Використання бізнес-контактів у Диспетчері бізнес-контактів

Можна використовувати записи бізнес-контактів, щоб впорядкувати та зберігати багато відомостей про людей, з якими ви працюєте.

У цій статті розповідається про те, як створювати нові записи та виконувати форму бізнес-контакту.

У цій статті

Створення нових записів бізнес-контактів

Редагування записів бізнес-контактів

Фільтрування списку бізнес-контактів

У записах бізнес-контактів можна виконувати такі дії:

  • Додавайте їх за допомогою різноманітних способів.

  • Призначити працівнику або співробітнику.

  • Зв'яжіть облікові записи з ними.
    Пов'язуючи записи бізнес-контактів для записів бізнес-партнерів, ви можете пов'язати інформацію про свої ділові контакти з відомостями про компанії, за якими вони працюють. Наприклад, якщо пов'язати один або кілька бізнес-контактів із записом облікового запису, журнал зв'язків запису бізнес-партнера має елементи історії зв'язків для кожного бізнес-контактів, зв'язаного з цим обліковим записом.

  • Зв'яжіть елементи історії зв'язків із бізнес-контактами, Відстежуйте повідомлення електронної пошти та фільтруйте список елементів історії зв'язків.
    Ви можете відстежувати багато своїх дій (зокрема телефонні виклики, повідомлення електронної пошти, листи або файли), пов'язані з бізнес-контактом на сторінці "журнал" в записі бізнес-контакту.

    Ви можете автоматично зв'язувати повідомлення електронної пошти з записами бізнес-контактів. Щоб отримати докладніші відомості, ознайомтеся з посиланнями та Відстежуйте повідомлення електронної пошти в Диспетчері бізнес-контактів.

  • Перетворення бізнес-контакту на потенційний або інший запис на основі типу запису бізнес-контакту.

  • Відредагуйте відомості в записах бізнес-контактів.

  • Настройте форму бізнес-контакту за допомогою додавання або видалення полів і об'єктів у списках полів.
     

На початок сторінки

Створення нових записів бізнес-контактів

Записи бізнес-контактів можуть допомогти відстежувати інформацію про людей, з якими ви працюєте.

У цьому розділі

Додавання нового запису бізнес-контакту вручну

Імпорт бізнес-контактів з іншої програми

Переміщення або копіювання контактів Outlook до Диспетчера бізнес-контактів

Створення запису бізнес-контакту з повідомлення електронної пошти

Перетворення запису інтересу в запис бізнес-контакту

Щоб отримати відомості в записах бізнес-контактів, можна скористатися кількома способами. Дані можна вводити в записах, імпортувати дані з програми Outlook або інших програм, а також копіювати контакт Outlook.

Відомості можуть містити такі дані:

  • Службові відомості, як-от компанії або організації бізнес-контакту.

  • Особисті відомості, як-от дата народження.

  • Записи історії зв'язків, як-от повідомлення електронної пошти та зустрічі.

  • Будь-які відомості, які ви записали в настроюваних полях, які додаються до форми.

    Порада.: Можна настроїти форми бізнес-контактів, додавши поля, специфічні для бізнесу, або переміщуючи розділи, щоб привернути увагу до важливої інформації. Наприклад, флорист може створити поле з назвою "улюблена квітка", а спеціаліст з нагріву може створити поле з назвою "піч Model". 

На початок сторінки

Додавання нового запису бізнес-контакту вручну

Знадобиться лише кілька хвилин, щоб відкрити пусту форму бізнес-контакту та вказати кілька важливих фрагментів даних. Під час збереження форми створюється новий запис бізнес-контакту. Згодом, коли ви розробляєте зв'язок із користувачем, ви можете повторно відкрити запис і додати докладні відомості.

GoDaddy-Configure-MX-1-3

Ви помітите, що багато схожості між формою бізнес-контакту та формою контакту Outlook.

Відкриття форми бізнес-контакту

  1. В області переходів у розділі Диспетчер бізнес-контактіввиберіть пункт Диспетчер контактів.

  2. На стрічці в групі створити натисніть кнопку створити бізнес-контакт.

На початок сторінки

Заповнення форми бізнес-контакту

Як і більшість інших форм, форма бізнес-контакту включає загальні, докладні відомостіта сторінку " історія ".

Ви можете налаштувати форму, перемістивши розділи та поля, перейменувавши поля та додаючи елементи до списків. 

Сторінка "Загальні"

        Розділ "бізнес-контакт"

  1. Введіть повне ім'я та назву завдання бізнес-контакту. Виберіть файл як ім'я, як у формі контакту Outlook.

    Повне ім'я – це єдине обов'язкове поле. Додавання відомостей до інших полів необов'язкове.

