Microsoft 365'te dosya depolama ve paylaşımı ayarlama

  • Makale

Küçük işletme yardımı ve öğrenme sayfasında tüm küçük işletme içeriklerimize göz atın.

İşletmeniz için dosya depolama ve paylaşım ayarlamanın en iyi yollarından biri, OneDrive ve ekip sitesini birlikte kullanmaktır. Küçük bir işletmeniz ve az sayıda çalışanınız varsa, bu seçenek sizin için idealdir.

Izleyin: Microsoft 365'te dosyaların depolandığı yer

Bu videoyu faydalı bulduysanız, küçük işletmelere ve Microsoft 365’i ilk kez kullananlara yönelik eğitim serisinin tamamına göz atın.

Microsoft 365 belge depolama ve yönetimi

  • OneDrive, dosyaların zaman zaman paylaşılmasıyla birlikte bireysel kullanım için tasarlanmıştır.

  • Ekip sitesi, dosyaları düzenli olarak paylaşmak ve dosyalar üzerinde işbirliği yapmak için tasarlanmıştır. Ekip sitesi, birden çok kişinin sahip olduğu ve üzerinde işbirliği yapabilen paylaşılan sahipliği olan dosyaları depolamak için idealdir. Ekip sitesi eklemek için bir Microsoft Ekibi oluşturun. Daha fazla bilgi için bkz. Microsoft Teams'de ekip oluşturma.

Hem OneDrive hem de ekip siteleri, siz ve çalışanlarınız için her yerden erişim sağlar.

Microsoft 365 ürünlerinin OneDrive veya Ekip sitelerini nasıl kullanabileceğini gösteren diyagram.

OneDrive ve ekip sitelerini birlikte kullandığınızda her konumda nelerin depolabileceğinize ilişkin öneriler şunlardır:

Depolama konumu Ne için? Burada depolanabilecek öğeler
OneDrive OneDrive'da içerik depolamak, dosyaları bilgisayarınızda depolamaya benzer; başka kimse bunlara kolayca erişemez.
Daha fazla bilgi için bkz. İş veya okul için OneDrive nedir?
Diğer ekip üyelerinin üzerinde birlikte çalışması veya düzenli olarak erişmesi gerekmeyen iş dosyaları.
SharePoint ekip siteleri
Işbirliği. Bir Microsoft 365 grubu oluşturduğunuzda (örneğin, Microsoft 365 yönetim merkezi, Outlook'ta veya Microsoft Teams'de bir ekip oluşturarak), bu grup için bir SharePoint ekip sitesi oluşturulur. Benzer şekilde, SharePoint giriş sayfasından veya SharePoint yönetim merkezinden yeni bir SharePoint ekip sitesi oluşturduğunuzda, bir Microsoft 365 grubu da oluşturulur. Daha fazla bilgi için bkz . SharePoint ekip sitesi nedir? ve SharePoint'te ekip sitesi oluşturma.
Paylaşılan sahipliği olan dosyalar. Kuruluşunuzdaki her çalışma birimi için ayrı ekip siteleri öneririz. Örneğin, personeli ve finansal belgeleri küçük bir ekipte özel tutmak için ayrı bir ekip sitesi oluşturun.

Not

SharePoint'in işletmeniz için kullanabileceğiniz başka tür siteleri de vardır. Geniş bir hedef kitleye yönelik bilgileri yayımlamak için intranetinizdeki iletişim sitelerini kullanabilirsiniz. Ayrıca hub sitelerini kullanarak intranetinizdeki siteleri bağlayabilirsiniz.

Dosya depolama ve paylaşım için en iyi yöntemler

OneDrive'dan veya SharePoint ekip sitenizden en iyi şekilde yararlanın.

Diğer küçük işletme türleri için dosya depolama ve birlikte çalışma önerileri

  • Tek mülkiyet: OneDrive'ı kullanarak kendi dosyalarınızı depolayın ve büyük/küçük harf temelinde müşterilerle paylaşın.

