Proje değişiklik isteklerini değerlendirme

Tarafından Jane Suchan, PMP

Denetimsiz değişiklik, proje yöneticisinin en büyük düşmanlarından biridir.     Bu nedenle sağlam bir değişiklik yönetimi süreci proje yöneticisinin en iyi arkadaşı olabilir. Bu tür bir sürecin devreye alınması, müşterinin istediğini, gereken zaman çizelgesinde ve üzerinde anlaşmaya varılan bütçe içinde teslim etmenizi sağlar. Değişiklik denetimi olmadan proje kapsamı hareketli bir hedef haline gelir ve proje başarı faktörlerinizden birini veya birkaçını kaçırma riskiyle karşılaşıyorsunuz. Özellikle proje kapsamındaki değişiklikleri yönetebilme ve denetleyebilme özelliği, hedeflere ulaşmanın anahtarı ve proje yöneticisi için tipik bir performans göstergesidir. Proje değişikliği kaçınılmazdır ve bu durum gerçekleştiğinde değil, olduğunda bununla başa çıkmak için hazırlıklı olmanız gerekir.

Değişiklik yönetimi ve bürokrasiyi dengeleme

Proje yöneticileri için bir zorluk, gereksiz bürokrasiyi önlerken proje değişikliğini denetleme gereksinimini dengelemektir. Soru şu: Bahşiş noktası nerede? Her proje benzersiz olduğundan, değişiklik denetiminin değer eklemeyi durdurup kırmızı banda dönüşeceği nokta projeden projeye değişir.

Bazı paydaşlarınız ve hatta proje ekibi üyeleriniz, değişiklik denetiminin, korkunç kapsam sürünmesinden kaçınmanın bir yolu olduğunu ve esnek olmak istemediğinizi ve müşteriniz ve işletmeniz için en iyi olanı yapmak istemediğinizi düşünebilir. Bu algıyı dağıtmak önemlidir. Yaptığınız işlemin tam tersi olduğunu onlara bildirin: İstenen değişiklikleri tutarlı bir şekilde değerlendirmek için verimli bir süreç uyguluyorsunuz. Değişiklik yapmak iyi bir fikir olarak kabul edilirse, gerektiğinde yanıt vermek için gerekli işlemlere sahip olursunuz.

Sayfanın Başı

Proje değişiklik yönetimi planı

Proje değişiklik yönetimi planı, hızla yanıt vermenize yardımcı olmak için sapmalar gerçekleştiğinde ne olacağını açıklar. Değişikliği önlemek için tasarlanmamıştır; bunun yerine, amacı değişikliğin nasıl iletileceğini, kararların nasıl alınacağını ve projenin buna göre nasıl uyum sağlayacağını net bir şekilde ifade eden bir sürecin ana hatlarını oluşturmaktır.

Sayfanın Başı

Değişiklik denetiminin yerine koyulma

İş gereksinimleri ve zamanlama gibi önemli teslim edilebilirler için bir temel oluşturur oluşturmaz değişiklik denetimi sürecinizi etkin hale getirmelisiniz. Proje ekibi ve proje katılımcıları ve projedeki değişikliklerden etkilenen diğer herkes, değişiklik yönetimi planını uygulamaya koymadan önce gözden geçirmeli ve onaylamalıdır.

Projenin genel başarısı üzerinde çok az etkisi olan küçük değişiklikler, gereksinimlerde veya kritik yol zamanlama kilometre taşlarında yapılanlarla aynı zorlukları doğurmamalıdır. Resmi bir proje değişiklik isteği (PCR) gerektiğinde proje değişiklik yönetimi planının durumu belirtilmelidir. Örneğin:

• Zamanlama ve bütçe değişikliklerinin eşikleri nelerdir?

• Her zaman değişiklik isteği gerektiren değişiklikler var mı?

• Değişiklik yönetimi işlemi hangi değişiklikleri atlayabilir?

Burada bir uyarı: Genellikle büyük, belirgin olanlar yerine zarar veren çok sayıda küçük kapsam değişikliği vardır. PCR ölçütlerinizi tanımlarken bunu göz önünde bulundurun. Örneğin, değişiklik yönetimi planınız büyük veya ikincil gibi değişiklik isteği kategorilerini tanımlamalıdır:

• Önemli değişiklikler    Bunlar şu şekilde olmalıdır: pcr olarak belgelenmiştir. Ana proje değişiklikleri:

  • Kritik yoldaki gereksinimleri veya iş öğelerini etkileyerek önemli kilometre taşlarını veya genel proje bitiş tarihini belirli bir zaman yüzdesi veya süreyle geciktirin. Her proje için ana değişiklik ölçütleri tanımlanmalıdır.

