Огляд: керування сайтом, дозвіл і спільний доступ для власників сайтів
Ця стаття містить огляд ідей і практичних порад для моделі керування сайтом. Якщо ви власник сайту, створіть модель керування, щоб усунити політики, процеси, ролі та обов'язки сайту. Подібна модель допоможе вам керувати використанням сайту користувачами. Наприклад, можна вимагати взяти файли на редагування, щоб кілька користувачів не намагались одночасно редагувати файл.
Примітка.: Багато правил спільного доступу та дозволів визначає адміністратор SharePoint. Ознайомтесь із цією статтею як основним посібником, щоб зрозуміти, що ви можете контролювати як власник сайту. Зверніться до свого SharePoint, щоб внести зміни до стратегії керування організацією.
Ролі та обов'язки для підтримки сайту
Визначення ролей і обов'язків під час планування та створення сайту знизить потребу в очищення або впорядкування сайту, коли співробітники обернуться в групі або з неї. Для керування сайтом слід враховувати план навчання користувачів, відстеження використання сайту, аудит вмісту та повідомлення про очікування учасникам групи, які керують сайтом.
Визначте пріоритети й визначте такі параметри:
-
Навчальні курси для власників сайтів: Забезпечує базові навчальні курси з переходів, пошуку та керування документами для нових власників сайту.
-
Підтримка сайту: Призначте призначеного фахівця сайту у своїй робочій групі, щоб усунути несправностей і призначити псевдонім SharePoint адміністратора.
-
Рекомендації зі створення та використання сайтів. Часто в організації структуровано політику компанії щодо створення сайту. Надавайте найновіші посилання на відповідні рекомендації, надайте контактну інформацію власникам і авторам вмісту на випадок, якщо їй потрібна допомога.
-
Публікування та аудит вмісту. Плануйте перевіряти вміст сайту та сторінки настільки часто, щоб зберегти актуальність сайту. Установлення графіка перевірки та призначення власників вмісту для великих списків і бібліотек.
Групи SharePoint за промовчанням
|
Заголовок |
Рівень дозволів за промовчанням |
Використовується для |
|
Власник |
Повний доступ |
Користувачі, які мають мати можливість керувати дозволами, настройками та зовнішнім виглядом сайту. |
|
Елемент |
Редагування та внесок |
Користувачі, які мають мати змогу редагувати вміст сайту. Рівень дозволів залежить від шаблону сайту, який використовувався для створення сайту. |
|
Відвідувачі |
Лише для читання |
Користувачі, які мають мати доступ до вмісту сайту, але не можуть його редагувати. |
Сучасне керування сайтом
У сучасній SharePoint керування сайтом важливіше, ніж у попередніх версіях, оскільки є більше можливостей керування та можливостей для нового ввімкнення створення сайтів. Керування організацією залежатиме від контролю потреб організації над вмістом, який визначатиме відомості про створення сайту та керування власником сайту. Адміністратор SharePoint допоможе вам зрозуміти політики щодо вимог безпеки, нормативних актів, корпоративного брендингу, спеціальних можливостей і навчальних курсів. Зверніться до SharePoint, щоб дізнатися більше про політики створення та використання сайту організації, перш ніж створювати план керування сайтом.
Сучасна SharePoint структури переходів сайту
Найефективніші сайти SharePoint допомагають користувачам швидко знаходити потрібні відомості, щоб за допомогою цих відомостей приймати рішення, дізнаватися про те, що відбувається, отримувати доступ до потрібних інструментів і взаємодіяти з колегами, щоб вирішити проблему. Дізнайтеся більше про планування навігації на сайті в SharePoint.
Частина вашої інформаційної архітектури може містити класифікацію інформації. Якщо інформація, яку ви публікуєте, має велике значення для компанії, вимагає спеціальної безпеки або нормативно-правових правил відповідності, ми рекомендуємо налаштувати схему класифікації, щоб визначити певні типи вмісту, який потрібно уважно керувати. Упорядкуваввши інформацію в певні списки й бібліотеки, можна використовувати функції керування, щоб керувати переглядом вмісту.
Сучасна SharePoint архітектура створена для гнучкої та адаптивної до потреб організації. Сучасні сайти можна пов'язати із сайтами-концентраторами. Після цього пов'язані сайти нададуть доступ до навігації та брендингу, з центром, а власники сайтів затвердити також можуть надавати спільний доступ до дозволів-концентраторів.