  • Ortak sahiplik: Her iki sahip de OneDrive'ı kullanır ve dosyaları ileri geri paylaşır.

  • Dosyalara erişmesi gereken dış istemcilere veya iş ortaklarına sahip işletmeler: Belirli bir müşteriye yönelik belgeleri depolamak ve paylaşmak için yeni bir ekip sitesi oluşturun. Siteyi yalnızca o müşteriye erişim izni verecek şekilde ayarlayın. Daha sonra bir müşterinin yanlışlıkla başka bir müşteriye yönelik bilgilere erişeceği konusunda endişelenmeniz gerekmez.

Özel dosyaları gizli tutma

OneDrive'da bir dosyayı depoladığınızda, başkalarıyla paylaşmadığınız sürece dosyaya yalnızca siz erişebilirsiniz. Dosyaları paylaşırken, iletilebilen bir bağlantı oluşturmayı veya yalnızca belirli kişilerle paylaşmayı seçebilirsiniz. Ayrıca, OneDrive'da genel, kişisel veya tek tek projeler gibi farklı amaçlara yönelik klasörler de oluşturabilirsiniz. Her klasör farklı bir kişi veya grupla paylaşılabilir veya başka kimseyle paylaşılamaz.

Paylaşım hakkında daha fazla bilgi için bkz. Microsoft 365 ile dosya ve klasör paylaşma.

Ne kadar alanınız kaldığını izleme

OneDrive'da ne kadar depolama alanınız kaldığını görmek için bkz. İş veya okul için OneDrive depolama alanınızı yönetme.

OneDrive'da veya SharePoint ekip sitesinde hangi dosyalar depolanabilir?

Neredeyse tüm dosya türlerini karşıya yükleyebilmenize karşın, dosya adlarındaki bazı dosya ad ve karakterlere izin verilmez. Daha fazla bilgi için bkz. OneDrive ve SharePoint'teki kısıtlamalar ve sınırlamalar.

Üçüncü taraf depolama hizmetlerini etkinleştirme veya devre dışı bırakma

Microsoft 365'te kullanıcılarınız için üçüncü taraf depolamayı etkinleştirerek, OneDrive ve ekip sitelerinin yanı sıra Dropbox gibi hizmetleri kullanarak belgeleri depolayabilir ve paylaşabilirsiniz. Bu, kullanıcılarınızın iş projelerinde zaten kullanıyor olabileceği veya kullanmayı tercih edebileceği hizmetleri sağlamak için mükemmel bir yol olabilir. Kuruluşunuzda Microsoft 365 kullanan kişilerin dosyaları üçüncü taraf bir hizmette açmasını istemiyorsanız, kapatmak için bu adımları izleyin.

Önemli

Üçüncü taraf depolama varsayılan olarak etkindir, bu nedenle kullanıcılarınız tarafından kullanılabilir olmasını istemiyorsanız bu adımları hemen gerçekleştirmeniz gerekir.

  1. Yönetim merkezinde oturum açın.

  2. Ayarlar>Kuruluş ayarları sayfasına gidin.

  3. Hizmetler sekmesinde Web üzerinde Microsoft 365'i seçin.

  4. Kullanıcıların web üzerinde Microsoft 365'te üçüncü taraf depolama hizmetlerinde depolanan dosyaları açmasına izin vermek için onay kutusunu seçin veya temizleyin ve ardından Kaydet'i seçin.

Sonraki adımlar

İlgili içerik

Aboneliğiniz için depolama alanı ekleme (makale)
Microsoft 365 İş ile dosya ve klasör paylaşma (video)
OneDrive'a dosya ve klasör yükleme ve kaydetme (makale)
SharePoint ekip sitesine dosya ve klasör yükleme (video)
Ekip sitenizi dosya depolama ve paylaşım için özelleştirme (makale)