Використання звітів і діаграм у Диспетчері бізнес-контактів

Звіт – це чудовий інструмент для отримання знань у своїх облікових записах, бізнес-контактах, потенційних клієнтів, можливостях, бізнес-проектах і маркетингових заходах. Ви можете відкрити десятки звітів за замовчуванням у Диспетчер бізнес-контактів для Outlook, а також змінювати, зберігати, оновлювати та повторно використовувати майже необмежену кількість додаткових звітів.

У цій статті наведено функції звіту в Диспетчер бізнес-контактів для Outlook, а також про те, як можна працювати з звітами, настроювати їх і використовувати їх для запуску інших бізнес-дій.

У цій статті

Відкриття та змінення звіту

Збереження, оновлення та друк відкритого звіту

Створення діаграми з звіту

Експорт звіту до програми Excel або іншої програми для аналізу

Запуск маркетингової діяльності зі звіту

Відкриття звіту з пристосунку

Перегляд списку стандартних звітів

Відкриття та змінення звіту

Диспетчер бізнес-контактів для Outlook містить багато попередньо визначених звітів. Якщо ви не бачите точно, що вам потрібно, можна відкрити звіт, аналогічний, а потім змінити її за потреби. Ви також можете зберегти настроювані звіти для подальшого повторного використання.

Відкриття звіту

  1. На стрічці виберіть вкладку Звіти. Доступні звіти групуються за пов'язаними робочими областями: " керування контактами", " збут", " маркетинг" або " бізнес-проекти". Група « Відкрити » містить звіти, які ви змінили та зберегли.

    Вкладка ''Звіти'' на стрічці

  2. Щоб відкрити попередньо визначений звіт, натисніть кнопку, щоб переглянути потрібний тип звіту, а потім виберіть ім'я звіту в списку.

  3. Щоб відкрити змінений збережений звіт, натисніть кнопку збережені звіти, клацніть ім'я звіту в діалоговому вікні відкриття збережених звітів , а потім натисніть кнопку Відкрити.

Порада.: Якщо ви не впевнені, яку групу або категорію містить звіт, який ви шукаєте, Перегляньте список стандартних звітів.

Щоб отримати допомогу з внесення змін до звіту, перегляньте статтю змінити звіт, щоб зробити його кориснішим.

На початок сторінки

Змінення звіту

Ви маєте багато можливостей керувати зовнішнім виглядом звітів у Диспетчер бізнес-контактів для Outlook.

У цьому розділі

Змінення макета звіту

Змінення звіту, щоб зробити його кориснішим

Змінення макета звіту

Існує кілька способів змінення макета або оформлення звіту. Ці методи можна використовувати окремо або в поєднанні; порядок змін, які ви робите, не має значення.

  • Використання області "Настроювання звіту"    На стрічці в групі макет клацніть будь-який із параметрів, щоб відкрити область "настроїти звіт".

    • Виберіть стовпець. Якщо потрібно змінити відображувані стовпці, натисніть цю кнопку, а потім натисніть кнопку + (плюс), щоб розгорнути список, і перегляньте всі елементи в ньому. Доступні параметри будуть відрізнятися залежно від звіту, який потрібно змінити. Установіть прапорці для стовпців, які потрібно відобразити, і зніміть прапорці поруч із елементами, які не потрібно відображати у звіті.

    • Колонтитули. Щоб додати верхній або нижній колонтитул до звіту або додати нотатки до звіту, натисніть цю кнопку, а потім установіть прапорці та введіть відомості про стовпці, які потрібно відобразити. Зніміть прапорці для стовпців, які не потрібно відображати у звіті.

    • Шрифти. Якщо потрібно змінити спосіб відображення шрифтів і номерів, натисніть кнопку шрифти. Виберіть потрібні настройки та оновіть їх за потреби. Можна змінити шрифт у вмісті звіту, на наклейках для рядків і стовпців, а також у числових полях для підсумків і проміжних підсумків.

  • Використання елементів керування сортуванням і фільтром     На стрічці в групі сортування й фільтр виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Фільтр. Ви можете обмежити результати, відображені у звіті, фільтруйте звіт. Докладні відомості про фільтрування звіту наведено в статті фільтрування записів у Диспетчері бізнес-контактів.

    • За зростанням або за спаданням. Виберіть один із цих параметрів, щоб змінити порядок сортування записів у звіті. За замовчуванням списки сортуються в алфавітному порядку на основі основного поля звіту. Наприклад, у звіті під заголовком Бізнес-контакти за обліковим записом список буде відсортовано спочатку за іменем облікового запису. У розділі ім'я облікового запису кожен бізнес-контакт, пов'язаний з обліковим записом, відображається в алфавітному порядку.

