Excel çalışma kitabındaki verileri içeri aktarma veya bağlanma

Excel verileri Access içeri aktarmaya yönelik yaygın senaryolar

• uzun süredir Excel kullanıcısısınız ancak bundan sonra bu verilerle çalışmak için Access kullanmak istiyorsunuz. Excel çalışma sayfalarınızdaki verileri bir veya daha fazla yeni Access veritabanına taşımak istiyorsunuz.

• Bölümünüz veya çalışma grubunuz Access kullanır, ancak bazen Access veritabanlarınızla birleştirilmesi gereken Excel biçimde veriler alırsınız. Aldığınız bu Excel çalışma sayfalarını veritabanınıza aktarmak istiyorsunuz.

• Verilerinizi yönetmek için Access kullanırsınız, ancak ekibinizin geri kalanından aldığınız haftalık raporlar Excel çalışma kitaplarıdır. Verilerin her hafta belirtilen saatte veritabanınıza aktarıldığından emin olmak için, içeri aktarma işlemini otomatikleştirmek istersiniz.

Excel 'dan ilk kez veri içeri aktarıyorsanız

• Excel çalışma kitabını Access veritabanı olarak kaydetmenin hiçbir yolu yoktur. Excel, Excel verilerden Access veritabanı oluşturma işlevselliği sağlamaz.

• bir Excel çalışma kitabını Access 'de açtığınızda ( Dosya Aç iletişim kutusunda , Dosya Türü liste kutusunu MicrosoftOfficeExcel Dosyalar olarak değiştirin ve istediğiniz dosyayı seçin), Access çalışma kitabının verilerini içeri aktarmak yerine bir bağlantı oluşturur. Çalışma kitabına bağlanmak, bir çalışma sayfasını bir veritabanına aktarmaktan temelden farklıdır. Bağlanma konusunda daha fazla bilgi için bu makalede ileride yer alan Excel'deki verilere bağlama başlıklı bölüme bakın.

Çalışma sayfasını hazırlama

1. Kaynak dosyayı bulun ve Access aktarmak istediğiniz verileri içeren çalışma sayfasını seçin. Çalışma sayfasının yalnızca bir bölümünü içeri aktarmak isterseniz, yalnızca içeri aktarmak istediğiniz hücreleri içeren bir adlandırılmış aralık tanımlayabilirsiniz.
   
   Adlandırılmış aralık tanımlama (isteğe bağlı)   

   1. Excel geçin ve içeri aktarmak istediğiniz verilerin bulunduğu çalışma sayfasını açın.

   2. İçeri aktarmak istediğiniz verilerin bulunduğu hücre aralığını seçin.

   3. Seçili aralık içinde sağ tıklatın ve Aralığı Adlandır veya Ad Tanımla seçeneğini tıklatın.

   4. Yeni Ad iletişim kutusunda, Adı kutusunda aralık için bir ad belirtip Tamam'ı tıklatın.

      Bir içeri aktarma işlemi sırasında bir kerede yalnızca bir çalışma sayfası içeri aktarabileceğinizi unutmayın. Birden fazla çalışma sayfasından veri içeri aktarmak için, içeri aktarma işlemini her çalışma sayfası için yineleyin.

