Copilot for Sales uygulamasında e-posta iletisi taslağı oluşturma

Yeni bir e-posta oluşturduğunuzda veya müşterilerinize e-posta ile yanıt verdiğinizde Copilot for Sales, içerik önermek için yapay zekayı kullanır ve anlaşmayı ileriye taşımak için kusursuz iletiyi oluştururken daha az zaman ve çaba harcamanızı sağlar. Önceden tanımlanmış yanıt kategorilerinden birini seçin veya kendi metninizi girin ve AI, önerilen içeriği oluştursun. Önerilen içeriği olduğu gibi kullanabilir veya gereksinimlerinizi karşılamak için değiştirebilirsiniz.

Lisans gereksinimleri

Bu makalede sözü edilen özellikler yalnızca Copilot for Sales standart lisansa sahip kullanıcılar tarafından kullanılabilir. Copilot for Sales premium lisansına sahipseniz Microsoft Outlook içindeki tümleşik deneyimi görebilirsiniz. Daha fazla bilgi için bkz Outlook'ta satış bilgilerini kullanarak bir e-posta iletisi taslağı oluşturma.

Önerilen içeriklerin anatomisi

Desteklenen diller

Desteklenen dillerin listesini görmek için desteklenen diller bölümüne bakın.

Önerilen içeriği oluşturmak için e-posta ve özel istem desteklenen dillerden birinde olmalıdır.

Önceden tanımlanmış kategorileri kullanarak e-posta yanıtı oluşturma

Bir müşteri e-postasını yanıtladığınızda veya bir tane okurken önerilen yanıtları alabilirsiniz.

1. Outlook'ta:

   • Bir müşteri e-postası açın ve Yanıtla'yı seçin. Taslak e-postanın üst kısmındaki başlık iletisinde Copilot'ı şimdi kullanın seçeneğini belirleyin.

   • Bir e-postayı okurken Copilot for Sales bölmesini açın.

2. Temel e-posta bilgileri kartında, e-posta taslağı oluştur düğmesinin yanındaki aşağı oku seçin ve ardından önceden tanımlanmış bir kategori seçin.

   

3. Önerilen içerikleri gözden geçirin.

   Farklı bir öneri oluşturmak için Diğer seçenekler'i seçin ve ardından Yeniden dene seçeneğini belirleyin.

   Önerilen içeriği önceki sürüme geri yükleyebilirsiniz veya gerekirse Önerilen içeriği iyileştirebilirsiniz.

4. İçeriği e-posta gövdesine yapıştırmak için E-postaya ekle'yi seçin.

   Not

   E-posta gövdesinde var olan içerik değiştirilmez. Önerilen içerik e-posta gövdesindeki mevcut içeriğe eklenir.

   

5. E-posta içeriğini gerektiği gibi düzenleyip gönderin.

Özel istemi kullanarak bir e-posta iletisi oluşturma

Önceden tanımlanmış yanıt kategorileri gereksinimlerinize uymuyorsa önerilen içeriği oluşturmak için özel istem girebilirsiniz.

Bir müşteri e-postasını yanıtladığınızda, bir e-posta okuduğunuzda veya yeni bir e-posta oluşturduğunuzda önerilen e-posta içeriğini alabilirsiniz.

1. Outlook'ta:

   • Bir müşterinin e-postasını yanıtlarken veya yeni bir e-posta oluştururken taslak e-postanın üst kısmındaki başlık iletisinde Copilot'ı şimdi kullanın seçeneğini belirleyin.

   • Bir e-postayı okurken Copilot for Sales bölmesini açın.

2. Temel e-posta bilgileri kartında E-posta taslağı oluştur seçeneğini belirleyin.

   

   Not

   Yeni bir e-posta oluştururken önceden tanımlanmış yanıt kategorileri kullanılamaz. Yalnızca özel istem girebilir veya satış toplantınızı özetlemek için bir e-posta oluşturabilirsiniz.

3. Metin kutusuna, göndermek istediğiniz yanıt türünü açıklamak için bir ifade girin.

4. Önerilen bir istem kullanmak için seçin ve sonra bir istem seçin. Daha fazla bilgi: Önerilen istemleri kullanma

5. Kaydedilmiş bir istemi kullanmak için seçeneğini belirleyin ve kullanmak istediğiniz istemi seçin. Daha fazla bilgi: Özel istemleri kaydetme ve yeniden kullanma

   

6. Taslak oluştur'u seçin.

7. Önerilen içerikleri gözden geçirin.