      Порада.: Імена відображаються в полі " повне ім'я ". Якщо ви включаєте назви в повне ім'я, назви включаються в сортування. Наприклад, повне ім'я старшого Карлоса Лаерда буде вказано в розділі S.

  • Перевпорядкування стовпців     Щоб змінити порядок стовпців у звіті, просто клацніть ім'я стовпця, а потім перетягніть його в потрібне місце.

  • Сортування елемента в додатковому полі даних    Щоб змінити порядок тексту або чисел у допоміжній області, клацніть ім'я поля в звіті. Наприклад, у звіті під заголовком Бізнес-контакти за обліковим записомможна клацнути ім'я стовпця бізнес-контакту , щоб повторно сортувати імена перелічених бізнес-контактів під іменем кожного облікового запису в алфавітному порядку. Знову клацніть назву стовпця, щоб відновити початкове замовлення. Крім того, якщо клацнути ім'я стовпця адреса – ZIP , список бізнес-контактів під іменем кожного облікового запису вдався в зворотному числовому порядку.

  • Згортання або розгортання груп у додатковому полі даних     Клацніть знак - (мінус) у будь-якому рядку звіту, щоб згорнути всі елементи та відобразити лише перший рядок запису звіту. Наприклад, у звіті під заголовком Бізнес-контакти за обліковим записомможна клацнути знак "(мінус)" за іменем облікового запису, щоб приховати список зв'язаних бізнес-контактів. Щоб указати, що список згортається, знак - (мінус) змінюється на знак + (плюс). Ця функція може стати в нагоді, щоб зменшити розмір і складність звіту. Щоб розгорнути групу, клацніть знак + плюс.

На початок сторінки

Змінення звіту, щоб зробити його кориснішим

Існує кілька способів, за допомогою яких можна змінити свої звіти, щоб зробити їх кориснішими для себе або для співробітників.

  • Фільтрування результатів    Відкривши звіт, використовуйте прості та розширені фільтри, щоб виключити певні записи зі звіту. Фільтрувати результати звіту можуть бути корисними для різноманітних завдань. Наприклад, звіт про інтереси, відфільтрований за розташуванням, – це відмінна основа для рекламної кампанії "Пряма пошта" про подію, яку потрібно планувати в цій області. Докладніше про фільтрування див. в статті Фільтрування записів у Диспетчері бізнес-контактів.

  • Змінення вигляду    Оновлення відомостей про зміни макета звіту за допомогою звітів

  • Настроювання даних    Перед тим, як відкрити звіт, можна внести до нього важливі зміни, використовуючи такі параметри, як користувацькі поля або зміни до елементів за замовчуванням у різних списках. Додайте поля користувача до інтересу форма, наприклад, щоб записати необхідну інформацію про галузь, а також створювати звіти від нього. Змінення параметрів, доступних у списку, і ці варіанти перетворюються на стовпці даних у наступному звіті.

Примітка.: Якщо поле певного користувача, доданого до звіту, буде видалено з База даних Диспетчера бізнес-контактів, збережений звіт не відображатиме відомості з видаленого поля. Якщо ви експортуєте звіт із відомостями для Excel перед видаленням поля, ці звіти не впливають.

На початок сторінки

Виправлення помилок даних у звіті

Під час оформлення звіту можна помітити помилки, які потрібно виправити. Наприклад, може відобразитися, що бізнес-контакт пов'язано з неправильним обліковим записом. Таке повідомлення про помилку не можна виправити в звіті, але потрібно виправити в окремих записах.

Щоб усунути помилку в цьому прикладі, відкрийте запис бізнес-контакту та на загальній сторінці запису в полі зв'язаний обліковий запис Укажіть потрібний обліковий запис. Якщо ви повернетеся до звіту, а потім у групі дії натисніть кнопку оновити, звіт буде правильним.

На початок сторінки

Збереження, оновлення та друк відкритого звіту

Переглянувши звіт, може знадобитися зберегти всі внесені до нього зміни, оновити дані або надрукувати звіт... Початок роботи із відкритим звітом для виконання будь-якої з цих дій.

Збереження зміненого звіту

Не потрібно зберігати звіт, який ви не змінили, оскільки вона доступна на вкладці звіти стрічки. Збережені звіти зберігаються в базі даних Диспетчер бізнес-контактів для Outlook.

  1. На стрічці перейдіть на вкладку звіти , а потім виберіть тип звіту, який потрібно відкрити, а потім клацніть ім'я звіту, щоб відкрити його.

  2. Налаштуйте звіт, як описано в розділі відкриття та змінення звіту.

  3. На стрічці в групі дії натисніть кнопку Зберегти як.

  4. У діалоговому вікні Зберегти як , що Відкриється, введіть ім'я звіту та натисніть кнопку OK.

