Визначення записів із верхнім або нижнім значенням в групі або полі

Вибір між запитом на запити найвищого значення та фільтром

Щоб визначити, чи потрібно створити запит на визначення найвищого значення або застосувати фільтр, зверніть увагу на таке:

• Якщо потрібно повернути записи, які містять найвищі або найменше значення в полі, і ви не знаєте точних значень верхнього або нижнього поля (або вони не мають значення), ви створюєте запит на найвищий значення.

• Якщо потрібно повернути всі записи, у яких є значення в полі, або менше або більше, ніж значення, у якому вас цікавить, застосовується фільтр. Наприклад, щоб переглянути продукти з цінами між $50 і $100, можна застосувати фільтр. На цьому рисунку показано зразок фільтра в поданні конструктора запиту, а результати, які можуть виконувати такі фільтри:

  

  Щоб отримати докладні відомості про створення та використання фільтрів, перегляньте статтю Застосувати фільтр, щоб переглянути вибір записів у базі даних Access.

Правила створення та використання запитів для перших значень

Якщо Ви продовжите, пам'ятайте, що незалежно від типу запиту (вибір запиту або запиту на обчислення підсумків), потрібно використовувати поля, які містять описові дані, наприклад ім'я працівника або продукту, а також поле, що містить Верхнє або нижнє значення, наприклад Ціна або поле дати. Ви можете використовувати кілька полів даних і, якщо ви використовуєте запит на обчислення підсумків, поля даних зазвичай мають включати відомості про категорію, як-от місто або країну або регіон. Ви можете пропустити дані категорії тільки під час створення запиту на обчислення підсумків, який запускається з усіма записами, наприклад "Покажіть мені п'ять відсотків найдорожчих замовлень". Крім того, можна використовувати запит на вибірку або підсумки для пошуку верхніх і нижніх значень у групі записів або записів, які потрапляють до категорій. Щоб отримати докладніші відомості про це, ознайомтеся з розділом Пошук верхніх або нижніх значень для записів у категоріях або групах, апотім у цій статті.

Створення основного запиту на початок для основних значень

1. На вкладці Створити в групі Запити натисніть кнопку Конструктор запитів.

2. Клацніть таблицю, яку потрібно використати в запиті, натисніть кнопку Додати , щоб розташувати таблицю в сітці конструктора, а потім натисніть кнопку закрити.
   -або
   двічі клацніть таблицю.
   Якщо ви використовуєте зразок даних, додайте таблицю працівників до запиту.

3. Додайте поля, які потрібно використовувати в запиті, до сітки конструктора. Можна двічі клацнути кожне поле або перетягнути кожне поле до пустої клітинки в рядку поля .
   Якщо ви використовуєте зразок таблиці, додайте поля "ім'я", "Прізвище" та "Дата народження".

4. У полі з верхнім або нижнім значенням (поле «Дата народження», якщо використовується зразок таблиці), клацніть рядок сортування та виберіть пункт за зростанням або за спаданням.
   Якщо поле "значення" містить числа, наприклад ціни або цифри збуту, порядок сортування за зростанням Повертає найменше значення, а порядок сортування за спаданням повертає найвищі значення. Якщо поле "значення" містить дати, порядок сортування за спаданням повертає найновішу дату, а функція "за зростанням " повертає найранішу дату.
   

   Увага!: Для полів, які містять перші або останні значення, потрібно встановити рядок сортування за зростанням або за спаданням . Якщо вказати порядок сортування для поля, відмінного від поля з верхнім або нижнім значенням, наприклад "ProductName", а не "Ціна", запит не поверне потрібних результатів.

5. На вкладці Конструктор у групі Настроювання запиту клацніть стрілку вниз поруч із кнопкою повернутися (список верхніх значень ) і вкажіть число або відсоток записів, які потрібно переглянути, або виберіть параметр зі списку.

6. Натисніть кнопку Запуск, щоб виконати запит і відобразити результати в табличному поданні даних.

7. Збережіть запит і Тримайте її відкритою для використання в наступних кроків.

Ви можете побачити, що цей тип запиту "основні значення" може відповідати на прості запитання, як-от найстарішу або наймолодшим особам у компанії. Далі описано, як використовувати вирази та інші умови, щоб додати живлення та гнучкість до запиту. Умови, наведені в наступному кроці, повертають три дні народження, наведені в наступних трьох працівників.

Додавання умов до запиту

1. Відкрийте у поданні конструктора запит, створений у попередніх етапах.

