Використовуйте шаблон відстеження активів Access , щоб відстежувати комп'ютери, офісне обладнання або будь-які інші користувачі, які належать їм або підтримуються. У цій версії популярного шаблону Access також можна знайти дані про активи, відобразити або приховати стовпці, надсилати повідомлення електронної пошти та адреси власників активів.

Хочете переглянути відео про використання цього шаблону? Перегляньте цю статтю, використовуючи шаблон бази даних відстеження активів.

Примітка.: Шаблон бази даних відстеження активів оновлено за останні кілька років. Ці інструкції посилаються на найновішу версію шаблону, доступну для завантаження. Якщо наведені нижче дії не збігаються, що ви бачите, можливо, ви використовуєте попередню версію шаблону.

Початок роботи

У цій статті описано основні кроки використання шаблону відстеження активів.

Підготовка бази даних для використання

  • Під час першого відкриття бази даних програма Access відобразить форму привітання. Щоб уникнути відображення цієї форми під час наступного відкриття бази даних, зніміть прапорець Відображати привітання під час відкриття цієї бази даних .

    Закрийте форму привітання, щоб почати використовувати базу даних.

  • Щоб переконатися, що весь вміст бази даних ввімкнуто, у рядку повідомлень натисніть кнопку Увімкнути цей вміст.

    Щоб отримати докладні відомості про ввімкнення вмісту бази даних, перегляньте статтю Вирішіть, чи потрібно довіряти базі даних.

Відображення або приховання активів, що вийшли на пенсію

Відставні активи – це пункти, які мають дату на пенсію або до поточної дати. Активи можуть стати в відставку, коли вони застаріли, пошкоджені або інші не використовуються. У формі списку активів можна відобразити або приховати кошти, що вийшли на пенсію.

  • У формі списку активів встановіть або зніміть прапорець Показати відставку .

Пошук активу або контакту

Поле швидкого пошуку дає змогу швидко знайти актив у формі списку активів , а також у формі списку контактів .

  • У полі швидкий пошук введіть текст, який потрібно знайти, а потім натисніть клавішу ВВІД.

    Програма Access фільтрує список, щоб відобразити лише ті записи, які містять текст, який ви шукали. Щоб повернутися до повного списку, натисніть кнопку Очистити поточний пошук. (Поле "X" у полі пошуку)

Фільтрування списку активів

У формі списку активів можна фільтрувати список активів, а також зберігати улюблені фільтри для подальшого використання.

  1. Застосувати фільтри, клацнувши форму правою кнопкою миші та вибравши потрібні фільтри.

  2. Натисніть кнопку зберегти фільтр.

  3. У формі " відомості про фільтр " введіть ім'я й опис фільтра, а потім натисніть кнопку закрити.

  4. За допомогою поля " уподобання фільтра " можна застосувати збережений фільтр або клацнути (очистити фільтр) , щоб видалити фільтр.

Відображення або приховання стовпців

У формі списку активів і формі списку контактів деякі поля (стовпці) приховано за замовчуванням. Щоб змінити відображення полів, виконайте наведені нижче дії.

  1. Натисніть кнопку Відобразити або приховати поля.

  2. У діалоговому вікні Відобразити стовпці установіть прапорець поруч із кожним стовпцем, який потрібно відобразити. Зніміть прапорець, щоб приховати стовпець.

Відображення відомостей про активи або контактні дані

Форма відомостей про активи та форма контактної інформації дають змогу переглядати та вносити додаткові відомості про елемент. Щоб відобразити відомості про активи або форму контактної інформації , виконайте наведені нижче дії.

  • У формі списку активів або формі списку контактів натисніть кнопку Відкрити поруч із елементом, який потрібно переглянути.

Додавання зображення

У формі відомостей про активи та формі контактної інформації можна додавати зображення та інші вкладення.

  • У розділі рамка рисунка у формі відомості про активи натисніть кнопку Додати або видалити вкладення.

    У розділі рамка рисунка у формі Контактна інформація натисніть кнопку редагувати рисунок.

  • У діалоговому вікні вкладення натисніть кнопку Додати.

  • У діалоговому вікні вибір файлу перейдіть до папки, що містить файл.

  • Виберіть файл, який потрібно додати, і натисніть кнопку Відкрити.

  • У діалоговому вікні вкладення натисніть кнопку OK.

Примітка.: Ви можете вкласти кілька файлів для кожного елемента, включно з різними типами файлів, наприклад документами або електронними таблицями.

Додавання контактів із програми Microsoft Outlook

Якщо ви використовуєте програму Microsoft Outlook, ви можете додавати контакти або власники активів із цієї програми, не вводячи інформацію повторно.

  1. У формі списку контактів натисніть кнопку Додати з Outlook.

  2. У діалоговому вікні Виберіть імена , які потрібно додати, виберіть імена, які потрібно додати до бази даних.

  3. Послідовно натисніть кнопки Додати та ОК.

Відображення карти адреси контакту

У формі контактної інформації , якщо ви ввели адресу вулиці для контакту, ви можете відобразити карту цього розташування:

  • Виберіть пункт зіставити цю адресу.

Відображення звітів

Відстеження активів включає кілька звітів, включно з усіма активами, відомостями проактиви, активами, що входять до складу адресної книгитощо. Щоб відобразити звіт, виконайте наведені нижче дії.

  • В області переходів у розділі звітидвічі клацніть звіт, який потрібно відобразити.

Ви можете створити власні користувацькі звіти. Щоб отримати докладніші відомості, перегляньте статтю створення простого звіту.

Змінення бази даних відстеження активів

Базу даних відстеження активів можна настроїти, додавши нове поле до таблиці "активи", а потім додайте це поле до форми списку активів , форми відомостей про активи та звіту про відомості про активи .

Додавання поля до таблиці «активи»

  1. Закрийте всі відкриті вкладки.

  2. В області переходів двічі клацніть таблицю " активи ".

  3. Прокрутіть праворуч, доки не побачите стовпець з іменем Додати нове поле. Двічі клацніть заголовок стовпця та введіть ім'я поля.

Під час першого введення даних у стовпці Access установлює тип даних для вас.

Додавання поля до форми або звіту

Після додавання поля до таблиці його можна додати до форми або звіту.

  1. Клацніть правою кнопкою миші форму або звіт в області переходів, а потім виберіть пункт режим розмітки.

  2. На вкладці Конструктор у групі Знаряддя натисніть кнопку Додати наявні поля.

  3. Перетягніть потрібне поле зі списку полів до форми або звіту.

Потрібна додаткова довідка?

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднатися до оцінювачів Microsoft Office

Ця інформація корисна?

Наскільки ви задоволені якістю мови?
Що вплинуло на ваші враження?

Дякуємо за відгук!

×