Перейти до основного

Відомості про групи Microsoft 365

Останнє оновлення 19 серпня 2020

Групи Microsoft 365 – це служба, яка працює з інструментами Microsoft 365, які ви використовуєте вже так, що ви можете співпрацювати з колегами під час написання документів, створення електронних таблиць, робота над планами проекту, планування нарад або надсилання електронної пошти.

У цій статті пояснюється принцип роботи групи, а також наводяться корисні посилання на подальші інструкції.

Найсвіжіші новини та відео про Групи Microsoft 365 перегляд блоґів Office

Порада.: Якщо вам потрібні відомості про використання груп контактів Outlook, щоб надсилати повідомлення певній групі осіб, наприклад компанії приятелів, див. статтю Створення групи контактів або списку розсилки в Outlook для ПК.

Що таке Групи Microsoft 365 ?

Групи в Microsoft 365 дають змогу вибрати набір людей, яким ви бажаєте співпрацювати з іншими користувачами, щоб надати спільний доступ до набору ресурсів. Ресурси – це, наприклад, спільна поштова скринька Outlook, спільний календар або бібліотека документів для співпраці над файлами.

Немає потреби вручну призначати дозволи на всі ці ресурси, адже, додаючи учасників до групи, ви автоматично надаєте їм потрібні дозволи на використання інструментів своєї групи. Крім того, групи – це новий і вдосконалений підхід, який заміняє собою списки розсилки або спільні поштові скриньки, що використовувалися раніше.

Порада.: Щоб отримати відомості про оновлення традиційних списків розсилки, щоб Групи Microsoft 365переглянути цю статтю.

Від призначення групи залежать наявні в ній ресурси. Однак не слід забувати, що потреби різних груп відрізняються. Різні команди можуть краще працювати з різними способами, а Microsoft 365 – засоби, які дають змогу співпрацювати в будь-якій формі.

Ви можете створити Групи Microsoft 365 з різних інструментів, зокрема Outlook, Інтернет-версії Outlook, Outlook Mobile, SharePoint, планувальник, команди та багато іншого. Інструмент, з якого слід почати, залежить від групи, з якою ви працюєте. Наприклад, ми в корпорації Майкрософт зазвичай починаємо з Outlook, де створюємо групу, об’єднану на основі електронної пошти й календаря. Якщо групу призначено для спілкування на корпоративному рівні, ми починаємо з Yammer. Якщо для співпраці потрібен чат, радимо створити групу в Microsoft Teams.

Створюючи групу, потрібно вирішити, яка вона буде: приватна чи загальнодоступна. Переглядати вміст загальнодоступної групи й приєднуватися до неї може будь-хто в організації. Вміст приватної групи можуть переглядати лише учасники групи, яких затверджує її власник.

Примітка.: Наразі групи, створені в інтернет-версії Outlook, приватні за замовчуванням.

І загальнодоступні, і приватні групи закриті для доступу та перегляду користувачами з-за меж вашої організації, якщо їх не було спеціально запрошено як гостей.

Щоб отримати докладні відомості про змінення груп від загальнодоступного до приватної (або навпаки), перегляньте статтю Створення груп Microsoft 365 загальнодоступної або приватної.

Власники, учасники та гості

Власники груп – це їхні модератори. Вони можуть додавати й вилучати учасників і мають унікальні дозволи, як-от можливість видаляти розмови зі спільної поштової скриньки або змінювати параметри групи. Власники груп можуть перейменовувати групи, оновлювати їхні описи або зображення, а також виконувати безліч інших дій. Власники груп за своєю роллю відповідають адміністраторам колекцій сайтів SharePoint.

Порада.: Рекомендовано мати принаймні два власники для групи, якщо ви можете. Таким чином, якщо один власник недоступний, інші можуть вносити зміни до групи.

Учасники групи – це звичайні користувачі у вашій організації, яким групи потрібні для співпраці. Вони мають доступ до всього вмісту групи, але не можуть змінювати її параметри. У SharePoint їх називають учасниками сайту. Докладні відомості про додавання або вилучення учасників групи див. цій статті.

