Практичні поради щодо роботи в Outlook

Цю статтю написала команда розробників, яка створила Програму Microsoft Outlook із найкращою причиною– запитали наші клієнти. Програма Outlook призначена для широкої аудиторії з багатьма робочими потребами та стилями. Хоча оптимального методу не існує, є кілька способів роботи у програмі, простіших за інші. Ми сподіваємося, що, усвідомлюючи практичні поради, ви матимете найкращі можливості використання Програми Outlook.

У цьому посібнику наведено наші поради щодо того, як максимально ефективно використовувати Outlook. Однак це не вичерпний посібник. Нижче наведено кілька основних сценаріїв, які допоможуть вам використовувати Outlook у своїх потребах керування даними.

Цей посібник призначено для таких категорій користувачів:

• працівники великих компаній із відділом інформаційних технологій;
• користувачі, які щодня отримують понад 30 повідомлень електронної пошти;
• Надсилайте й отримуйте повідомлення, а також настроюйте наради або відвідуйте їх у програмі Outlook щодня.
• Outlook використовується з обліковим записом Microsoft Exchange Server або обліковим записом Microsoft 365.

Незалежно від настройок сервера або розміру організації, інформація в цьому документі буде корисна.

Для IT-адміністраторів

Речення з 365 Office – це посилання на інші продукти Microsoft 365, наприклад Microsoft OneNote і Microsoft SharePoint Server. Речення, у яких згадується автоархівація та Files даних Outlook (PST), позначаються піктограмою папки, файлу . Якщо ваша організація не розгортає ці продукти або функції, ці речення можна ігнорувати, не впливаючи на загальний документ і робочий цикл.

У цій статті

• Основні принципи ефективного керування часом
• Папки
• Правила
• Панель справ
• Сповіщення
• Категорії
• Швидкі дії
• Керування папкою "Вхідні" за допомогою чотирьох дій
• Щоденний огляд: керування часом і завданнями
• Завдання: виконання роботи
• Пошук потрібного повідомлення: ефективний пошук
  Пошук повідомлення від певного користувача
• Створення професійно оформлених повідомлень електронної пошти
• Календар і наради
• Контакти
• Запитання й відповіді
• Посилання
• Про автора

Основні принципи ефективного керування часом

Outlook – це засіб для керування повідомленнями електронної пошти, календарем, контактами та завданнями. Таким чином, він є центром не тільки ваших повідомлень, але і вашого управління часом. Щоб максимально ефективно використовувати Outlook, ми пропонуємо кілька основних принципів:

• Зменште кількість місць для читання повідомлення. Якщо використовується нова версія Microsoft 365, ви можете використовувати функцію "Важливі вхідні" для Outlook, щоб автоматично розділяти типи повідомлень, які ви, найімовідніше, читатимете одразу від інших повідомлень.

• Певні повідомлення не мають потрапляти в папку "Вхідні". Використовуйте правила, щоб надсилати повідомлення, які не потрібно читати відразу в їхніх папках. Наприклад, папки для проектів або папок групи контактів. Вам не потрібно ( і в умовах великого обсягу, ймовірно, не вдається) читати кожне повідомлення, надіслане вам.

• Зменште кількість місць, де повідомлення зберігаються вручну. Заощаджуйте свої зусилля під час збереження, покладаючись на пошук повідомлень.

• Для оброблення повідомлень використовуйте чотири дії. Читаючи повідомлення, вибирайте між такими діями:

  • видалити;
  • обробити (відповісти на них або зберегти на майбутнє);
  • делегувати (переслати);
  • відкласти (за допомогою категорій і позначок) для повторного перегляду у список завдань.

• Зменште кількість списків справ до одного. Використовуйте один список справ і один календар для керування своїми завданнями.

• Працюйте із групами справ. Використовуйте категорії для групування схожих завдань.

• Детально все обмірковуйте, коли надсилаєте повідомлення. Дотримуйтеся вказівок і не пишіть чудові повідомлення.

• Регулярно переглядайте свій календар і завдання.

Навіть якщо ви не використовуєте всі поради, описані в цій статті, лише деякі з них покращать роботу з Outlook.

На початок сторінки

Налаштування Outlook: макет

Перший крок унаслідок виконання цих практичних порад – настроїти систему для оптимізації використання програми Outlook. Радимо:

• Область переходів відкрито ліворуч.
• Повідомлення в поданні "Розмови". Повідомлення, які надсилаються безпосередньо вам, автоматично форматуються синім кольором.
• Область читання розташовано праворуч.
• Панель справ відкрито на правому краю. Якщо роздільна здатність екрана менша за 1024 на 768 пікселів, то панель справ можна згорнути.
• Режим кешування Exchange увімкнуто.

Додаткові відомості про настроювання рекомендованої структури наведено в розділі Запитання й відповіді.

На початок сторінки

Папки

Радимо:

• Папку "Вхідні" призначено для повідомлень, які потрібно обробити (опрацювати). У папку "Вхідні" потрапляють повідомлення, які надсилаються безпосередньо вам, або які варто прочитати.

Якщо обсяг кореспонденції з багатьма користувачами завеликий, перейдіть до подання "Розмови". Також можна впорядковувати повідомлення за датою (упорядкування за промовчанням). Скористайтеся правилами автоматичного форматування, щоб усі повідомлення, надіслані лише вам, позначалися синім кольором.

• Одна довідкова папка в папці "Вхідні" для всіх довідкових матеріалів, на які можна повернутися пізніше. Нічого не зберігається автоматично (тобто з правилом) до цієї папки. Назвіть цю папку 1-довідка. (Якщо додати 1– це буде перший елемент у папці "Вхідні".) Ця папка створюється в папці "Вхідні", щоб можна було згорнути папку "Вхідні" та видалити її з подання.
  Установіть для цієї папки автоматичне архівування щорічно.

  Примітка.

  Якщо розмір цієї папки завеликий (10 000 елементів або більше), outlook може сповільнитися під час переходу до цієї папки.

• Папка для конфіденційних і особистих повідомлень, а також тих, які стосуються кар’єрного росту. Наявність окремої папки для особистої інформації та відомостей щодо кар’єрного росту дає можливість шукати повідомлення, коли хтось стоїть поруч, не хвилюючись, що відкриється конфіденційне особисте повідомлення. Назвіть цю папку 2-особисте. Керівники можуть мати одну папку для відгуків про своїх працівників, яка називається 3-керування.
  Установіть для цих папок автоматичне архівування щорічно.

• Набір папок для повідомлень групи контактів. Не обов'язково читати всі повідомлення, надіслані групам контактів (або спискам розсилки, спискам розсилки або спискам розсилки). Цей набір папок – це сховище для всіх повідомлень групи контактів, які автоматично не доставляються до папки "Вхідні". Створіть одну папку верхнього рівня в папці "Вхідні" під назвою Групи контактів, а потім створіть вкладену папку для кожної теми груп контактів. Зазвичай однієї папки для кожної групи контактів достатньо, але за наявності кількох пов’язаних груп контактів, доцільно, щоб усі повідомлення надходили в одну папку.

Згорніть папку групи контактів верхнього рівня, щоб не відволікатися на непрочитані повідомлення в папках під нею.

Налаштуйте автоматичне архівування папок у групі контактів кожні шість місяців або частіше, якщо вони чутливі до часу , наприклад, група контактів для пошуку поїздок на автомобілі має архівуватися щодня.

• Набір папок для RSS-каналів. Подібно до набору папок для груп контактів, RSS-канали позначає інший набір даних, які іноді можуть містити цікаві відомості, але їх не потрібно читати послідовно або з тим самим відчуттям терміновості, що й повідомлення, надіслані безпосередньо вам. Outlook автоматично створює ці папки.

Папки пошуків

Папки пошуків корисні для збирання інформації з різних поштових папок і папок RSS-каналів. Папки пошуку можуть бути особливо корисні, якщо потрібно зібрати інформацію, збережену в різних папках, наприклад, під час підготовки до щоквартальної наради.

Якщо щодня надходить велика кількість повідомлень (понад 200), папки пошуків можуть стати чудовим способом для аналізу пошти від різних відправників.

Уподобання (необов’язково)

У розділі Уподобання відображаються папки, непомітні у списку поштових папок.

У верхній частині області переходів з'явиться підмножина поштових папок Уподобання. Використання вподобань – це не обов'язкова вимога для роботи цієї системи, але якщо у вас невеликий екран, можна згорнути область переходів і успішно подати повідомлення, перетягнувши повідомлення на згорнуту панель, виконавши поширені пошукові запити та переключишись до Calendar, контактів і завдань.