Визначаючи навігаційну структуру сайту, врахуйте таке:
-
Який тип вмісту відображатимуться на сайті? Як це перетвориться на сторінки, списки й бібліотеки?
-
Як відомості відображатимуться на сайті?
-
Як користувачі сайту переміщатимуться сайтом?
-
Як відомості призначатимуться конкретним аудиторіям?
-
Як буде налаштовано й оптимізовано пошук?
Керування дозволами на сучасних сайтах
Цілісність, конфіденційність і конфіденційність критично важливих відомостей організації надаються за тим, наскільки безпечно ви робите сайт, зокрема кому надано доступ до сайту. Керування дозволами на сучасних сайтах включає як користувачів, так і групи користувачів. Дозволи в сучасному спілкуванні та на сайтах груп надходять із шаблонів сайтів, які надають різні параметри. для кожного сайту.
Сайти для спілкування не пов'Microsoft 365 групами та мають три стандартні ролі: власники сайтів, учасники сайту та відвідувачі сайту.
Нижче наведено кілька порад, які слід врахувати під час розробки стратегії керування дозволами.
-
Дотримуйтеся принципу найменшого права. Надайте користувачам найнижчий рівень дозволів, необхідний для виконання призначених їм завдань.
-
Використовувати стандартні групи: Надайте користувачам доступ, додавши їх до стандартних стандартних груп (як-от "Учасники", "Відвідувачі" та "Власники").
-
Розглянемо сегментування вмісту за рівнем безпеки. Створюйте сайт або бібліотеку спеціально для особистих документів, а не розбивайте їх у великій бібліотеці та захищені за допомогою унікальних дозволів.
Сучасні дозволи сайту за заголовками
|
Заголовок |
Рівень дозволів |
Множина дозволів на: |
|
Власник сайту |
Повний доступ |
Окрім всіх можливих власників сайту, власники також можуть: Змінення теми сайту Змінення макета переходів Змінення емблеми сайту Додавання або видалення власників сайтів Редагування параметрів учасника сайту Додавання або видалення відвідувачів сайту Редагування параметрів сайту Видалення сайту Додавання Microsoft 365 групи Зв'язування сайту з центром |
|
Учасник сайту |
Редагування та внесок |
Додавання, редагування та видалення списків Додавання, редагування та видалення бібліотек документів Додавання або видалення учасників сайту Додавання, редагування та видалення документів Додавання, редагування та видалення сторінки Додавання, редагування, видалення допису новин Додавання, редагування та видалення розділів сторінок Додавання, редагування та видалення веб-частин Додавання, редагування та видалення навігації на сайті Створення та видалення шаблонів сторінок Перегляд показників використання сайту |
|
Відвідувач сайту |
Лише для читання |
Перегляд вмісту |
Додаткові ресурси для власників сайтів:
Керування сайтом
Важливою, але часто невидимою частиною будь-якого сайту є його модель керування– набір політик, ролей, обов'язків і процесів, установлених для визначення того, як люди у групі використовують SharePoint.
Багато організацій мають модель керування для сайтів на рівні Центру адміністрування або колекції сайтів, яку може створити та обійти IT-підрозділ або група. Як власник сайту ви маєте дізнатися, чи модель керування вже існує для колекції сайтів або ферми. У такому разі ви можете скористатися нею, щоб скерувати користувачів сайту або створити модель керування для вирішення певних проблем. Наприклад, якщо ви власник сайту підсайту в колекції сайтів, наприклад класичний сайт групи, варто створити власну додаткову модель керування. для вирішення певних проблем на підсайту.
Модель керування для сайту полегшує користувачам сайту знати, коли їм слід створити новий підсайт, список або інший вміст сайту. Це гарантує, що підсайти та вміст застарілі, щоб заощадити простір для зберігання та забезпечити точність результатів пошуку. Надає користувачам доступ до потрібного вмісту. Надавайте користувачам можливість брендингу сайтів однаковим, даючи змогу власникам підсайтів дізнатися, які шаблони та теми доступні. Це також спрощує змінення власника сайту, коли користувачі залишать організацію або змінюються ролі.