   Farklı bir öneri oluşturmak için Diğer seçenekler'i seçin ve ardından Yeniden dene seçeneğini belirleyin.

   Önerilen içeriği önceki sürüme geri yükleyebilirsiniz veya gerekirse Önerilen içeriği iyileştirebilirsiniz.

8. İçeriği e-posta gövdesine yapıştırmak için E-postaya ekle'yi seçin.

   Not

   E-posta gövdesinde var olan içerik değiştirilmez. Önerilen içerik e-posta gövdesindeki mevcut içeriğe eklenir.

9. E-posta içeriğini gerektiği gibi düzenleyip gönderin.

Özel istem en iyi uygulamaları

Özel istemi yazmaya yönelik en iyi uygulamalardan bazıları şunlardır:

• Net olun: AI motoru daha uzun istemleri işleyebilse de daha basit bir istem kullanmak daha kolaydır ve hedeflenmiş yanıtlar almanıza yardımcı olabilir.

• Net olun: İsteminizde ne kadar net olursanız yanıtınız da o kadar hedefe yönelik olur. Örneğin, "Sevdiğiniz yiyecek nedir?" sorusu yerine, "En sevdiğiniz Meksika yemekleri nedir?" diye sorabilirsiniz.

• Bağlam kullanımı: AI'ın ne sorduğunuzu daha iyi anlamasına yardımcı olmak için istemlerinize ilgili bağlamı eklediğinizden emin olun.

• Kişisel zamirler kullanmayın: İstemleriniz arasında birinci şahıs zamirler (örneğin, "ben", "kendim", "benim") kullanmayın.

• Uygun kalmasını sağlayın: AI, genel amaçlı bir dil modeli kullanır ve çok çeşitli istemlerle yanıtlar verebilir. Her zaman genel hedef kitle için uygun olan komut istemlerini tutmak iyi bir fikirdir.

Önerilen istemleri kullanma

Özel istem girdiğinizde e-postanızın bağlamına göre önerilen istemler oluşturulur. Önerilen bir istem seçerek özel istemin metin kutusuna ekleyebilirsiniz. Daha fazla ayrıntı veya başka istemler de ekleyebilirsiniz.

1. Copilot for Sales'i açın ve E-posta taslağı oluştur'u seçin.

2. İstem önerilerini görmek için seçeneğini belirleyin.

3. Kullanmak istediğiniz istemi seçin.

   

4. Daha fazla ayrıntı veya başka istemler ekleyin.

5. Taslak oluştur'u seçin.

Özel istemleri kaydetme ve yeniden kullanma

Özel istemi kullanarak bir e-posta iletisi oluşturduğunuzda, istemi gelecekte kullanmak üzere kaydedebilirsiniz. Bu, benzer iletileri birden fazla alıcıya göndermeniz gerektiğinde zamandan ve emekten tasarruf etmenize yardımcı olur. En fazla üç istemi kaydedebilir ve gerektiğinde bunları yeniden kullanabilirsiniz.

Özel istemi kaydetme

1. Özel istemi kullanarak önerilen içeriği oluşturma.

2. Önerilen içeriğin en üst kısmında istemin üzerine gelin ve ardından yıldız simgesini seçin .

   

   Özel istemi kullanarak yeni bir e-posta iletisi oluşturduğunuzda istem kaydedilir ve Sık kullanılanlar altında görüntülenir.

   

Kaydedilmiş bir istemi kullanma

1. Copilot for Sales'i açın ve E-posta taslağı oluştur'u seçin.

2. 'i seçin ve sonra kullanmak istediğiniz istemi seçin.

   

Kaydedilmiş bir istemi kaldırma

En fazla üç istemi kaydedebilirsiniz. Daha fazla istem kaydetmek istiyorsanız mevcut bir istemi kaldırmanız gerekir.

1. Copilot for Sales'i açın ve E-posta taslağı oluştur'u seçin.

2. Sık kullanılanlar bölümünün altında, kaldırmak istediğiniz istemin yıldız simgesini seçin.

   Alternatif olarak, kaydedilen istemi kullanarak önerilen içeriği oluşturabilir ve ardından istemin yanındaki yıldız simgesini seçebilirsiniz.