Радимо використовувати такі папки в папці "Уподобання", "Вхідні","1-довідка", "Надіслані" та "Видалені".

На початок сторінки

Правила

Мета впорядкування елементів у програмі Outlook – зменшити кількість непотрібних відомостей у папці "Вхідні" та винести на початок найважливіші елементи. Правила спрощують цей процес, переміщуючи повідомлення до папок на основі встановлених умов. Правила фільтрують повідомлення, які надходять до папки "Вхідні", залишаючи лише ті, які слід прочитати.

Радимо дотримуватися наведених нижче правил (відомості про те, як налаштувати ці правила, наведено в розділі Запитань і відповідей у кінці цієї статті).

• Автовідповіді Перемістіть усі відповіді на наради, які не містять вмісту, до папки Видалені. Побачити тих користувачів, які прийняли запрошення, можна на вкладці відстеження у вікні наради.
• Кому: я Будь-яке повідомлення, надіслане безпосередньо вам або вам у рядку Копія, надсилається до папки "Вхідні" та не обробляється іншими правилами, навіть якщо воно також надсилається до групи контактів.
• Запрошення на наради надходять у папку "Вхідні". Усі запрошення на нараду, навіть якщо їх адресовано групі контактів, мають надходити в папку "Вхідні".
• Відкласти надіслані елементи Це правило затримує надсилання повідомлень на одну хвилину або довше. Використовуючи це правило, переконайтеся, що повідомлення надіслано, перш ніж вимкнути комп’ютер.

• Групи контактів Будь-яке повідомлення електронної пошти, надіслане групі контактів, надсилається до папки "Група контактів", якщо ключові слова не вказують на те, що воно важливе для вас, у цьому випадку воно надсилається до папки "Вхідні". Для кількох схожих груп контактів має використовуватись однакове правило, а їхні повідомлення мають надходити в одну папку. Якщо ви учасник групи контактів, для якої потрібно прочитати кожне повідомлення, не створюйте правило для нього. Усі повідомлення, які йому потрібно прочитати, мають надходити безпосередньо в папку "Вхідні".

На початок сторінки

Панель запланованих справ

Панель To-Do – це панель у правій частині програми Outlook. На ній відображається календар, заплановані зустрічі та об’єднаний список завдань, до якого входять такі елементи:

• повідомлення, на які потрібно відповісти (позначені повідомлення);
• контакти, яких потрібно викликати (позначені контакти);
• завдання, які виникають спонтанно.

Варто настроїти панель справ наведеним нижче чином.

• Відобразіть календарик (увімкнуто за промовчанням).
• Відобразіть завдання (увімкнуто за промовчанням).
• Відображати улюблені контакти.

За промовчанням завдання впорядковуються за терміном, але можна використовувати також упорядкування за датою початку, залежно від способу використання позначок. Щоб переглянути завдання, відкладені на понеділок наступного тижня, упорядкуйте їх за датою початку. Щоб переглянути завдання в день їх виконання, упорядкуйте їх за терміном.

Позначка за промовчанням

Рекомендовано встановити для швидкої позначки значення Сьогодні (стандартне значення).

На початок сторінки

Сповіщення

Якщо надходить велика кількість повідомлень, або постійно відволікають звукові сповіщення, які відтворюються для вхідних повідомлень, слід вимкнути такі параметри:

• Спливаючі оповіщення про нове повідомлення

• піктограма конверта, яка з’являється на піктограмі Outlook на панелі завдань Windows;

• курсор, що на короткий час перетворюється на конверт;
• звук, що супроводжує всі вищенаведені параметри.

Щоб змінити ці настройки, натисніть кнопку Файл , виберіть пункт Параметри, а потім виберіть пункт Пошта.

У розділі Отримання повідомлень зніміть усі прапорці.

На початок сторінки

Категорії

Категорії в Outlook дають змогу керувати елементами різними способами. Існує три основні типи категорій, які рекомендовано створити:

• проект (може включати користувачів);
• тема;
• розташування або діяльність.

Категорії не є обов'язковим аспектом цієї системи, але вони полегшують ваше життя, якщо ви старанно використовуєте їх. Наприклад, за допомогою них простіше визначати, що можна зробити зараз, а також групувати схожі завдання, щоб виконувати їх одночасно.

Щоб створити категорії, виконайте наведені нижче дії.

• У будь-якому поданні на вкладці Основне в групі Позначки натисніть кнопку Категорія, а потім виберіть Пункт Усі категорії.

Радимо використовувати категорію для:

• Кожний безпосередній підлеглий і власний керівник для елементів, які потрібно розглянути під час наступної зустрічі (наприклад, категорія 1:1 – керівник).

• Кожне основне розташування або тип виконуваних дій, щоб можна було виконувати кілька дії відразу (корисна складова для керування завданнями). Приклади категорій:

  • @У дорозі: для завдань, які можна виконати по дорозі з роботи додому.
  • @Email для завдань, пов'язаних із повідомленнями електронної пошти, нарадами або будь-яким іншим аспектом Outlook.
  • @Удома: для завдань, які можна виконати лише вдома.
  • @Нарада: для елементів, потрібних для підготовки до наради.
  • @Не в мережі: для завдань, які виконуються не на комп’ютері, наприклад копіювання документа.
  • @У мережі: для завдань, які виконуються лише в Інтернеті або у браузері.
  • @Телефон: для викликів, які потрібно здійснити або прийняти.
  • @Read для завдань, які передбачають лише читання, не відповідаєте. Ця категорія корисна для довгих повідомлень або вкладень, які потрібно прочитати, але не може відразу отримати доступ.
  • @Очікування: для повідомлень або завдань, на які має надійти відповідь, але наступну дію виконувати не потрібно.

  

• Кожну важливу тему або проект, щоб легко знайти повідомлення з певної теми, особливо якщо в тексті або темі повідомлення немає жодного слова, які б відображалися під час пошуку.
• Важливі елементи, які потрібно виконати сьогодні та які не можна перекидати на інший день.

До одного елемента можна застосувати кілька категорій, на відміну від збереження, де елементи можуть одночасно зберігатися лише в одній папці. Наприклад, важливому повідомленню, яке потрібно обговорити з керівником, перш ніж відповісти, можна надати категорію @Електронна пошта й 1:1 – керівник.

Швидка категорія – це категорія, яка найчастіше застосовується.

Щоб установити швидку категорію, виконайте наведені нижче дії.

• У будь-якому поданні на вкладці Основне в групі Позначки натисніть кнопку Задати категорії, а потім виберіть Установити швидке клацання.

Далі буде описано, як завдяки категоріям можна виділити повідомлення й завдання на панелі справ, зробити пошук ефективнішим і підготуватися до нарад.

На початок сторінки

Швидкі дії

Швидкі дії дають змогу виконувати кілька дій одним клацанням. Вони корисні для впорядкування папки "Вхідні" та підвищення загальної ефективності під час використання програми Outlook. Щоразу після повторного виконання однакових дій у програмі Outlook спробуйте створити швидку дію.

Радимо виконати наведені нижче швидкі дії. Додаткові відомості про швидкі дії наведено у статті Автоматизація загальних або повторюваних завдань.

Швидка дія	Дії	Використання
Довідка	Позначає повідомлення як прочитане. Переміщує його до папки "1-довідка".	Це кнопка для швидкого збереження.
Особисте*	Позначає повідомлення як прочитане. Переміщує його до папки "2-особисте".	Для збереження особистих повідомлень.
Готово	Позначає повідомлення як прочитане. Позначає повідомлення як завершене. Переміщує його до папки "1-довідка".	Для опрацьованих довідкових повідомлень або таких, на які надіслано відповідь.
Відкласти*	Позначає повідомлення як прочитане. Позначає повідомлення як завдання на сьогодні. Переміщує його до папки "1-довідка".	Для повідомлень, які потрібно опрацювати пізніше.

*Швидкі дії за замовчуванням не використовується для особистих і відкладених швидких дій.

Додаткові швидкі дії

Крім швидких дій, наведених вище, залежно від характеру роботи й типових повсякденних дій можна створити наведені нижче типи швидких дій.

