Microsoft Project Online'da kaynak taleplerini tahmin etmek için verilerini kullanma

Bir kaynak yöneticisi olarak, doğru projeler için doğru kaynakları doğru zaman için kullanmak her zaman zor bir durumdur, özellikle de geleceği bir şekilde tahmin etmeniz gerektiğinden. İyi haber ise, benzer geçmiş projelerde yakalanan geçmiş kaynak kullanım verilerini analiz etmek üzere Project Online için Project Web App'i kullanabilmenizdir. Bu verilerle, gelecekteki projeler ve hatta kuruluşunuzun tamamı için kaynak gereksinimlerini daha güvenle tahmin edebilirsiniz. Daha sonra, kaynak etkileşiminin kim, nasıl ve ne zaman yapılacağını daha doğru bir şekilde tanımlamak için gelecek projelerde modeller oluşturabilirsiniz.

Bu konuda

• Geçmiş projelerde kullanılan kaynak türlerini görme
• Geçmiş projelerde bir kaynağın ne kadar kullanıldığını görme
• Geçmiş kaynak verilerinin daha fazla kaynağını bulma
• Genel kaynaklar oluşturarak yaklaşan projeler için kaynak tahminleri geliştirme
• Gelecekteki kaynak tahmini için aşamayı ayarlama

Geçmiş projelerde kullanılan kaynak türlerini görme

Kuruluşunuz en az bir veya iki tamamlanmış proje için Project Online için Project Web App kullanıyorsa, yaklaşan benzer projeler için kaynak gereksinimlerini tahmin etmeye yardımcı olmak için bu projelerde yakalanan geçmiş verileri kullanabilirsiniz. Örneğin, gelecek yıl için planlanan benzer bir dağıtım için kaynak bilgilerini toplamak için iki yıl önce uygulanan bir sistem dağıtım projesindeki bilgileri kullanabilirsiniz. Geçmiş proje ve kaynak verileriyle, kullanılan kaynak türlerini ve bunların beceri kümelerini analiz edebilirsiniz.

Ekip Oluştur sayfasında kaynakları gözden geçirme

Tamamlanmış benzer bir projede kullanılan kaynak türlerinin aranacak ilk yer, Ekip Oluşturma sayfasındadır. Burada seçili projeye atanan tüm kaynakların adlarını görebilirsiniz.

1. Hızlı Başlat'ta Projeler'i seçin.

2. Proje Merkezi'nde, gözden geçirmek istediğiniz tamamlanmış benzer projenin adını seçin.

3. Ekip Oluştur sayfasını açmak için Proje sekmesinin Gezinme grubunda Ekip Oluştur'u seçin.
   

4. Görünümün sağ tarafında listelenen kaynakları not edin. Bunlar, tahmininiz için bilgileri araştırdığınız seçili projenin ekip üyeleridir.

   İpucu

   Notlarınıza sayfanın ekran görüntüsünü yazdırmak veya eklemek daha kolay olabilir.

Kaynağı Düzenle sayfasında kaynağın ayrıntılarını gözden geçirme

Artık projede çalışan kaynakların adlarını öğrendiğinize göre kaynakları Kaynağı Düzenle sayfasında tek tek görebilir ve işlevsel beceri kümeleri, iş birimleri ve maliyetler hakkında bilgi toplayabilirsiniz.

1. Hızlı Başlat'ta Kaynaklar'ı seçin.
   Kaynak Merkezi sayfası açılır. Kaynak Merkezi, kuruluşunuzun kaynak havuzundaki Project Web App'te ayarlanmış tüm kaynakları listeler. Seçtiğiniz projenin ekip üyeleri bu listede yer alır.

2. Araştırmak istediğiniz ilk kaynağın adının yanındaki onay kutusunu seçin.

3. Kaynaklar sekmesinin Kaynaklar grubunda Düzenle'yi seçin.
   Kaynağı Düzenle sayfası açılır ve seçtiğiniz kaynakla ilgili ayrıntılar gösterilir.

4. Kaynak türü hakkında bilgi için RBS, Kaynak Departmanları ve Kod alanlarına bakın. Kod alanı bazen iş başlıkları veya iş kodları için kullanılır.
   