2. Kaynak verileri gözden geçirin ve bu tabloda açıklanan eylemleri yapın.

   Öğe	Açıklama
   Sütun sayısı	İçeri aktarmak istediğiniz kaynak sütun sayısı 255'i aşamaz çünkü Access tablodaki 255'ten fazla alanı desteklemez.
   Sütun ve satır atlama	Kaynak çalışma sayfasına veya adlandırılmış aralığa, yalnızca içeri aktarmak istediğiniz satır ve sütunları dahil etmek iyi bir fikirdir. Satırlar    İçeri aktarma işlemi sırasında satırları atlayamaz veya filtre uygulayamazsınız. Sütunlar    Verileri varolan bir tabloya eklemeyi seçerseniz, alma işlemi sırasında sütunları atlayamazsınız.
   Sekmeli biçim	Hücrelerin sekmeli biçimde olmasına dikkat edin. Çalışma sayfası veya adlandırılmış aralık birleştirilmiş hücreler içeriyorsa, hücrenin içeriği en soldaki sütuna denk gelen alana yerleştirilir ve diğer alanlar boş bırakılır.
   Boş sütunlar, satırlar ve hücreler	Çalışma sayfasında veya aralıktaki gereksiz tüm boş sütunları ve boş satırları silin. Çalışma sayfası veya aralık boş hücreler içeriyorsa, eksik verileri eklemeyi deneyin. Kayıtları varolan bir tablonun sonuna eklemeyi düşünüyorsanız, tablodaki ilgili alanın boş (eksik veya bilinmeyen) değerleri kabul ettiğinden emin olun. Bir alanın boş değerleri kabul etmesi için, alanın Gerekli alan özelliğinin Hayır olarak ayarlanmış olması ve GeçerlilikKuralı özellik ayarının da boş değerleri engellememesi gerekir.
   Hatalı değerler	Çalışma sayfası veya aralıktaki bir veya birkaç hücre #NUM ve #DIV gibi hatalı değerler içeriyorsa, içeri aktarma işlemini başlatmadan önce düzeltin. Kaynak çalışma sayfası veya aralık hata değerleri içeriyorsa Access tablodaki karşılık gelen alanlara null değer yerleştirir. B hataları düzeltme olanakları hakkında daha fazla bilgi için bu makalede ileride yer alan Eksik veya yanlış değerlerle ilgili sorun giderme başlıklı bölüme bakın.
   Veri türü	İçeri aktarma sırasında hataları önlemek için, her kaynak sütunun her satırda aynı tür veri içerdiğinden emin olun. Access, tablodaki alanların veri türünü belirlemek için ilk sekiz kaynak satırı tarar. Kaynak satırlardan ilk sekizinde, herhangi bir sütunda çeşitli veri türlerinden karma değerler bulunmadığından emin olmanızı önemle önerilir. Aksi takdirde, Access sütuna doğru veri türünü atamayabilir. Ayrıca, içeri aktarma işlemini başlatmadan önce her kaynak sütunu Excel biçimlendirmek ve her sütuna belirli bir veri biçimi atamak iyi bir uygulamadır. Bir sütun çeşitli veri türlerinden değerler içeriyorsa biçimlendirme önemle önerilir. Örneğin, Bir çalışma sayfasındaki Sefer Sayısı sütunu 871, AA90 ve 171 gibi sayı ve metin değerleri içerebilir. Eksik veya yanlış değerlerden kaçınmak için, aşağıdakileri yapın: Sütun başlığını sağ tıklatıp Hücreleri Biçimlendir öğesini tıklatın. Sayı sekmesinde, Kategori altında, bir biçim seçin. Sefer Sayısı sütunu için, olasılıkla Metin öğesini seçersiniz. Tamam düğmesini tıklatın. Kaynak sütunlar biçimlendirildiği halde yine de sekizinciden sonraki satırlarda karma değerler varsa, içeri aktarma işlemi yine değerleri atlayabilir veya yanlış dönüştürebilir. Sorun giderme bilgileri için, Eksik veya yanlış değerlerle ilgili sorun giderme başlıklı bölüme bakın.
   Birinci satır	Çalışma sayfasındaki veya adlandırılmış aralıktaki ilk satır sütunların adlarını içeriyorsa, Access içeri aktarma işlemi sırasında ilk satırdaki verileri alan adları olarak değerlendireceğini belirtebilirsiniz. Kaynak çalışma sayfası veya aralık adları içermiyorsa, içeri aktarma işlemini başlatmadan önce bunları kaynağa eklemek iyi olur. Not: Verileri varolan bir tabloya eklemeyi düşünüyorsanız, her sütunun adının ilgili alanın adıyla tam eşleştiğinden emin olun. Bir sütunun adı tablodaki ilgili alanın adından farklı olursa, içeri aktarma işlemi başarısız olur. Alanların adlarını görmek için, tabloyu Access 'de Tasarım görünümünde açın.

3. Açıksa kaynak çalışma kitabını kapatın. Kaynak dosyanın açık tutulması, içeri aktarma işlemi sırasında veri dönüştürme hatalarına neden olabilir.

Hedef veritabanını hazırlama

1. İçeri aktarılan verilerin depolanacağı Access veritabanını açın. Veritabanının salt okunur durumda olmamasına ve veritabanında değişiklik yapma izinleriniz olmasına dikkat edin.

