Access 'e dahil edilen her şablon, önceden tanımlanmış tablolar, formlar, raporlar, sorgular, makrolar ve ilişkiler içeren eksiksiz bir izleme uygulamasıdır. Bu şablonlar, bir şablonu temel alan yeni bir veritabanı oluşturabilmeniz ve hızla çalışmaya başlamanız için hemen kullanışlı olacak şekilde tasarlanmıştır. Ancak, yeni veritabanınızı değiştirmek istediğiniz zamanlar olabilir; örneğin, bir alan eklemek veya yeniden adlandırmak ya da raporu değiştirmek.
Bu makalede, şablondan oluşturulmuş bir veritabanına uygulamak isteyebileceğiniz en yaygın değişikliklerin nasıl gerçekleştirildiği açıklanmaktadır. Belirli alanlar hakkında daha ayrıntılı bilgi için makalelerin bağlantılarına bakın.
Ne yapmak istiyorsunuz?
Tabloların ve alanların temellerini öğrenin
Veritabanı oluşturduğunuzda, verilerinizi tablolarda (konu tabanlı satır ve sütun listeleri) depolarsınız. İzlemek istediğiniz bilgi öğelerini alanlarda (sütunlar olarak da adlandırılır) depolarsınız. Örneğin, Kişiler tablosunda Soyadı, Ad, Telefon Numarası ve Adres için alanlar oluşturabilirsiniz. Ürünler tablosu için Ürün Adı, Ürün Kimliği ve Fiyat alanları oluşturabilirsiniz.
Alanları dikkatle seçmeniz önemlidir. Örneğin, hesaplanan değeri depolamak için alan oluşturmak genellikle kötü bir fikirdir. Çoğu durumda, gerektiğinde Access değeri hesaplamanız gerekebilir. Alanları seçtiğinizde, bilgileri en küçük yararlı bölümlerinde depolamayı deneyin. Örneğin, tek bir alanda tam ad yerine ad ve soyadlarını ayrı ayrı depolamayı göz önünde bulundurun. Genel olarak, bir bilgi öğesini raporlamanız, sıralamanız, aramanız veya hesaplama yapmanız gerekiyorsa, bunu tek başına bir alana yerleştirin.
Veritabanı tasarlama ve alanları seçme hakkında daha fazla bilgi için, Veritabanı tasarımında temel bilgiler makalesine bakın.
Bir alanın belirli tanımlayıcı özellikleri vardır. Örneğin, her alanın bir tablo içindeki alanı benzersiz olarak tanımlayan bir adı vardır. Bir alan, depolanacak bilgilerle eşleşmesi için seçilen bir veri türüne de sahiptir. Veri türü, depolanabilecek değerleri ve bu değerler üzerinde gerçekleştirilebilecek işlemleri ve her değer için ne kadar depolama alanı ayırabileceğinizi belirler. Her alanın, alanın görünümünü veya davranış özelliklerini tanımlayan özellikler adlı ilişkili bir ayar grubu da vardır. Örneğin, Format özelliği bir alanın görüntü düzenini tanımlar; yani görüntülendiğinde nasıl görünmesi gerektiğini tanımlar.
Tabloya yeni alan ekleme veya tabloda yeni alan oluşturma
Veri Sayfası görünümünde tabloya kolayca alan ekleyebilirsiniz. Ancak, Tasarım görünümünde tabloya alan da ekleyebilirsiniz. Veri Sayfası görünümünde, Sütun eklemek için tıklayın başlığının altındaki hücreye bazı veriler yazarak alanı eklersiniz. Tabloya Tasarım görünümünde alan da ekleyebilirsiniz.
Veri Sayfası görünümünde tabloya alan ekleme hakkında daha fazla bilgi edinmek için Veri sayfasında sütun ekleme veya silme makalesine bakın.
Tasarım görünümünde tabloya alan ekleme hakkında daha fazla bilgi edinmek için Tablo oluşturma ve alan ekleme makalesine bakın.
Not: Tabloya yeni bir alan eklediğinizde, alan otomatik olarak mevcut formlarınıza ve raporlarınıza eklenmez. Alanın bu formlarda ve raporlarda görünmesi için bu formlara ve raporlara el ile eklemeniz gerekir.