2. У сітці макета запиту в стовпці праворуч від стовпця Дата народження скопіюйте та вставте або введіть вираз Expr1: DatePart("m", [Дата народження]). Функція DatePart видобуває частину значення місяця в полі "Дата народження".

3. Праворуч від стовпця, який містить вираз, скопіюйте та вставте або введіть вираз Вираз2: DatePart("d"; [Дата народження]). У цьому випадку функція DatePart видобуває частину дня значення в полі Дата народження.

4. Зніміть прапорці в рядку відображення для кожного виразу, а потім клацніть елемент сортування для кожного виразу та виберіть пункт за зростанням.

5. За потреби можна вказати умови, щоб обмежити область запиту. Коли ви вкажете умови, запит сортує лише записи, які відповідатимуть умовам, і в відсортованому списку буде вказано значення верхнього або нижнього поля.
   Щоб продовжити зразок даних, у рядку критерії поля Дата народження введіть або скопіюйте та вставте цей вираз:

   Місяць ([Дата народження]) > місяць (Date ()) або місяць ([Дата народження]) = місяць (дата ()) і день ([Дата народження]) >Day (Date ())

   Цей вираз виконує такі дії: місяць ([дата _народження]) > місяць (Date ()) перевіряє дату народження кожного працівника, щоб дізнатися, чи вона потрапляє в наступний місяць, і, якщо це так, містить ці записи в запиті. Місяць ([дата _народження]) = місяць (Date ()) і день ([дата _народження]) >Day (Date ()) частина виразу перевіряє дату народження, що настає в поточному місяці, щоб дізнатися, чи дата народження припадає на поточну дату або після неї. Якщо ця умова має значення TRUE, функція включає ці записи в результати запиту. Щоб підсумувати, цей вираз ігнорує всі записи, у яких дата народження припадає від 1 січня до дати, коли виконується запит.

   Щоб переглянути інші приклади виразів умов запиту, перегляньте статті Приклади умов запиту.

6. На вкладці Конструктор у групі Настроювання запиту клацніть стрілку вниз поруч із кнопкою повернутися (список верхніх значень ) і вкажіть число або відсоток записів, які потрібно переглянути, або виберіть параметр зі списку.

7. Натисніть кнопку Запуск, щоб виконати запит і відобразити результати в табличному поданні даних.

Створення запиту підсумків

1. На вкладці Створити в групі Запити натисніть кнопку Конструктор запитів.

2. Виберіть таблиці, з якими потрібно працювати, натисніть кнопку Додати, а потім натисніть кнопку закрити після завершення додавання таблиць.
   -або
   двічі клацніть потрібні таблиці, а потім натисніть кнопку закрити. Кожна таблиця відображається в сітці макета. Якщо ви використовуєте зразки таблиць, наведених вище, додайте таблиці категорій і продуктів.

3. Двічі клацніть поля таблиці, які потрібно використовувати в запиті.
   На цьому етапі переконайтеся, що ви додасте лише поля групи та поле значення до запиту. Якщо ви використовуєте зразок даних у попередньому таблиці, додайте поле "ім'я категорії" з таблиці "категорії", а поле "Ціна" з таблиці "Товари".

4. За потреби можна вказати критерій для обмеження масштабу запиту.
   У цьому відсортованому списку буде визначено лише записи, які відповідатимуть умовам, а також значення верхнього та нижнього поля. Наприклад, щоб виключити продукти з категорії Спорт, додайте цей вираз до рядка критерії в полі "Назва категорії ":<> "Спорт".
   Щоб переглянути інші приклади виразів умов запиту, перегляньте статті Приклади умов запиту.

5. Перетворення запиту на запит на обчислення підсумків.

   1. На вкладці Конструктор у групі Відображення або приховання натисніть кнопку Підсумки.

      Рядок підсумків відображається в сітці конструктора.

6. Переконайтеся, що в полі загальна кількість кожної групи настроєно значення Групувати за, а потім установіть клітинку підсумок поля значення (поле, яке має Верхнє або нижнє значення) або Max або min.
   Якщо вибрати параметр Max повертає найбільше значення в числовому полі, а значення дати або часу в полі "Дата/час". Якщо вибрати параметр " min ", у полі "Дата й час" Повертає найменше значення в числовому полі, а найраніші значення дати або часу. Якщо ви використовуєте зразок даних, установіть у полі " загальна кількість" поле "ім'я категорії", щоб Групувати за, а загальна довжина поля "Ціна" на " Max " або " min".