Швидка дія	Дії	Використання
Призначити категорію й перемістити	Позначає повідомлення як прочитане. Призначає категорію повідомленню. Переміщує його до папки "1-довідка".	Перед збереженням великій кількості повідомлень призначаються категорії, щоб потім простіше було їх шукати. Створіть таку швидку дію для кожної категорії, яка часто використовується.
Позначити й перемістити	Позначає повідомлення як прочитане. Додає позначку до повідомлення. Переміщує його до папки "1-довідка".	Позначаються елементи на різні дати, наприклад "Завтра", "Цього тижня" тощо. Створіть одну швидку дію для кожної позначки, яка часто використовується.
Додати позначку та категорію й перемістити	Позначає повідомлення як прочитане. Додає позначку до повідомлення. Призначає категорію повідомленню. Переміщує його до папки "1-довідка".	Для визначення змісту завдань використовується кілька категорій. Приклад. @Read: Flags for tomorrow, categorizes with @Read category.
Перетворити на довідкове та перемістити	Позначає повідомлення як прочитане. Пересилає як довідкове повідомлення. Переміщує його до папки "1-довідка".	Повідомлення електронної пошти часто пересилаються іншим користувачам (статті тощо).
Делегувати	Позначає повідомлення як прочитане. Пересилає певному користувачу. Переміщує його до папки "1-довідка".	Надходження повідомлень, призначених іншим користувачам.
Завдання	Створює завдання із вкладенням. Видаляє повідомлення.	Потрібно більше інформації для позначених повідомлень.
Група контактів	Позначає повідомлення як прочитане. Переміщує його до папки "Група контактів" (або до певної папки "Група контактів").	Певні повідомлення від груп контактів випадково надходять у папку "Вхідні" внаслідок використання правил. Наприклад, створено правило, яке зберігає всі повідомлення від групи контактів у папці, крім випадків, якщо вони містять слово рядок у тілі повідомлення. Іноді хтось надсилатиме повідомлення групі контактів зі словами, але це не те, що стосується вас.
Відповісти й видалити	Відкриває вікно відповіді. Видаляє вихідне повідомлення	Ви часто отримуєте швидкі повідомлення, на які потрібно відповісти, але після цього вихідне повідомлення не потрібне. Наприклад: "Гей, ви хочете піти на обід?" Ваша відповідь: "Звичайно!"

Почавши створювати швидкі дії, можна помітити, що можуть бути інші способи оптимізувати виконання потрібних дій. У разі повторного виконання однакових дій, спробуйте створити швидку дію. Після змінення проектів оновіть свої швидкі дії, щоб вони максимально точно відповідали фактичним діям.

На початок сторінки

Керування папкою "Вхідні" за допомогою чотирьох дій

Настроївши систему, можна розпочинати керувати вхідними повідомленнями. Зробивши папку "Вхідні" основним місцем для отримання важливих повідомлень, можете бути впевнені, що кожен її елемент потрібно опрацювати.

Дії з повідомленнями в папці "Вхідні":

• якщо повідомлення неважливе, одразу видаліть його;
• якщо його можна опрацювати протягом кількох хвилин, зробіть це (надішліть відповідь, збережіть, здійсніть виклик тощо);
• якщо його призначено не для вас, делегуйте (перешліть) його, якщо можна;
• якщо його необхідно опрацювати, але для цього потрібно більше двох хвилин (включно з читанням), відкладіть (утримайте) його;

якщо воно потрібне як довідка (навіть якщо його слід відкласти), перемістіть його до своєї довідкової папки. Основна мета – зменшити час, який витрачається на опрацювання кожного повідомлення.

Видалення повідомлень

Видаляйте повідомлення, які не потрібно читати. Якщо небажана пошта, видаліть її.

Якщо більше не потрібно отримувати інші повідомлення цієї розмови, пропустіть її.

Зробити це: Двохвилинна дриль

Дивно, що можна зробити за дві хвилини. Наприклад, на багато повідомлень можна відповісти за дві хвилини або менше. Але якщо для опрацювання повідомлення потрібно понад дві хвилини, відкладіть його. Щоб уявити тривалість двох хвилин, спробуйте відмітити такий проміжок часу під час роботи.

Опрацювавши повідомлення, виконайте одну з наведених нижче дій.

• Видаліть його, якщо це має незначний наслідок.
• Збережіть його в одній зі своїх довідкових папок (наприклад, 1-довідка) за допомогою швидкої дії.

Щоб зберігати відомості про виконані дії, особливо для відображення часу річних переглядів або підготовки звітів, використовуйте швидку дію Готово , яка також позначає повідомлення як завершені.

Делегування повідомлення

Іноді надходять повідомлення, які насправді призначено іншій особі. У таких випадках відповідайте та додавайте особу, якій делегує повідомлення, у рядку Кому . Якщо ви часто робите це, радимо створити швидку дію, яка відповідає та додає делеговану особу до рядка Кому .

Якщо потрібно повернутися до повідомлення пізніше, перед надсиланням додайте до нього позначку для себе. На панелі справ позначте таке завдання категорією @Очікування.

Відкладення повідомлення

Відкладене повідомлення

означає, що його буде переглянуто пізніше, коли буде на це час.

Причини для відкладення повідомлення:

• Він не може бути розглянутий менш ніж за дві хвилини.
• для його читання потрібно багато часу;
• відповідь на нього потрібно уважно спланувати;
• Для цього потрібна додаткова дія в іншій програмі (наприклад, "Потрібно додати до <документа з іменем> ").

Відкладення повідомлення: додавання позначки

Якщо наразі немає часу для опрацювання повідомлення, до нього можна додати позначку.

• Якщо це потрібно зробити сьогодні, додайте позначку Сьогодні (просто клацніть лівою кнопкою миші позначку).
• Якщо його можна відкласти на довше, клацніть його правою кнопкою миші та додайте позначку з пізнішою датою.
• Щоб отримати посилання на повідомлення кілька разів і вам потрібен легкий доступ до нього, перетягніть його до групи Пізніші в рядку To-Do. Якщо у вас немає групи Пізніше , установіть для завдання позначку Дата початку 100 років у майбутньому. (Використовуйте цю позначку рідко, щоб вона не стала заповненим уловом.)
• Якщо це потрібно в короткостроковій перспективі, позначте його Без дати , щоб він відображався у верхній частині панелі To-Do. Використовуйте цю групу економно та регулярно очищуйте її, оскільки вона відображається у верхній частині списку завдань.

Крім додавання позначок, можна виконувати наведені нижче дії.

• Додайте відповідну категорію.
• Виберіть швидку дію посилання , щоб позначити повідомлення як прочитане, якщо його ще не позначено як прочитане та збережено в довідковій папці (1-довідка).

Якщо часто застосовуються однакові категорії й позначки, створіть нову швидку дію, яка додає позначку й категорію та зберігає повідомлення.

Повідомлення з’явиться на панелі справ після додавання позначки. Позначивши та зберігши повідомлення у своїй довідковій папці (тепер воно опрацьоване), його можна закрити. Але оскільки воно є в списку завдань, ви можете перейти до наступного повідомлення, знаючи, що пізніше ви повернетеся до позначених елементів.

Додавання докладніших відомостей до позначених елементів

Якщо в рядку теми повідомлення недостатньо контексту, ви можете виконати одну з двох дій залежно від обсягу інформації, яку потрібно додати:

• Змініть ім'я завдання, вибравши його на панелі To-Do або клацнувши його правою кнопкою миші та вибравши команду Перейменувати завдання. Якщо змінити ім'я завдання, тема повідомлення не зміниться, але це полегшить розуміння наступного завдання.
• Створіть завдання з повідомленням як вкладенням.

Також можна додати категорію, щоб одразу побачити наступну дію. Швидкий перегляд панелі справ із завданнями, яким призначено категорії, дає можливість відразу визначити важливі завдання (@Офіс), завдання, для яких очікуються дії інших користувачів (@Очікування), а також тему наради (@Нарада).

Опрацювання відкладених завдань

Обробивши повідомлення, можна перейти до списку завдань. На цьому етапі потрібно відповісти на відкладені повідомлення.

Збереження повідомлення без виконання інших дій

Іноді ви отримуєте повідомлення про те, що вам не потрібно виконувати певні дії, але які можуть знадобитися в майбутньому. Вдалий приклад – повідомлення з інструкціями. Ці повідомлення можна зберігати в довідковій папці (1-довідка), вибравши швидку дію довідки. Додавання категорії дасть змогу легко знайти повідомлення в майбутньому, коли воно буде потрібне (наприклад, @Проект). Зробіть це, перш ніж зберігати повідомлення за допомогою швидкої дії.

По завершенні опрацювання повідомлень папка "Вхідні" має бути пуста. Тепер можна звернути увагу на календар і завдання.