   -veya-

   Verileri varolan veritabanlarınızdan birinde depolamak istemezseniz, boş bir veritabanı oluşturun. Bunu yapmak için:

   Dosya sekmesine, Yeni’ye ve ardından Boş Veritabanı’na tıklayın.

2. İçeri aktarma işlemini başlatmadan önce, verileri yeni veya var olan bir tabloda depolayacağınıza karar verin.

   Yeni tablo oluşturma    Verileri yeni bir tabloda depolamayı seçerseniz Access bir tablo oluşturur ve içeri aktarılan verileri bu tabloya ekler. Belirtilen ada sahip bir tablo zaten varsa, Access içeri aktarılan verilerle tablonun içeriğinin üzerine yazar.

   Varolan bir tablonun sonuna ekleme    Verileri varolan bir tabloya eklemeyi seçerseniz, Excel çalışma sayfasındaki satırlar belirtilen tabloya eklenir.

   Ekleme işlemleri sırasında meydana gelen hataların çoğunun, kaynak verilerin hedef tablonun yapısı ve alan ayarlarıyla eşleşmemesinden kaynaklandığını unutmayın. Bundan kaçınmak için, hedef tabloyu Tasarım görünümünde açın ve aşağıdakileri gözden geçirin:

   • İlk satır    Kaynak çalışma sayfası veya adlandırılmış aralığın birinci satırı sütun başlıkları içermiyorsa, kaynak çalışma sayfasındaki her sütunun konumunun ve veri türünün, tablodaki ilgili alanınkiyle eşleştiğinden emin olun. Birinci satır sütun başlıkları içeriyorsa, sütun ve alanların sırasının eşleşmesi gerekmez, ancak her sütunun adı ve veri türü ilgili alanınkiyle tam eşleşmelidir.

   • Eksik veya fazla alanlar    Kaynak veri sayfasındaki alanlardan bir veya birkaçı hedef tabloda yoksa, içeri aktarma işlemini başlatmadan önce ekleyin. Ancak, tablo kaynakta olmayan alanlar içeriyorsa, boş değer kabul ediyorlarsa bu alanları tablodan silmenize gerek yoktur.

     İpucu: Bir alanın boş değerleri kabul etmesi için, alanın Gerekli özelliğinin Hayır olarak ayarlanmış olması ve GeçerlilikKuralı özellik ayarının da boş değerleri engellememesi gerekir.

   • Birincil anahtar    Tabloda birincil anahtar alanı varsa, kaynak çalışma sayfası veya aralıkta, birincil anahtar alanıyla uyumlu değerler içeren bir sütun olmalıdır ve içeri aktarılan anahtar değerleri de benzersiz olmalıdır. İçeri aktarılan bir kayıt, hedef tabloda zaten var olan bir birincil anahtar değeri içeriyorsa, içeri aktarma işlemi bir hata iletisi görüntüler.

   • Dizine eklenen alanlar    Tablodaki bir alanın Sıralı özelliği Evet (Yineleme Yok) olarak ayarlanmışsa, kaynak çalışma sayfası veya aralıktaki ilgili sütunun benzersiz değerler içermesi gerekir.

     İçeri aktarma işlemini çalıştırmak için sonraki adımlara geçin.

İçeri aktarma işlemini başlatma

1. İçeri aktarma/bağlantı sihirbazının konumu, Access sürümünüze bağlı olarak biraz farklılık gösterir. Access sürümünüzle eşleşen adımları seçin:

   • Microsoft 365, Access 2021 veya Access 2019 en son sürümünü kullanıyorsanız, Dış Veri sekmesinin & Bağlantısını İçeri Aktar grubunda DosyadanYeni Veri Kaynağı > > Excelöğesine tıklayın.

   • Access 2016 kullanıyorsanız , Dış Veri sekmesinin & Bağlantısını İçeri Aktar grubunda Excelöğesine tıklayın.

   Not:  Dış Veri sekmesi, açık bir veritabanı olmadıkça kullanılamaz.

2. Dış Veri Al - Elektronik Tablo Excel iletişim kutusundaki Dosya adı kutusunda, içeri aktarmak istediğiniz verileri içeren Excel dosyasının adını belirtin.