Tablodan alan silme
Mümkünse, sağlanan şablonlardan birinden oluşturulan bir veritabanından bir alanı silmekten kaçınmanız gerekir; bu alan büyük olasılıkla formlar ve raporlar gibi diğer veritabanı nesnelerinde kullanılır. Bu nedenle, alanı kullanan diğer veritabanı nesnelerini kullanmayı denediğinizde alanın silinmesi sonuçlarına neden olur; veritabanı nesneleri beklendiği gibi çalışmaz. Bu diğer nesnelerin düzgün çalışması için alan başvurularını onu kullanan tüm nesnelerden kaldırmanız gerekir.
Şablondan oluşturulan bir veritabanından bir alanı silmeniz gerektiğine karar verdiğinizde, bunu Veri Sayfası görünümünde veya Tasarım görünümünde yapabilirsiniz. Diğer veritabanı nesneleri silinen alana başvuruda bulunursa, başvuruyu kaldırmak için bu diğer nesneleri değiştirmeniz gerektiğini unutmayın. Örneğin, bir rapor silinmiş alana bağlı bir denetim içeriyorsa ve raporu çalıştırırsanız, Access alanın verilerini bulamadığından bir hata iletisi görüntülenir.
Bir alanı sildiğinizde, bu alanda depolanan tüm bilgileri kalıcı olarak silersiniz. Bu nedenle, alanları silerken dikkatli olmanız ve alanı silmeden önce veritabanınızın yedek bir kopyasını oluşturmanız gerekir.
Bir alanı silebilmeniz için önce herhangi bir tablo ilişkisine katılmadığından emin olmanız gerekir. İlişkilerin bulunduğu bir alanı silmeye çalışırsanız, Access önce ilişkileri silmeniz gerektiği konusunda sizi uyarır.
Tablo ilişkisini silme hakkında adım adım yönergeler için İlişki oluşturma, düzenleme veya silme makalesine bakın.
Tablolardan alan silme hakkında adım adım yönergeler için Alan silme makalesine bakın.
Alanı veya tabloyu yeniden adlandırma
Mümkünse, sağlanan şablonlardan birinden oluşturulan veritabanındaki bir alanı veya tabloyu yeniden adlandırmaktan kaçınmanız gerekir; alan veya tablo büyük olasılıkla formlar ve raporlar gibi diğer veritabanı nesnelerinde kullanılır. Bu nedenle, alanı veya tabloyu yeniden adlandırmak, alanı veya tabloyu kullanan diğer veritabanı nesnelerini kullanmayı denediğinizde sonuçlara neden olabilir. Eski ada başvurmaya devam ederlerse diğer nesneler beklendiği gibi çalışmayabilir. Diğer nesnelerin düzgün çalışması için eski adın yeni ada değiştirilmesi gerekir. Erişim Seçenekleri iletişim kutusunun Geçerli Veritabanı kategorisinde Otomatik Ad Düzeltmeyi Gerçekleştir onay kutusu seçiliyse, bu işin çoğu sizin için otomatik olarak yapılır.
Veri Sayfası görünümünde sütun başlığında görünen metni değiştirmek isteyebilirsiniz. Alanı yeniden adlandırmak zorunda kalmadan bunu yapabilirsiniz. Yalnızca sütun başlığındaki metni değiştirmek istiyorsanız ve alanı yeniden adlandırmak istemiyorsanız, Sütun başlığında görünen metni değiştirme bölümüne bakın.
Gerektiğinde, Gezinti Bölmesi'nde bir tabloyu yeniden adlandırabilir veya Veri Sayfası görünümünde veya Tasarım görünümünde bir alanı yeniden adlandırabilirsiniz. Bunu yapmadan önce, henüz açık değilse Ad Otomatik Düzelt seçeneğini açmayı düşünmelisiniz.
Otomatik Ad Düzelt seçeneğini açma
Alan, tablo, form veya rapor gibi bir veritabanı nesnesini yeniden adlandırdığınızda, genellikle ad değişikliğinin veritabanına yayılmasını istersiniz. Aksi takdirde, eski ada başvuran nesneler beklendiği gibi çalışmaz. Access, ad değişikliklerini yaymada yardımcı olan Ad Otomatik Düzeltme özelliğini sağlar. Varsayılan olarak, Access içindeki tüm yeni veritabanları için Otomatik Ad Düzeltme açılır. Ancak, kapalıysa, açmak için aşağıdakileri yapabilirsiniz.
Otomatik Ad Düzelt seçeneğini açma
-
Dosya > Seçenekler'e tıklayın.