Гарна модель керування для сайту має зосередитися на таких частинах:
-
Створення сайту
-
Керування дозволами
-
Інформаційна архітектура
-
Життєвий цикл сайту й викидання з експлуатації
-
Граничне обсяг сховища
-
Класифікація інформації
-
Налаштування
-
Захист даних
-
Навігація
-
Пошук
-
Ролі та обов'язки для підтримки сайту
Деякі частини попереднього списку, можливо, уже визначатимуться за моделлю керування колекцією сайтів або організацією, наприклад обсяг сховища для вашого сайту, а також параметри його оформлення та зовнішній вигляд. Інші користувачі можуть не мати актуальності залежно від складності сайту групи та кількості її користувачів. Але навіть якщо не потрібно приймати рішення щодо цих тем, варто знати, які рішення прийнято, щоб повідомити користувачів сайту та забезпечити відповідні застосування політик.
Створення підсайту
Можливо, вам потрібно, щоб учасники групи могли створювати підсайти під сайтом групи для використання в певних проектах.
Можливість спонтакно створювати нові підсайти для групи може значною мірою, але необмежене створення сайту може видаляється без винятку. Якщо підсайти розмножуються вільно, можуть виникати проблеми. Наприклад:
-
Користувачам важко знайти потрібний підсайт або переконатися, що вони є.
-
Відомості можуть дублюватися на кількох підсайтах, використовуючи дорогий простір для зберігання та виконуючи повторювані зусилля.
-
Застаілі відомості можуть відображатися в результатах пошуку на підсайтах протягом багатьох років. Важко розповісти, яка версія інформації правильна.
-
Керування дозволами для великої кількість підсайтів може стати основною роботою, і користувачі можуть ненавмисно звільнити доступ до інформації, яку насправді не потрібно мати.
-
Коли працівники залишають групу, створені їй підсайти можуть відмовитися, створити плутанину та знебарвити результати пошуку для решти користувачів сайту.
Установивши політики створення сайтів для таких областей, можна заощадити час і енергозбереження:
-
Who дозволено створювати підсайти?
-
Чи потрібно завчасно схвалювати нові підсайти? Якщо так, які умови схвалення та хто надає дозвіл на затвердження?
-
Чи слід використовувати в нових підсайтах визначені шаблони й теми?
-
Який обсяг інформації може зберігатися на сайті? Тобто скільки місця на диску сервера може зайняти?
-
Які правила знаходитимуться для навігаційних стратегій на сайті?
-
Як довго відомості мають зберігатися на підсайтах, перш ніж видаляти або архівувати їх?
Докладні відомості див. в відео Створення сайту або підсайту.
Керування дозволами
Цілісність, конфіденційність і конфіденційність критично важливих відомостей організації надаються за тим, наскільки безпечно ви робите сайт, зокрема кому надано доступ до сайту.
Надання й обмеження доступу до сайту називається керування дозволами, і це одна з найважливіших обов'язків як власник сайту.
Нижче наведено кілька порад, які слід врахувати під час розробки стратегії керування дозволами.
-
Дотримуйтеся принципу найменшого права. Надайте користувачам найнижчі рівні дозволів, необхідні для виконання призначених їм завдань.
-
Надайте користувачам доступ, додавши їх до стандартних стандартних груп (як-от "Учасники", "Відвідувачі" та "Власники"). Зробіть більшість учасників груп "Учасники" або "Відвідувачі" та обмежте кількість користувачів у групі "Власники".
-
Використовуйте успадкування дозволів, щоб створити чисту й зручну для візуалізації ієрархію. Тобто не надавайте дозволи окремим особам, а не працювали з групами. Маючи підсайти, можна просто успадкувати дозволи від сайту групи, а не унікальні дозволи.
-
Упорядкуйте свій вміст, щоб скористатися перевагами успадкування дозволів. Розглянемо сегментування вмісту за рівнем безпеки – створіть сайт або бібліотеку спеціально для важливих документів, а не розташуйте їх у більшій бібліотеці та захистіть за допомогою унікальних дозволів.
Відомості про рівні дозволів у SharePoint або Дозволи на редагування для списку, бібліотеки або окремого елемента див. в розділі Докладні відомості про настроювання дозволів.
