Веб-планувальник Lync – це веб-програма, яка використовується для створення нарад Lync, якщо немає програми Microsoft Outlook, або якщо операційна система – не Windows. За допомогою веб-планувальника Lync можна створювати нові та змінювати наявні наради, а також надсилати запрошення, використовуючи улюблену програму електронної пошти.
Служба підтримки надає ім’я користувача та пароль, щоб увійти до веб-планувальника.
У цій статті
Створення наради Lync
Програма Lync підтримує як мережні наради, так і телефонні конференції. Учасники можуть приєднатися за допомогою комп’ютера для перегляду презентацій, або здійснити аудіовиклик.
-
Виберіть посилання https://sched.lync.com і ввійдіть у веб-планувальник за допомогою імені та пароля користувача.
-
Клацніть Створити нову нараду.
-
У текстовому полі Тема введіть тему наради.
-
Для місця проведення наради можна залишити пункт Мережна нарада або додати інше розташування, наприклад кімнату для переговорів, у разі особистих зустрічей.
-
За бажанням введіть коротке повідомлення або порядок денний у полі Повідомлення.
-
З розкривного меню виберіть для наради часовий пояс.
-
Виберіть дату й час початку та завершення наради.
-
За промовчанням усі користувачі, включно з користувачами поза межами вашої компанії, можуть оминати фойє – віртуальне місце очікування, яке дає вам змогу вирішити, кого допустити до наради, а кому відмовити у доступі. Щоб дізнатися, як змінити параметри, див. статтю Доступ і доповідачі.
-
За промовчанням усі запрошені користувачі вашої компанії мають дозволи доповідача. Щоб дізнатися, як змінити параметри, див. статтю Доступ і доповідачі.
-
У розділі Учасники та звук введіть імена учасників у наявне поле, розділяючи їх крапкою з комою (;).
-
Натисніть кнопку Перевірити імена, щоб переконатися у правильності введених даних. Для запрошених за межами компанії введіть повну адресу електронної пошти, наприклад mailto:contoso@contoso.com.
Примітка.: Веб-планувальник не перевіряє доступність учасників і кімнат для переговорів.
-
Якщо ваш обліковий запис настроєно за допомогою постачальника послуг аудіоконференцій, запрошення на нараду включатиме безкоштовний і платний номер телефону, а також код учасника. Учасники наради можуть використовувати звук із комп’ютера або зателефонувати на нараду – залежно від своїх уподобань.
-
Натисніть кнопку Зберегти.
Надсилання запрошень учасникам наради
Щоб надіслати запрошення на нараду, виберіть один із таких способів:
Надсилання запрошення за допомогою програми електронної пошти.
У разі використання цього способу необхідно скопіювати відомості про нараду з веб-планувальника і вставити їх у запрошення, яке можна створити за допомогою будь-якої програми електронної пошти.
Порада.: Доступ до інформації про нараду можна також отримати, вибравши пункт Як приєднатися до наради на сторінці відомостей про нараду веб-планувальника.
-
Закінчивши створення наради, натисніть кнопку Зберегти.
-
Відкриється вікно з відомостями про нараду.
-
Виділіть відомості про нараду, включно з URL-адресою наради, номером аудіоконференції та ідентифікатором конференції.
-
Клацніть правою кнопкою миші виділений текст і виберіть пункт Копіювати.
-
Відкрийте будь-яку програму електронної пошти та створіть звичайне запрошення на нараду.
-
Вставте в запрошення відомості про мережну нараду, скопійовані під час кроку 4.
-
Додайте учасників, перевірте дату й час наради, введіть порядок денний і надішліть запрошення.
Надсилання запрошення за допомогою iCalendar.
iCalendar дає змогу користувачам різних систем електронної пошти обмінюватися відомостями календаря. Одержувачі запрошення у форматі iCalendar повинні мати необхідне програмне забезпечення, щоб відкривати запрошення на нараду та відповідати на нього.
-
У розділі Мої наради виділіть наради за темами та виберіть параметр Експортувати як iCalendar.
-
Натисніть кнопку Відкрити, коли з’явиться запит від програми електронної пошти.
Примітка.: iCalendar включає всі відомості, додані під час планування наради, як-от повідомлення, учасники, місце проведення, дата й час.
-
Якщо відображаються записи календаря, перешліть їх користувачам, яких додано як учасників під час планування наради.
-
Запрошені можуть відкрити файл iCalendar за допомогою програми електронної пошти, яку вони використовують, наприклад Outlook, Notes, iCal тощо.
Доступ і доповідачі
За промовчанням параметри доступу й доповідачів є оптимальні для типових групових нарад. Можна настроїти параметри наради відповідно до ваших вимог, типу наради або учасників.
У розділі Доступ і доповідачі на сторінці відомостей про нараду виберіть користувачів, які можуть оминати "фойє", і тих, хто може приєднуватися до наради в якості доповідача.
