Not: Access 2016 ve sonraki sürümlerde veri toplama hakkında bilgi için bkz. İçeri, dışarı aktarma, SQL Server.
Microsoft Access 2007 veya Microsoft Outlook 2007 veya Microsoft Outlook 2010 ile Access 2010 kullanarak e-postalar olsa da bilgileri toplayabilir veya güncelleştirebilirsiniz. Access, veri toplama formu oluşturma ve formu e-posta iletisinde gönderme konusunda size yol gösterir. E-posta alıcılarınız tamamlanmış formları döndürdiğinde, toplanan verilerin otomatik olarak işlenmesini ve belirli bir Access veritabanında depolanmasını seçebilirsiniz. Bu veri toplama yöntemi, genellikle kopyalama ve yapıştırma veya el ile veri girişi işlemine dahil olan zamandan ve çabadan tasarruf etmenizi sağlayabilir. Aşağıda, veri toplamak için bu işlemi kullanabileceğiniz bazı senaryolar yer alır:
Anketler Bir anket yapabilir ve sonuçları derlemek için önce sonuçları depolamak için gerekli tabloları içeren bir Access veritabanı oluşturabilir ve sihirbazı kullanarak bir anket formu oluşturabilir ve ardından bunları anket katılımcılarına gönderebilirsiniz. Katılımcılar yanıtladığında, anket verileri veritabanında otomatik olarak depolanır.
Durum raporları İster en son envanter düzeyi durumu ister bekleyen sorunlarla ilgili güncel bilgiler olsun, ekibiniz düzenli aralıklarla geçerli bilgileri içeren e-posta iletileri göndererek sizi bilgilendirebilir.
Olay yönetimi Konferans, eğitim veya diğer etkinlikleri düzenlerken, iletişim bilgilerini, seyahat ve otel tercihlerini vb. toplamak için bir veya daha fazla formu e-posta iletisi olarak gönderebilirsiniz. Yanıtların otomatik olarak işlenmesini seçerseniz, katılımcılar sizi bilgilendirmek zorunda kalmadan istedikleri zaman tercihlerini değiştirebilirler ve karar verme amacıyla her zaman en son verilere erişebilirsiniz.
Bu makalede, bu işlemi kullanmak için gerekenler, sihirbazı kullanmaya başlama ve ardından sihirbazı takip ettikçe en bilinçli seçimi yapabilmeniz için çeşitli adımlarla ilgili ek bilgiler verilmektedir.
Not: Alıcınız size veri toplama formunu göndermek için Hotmail veya Yahoo kullandıysa toplanan verileri ekleyemezsiniz.
Başlamadan önce
E-posta iletilerini kullanarak ilk kez veri topluyorsanız aşağıdaki adımları uygulayın:
-
Bilgisayarınıza aşağıdaki uygulamaları yüklediğinizden emin olun:
-
Access 2007 veya Access 2010.
-
Outlook 2007 veya Outlook 2010. E-posta iletilerini göndermek için kullandığınız bilgisayarda Outlook'un yüklü ve yapılandırılmış olması gerekir. Outlook'u yüklediyseniz ancak henüz yapılandırmadıysanız, Outlook'u başlatın ve Outlook Başlangıç Sihirbazı'ndaki yönergeleri izleyin. Sihirbazla ilgili yardım için bkz. Outlook Yardımı.
-
InfoPath formu kullanmayı planlıyorsanız InfoPath 2007 veya sonraki bir sürümünün yüklü olduğundan ve alıcılarınızın bilgisayarlarında InfoPath'in yüklü olması gerektiğinden emin olun.
-
E-posta alıcılarının formu görüntüleyebilmesi ve düzenleyebilmesi için bilgisayarlarında HTML biçimini destekleyen bir e-posta istemcisinin veya InfoPath'in olması gerekir.
E-posta iletileri aracılığıyla veri toplamak için kullanılan form bir Access formu değildir. Sihirbaz, HTML veya InfoPath biçiminde özel bir form oluşturur.
Hedef veritabanını tanımlama. Veritabanı .mdb veya .accdb biçiminde olabilir. Buna ek olarak, .mde ve .accde dosyaları desteklenir. Mevcut bir veritabanını kullanmak istemiyorsanız yeni bir veritabanı oluşturmanız gerekir.