  • Ek fon gerektirme (dolar cinsinden veya bütçe yüzdesi cinsinden). Yine her proje için miktarın tanımlanması gerekir.

• Küçük değişiklikler    Bu rutin değişiklikler pcr gerektirmez. Küçük değişiklikler:

  • Planı önemli ölçüde etkilemez. Proje bağımlılıklarıyla kilometre taşlarının veya görevlerin tamamlanma tarihini uzatmaz.

  • Hiçbir olumsuz finansal etkisi yoktur. Sonuç olarak proje bütçesi varyansı oluşmaz.

Sayfanın Başı

Değişiklik isteklerini değerlendirme ipuçları

Proje değişiklik yönetimi planı, değişiklik isteklerinin nasıl değerlendirildiğinden de haberdar olmalıdır. Konsensüse ulaşarak zaman kaybı olmaması için gerekli olmadan önce bu değerlendirme ölçütlerinin belirlenmesi hayati önem taşır. Bu parametrelerin ayarlanması, genel iş hedefleri ve avantajlarıyla değişimi dengelemeye yardımcı olur.

Değişiklik isteğini değerlendirirken göz önünde bulundurulacak bazı tipik sorular şunlardır:

• Bu değişiklik iş gereksinimlerini ekliyor veya değiştiriyor mu?

• Geçici bir çözüm var mı yoksa bu değişiklik projenin genel başarısı için gerekli mi?

• Bu değişiklik için fon artışı gerekiyor mu?

• Bu işlem projenin bitiş tarihini geciktirecek mi?

• Bu değişikliğin bu proje üzerinde olumsuz bir etkisi olsa da, işe yarar hale getiren önemli iş başları ile sonuçlanır mı?

• Bu değişikliğin hayata geçirmesi artık geciktirmekten daha anlamlı mı? Gecikme sonunda şirkete daha fazla paraya mal olacak mı?

• Etkilenen tüm paydaşlar dikkate alındı mı ve değişikliği onaylarlar mı?

• Dikkate alınması gereken sözleşmesel sonuçlar var mı? Örneğin, bu değişiklik nedeniyle dış satıcılarla yapılan taahhütler yerine getirilmeyecek mi?

Sayfanın Başı

Proje değişiklik isteklerini onaylama

İstenen değişiklikleri kimin onaylayabileceğinizi (veya onaylayabileceğini) tanımlamak da önemlidir. Rutin değişikliklerin verimli bir şekilde ele alınabilmesi için çeşitli yetki düzeylerinin tanımlanması yaygın bir durumdur; önemli değişiklikler ise gerekli yönetimsel dikkat düzeyini alır.

Önerilen bir değişiklik projenin kapsamını etkilediğinde, bunu proje sponsorunun onayını gerektiren bir iş kararı olarak düşünmelisiniz. Kapsam etkilenmediğinde proje ekibi ve sponsoru, proje yöneticisinin değişikliği belirli sınırlar içinde onaylama yetkisine sahip olduğuna karar verebilir. Bazı projelerde değişiklik denetim panoları, değişiklik isteklerini dikkate almak ve onaylamak için düzenli aralıklarla oluşturulur ve toplanır. Kuruluşta çeşitli değişiklik isteklerini işleyen farklı değişiklik denetim panoları olabilir. Örneğin, teknik bir değişiklik denetim panosu teknoloji sorunlarına bakabilir.

Değişiklik isteklerini onaylama yönergelerini özetlemenin kolay yollarından biri, örnek bir projeyi temel alan aşağıdaki gibi bir tablodadır:

Sayfanın Başı

Büyük ödeme

Proje ekipleri, bazen etkili planlama pahasına proje yürütmeye ulaşmak için her zaman endişelidir. Kısayolları kullanmak ve devam ederken her şeyi çözebileceğinizi varsaymak caziptir. Değişiklikler gerçekleşmeden önce iyi geliştirilmiş bir değişiklik denetimi sürecine sahip olmak, büyük ödemeler ve daha iyi genel proje sonuçlarına sahip olacaktır. Öznerliği değişiklik denetiminden çıkarmak, proje ekibinin dalgalanmaları verimli ve etkili bir şekilde ele almasını sağlar. Proje ekibi üyeleri ve proje katılımcıları tarafından kabul edilen iyi düşünülmüş, ayrıntılı bir değişiklik yönetimi planı, proje yöneticilerinin asla yeterli olmadığı bir şey olan zamandan ve paradan tasarruf edecektir.

Sayfanın Başı