Щоб відкрити настроюваний звіт, натисніть кнопку збережені звіти.

Порада.: Звіт зберігається в тій самій категорії, що й звіт, який ви змінили, щоб створити збережений звіт.

Оновлення даних у звіті

Під час відкриття збереженого звіту дані буде оновлено. Ви також можете оновити її за потреби.

  1. На стрічці перейдіть на вкладку звіти , а потім виберіть тип звіту, який потрібно відкрити, а потім клацніть ім'я звіту, щоб відкрити його.

  2. На стрічці в групі дії натисніть кнопку оновити.

Друк звіту

  1. На стрічці перейдіть на вкладку звіти , а потім виберіть тип звіту, який потрібно відкрити, а потім клацніть ім'я звіту, щоб відкрити його.

  2. На стрічці в групі дії натисніть кнопку Друк.

На початок сторінки

Створення діаграми з звіту

Діаграму можна створити з більшості звітів у Диспетчері бізнес-контактів для Outlook і з власних звітів, створених у звіті. Звіти, які можна відобразити у формі діаграми, відобразяться на стрічці кнопку активна діаграма ( chart button ). Звіти, які не мають даних, не можна розглядати як діаграми.

  1. Відкрийте звіт, який потрібно відобразити як діаграму.

  2. На стрічці в групі відображення натисніть кнопку Діаграма. Якщо діаграма занадто широка, щоб відобразити на моніторі, горизонтальна смуга прокручування з'явиться під діаграмою.

    Порада.: Якщо потрібно створити складніші діаграми, експортуйте дані звіту до програми Excel і скористайтеся цією програмою, щоб створити діаграму. Докладні відомості про експорт даних звіту до програми Excel наведено в статті експорт звіту до програми Excel або іншої програми для аналізу.

chart example

  1. Використовуйте елементи керування в групі Діаграма на стрічці, щоб настроїти свої діаграми.

  2. Підписи     Натисніть кнопку підписи , щоб додати або видалити назви осей і легенду.

  3. Значення     Натисніть кнопку значення , щоб вибрати дані, які відображаються у звіті. Наприклад, у діаграмі для потенційних угод за джереломможна відобразити кількість потенційних угод    або даних про прибуток .

  4. Очікувана     і підсумок    установіть ці прапорці, якщо потрібно, щоб діаграма відображалася фактичні доходи, очікуваний прибуток або обидва.

    Примітка.: Ці прапорці недоступні для кожної діаграми.

На початок сторінки

Експорт звіту до програми Excel або іншої програми для аналізу

Ви можете легко експортувати звіт Диспетчер бізнес-контактів для Outlook до програми Microsoft Excel або іншої програми для глибшого аналізу. Щоб експортувати дані звіту в програму, відмінну від Excel, спершу експортуйте дані до програми Excel. Потім у програмі Excel можна зберегти дані у форматі файлу, який може відкрити інша програма. Наприклад, файл Excel, збережений у форматі файлу з роздільниками-комами (CSV), можна відкрити в різних програмах.

Виконайте одну з таких дій:

Збереження звіту як файлу Excel на комп'ютері    

  1. Відкрийте звіт, який потрібно експортувати до програми Excel.

  2. На стрічці в групі дії натисніть кнопку експорт до Excel. Звіт відкриється в програмі Excel.

  3. У програмі Excel натисніть кнопку зберегти , щоб відкрити діалогове вікно Зберегти як . Виберіть із понад 20 форматів файлів, щоб зберегти звіт.

Надсилання звіту електронною поштою як вкладення файлу Excel    

  1. Відкрийте звіт, який потрібно надіслати як вкладення електронної пошти.

  2. На стрічці в групі дії натисніть кнопку Надіслати як повідомлення електронної пошти. Відкриється форма повідомлення електронної пошти Outlook із звітом, вкладеним як файл Excel (формат XLSX).

  3. Заповніть поля " Кому " та " Тема ", введіть повідомлення (необов'язково), а потім натисніть кнопку " відправити".

На початок сторінки

Запуск маркетингової діяльності зі звіту

Ви можете використовувати звіт, який міститиме адреси, номери телефонів або адреси електронної пошти, бізнес-партнерів або потенційних клієнтів для запуску маркетингової діяльності в Диспетчер бізнес-контактів для Outlook.

  1. Відкрийте звіт, який потрібно використовувати як основу маркетингової діяльності.

  2. Натисніть сполучення клавіш CTRL + A, щоб виділити всі записи у списку.

  3. На стрічці в групі зв'язок натисніть кнопку Створити список викликів, Масова електронна поштаабо Друк прямої пошти, а потім виберіть пункт усі одержувачі або вибрані одержувачі.

  4. У формі маркетингової діяльності, що Відкриється, створіть список одержувачів для дій і вмісту.