На початок сторінки

Щоденний огляд: керування часом і завданнями

Радимо щоранку відкладати час, щоб керувати списком завдань і календарем. Цей процес включає такі дії:

• перегляд зустрічей і нарад на день та тиждень наперед;
• перегляд завдань і внесення змін;
• додавання зустрічей до календаря, щоб встигнути виконати потрібні дії.

Відмова від планів

Переглядаючи календар і список завдань, точно оцінюйте свої можливості. Іноді це означає, що потрібно відмовитися від планів. Нижче описано кілька способів, як можна виграти час, відмовляючись від певних дій.

• Відхилити наради, на які не потрібно брати участь. Так, це можна робити.
• Видаліть завдання, які не потрібно виконувати або які ви знаєте, що не виконуватимете.
• Надсилайте повідомлення для сповіщення користувачів, що ви працюєте над відповіддю (і обов’язково позначте його для себе після надсилання). Краще повідомити комусь, що ви відповісте в реалістичну дату, ніж людина думає, що ви забули про запит.

Керування календарем

Коли наради заплановано на весь день, залишається менше часу на виконання завдань і написання повідомлень, тому завдання слід переносити на інші дні.

Якщо завдання займе багато часу або це потрібно зробити (на відміну від завдань, які вам не потрібно робити), перетягніть його зі списку завдань на день до календаря, щоб заблокувати час.

Способи створення завдань

Під час перегляду календаря й завдання виникає потреба виконувати інші дії. Нижче наведено кілька способів створення завдань у програмі Outlook.

• Додайте позначку до повідомлення.
• Введіть текст у полі Введіть нове завдання у верхній частині списку завдань.
• Скористайтеся сполученням клавіш Ctrl+Shift+K, щоб створити завдання.
• Якщо ви користуєтеся автомобілем, але це законно та безпечно, за допомогою функції голосової нотатки на мобільному пристрої або мобільному телефоні записуйте завдання та переносьте їх пізніше до списку To-Do.
• Якщо ви берете участь у нараді, зробіть нотатки у OneNote. Позначені елементи в програмі OneNote відображаються в списку завдань Outlook.

Способи керування завданнями

Нижче наведено способи, які допоможуть опрацьовувати завдання.

• Додайте завдання, коли вони прийдуть до вас, ввівши його в полі Введіть нове завдання на панелі To-Do або у верхній частині списку завдань, у пустому місці в списку завдань на день або натиснувши кнопку Створити завдання на стрічці.
• Видаляйте завдання, які виконувати не потрібно. Список завдань – це ваш священний простір, не дозволяйте його перебриднувати, інакше його корисність буде втрачено. Для позначених повідомлень, які потрібно зберегти, виберіть Видалити зі списку, в іншому випадку просто Видалити.
• Позначайте виконані завдання як завершені, щоб вони видалялися з панелі справ.
• Робіть завдання дієвішими, змінюючи їхню тему для позначеного повідомлення. Наприклад, позначене повідомлення з рядком теми Не вдалося змінити членство в групі за допомогою клавіатури має бути перейменовано на Reply to Ryan (Відповісти Раяну), що є наступною дією для цього завдання. Щоб змінити тему завдання, виберіть елемент на панелі To-Do і введіть нову тему або клацніть правою кнопкою миші, а потім виберіть Перейменувати завдання. Змінення теми завдання не змінює тему повідомлення. Змінюється лише тема, яка відображається в списку завдань.
• Створіть і призначте колірні категорії , щоб визначити, де потрібно виконати наступний крок, і виділити деякі завдання.
• Упорядковуйте свої завдання, групуючи подібні, наприклад завдання з однаковою категорією. Щоб перемістити завдання, виберіть завдання в списку завдань і перетягніть його. Таким чином можна одночасно працювати з подібними завданнями.
• Перетягуйте завдання у список завдань на день і на панель справ до дня, коли їх потрібно виконати. Завдання, на виконання яких потрібен певний час, перетягніть у календар, щоб виділити час на їх виконання.

Хоча це добре, щоб бути організованим, не витрачайте багато часу на визначення пріоритетів і керування списком завдань. Процес керування списком завдань не найважливіший.

Використання календаря: створення зустрічей для керування часом

Пам’ятайте: завжди існує більше справ, ніж часу на їх виконання.

Для ефективного керування часом потрібен час на опрацювання повідомлень, керування зустрічами й завданнями та визначення справ, які потрібно виконати.

Цей час можна планувати самостійно за допомогою регулярних зустрічей і нарад у календарі. Календар має розглядатися як реальний план для вашого часу, якщо ви запланували його, це те, що ви прагнете зробити в той час.

Виділяйте час для виконання наведених нижче дій.

• Опрацювання повідомлень. Виділення часу на опрацювання повідомлень особливо важливе, якщо повідомлень надходить багато. Навіть якщо встановлено правила, які надсилають у папку "Вхідні" лише важливі повідомлення, усе одно потрібен час на їх опрацювання.

• Щоденно та щотижнево оглядайте завдання й зустрічі. Переглядайте свій календар і завдання й оцінюйте свої зустрічі та завдання відповідно до пріоритетів. Якщо календар переповнено, саме час виконати такі дії:
• видаліть зустрічі, що конфліктують, оскільки одночасно бути у двох місцях неможливо;
• заплануйте час для виконання роботи;
• визначте, яка саме робота виконується, чи витрачається час із користю, чи встановлено правильні пріоритети.
• Регулярно зустрічайтеся з керівником. Завдяки частим зустрічам із керівництвом простіше зрозуміти свої завдання та визначити пріоритети. Щоб настроїти звичайну або повторювану нараду, натисніть кнопку Повторення .

На початок сторінки

Завдання: виконання роботи

Щотижневий огляд

Огляд загальної картини розподілу часу й завдань дає можливість визначити пріоритетну роботу серед завдань із меншою терміновістю. Це допоможе вам дати зрозуміти іншим, що можна і не можна реально очікувати від вас, щоб досягти. Перегляд попереднього та наступного тижнів також може допомогти підготуватися до щотижневої наради з керівником або підготувати повідомлення електронної пошти про стан.

Розташування для виконання роботи

Після опрацювання повідомлень варто продовжувати роботу у програмі Outlook (відповідати на повідомлення тощо) у поданні завдань. Якщо перейти до подання "Завдання", ви не відволікатиметеся на повідомлення, що надходять до папки "Вхідні".

Групове опрацювання завдань

Переглядаючи список завдань і календар, схожі завдання виконуйте одночасно. Наприклад, за наявності кількох хвилин вільного часу, здійсніть усі телефонні виклики (якщо їх лише кілька). Опрацюйте завдання, які потребують багато зусиль (наприклад, надсилання відповідей на повідомлення), коли є така можливість. Опрацюйте завдання, які потребують менше зусиль (наприклад, читання повідомлень про стан), у кінці дня або, коли стомитеся. Опрацьовуючи завдання групами, можна одночасно працювати над усіма своїми проектами.

Один зі способів групової обробки завдань – змінити метод упорядкування з упорядкування за датою початку на впорядкування за категоріями. Для цього виберіть заголовок Упорядкування за, а потім виберіть пункт Категорії.

Завершення завдань

Виконавши завдання, позначте їх як завершені. Програма Outlook автоматично зберігає список завершених завдань. Це може бути корисно для перегляду виконаних справ. Якщо записувати завдання або повідомлення не потрібно, видаліть його або зніміть позначку.

Автономна робота

Якщо потрібно виконати багато справ, перейдіть в автономний режим роботи, щоб припинити відволікання вхідними повідомленнями.

Під час переходу між онлайновим і автономним режимом усі облікові записи електронної пошти в профілі Outlook змінюються.

• На вкладці Надсилання й отримання в групі Параметри натисніть кнопку Автономна робота.
  

Команда Автономна робота виділяється під час роботи в автономному режимі.

Виберіть виділену кнопку Автономна робота , щоб повернутися до онлайнового режиму.

На початок сторінки

Пошук потрібного повідомлення: ефективний пошук

Пошук повідомлення від певного користувача

• Якщо потрібно знайти повідомлення від певної особи, виберіть поле Пошук у будь-якій папці, а потім на вкладці Пошук натисніть кнопку Від.
  
• Введіть ім'я особи.
  

Або спочатку введіть ім'я в полі Пошук , а потім натисніть клавішу зі стрілкою вниз, щоб вибрати пункт Від , щоб звузити результати пошуку.

