За допомогою бази даних керування проектами Access можна керувати проектами та пов'язаними з ними завданнями та співробітниками. Ви також можете шукати та фільтрувати відомості про проект, вносити загальні завдання та надсилати та отримувати дані за допомогою повідомлень електронної пошти.

Примітка.: Шаблон бази даних "керування проектами" оновлено за останні кілька років. Ці інструкції посилаються на найновішу версію шаблону, доступну для завантаження. Якщо наведені нижче дії не збігаються, що ви бачите, можливо, ви використовуєте попередню версію шаблону.

Використання бази даних

У цій статті ми розглянемо основні кроки використання шаблону бази даних "проекти" для настільних комп'ютерів.

Підготовка бази даних для використання

Щоб переконатися, що весь вміст бази даних ввімкнуто, виконайте наведені нижче дії.

  • Щоб переконатися, що весь вміст бази даних ввімкнуто, у рядку повідомлень натисніть кнопку Увімкнути цей вміст.

    Щоб отримати докладні відомості про ввімкнення вмісту бази даних, перегляньте статтю Вирішіть, чи потрібно довіряти базі даних.

Додавання працівників

Щоб почати використовувати шаблон бази даних проектів, спочатку потрібно додати працівників, щоб користувачі мали змогу призначати проекти та завдання. Використовуйте цю процедуру, щоб вручну додати працівників або переглянути наступний розділ, щоб додати працівників зі своїх контактів Outlook.

  1. У формі список проектів виберіть елемент список працівників.

  2. У формі списку працівників заповніть відомості про кожного працівника.

  3. Щоб отримати докладні відомості про працівника, двічі клацніть ім'я працівника у формі списку працівників і введіть відомості в форму відомості про працівника .

  4. Натисніть кнопку закрити , щоб повернутися до форми " список проектів ".

Додавання контактів із програми Microsoft Outlook

Якщо ви використовуєте програму Microsoft Outlook, ви можете додавати працівників із цієї програми, не вводячи інформацію повторно.

  1. У формі список проектів виберіть елемент список працівників.

  2. У формі списку працівників натисніть кнопку Додати з Outlook.

  3. У діалоговому вікні Виберіть імена , які потрібно додати, виберіть імена, які потрібно додати до бази даних.

  4. Послідовно натисніть кнопки Додати та ОК.

Додавання нового проекту

  1. У формі списку проектів натисніть кнопку Створити проект.

  2. У формі відомості про проект заповніть відомості про проект, а потім натисніть кнопку закрити.

Редагування наявного проекту

  1. У формі списку проектів двічі клацніть проект, який потрібно змінити.

  2. У формі відомості про проект додайте або відредагуйте відомості про проект.

    Додавання завдання

    • У формі відомості про проект натисніть кнопку Додати завдання.

    • У формі відомості про завдання заповніть відомості про завдання, а потім натисніть кнопку закрити.

      Програма Access відобразить новий проект у списку " завдання проекту " у формі " відомості про проект ".

      Редагування завдання

    • У формі відомості про проект перейдіть на вкладку завдання проекту .

    • Двічі клацніть завдання, яке потрібно змінити.

    • У формі відомості про завдання відредагуйте відомості про завдання, а потім натисніть кнопку закрити.

      Додавання спільного завдання

      Спільні завдання – це завдання, які часто використовуються в багатьох різних проектах, як-от складання бюджету або навчальні матеріали. Після того як ви введете спільне завдання, його можна додати до будь-якого проекту в базі даних проекту без повторного вводу відомостей про завдання.

    • У формі відомості про проект виберіть пункт поширені завдання.

    • Установіть прапорець поруч із кожним спільним завданням, яке потрібно додати до проекту. Додавання нових поширених завдань до кінця списку.

    • Натисніть кнопку закрити , щоб повернутися до форми відомості про проект .

Фільтрування списку проектів

У формі списку проектів можна фільтрувати список проектів, а також зберігати улюблені фільтри для подальшого використання.

  1. Застосувати фільтри, клацнувши форму правою кнопкою миші та вибравши потрібні фільтри.

  2. Натисніть кнопку зберегти фільтр.

  3. У формі " відомості про фільтр " введіть ім'я й опис фільтра, а потім натисніть кнопку закрити.

  4. За допомогою поля " уподобання фільтра " можна застосувати збережений фільтр або клацнути (очистити фільтр) , щоб видалити фільтр.

Відображення відомостей про проект або працівника

Форма « відомості про проект» і « відомості про працівника » дають змогу переглядати та вносити додаткові відомості про проект або працівника. Щоб відобразити форму відомостей про проект або форму відомостей про працівника , виконайте наведені нижче дії.

  • У формі списку проектів або формі списку працівників двічі клацніть елемент, який потрібно переглянути.

Додавання вкладень

У формі відомостей про проект , формі відомості про завдання та формі відомостей про працівника можна додати зображення та інші вкладення.

  • У будь-якій формі даних двічі клацніть поле вкладення (у формі відомості про працівника двічі клацніть піктограму зображення).

  • У діалоговому вікні вкладення натисніть кнопку Додати.

  • У діалоговому вікні вибір файлу перейдіть до папки, що містить файл.

  • Виберіть файл, який потрібно додати, і натисніть кнопку Відкрити.

  • У діалоговому вікні вкладення натисніть кнопку OK.

Примітка.: Ви можете вкласти кілька файлів для кожного елемента, включно з різними типами файлів, наприклад документами або електронними таблицями.

Відображення звітів

База даних проектів містить кілька звітів, включно з відкритими проектами, відомостями про завдання, адресною книгою працівникатощо. Щоб відобразити звіт, виконайте наведені нижче дії.

  • У списку проект виберіть звіт, який потрібно відобразити зі списку звітів .

Щоб надрукувати звіт, виконайте наведені нижче дії.

  • Виберіть Файл > Друк.

Ви можете створити власні користувацькі звіти. Щоб отримати докладніші відомості, перегляньте статтю створення простого звіту.

Потрібна додаткова довідка?

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднатися до Microsoft оцінювачів

Чи були ці відомості корисні?

Наскільки ви задоволені якістю перекладу?
Що вплинуло на ваші враження?

Дякуємо за ваш відгук!

×