-
Erişim Seçenekleri iletişim kutusundaki sol bölmede Geçerli Veritabanı'na tıklayın.
-
Ad Otomatik Düzeltme Seçenekleri'nin altında, Otomatik Ad Düzeltme bilgilerini izle onay kutusunu seçin ve ardından Otomatik Ad Düzeltmeyi Gerçekleştir onay kutusunu seçin.
-
Otomatik Ad Düzeltme tarafından gerçekleştirilen her değişikliği günlüğe kaydeden bir tablo tutmak istiyorsanız, Otomatik Ad Düzeltme değişikliklerini günlüğe kaydet onay kutusunu seçin.
-
Tamam'a tıklayın.
-
Değişikliklerinizi kaydetmek için Hızlı Erişim Araç Çubuğu'ndaKaydet'e tıklayın.
Not: Otomatik Ad Düzeltme özelliği, Otomatik Düzelt özelliğiyle aynı değildir. Ad Otomatik Düzelt özelliği nesneler arasındaki başvuruları düzeltmektedir. Otomatik Düzelt özelliği, sık sık yanlış yazılan sözcükleri veya tümcecikleri düzeltiyor.
Veri Sayfası görünümünde alanı yeniden adlandırma
-
Gezinti Bölmesi'nde, alanı yeniden adlandırmak istediğiniz tabloyu çift tıklatın.
Tablo Veri Sayfası görünümünde açılır.
-
Yeniden adlandırmak istediğiniz alanın sütun başlığına sağ tıklayın ve kısayol menüsünde Alanı Yeniden Adlandır'a tıklayın.
-
Alanın yeni adını yazın ve ENTER tuşuna basın.
Tasarım görünümünde bir alanı yeniden adlandırma
-
Gezinti Bölmesi'nde, alanı yeniden adlandırmak istediğiniz tabloyu sağ tıklatın ve kısayol menüsünde Tasarım Görünümü'nü tıklatın.
Tablo Tasarım görünümünde açılır.
-
Yeniden adlandırmak istediğiniz alanın Alan Adı sütunundaki hücreye tıklayın.
İpucu: Alan adının tamamını seçmek için, işaretçi bir oka değişene kadar addaki ilk karakterin hemen soluna gelin ve ardından tıklayın.
-
Alanı yeniden adlandırmak için metni düzenleyin.
-
Değişikliklerinizi kaydetmek için Hızlı Erişim Araç Çubuğu'ndaKaydet'e tıklayın.
Tabloyu yeniden adlandırma
Tabloyu ve diğer veritabanı nesnelerinin çoğunu doğrudan Gezinti Bölmesi'nden yeniden adlandırabilirsiniz.
-
Gezinti Bölmesi'nde, yeniden adlandırmak istediğiniz tabloya sağ tıklayın ve ardından kısayol menüsünde Yeniden Adlandır'a tıklayın.
Not: Tabloyu yeniden adlandırabilmeniz için önce tabloya başvuran tüm açık nesneleri kapatmanız gerekir.
-
Yeni adı yazın ve ENTER tuşuna basın.
-
Değişikliklerinizi kaydetmek için Hızlı Erişim Araç Çubuğu'ndaKaydet'e tıklayın.
Sütun başlığında görünen metni değiştirme
başlık, alanın Caption özelliğini ayarlayarak alana atayabileceğiniz bir başlık veya başlıktır. başlık alan adından bağımsızdır; her alanın bir alan adı vardır ve başlık de olabilir. Örneğin, alan adınızın eklenmiş alanları olmayan tek bir sözcük olmasını isteyebilirsiniz. Ardından Caption özelliğini kullanarak boşluk içeren daha açıklayıcı bir ad oluşturabilirsiniz. Access, başlık Veri Sayfası görünümünde alan adının yerine ve sorgular, formlar ve raporlardaki etiketlerde ve başlıklarda görüntüler.
Caption özelliği için metin sağlamazsanız, alan adı varsayılan olarak kullanılır.
Veri Sayfası görünümündeki bir sütunun başlığında görünen adı değiştirmek istiyorsanız, alanın Caption özelliğini ayarlayarak alan adını değiştirmeden bunu yapabilirsiniz. Alanın Caption özelliğini değiştirmek için aşağıdakileri yapın:
-
Gezinti Bölmesi'nde, başlık değiştirmek istediğiniz tabloyu sağ tıklatın ve kısayol menüsünde Tasarım Görünümü'nü tıklatın.