-
-
E-posta yanıtlarındaki verilerle doldurulmasını istediğiniz tabloları tanımlayın veya oluşturun. Mevcut tablolar için veri topluyorsanız, tabloların salt okunur olmadığından ve içeriklerini eklemek veya güncelleştirmek için gerekli izinlere sahip olduğunuzdan emin olun.
Not: Ek, Otomatik Sayı, OLE ve Çok değerli alan türleri e-posta iletileri kullanılarak toplanamaz
Veri toplama işleminiz iki veya daha fazla tabloyu doldurursa, bir seçme sorgusu oluşturmanız ve formun kayıt kaynağı olarak bunu kullanmanız gerekir. Sorgunun temel tablolardaki tüm gerekli alanları içerdiğinden emin olun. Mevcut bir sorgu kullanıyorsanız, sorgunun salt okunur olmadığından ve içeriğini eklemek veya güncelleştirmek için gerekli izinlere sahip olduğunuzdan emin olun. İki veya daha fazla tabloyu temel alan sorgu oluşturma hakkında daha fazla bilgi için Sorgulara giriş makalesine bakın.
Aşağıdaki durumlarda verileri yeni kayıt olarak depolayın:
-
Veriler birden çok tabloyu dolduracaksa.
-
Hedef tablonun birincil anahtar alanı yoksa. Birincil anahtar değerleri, her yanıtı mevcut bir kayıtla eşlemek için gereklidir. Hedef tablonuzun birincil anahtar alanı yoksa, bunu şimdi ekleyin veya benzersiz değerlere sahip mevcut bir alanı birincil anahtar olarak atayın.
-
Hedef tabloda herhangi bir kayıt yoksa. Tablo boşsa, sihirbaz kayıtları eklemek istediğinizi varsayar.
-
Alıcıların e-posta adresleri veritabanında bir alan olarak depolanmıyorsa. Kayıtları güncelleştirmek için veri toplarken, sihirbaz tarafından oluşturulan iletide adresleri el ile yazamazsınız. Adres alanı hedef tabloda veya hedef tabloyla ilişkisi olan bir tabloda olmalıdır.
Başlarken
-
Toplanan verilerin depolanacağı veritabanını açın.
-
Verileri tek bir tabloya eklemek için Gezinti Bölmesi'nde tabloyu seçin. Birden çok ilişkili tabloyu doldurmak için bu tablolara bağlı sorguyu seçin.
-
Sihirbazı başlatmak için aşağıdakilerden birini yapın:
-
Dış Veri sekmesinin Veri Topla grubunda E-posta Oluştur'a tıklayın.
-
Tabloya veya sorguya sağ tıklayın ve ardından E-posta yoluyla Veri Topla ve Güncelleştir'e tıklayın.
Not: Tabloda herhangi bir alan yoksa veya yalnızca Otomatik Sayı, OLE Nesnesi, Ek veya çok değerli Arama alanı türleri varsa, Access şu iletiyi görüntüler: Seçili tablo veya sorgunun e-posta kullanarak veri toplamayı destekleyen hiçbir alanı yoktur.
-
Tabloda veri toplamayı destekleyen alanlar varsa sihirbaz başlatılır. Hedef tablo verilerin hem eklenmesini hem de güncelleştirilmesini destekliyorsa, sihirbaz e-posta iletileri aracılığıyla veri toplamak için gerekli adımlarda size yol gösterir.
İşlemin aşağıdaki yedi ana adımında, sorularınız için başvuru olarak aşağıdaki bölümleri kullanın.
Göndermek istediğiniz veri giriş formunun türünü seçin
Kendiniz ve alıcılarınız için kullanım kolaylığına göre form türünü seçin.
HTML formu seçme Bir HTML formu, e-posta istemcisi HTML'yi destekleyen herhangi bir kullanıcı tarafından görüntülenebilir ve düzenlenebilir
Microsoft InfoPath formunu seçin Bu seçeneği yalnızca InfoPath bilgisayarınızda yüklüyse görürsünüz. Yalnızca alıcılarınızın bilgisayarlarında InfoPath ve Outlook yüklüyse bu seçeneği belirleyin. InfoPath formu daha iyi bir veri girişi ve düzenleme ortamı sunar,
Daha sonra görüntülenen sihirbaz sayfası, hedef nesnenin verilerin güncelleştirilmesini destekleyip desteklemediğine bağlıdır. Nesne iki veya daha fazla tabloyu temel alan bir sorguysa veya birincil anahtar alanı olmayan veya kayıt içermeyen bir tabloysa, sihirbaz yeni kayıtlar eklemek istediğinizi varsayar ve form alanlarını seçmenizi ister. Diğer tüm durumlarda sihirbaz, form alanlarını seçmenizi istemeden önce veri eklemek veya güncelleştirmek isteyip istemediğinizi belirtmenizi ister.
