Liste veya kitaplıkta dış veri sütunu oluşturma ve güncelleştirme

Yerel liste veya kitaplığa dış veri sütunu olarak adlandırılan özel türde bir sütun ekleyebilirsiniz. Bu sütun, bir dış veri kaynağından gelen bir veri sütununu yerel liste veya kitaplıktaki diğer sütunlarla birleştirmenize olanak tanır. Yerel liste veya kitaplığa dış veri sütunu eklendiğinden, sürüm oluşturma, onaylar, kullanıma alma ve iade etme ve dosya ekleri dahil olmak üzere tüm ilgili liste veya kitaplık özellikleri çalışır.

Daha fazla bilgi için bkz. Dış verilerle ilgili içerik bulma.

Ne yapmak istiyorsunuz?

• Başlamadan önce
• Dış veri sütunlarını kullanma örneklerini anlama
• Liste veya kitaplıkta dış veri sütunu oluşturma
• Dış veri sütununu güncelleştirme
• Dış veri sütununu yenileme

Başlamadan önce

Dış verilerle çalışmak, verilere güvenli erişimi etkinleştirmek üzere bazı önkoşul görevlerin gerçekleştirilmesini gerektirir. Aşağıdaki bilgiler, sonraki adımınız planlamanıza yardımcı olabilir. Ayrıca, dış verilerle çalışmada sorun yaşıyorsanız, bu bilgiler sorunu tanımlamanıza yardımcı olabilir. Dış verilere erişmek için sizin veya bir yöneticinin aşağıdakileri yapmanız gerekir:

Dış veri kaynağını hazırlama Verilere doğru kişilerin erişebilmesini ve verilerin yanlış ellere geçmemesini sağlamak için, yöneticinin bir hesap oluşturması ve veri kaynağına izinler sağlaması gerekebilir. Bir dış veritabanında, yönetici sonuçları yalnızca gerekenlerle sınırlı tutmak ve performansı artırmaya yardımcı olmak için belirli tablolar, görünümler, sorgular vb. oluşturmak isteyebilir.

SharePoint hizmet ve hesaplarını yapılandırma İş Verileri Bağlantı Hizmetleri ve Güvenli Depolama Hizmeti'nin bir yönetici tarafından etkinleştirilmesi gerekir.

Güvenli Depolama Hizmeti'ni yapılandırma Bir yöneticinin şunları yapması gerekir: dış veri kaynağı için en iyi erişim modunu belirleme, hedef uygulama oluşturma ve hedef uygulama için kimlik bilgilerini ayarlama.

İş Verileri Bağlantı Hizmetleri'ni yapılandırma Yönetici, dış içerik türünü oluşturan kullanıcının İş Verileri Bağlantı meta veri deposuna izinleri olmasını ve ilgili kullanıcıların dış listenin dayalı olduğu dış içerik türüne erişimi olmasını sağlamalıdır.

Dış içerik türü oluşturma Bir kullanıcının dış veri kaynağından veri almada kullanılan bağlantılar, erişimler, işlem yöntemleri, sütunlar, filtreler ve diğer meta veriler hakkında bilgi içeren bir dış içerik türü tanımlaması gerekir.

Sayfanın Başı

Dış veri sütunlarını kullanma örneklerini anlama

Aşağıdaki bölümlerde, bir liste veya kitaplığa dış veri sütunu eklemenin bazı pratik kullanımları açıklanmaktadır.

Müşteri sözleşmeleri ve iletişim bilgileri Müşteri sözleşmelerini içeren bir belge kitaplığınız var. Öte yandan, tüm müşteri bilgileriniz SharePoint ürünleri dışında bir veri kaynağına sahip olan bir İş Kolu uygulamasında (SAP veya Microsoft CRMMicrosoft CRM gibi) tutulur. Müşterinin sözleşmelerini belge kitaplığında izlemek, ancak ilgili müşteri bilgilerinin güncel olduğundan ve gereksiz yere tekrarlanmadığından emin olmak istiyorsunuz. Bunu yapmak için, kitaplığa bir veya daha fazla dış veri sütunu ekleyip uygun müşteri adını ve telefon numarasını kitaplıkta depolanan her sözleşmeyle ilişkilendirebilirsiniz. Dış veri sütunu doğru bilgilerin girilmesini veya güncelleştirilmesini kolaylaştırır ve dış veri kaynağından müşteri bilgilerini otomatik olarak alır. Bu senaryoda, Belge Bilgileri Bölmesi'ndeki değerleri veya WordWord içerik denetimlerini kullanarak düzenleyebilmeniz için dış veri sütunlarının değerlerini bir WordWord belgesine yükselten yapılandırılmış bir WordWord belgesi de oluşturabilirsiniz.