Пошук повідомлення із вкладенням

Щоб знайти повідомлення із вкладенням, установіть прапорець Пошук і на вкладці Пошук виберіть Містить вкладення.

Усі умови пошуку є додатковими, тому, якщо потрібно знайти повідомлення від користувача із вкладеннями, виберіть команди на стрічці (Від, Містить вкладення), щоб створити пошук.

Пошук повідомлення у всій поштовій скриньці

Іноді не вдається знайти повідомлення, лише виконавши пошук лише в довідковій папці– це може бути повідомлення, яке ви надіслали, або воно могло бути неправильно відфільтроване. У таких випадках почніть із пошуку в будь-якій папці (Вхідні, 1-довідка тощо), виберіть розкривне меню в полі пошуку, а потім виберіть Поточна поштова скринька.

Ви також можете вибрати поточну поштову скриньку на вкладці Пошук .

Якщо ви підозрюєте, що те, що ви шукаєте, може бути в прийнятому запрошенні на нараду (а тому є в календарі), спробуйте вибрати пункт Усі елементи Outlook.

Якщо пошук часто виконується в усій поштовій скриньці, область пошуку за промовчанням можна настроїти на всі папки. Для цього потрібно перейти до подання Backstage.

1. Перейдіть на вкладку Файл і виберіть пункт Параметри.
2. Виберіть піктограму Пошук.
3. У розділі Результати виберіть пункт Поточна поштова скринька.
   

Припинення пошуку

Знайшовши потрібний елемент і готовий перейти до наступного завдання, клацніть поруч із полем Миттєвий пошук або на вкладці Пошук у групі Закрити натисніть кнопку Закрити пошук.

Створення професійно оформлених повідомлень електронної пошти

Наведені нижче правила допоможуть професійно оформляти свої повідомлення й доносити їхню ідею до одержувачів.

Основні правила професійного оформлення повідомлень: поради

• Перечитайте своє повідомлення, перш ніж його надсилати.
• Створюйте тему, яка описує повідомлення та спонукає до дії. Наприклад, Відділ продажів: надішліть пропоновані дати виїзної наради, де Відділ продажів – назва групи, а надішліть – дія. До інших корисних фраз належать такі: Для довідки і Потрібна дія.
• Якщо потрібно виконати дію, укажіть необхідні відомості в полі Тема.
• Змініть тему повідомлення в разі зміни теми розмови.
• У всіх повідомленнях висловлюйтеся лаконічно та відповідно до теми.
• Упорядкуйте вміст повідомлення від найважливішого до найменш важливого.
• Виділяйте важливий текст жирним шрифтом.
• Ставте елементи дії або запитання в окремі рядки, щоб вони виділялись і були помітні.
• Виділяйте імена користувачів жирним шрифтом, коли ставите запитання. Наприклад: "Ryan: What is the status of the project?
• Надсилайте повідомлення лише тим користувачам, яким потрібно його прочитати.
• Додавайте користувачів, яких потрібно поінформувати, у рядок "Копія".
• Додавайте користувачів, які повинні відповісти або виконати дію, у рядок "Кому".
• За необхідності використовуйте підпис, але переконайтеся, що він простий, лаконічний, професійно оформлений і не містить графічних об’єктів (якщо це можливо).
• Якщо потрібна негайна відповідь, не надсилайте повідомлення. Телефонуйте або надсилайте миттєве повідомлення.
• Якщо ви перебуваєте в розмові електронною поштою, яка містить більше десяти повідомлень без вирішення проблеми, радимо настроїти нараду , щоб обговорити цю проблему. Електронна пошта не завжди є ефективним середовищем для вирішення складних проблем. Вибравши повідомлення, на вкладці Основне в групі Відповідь натисніть кнопку Нарада.
  
• Визначте повідомлення, для яких потрібна детальніша відповідь. Якщо для негайної відповіді немає часу, повідомте відправника, що питання досліджується й відповідь буде готова в певний час або на певну дату. Позначте його для себе, щоб завершити пізніше.
• Використовувати високу важливість економно.
  
• Якщо на запитання можуть відповісти кілька користувачів, виберіть лише одного з них і не надсилайте запитання групі.

До виконання: додавання позначки після надсилання

Надсилаючи повідомлення іншому користувачу, від якого потрібно отримати відповідь, виконайте такі дії:

• позначте повідомлення для себе після надсилання;
• змініть ім’я завдання позначеного повідомлення на панелі справ, щоб воно починалося зі слів До виконання;
• позначте його категорією @Очікування.
• Після виконання цих трьох інструкцій ви знатимете, що наступна дія – надсилання ще одного повідомлення або очікування відповіді.

Основні правила професійного оформлення повідомлень: що не слід робити

• Не використовуйте бланки.
• Не додавайте свого керівника до кожного повідомлення, яке надсилаєте.
• Не надсилайте повідомлення в поганому настрої. Краще запишіть його, збережіть у папку для чернеток і поверніться до нього пізніше.
• Не очікуєте на швидку відповідь, коли надсилаєте довгі повідомлення (більше двох абзаців).
• Не надсилайте наступне повідомлення раніше, ніж через день після надсилання першого повідомлення. Якщо ви вчасно не чуєте про це, спробуйте скористатися телефоном або програмою для обміну повідомленнями, наприклад Microsoft Teams.
• Не використовуйте сповіщення про прочитання або сповіщення про доставку для кожного повідомлення, яке надсилаєте. Використовуйте їх лише тоді, якщо не впевнені, що одержувачі отримають повідомлення.
• Не додавайте позначки або високу кожного повідомлення, що надсилається. Одержувачі почнуть їх ігнорувати.
• Не використовуйте ВСІ ВЕЛИКІ БУКВИ.
• Не надсилайте вкладення – натомість надсилайте посилання. Це правило найбільше стосується запрошень на нараду, коли вкладення можуть значно впливати на квоти сервера.
• Не розширюйте списки розсилки. Розширення списків розсилки ускладнює читання повідомлень і призводить до того, що вони надходять у невідповідні поштові папки користувачів, які використовують правила.
• Не будьте саркастичні. Ваш гумор не завжди зрозуміють правильно.
• Не пишіть такого, чого не потрібно знати всім працівникам компанії. Ніколи не відомо, до кого може потрапити повідомлення.
• Не використовуйте курсивні або нестандартні шрифти, які складно читати.
• Не використовуйте червоні шрифти, тому що їх складно читати та можна сприйняти як критику.
• Не використовуйте команду "Відповісти всім" у групі контактів із проханням про видалення. Ніколи.

Поради для груп контактів (раніше називалася списками розсилки)

Якщо ви відповідаєте на велику групу контактів, дотримуйтеся всіх повідомлень Do's і Don'ts.

Якщо потрібні додаткові відомості, або ви досліджуєте проблему самостійно, надішліть відповідь усій групі контактів, щоб усі знали про неї, а потім окремо надішліть відповідь потрібному користувачу. Обов’язково надсилайте відповідь групі контактів після того, як для проблеми знайдено вирішення. Таким чином, інші користувачі у групі контактів зможуть використати це рішення для довідки.

Переспрямування повідомлень користувачів

Якщо користувач надсилає повідомлення групі контактів, до якої ви належите, і потрібно, щоб на повідомлення відповів зовсім інший користувач або інша група контактів, виконайте наведені нижче дії.

• Надішліть відповідь, указавши потрібну групу контактів або користувача в рядку Кому.
• Переконайтеся, що відповіді надіслано потрібній групі контактів або користувачу.
• Не поміщайте вихідну групу контактів у рядок ПК , тому що повідомлення не фільтруватиметься за правилами інших користувачів. Натомість залиште групу контактів у рядку Кому або Копія.
• Якщо в разі зміни своїх робочих обов’язків постійно доводиться переспрямовувати повідомлення користувачів, настройте швидку дію.

Видалення із групи контактів

Якщо ви отримали повідомлення від групи контактів, до якої ви не хочете бути, надішліть повідомлення адміністратору мережі або власнику групи контактів і попросіть видалити його. Не відповідайте всій групі контактів. Щоб знайти власника групи контактів, двічі клацніть ім’я цієї групи в рядку Кому.

Використання приміток у тексті

Додавання приміток у тексті отриманого повідомлення – зручний спосіб відповідати на запитання й безпосередньо на проблеми. Радимо виконати такі дії:

1. У повідомленні згадайте, що ви коментуєте в тексті. Наприклад, додайте "Див. додаткові примітки нижче".

2. Виокремте свій текст на тлі вихідного повідомлення. Нижче наведено кілька порад.

