: Birincil anahtarları belirtme

Her tablonun birincil anahtarını seçin. Birincil anahtar, Ürün Kimliği veya Sipariş Kimliği gibi her kaydı benzersiz bir şekilde tanımlar. Belirgin ve benzersiz bir tanımlayıcınız yoksa, Access’in sizin yerinize bir anahtar oluşturmasını sağlayın.

Her tablodaki her satırı benzersiz bir şekilde tanımlamak için bir yol bulmalısınız. İki müşterinin de aynı ada sahip olduğu örneği hatırlıyor musunuz? Adları aynı olduğundan ikisini ayırt etmek için bir yol bulmanız gerekiyordu.

Bu yüzden her tablo, her satırı benzersiz bir şekilde tanımlayan sütun (veya sütunlar kümesi) içermelidir. Bu birincil anahtar olarak adlandırılır ve bu anahtar genellikle çalışan kimlik numarası veya seri numarası gibi benzersiz bir numaradır. Access, birincil anahtarları, birden çok tablodan aldığı verileri hızla ilişkilendirmek ve verileri sizin için bir araya getirmek için kullanır.

Bazen birincil anahtar iki veya daha fazla alandan oluşur. Örneğin, siparişler için satır öğelerini depolayan bir sipariş ayrıntıları tablosu birincil anahtarında iki sütun kullanabilir: sipariş KIMLIĞI ve ürün KIMLIĞI. Birincil anahtar birden çok sütun kullanırken, bileşik anahtarolarak da adlandırılır.

Ürünler tablosunu gösteren ekran alıntısı

Tablodaki bilgiler için, kataloğunuzdaki her ürünü benzersiz bir şekilde tanımlayan ürün numarası gibi benzersiz bir tanımlayıcınız varsa ve değerler şu birincil anahtar kurallarını karşılıyorsa bunu kullanabilirsiniz:

  • Tanımlayıcı her zaman her kayıt için farklı olacaktır. Birincil anahtarda yinelenen değerler kullanılamaz.

  • Öğe için her zaman bir değer vardır. Tablonuzdaki her kaydın bir birincil anahtarı olmalıdır. Anahtarı oluşturmak için birden çok sütun kullanıyorsanız (Bölüm ailesi ve parça numarası gibi), her iki değer de her zaman olmalıdır.

  • Birincil anahtar değişmeyen bir değerdir. Anahtarlara diğer tablolarda da başvurulduğundan, bir tabloda birincil anahtarın değişmesi, anahtarın başvurulduğu diğer yerlerde de değişeceği anlamına gelir. Sık yapılan değişiklikler hata riskini artırır.

Belirgin bir tanımlayıcınız yoksa, birincil anahtar olarak rastgele, benzersiz bir numara kullanın. Örneğin, her siparişe, siparişi kolayca tanımlayabilmek için benzersiz bir sipariş numarası verebilirsiniz.

İpucu: Birincil anahtar olarak benzersiz bir numara oluşturmak için, Otomatik Sayı veri türünü kullanarak bir sütun ekleyin. Otomatik Sayı veri türü otomatik olarak her kayıt için benzersiz sayısal bir değer atar. Bu tür bir tanımlayıcı, temsil ettiği satırı açıklayıcı türde bir bilgi içermez. Birincil anahtar için ideal olan budur çünkü telefon numarası veya müşteri adı gibi satır hakkında bilgiler içeren bir birincil anahtarın aksine, numaralar değişmez.

Daha fazlasını mı istiyorsunuz?

Alan, denetim ve nesne adlandırma yönergeleri

Tablolara giriş

Excel eğitimi

Outlook eğitimi

En iyi veritabanları iyi bir yapısal tasarımla başlar. Bu videoda, veritabanının ne olduğunu, özellikle de Access 'le oluşturabileceğiniz ILIŞKISEL bir veritabanını öğreneceksiniz. Veritabanınızı TABLOLARLA düzenlemeyi ve tablolarla anahtarları arasındaki ilişkiyi oluşturmayı öğreneceksiniz.

Peki, veritabanı nedir? En genel anlamıyla veritabanı, düzenlenmiş verilerden oluşan koleksiyonlardır. Yemek kitaplarınız ve Excel’deki bu basit isim ve telefon numarası listesi, birer veritabanı örneğidir.

Sonraki soru: "Access veritabanı farklı mu? Neden kullanmalıyım? " Bu, ILIŞKISEL bir tablo YAPıSıDıR ve bu şekilde.

Verileriniz TABLOLAR halinde düzenlenir. Bu tablolar, ANAHTARLAR olarak adlandırılan PAYLAŞILAN ALANLAR ile birbirine bağlanır.

