Архівація елементів уручну

Поштова скринька Outlook має обмежений розмір, тому було б добре, якби найближчим часом електронна пошта не перестала надходити до неї. Щоб вона не переповнилася, можна перемістити старі елементи, які потрібно зберегти, в архів, окремий файл даних Outlook (PST), який можна в будь-який час відкрити у програмі Outlook.

Примітка.: Команда " архівувати " та функція не відображається для будь-якого облікового запису в профілі Outlook, якщо ви включаєте обліковий запис Exchange Server і організація використовує Microsoft Exchange Server Online Archive. Адміністратор мережі також може вимкнути цю функцію.

За замовчуванням програма Outlook використовує автоархівацію, щоб архівувати елементи за регулярним інтервалом. Щоб дізнатися більше, перегляньте елементи архівування старіших предметів автоматично.

Можна також у будь-який час архівувати елементи вручну. У такий спосіб можна керувати тим, який файл потрібно архівувати, де його зберегти та коли можна заархівувати файл, залежно від дати його створення.

  1. Виконайте одну з таких дій:

    • У Outlook 2013: послідовно виберіть елементи файл > інформація > засоби очищення > Архів.


      Архівація

    • В Outlook 2016 виберіть Файл > Відомості > Засоби > Очищення старих елементів.

      Очищення старих елементів

    Порада.: Команди «Архівація" та «Автоархівація" можуть бути недоступні, якщо профіль електронної пошти підключений до сервера Exchange. Можливо також, що політика збереження електронної пошти, яка використовується в організації, блокує автоархівацію. Для отримання докладних відомостей зверніться до адміністратора.

  2. Виберіть параметр Архівувати цю папку та всі вкладені папки та виберіть потрібну папку.

  3. У списку Архівувати елементи, створені до введіть потрібну дату.

    Діалогове вікно "Архівація"

  4. Можна створити кілька файлів PST, якщо потрібно заархівувати деякі папки за допомогою різних настройок. Наприклад, можна зберігати елементи в папці «Надіслані» довше, ніж у папці «Вхідні».

  5. Установіть прапорець Включити елементи із прапорцем «Не автоархівувати", щоб архівувати окремі елементи, виключені з автоархівації. Цей параметр не змінює виключення для таких елементів, а ігнорує настройку Не автоархівувати лише для цієї архівації.

  6. Натисніть кнопку ОК.

Вимкнення автоархівації

Щоб архівувати лише потрібні елементи, вимкніть автоархівацію.

  1. На вкладці Файл виберіть команду Параметри > Додатково.

  2. У розділі Автоархівація натисніть кнопку Настройки автоархівації.

  3. Зніміть прапорець Автоархівація кожні n днів.

Підтримка Office 2010 незабаром завершується

Оновіть Microsoft 365 для роботи будь-де з будь-якого пристрою та продовжуйте отримувати підтримку.

Оновити зараз

За замовчуванням попередні програми Outlook автоматично архівуються через звичайний інтервал. Докладні відомості про автоархівацію наведено в статті використання автоархівації для резервного копіювання або видалення об'єктів.

Ви також можете вручну архівувати та архівувати елементи, крім автоархівації або як заміну. Архівування вручну забезпечує гнучкість та дає змогу точно вказати, які папки включено до архіву, а також використовувати файл даних Outlook (PST).

Щоб вручну архівувати елементи Outlook, виконайте наведені нижче дії.

  1. Виберіть вкладку Файл.

  2. Натисніть кнопку засоби очищення.

  3. Натисніть кнопку архівувати.

  4. Виберіть пункт архівувати цю папку та всі вкладені папки, а потім виберіть папку, яку потрібно архівувати. Будь-яка вкладена папка, яку ви вибрали, входить до складу цього архіву вручну.

  5. У списку Архівувати елементи, створені до введіть потрібну дату.

    Діалогове вікно ''Архівація''

  6. Якщо ви не хочете використовувати файл або розташування за замовчуванням, у розділі файл архівунатисніть кнопку Огляд , щоб указати новий файл або розташування. Знайдіть потрібний файл або введіть ім'я файлу, а потім натисніть кнопку OK. Розташування файлу призначення відображається в полі " Архівний файл ".

  7. Установіть прапорець Включити елементи з прапорцем "не автоархівувати" , щоб додати будь-які елементи, які можуть бути окремо позначені, щоб бути виключені з автоматичного архівування. Цей параметр не видаляє цей виняток із цих даних, але натомість ігнорує прапорець не Автоархівація для цього архіву.

Вимкнення автоархівації

Якщо потрібно архівувати лише вручну, потрібно вимкнути автоархівацію. Зробіть ось що:

  1. Перейдіть на вкладку Файл.

  2. Виберіть пункт Параметри.

  3. На вкладці Додатково в розділі Автоархіваціянатисніть кнопку настройки автоархівації.

  4. Зніміть прапорець Виконати автоархівацію кожні n днів .

Автоархівація, яку ввімкнуто за замовчуванням, автоматично переміщує старі елементи до розташування архіву за запланованими інтервалами. Однак, ви можете уручну резервну копію та архівувати елементи до вказаного розташування.

Примітка.: Параметри автоархівації Microsoft Office Outlook 2007 настроюються. Замість того, щоб виконувати резервне копіювання або архівування ваших об'єктів вручну, може виявитися, що Автоархівація може відповідати вашим потребам. Додаткові відомості можна знайти в статті використання автоархівації для резервного копіювання або видалення об'єктів.

  1. У меню файл виберіть пункт архівувати.

  2. Виберіть пункт архівувати цю папку та всі вкладені папки , а потім укажіть дату в розділі Архівні елементи, старші за.

    Архівні папки у списку папок

  3. У розділі Архівний файлнатисніть кнопку Огляд , щоб указати новий файл або розташування, якщо ви не хочете використовувати файл або розташування за замовчуванням.

  4. Установіть прапорець Включити елементи з прапорцем "не автоархівувати" , якщо потрібно змінити попередню настройку, щоб не автоматично архівувати певні елементи. Якщо ви вирішили вручну архівувати ці елементи під час цієї процедури, ці елементи знову відображатимуться в настройках " Не автоархівувати ", якщо ви не замінюєте цей параметр знову в майбутньому.

  5. Натисніть кнопку OK.

Примітка.: Програма Outlook автоматично створить ще один файл архіву для записів у вказаній папці та розташуванні.

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо, що знайшли час і надіслали нам відгук! Можливо, у нас не буде часу відповісти на кожен коментар, але докладемо максимум зусиль, щоб переглянути їх усі. Вас цікавить, як ми використовуємо ваші відгуки?

×