Resimlerle temel ürün verileri Kuruluşunuzun sattığı ürünlerin fotoğraflarını içeren bir resim kitaplığı oluşturdunuz. Kitaplığa, dış veritabanından ürün adı, ürün kodu ve geçerli fiyatına erişen bir dış veri sütunu eklediniz. Bununla birlikte, dış içerik türü oluşturulduğunda dış verilerin salt okunur olduğundan emin olursunuz. Şirket kurallarınız ve süreçleriniz, ürün bilgilerinde herhangi bir değişikliğin veritabanı sistemi aracılığıyla yapılmasını gerektirir. Ama şimdi kuruluşunuzdaki daha fazla kişi ortak ürün bilgilerinin tümünü tek bir kitaplık görünümünde kolayca görebilir.

Sayfanın Başı

Liste veya kitaplıkta dış veri sütunu oluşturma

1. SharePoint sitesine gidin ve sonra listeye veya kitaplığa gidin.

   Not

   Dış listeye dış veri sütunu ekleyemezsiniz.

2. Liste veya kitaplık>listesi ayarlarını ya da kitaplık ayarlarını tıklatın.

3. Sütunlar bölümünde, Sütun Oluştur'u tıklatın.

4. Sütunun adını girin (örneğin, Müşteri) ve Sütun Türleri'nin altında Dış Veriler'e tıklayın.

5. Dış İçerik Türü altında, Dış İçerik Türü Seçici'yi tıklatın ve sonra dış içerik türleri listesinden uygun öğeyi, örneğin MüşteriCRM'yi seçin.

6. Aşağıdakilerden birini veya birkaçını yaparak dış içerik türü için tanımlanan eylemleri nasıl işlemek istediğinize karar verin:

   • Bir veya daha fazla eylemin bulunduğu menüyü görüntülemek için Eylemler menüsünü görüntüle'yi tıklatın.
   • Dış veri sütununun seçildiğinde varsayılan eylemi gerçekleştirmesini sağlamak için, Bu sütunu dış içerik türünün Varsayılan Eylemine bağla seçeneğini tıklatın.

7. Bu ek alanlardan her birini gösterecek bir sütun ekle altında, Tüm alanları seç'i tıklatın veya MüşteriAdı ve TelefonNumarası gibi belirli bir alan adını ya da daha fazlasını seçin.

Sayfanın Başı

Dış veri sütununu güncelleştirme

1. SharePoint sitesine gidin ve sonra listeye veya kitaplığa gidin.
2. Listede ya da belge kitaplığının özelliklerinde öğe ekleyin veya düzenleyin.
3. Dış veri sütunu metin kutusunda, örneğin müşteri adı, Dış Veri Öğesi Seçici'yi tıklatın.
   Dış içerik türünün yazarının, doğru değeri hızla bulabilmeniz için uygun bir kimlik alanı seçip bir veya birden çok filtre oluşturarak Dış Veri Öğesi Seçici'nin nasıl çalıştığını tanımlaması gerekir. Bahsedilen durum geçerli değilse, yardım için dış içerik türünün yazarıyla veya yöneticinizle görüşün.
4. İletişim kutusunda, uygun girişi, örneğin Özlem Tekin'i seçin ve Tamam'a tıklayın.

Veriler dış listede ve dış veri kaynağında güncelleştirilir.

Sayfanın Başı

Dış veri sütununu yenileme

Performans nedenleriyle, dış veri sütunundaki veriler sunucu veya hizmette önbelleğe alınır ve dış veri sisteminden en son değerler görüntülenmeyebilir. Görüntülenen dış verilerin güncel olduğundan emin olmak için, dış veri sütununu yenileyebilirsiniz. Ancak yenileme işlemi yaparken dikkatli olun çünkü dış verilerin nasıl ayarlandığına bağlı olarak bu işlem uzun sürebilir.

1. SharePoint sitesine gidin ve sonra listeye veya kitaplığa gidin.
2. Dış veri sütununun sütun başlığında Yenile'yi tıklatın.
3. Yenile sayfasında, sadece geçerli klasörü mü, yoksa geçerli klasörü ve tüm alt klasörlerini mi yenilemek istediğinize karar verin.
4. Tamam'a tıklayın.

Sayfanın Başı