Знайомство з Access

Початок роботи з базами даних

Фото пристрою Surface Book

Спробуйте!

Бази даних і веб-програми можуть принести великі переваги бізнесу. Розробка бази даних має вирішальне значення для досягнення поставлених цілей, незалежно від того, чи потрібно керувати відомостями про працівника, надавати щотижневі звіти щодо даних або відстежувати замовлення клієнтів. Для того, щоб дізнатися, як створити базу даних, ви зможете створювати бази даних, які працюють у перший раз, і які відповідно змінюються потреби.

Увага!: Веб-застосунки Access відрізняються від настільних баз даних. У цій статті не обговорюватимуться конструктор веб-програм.

Концепції та умови

Давайте почнемо з того, як ви вивчаєте основні умови та поняття. Щоб створити корисну базу даних, створіть таблиці, які фокусуються на одній темі. У таблицях ви можете записати всі дані, необхідні для цієї теми в полях, які містять найменший можливий блок даних.

Реляційні бази даних

База даних, у якій дані розділені на таблиці, як-от такі, як електронні таблиці. У кожній таблиці є лише один предмет, наприклад клієнти (одна таблиця) або продукти (інша таблиця).

Записи та поля

Сховище для дискретних даних у таблиці. Рядки (або записи) зберігають кожну унікальну точку даних, як-от ім'я клієнта. Стовпці (або поля) ізолювання інформації, що буде захоплено про кожну точку даних у найменших можливих одиницях, – перше ім'я може бути одним стовпцем, а прізвище може бути ще одним.

Первинний ключ.

Значення, яке забезпечує кожний запис унікальним. Наприклад, для цього може бути два клієнти з таким самим ім'ям, Елізабет Андерсен. Але один із записів Елізабет Андерсен має номер 12 як первинний ключ, а інший має первинний ключ 58.

Зв'язки між батьками та дітьми

Спільні зв'язки між таблицями. Наприклад, один клієнт може мати кілька замовлень. Батьківські таблиці мають первинні ключі. Дочірні таблиці мають зовнішні ключі, які є значеннями з первинного ключа, які показують, як дочірні таблиці зв'язані з батьківською таблицею. Ці сполучення клавіш зв'язані з зв'язком.

Правильна структура бази даних

Ці два принципи мають фундаментальну структуру баз даних.

  • Уникайте дублювання інформації (також називаються надлишковими даними). Це відходи та збільшує ймовірність виникнення помилок.

  • Переконайтеся, що дані вірні та повні. Неповні або помилкові відомості, які відображаються в запитах і звітах, і в остаточному підсумку можуть призвести до невірних рішень.

Щоб вирішити ці проблеми, виконайте такі дії:

  • Розділіть відомості про базу даних на предметні таблиці, щоб звузити фокус. Уникайте дублювання інформації в кількох таблицях. (Наприклад, імена клієнтів мають перейти тільки в одну таблицю.)

  • Приєднуйтесь до таблиць разом за допомогою клавіш замість дублювання даних.

  • Включіть процеси, які підтримують та забезпечують точність і цілісність інформації про бази даних.

  • Створи свою базу даних, щоб створити свою обробку даних і повідомити про потреби.

Щоб покращити довгострокову корисність баз даних, виконайте такі п'ять етапів оформлення:

Крок 1: визначення призначення бази даних

Перш ніж почати, створіть мету для бази даних.

Щоб забезпечити цілеспрямованого оформлення, узагальнює призначення бази даних і часто посилаєтеся на зведення. Якщо потрібна невелика база даних для домашнього бізнесу, наприклад, ви можете написати щось просте, як-от "база даних клієнтів зберігає список відомостей про клієнтів, з метою створення розсилок і звітів." Для корпоративної бази даних, можливо, знадобиться кілька абзаців, щоб описати, коли та як люди в різних ролях будуть використовувати базу даних і її дані. Створіть конкретне та докладне твердження про місію, щоб посилатися на весь процес розробки.

Крок 2: виявлення та упорядкування необхідної інформації

Зберіть всі типи відомостей, які потрібно записати, наприклад імена продуктів і номери замовлень.

Починайте з наявної інформації та способів відстеження. Наприклад, можливо, ви зараз записуйте замовлення на придбання у книзі або зберігаєте відомості про клієнтів на паперових формах. Використовуйте ці джерела, щоб перерахувати інформацію, яку ви наразі захоплюєте (наприклад, усі поля у формах). Якщо ви наразі не захоплюєте важливу інформацію, подумайте про те, які саме необхідні відомості. Кожен окремий тип даних стає полем бази даних.

Не турбуйтеся про те, як створити перший список, можна точно налаштувати її з часом. Але розгляньте усі користувачі, які використовують цю інформацію, і попросіть своїх ідей.