   

Önerilen içeriği başka bir fırsatla geliştir

Önerilen içeriği oluşturmak için fırsat kaydı kullanan bir yanıt kategorisi kullandıysanız (Teklif oluşturma veya Bir endişeyi bildirme) oluşturulan içeriğin fırsata dayalı olduğunu bildiren bir ileti görüntülenir. İlgili kişiyle ilişkili birden fazla fırsat varsa içeriği yeniden oluşturmak için başka bir fırsat seçme seçeneği olur.

İlgili kişiyle ilgili birden fazla fırsat varsa Al, en alakalı fırsatı seçer. Daha önce seçilen fırsat doğru değilse başka bir fırsat seçebilir ve ardından önerilen içeriği yeniden oluşturabilirsiniz.

Al modeli tarafından tanımlanan daha fazla açık fırsat yoksa fırsatı seçmek için herhangi bir seçenek görüntülenmez.

1. Uygun bir yanıt kategorisi kullanarak önerilen yanıtı oluşturun. Önerilen yanıtın en altındaki iletide Değiştir'i seçin.

   

2. İlgili fırsat altında oluşturulan içeriğin başvurmasını istediğiniz fırsatı seçin.

   

   Not

   • Copilot for Sales, e-postadaki ilgili kişilerle ilgili fırsatları görüntüler.

   • Fırsatların altında görüntülenen bilgiler, Yönetici tarafından özelleştirilmiş olarak görüntülenir. Daha fazla bilgi: Mini görünüm için temel alanları seçme

3. Yeni taslak oluştur'u seçin.

   Seçilen fırsata göre yeni bir yanıt oluşturulur.

Önerilen içerikte veri kaynağı görüntüle

CRM'nizden ve Office 365'ten çekilen veriler hakkında; ilgili kişi, fırsat, firma ve önerilen içerikte e-posta gibi verilerle ilgili bilgileri görüntüleyin.

Önerilen içerikte kullanılan CRM verileri mavi renkte görüntülenir. CRM verileriyle ilgili bilgileri görmek için içeriği seçin. CRM kayıt kartında öğesini seçerek ayrıntılarını görüntülemek için CRM'de bir kaydı da açabilirsiniz.

Önerilen içerikte kullanılan e-posta verileri alıntı numaralarıyla görüntülenir. Kullanılan e-posta içeriğiyle ilgili bilgileri görüntülemek için alıntı numarasını seçin.

Aşağıdaki bilgiler önerilen içeriklerde görüntülenir:

• CRM'den:

  • İlgili Kişi

  • Account

  • Fırsat

  • Ürün

  • Aktivite

• Office 365 üzerinden:

  • Uygunluk

  • E-posta adresi

Önerilen içerikleri daralt

Önerilen içeriği oluşturduktan sonra önceki öneriyi temel olan yeni bir istem sağlayarak sonuçları daha da belirginleştirebilirsiniz. Böylece e-posta yanıtlarınızın ince ayarını ihtiyaçlarınıza ve tercihlerinize göre yapabilirsiniz. Örneğin: Resmi yapın, daha kısa hale getirin veya gelecek haftada bir toplantı önerin.

1. Uygun bir yanıt kategorisi kullanarak önerilen yanıtı oluşturun.

2. Taslağı düzenle'yi seçin.

3. Ayrıntı ekle altında, içerikte yapmak istediğiniz değişiklikleri girin ve ardından Güncelleştir'i seçin. Örneğin, sonraki alışverişte %10 indirim sağlayın.

4. Önerilen içerikleri gözden geçirin.

   Farklı bir öneri oluşturmak için Diğer seçenekler'i seçin ve ardından Yeniden dene seçeneğini belirleyin.

   Ayrıca önerilen içeriği geri yükleyerek önceki sürümüne getirebilir veya gerekirse önerilen içeriği iyileştirebilirsiniz.

5. İçeriği e-posta gövdesine yapıştırmak için E-postaya ekle'yi seçin.

   Not

   E-posta gövdesinde var olan içerik değiştirilmez. Önerilen içerik e-posta gövdesindeki mevcut içeriğe eklenir.