Tablo Tasarım görünümünde açılır.
-
Başlık özelliğini ayarlamak istediğiniz alanın Alan Adı sütunundaki hücreye tıklayın.
-
Alt bölümde, Alan Özellikleri'nin altında, Genel sekmesinde Resim Yazısı'na tıklayın.
-
Alan için yeni bir başlık yazın.
-
Değişikliklerinizi kaydetmek için Hızlı Erişim Araç Çubuğu'ndaKaydet'e tıklayın.
Tabloyu Veri Sayfası görünümünde bir sonraki açışınızda, sütun başlığında alan adı yerine başlık görüntülenir.
Form veya rapora alan ekleme
Bir şablonu temel alan bir veritabanı oluşturduğunuzda, veritabanınız hemen birlikte çalışabileceğiniz yerleşik, önceden tasarlanmış bir dizi form ve rapor içerir. Ancak, bir form veya rapora ek alan eklemek istediğinizi fark edebilirsiniz. Forma veya rapora alan eklediğinizde, denetim olarak adlandırılan bir alan oluşturursunuz.
Denetimler, veri görüntüleyen, eylem gerçekleştiren, etiketler ve resimler gibi kullanıcı arabirimini geliştiren bilgileri görüntülemenizi ve bu bilgilerle çalışmanızı sağlayan nesnelerdir. Denetimler bağlanabilir, ilişkisiz ve hesaplanabilir.
Formlarda ve raporlarda kullanabileceğiniz denetim türlerinin tam listesi için Denetimlere giriş makalesine bakın.
Düzen görünümünde forma veya rapora alan ekleme
Form veya rapor oluşturduktan sonra, Düzen görünümünde çalışarak tasarımında ince ayarlamalar yapabilirsiniz. Gerçek canlı verileri kılavuzunuz olarak kullanarak, alan genişliklerini ayarlayabilir ve alanları yeniden düzenleyebilirsiniz. Forma veya rapora yeni alanlar yerleştirebilir, form veya raporun özelliklerini ve bunların denetimlerini ayarlayabilirsiniz.
Düzen görünümüne geçmek için Gezinti Bölmesi'nde forma veya rapora sağ tıklayın ve kısayol menüsünde Düzen Görünümü'ne tıklayın. Alternatif olarak, Erişim durum çubuğunda Düzen Görünümü düğmesine tıklayabilir veya form veya raporun belge sekmesine sağ tıklayıp kısayol menüsünde Düzen Görünümü'ne tıklayabilirsiniz.
Özellik sayfasını açma
-
Tasarım sekmesinin Araçlar grubunda Özellik Sayfası'na tıklayın.
Klavye kısayolu F4 tuşuna basın.
Temel tablodaki veya sorgudaki alanları tasarımınıza eklemek için Alan Listesi bölmesini kullanabilirsiniz. Alan Listesi bölmesini görüntülemek için Biçim sekmesininDenetimler grubunda Varolan Alanları Ekle'ye tıklayın. Ardından alanları doğrudan Alan Listesi bölmesinden tasarımınıza sürükleyebilirsiniz.
Alan Listesi bölmesini görüntüleme
-
Tasarım sekmesindeki Araçlar grubunda Add Existing Fields seçeneğini tıklatın.
Alan Listesi bölmesinden alan ekleme
-
Tek bir alan eklemek için, alanı Alan Listesi bölmesinden formda veya raporda görüntülenmesini istediğiniz bölüme sürükleyin.
-
Bir kerede birkaç alan eklemek için, CTRL tuşunu basılı tutun ve istediğiniz alanlara tıklayın. Seçili alanları form veya rapora sürükleyin.
Alanları bir bölüme bıraktığınızda, Access her alan için ilişkili bir metin kutusu denetimi oluşturur ve otomatik olarak her alanın yanına bir etiket denetimi yerleştirir.
Formlar ve raporlar hakkında daha fazla bilgi için Forma veya rapora alan ekleme, Access'te form oluşturma ve Basit rapor oluşturma makalelerine bakın.
Belgeleri, dosyaları veya görüntüleri depolayan bir alan ekleme
Bir veya daha fazla belgeyi, dosyayı veya görüntüyü depolamak üzere Ek veri türüne sahip bir alan eklemek için Access kullanabilirsiniz. Birkaç dosyayı tek bir alanda depolamak için bir ek alanı kullanabilirsiniz. Bu alanda birden fazla dosya türü bile depolayabilirsiniz. Örneğin, bir iş adayı veritabanında, her kişinin kaydına fotoğrafa ek olarak bir veya daha fazla özgeçmiş ekleyebilirsiniz.