7. На вкладці Конструктор у групі Знаряддя переконайтеся, що в списку повернути вибрано значення Усі, а потім натисніть кнопку виконати , щоб виконати запит і відобразити результати у вікні табличного подання даних.
   

   Примітка.: Залежно від функції, яку ви вибрали на кроці 7, Access змінює ім'я поля значення в запиті на Maxofім'я _ поля або minofім'я _ поля. У разі використання таблиць-зразків Access перейменовує поле maxofprice або minofprice.

8. Збережіть запит і перейдіть до наступних кроків.

Запит не повертає імена продуктів або інші відомості про продукти. Щоб побачити додаткові дані, потрібно створити другий запит, який містить щойно створений запит. Далі описано, як створити цей другий запит.

Створення другого запиту для перегляду більшої кількості даних

1. На вкладці Створити в групі Запити натисніть кнопку Конструктор запитів.

2. Перейдіть на вкладку запити , а потім двічі клацніть запит на обчислення підсумків, створений у попередньому розділі.

3. Перейдіть на вкладку таблиці та додайте таблиці, які використовувалися в запиті на обчислення підсумків, а також будь-які таблиці, які містять інші пов'язані дані, які потрібно переглянути.
   Якщо ви використовуєте зразки таблиць, наведених вище, додайте до нового запиту таблиці категорії, продукти та постачальники.

4. Приєднання до полів у запиті підсумків до відповідних полів у батьківських таблицях. Щоб зробити це, перетягніть кожне поле в запиті підсумки до відповідного поля в таблиці.

   Якщо ви використовуєте зразок даних, перетягніть поле "ім'я категорії" в запиті "підсумки" до поля "ім'я категорії" в таблиці "категорії". Після цього перетягніть поле MaxOfPrice в запиті на обчислення підсумків до поля "Ціна" в таблиці "Товари". Об'єднання дають змогу виконати новий запит на вибірку, щоб об'єднати дані в запиті підсумків і дані в інших таблицях.

5. У вікні запиту на обчислення підсумків двічі клацніть зірочку, щоб додати весь запит до сітки конструктора, а потім перетягніть додаткові поля з інших таблиць у запиті.

   Якщо ви використовуєте зразки таблиць, двічі клацніть запит на обчислення підсумків, створений у попередньому розділі, а потім додайте назву продукту та поля постачальника зі таблиці продукти та постачальники, відповідно.

6. За потреби вкажіть порядок сортування для одного або кількох стовпців.
   Наприклад, щоб перерахувати категорії в алфавітному порядку, установіть у стовпці " Сортувати " стовпець "ім'я категорії" за зростанням.

7. На вкладці Конструктор у групі Результати натисніть кнопку Запуск.

   Це запускає запит і відображає результати в поданні табличного подання даних.

На початок сторінки

Створення запиту "створити таблицю"

1. Щоб відкрити запит на початок пошуку в режимі конструктора, виконайте наведені нижче дії.

   На вкладці Конструктор у групі Тип запиту натисніть кнопку Створення таблиці.
   Відкриється діалогове вікно " створення таблиці ".

2. У полі ім'я таблиці введіть ім'я таблиці, у якій зберігатиметься верхній і нижній записи. Наприклад, введіть у верхньому та нижньому записах, а потім натисніть кнопку OK.
   Щоразу під час виконання запиту замість відображення результатів у вікні табличного подання даних запит створить таблицю та замінює найбільше значення з поточними даними.

3. Збережіть і закрийте запит.

Створення запиту на додавання

1. Відкрийте запит на нижчому значенні в режимі конструктора.

2. На вкладці Конструктор у групі Тип запиту натисніть кнопку Додавання.

3. У діалоговому вікні Додавання введіть ім'я, введене в діалоговому вікні створення таблиці .
   Наприклад, введіть у верхньому та нижньому записах , а потім натисніть кнопку OK. Щоразу під час виконання запиту замість відображення результатів у вікні табличного подання даних цей запит додає записи до таблиці "згори та знизу".

4. Збережіть і закрийте запит.

Запуск запитів

Тепер ви готові виконати два запити.

• В області переходів двічі клацніть запит "Верхнє значення" та натисніть кнопку " так " в повідомленнях.

• Двічі клацніть запит на нижнє значення та натисніть кнопку так у повідомленнях.

• Відкрийте таблицю "Верхні та нижні записи" у вікні табличного подання даних.

На початок сторінки