   İpucu

   RBS alanında bir kod varsa, tam kaynak döküm yapısını görmek için Değer Seç düğmesine (üç nokta düğmesi) basabilirsiniz. KÇY, genellikle bir projedeki işlevsel veya rol tabanlı bir bakış açısından kaynakları tanımlamak için kullanılan işlevlerin hiyerarşik bir ana hattıdır. Bu, bir şirketteki departman adı veya insan kaynakları iş unvanıyla karşıttır. Kuruluşunuz işlevsel beceri kümelerini ayrıntılandıracak bir RBS ayarladıysa ve Project Online'de ayarlandıysa, yaklaşan benzer projeler için işe alınacak kaynak türlerinin belirlenmesine yardımcı olmak için burası mükemmel bir yerdir.

5. Bu projeye bu tür bir kaynağın ne kadarının atandığı hakkında bilgi için Geçerli En Yüksek Birim (%) alanına bakın.

6. Kaynağın maliyetleri hakkında bilgi için Standart Fiyat, Fazla Mesai Fiyatı ve Maliyet/Kullanım alanlarına bakın. Sizin için yararlı olan tüm bilgileri not edin. Daha kolaysa sayfayı yeniden yazdırın veya yakalayın.
   

7. İşiniz bittiğinde İptal'i seçin.

8. Kaynak Merkezi'nde, araştırmak istediğiniz sonraki kaynağın adının yanındaki onay kutusunu seçin ve bu işlemi tekrarlayın.

Sayfanın Başı

Geçmiş projelerde bir kaynağın ne kadar kullanıldığını görme

Kaynakların görev atamaları üzerinde çalışırken harcadığı gerçek zamanı analiz ederek proje yaşam döngüsü boyunca ne zaman ve kaç kaynak kullanıldığı hakkında içgörü elde edin. Kaynak Atamaları görünümü, geleceğe dönük planlama için yararlı olan zamana dayalı bilgiler sağlar. Örneğin, bir kaynağın ekime eklendiği ve görevlerin sona erdiğinde ve bunların yoğun zamanlarının proje sırasında olduğu durumlarda. Tek tek görevlere zaman aralığı başına harcanan gerçek saatleri görmenin yanı sıra, aşamalar veya projenin tamamı için toplu toplamları görebilirsiniz.

Çalışılan fiili saatlerle ilgili bu bilgiler ideal olarak kaynaklar tarafından gönderilen zaman çizelgeleri aracılığıyla bildirilmiş olabilir, ancak proje yöneticileri de bunları girmiş olabilir.

1. Hızlı Başlat'ta Kaynaklar'ı seçin.
2. Gerçek zamanını araştırmak istediğiniz kaynakların adlarının yanındaki onay kutusunu seçin.
3. Kaynaklar sekmesinin Gezinme grubunda Kaynak Atamaları'nı seçin.
   Seçilen kaynakların her birinin proje atamaları için Gantt Grafiği görünümü görüntülenir.
4. Atamalar sekmesinin Görüntü grubunda Zaman Aşamalı Veriler'i seçin.
   Görünüm, projedeki her görev için planlanan, fiili ve fazla mesai saatlerini gösterecek şekilde değişir ve seçilen farklı kaynaklara göre gruplandırılır. Görünümün zaman aşamalı bölümü, zaman aralığı başına saat sayısını gösterir.
5. Zaman aralığı başına özet bilgilerini gözden geçirmek için, görünümün proje adının yanındaki zaman aşamalı bölümünde, toplanmış Fiili ve Fazla Mesai alanlarındaki değerlere bakın. Projenin tamamında kaynağın fiili ve fazla mesai saatlerinin toplamını almak için, görünümün zaman aşamalı bölümüne tıklayın ve ardından Bitiş tuşuna basarak Toplam alanına gidin.

Sayfanın Başı

Geçmiş kaynak verilerinin daha fazla kaynağını bulma

Önceki benzer bir projeden alınan kaynak raporlarını ve öğrenilen derslerin özetlerini gözden geçirebilirsiniz.