   • Змініть колір шрифту.
   • Додайте своє ім’я або ініціали у квадратних дужках, наприклад [Олександр Гайдук].
     
   • Змініть шрифт на курсив та/або жирний.

3. Не видаляйте нічого, що не писали.

Якщо потрібно додати примітки до невеликої частини довшого повідомлення, скопіюйте цю частину повідомлення у свою відповідь, використовуючи інший колір і вставляючи лапки перед цитатою, а потім введіть свою відповідь.

Використання прихованої копії

Якщо додати ім'я одержувача до поля прихованої копії ПК в повідомленні, одержувачу буде надіслано копію повідомлення, але ім'я одержувача не відображається для інших одержувачів повідомлення.

Використовуйте функцію прихованої копії для видалення зайвих користувачів із розмови, якщо їм більше не потрібні ці повідомлення електронної пошти, або якщо тема розмови змінилася.

Наприклад, якщо один із п’яти користувачів, які отримали запитання, відповідає на нього, він повинен перемістити інших чотирьох користувачів у рядок ПК і написати щось на зразок "Додаю до прихованої копії Петра, Андрія, Степана та Світлану. Ось відповідь". Після таких дій у подальшій розмові будуть брати участь лише він і початковий відправник.

Не використовуйте приховану копію, щоб повідомити сторонній особі (наприклад, своєму керівнику) про конфіденційне повідомлення. Одержувач прихованої копії може не усвідомлювати, що отримав приховану копію та може відповісти всім, викривши повідомлення прихованої копії. Це може стикнутися з підлою поведінкою з вашого боку.

Замість використання прихованої копії для повідомлення сторонній особі про проблему, перешліть це повідомлення після його надсилання.

На початок сторінки

Календар і наради

Доцільність призначення наради

Призначайте нараду в таких випадках:

• нова група осіб уперше працює разом;
• користувачі вже надіслали понад 10 відносно довгих повідомлень;
• необхідно провести обговорення, мозковий штурм або виконати спільну роботу;
• Скликайте нараду, коли це найефективніший спосіб перейти вперед, і з'ясуйте, яка мета наради перед викликом наради.

Визначення запрошених

Запрошуйте лише тих, кому потрібно взяти участь. Що більше осіб запрошено на нараду, то складнішою вона буде й важче буде нею керувати. З іншого боку, якщо потрібно прийняти рішення, переконайтеся, що всі головні зацікавлені особи присутні, інакше нарада буде втратою часу та ресурсів.

Вибір часу для наради

Виберіть час, коли всі зможуть зустрітися, переглянувши відомості про зайнятість запрошених користувачів у Calendar. Використовуйте Помічник із планування для перегляду доступності всіх учасників наради.

Сітка зайнятості показує доступність учасників. Пара рядків і виділення показують запропонований початок і кінець наради.

Щоб переглянути помічник із планування під час створення запрошення на нараду, на вкладці Нарада в групі Відображення натисніть кнопку Помічник із планування.

Область Пошук приміщень містить пропонований час для проведення наради (коли більшість учасників доступні). Щоб вибрати час наради, виберіть потрібний час в області Пошук приміщень у розділі Рекомендований час або виберіть час на сітці зайнятості.

Якщо ви регулярно створюєте наради з тією самою групою людей, створіть групу в області переходів, щоб було легше переглядати відомості про зайнятість користувачів. Ці групи також можуть включати кімнати, що може спростити пошук доступної кімнати для зустрічі.

Щоб створити групу календарів, виконайте наведені нижче дії.

• У Calendar в області переходів прокрутіть список календарів униз і клацніть правою кнопкою миші пункт Мої календарі.
• Введіть ім'я нової групи календарів і натисніть клавішу Enter.
• Клацніть правою кнопкою миші нову групу календарів і виберіть Додати календар.
• Виберіть джерело, а потім виберіть календарі, які потрібно додати.

Реальна, а не віддалена нарада

Зустрічатися особисто слід у таких випадках:

• Ця група вперше працюватиме разом.
• потрібно демонструвати або передати предмети не в електронному форматі;
• Це нарада мозкового штурму.
• Це нарада з інтенсивною співпрацею.
• Не кожен має телефон, програму для проведення онлайн-конференцій або відповідне програмне забезпечення та обладнання для електронних нарад.

В іншому разі радимо використовувати програму для мережевих нарад, як-от Microsoft Teams або нараду по телефону.

Опрацювання пов’язаних документів

Готуючись до наради, часто потрібно надати спільний доступ до документів до та під час наради.

Якщо всіх учасників підключено до корпоративної мережі, розташуйте документи на сайті SharePoint або на спільному мережевому диску.

Якщо будь-який учасник не з вашої компанії (наприклад, постачальник, який не має доступу до інтрамережі), радимо використовувати робочу область SharePoint Workspace.

Не надсилайте вкладення в запрошеннях на нараду.

Підготовка порядку денного: використання завдань

• "@Нарада" – основне місце для елементів порядку денного.

Створіть одне завдання, позначте його категорією @Meeting та встановіть дату початку або термін для дати наради. З наближенням дати наради та появою тем обговорення додавайте примітки, маркери та думки до завдання по мірі їх виникнення. Це завдання перетвориться на порядок денний для наради.

Після наради позначте завдання як завершене та створіть нові завдання для певних дій.

• Обговорення ряду повідомлень або лише одного повідомлення.

Якщо у вас є повідомлення, яке потрібно обговорити на нараді, позначте це повідомлення на день наради та позначте його категорією @Meeting .

Якщо потрібно обговорити більше трьох повідомлень, не позначайте кожне з них, оскільки вони переповнять список завдань. Натомість створіть нове завдання з ім’ям наради; клацніть правою кнопкою миші та перетягніть повідомлення до завдання (виконуючи тим часом копіювання). Позначити це завдання категорією @Meeting .

• Більше простору для думок.

Якщо ви співпрацюєте з іншими користувачами або вам просто потрібно більше місця для своїх думок, радимо скористатися блокнотом OneNote, до якого можна надати спільний доступ через сайт SharePoint або на локальному сервері. Програма OneNote забезпечує багатший досвід ведення нотаток, ніж завдання Outlook.

Під час наради: способи співпраці

Засіб, який використовується для співпраці під час наради, залежить від розташування учасників та способу доступу.

Якщо ви співпрацюєте над документом і всі користувачі перебувають в одній кімнаті, скористайтеся функціями Відстеження змін і приміток у Word.

Якщо ви ведете презентацію, а деякі люди віддалені, використовуйте мережеву нараду та функції чату Microsoft Teams або для менш формальних нарад, приєднуйтеся до всіх користувачів за допомогою групового чату Microsoft Teams і надавайте спільний доступ до робочого стола або другого монітора.

Якщо потрібно співпрацювати в довільній формі, можна скористатися програмою OneNote для створення нотаток в одному блокноті. Якщо блокнот не є спільним блокнотом, надішліть нотатки в повідомленні після наради.

Якщо ви доводите нотатки або хвилини для наради, можна також використовувати програму OneNote, щоб вставляти відомості про нараду з Програми Outlook у свої нотатки. Після наради учасникам можна надіслати нотатки як повідомлення.

Завершення повторюваної наради

Після проведення ряду нарад, замість її скасування (що призведе до видалення всіх її елементів), змініть шаблон повторення, щоб він завершувався після останнього повторення наради. Для цього натисніть кнопку Повторення та змініть дату завершення.

Надання спільного доступу до календаря: як і коли

Спільний доступ до календаря надавати необов’язково, оскільки всі працівники організації можуть бачити, коли їхній співробітник вільний або зайнятий, при цьому не маючи можливості побачити вміст або тему нарад чи зустрічей. Однак за потреби можна легко надати спільний доступ до календаря своїй групі, щоб її учасники могли бачити наради та зустрічі.

Може знадобитися, щоб календарем керувала інша особа, наприклад помічник, який може приймати або відхиляти запрошення на наради від імені власника календаря. У такому випадку можна делегувати свій календар, при цьому делегувати його слід лише одній особі. Якщо ви делегуєте свій календар, виберіть лише одну особу: не робіть усіх представником свого календаря. Наявність кількох представників може викликати помилки в календарі.

Створіть календар SharePoint для групових дій, до яких мають доступ усі користувачі, а не для надання спільного доступу до вашого календаря. Наприклад, створіть календар на сайті SharePoint, щоб відстежувати розклади відпусток групи.