Гості схожі на учасників групи, однак вони не належать до вашої організації. За замовчуванням користувачі можуть запрошувати гостей приєднатися до групи, але цей параметр можна змінити. Щоб отримати докладніші відомості, ознайомтеся з Гостьовим доступом в групах Microsoft 365.

Виберіть потрібний тип групи:

Якщо вам до вподоби режим спільної поштової скриньки, радимо використовувати групи в Outlook. Створивши групу в Outlook, ви отримаєте такі переваги:

  • спільна поштова скринька – для спілкування учасників групи електронною поштою. Така папка "Вхідні" має адресу, і її можна налаштувати для отримання повідомлень від користувачів із-за меж групи та навіть із-за меж організації (подібно до традиційного списку розсилки);

  • спільний календар – для планування подій, пов’язаних із групою;

  • бібліотека документів SharePoint – централізоване місце для зберігання та спільного використання файлів групи;

  • спільний блокнот OneNote – для накопичення ідей, ведення досліджень і збереження інформації;

  • сайт групи SharePoint – централізоване сховище інформації, вмісту й посилань, пов’язаних із групою;

  • Planner для розподілення завдань проекту між учасниками групи й керування ними.

Жодний із цих ресурсів немає потреби створювати вручну; вони створюються автоматично разом із групою, а учасникам групи призначаються необхідні права на їх використання.

Ви можете отримати доступ до цих ресурсів за допомогою знайомого настільного клієнта Microsoft Outlook (2016 або новішої версії), використовуючи Інтернет-версію Outlook, за допомогою програми Outlook 2016 для Mac (лише для спільної папки "Вхідні") або за допомогою програми Outlook Mobile. Ви знайдете Групи Microsoft 365 в області переходів ліворуч у програмі Outlook або в Інтернеті.

Групи відображаються в області переходів ліворуч у класичній програмі Outlook та інтернет-версії Outlook

За допомогою нової картки Групи Microsoft 365 наведіть швидкий доступ до ресурсів спільної групи. Просто наведіть вказівник миші на ім'я групи в інтернет-версії Outlook або службі SharePoint.

Зображення нового спливаючого вікна у Групах Office 365

Microsoft Teams – це наше найновіше рішення для співпраці. Microsoft Teams – це постійна робоча область на основі чату, призначена для внутрішнього спілкування робочих груп, де можна в режимі реального часу в довільній формі обговорювати вузькі теми або вести бесіди в підгрупах. 

Yammer надає корпоративні соціальні функції для спільної роботи. Ця служба допомагає налагоджувати нові зв’язки та знаходити фахівців у своїй організації. За її допомогою можна спілкуватися та обговорювати ідеї в масштабах компанії або об’єднуватися з іншими користувачами за спільними інтересами.

СтворюючиMicrosoft 365 підключеної групи в Yammer, ви отримаєте:

  • група Yammer – спільне місце, де можна спілкуватися та ділитися інформацією;

  • бібліотека документів SharePoint – централізоване місце для зберігання та спільного використання файлів групи;

  • спільний блокнот OneNote – для збору ідей, ведення досліджень і збереження інформації;

  • сайт групи SharePoint – централізоване сховище інформації, вмісту й посилань, пов’язаних із вашою групою;

  • Planner – для розподілення завдань проекту між учасниками групи й керування ними.

Ви можете отримати доступ до цих інструментів у службі Yammer в браузері або за допомогою програми Yammer на пристрої з iOS, Android чи Windows Phone.

Якщо група більше не потрібна, її можна видалити, щоб звільнити системні ресурси. Водночас група більше не з'являтиметься в списках і не відображатиметься. Див. статтю Видалення групи. Якщо ви не хочете відволікатися на видалення застарілих груп, адміністратор може налаштувати політики терміну дії, в результаті чого старі групи видалятимуться автоматично через вказаний період часу. Див.: політика терміну дії групи Microsoft 365.

Примітка.: Вміст на цій вкладці призначено для адміністраторів.

Існують три основні моделі підготовкиГрупи Microsoft 365: відкриті, світлодіодні або контрольовані. Кожна з них має свої переваги.