Yeni veri toplamayı veya mevcut verileri güncelleştirmeyi seçme
Verilerle ne yapmak istediğinizi belirtin. Kullandığınız formun türü, alıcının size tek bir yanıtta gönderebileceği yeni kayıtların sayısını etkiler. Verileri güncelleştirirken, alıcı tarafından güncelleştirilmesi gereken kayıt sayısı, iletiye eklenecek önceden tamamlanmış form sayısını tanımlar.
Not: Yeni kayıtlar eklemek için, ileti oluşturulduğunda e-posta iletisinin adres kutusuna e-posta adreslerini yazın. Var olan verileri güncelleştirmek için, alıcıların e-posta adresleri temel tablo veya sorguda veya ilgili tabloda bir alan olarak depolanmalıdır.
Toplanmasını istediğiniz verileri belirtin
Formunuza eklenecek alanları seçerken, forma temel tablo veya sorguda bulunan her alanı eklemek gerekli değildir. Ancak aşağıdaki koşulların karşılanması gerekir:
-
Gerekli alanlar: Yıldız işareti (*) simgesiyle işaretlenmiş alanlar gerekli alanlardır. Yeni kayıtlar topluyorsanız sihirbaz, Gerekli özelliği Evet olarak ayarlanmış tüm alanları otomatik olarak ekler. Herhangi bir kaydın gerekli alanları boşsa, Access kaydı tabloya ekleyemez.
-
Desteklenmeyen alan türleri: Forma Otomatik Sayı, Ek, OLE Nesnesi veya çok değerli arama alanları gibi belirli alan türlerini ekleyemezsiniz.
-
Birincil anahtar alanı: Ancak kullanıcı kayıt eklerken alana bir değer yazabilecektir; belirtilen değer zaten kullanılıyorsa yanıt işlenmez.
Not: Eklenen her alan için , Alan Özellikleri'nin altında bir etiket belirtin ve kullanıcının bu alandaki verileri değiştirmesini istemiyorsanız Salt okunur'a tıklayın.
Otomatik veya el ile veri işlemeyi belirtme
Yanıtların otomatik veya el ile işlenmesini seçebilirsiniz. Otomatik işleme, yanıtları aldığınızda Outlook ve Access'in verileri veritabanınızdaki hedef tablolara aktarmak için birlikte çalıştığı anlamına gelir. Otomatik işleme size zaman ve çaba kazandırabilir. El ile işleme yalnızca, Verileri Outlook'taki belirtilen bir klasörden Access'teki hedef tabloya aktarmak için dışarı aktarma işlemini başlattığınız anlamına gelir.
Yanıtlar posta kutunuza ulaştığında aşağıdaki koşullar karşılandığı sürece yanıtlar hedef tabloya başarıyla aktarılır:
-
Outlook bilgisayarınızda zaten çalışıyor olmalıdır. Outlook çalışmıyorsa, Outlook'u bir sonraki başlatışınızda işleme başlar.
-
Erişim parola korumalı olmamalıdır ve Özel Kullanım modunda açık olmamalıdır. E-posta iletisini gönderdiğinizden bu yana veritabanının adı veya konumu değişmemiş olmalıdır.
-
E-posta iletisini gönderdiğinizden bu yana tabloların ve sorguların adları ve forma dahil edilen alanların özellikleri değişmemiş olmalıdır.
-
Temel alınan tablo ve sorgunun içeriğini eklemek veya güncelleştirmek için gerekli izinlere sahip olmanız gerekir.
Not: Otomatik işleme başarısız olursa, sorunları düzeltmeyi deneyin ve ardından başarısız olan yanıtları el ile dışarı aktarın. Sorunları çözdükten sonra gelen kutunuza ulaşan tüm yanıtlar otomatik olarak işlenmeye devam eder.