6. E-posta içeriğini gerektiği gibi düzenleyip gönderin.

Önerilen içeriğin uzunluğunu ayarlama

Önerilen içeriğin uzunluğunu kısa, orta veya uzun olacak şekilde ayarlayabilirsiniz. Varsayılan uzunluk ortadır.

1. Uygun bir yanıt kategorisi kullanarak önerilen yanıtı oluşturun.

2. Taslağı düzenle'yi seçin.

3. Uzunluk altında, kullanmak istediğiniz içerik uzunluğunu ve ardından Güncelleştir'i seçin.

4. Önerilen içerikleri gözden geçirin.

   Farklı bir öneri oluşturmak için Diğer seçenekler'i seçin ve ardından Yeniden dene seçeneğini belirleyin.

   Önerilen içeriği önceki sürüme geri yükleyebilirsiniz veya gerekirse Önerilen içeriği iyileştirebilirsiniz.

5. İçeriği e-posta gövdesine yapıştırmak için E-postaya ekle'yi veya bir e-postayı okurken İçeriği kopyala'yı seçin.

   E-posta gövdesindeki mevcut içerik değiştirilmez. Önerilen içerik e-posta gövdesindeki mevcut içeriğe eklenir.

6. E-posta içeriğini gerektiği gibi düzenleyip gönderin.

Önerilen içeriğin tonunu ayarlama

Önerilen içeriği oluşturduktan sonra içeriğin tonunu müşteriyle olan ilişkinize veya kendinizi nasıl rahat hissediyorsanız ona göre ayarlayabilirsiniz. Bu, daha üretken olmanıza ve daha iyi e-postalar yazmanıza yardımcı olur. Örneğin, profesyonel tondan resmi tona geçebilirsiniz.

1. Uygun bir yanıt kategorisi kullanarak önerilen yanıtı oluşturun.

2. Taslağı düzenle'yi seçin.

3. Tonu ayarla altında, kullanmak istediğiniz tonu ve ardından Güncelleştir'i seçin.

4. Önerilen içerikleri gözden geçirin.

   Farklı bir öneri oluşturmak için Diğer seçenekler'i seçin ve ardından Yeniden dene seçeneğini belirleyin.

   Önerilen içeriği önceki sürüme geri yükleyebilirsiniz veya gerekirse Önerilen içeriği iyileştirebilirsiniz.

5. İçeriği e-posta gövdesine yapıştırmak için E-postaya ekle'yi veya bir e-postayı okurken İçeriği kopyala'yı seçin.

   Not

   E-posta gövdesinde var olan içerik değiştirilmez. Önerilen içerik e-posta gövdesindeki mevcut içeriğe eklenir.

6. E-posta içeriğini gerektiği gibi düzenleyip gönderin.

Önerilen içerikleri geri yükle

Yeniden dene veya daraltma'yı seçerek, önerilen yeni içeriği oluşturduğunuzda önceki sürüme geri yükleyebilirsiniz.

Aşağıdaki senaryolarda önerilen içeriği önceki sürüme geri yükleyemiyoruz:

• Fırsatı değiştirirsiniz ve yeni bir taslak oluşturursunuz.

• Toplantıyı değiştirirsiniz ve yeni bir taslak oluşturursunuz.

• Yalnızca ilk taslak oluşturulduğunda.

Yalnızca önceki taslağa geri yükleyebilirsiniz. Örneğin taslak #3'ten taslak #2'ye geri yükleyebilirsiniz ancak taslak #1'e yükleyemezsiniz.

Önerilen içeriği önceki sürümüne geri yüklemek için Diğer seçenekler'i seçin ve ardından Son sürümü geri yükle seçeneğini belirleyin.

Toplantı önerileri ekleme veya kaldırma

Varsayılan olarak önerilen içeriğe bir toplantı saati dahil edilmez. Müşteri belirli bir zamanda toplantı isteğinde bulunursa ve aynı istekten e-postada bahsetmişse toplantı saati önerilen içeriğe eklenir. Önerilen içerikte görüntülenen toplantı saati saat diliminizde yer alınır.