Модель

Переваги

Відкрита (стандартна)

Користувачі можуть за потреби створювати власні групи без допомоги ІТ-відділу.

Під керівництвом ІТ-відділу

Користувачі звертаються з проханням створити групу до ІТ-відділу. ІТ-фахівці можуть надати їм допомогу у виборі відповідних засобів спільної роботи.

Контрольована

Створення групи обмежено певними користувачами, командами або службами (див. елементи керування, які можуть створювати групи Microsoft 365)

Щоб керувати своїм Групи Microsoft 365 ім'ям, ви можете використовувати політику іменування , щоб примусово дотримуватися певних стандартів, зокрема з префіксом або суфіксів, а також блокує небажані імена. Щоб отримати докладніші відомості, ознайомтеся з політикою іменування груп Microsoft 365 .

Кожна група має принаймні одного власника, який може додавати або вилучати учасників і здійснювати базовий нагляд за групою та її вмістом. Зазвичай власники виконують це в Outlook. Див. статтю Додавання або вилучення учасників групи в Outlook. Якщо власник (або власники) групи з певної причини покидає організацію, адміністратор може призначити групі нового власника. Див. статтю Призначення нового власника групі без власника.

Крім того, якщо у вас є дозволи адміністратора служби Exchange Online , ви можете керувати своїми групами в центрі адміністрування Microsoft 365 (див. керування членством в центрі адміністрування Microsoft 365) або з PowerShell (див. керування групами Microsoft 365 за допомогою PowerShell .

Часом виникає потреба видалити групу з клієнта. Відомості про те, як це зробити, див. в статті Видалення групи. Якщо групу випадково видалено, адміністратори можуть відновити цю групу до 30 днів, див.: Відновлення видаленої групи Microsoft 365.

Якщо ви віддаєте перевагу більш автоматизованому способу керування життєвим циклом Групи Microsoft 365 можна використовувати політики терміну дії , щоб закінчується групами за певним інтервалом часу. Власники групи отримуватимуть повідомлення електронною поштою за 30, 15 днів і за один день до завершення терміну її дії та зможуть легко продовжити його, якщо група буде потрібна. Див.: політика терміну дії групи Microsoft 365.

Обмеження для груп

Максим. …

Значення

Кількість власників групи

100

Кількість груп, які може створити користувач

250

Кількість груп, які може створити адміністратор

Стандартне обмеження центру обробки даних, що становить 500 тис.

Кількість учасників

Більше 1000, проте до розмов групи можуть одночасно отримувати доступ тільки 1000 учасників.

У дуже великих групах під час звернення до календаря та розмов користувачі можуть помітити затримки в Outlook.

Кількість груп, у яких може брати участь користувач

1000

Сховище файлів

1 терабайт + 10 ГБ на абонента + додатковий придбаний простір. Ви можете придбати необмежений обсяг додаткового сховища.

Розмір поштової скриньки групи

50 ГБ

За замовчуванням Максимальна кількість груп, які може мати Microsoft 365 організації, наразі 500 000.

Якщо ви плануєте використовувати функцію "Група Writback" з засобу підключення Azure Active Directory, максимальна довжина – 448 символів, пов'язаних із атрибутом "Опис".

Докладні відомості про сховище SharePoint Online та його обмеження див. тут і тут.

Ефективне керування Групи Microsoft 365 – це ефективніша інформація про використання груп. У центрі адміністрування Microsoft 365 є засіб звітування , який дає змогу переглядати такі речі, як використання сховища, кількість активних груп і навіть спосіб використання груп. Перегляньте: звіти Microsoft 365 у центрі адміністрування, щоб отримати докладні відомості.

Групи Microsoft 365 надає вам ряд засобів для відповідності, захисту інформаціїта електронного відкриття .

Див. також

Примітка.:  Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була ця інформація корисною. Для довідки цю статтю можна переглянути англійською мовою.

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо, що знайшли час і надіслали нам відгук! Можливо, у нас не буде часу відповісти на кожен коментар, але докладемо максимум зусиль, щоб переглянути їх усі. Вас цікавить, як ми використовуємо ваші відгуки?

×