  1. Призначення бізнес-контакту     Щоб призначити бізнес-контакту іншому працівнику, у полі призначення натисніть кнопку ім'я працівника.

    Примітка.: Імена в списку призначені для працівників, яким надано спільний доступ до бази даних Диспетчера бізнес-контактів. Докладні відомості про надання спільного доступу наведено в статті надання спільного доступу до даних Диспетчера бізнес-контактів іншим користувачам.

    Розділ "Відомості про компанію"

    Для зберігання імені компанії бізнес-контакту можна використовувати поле компанії або поле "обліковий запис ". Використовуйте поле компанії, якщо ви не використовуєте записи бізнес-партнерів.

    Розділ зв'язаного облікового запису

    GoDaddy-Configure-MX-1-3

  1. Зв'язування бізнес-контакту з обліковим записом     Натисніть кнопку обліковий запис , щоб зв'язати бізнес-контакт із Бізнес-партнер.

  2. У діалоговому вікні Виберіть обліковий запис, який потрібно зв'язати з цим бізнес-контактом , виберіть обліковий запис, а потім натисніть кнопку зв'язати з.
    Значення зв'язування бізнес-контактів із обліковим записом – це історія зв'язків бізнес-контакту, яка також відображається в історії зв'язків запису облікового запису. Якщо кілька бізнес-контактів зв'язано з одним обліковим записом, журнал зв'язків кожного зв'язаного бізнес-контакту також відображається в історії зв'язків облікового запису. Це дає змогу переглядати всі журнал зв'язків і всі Бізнес-контакти, пов'язані з організацією в одному розташуванні. Щоб отримати докладні відомості про те, як вибрати запис для зв'язування, перегляньте статтю зв'язати записи в Диспетчері бізнес-контактів.

    Розділи Інтернету, номери телефонів, адреси та візитні картки

  3. Укажіть адреси електронної пошти та веб-сторінок, номери телефонів, ділові та домашні адреси. Введіть відомості, щоб завершити візитну картку, як у формі контакту Outlook.
    Стрілка біля імені поля (наприклад, Електронна пошта) вказує на те, що можна зробити кілька елементів у полі.

    Порада.: Якщо ви ввели кілька адрес для бізнес-контакту, установіть прапорець це поштова адреса , щоб установити, яку адресу використовуватиметься під час злиття.

    Розділ "Відомості про джерело"

    GoDaddy-Configure-MX-1-3

  4. У розділі Відомості про джерело введіть інформацію в такі поля:

    • Джерело     Виберіть метод або дію, за допомогою якого цей бізнес-контакт дізнався про свою компанію. Наприклад, реклама або уст в уста.

    • <c0>Ким ініційовано</c0>.     Натисніть цю кнопку, щоб вибрати маркетингову діяльність або інший бізнес-запис (наприклад, інший бізнес-контакт), який приніс цей бізнес-контакт у свій бізнес.

      Порада.: Якщо ввести назву маркетингової справи, Диспетчер бізнес-контактів для Outlook зможе відстежувати тип і кількість записів, створених у результаті цієї справи. Він також пов'язує запис маркетингової діяльності з бізнес-контактом. Щоб отримати докладні відомості про маркетингові дії, Дізнайтеся про ринок продуктів і послуг у Диспетчері бізнес-контактів.

      Розділ "Нотатки"

  5. У розділі примітки введіть нотатки, вставте примітки з інших файлів або вкладіть файли, елемент Outlook або візитні картки.

    GoDaddy-Configure-MX-1-3

    Порада.: Якщо кілька колег працює з бізнес-контактом, це може бути корисно під час введення примітки. Натисніть кнопку Додати позначку часу, щоб записати дату й час кожного запису.

  6. Завершивши введення даних, натисніть кнопку зберегти & закрити.

На початок сторінки

Сторінка "Докладно"

  1. На стрічці в групі відображення натисніть кнопку докладно , щоб відобразити сторінку відомостей .

  2. У цій області можна вказати додаткові відомості про роботу користувача та дані, наприклад дату народження, стан платежу, чи активний запис і вибрати потрібний спосіб спілкування.

Сторінка "Журнал"

  1. Щоб відобразити сторінку "Історія", на стрічці в групі Відображення клацніть елемент Історія.

  2. Додавання або перегляд елементів історії зв’язків, таких як повідомлення електронної пошти, робочі примітки чи зустрічі.

    Як додати елементи історії зв’язків?

    1. У розділі Історія зв’язків виберіть елемент Новий, а потім введіть елемент, який бажано додати.

    2. Введіть інформацію у форму та натисніть кнопку Зберегти та закрити.

      Докладні відомості про елементи історії зв’язків див. в статті Відстеження зв’язків із клієнтами в Диспетчері бізнес-контактів.