Потім Подумайте про те, що потрібно зробити з бази даних, і типи звітів або розсилок, які потрібно створити. Потім переконайтеся, що ви захоплюєтеся інформацією, необхідної для виконання цих цілей. Наприклад, якщо потрібно отримати звіт про збут за регіонами, потрібно записати дані про продажі на регіональному рівні. У цій статті наведено відомості про те, як можна переглянути звіт із фактичними відомостями. Потім укажіть дані, які потрібно створити в звіті. Зробіть те ж саме для розсилок або інших результатів, які потрібно використовувати в базі даних.

Приклад

Припустімо, ви надали клієнтам можливість вибрати для них (або вихід із) періодичні оновлення електронної пошти, і потрібно надрукувати список тих, хто ввімкнув. Вам потрібен стовпець надіслати повідомлення електронної пошти в таблиці "клієнт" з допустимою значенням "так" і "ні".

Для тих, хто бажає отримувати повідомлення електронної пошти, потрібна адреса електронної пошти, яка також вимагає поля. Якщо потрібно додати потрібне привітання (наприклад, Mr., Місіс або MS.), додайте поле привітання. Якщо потрібно адресувати клієнтам ім'я свого імені в повідомленнях електронної пошти, додайте поле «перше ім'я».

Порада.: Не забувайте розривати кожну частину інформації в її найдрібнішу корисну частину, як-от ім'я та прізвище для таблиці клієнтів. Загалом, якщо потрібно відсортувати, знайти, обчислити або надіслати звіт на основі елемента відомостей (наприклад, прізвища клієнта), слід помістити цей елемент у власне поле.

Крок 3: розділення інформації на таблиці

Розділіть відомості про свої дані до основних сутностей або тем, наприклад продуктів, клієнтів і замовлень. Кожна тема стає таблицею.

Отримавши список потрібних відомостей, визначте основні сутності (або теми), які потрібно впорядкувати за даними. Уникайте дублювання даних у різних сутностях. Наприклад, попередній список для бази даних збуту продуктів може виглядати так:

Знімок екрана: відомості про об'єкти, згруповані за предметами

Основними сутностями є: клієнти, постачальники, продукти та замовлення. Щоб почати з цих чотирьох таблиць: один для фактів про клієнтів, один для фактів про постачальників тощо. Це може бути не остаточний дизайн, але це гарна Початкова точка.

Примітка.: Кращі бази даних містять кілька таблиць. Щоб уникнути спокуси помістити всю інформацію в окрему таблицю. Це призводить до дублювання відомостей, більшого розміру бази даних і збільшеної помилки. Дизайн для запису кожного факту тільки один раз. Якщо ви виявили повторювані відомості, наприклад адресу постачальника, переструктурувати базу даних, щоб розмістити цю інформацію в окремій таблиці.

Щоб дізнатися, чому більше таблиць краще менше, ознайомтеся з наведеною нижче таблицею.

Фрагмент екрана даних продуктів і постачальників

Кожний рядок містить відомості про продукт і її постачальник. Оскільки у вас може бути багато продуктів з того самого постачальника, відомості про ім'я постачальника та адреси мають повторюватися багато разів. Це призведе до використання зайвого дискового простору. Натомість запишіть інформацію про постачальника лише один раз в окремій таблиці постачальників, а потім зв'яжіть цю таблицю з таблицею "Товари".

Друга проблема з цим оформленням очевидна, коли потрібно змінити відомості про постачальника. Припустімо, потрібно змінити адресу постачальника. Оскільки вона з’являється в багатьох місцях, ви можете випадково змінити її один раз, але забути зробити це в інших місцях. Запис адреси постачальника лише в одному розташуванні вирішує цю проблему.

Зрештою, припустимо, що продукт має лише один продукт, і ви хочете видалити його, але зберегти назву постачальника та відомості про адресу. Як видалити запис продукту, не втрачаючи інформацію про постачальника? Це неможливо. Оскільки кожен запис містить факти про продукт, окрім фактів про постачальника, видалити його не можна, не видаляючи іншу. Щоб зберегти ці факти окремо, розділіть цю таблицю на два: перший для відомостей про продукт і другу інформацію про постачальника. Після видалення запису продукту можна видалити лише факти про продукт, а не факти про постачальника.

Крок 4: Увімкнення відомостей про елемент у стовпці

Визначте, які відомості потрібно зберігати в кожній таблиці. Ці дискретні фрагменти даних перетворюються на поля в таблиці. Наприклад, у таблиці «працівники» можуть входити такі поля, як прізвище, ім'я та дата найму.