Yanıtların otomatik olarak işlenmesini denetlemek için özellikleri ayarlama
Yanıtların depolandığı farklı bir Outlook klasörü belirtmek için, sihirbazın Yanıtları nasıl işlemek istediğinizi belirtin sayfasında klasör adına tıklayın. Klasör Seç iletişim kutusunda farklı bir klasör seçin veya yeni bir klasör oluşturmak için Yeni'ye tıklayın.
İçeri aktarma ayarlarını değiştirmek veya hassas ayar yapmak için yanıtların otomatik olarak işlenmesini denetlemek için Özellikleri ayarla'ya tıklarsanız, kullanılabilir seçenekler hakkında bilgi için aşağıdaki tabloya bakın:
|
Seçenek |
Sonuç |
|---|---|
|
İletiyi göndermediğiniz kişilerden gelen yanıtları at |
Yalnızca iletinizin özgün alıcıları tarafından gönderilen yanıtların otomatik olarak işlenmesini istiyorsanız bu onay kutusunu işaretleyin. Diğer kişilerden gelen yanıtlar hedef klasörde depolanır, ancak otomatik olarak işlenmez. |
|
Her alıcıdan gelen birden çok yanıtı kabul etme |
Her alıcıdan yalnızca ilk yanıtın otomatik olarak işlenmesini istiyorsanız bu onay kutusunu seçin. İkinci ve sonraki yanıtlar hedef klasörde depolanır, ancak otomatik olarak işlenmez. Not: Bu ayar, işlenen tek bir yanıttaki kayıt sayısını değil yalnızca yanıt sayısını denetler. Başka bir deyişle, InfoPath formu gönderirseniz, bir kullanıcı size tek bir yanıtta birden çok kayıt gönderebilir ve Access, bu onay kutusu seçili olmasa bile yanıttaki tüm kayıtları otomatik olarak işler. |
|
Yalnızca mevcut verilerde güncelleştirmelere izin ver |
Alıcılar verileri güncelleştirmek için InfoPath formu kullandığında, mevcut kayıtlara güncelleştirmelerin yanı sıra yeni kayıtlar da gönderebilir. Yalnızca mevcut kayıtlara yapılan güncelleştirmeleri işlemek için bu onay kutusunu seçin. |
|
İşlenecek yanıt sayısı |
Otomatik olarak işlenmesini istediğiniz toplam yanıt sayısını (tüm alıcılardan) yazın. Tüm yanıtların otomatik olarak işlenmesini istiyorsanız, metin kutusuna 5000 gibi büyük bir değer girin. Belirtilen değere ulaşıldıktan sonra alınan yanıtlar hedef klasörde depolanır, ancak otomatik olarak işlenmez. |
|
Durdurulacak tarih ve saat |
Bu e-posta iletisi için yanıtların otomatik olarak işlenmesinin ne zaman durdurulacağını belirtin. Bu tarih ve saatten sonra alınan yanıtlar hedef klasörde depolanır, ancak otomatik olarak işlenmez. |
Bu seçenekleri daha sonraki bir tarihte değiştirmek için Dış Veri sekmesinin Veri Topla grubunda Yanıtları Yönet'e tıklayın. Veri Toplama İletilerini Yönet iletişim kutusunda, ayarlarını değiştirmek istediğiniz iletiyi seçin ve ardından İleti Seçenekleri'ne tıklayın. İletişim kutusunda yaptığınız değişiklikler, bu ileti için aldığınız sonraki tüm yanıtları etkiler.
Yanıtları el ile işleme
Ne zaman ve hangi yanıtların işlendiğini denetlemek için Otomatik işlem seçeneğini belirtmeyin. Yanıtlar, klasördeki her yanıtı seçip sağ tıklayana ve ardından kısayol menüsünde Verileri Microsoft Access'e aktar'a tıklayana kadar Outlook'ta belirtilen bir klasörde depolanır.
Bazı durumlarda, otomatik olarak işlenemeyen yanıtları el ile de işlemeniz gerekebilir.
Verileri dışarı aktarmadan önce aşağıdakileri unutmayın
-
Access veritabanı özel kullanım modunda açık olmamalıdır ve e-posta iletisini gönderdiğinizden beri veritabanının adı veya konumu değişmemiş olmalıdır.
-
E-posta iletisini gönderdiğinizden bu yana tabloların ve sorguların adları ve forma dahil edilen alanların özellikleri değişmemiş olmalıdır.
-
Temel alınan tablo ve sorgunun içeriğini eklemek veya güncelleştirmek için gerekli izinlere sahip olmanız gerekir.
