Tarafından Jane Suchan, PMP
Proje yönetimi, neyi başarmak istediğinizi anlamak, sizi oraya götürmek için yapılması gereken bir yapılacaklar listesi oluşturmak, ne kadar süreceğini belirlemek ve maliyeti hesaplamaktır. Kulağa basit geliyor, değil mi? Ama asıl zor olan her şeyi takip etmek. Proje zamanında çalışıyor mu? Zamanlamadan önce yapılacak mı? Bütçenin altında mı? Tüm çalışmalar tamamlandığında bütçenin altında kalacak mı?
Projenin sistem durumunu değerlendirmenin bir yolu, özgün proje planı ile gerçekte ne olduğu arasındaki farkı izlemektir. Bu boşluk, varyans, hedeflenen veya bütçelenen tutarın karşılaştırması ve harcanan gerçek tutar olarak daha iyi bilinir. Varyans analizi, gerçek proje sonuçlarının planlanan veya beklenen sonuçlarla karşılaştırılması uygulamasıdır. Bu, projenin ne kadar iyi veya ne kadar kötü ilerlemiş olduğunu ölçmenin bir yoludur.
Varyansları planlama: Temelleri oluşturma
Proje varyanslarını belirlemek için başlangıç noktanız olarak yere bir hisse koymanız gerekir: bu sizin temelinizdir. Bu olmadan, hareket eden hedefi takip ediyor ve kontrol etmeye çalışıyorsunuz. Varyans izleme ve raporlamayı devreye sokmadan önce oluşturmanız gereken iki temel temel maliyet ve zamanlamadır. Ama oraya varmadan önce proje kapsamını daraltmak isteyeceksiniz.
Kapsam oluşturmak için iş dökümü yapısı kullanma
Kapsam temeli tüm proje teslim edilebilirlerini içerir; bu nedenle, yapılacak tüm işleri tanımlar. Belge kapsamının bir yolu, proje teslim edilebilirlerinin hiyerarşik bir görünümü olan bir iş dökümü yapısı (ÇÇY) oluşturmaktır. Hiyerarşideki her düzey, teslim edilebilirlerin giderek daha ayrıntılı bir açıklamasını temsil eder. Örneğin, yeni bir evin inşası için ÇÇY temel, çerçeveleme, çatı ve elektrik ve tesisat sistemlerinin yanı sıra peyzaj planlarını, mimari çizimleri ve denetim izinlerini içerir.
Zamanlama ve maliyet temelleri oluşturma
Zamanlama ve maliyet temelleri yalnızca kapsam belirlendikten sonra oluşturulur. Projenin ne üreteceğinin net bir resmi olmadan, ne kadar süreceğini veya ne kadara mal olacağını belirleyemezsiniz.
Zamanlama temeli, zamanlama performansını ölçme ve raporlamanın temeli olan onaylı proje zamanlamasıdır. Maliyet temeli, maliyet performansının ölçüleceği, onaylanan zaman aşamalı bütçedir. Proje görevlerine maliyet atamayı gerektiren belirli bir proje dönemi veya aşaması için maliyetler eklenerek belirlenir. Maliyetleri proje bileşenlerine ayırmak zaman alabilir, ancak proje katılımcılarınızın ve proje sponsorunuzun çok ilgileneceği bir şey olan daha ayrıntılı ve doğru maliyet-performans raporlaması gerçekleştirmenizi sağlar.
Zamanlama ve maliyet temelleri oluşturmak için:
-
ÇÇY'de her teslim edilebilir öğeyi üretmek için etkinlikleri ve görevleri belirleyerek zamanlamayı geliştirin.
-
Her görev için kaynakları tanımlama. Kısıtlamaları veya her bir kişinin bu projeye gerçekçi bir şekilde ayırabileceği süreyi göz önünde bulundurun.
-
Her görevin tamamlanmasının ne kadar süreceğini (saat veya gün cinsinden) tahmin edin.
-
Her kaynağın ortalama saatlik veya günlük fiyatını ve görevle ilişkili sabit maliyetleri kullanarak her görevin maliyetini tahmin edin.
-
Hangi görevlerin başkalarına bağımlı olduğunu belirleyin ve kritik yolu geliştirin.
-
Maliyet temelini geliştirme; bu zaman aşamalı bir bütçedir projenin maliyet performansını ölçmek için. Bunu yapmak için tahmini maliyetleri göreve veya zaman aralığına göre ekleyin.
Varyanslara yanıt verme: Denetimi değiştirme
Kapsam, zamanlama ve maliyet temellerini oluşturduktan sonra, ekibin bu planlar için varyansları yönetmek için atacağı adımları oluşturun. Bu bilgiler proje değişiklik yönetimi planınıza dönüşür. Bu plan, proje değişiklik isteğinin (PCR) ne zaman gerekli olduğunu, varyansları belgeleyip onay için göndermeyi ve değişiklik isteği onaylandıktan sonra ne olacağını tanımlar.
Varyans hesaplamaları, BIR PCR gerekip gerekmediğini ve proje zamanlamasının veya maliyet temellerinin değiştirilip değiştirilmediğini belirlemek için kullanılır. Varyanslar pozitif veya negatif olabilir:
-
Pozitif bir varyans, projenin zamanlamadan önce veya bütçenin altında olduğunu gösterir. Olumlu senaryolar, negatif bölgede bulunanlara para ve kaynak ayırmanızı sağlayabilir.
-
Negatif varyans, projenin zamanlamanın gerisinde veya bütçeyi aştığını ve eyleme geçmeniz gerektiğinin göstergesidir. Bütçenizi artırmanız veya azaltılmış kar marjlarını kabul etmiş olmanız gerekebilir.