Інформаційна архітектура
Інформаційна архітектура сайту схожа на зміст книги. Вона визначає, як відомості на цьому сайті (веб-сторінки, документи, списки та дані) впорядковуються та подаваються користувачам сайту. Інформаційна архітектура часто записується як ієрархічний список вмісту сайту, ключові слова для пошуку, типи даних та інші поняття.
Щоб створити архітектуру інформації, потрібно проаналізувати інформацію, яка буде представлена на сайті. Нижче наведено кілька запитань, які можна використовувати для розробки інформаційної архітектури.
-
Який тип вмісту відображатимуться на сайті? Як це перетвориться на підсайти, списки, бібліотеки і так далі?
-
Як відомості відображатимуться на сайті?
-
Як користувачі сайту переміщатимуться сайтом?
-
Як відомості призначатимуться певним аудиторіям?
-
Як буде налаштовано й оптимізовано пошук?
Частина вашої інформаційної архітектури може містити класифікацію інформації.
Якщо інформація, з якою ви працюєте, має велике значення для компанії, вимагає спеціальної безпеки або нормативно-правових правил відповідності вимогам, можна настроїти схему класифікації, щоб визначити певні типи вмісту, який потрібно уважно керувати.
Упорядкуваввши інформацію в певні списки й бібліотеки, можна використовувати функції керування, щоб керувати вмістом. Наприклад:
Вимагати взяення файлів назавждання
Якщо потрібно взяти файл на редагування, потрібно переконатися, що тільки один користувач зможе редагувати файл, доки його не буде позняно з редагування. Якщо потрібно взяти документи на редагування, це запобігає одночасному внесенню змін кількома користувачами, що може створити конфлікти редагування та уникнути плутанини. Крім того, якщо потрібно взяти файли на вкладку взято на вкладку, можна нагадати учасникам групи про те, що вони внесли звідти, щоб було легше відстежувати зміни, які вносяться в кожній версії. Докладні відомості див. в статтях Настроювання обов'ного взяення файлів на спільний доступ у бібліотеці.
Відстеження версій
Якщо вам потрібно зберегти попередні версії файлів, бібліотеки можуть допомогти вам відстежувати, зберігати й відновлювати файли. Можна відстежувати всі версії однаково. Або можна призначити деякі версії як основні, наприклад додати новий розділ до посібника, а деякі версії – як проміжні, наприклад виправити орфографію. Щоб керувати обсягом сховища, можна вибрати кількість версій кожного типу, які потрібно зберігати. Докладні відомості про керування версіями див. в статті Керування версіями в списку або бібліотеці.
Ви можете вказати, що затвердження документа є обов'язковим. Документи залишаються в стані очікування, доки користувач, який має дозвіл на це, не затвердив або не відхилив їх. Ви можете вказувати, які групи користувачів можуть переглядати документ до затвердження. Ця функція може бути корисна, якщо бібліотека містить важливі рекомендації або процедури, які мають бути остаточними, перш ніж їх побачать інші користувачі. Докладні відомості про затвердження документів див. в цій сторінці.
Бібліотеки підтримують технологію RSS, тому учасники робочої групи можуть автоматично отримувати й переглядати оновлення або інформаційні канали, новини та відомості в об'єднуваному розташуванні. Технологію RSS можна використовувати, щоб оповіщати про будь-які зміни в бібліотеці, наприклад про те, що файли зберігаються в бібліотеці. RSS-канали дають змогу учасникам робочої групи переглядати об'єднуваний список змінених файлів. Також можна створювати оповіщення електронною поштою, щоб отримувати сповіщення про змінення файлів. Докладні відомості про RSS-канали див. в розділі Керування RSS-каналами для сайту або колекції сайтів.