Alıcıların e-posta adreslerini nasıl belirtmek istediğinizi seçin
Yalnızca yeni bilgiler topluyorsanız, e-posta adreslerini iki şekilde belirtebilirsiniz:
-
E-posta adreslerini Outlook e-posta iletisine tek tek yazın veya adres defterinden adresleri seçin.
-
Geçerli Access veritabanının tablosunda veya sorgusunda e-posta adresi alanını kullanın.
Not: Var olan kayıtları güncelleştirmek için veri toplarken, alıcıların e-posta adreslerinin önce veritabanında bir alan olarak kullanılabilir olması gerektiğinden bu iletişim kutusunu görmezsiniz.
E-posta adreslerini doğrudan Outlook'ta girme
Alıcılarınızı Outlook'ta belirtiyorsanız, iletiyi göndermeden önce önizlemesini görüntüleyebilir ve özelleştirebilirsiniz. E-posta iletisi gövdesinde kısa bir giriş ve form bulunur. Formda herhangi bir değişiklik yapmanız önerilmez. Form yapısında yapılan değişiklikler yanıtın işlenmemesiyle sonuçlanabilir.
Veritabanındaki bir alanda depolanan e-posta adreslerini kullanma
İlişkili bir tablo seçme seçeneği, ilişkili tablolara başvurur. Veritabanınızdaki tablo ilişkilerini görüntülemek veya düzenlemek için Veritabanı Araçları'nda. sekmesinin İlişkiler grubunda İlişkiler'e tıklayın
İlişkiler hakkında daha fazla bilgi için Tablo ilişkileri kılavuzu makalesine bakın.
Alıcı listesini gözden geçirin ve belirtin
Son önemli adım, e-posta iletisinin önizlemesini ve özelleştirmesini, alıcı listenizi hassas ayarlamayı ve ardından veri toplama iletinizi göndermeyi içerir.
E-posta iletisini oluşturma ve gönderme
Sihirbaz artık e-posta iletisini oluşturabileceğinizi bildirdiğinde ve Yanıtları Yönet komutunu kullanarak e-posta durumunu nasıl görüntüleyebileceğinizi gösterdiğinde, bazı uyarı iletileri görüntülenebilir. Aşağıdaki tabloda her uyarı ve sorunu çözmek için gerçekleştirebileceğiniz eylem açıklanmaktadır:
|
Uyarı iletisi |
Açıklama |
S olution |
|---|---|---|
|
Bazı kayıtlar, belirtilen e-posta adresi alanında geçerli bir adres içermiyor. Bu satırlar için veri döndürülmeyecek. |
Seçtiğiniz e-posta adresi alanı null değerler içeriyor. |
Her kayıt için veri toplamak istiyorsanız sihirbazdan çıkın ve null değerleri e-posta adresleriyle değiştirin. Ardından sihirbazı yeniden başlatın. |
|
Şu anda veritabanında özel bir kilidiniz var; otomatik işleme kilit serbest bırakılana kadar başarısız olur. |
Veritabanı şu anda özel kullanım modunda açık. |
Yanıtların otomatik olarak işlenmesini seçtiyseniz, Access özel kullanım kilidi olan bir veritabanına ekleyemediği veya veritabanını güncelleştiremediğinden işlem başarısız olur. İletiyi gönderdikten hemen sonra veritabanını özel kullanım dışı modda kapatıp yeniden açın |
|
Bu e-posta iletileri gizli veya hassas nitelikte veriler içerebilir. |
Mevcut kayıtları güncelleştirmek için veri topluyorsunuz ve göndermek üzere olduğunuz form mevcut verilerle önceden tamamlanacak. |
Bazı form alanları hassas veriler içeriyorsa, alanları seçtiğiniz sihirbaz adımına dönün ve formdan hassas veriler içeren alanları kaldırın |
İletiyi önizleyip özelleştirdikten sonra, e-posta adresi alanını filtreleyebilir ve alıcılarınızı seçebilirsiniz. İlgili onay kutularını seçerek kullanmak istediğiniz e-posta adreslerini seçin. Geçersiz e-posta adreslerini listeleyen bir iletişim kutusu görürseniz, listedeki adresleri not edin ve Çıkış'a tıklayın. Geçersiz adresleri doğrulayın, gerekli düzeltmeleri yapın ve ardından iletiyi yeniden göndermeyi deneyin.