Varyans eşikleri, proje değişikliği yönetim planlarının önemli bir bileşenidir. Projedeki malzeme değişikliklerini oluşturur ve bu nedenle bir PCR'de belge ve onay gerektirir. Tüm PCR'ler kapsamın, zamanlamanın veya bütçenin yeniden kurulmasına neden olmaz. Bu önemli bir görevdir ve tamamlanması için önemli bir süre gerektirebilir ve proje kuruluşunda yukarı ve aşağı onay almakla yükümlü olursunuz.
Projenin yaşam döngüsü boyunca maliyet ve zamanlama varyanslarını izlemek, tekrarlanan değişikliklerle zayıf noktaları ― alanları belirlemenize ve buna göre yanıt vermenize yardımcı olur. Örneğin, test ekibinin sürekli gecikmelerle karşılaştığını görürseniz, zamanlamaya devam etmek için ek kaynaklar atamanız gerekebilir.
Bunu bir adım ileri götürerek: Kazanılmış değer analizi
Belirli bir zamanda maliyeti ve zamanlamayı tahmin etmeye yönelik bir proje yönetim tekniği olan kazanılmış değerden bahsetmeden proje varyansları hakkında hiçbir tartışma tamamlanmaz. Kazanılmış değer analizi, tamamlanan çalışmayı yerleşik taban çizgileriyle karşılaştırır. Geçerli proje performansını değerlendirmenize ve gerektiğinde kurs düzeltmeleri yapmanıza yardımcı olur.
Kazanılmış değer analizi gerçekleştirmek için, planlanan çalışma için ÇÇY, ayrıntılı proje zamanlaması ve bütçeniz (aşama veya zaman aralığına göre) olmalıdır.
Kazanılan değerle ilgili soruları sorma
Herhangi bir noktada kazanılmış değer analizi, üç temel soru sorarak proje durumunu ölçer:
-
Planlı değer: Çalışma için gereken miktar nedir?
-
Kazanılan değer: Gerçekte neyi tamamladınız?
-
Gerçek maliyet: Çalışmayı tamamlamanız ne kadara mal oldu?
Planlı değer (PV), planlanan görevlerin bütçelenen maliyetidir. Kazanılan değer (EV), tamamlanan çalışmanın tüm bütçelenen maliyetlerinin toplamıdır. Gerçek maliyetler (AC), üretilen işe harcanan maliyetlerdir.
Kazanılan değer analizi hakkında bilgi edinme
Kazanılan değeri açıklamanın en kolay yolu örnektir. Bütçesi 100.000 TL olan dört aylık bir projeyi yönettiğinizi varsayalım. Üç aydır bu işin içindesiniz ve takımın işin yalnızca yarısını tamamladığını ve ev'in 50.000 dolar olduğunu fark ediyorsunuz. Proje zamanlamasına göre, işin yaklaşık yüzde 75'i şimdiye kadar yapılmalıdır, bu nedenle PV 75.000 ABD dolarıdır. Ayrıca ekibin şu ana kadar 90.000 $ harcadığını, dolayısıyla AC'nin 90.000 ABD doları olduğunu da biliyorsunuz.
Bu sayıları kullanarak maliyeti hesaplayabilir ve varyansları zamanlayabilirsiniz. Maliyet varyansı (CV), gerçekleştirilen çalışmanın fiili maliyetleriyle proje bütçesi arasındaki farkı ölçer:
CV = EV – AC
Zamanlama varyansı (SV), proje zamanlamasına göre gerçek ilerleme durumunu ölçer:
SV = EV – BD
Yukarıdaki örnek kullanıldığında, bu projenin maliyet varyansı 50.000 TL – 90.000 TL = 40.000 TL'dir. Zamanlama varyansı 50.000 TL – 75.000 TL = 25.000 TL'dir.
Herhangi bir proje yöneticisi, projenin bütçesinin yüzde 90'ını harcadığını ve çalışmanın yalnızca yüzde 50'sini tamamladığını görebilir. Proje zamanlamanın gerisindedir ve tamamlanma zamanına kadar bütçeyi aşacaktır, bu nedenle değişiklik gereklidir. Proje yöneticisinin kapsamı azaltması, zamanlamayı genişletmesi veya çalışmayı tamamlamak için daha fazla fon elde etmesi gerekir.
Varyans izlemeyi kullanmaya başlama
Varyans izlemeyi proje yönetiminizle tümleştirmek oldukça basittir, ancak sistematik bir yaklaşım gerektirir. Proje ödevinizi aldıktan sonra, kapsamı, bütçeyi ve zamanlamayı belirlemek için sponsorunuzla birlikte çalışın. Ardından ekibinizle birlikte çalışarak varyans eşiklerini tanımlayan ve eşik değerlerini aşarsa varyanslarla nasıl başa çıkacağını açıklayan güçlü bir değişiklik yönetimi planı oluşturun. ÇÇY'yi geliştirip ayrıntılı proje zamanlamasını tanımladıktan sonra proje zamanlamasını ve bütçeyi oluşturabilirsiniz. Tüm bileşenler hazır olduktan sonra, varyansları izlemeye başlamaya ve değişiklik yönetimi planlarınızı uygulamaya koymaya hazır olursunuz.
|
Yazar hakkında Jane Suchan, kurumsal iş girişimlerini yönetme ve proje yönetimi yöntemleri geliştirme konusunda deneyimli bir program yöneticisidir. Jane Seattle, Washington'da yaşıyor. |