Raporları gözden geçirme

1. Tamamlanan projenin Kaynağa Genel Bakış raporunu görmek için Hızlı Başlat'ta Raporlar'ı seçin.
2. Görüntülenen PWA Raporları sayfasında dilinizi seçin. Üç örnek rapor listelenir.
   
3. Raporu Web için Excel'da açmak için Kaynağa Genel Bakış'ı seçin.
   Dosyalama sisteminize indirmek için, rapor adının sol tarafındaki kabarcığı tıklatın ve menü çubuğunda İndir'i seçin. Raporu kaydetmek istediğiniz konumu bulmak için dosya sisteminizde gezinin ve kaydet'i seçin.

Öğrenilen dersleri gözden geçirme

Tamamlanan proje bir ders öğrenme alıştırması gerçekleştirdiyse özet belgeyi bulun ve kaynak türleri, beceri kümeleri, maliyet ve kullanım hakkında hangi bilgilere sahip olduğunu görün. Proje için belge kitaplığında depolanmış olabilir.

1. Hızlı Başlat'ta Projeler'i seçin.
2. Proje Merkezi'nde, derslerinde öğrenilen belgeyi açmak istediğiniz projenin adını seçin.
   
3. Hızlı Başlat'ta Belgeler'i seçin. Projenin Belgeler sayfası açılır.
4. Öğrenilen dersler belgesini bulun ve dosya adının solundaki kabarcığı tıklatarak seçin. (Dosya adının kendisini seçerseniz, dosyayı açabilir.)
   
5. Menü çubuğunda İndir'i seçin.
6. Belgeyi kaydetmek istediğiniz konumu bulmak için dosya sisteminizde gezinin ve kaydet'i seçin.

Sayfanın Başı

Genel kaynaklar oluşturarak yaklaşan projeler için kaynak tahminleri geliştirme

Yararlı kaynak bilgileri için önceki benzer projeleri analiz ettiğinizde, gelecekteki projeler ve büyük olasılıkla kuruluşunuzdaki proje portföyü için tahminlerinizi geliştirebilirsiniz. Analizinizden, ideal olarak bir RBS yardımıyla kaynak türlerinin ve bunların beceri kümelerinin listesini oluşturun.

Ardından, Project Online için Project Web App'te, gelecekteki projelerde ihtiyacınız olabilecek her kaynak türü veya iş unvanı için yeni bir genel kaynak ekleyin. Genel kaynak, Project Web App kaynak havuzuna ekleyebileceğiniz ve iş unvanını, beceri kümesini, saatlik veya kullanım başına maliyeti ve kullanılabilirlik düzeylerini temsil eden bir kaynaktır.

Genel kaynak ekleme

Bir takıma genel bir kaynak ekler ve gerçek bir kaynağı yaptığınız gibi görevlere atarsınız. Aradaki fark, kaynağın "genel" olarak işaretlenmiş olması ve "Darlene Sanchez" gibi bir ad yerine kaynak adının "Ağ Mühendisi" gibi olmasıdır.

1. Hızlı Başlat'ta Kaynaklar'ı seçin.
2. Kaynaklar sekmesinin Kaynaklar grubunda Yeni'yi seçin.
3. Yeni Kaynaklar sayfasındaki Tür bölümünde Genel onay kutusunu seçin.
4. Görünen Ad kutusuna kaynağın genel işlevsel adını yazın. Örneğin, bir kişinin adı yerine Designer, Yazar veya Geliştirici gibi bir başlık veya işlev yazın.
5. Kaynak gereksinimlerini modellemek için yararlı olabilecek diğer tüm alanları ve ilişkili zamanlamalarını ve maliyetlerini tamamlayın. Örneğin, Temel Calendar, Standart Fiyat, Fazla Mesai Oranı,Geçerli Maksimum Birim (%) veya Maliyet/Kullanım alanları için sahip olabileceğiniz tüm bilgileri girin.
6. Kaydet’i seçin.
   Yeni genel kaynak Kaynak Merkezi'ne eklenir ve artık proje ekiplerine eklenebilir.