Надсилайте календар у повідомленні, коли настроюєте наради з користувачами, які не можуть бачити вашу інформацію про зайнятість, наприклад користувачами, які не належать до вашої компанії.

На початок сторінки

Контакти

Використання контактів Outlook у корпоративному середовищі

Навіть якщо ви працюєте в компанії з глобальним списком адрес, іноді потрібно зберегти контакт у програмі Outlook. Контакти слід створювати для таких осіб:

• особи за межами компанії;
• особи, яким потрібно щось нагадати або додати відомості до їхнього контакту, наприклад день їхнього народження;
• People, яких потрібно синхронізувати з мобільним телефоном, особливо якщо телефон не підключено до корпоративної адресної книги або якщо підключення відсутнє.

Створення групи контактів у програмі Outlook

Створюйте групи контактів (раніше відомі як особисті списки розсилки) у програмі Outlook, щоб спростити надсилання повідомлень групі користувачів за межами вашої корпорації. Для всіх груп у компанії створіть спільну групу контактів (зверніться до свого IT-адміністратора, щоб дізнатися, як це зробити).

На початок сторінки

Запитання й відповіді

Що таке швидкі дії?

Швидкі дії дають змогу виконувати кілька дій одним клацанням. Вони корисні для впорядкування папки "Вхідні" та підвищення загальної ефективності під час використання програми Outlook. Щоразу після повторного виконання однакових дій у програмі Outlook спробуйте створити швидку дію.

Навіщо відображати область читання праворуч, а не в нижній частині (або скраю)?

Читати довший вузький стовпець простіше, ніж читати коротший і ширший фрагмент тексту. Це тому, що легше переміщати очі вниз, ніж зліва направо на великі відстані, що може змусити вас рухати головою і шиєю і призвести до втоми. Краще ввімкнути область читання, щоб не відкривати кожне повідомлення, щоб прочитати його вміст.

Що робити з папками, які більше не потрібні?

Список в області переходів слід використовувати для папок, які часто використовуються. Якщо його заповнено папками, про які ви забули, перенесіть усі повідомлення в довідкову папку та видаліть забуті папки.

Як зробити, щоб усі повідомлення, які надсилаються лише мені, позначалися синім кольором?

1. На вкладці Подання в групі Поточне подання натисніть кнопку Параметри подання.
   

2. У діалоговому вікні Додаткові параметри подання виберіть Умовне форматування.
   

3. У діалоговому вікні Умовне форматування натисніть кнопку Додати.

4. У полі Ім'я введіть Я, а потім натисніть кнопку Шрифт.

5. У діалоговому вікні Шрифт у розділі Колір виберіть синій, а потім натисніть кнопку OK.

6. У діалоговому вікні Умовне форматування натисніть кнопку Умова.

7. У діалоговому вікні Фільтр установіть прапорець Де я перебуваю поруч із пунктом Єдиний користувач у рядку Кому, а потім натисніть кнопку OK у кожному відкритому діалоговому вікні.

   Примітка.

   За допомогою розкривного меню можна змінити умову "Де я перебуваю".

Коли слід використовувати подання розмови?

Подання "Розмова" доцільно використовувати в таких випадках:

• вхідні повідомлення перевіряються рідко, а тому доводиться одночасно переглядати багато повідомлень;
• багато ланцюжків обговорень із великою кількістю повідомлень;
• потрібно бачити, хто, кому та що відповів;
• надходження великої кількості повідомлень.

Переглядаючи повідомлення в поданні "Розмова", можна легко побачити, які розмови мали обговорення з найбільшою кількістю повідомлень. У таких випадках можна прочитати й відповісти лише на останнє повідомлення в розмові. Також можна вибрати всю розмову та виконатися потрібні дії на нею. Наприклад, довгий ряд повідомлень може містити в останньому з них текст "Дякую, я отримав відповідь на своє запитання", тому всю розмову можна видалити.

Крім того, повідомлення з інших папок відображаються в поданні розмови, що дуже корисно, коли ви отримуєте нове повідомлення в довгій розмові– ви можете переглянути весь журнал, включно з відповідями.

Чи слід зберігати в одному місці особисті та службові повідомлення?

Зменшення кількості місць, де ви читаєте повідомлення, не означає, що слід змішувати робочі та особисті повідомлення. Радимо використовувати окремі поштові облікові записи для робочих і особистих повідомлень. Однак слід зменшити кількість адрес електронної пошти, з якими потрібно мати справу. На щастя, в Outlook можна одночасно переглядати кілька облікових записів. Крім робочого облікового запису електронної пошти (Exchange Server), ви можете додати інші облікові записи, як-от Outlook.com або Gmail, до того самого профілю в Outlook.

Як можна використовувати стан прочитаного та непрочитаного повідомлення?

Стани прочитання та непрочитаних повідомлень у програмі Outlook дають змогу швидко відобразити, які повідомлення було прочитано принаймні один раз, а які ні. Однак стани прочитаних і непрочитаних повідомлень можна легко ініціювати, клацнувши повідомлення, щоб вони не були ідеальним записом – просто інструментом.

Щоб швидко позначити повідомлення як прочитане, натисніть сполучення клавіш Ctrl+Q. Щоб позначити його як непрочитане, натисніть клавіші Ctrl+U.

Чому стану прочитаного або непрочитаного повідомлення недостатньо?

Деякі користувачі намагаються використовувати стани прочитання та непрочитання, щоб указати, чи є повідомлення новим або елементом посилання. Але непрочитаний стан ненадійний, оскільки коли повідомлення втрачає фокус (коли ви вибираєте інше повідомлення), воно автоматично позначається як прочитане, а забагато інших пристроїв (наприклад, телефонів) позначати повідомлення як прочитані. Неминуче повідомлення будуть перечитані, і психічний податок на з'ясування того, що вам потрібно зробити, буде сплачено знову. Стан непрочитаних або прочитаних як "рядок" між елементами в папці "Вхідні", які є "завданнями", і ті, які просто не обробилися, зазвичай ламаються, коли ви отримуєте багато повідомлень, деякі з яких ніколи не читатимуться, тому що ви можете сказати, дивлячись на тему, яку не потрібно читати. Набагато ефективніший план для папки "Вхідні" – переглядати повідомлення та вирішувати, що робити з кожним із них. Після цього папка "Вхідні" не залишиться "непрочитаною".

Навіщо потрібно зберігати свої повідомлення?

Радимо мати централізоване сховище для повідомлень, щоб ви могли посилатися на них після того, як ви розібралися з ними. Маючи невелику кількість папок для пошуку повідомлень (1-довідка та 2-особисте), не потрібно турбуватися, що повідомлення буде збережено в неправильному місці, або копіювати його в кілька папок, якщо воно стосується кількох тем чи проектів.

Це не означає, що не потрібно переглядати повідомлення, якщо всі вони належать до певної теми або проекту. Програма Outlook надає кращі інструменти, як-от категорії та папки пошуку, щоб ефективно виконувати пошук.

Навіщо потрібно мати лише одну довідкову папку?

За наявності однієї папки не доведеться замислюватися, яка папка містить потрібне повідомлення. Можна з упевненістю сказати, що всі елементи цієї папки раніше переглядалися та було вирішено їх зберегти.

Наявність кількох папок означає, що кожного разу під час збереження повідомлення потрібно вирішувати, яку папку слід використовувати. Ситуація може бути ще складнішою, якщо існує кілька відповідних папок для одного повідомлення. Оскільки за наявності кількох варіантів не використовуються всі папки, це призводить до засмічування.

Хоча може здатися великою справою, щоб залишити всі повідомлення в папці "Вхідні", існує прихована вартість, яку ви платите щоразу, коли переглядаєте повідомлення та дивуєтеся: "Це те, з яким я маю справу, або це саме тут для довідки?" Існує також душевний спокій, отриманий від того, що папка "Вхідні" заповнена тільки новими речами. Папка "Вхідні" – це місце, з яким можуть керувати інші користувачі; що ви поклали в довідковій папці виключно для вас.

Навіщо потрібні різні папки для груп контактів?

• Різна частота архівування. У різних групах контактів мають бути різні папки на основі теми та частоти автоархівації. Наприклад, якщо ви перебуваєте в групі контактів carpooling, повідомлення в папці Carpool слід видаляти щодня. Групу контактів, яка охоплює пов'язану з роботою тему, потрібно архівувати рідше, наприклад щорічно.
• Ефективне групування розмов Якщо у вас є окремі папки для актуальних груп контактів, можна переглянути всі розмови, згруповані разом. Коли виникне потреба, можна швидко знайти потрібний елемент у папці.