  3. Щоб знайти окремий елемент, можна виконати пошук або фільтрування у списку елементів історії зв’язків.

    1. Як виконати пошук у списку елементів історії зв’язків?

      • У полі пошуку введіть потрібні відомості, а потім натисніть кнопку Пошук Піктограма «Пошук» .

        Примітка.: Пошук здійснюється лише в полях Тема та Пов’язано з. Щоб відобразити всі елементи певного типу, наприклад повідомлення електронної пошти, скористайтеся фільтром.

    2. Як відфільтрувати список елементів історії зв’язків?

      • На стрічці виберіть вкладку Подання.

      • Виконайте одну з наведених нижче дій у групі Фільтр.

        • Клацніть тип фільтра, наприклад Тип елемента, який необхідно застосувати, а потім клацніть фільтр.

        • Клацніть елемент Фільтр, а потім виберіть критерії для фільтрування.

          Докладніше про фільтрування див. в статті Фільтрування записів у Диспетчері бізнес-контактів.

На початок сторінки

Імпорт бізнес-контактів з іншої програми

Ви можете імпорт бізнес-контакт та інші типи записів від програм, як-от ACT! і Microsoft Excel.

Щоб отримати відомості про імпорт даних з інших програм або папки "Контакти" в Outlook, перегляньте статтю Імпорт даних до Диспетчера бізнес-контактів.

На початок сторінки

Переміщення або копіювання контактів Outlook до Диспетчера бізнес-контактів

  1. В області переходів натисніть кнопку Контакти.

  2. У списку контактів виберіть контакт, який потрібно перенести на Диспетчер бізнес-контактів для Outlook.
    Як вибрати кілька записів?

    Щоб вибрати суміжні записи, натисніть клавішу Shift, а потім виберіть перший і останній запис у групі, яку потрібно додати. Щоб вибрати суміжні записи, натисніть клавішу Ctrl, а потім виберіть окремі записи. Щоб вибрати всі записи, виберіть один, а потім натисніть сполучення клавіш Ctrl+A.

    Щоб скопіювати весь вміст папки контактів Outlook до Диспетчера бізнес-контактів, імпортуйте папку контактів Outlook до бізнес-контактів. Докладні відомості про імпорт наведено в статті імпорт даних до Диспетчера бізнес-контактів.

  3. На стрічці в полі бізнес -Група виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Переміщення контакту    

      1. Натисніть кнопку Створити запис.

      2. Наведіть вказівник миші на пункт Диспетчер бізнес-контактів, а потім виберіть пункт бізнес-контакт або тип запису, який потрібно зробити.

    • Копіювання контакту    

      1. Натисніть кнопку Створити запис.

      2. Виберіть пункт Копіювати до Диспетчера бізнес-контактів, а потім клацніть бізнес-контакт або потрібний тип запису.

Щоб отримати доступ до бізнес-контактів на мобільному телефоні так само, як у своїх контактах Outlook, ви можете скористатися функцією синхронізації бізнес-контактів, щоб включити Бізнес-контакти в папку контактів Outlook. Щоб отримати відомості про синхронізацію бізнес-контактів, перегляньте статтю доступ до своїх бізнес-контактів віддалено: використання синхронізації в Диспетчері бізнес-контактів.

Увага!: Якщо активовано функцію синхронізації бізнес-контакту, можна в папці "Контакти" дублювати повторювані записи. Функція синхронізації бізнес-контакту автоматично включає записи бізнес-контактів у папці "Контакти" Outlook. Коли контакти переміщуються або копіюються до папки бізнес-контактів, їх буде показано в папці "Контакти" як бізнес-контакти.

На початок сторінки

Створення запису бізнес-контакту з повідомлення електронної пошти

Запис бізнес-контакту можна створити з повідомлення електронної пошти від нового клієнта.

  1. В області переходів натисніть кнопку папка "Вхідні".

  2. Двічі клацніть повідомлення електронної пошти, щоб відкрити його.

  3. На стрічці в групі Бізнес натисніть кнопку Створити запис.

  4. Натисніть кнопку бізнес-контактабо тип запису бізнес-контакту, який потрібно створити, за допомогою адреси електронної пошти в рядку від повідомлення.

Ви можете створити бізнес-контакти з інших адрес електронної пошти в повідомленні, клацнувши правою кнопкою миші ім'я, вибравши команду створити в Диспетчері бізнес-контактів, а потім виберіть елемент бізнес-контакт.

На початок сторінки

Перетворення запису інтересу в запис бізнес-контакту або перетворення потенційного клієнта на бізнес-контакт

Зазвичай відомості про потенційний клієнт зберігається в записі інтересу. Коли ця особа стає фактичним клієнтом, ви можете перетворити запис інтересу в запис бізнес-контакту.