У бібліотеці документів або типі вмісту можуть використовуватися робочі цикли, визначені в організації для бізнес-процесів, наприклад керування затвердженням або рецензуванням документів. Група може застосовувати бізнес-процеси до своїх документів, відомих як робочі цикли, які визначають дії, які потрібно виконати послідовно, наприклад затвердження або переклад документів. Робочий цикл – це автоматизований спосіб переміщення документів або елементів послідовністю дій або завдань. За замовчуванням у бібліотеках доступні три робочі цикли: затвердження– спрямування документа групі користувачів на затвердження; Збирання відгуків, що спрямує документ до групи користувачів для відгуків і повертає документ особі, яка ініціювала робочий цикл як компіляція; і Збирання підписів, що спрямує документ до групи користувачів, щоб зібрати їхні цифрові підписи. Докладні відомості про робочі цикли див. в документі Огляд робочих циклів, передбачених SharePoint
Якщо група працює з кількома типами файлів, наприклад аркушами, презентаціями та документами, ви можете розширити можливості бібліотеки, увійдіть і визначте кілька типів вмісту. Типи вмісту наують гнучкість і узгодженість для кількох бібліотек. Кожен тип вмісту може визначати шаблон і навіть процеси робочого циклу. Шаблони слугують відряджаючими пунктами для форматування та будь-яких жирних шаблонів і властивостей, які застосовуються до документів такого типу, як-от назва відділу або номер контракту. Докладні відомості про типи вмісту див. в статтях Загальні відомості про типи вмісту та публікацію типів вмісту.
Якщо у вас є група важливих файлів, і було б корисно знати, як використовуються документи, ви можете визначити політику, яка дає змогу ввімкнути відстеження подій "Аудит", наприклад зміни файлів, копії або видалення. Відомості про налаштування аудиту див. в розділі Настроювання параметрів перевірки для колекції сайтів.
Життєвий цикл сайту й викидання з експлуатації
Сайти, як-от сайти з документами та дискусійні сайти, коли вони більше не знадобиться, використовують цінний простір для зберігання та потьмяніє результати пошуку. Варто встановити графік перегляду сайтів і їхнього вмісту (принаймні один раз на рік), щоб перевірити, чи варто їм дотримуватись.
Також варто пам'ятати про те, що більша модель керування вашої організації також може відображатися на шуканих застарілих сайтах. Наприклад, адміністратор може автоматично видалити сайти, які не змінювались протягом 90 днів. Як власник сайту ви отримаєте повідомлення електронної пошти з попередженням про те, що це сталося. Докладні відомості про політики життєвого циклу та політики щодо пестиціонту див. в сторінці Політики закриття сайту.
Граничне обсяг сховища
Можливо, адміністратор установив обмеження на обсяг дискове сховище, який може використовувати група. Потрібно з'ясувати, чи їх обмежено, і, якщо це так, вирішіть, як ви затвердите його серед своїх сайтів, сторінок і бібліотек.
За замовчуванням SharePoint Server накладає обмеження в 50 МБ на розмір одного документа, який можна передати до бібліотеки документів. Крім того, за замовчуванням власники сайтів групи отримують оповіщення, коли обсяг сховища складає 90 % квоти.
Коли ви знаєте, які обмеження ви обмежені, ви можете використовувати такі функції, як відстеження версій і аудиту, щоб переконатися, що ваш сайт залишається в межах них.
Пошук
Вміст відображається в багатьох місцях, зокрема сайтах, списках, бібліотеках, веб-частинах і стовпцях списку. За замовчуванням, коли хтось шукає ваш сайт, усе вміст сайту та сторінок відображається в результатах пошуку.
Як власник сайту ви можете вказати, чи відображатиметься вміст на сайті в результатах пошуку. Якщо заборонити відображати вміст сайту в результатах пошуку, вміст усіх підсайтів під ним також не відображається в результатах пошуку.
За замовчуванням вміст з обмеженими дозволами не відображається в результатах пошуку для користувачів, які не мають дозволів на читання. Ви можете змінити цей параметр, щоб вміст з обмеженими дозволами відображався в результатах пошуку, але користувачі не зможуть відкрити вміст, на який у них немає дозволу.
Захист даних
Функції резервного копіювання та відновлення захищають ваші дані від випадкової втрати. Частоту резервного копіювання та швидкість і рівень відновлення встановлює адміністратор. Щоб відновити вміст на сайті, дізнайтеся більше про відновлення елементів у кошику.
Додаткові ресурси
Планування сайту для спілкування
Потрібна додаткова довідка?
Потрібні додаткові параметри?
Ознайомтеся з перевагами передплати, перегляньте навчальні курси, дізнайтесь, як захистити свій пристрій тощо.
Спільноти допомагають ставити запитання й відповідати на них, надавати відгуки та дізнаватися думки висококваліфікованих експертів.