Anahtarlar iki şey yapılır. İlk olarak, tablodaki her satıra bir tür değeri atar. Lester Baxley 'in adına atanmış bir "1" değeriyle, adına atanmış bir "2" değeri olduğunu görebilirsiniz.

Anahtarlar, alanlar arasında değerler paylaşılırken de tablolarınızı birbirine bağlar. Örneğin, bu kişinin anahtar değerinin iki telefon numarası ile paylaşılıp paylaşıldığını ve bu telefon numaralarının olduğunu görebilirsiniz. Ayrıca, bu Naomi Bartonunun anahtar değerlerinin üç kez paylaşılacağını ve bu telefon numaralarının kendi içine ait olduğunu görebilirsiniz.

Şimdi veritabanınızda iki tür anahtar vardır. Anahtar değerler bu alanda, hedef alanı bu alanda paylaşılacaktır. Kaynak alan BIRINCIL anahtar olarak adlandırılır ve hedef alanı yabancı anahtar olarak adlandırılır. Ancak alanlara yalnızca bağlantı yok. Bunun için tablolar arasında bir ilişki oluşturabilirsiniz.

“Çok karmaşık görünüyor, bunu neden yapmalıyım?” diye soruyor olabilirsiniz. Harika bir soru. Öncelikle, depolama alanının daha verimli şekilde kullanılmasını sağlarsınız. Burada adların ne sıklıkla yenilendiğini görebiliyor musunuz?

İlişkisel bir yapıda verilerinizin çoğunu yalnızca bir kez girersiniz. Bu da alandan büyük ölçüde tasarruf etmenizi sağlar. Aynı veriyi birden fazla kez girdiğinizde hata yapma riskini göze almanız gerekir; yani ilişkisel yapılar doğruluk oranını artırır.

Örnek olarak, Naomi Barton’ın adını yanlış yazdığınızda olacakları gösterelim. Telefon numarasını bulmak zorlaşır ve hatanın nerede olduğunu hiç öğrenemeyebilirsiniz. İlişkisel yapıda her veriyi yalnızca bir kez girdiğinizden, hata yapma ihtimalini azaltırsınız. Hata yaptığınızda ise bunları yalnızca bir kez düzeltmeniz yeterlidir.

İlişkisel yapılar, işlemleri almak için de mükemmel bir yoludur. Veritabanınızın yapısına bağlı olarak işlemler, hangi öğrencilerin hangi sınıflarda olduğu, hangi satışların gerçekleştiği veya kitabınızı kimlere ödünç verdiğiniz gibi verileri gösterebilir.

Veritabanı tasarımındaki ilk üç temel adımı artık biliyorsunuz. İlk adımda, depolamak istediğiniz tüm verileri alıyorsunuz. Bu örnekte müşteri adlarına, telefon numaralarına ve bu numaraları kategorilere ayırmak için bir yönteme ihtiyacımız vardı.

İkinci adımda, yinelenme olasılığı bulunan tüm verileri belirliyorsunuz. Bu örnekte müşteri adları yineleniyor.

Son adımda ise bu verileri kendilerine ait tablolara ayırarak düzenliyorsunuz.

Ancak, tür alanında yinelenen verileri noticing mi? İyi bir catch. Bu verileri bir tabloya gerçekten bölün. Ancak bunlar yalnızca birkaç değer olduğundan, yalnızca kısa bir seçim listesi olan bir arama listesi oluşturmaktır.

Tabloları ve anahtarları kullanarak ilişkisel yapı oluşturmak, iyi bir veritabanı tasarımı oluşturmanın önemli adımlardan biridir. Access’teki ilişkisel veritabanınızla zamandan ve alandan tasarruf edebilir, hataları azaltabilir ve önemli verilerinizle ilgili işlemleri yakalayarak daha verimli çalışabilirsiniz.

Not:  Bu sayfanın çevirisi otomasyon aracılığıyla yapılmıştır ve bu nedenle hatalı veya yanlış dil bilgisi kullanımları içerebilir. Amacımız, bu içeriğin sizin için faydalı olabilmesini sağlamaktır. Bu bilgileri yararlı bulup bulmadığınızı bizimle paylaşır mısınız? Kolayca başvurabilmek için İngilizce makaleye buradan ulaşabilirsiniz.

Office yeteneklerinizi geliştirin
Eğitimleri keşfedin
Yeni özellikleri ilk olarak siz edinin
Office Insider Programına Katılın

Bu bilgi yararlı oldu mu?

Görüşleriniz için teşekkür ederiz!

Geri bildiriminiz için teşekkürler! Office destek temsilcilerimizden biriyle görüşmeniz yararlı olabilir.

×