    Відомості про створення списку викликів наведено в статті створення та використання списків дзвінків у Диспетчері бізнес-контактів. Щоб отримати відомості про створення інших маркетингових дій, Дізнайтеся про ринок продуктів і послуг у Диспетчері бізнес-контактів.

На початок сторінки

Відкриття звіту з пристосунку

Щоб відкрити звіт із міні-програма, клацніть піктограму звіту на пристосунку. Звіти, відкриті з пристосунків, поводяться так само, як і звіти, відкриті на стрічці.

Докладні відомості про пристосунки наведено в статті використання пристосунків у Диспетчері бізнес-контактів.

На початок сторінки

Перегляд списку стандартних звітів

Наведений нижче список стандартних звітів, доступних у Диспетчер бізнес-контактів для Outlook, упорядковано за типом запису.

Порада.: Більшість звітів можна перетворити на діаграму, як описано в результаті створення діаграми зі звіту.

Звіти про обліковий запис    

  • Облікові записи, призначені для

  • Бізнес-партнери за містом

  • Бізнес-партнери за державою та провінцією

  • Облікові записи за поштовим індексом і поштовим кодом

  • Бізнес-партнери за територією

  • Облікові записи за категоріями

  • Облікові записи за рейтингом

  • Облікові записи за статусом платежу

  • Облікові записи за джерелом

  • Зведення про дії облікового запису

  • Дії за обліковим записом

  • Пропущені облікові записи

  • Список Експрес-облікових записів

Звіти бізнес-контактів    

  • Бізнес-контакти за обліковим записом

  • Бізнес-контакти, призначені для

  • Бізнес-контакти за містом

  • Бізнес-контакти за державою та провінцією

  • Бізнес-контакти за ПОШТОВИМ кодом

  • Бізнес-контакти за категоріями

  • Бізнес-контакти за рейтингом

  • Бізнес-контакти за статусом платежу

  • Бізнес-контакти за джерелом

  • Бізнес-контакти за річницею

  • Бізнес-контакти за днем народження

  • Зведення дій бізнес-контакту

  • Дії бізнес-контакту

  • Пропущені бізнес-контакти

  • Список контактів "швидкий бізнес"

Звіти про свинець

  • Потенційні клієнти, призначені для

  • Потенційні клієнти, призначені для оцінювання

  • Оцінка за рахунком

Звіти про потенційні угоди

  • Потенційні угоди за продуктами або службою

  • Можливості, призначені для

  • Потенційні угоди за джерелом

  • Потенційні угоди за допомогою облікового запису

  • Можливості бізнес-контакту

  • Попередні можливості

  • Воронка збуту

  • Трубопровід збуту

  • Дії за потенційною угодою

Інші звіти про продажі

  • Клієнти за доходами: "облікові записи"

  • Клієнти за доходами: Бізнес-контакти

  • Топ-продукти: Найпродавніші продукти

  • Топ-продукти: Найприбутковніші продукти

  • Топ-продукти: продукти найвищого розміру

  • Найпопулярніші джерела переходу: за Томом

  • Найпопулярніші джерела переходу: за загальним продажами

  • Несплячі клієнти: за останні 30 днів

  • Несплячі клієнти: за останні 90 днів

  • Несплячі клієнти: за останні 180 днів

  • Несплячі клієнти: за останні 365 днів

Маркетингові звіти

  • Потенційні угоди за маркетинговою діяльністю;

  • Бізнес-контакти за маркетинговою діяльністю;

  • Бізнес-партнери за маркетинговою діяльністю;

  • Маркетингова діяльність за кампаніями;

  • Маркетингова діяльність за типом.

  • Телефонні журнали за списком викликів

Звіти бізнес-проектів

  • Бізнес-проекти – усі

  • Бізнес-проекти – на наступний рахунок

  • Бізнес-проекти – прострочені

  • Бізнес-проекти за статусом

  • Бізнес-проекти за терміном

  • Бізнес-проекти, призначені для

  • Бізнес-проекти за типами

  • Бізнес-проекти за пріоритетом

  • Бізнес-проекти за рахунком

  • Бізнес-проекти за бізнес-контактом

  • Завдання проекту – усі

  • Завдання за проектом – на наступний

  • Завдання проекту – прострочені

  • Завдання проекту за проектом

  • Завдання проекту, призначені для

На початок сторінки

Примітка.:  Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була ця інформація корисною. Для довідки цю статтю можна переглянути англійською мовою.

Залишайтеся попереду з Microsoft 365

Потрібна додаткова довідка?

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо, що знайшли час і надіслали нам відгук! Можливо, у нас не буде часу відповісти на кожен коментар, але докладемо максимум зусиль, щоб переглянути їх усі. Вас цікавить, як ми використовуємо ваші відгуки?

×