   -veya-

   Gözat'ı tıklatın ve içeri aktarmak istediğiniz dosyayı bulmak için Dosya Aç iletişim kutusunu kullanın.

3. İçeri aktarılan verileri nasıl depolamak istediğinizi belirtin.

   Verileri yeni bir tabloda depolamak için, Kaynak verileri geçerli veritabanında yeni bir tabloya aktar öğesini seçin. Daha sonra bu tabloya bir ad vermeniz istenecektir.

   Verileri varolan bir tabloya eklemek için, Kayıtların bir kopyasını tabloya ekle öğesini seçin ve açılan listeden bir tablo seçin. Veritabanında tablo yoksa, bu seçenek kullanılamaz.

   Bağlantılı tablo oluşturarak veri kaynağına bağlamak için, bu makalenin sonraki bölümlerinde yer alan Excel'deki verilere bağlama bölümüne bakın.

4. Tamam düğmesini tıklatın.

   Elektronik Tablo İçeri Aktarma Sihirbazı başlar ve içeri aktarma işlemi boyunca size yol gösterir. Sıradaki adımlara geçin.

Elektronik Tablo İçeri Aktarma Sihirbazı'nı kullanma

1. Sihirbazın ilk sayfasında, içeri aktarmak istediğiniz verilerin bulunduğu çalışma sayfasını seçin ve İleri düğmesini tıklatın.

2. Sihirbazın ikinci sayfasında, Çalışma Sayfalarını Göster veya Adlandırılmış Aralıkları Göster'i tıklatın, içeri aktarmak istediğiniz çalışma sayfasını veya adlandırılmış aralığı seçin ve İleri'yi tıklatın.

3. Çalışma sayfası veya adlandırılmış aralığın ilk satırı alan adlarını içeriyorsa, İlk Satır Sütun Başlıklarını İçerir öğesini seçin ve İleri'yi tıklatın.

   Verileri yeni bir tabloya aktarıyorsanız, Access tablodaki alanları adlandırmak için bu sütun başlıklarını kullanır. Bu adları içeri aktarma işlemi sırasında veya sonrasında değiştirebilirsiniz. Verileri var olan bir tablonun sonuna ekliyorsanız, kaynak çalışma sayfasındaki sütun başlıklarının hedef tablodaki alanların adlarıyla tam eşleştiğinden emin olun.

   Mevcut bir tabloya veri ekliıyorsanız, doğrudan 6. adıma atlayın. Verileri yeni bir tabloya ekliyorsanız, kalan adımları izleyin.

4. Sihirbaz alan özelliklerini gözden geçirmenizi ister. İlgili alanın özelliklerini görüntülemek için, sayfanın alt kısmında bir sütunu tıklatın. İsterseniz, aşağıdakilerden birini yapın:

   • Hedef alanın adını ve veri türünü gözden geçirin ve isterseniz değiştirin.

     Access her sütundaki ilk sekiz satırı inceler ve ilgili alan için veri türünü önerir. Çalışma sayfasındaki sütun, bir sütunun ilk sekiz satırında metin ve sayı gibi farklı türden değerler içeriyorsa, sihirbaz sütundaki değerlerin tümüyle uyumlu bir veri türü önerir (bu çoğunlukla metin veri türüdür). Farklı bir veri türü seçebilirsiniz, ancak, seçtiğiniz veri türüyle uyumlu olmayan değerlerin içeri aktarma işlemi sırasında yok sayılacağını veya yanlış şekilde dönüştürüleceğini unutmayın. Eksik veya yanlış değerlerin nasıl düzeltileceği konusunda daha fazla bilgi için bu makalede ileride yer alan Eksik veya yanlış değerlerle ilgili sorun giderme başlıklı bölüme bakın.

   • Alanda dizin oluşturmak için, Dizin'i Evet olarak ayarlayın.

   • Bir kaynak sütunu tümüyle atlamak için, Alanı içeri aktarma (Atla) onay kutusunu seçin.

     Seçenekleri belirlemeniz bittiğinde İleri'yi tıklatın.