Toplantı saati önerisi ekleme

Bir müşteriyle toplantı yapmak isterseniz, önerilen içeriğe bir toplantı saati ekleyebilirsiniz. Takviminizee bağlı olarak toplantıdaki ilk üç uygun zaman aralığı toplantı için önerilir. Önerilen içeriğe dahil etmek için bir veya daha fazla toplantı zaman aralığı seçebilirsiniz.

1. Uygun bir yanıt kategorisi kullanarak önerilen içeriği oluşturun.

2. Taslağı düzenle'yi seçin.

3. Bir toplantı zamanı öner altında, önerilen içeriğe dahil etmek istediğiniz toplantı zamanını seçin.

   

4. Güncelleştir'i seçin.

Toplantı saati önerisini kaldırma

1. Uygun bir yanıt kategorisi kullanarak önerilen içeriği oluşturun.

2. Taslağı düzenle'yi seçin.

3. Toplantı zamanı öner altında seçilen toplantı saatini temizleyin.

4. Güncelleştir'i seçin.

Önerilen içeriğin dilini ayarlama

Önerilen içeriğin dili aşağıdaki gibi belirlenir:

• Bir e-postaya yanıt veriyorsanız önerilen içeriğin dili e-postanın diliyle aynıdır.
• Yeni bir e-posta oluşturuyor ve önerilen içeriği üretmek için özel istem kullanıyorsanız, önerilen içeriğin dili özel istemin diliyle aynıdır.

Bazı durumlarda önerilen içeriği farklı bir dilde oluşturmak isteyebilirsiniz. Örneğin, önerilen içeriği müşterinin dilinde oluşturmak isteyebilirsiniz.

Önerilen içeriğin dilini desteklenen dillerden biri olarak ayarlayabilirsiniz. Varsayılan dil İngilizce olarak ayarlanır.

1. Uygun bir yanıt kategorisi kullanarak önerilen yanıtı oluşturun.

2. Taslağı düzenle'yi seçin.

3. Taslak dil altında, kullanmak istediğiniz dili seçin ve ardından Güncelleştir'i seçin.

4. Önerilen içerikleri gözden geçirin.

   Farklı bir öneri oluşturmak için Diğer seçenekler'i seçin ve ardından Yeniden dene seçeneğini belirleyin.

   Önerilen içeriği önceki sürüme geri yükleyebilirsiniz veya gerekirse Önerilen içeriği iyileştirebilirsiniz.

5. İçeriği e-posta gövdesine yapıştırmak için E-postaya ekle'yi veya bir e-postayı okurken İçeriği kopyala'yı seçin.

   E-posta gövdesindeki mevcut içerik değiştirilmez. Önerilen içerik e-posta gövdesindeki mevcut içeriğe eklenir.

6. E-posta içeriğini gerektiği gibi düzenleyip gönderin.

Satış toplantısı özeti e-postası oluşturma

Müşterilerinizle toplantıdan sonra, genellikle etkileşiminizin, ilgili eylem öğelerinizin veya sonraki adımların özetini ve bir izleme tarihini içeren bir e-posta gönderirsiniz. Manuel olarak toplantı özeti oluşturma ve toplantı sırasında alaınan tüm notları ve eylem öğelerini derlemek bir miktar zaman alır ve genellikle kaçırılırlar.

Copilot for Sales ile yeni bir e-posta oluşturduğunuzda ya da müşterinizin e-postasını yanıtladığınızda, satış ilgili kişilerinizle en son yaptığınız takımları özetleyebilir ve e-posta yoluyla gönderebilirsiniz.

1. Outlook'ta:

   • Outlook'ta toplantıyı açın ve Toplantılar sekmesinde Katılımcılarla İletişime Geç>Hepsine E-posta ile Yanıt Ver'i seçin. Taslak e-postanın üstündeki mesajda Şimdi Copilot kullan'ı seçin.

   • Yeni bir e-posta oluştururken Copilot for Sales bölmesini açın veya e-postanın üst kısmındaki başlık iletisinden Copilot'ı şimdi kullanın seçeneğini belirleyin.

2. Temel e-posta bilgileri kartında E-posta taslağı oluştur seçeneğini belirleyin.

   Daha fazla seçenek bölümünün altında Satış toplantısını özetleyin'i seçin. Listede yakın zamanda dökümü oluşturulan beş toplantı görüntülenir. Özetlemek istediğiniz toplantıyı seçin.