Tabloya ek alanı ekleme
-
Gezinti Bölmesi'nde, alanı eklemek istediğiniz tabloyu sağ tıklatın ve kısayol menüsünde Tasarım Görünümü'nü tıklatın.
Tablo Tasarım görünümünde açılır.
-
Alan Adı sütununda, ilk boş satıra tıklayın ve yeni alan için bir ad yazın.
-
Veri Türü sütununda bitişik hücreye tıklayın ve listeden Ek'i seçin.
-
Değişikliklerinizi kaydetmek için Hızlı Erişim Araç Çubuğu'ndaKaydet'e tıklayın.
Access, tabloyu kaydettikten sonra değişikliklerinizi geri alamayacağınızı belirten bir ileti görüntüleyebilir. Bu, alanı başka bir veri türüne dönüştüremeyeceğiniz, ancak hata yaptığınıza inanıyorsanız alanı silebileceğiniz anlamına gelir.
-
Değişikliği onaylamak için Evet'e tıklayın.
Tabloya Ek alanını ekledikten sonra, bir kayda belge, dosya veya görüntü eklemek için Ekler iletişim kutusunu kullanabilirsiniz.
Alana ek ekleme
-
Gezinti Bölmesi'nde, eki eklemek istediğiniz tabloyu çift tıklatın.
Tablo Veri Sayfası görünümünde açılır.
-
Tabloda, ek alanına çift tıklayın.
Ekler iletişim kutusu görünür.
-
Ekle’ye tıklayın.
Dosya Seç iletişim kutusu açılır.
-
Kayda eklemek istediğiniz dosyaya veya dosyalara göz atmak için Konum listesini kullanın, dosyayı veya dosyaları seçin ve aç'a tıklayın.
Desteklenen herhangi bir veri türünde birden çok dosya seçebileceğinizi unutmayın.
-
Ekler iletişim kutusunda, tablonuza dosya eklemek için Tamam'ı tıklatın.
Access, dosyaları alana ekler ve ekleri buna göre gösteren sayıyı artırır.
-
Tablodaki geçerli alana veya tablodaki diğer alanlara dosya eklemek için gerektiği kadar bu adımları yineleyin.
Ek alanları hakkında daha fazla bilgi için Veritabanınızdaki kayıtlara dosya ve grafik ekleme makalesine bakın.
Alanın görüntülenme şeklini değiştirme
Bir alanın görüntülendiğinde nasıl görüneceğini özelleştirebilirsiniz. Örneğin, formlar ve raporlar gibi veritabanınızın tamamında veya Veri Sayfası görünümünde bir tablo açıldığında kullanılacak görüntü biçimlerini ayarlayabilirsiniz. Görüntüleme biçimini ayarlamak için alanın Format özelliğini ayarlarsınız. Daha sonra alanın Format özelliği, oluşturduğunuz yeni formlar ve raporlar tarafından otomatik olarak devralınır.
Veri Sayfası görünümünde görüntüleme biçimini ayarlama
-
Gezinti Bölmesi'nde, biçimini ayarlamak istediğiniz alanı içeren tabloyu çift tıklatın.
Tablo Veri Sayfası görünümünde açılır. -
Görüntüleme biçimini ayarlamak istediğiniz alana tıklayın.
-
Alanlar sekmesinin Biçimlendirme grubunda, Biçim'in yanındaki açılan listede oka tıklayın ve ardından bir biçim seçin.
Alan yeni görüntü biçimiyle görüntülenir.
Tasarım görünümünde görüntü biçimini ayarlama
-
Gezinti Bölmesi'nde, görüntüleme biçimini değiştirmek istediğiniz alanı içeren tabloyu sağ tıklatın ve kısayol menüsünde Tasarım Görünümü'nü tıklatın.
Tablo Tasarım görünümünde açılır.
-
Görüntüleme biçimini ayarlamak istediğiniz alana tıklayın.
-
Alan Özellikleri'nin altında, Genel sekmesinde Biçim kutusuna tıklayın.
-
Açılan listeye tıklayın ve bir görüntüleme biçimi seçin.
-
Değişikliklerinizi kaydetmek için Hızlı Erişim Araç Çubuğu'ndaKaydet'e tıklayın.
