Використовуйте шаблон бази даних студентських Access , щоб відстежувати інформацію про своїх учнів, зокрема про екстрені контакти, медичну інформацію та відомості про їх опікунів. Ви також можете шукати та фільтрувати учнів, відстежувати відвідуваність студентів, показувати або приховувати стовпці, і зіставити студентські адреси.

Хочете переглянути відео про використання цього шаблону? Переглянути цю статтю можна за допомогою шаблону бази даних учнів.

Примітка.: Шаблон бази даних учнів оновлено за останні кілька років. Ці інструкції посилаються на найновішу версію шаблону, доступну для завантаження. Якщо наведені нижче дії не збігаються, що ви бачите, можливо, ви використовуєте попередню версію шаблону.

Використання бази даних

У цій статті описано основні кроки використання шаблону бази даних учнів.

Підготовка бази даних для використання

  • Під час першого відкриття бази даних програма Access відобразить форму привітання. Щоб уникнути відображення цієї форми під час наступного відкриття бази даних, зніміть прапорець Відображати привітання під час відкриття цієї бази даних .

    Закрийте форму привітання, щоб почати використовувати базу даних.

  • Щоб переконатися, що весь вміст бази даних ввімкнуто, у рядку повідомлень натисніть кнопку Увімкнути цей вміст.

    Щоб отримати докладні відомості про ввімкнення вмісту бази даних, перегляньте статтю Вирішіть, чи потрібно довіряти базі даних.

Пошук студента

Поле швидкого пошуку дає змогу швидко знайти учня у формі списку учнів .

  • У полі швидкий пошук введіть текст, який потрібно знайти, а потім натисніть клавішу ВВІД.

    Програма Access фільтрує список, щоб відобразити лише ті записи, які містять текст, який ви шукали. Щоб повернутися до повного списку, натисніть кнопку Очистити поточний пошук. (Поле "X" у полі пошуку)

Фільтрування списку учнів

У формі списку учнів можна фільтрувати Список студентів і зберегти вподобані фільтри для подальшого використання.

  1. Застосувати фільтри, клацнувши форму правою кнопкою миші та вибравши потрібні фільтри.

  2. Натисніть кнопку зберегти фільтр.

  3. У формі " відомості про фільтр " введіть ім'я й опис фільтра, а потім натисніть кнопку закрити.

  4. За допомогою поля " уподобання фільтра " можна застосувати збережений фільтр або клацнути (очистити фільтр) , щоб видалити фільтр.

Відображення або приховання стовпців

У формі списку учнів деякі поля (стовпці) приховано за замовчуванням. Щоб змінити відображення полів, виконайте наведені нижче дії.

  1. Натисніть кнопку Відобразити або приховати поля.

  2. У діалоговому вікні Відобразити стовпці установіть прапорець поруч із кожним стовпцем, який потрібно відобразити. Зніміть прапорець, щоб приховати стовпець.

Відображення відомостей про студента

Форма " відомості про учнів " дає змогу переглядати та вносити докладні відомості про учня, зокрема фотографії, опікунів, екстрену інформацію та відвідуваність. Щоб відобразити форму відомостей про учнів , виконайте наведені нижче дії.

  • У формі списку учнів натисніть кнопку Відкрити поруч із елементом, який потрібно переглянути.

Додавання зображення

У формі відомостей про учнів можна додавати зображення та інші вкладення.

  • У розділі рамка рисунка натисніть кнопку редагувати рисунок.

  • У діалоговому вікні вкладення натисніть кнопку Додати.

  • У діалоговому вікні вибір файлу перейдіть до папки, що містить файл.

  • Виберіть файл, який потрібно додати, і натисніть кнопку Відкрити.

  • У діалоговому вікні вкладення натисніть кнопку OK.

Примітка.: Ви можете вкласти кілька файлів для кожного елемента, включно з різними типами файлів, наприклад документами або електронними таблицями.

Додавання учнів із програми Microsoft Outlook

Якщо ви використовуєте програму Microsoft Outlook, ви можете додати учнів із цієї програми, не вводячи інформацію повторно.

  1. У формі списку учнів натисніть кнопку Додати з Outlook.

  2. У діалоговому вікні Виберіть імена , які потрібно додати, виберіть імена, які потрібно додати до бази даних.

  3. Послідовно натисніть кнопки Додати та ОК.

Відображення карти адреси учня

У формі відомостей про студента , якщо ви ввели адресу вулиці для студента, ви можете відобразити карту цього розташування:

  • Натисніть кнопку клацніть, щоб зіставити.

Відображення звітів

База даних учнів включає в себе кілька звітів, включно з усіма студентами, алергією та ліками, відомостями про екстрені контакти, інформацією про опікунатощо. Щоб відобразити звіт, виконайте наведені нижче дії.

  • В області переходів у розділі звітидвічі клацніть звіт, який потрібно відобразити.

Ви можете створити власні користувацькі звіти. Щоб отримати докладніші відомості, перегляньте статтю створення простого звіту.

Змінення бази даних учнів

Ви можете настроїти базу даних учнів, додавши нове поле до таблиці "учні", а потім додайте це поле до форми " список учнів", форми " відомості про учнів" і " Усі студенти ".

Додавання поля до таблиці «учні»

  1. Закрийте всі відкриті вкладки.

  2. В області переходів двічі клацніть таблицю " учні ".

  3. Прокрутіть праворуч, доки не побачите стовпець з іменем Додати нове поле. Двічі клацніть заголовок стовпця та введіть ім'я поля.

Під час першого введення даних у стовпці Access установлює тип даних для вас.

Додавання поля до форми або звіту

Після додавання поля до таблиці його можна додати до форми або звіту.

  1. Клацніть правою кнопкою миші форму або звіт в області переходів, а потім виберіть пункт режим розмітки.

  2. На вкладці Конструктор у групі Знаряддя натисніть кнопку Додати наявні поля.

  3. Перетягніть потрібне поле зі списку полів до форми або звіту.

Потрібна додаткова довідка?

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднатися до Microsoft оцінювачів

Чи були ці відомості корисні?

Наскільки ви задоволені якістю перекладу?

Що вплинуло на ваші враження?

Маєте ще один відгук? (Необов'язково)

Дякуємо за ваш відгук!

×