Genel kaynakları kullanarak yaklaşan bir projeyi modelleme

Gelecek projelerde, genel kaynak kümesini kullanarak ekibi oluşturmak için proje yöneticisiyle birlikte çalışabilirsiniz. Bu şekilde, yaklaşan bir projeyi modellerken, henüz mevcut olmayan bir projeye gerçek kaynakları yapay olarak işlemeden kaynak gereksinimlerini ve maliyetlerini tahmin edebilirsiniz.

1. Hızlı Başlat'ta Projeler'i seçin.
2. Proje Merkezi'nde, modellediğiniz projenin adını seçin.
3. Proje sekmesinin Gezinme grubunda Ekip Oluştur'u seçin.
4. Sayfanın sol tarafındaki tabloda, Project Online kaynak havuzunuzun listelendiği tabloda, genel kaynağın yanındaki onay kutusunu seçin.
   
5. İki tablo arasında Ekle'yi seçin.
6. Ekip sekmesinin Ekip grubunda Kaydet & Kapat'ı seçin.
   Genel kaynak artık geçerli projenin ekibine eklenir. Artık siz veya proje yöneticisi bu genel kaynağa görev atayabilirsiniz.

Genel kaynakları gerçek kaynaklarla değiştirme

Proje, yöneten paydaşlardan ileriye dönük bir adım attığında, ölçütleri karşılayan gerçek kaynakları işe alabilir ve genel kaynak yer tutucularını değiştirebilirsiniz.

1. Hızlı Başlat'ta Kaynaklar'ı seçin.
2. Değiştirmek istediğiniz genel kaynağın adının yanındaki onay kutusunu seçin.
3. Kaynaklar sekmesinin Kaynaklar grubunda Düzenle'yi seçin.
4. Kaynakları Düzenle sayfasının Tür bölümünde Genel onay kutusunu temizleyin.
5. Görünen Ad kutusunda kaynağın genel işlev adını kişinin adıyla değiştirin.
6. Bilgi sahibi olduğunuz diğer tüm alanları doldurun. Zamanlama, kullanım ve maliyetle ilgili özel olarak RBS, Temel Calendar, En Erken Kullanılabilir, En Son Kullanılabilir, Standart Fiyat, Fazla Mesai Fiyatı, Geçerli Maksimum Birim (%)veya Maliyet/Kullanım alanları ilgi çekicidir.
7. Kaydet’i seçin.
   Tüm projeler boyunca, genel kaynak hem Ekip Oluştur sayfasında hem de proje görev atamalarında yeni, gerçek kaynağın adı ve bilgileriyle değiştirilir.

Sayfanın Başı

Gelecekteki kaynak tahmini için aşamayı ayarlama

Geçmiş verileri araştırmanız sırasında, kaynakla ilgili belirli veri kategorilerinin geçmiş projelerde kaydedilmediğini fark etmek sizi küçümsediyse, bu hakkı ayarlamaya başlayabilirsiniz. Geçerli ve gelecekteki projelerde aşağıdakileri sağlamak için yapabileceğiniz her şeyi yapın:

• Her kaynağın Kaynakları Düzenle sayfasına iş başlıkları, maliyetler, iş kodları ve departmanlar girilir.
• Tüm beceri kümeleri için bir RBS oluşturulur ve düzenli aralıklarla güncelleştirilir ve Project Web App kaynak havuzu olan Kaynak Merkezi'ndeki tüm kaynaklarla ilişkilendirilir.
• Ekip üyeleri, proje zamanlamasını periyodik zaman çizelgelerinden gerçek saatleriyle güncelleştirir.
• Her proje ekibi, öğrenilen bir dersten geçer ve özet belgeyi projenin Project Web App belge kitaplığına yükler.

Şirketinizin proje yönetimi kuruluşu veya portföy yöneticisi varsa, bu uygulamalar tüm projeler için bir standart olarak oluşturulabilir. ayrıca, Project Online yöneticinizden tanımladığınız kaynak alanlarını isteğe bağlı yapmak yerine gerekli hale getirmesini isteyebilirsiniz.

Ayrıca Bkz:

Kaynaklar için maksimum birim sayısı Nasıl yaparım??

Project Web App'e kaynak ekleme

Project Online'de örnek raporlar

Proje verileriyle hangi raporlama araçlarını kullanabilirim?