Після того, як ви вибрали тему для таблиці бази даних, стовпці в цій таблиці повинні зберігати лише факти про цю тему. Наприклад, таблиця продуктів має зберігати факти лише про продукти, а не про своїх постачальників.

Щоб визначити, які відомості потрібно відстежувати в таблиці, використовуйте список, створений раніше. Наприклад, таблиця "клієнти" може містити: ім'я, прізвище, адреса, надіслати повідомлення електронної пошти, привітання та адресу електронної пошти. Кожен запис (клієнт) у таблиці містить однаковий набір стовпців, тому ви зберігаєте таку саму інформацію для кожного клієнта.

Створіть перший список, а потім перегляньте та уточніть її. Не забувайте розривати інформацію до найменших можливих полів. Наприклад, якщо початковий список має адресу як поле, розірвати їх на адресу вулиці, місто, стан і поштовий індекс – або, якщо ваші клієнти глобальні, у ще більшій кількості полів. Таким чином, наприклад, можна виконувати розсилки у відповідному форматі або звіті про замовлення за державою.

Після того як ви удосконалили стовпці даних у кожній таблиці, ви можете вибрати первинний ключ кожної таблиці.

Крок 5: визначення первинних ключів

Виберіть первинний ключ для кожної таблиці. Первинний ключ, наприклад ІДЕНТИФІКАТОР продукту або код замовлення, однозначно визначає кожен запис. Якщо у вас немає очевидного унікального ідентифікатора, скористайтеся програмою Access, щоб створити його для вас.

Щоб однозначно ідентифікувати кожний рядок у кожній таблиці, потрібно створити спосіб. Пам'ятаєте попередній приклад, у якому два клієнти мають однакові імена? Щоб надати спільний доступ до імені, потрібно окремо ідентифікувати кожну з них.

Тому кожна таблиця має включати стовпець (або набір стовпців), які однозначно визначають кожний рядок. Це називається первинним ключем і часто є унікальним числом, як-от ідентифікаційний номер працівника або серійний номер. У програмі Access використовується первинний ключ, щоб швидко пов'язати дані з кількох таблиць і зібрати дані разом.

Іноді первинний ключ складається з двох або більше полів. Наприклад, таблиця "відомості про замовлення", у якій зберігаються елементи прейскуранта для замовлень, може використовувати два стовпці первинного ключа: ІДЕНТИФІКАТОР замовлення та ІДЕНТИФІКАТОР товару. Коли первинний ключ використовує кілька стовпців, його також називають складеним ключем.

Фрагмент екрана таблиці "Товари"

Якщо у вас уже є унікальний ідентифікатор для інформації в таблиці, наприклад номери продуктів, які однозначно визначають кожен продукт у каталозі, використовуйте це, але лише якщо значення відповідає цим правилам для первинних ключів:

  • Ідентифікатор завжди буде відрізнятися для кожного запису. Повторювані значення не допускаються в первинний ключ.

  • Для елемента завжди є значення. Для кожного запису в таблиці має бути первинний ключ. Якщо ви використовуєте кілька стовпців для створення ключа (наприклад, родини частин і числа частин), обидва значення завжди мають бути присутніми.

  • Первинний ключ – це значення, яке не змінюється. Оскільки клавіші посилаються на інші таблиці, будь-яке змінення первинного ключа в одній таблиці означає змінення його в усьому світі, на який посилається посилання. Часті зміни збільшують ризик виникнення помилок.

Якщо у вас немає очевидного ідентифікатора, використовуйте довільне унікальне число як первинний ключ. Наприклад, у кожному замовленні можна призначити унікальний номер замовлення для визначення замовлення.

Порада.: Щоб створити унікальний номер як первинний ключ, додайте стовпець за допомогою типу даних "Автонумерація". Тип даних "Автонумерація" автоматично призначає кожному запису унікальне числове значення. Цей тип ідентифікатора не містить фактичних відомостей, які описують рядок, який він представляє. Він ідеально підходить для використання як первинного ключа, оскільки числа не змінюються, на відміну від первинного ключа, що містить факти про рядок, наприклад номер телефону або ім'я клієнта.

Бажаєте отримати додаткову інформацію?

Керівні принципи іменування полів, елементів керування та об’єктів

Загальні відомості про таблиці

Навчальні курси з Excel

Навчальні курси з Outlook

Примітка.:  Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була ця інформація корисною. Для довідки цю статтю можна переглянути англійською мовою.

Потрібна додаткова довідка?

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо, що знайшли час і надіслали нам відгук! Можливо, у нас не буде часу відповісти на кожен коментар, але докладемо максимум зусиль, щоб переглянути їх усі. Вас цікавить, як ми використовуємо ваші відгуки?

×