Ви також можете перетворити бізнес-контакт на потенційний або інший тип запису на основі типу запису бізнес-контакту.

Ви можете створити нові типи записів, як-от працівник або постачальник, починаючи з форми бізнес-контакту. 

  1. В області переходів у розділі Диспетчер бізнес-контактів клацніть елемент Керування бізнес-контактами.

  2. У робочій області перейдіть на вкладку потенційні клієнти .

  3. Двічі клацніть запис, який потрібно перетворити.

  4. На стрічці в групі редагування натисніть кнопку перетворити на, а потім виберіть елемент бізнес- контакт.

  5. Змініть новий запис за потреби.

  6. Коли все буде готово, натисніть кнопку Зберегти.

На початок сторінки

Редагування записів бізнес-контактів

Коли ви працюєте з бізнес-контактами, ви дізнаєтесь про них, зокрема, як вони вважають за краще зв'язатися, імена помічників, нові телефонні номери тощо. Завдяки цьому потоку інформації відбувається щоденне завдання, яке можна спростити, постійно оновлюючи та зберігши записи бізнес-контактів. Ви можете відкрити запис бізнес-контакту, щоб додати або відредагувати інформацію, або переглянути елементи історії зв'язків, як-от повідомлення електронної пошти, зв'язані з бізнес-контактом.

  1. В області переходів у розділі Диспетчер бізнес-контактів клацніть елемент Керування бізнес-контактами.

  2. У робочій області перейдіть на вкладку Бізнес-контакти , а потім виконайте наведені нижче дії.

    • Прокрутіть до бізнес-контакту, який потрібно відкрити, а потім двічі клацніть його.

      —або—

    • За допомогою поля пошуку введіть відомості про бізнес-контакт, який потрібно знайти, а потім двічі клацніть запис.

  3. Додайте або відредагуйте відомості за необхідності.

    Порада.: Якщо у вас є адреса електронної пошти для облікового запису, ви можете переконатися, що повідомлення електронної пошти з обліковим записом буде автоматично включено до історії зв'язків запису. У групі редагування натисніть кнопку відстеження повідомлень електронної пошти , а потім виберіть пункт керування зв'язуванням та відстеженням. Установіть прапорець для адреси електронної пошти облікового запису, а потім натисніть кнопку OK. Щоб отримати докладні відомості про автоматичне зв'язування повідомлень електронної пошти з записами, ознайомтеся з посиланнями та Відстежуйте повідомлення електронної пошти в Диспетчері бізнес-контактів.

  4. Коли все готово, натисніть кнопку зберегти & закрити.

Порада.: За допомогою функції групового редагування можна редагувати вміст поля в кількох записах бізнес-контактів. Це зручно, наприклад, якщо потрібно вказати веб-адресу для десятків бізнес-контактів, які працюють в тій самій компанії. Щоб отримати докладні відомості про одночасне редагування кількох записів, у Диспетчері бізнес-контактівможна переглянути кілька записів одночасно.

На початок сторінки

Фільтрування списку бізнес-контактів

Не потрібно прокручувати всі Бізнес-контакти, щоб дізнатися, що потрібно. Натомість можна фільтрувати будь-який список бізнес-контактів, щоб побачити лише ті записи, які вас цікавлять.

  1. В області переходів у розділі Диспетчер бізнес-контактів клацніть елемент Керування бізнес-контактами.

  2. У робочій області клацніть правою кнопкою миші вкладку Бізнес-контакти , а потім виберіть команду змінити.

  3. У діалоговому вікні змінення вкладки натисніть кнопку фільтр.

  4. У діалоговому вікні фільтрування бізнес-контактів можна використовувати одну або обидві з таких дій:

    • Простий фільтр     Виберіть або зніміть прапорець попередньо визначені категорії.

    • Розширений фільтр     Створіть кілька фільтрів, щоб уточнити вибраний варіант.

Цей відфільтрований список можна використовувати для створення настроюваної вкладки, списку викликів або списку розсилки. Також можна використовувати як основу звіту або пристосунку.

Докладніше про фільтрування див. в статті Фільтрування записів у Диспетчері бізнес-контактів. Докладні відомості про звіти наведено в статті використання звітів і діаграм у Диспетчері бізнес-контактів. Докладні відомості про пристосунки наведено в статті використання пристосунків у Диспетчері бізнес-контактів.

На початок сторінки

Примітка.:  Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була ця інформація корисною. Для довідки цю статтю можна переглянути англійською мовою.

Залишайтеся попереду з Microsoft 365

Потрібна додаткова довідка?

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо, що знайшли час і надіслали нам відгук! Можливо, у нас не буде часу відповісти на кожен коментар, але докладемо максимум зусиль, щоб переглянути їх усі. Вас цікавить, як ми використовуємо ваші відгуки?

×