У цій статті пояснюється, як установити значення за замовчуванням для поля таблиці або елемента керування у формі в базі даних Access. Установлені значення за замовчуванням відображатимуться в полі або елементі керування під час створення нового запису в базі даних.
У цій статті
Загальні відомості про стандартні значення
Стандартне значення додається до поля таблиці або елемента керування форми щоразу, коли програма Access має автоматично вводити значення в новому записі. Наприклад, програма Access завжди може додавати поточну дату до нових замовлень.
Зазвичай до полів таблиці додається стандартне значення. Щоб додати значення, відкрийте таблицю в режимі конструктора, а потім введіть значення у властивості Значення за промовчанням для поля. Якщо встановити стандартне значення для поля таблиці, Access застосує значення до всіх елементів керування, основаних на цьому полі. Якщо елемент керування не зв'язується з полем таблиці або зв'язується з даними в інших таблицях, ви встановлюєте стандартне значення для елементів керування форми.
Для полів таблиці за замовчуванням можна встановити тип даних "Короткий текст", "Довгий текст", "Число", "Дата й час", "Грошовий", "Так/Ні" та "Гіперпосилання". Якщо не вказати значення, поле залишатиметься пустим (null), доки ви не введете значення. Коли ви визначите стандартне значення, Access застосує це значення до всіх нових записів, які ви додаєте. За потреби можна змінити значення в записі з стандартного значення на інше, якщо правило перевірки не забороняє це.
Настроювання значення за замовчуванням для поля таблиці
Якщо встановити значення за промовчанням для поля таблиці, будь-які елементи керування, які ви прив'язуєте до цього поля, відображатимуть стандартне значення.
Установлення значення за замовчуванням
-
В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, яку потрібно змінити, і виберіть конструктор.
-
Виберіть поле, яке потрібно змінити.
-
На вкладці Загальні введіть значення в полі властивості Значення за промовчанням .
Значення, яке можна ввести, залежить від типу даних, установленого для поля. Наприклад, можна ввести =Date(), щоб вставити поточну дату в поле "Дата й час". Приклади стандартних значень див. в розділі Приклади стандартних значень далі в цій статті.
-
Збережіть внесені зміни.
Установлення значення за замовчуванням для елемента керування
Зазвичай значення за замовчуванням встановлюється для елемента керування лише тоді, коли цей елемент керування не зв'язується з полем таблиці або зв'язується з даними в іншій таблиці.
Установлення значення за замовчуванням
-
В області переходів клацніть правою кнопкою миші форму, яку потрібно змінити, і виберіть пункт Конструктор.
-
Клацніть правою кнопкою миші елемент керування, який потрібно змінити, і виберіть пункт Властивості або натисніть клавішу F4.
-
Перейдіть на вкладку Усі у вікні властивостей, знайдіть властивість Значення за промовчанням і введіть стандартне значення.
-
Натисніть сполучення клавіш Ctrl+S, щоб зберегти внесені зміни.
Установлення стандартного рядка для списку або поля зі списком
За замовчуванням елементи керування "список" і "поле зі списком" відображають два типи списків: списки значень і списки підстановки. Список значень – це жорстко закодований список елементів, розташованих у властивості Джерело рядків елемента керування "Список" або "Поле зі списком". На відміну від цього, список підстановки отримує дані з поля підстановки (поля, яке використовує запит для отримання даних з іншої таблиці), а потім завантажує ці дані в елемент керування "поле зі списком".
Для списків значень і списків підстановки можна вказати, який елемент списку відображатиметься за замовчуванням, але виконайте різні дії для кожного типу списку. Нижче описано, як установити стандартні значення для списку значень і списку підстановки.
Установлення стандартного значення для списку значень
-
В області переходів клацніть правою кнопкою миші форму, яку потрібно змінити, і виберіть пункт Конструктор.
-
Клацніть правою кнопкою миші список або елемент керування текстовим полем і виберіть пункт Властивості або натисніть клавішу F4.
-
Переконайтеся, що властивість Джерело рядків містить список значень. Елементи в списку значень оточені подвійними лапками та розділяються крапкою з комою. Наприклад, може відобразитися такий список: "Добре";" Справедливий";" Бідний"
-
Якщо властивість Джерело рядків містить запит (рядок тексту, який починається з функції SELECT), перейдіть до наступного набору кроків.
-
У полі властивості Значення за промовчанням введіть таке:
[control_name]. Дані елемента(n)
У цьому випадку control_name – це ім'я списку або елемента керування "поле зі списком", а n – номер елемента списку, який потрібно встановити за замовчуванням. Якщо ви не знаєте ім'я елемента керування, погляньте на значення у властивості Ім'я , розташованому у верхній частині вікна властивостей.
Припустімо, наприклад, що у вас є елемент керування "поле зі списком" з іменем "Власник", і ви хочете використовувати третє значення в списку як стандартне значення. У полі властивості Значення за промовчанням введіть таке:
[Власник]. Дані елемента(2)
Ви вводите 2 замість 3 , оскільки ItemData має нульовий рівень, тобто вона починає рахуватися з нуля, а не з одного.
-
Збережіть зміни та поверніться до подання форми. Вибране стандартне значення має відображатися в списку або полі зі списком під час додавання запису до бази даних.
Установлення стандартного значення для списку підстановки
-
Відкрийте таблицю, яка надає вихідні дані для поля підстановки у вікні табличного подання даних.
-
Зверніть увагу на значення ключа, пов'язане з елементом, який потрібно зробити значенням за замовчуванням.
Примітка.: За замовчуванням програма Access приховує поля первинного та зовнішнього ключів. Якщо ключове поле не відображається, клацніть правою кнопкою миші будь-яку клітинку в рядку заголовка таблиці, виберіть команду Відобразити стовпці, а потім у діалоговому вікні Відобразити стовпці виберіть ключове поле та натисніть кнопку Закрити.
-
В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, яка містить поле підстановки, і виберіть конструктор.
-
Виберіть поле підстановки, а потім на вкладці Загальні в полі властивості Значення за промовчанням введіть значення ключа, указане на кроках 1 і 2. Це значення, яке відповідає елементу списку, який потрібно зробити стандартним.
Припустімо, наприклад, що у вас 10 постачальників, і ви хочете, щоб ім'я постачальника, який найчастіше використовувався, відображалися за замовчуванням. Для цього знайдіть ключове значення, яке однозначно ідентифікує постачальника, і введіть це значення ключа в полі властивості Значення за промовчанням зовнішнього ключа.
-
Збережіть зміни, перейдіть у вікно табличного подання даних і введіть новий запис. Значення за замовчуванням відображається в полі підстановки під час додавання запису.
Приклади значень за промовчанням
У таблиці нижче наведено список і описано деякі стандартні значення. Ці приклади можна адаптувати для використання з власними даними.
|
Вираз |
Стандартне значення поля |
|---|---|
|
1 |
1 |
|
"Закарпаття" |
Закарпаття |
|
"Сумська обл." |
Нью-Йорк, N.Y. (зверніть увагу, що якщо воно містить розділові знаки, необхідно взяти значення в лапки) |
|
"" |
Рядок нульової довжини |
|
Date() |
Поточна дата |
|
=Так |
"Так" відображається локальною мовою комп'ютера |