5. Sonraki ekranda, tablo için birincil anahtar belirtin. Birincil anahtar Access eklemesine izin ver'i seçerseniz, Access hedef tablodaki ilk alan olarak bir Otomatik Sayı alanı ekler ve bunu otomatik olarak 1'den başlayarak benzersiz kimlik değerleriyle doldurur. Sonra İleri düğmesini tıklatın.

6. Sihirbazın son ekranında, hedef tablo için bir ad belirtin. Tabloya Aktar kutusuna, tablo için bir ad yazın. Tablo zaten varsa, Access tablonun varolan içeriğinin üzerine yazmak isteyip istemediğinizi soran bir istem görüntüler. Devam etmek için Evet'i, hedef tablo için farklı bir ad belirtmek için de Hayır'ı, ardından da verileri içeri aktarmak için Son'u tıklatın.

   Access verilerin bir kısmını veya tamamını içeri aktarabildiyse, sihirbaz size içeri aktarma işleminin durumunu gösteren bir sayfa görüntüler. Ayrıca, ileride belirtim olarak kullanmak için işlemin ayrıntılarını kaydedebilirsiniz. Buna karşılık, işlem tamamen başarısız olduysa Access dosyayı içeri aktarmaya çalışırken bir hata oluştu iletisini görüntüler.

7. İleride kullanmak üzere işlemin ayrıntılarını kaydetmek için Evet'i tıklatın. Ayrıntıların kaydedilmesi, daha sonra, her defasında sihirbazın adımlarını izlemek zorunda kalmadan işlemi yinelemenize yardımcı olur.

Belirtim ayrıntılarınızı nasıl kaydedeceğinizi öğrenmek için bkz. Alma veya verme işleminin ayrıntılarını belirtim olarak kaydetme.

Kaydettiğiniz içeri aktarma veya bağlantı belirtimlerini nasıl çalıştıracağınızı öğrenmek için bkz. Kaydedilmiş bir içeri veya dışarı aktarma belirtimini çalıştırma.

İçeri aktarma ve bağlantı görevlerini nasıl belirli zamanlarda çalışacak şekilde ayarlayacağınızı öğrenmek için bkz. İçeri veya dışarı aktarma belirtimini zamanlama.

Hata dizeleri ve sorun giderme ipuçları

Sayfanın Başı

Access içinden bir Excel çalışma sayfasına bağlanmaya yönelik yaygın senaryolar

Genellikle, aşağıdaki nedenlerle bir Excel çalışma sayfasına (içeri aktarma yerine) bağlanırsınız:

• Verilerinizi Excel çalışma sayfalarında tutmaya devam etmek, ancak Access güçlü sorgulama ve raporlama özelliklerini kullanabilmek istiyorsunuz.

• Bölümünüz veya çalışma grubunuz Access kullanıyor, ancak çalıştığınız dış kaynaklardan gelen veriler Excel çalışma sayfalarında yer alır. Dış verilerin kopyalarını korumak istemiyor, ancak Access içinde bu verilerle çalışabilmek istiyorsunuz.

bir Excel çalışma sayfasına ilk kez bağlanıyorsanız

• Excel içinden bir Access veritabanına bağlantı oluşturamazsınız.

• Excel bir dosyaya bağlandığınızda, Access genellikle bağlı tablo olarak adlandırılan yeni bir tablo oluşturur. Bu tablo kaynak çalışma sayfasında veya adlandırılmış aralıkta bulunan verileri gösterir, ancak gerçekte bu verileri veritabanında depolamaz.

• Excel verileri veritabanındaki mevcut bir tabloya bağlayamazsınız. Buna göre, bağlantı işlemi yaparak, varolan bir tabloya veri ekleyemezsiniz.

• Bir veritabanı birden fazla bağlantılı tablo içerebilir.

• Excel 'daki verilerde yaptığınız tüm değişiklikler otomatik olarak bağlı tabloya yansıtılır. Ancak, Access 'daki bağlı tablonun içeriği ve yapısı salt okunurdur.

• Access 'da bir Excel çalışma kitabı açtığınızda ( Dosya Aç iletişim kutusunda , Dosya Türü liste kutusunu Excelolarak değiştirin ve istediğiniz dosyayı seçin), Access boş bir veritabanı oluşturur ve Elektronik Tablo Bağlama Sihirbazı'nı otomatik olarak başlatır.