Навіщо потрібні окремі папки для груп контактів і RSS-каналів?

Повідомлення, надіслані до великих списків розсилки та RSS-каналів, можуть легко переповнити вашу папку "Вхідні". Поводьтеся з цими потоками інформації так само, як до великої газети– може бути корисна або цікава стаття, але читання всього паперу займе багато часу. Дозвольте правилам читати найцікавіші та найважливіші для вас дані.

Повідомлення яких груп контактів мають надходити до папки замість папки "Вхідні"?

Для правила та папки списку розсилки чудово підходять такі списки розсилки:

• на які надходить велика кількість повідомлень;
• які спрямовуються багатьом користувачам.

Повідомлення корпоративного рівня з важливими новинами (наприклад, від виконавчого директора) і повідомлення з відділу інформаційних технологій щодо простою сервера не мають потрапляти до папки. Для повідомлень, надісланих групі контактів, які лише інколи містять корисний або цікавий вміст (незалежно від частоти надходження) слід створити правило й папку.

Як настроїти правила для RSS-каналів?

Якщо ви підписалися на кілька RSS-каналів, поводьтеся з ними як до іншого списку розсилки. Перемістіть цікаві елементи RSS (на основі ключових слів) до папки Вхідні; в іншому разі дозвольте автоматично зберігати їх у папках RSS.

Що робити, якщо в мене є політики збереження або онлайновий архів Exchange Server?

Використовуйте рішення організації замість автоархівації та, як завжди, дотримуйтеся корпоративної політики. Якщо відповідно до корпоративної політики потрібно мати кілька папок для кожного типу елемента, дотримуйтеся цієї політики.

Навіщо потрібно використовувати правила?

З часом може надходити все більше повідомлень. Ви не можете прочитати кожне отримане повідомлення, а також не намагайтеся. Натомість просто читайте повідомлення, які варто прочитати. Правила допоможуть установити пріоритетні повідомлення та звести відволікання до мінімуму.

Які дати встановлюють позначки?

Швидка дія	Дії	Використання
Сьогодні	Сьогодні	Сьогодні
Завтра	Завтра	Завтра
Цей тиждень	Через два дні або в останній день робочого тижня, залежно від того, що наступить раніше. З настройками за промовчанням застосування позначки в понеділок установлює час на середу, у вівторок – на четвер.	Останній день робочого тижня
Наступний тиждень	Перший день наступного робочого тижня	Останній день наступного робочого тижня

Що слід робити із завданнями та позначеною поштою на панелі справ, яким кілька років?

Якщо завдання або позначки не використовуються активно, виділіть усі елементи, клацніть їх правою кнопкою миші та виберіть команду Видалити. Ця дія видалить старі завдання та зніме позначку з позначених повідомлень і контактів, не видаляючи самі елементи.

Що слід робити з категоріями, які не використовуються?

Видаліть усі категорії, які не планується використовувати. До всіх елементів застосовується однаковий набір категорій, тому категорію не варто видаляти, якщо вона використовується для контактів.

Який найкращий спосіб вибрати кольори?

Створюючи колірні категорії, будьте вдумливі у своїх кольорах. Наприклад, не вибирайте однаковий колір для @phone , що й @email, але вибирайте схожі кольори (наприклад, зелені відтінки) для всіх категорій 1:1. З часом, переглядаючи свій список завдань, можна буде визначати лише по кольору, чи важливе наразі завдання. Наприклад, якщо категорія @Удома фіолетового кольору, а ви на робочому місці, неможливо виконати завдання, позначені фіолетовим кольором.

Навіщо планувати свій час?

Планування свого часу в календарі оновлює в ньому інформацію про зайнятість, завдяки чому колеги не вноситимуть вас у свої плани в цей період. У разі перевантаження великою кількістю справ лише завдяки календарю можна виділити певний час на виконання роботи.

Це також допоможе вам взяти на себе зобов'язання виконувати роботу, якщо помістити її в календар, ви маєте бути відданими цій роботі в той час. Якщо хтось планує робочий час, обов'язково переплануйте свій час. Не обманюйте себе!

Як обробити 10 000 повідомлень у папці "Вхідні"?

Якщо в папці "Вхідні" є понад 20 елементів, обробити повідомлення за останній тиждень, а потім вибрати решту повідомлень і перемістити їх до папки "1-довідка ". Так набагато простіше.

Чому я отримую так багато повідомлень?

Якщо ви відчуваєте себе приголомшеними повідомленнями, імовірно, ви отримуєте більше, ніж можете впоратися, і вам, можливо, доведеться налаштувати більш агресивні правила. Спробуйте проаналізувати, звідки надходять повідомлення, упорядкувавши повідомлення за відправником, а потім згорніть усі заголовки. Читаєте групи контактів, які не потрібно читати? Якщо так, створіть правило. Якщо ви зміните своє подання, не забудьте змінити його знову!

У мене є 10 хвилин: що спочатку слід прочитати в папці "Вхідні"?

Якщо часу мало (наприклад, у проміжку між нарадами), можна прочитати повідомлення, виділені синім кольором, тобто надіслані безпосередньо вам. Часто для цих повідомлень потрібна дія та саме вони найважливіші.

Як часто слід читати повідомлення?

Для багатьох користувачів читання повідомлень перетворилося майже на хронічну звичку. Витрачайте на перегляд повідомлень 20 хвилин вранці, а потім перемістіть увагу на виконання щоденного огляду свого списку завдань. Далі продовжуйте свій звичний робочий день. Зменшення часу, витраченого на читання повідомлень (один раз уранці й один раз у кінці дня), може значно підвищити продуктивність. Спробуйте застосовувати цей підхід протягом одного тижня та переконайтеся самі в його ефективності.

Як можна керувати складними завданнями?

Для деяких завдань потрібно більше місця для планування. Для цих завдань використовуйте OneNote. Наприклад, якщо ви плануєте проект із кількома кроками, вкладеними завданнями тощо, краще використовувати програму OneNote.

Якщо просто потрібно пам’ятати про кілька пов’язаних завдань, укажіть їх у тексті завдання. За наявності пов’язаних повідомлень, перетягніть їх до завдання.

Чи слід зберігати в одному місці особисті та службові завдання?

Якщо можливо, зберігайте особисті та службові завдання в одному місці. Наявність одного списку зменшує кількість розташувань, які потрібно переглядати, щоб дізнатися про заплановані завдання. У цьому одному списку використовуйте категорії для відокремлення особистих завдань від службових та ефективного керування списком. Особисті завдання зберігатимуться на корпоративному сервері Exchange і їх можуть бачити працівники відділу інформаційних технологій, тому зберігайте у списку лише неконфіденційні особисті завдання.

Що не так зі збереженням завдань у голові?

Утримання завдань в голові не працює. Це звільнення залежить від Програми Outlook, а не вашого перевантаженого мозку, щоб відстежувати ваші завдання. Ви можете припинити витрачати заряд мозку, нагадуючи собі про свої завдання ("Добре, не забудьте надіслати Івану повідомлення про шаблони, надіслати Івану повідомлення про шаблони...") і зосередитися на діяльності під рукою.

Навіщо зберігати мої завдання в Outlook?

Чому список завдань у програмі Outlook працює краще, ніж у паперовому списку:

• паперові списки неможливо автоматично оновлювати;
• неможливо легко змінювати порядок у паперових списках;
• Щоб переглянути список завдань звідусіль, можна скористатися інтернет-версією Outlook.
• Програма Outlook інтегрується з Програмою OneNote і сервером Microsoft SharePoint Server і мобільним пристроєм.
• паперові списки можна легко загубити.

Додатково: як створити папку пошуків для повідомлень електронної пошти?

Можна легко отримувати доступ до набору повідомлень із певної теми наради. Створіть категорію для наради, а потім створіть папку пошуку з такими критеріями: ім'я> категорії<, а не завершена та з певного періоду часу. Отримуючи повідомлення з цієї теми, позначайте їх цією категорією. Під час наради позначайте обговорені повідомлення як завершені.

На початок сторінки

Посилання

Є багато чудових книг і філософій управління часом з таких джерел:

Книги та інші ресурси

• Система "Робота з виконанням" (GTD), доступна від компанії Девіда Аллена &
• Total Workday Control using Microsoft Outlook by Michael Linenberger
• Lifehacker Поради та завантаження для виконання завдань

• Як працює Білл Гейтс, журнал Fortune 500 на CNNMoney.com

На початок сторінки