Користувачі, які оминатимуть фойє
|
Параметри доступу |
Що відбувається |
Рекомендовано для таких ситуацій |
|
Лише організатор (заблоковано) |
Лише організатор може оминати "фойє". Усі інші чекатимуть у "фойє", доки не отримають доступ. |
Ви не хочете, щоб інші користувачі переглядали вміст до початку наради, або у випадку обговорення конфіденційної інформації. |
|
Запрошені користувачі з компанії |
Люди, які не мають облікового запису у вашій мережі, і ті, кого не запросили, чекатимуть у "фойє", доки не отримають доступ. |
Ви обговорюєте конфіденційну інформацію і хочете дозволити лише певним користувачам із вашої компанії приєднатися до наради. |
|
Користувачі з компанії |
Люди, які не мають облікового запису у вашій мережі, чекатимуть у "фойє", доки не отримають доступ. |
Якщо всі учасники мають облікові записи в мережі вашої організації, і коли ви не обговорюєте конфіденційну інформацію. |
|
Усі, включно з тими, хто не належить до компанії |
Ніхто не чекає у "фойє". |
Ви запрошуєте учасників поза межами компанії та не обговорюєте конфіденційні відомості. |
Увага!: Навіть якщо увімкнуто фойє, учасники, які телефонують на нараду, автоматично оминають очікування у фойє.
Користувачі, які будуть доповідачами
|
Параметри доповідача |
Користувачі, які будуть доповідачами |
Рекомендовано для таких ситуацій |
|
Лише організатор |
Лише особа, яка планує наради. |
Під час проведення презентацій, на яких учасники не повинні взаємодіяти із вмістом наради. Можна призначити додаткових доповідачів під час наради. |
|
Користувачі з компанії |
Усі запрошені користувачі, які мають облікові записи у мережі вашої компанії. |
Під час проведення внутрішніх робочих сеансів груп, на яких усі учасники можуть мати спільний доступ до вмісту наради та змінювати його. |
|
Усі, включно з тими, хто не належить до компанії (без обмежень) |
Усі запрошені користувачі. |
Під час проведення робочих сеансів груп із користувачами, які не мають облікового запису в мережі вашої компанії. |
|
Вибрані користувачі |
Ви та вибрані учасники. |
Під час проведення презентацій із більш ніж одним доповідачем. |
Примітка.: За допомогою Параметра вибраних користувачів не можна запросити в якості доповідача учасників або списки розсилки ззовні. Натомість користувачам можна надати доступ доповідача під час самої наради.
Приєднання до наради
Можна використовувати посилання у запрошенні, щоб увійти в нараду, або перейти на вкладку Приєднатися до наради у веб-планувальнику, щоб розпочати нараду.
-
На вкладці Мої наради виберіть потрібну нараду.
-
На сторінці даних про нараду перейдіть на вкладку Приєднатися до наради.
-
Відкриється програма Lync, яка дозволить вам увійти в нараду.
Перегляд і редагування наявних нарад
Можна переглядати всі наради, упорядковані на вкладці Мої наради веб-планувальника. Пам’ятайте, що у веб-планувальнику відображено лише ті наради, які ви організували, а не ті, на які вас запрошено.
-
Клацніть нараду, щоб відкрити сторінку відомостей, яка містить стислий виклад наради, набір важливих вкладок, а також інформацію про нараду.
-
Виберіть команду Змінити.
-
Внесіть необхідні зміни й натисніть кнопку Зберегти.
-
Натисніть кнопку OK у вікні сповіщення про успішне виконання операції та перевірте змінені відомості.
Увага!: Оновивши відомості про нараду, необхідно самостійно надіслати оновлену інформацію запрошеним користувачам, оскільки веб-планувальник не оновлює календар автоматично.
-
Якщо запрошення було надіслано за допомогою iCalendar, знову виберіть команду Експортувати як iCalendar, щоб відкрити запрошення, і надішліть оновлені дані.
-
Якщо ви скопіювали відомості про нараду у стандартне запрошення на нараду, відкрийте його, оновіть дані й повторно надішліть це запрошення усім учасникам.
Видалення або скасування наради
Нарада зберігається 14 днів після запланованого часу закінчення, але її можна скасувати або видалити, якщо потрібно очистити веб-планувальник.
-
На вкладці Мої наради виберіть нараду, яку потрібно видалити.
-
На сторінці даних про нараду перейдіть на вкладку Видалити нараду.
-
У вікні підтвердження натисніть кнопку Так.
Увага!: Необхідно самостійно надіслати повідомлення про скасування наради всім учасникам, оскільки веб-планувальник не оновлює календар автоматично.
-
Якщо запрошення було надіслано за допомогою iCalendar, відкрийте його й натисніть кнопку Скасувати. Запрошеним буде надіслано повідомлення про скасування наради.
-
Якщо ви скопіювали відомості про нараду у стандартне запрошення на нараду, відкрийте його й натисніть кнопку Скасувати, щоб надіслати запрошеним користувачам повідомлення про скасування наради.