   İpucu

   Bir toplantının üzerine geldiğinizde Teams'te toplantı özetini açmak için öğesini seçin.

   

3. Önerilen içerikleri gözden geçirin.

   Farklı bir öneri oluşturmak için Diğer seçenekler'i seçin ve ardından Yeniden dene seçeneğini belirleyin.

   Gerekirse özet oluşturmak için kullanılan toplantıyı değiştirin.

4. İçeriği e-posta gövdesine yapıştırmak için E-postaya ekle'yi seçin.

   

   Not

   E-posta gövdesinde var olan içerik değiştirilmez. Önerilen içerik e-posta gövdesindeki mevcut içeriğe eklenir.

5. E-posta içeriğini gerektiği gibi düzenleyip gönderin.

Özet oluşturmak için kullanılan toplantıyı değiştirme

E-postada satış iletişimini yaptığınız son kaydedilen Teams toplantılarından seçebilirsiniz.

1. Önerilen içeriğin en altındaki iletide Değiştir'i seçin.

   

2. Özetlemek istediğiniz toplantıyı seçin altında, oluşturulan içerikte özetlemek istediğiniz toplantıyı seçin.

   İpucu

   Bir toplantının üzerine geldiğinizde Teams'te toplantı özetini açmak için öğesini seçin.

   

3. Yeni taslak oluştur'u seçin.

   Seçilen toplantıya göre yeni içerik oluşturulur.

Geri bildirim paylaşma

Önerilen içerik hakkında geri bildiriminiz varsa her önerinin altında uygun simgeyi seçerek bunu paylaşabilirsiniz. Geri bildiriminiz çok değerlidir ve işlevi geliştirmek için kullanırız.

1. Önerilen içerik altında veya öğesini seçin.

   Bir simge seçtikten sonra Daha fazla anlatın bağlantısı edinirsiniz.

2. Geri bildirim formunu açmak için bağlantıyı seçin.

3. Geri bildirim formuna yanıtlarınızı girin ve Gönder'i seçin.

Metin düzenlemesi

Metin düzenlemesi, uygun olmayan olası içeriği algılamaya ve önerilen içeriği oluşturan özel bir istem kullandığınızda veya önceden oluşturulmuş önerilen içeriği belirginleştirdiğinizde reddetmek için makine yardımlı sınıflandırma kullanır. Her kategorinin olasılığını size iletir. Özellik olası küfürlü, negatif veya ayrımcı dili belirlemek için eğitimli bir model kullanır. Buna argo, kısaltılmış sözcükler, rahatsız edici ve isteyerek yanlış yazılmış sözcükler içerir.

İstenmeyen veya uygunsuz içerik (cinsel içerikli, müstehcen, yetişkinlere yönelik veya saldırgan olarak değerlendirilebilecek bir dilin potansiyel varlığı) içeren bir metin girerseniz önerilen içerik oluşturulmaz ve bir hata iletisi görüntülenir.

Önerilen içerik nasıl oluşturulur?

Copilot for Sales, önerilen e-posta içeriğini oluşturmak için yapay zeka kullanır. İnternetten alınan çok sayıda metin örneği üzerinde eğitilen Copilot, bir kişi tarafından yazılmış gibi görünen ve duyulan yeni içerikler üretir.

Özgün içerik her zaman oluşturulur ancak her zaman çarpanda olmaz. Buna ek olarak temel teknoloji, çok çeşitli internet kaynakları üzerinde eğitilmiş Al'ı kullanır. Bazı öneriler, sorgulanabilir veya uygun olmayan içerik içerebilir. Verilen önerileri düzenlemeniz ve böylece yanıtınızın doğru ve uygun olması sizin sorumluluğunuzdadır.

E-posta yanıtlarını önermek için hangi veriler toplanır?

E-postayı okurken veya yanıtlarken Copilot for Sales bölmesini açtığınızda yapay zeka, yanıt oluşturmak için aşağıdaki bilgileri dikkate alır:

• İlgili kişiler, konu ve e-posta gövdesi

• Copilot for Sales yoluyla bağlı CRM verileri

• Seçtiğiniz yanıt kategorisi veya girdiğiniz özel istem

E-posta kişisi, CRM'deki bir ilgili kişiyle eşleşmezse, AI motoruna hiçbir CRM verisi gönderilmez.