Загальні відомості про списки

Загальні відомості про списки

Список – це набір даних, до яких можна надати спільний доступ своїм учасникам групи, а також користувачам, які ви надали. Ви знайдете кілька готових шаблонів списків, щоб надати гарну відправну точку для впорядкування пунктів списку. Докладні відомості про шаблони списків у Microsoft 365.

У цій статті пояснюються принципи створення та використання списків. Списки можна створювати в програмі Microsoft SharePoint, у програмі "списки" в Microsoft 365 або на робочих групах. Докладні відомості наведено в статті додавання записів списку. Дізнайтеся, як почати роботу з списками в командах Microsoft.

Щоб отримати відомості про списки, ознайомтеся з такими розділами:

Примітка.: Зверніть увагу, що викладена тут інформація та типи доступних списків залежать від того, яка версія SharePoint використовується. Якщо ви не знаєте, яку версію ви використовуєте, зверніться до адміністратора, довідкової служби або керівника або Дізнайтеся, яку версію SharePoint я використовую?

Організації зазвичай використовують багато типів списків, зокрема посилання, оголошення, контакти, відстеження проблем і опитування, щоб назвати кілька.

Списки можуть також містити завдання, які можна використовувати як координаційний центр для співпраці в команді або у бізнес-рішенні. У багатьох випадках списки можуть надавати швидкий, ефективний рішення з невеликими або без змін.

Наприклад, можна використовувати список:

  • Завдання – включати відстеження прав власності та прогресу, а також часову шкалу на сторінці для привабливої візуальної презентації вмісту списку.

  • Відстеження проблем – включає в себе керування версіями та версію – сховище історії, для глибокого аналізу проектів робочої групи та типових робочих завдань.

Списки різноманітні та гнучкі; вони мають багато вбудованих функцій, завдяки яким можна надійно зберігати дані, працювати з ними та надавати спільний доступ до даних.

Доступні дії:

  • Створювати списки з різними стовпцями, зокрема «Текст", «Число", «Вибір", «Грошова одиниця", «Дата й час", «Підстановка", «Так/Ні" та «Обчислюване". В елемент списку також можна вкладати один або кілька файлів для надання додаткової інформації, наприклад електронну таблицю з необхідними даними або документ із поясненнями.

  • Створювати подання списку для впорядкування, сортування й фільтрування даних різними та спеціальними способами; змінювати метадані, такі як додавання та видалення стовпців і змінення правил перевірки; узгоджено використовувати списки на сайтах із типами вмісту, стовпцями сайту та шаблонами. Наприклад, на домашній сторінці можна відобразити лише поточні події з календаря, а на іншій сторінці створити візуальне подання, схоже на настінний календар.

  • Створювати зв’язки між списками, використовуючи комбінацію унікальних стовпців, стовпці підстановки та впровадження зв’язків (каскадне й обмеження видалення) – усе це покращує можливість створення складніших бізнес-розробок і допомагає зберегти цілісність даних.

  • Створювати настроювані списки, відображати дані у веб-частинах і на їх сторінках, а також імпортувати, експортувати та створювати зв’язки з даними з інших програм, наприклад Excel і Office Access.

  • Відстежувати версії та докладний журнал, вимагати затвердження на змінення даних, використовувати безпеку на рівні елементів і папок, брати файли на редагування та повертати їх із редагування, автоматично отримувати відомості про зміни, використовуючи оповіщення й RSS-канали.

  • Упорядковувати вміст одного списку в папки для додаткової зручності та швидшої роботи, а також покращувати загальну продуктивність для великих списків, застосовуючи індексування.

Нижче наведено кілька способів роботи зі списками, які допомагають керувати інформацією для групи.

Відстеження версій і докладного журналу.    -Відстеження версій записів списку, щоб можна було бачити, які елементи змінилися з версії до версії, а також змінені елементи списку. Якщо новіша версія містить помилки, можна відновити попередню версію елемента. Відстежувати журнал списку особливо важливо, якщо в організації потрібно постійно стежити за списком.

Обов’язкове затвердження.    -Укажіть, чи потрібно, щоб ви могли переглядати всі елементи списку. Елементи залишатимуться в стані очікування, доки користувач, який має дозвіл на затвердження, не затвердить або не відхилить їх. Ви можете призначити групи користувачів, які зможуть переглядати елемент списку до затвердження.

Настроювання дозволів.    -Визначте, чи можуть учасники списку переглядати та редагувати лише ті, які вони створили або всі записи у списку. Користувачі з дозволом на керування списками можуть читати та редагувати всі елементи списку. Також можна застосувати певні рівні дозволів до окремого елемента списку, якщо, наприклад, елемент містить конфіденційну інформацію.

Створення подань і керування ними.    -Створіть різні подання одного й того самого списку. Вміст фактичного списку не зміниться, але елементи впорядковуються або фільтруються так, щоб користувачі могли знайти найважливішу або найцікавішу інформацію відповідно до своїх потреб.

Оновлення списків.    – Незалежно від типу списку, який ви оновлюєте, цей процес схожий на додавання, редагування та видалення записів списку.

Додавати або редагувати елементи списку можна двома способами.

  • використання форми – спосіб за промовчанням;

  • вбудування, тобто додавання, елемента безпосередньо до сторінки списку.

Якщо список настроєно на відстеження версій, нова версія елемента списку створюється щоразу під час редагування елемента списку. Якщо в новішій версії допущено помилку, можна переглянути журнал змін і відновити попередню версію елемента.

Використання формул і обчислюваних значень.    -Використовуйте формули та обчислювані значення, щоб динамічно створювати інформацію в стовпцях списку. Для операцій можна використовувати дані з інших стовпців у списку, а також системні функції, наприклад функцію [today], що дає можливість відображати поточну дату. Наприклад, можна вказати стандартний термін завершення, який минає через сім днів від поточної дати.

Отримання інформації про зміни.    -Списки та подання можуть використовувати RSS, щоб учасники робочої групи могли автоматично отримувати оновлення. RSS – це технологія, за допомогою якої користувачі можуть централізовано отримувати та переглядати оновлення або RSS-канали новин і відомостей. Також можна налаштувати оповіщення електронною поштою, щоб дізнаватися про змінення списків або додавання нових елементів. За допомогою оповіщень зручно відстежувати важливі зміни.

Створення зв’язків списку.    -Створіть зв'язок між двома списками, у вихідному списку створюється стовпець підстановки, який отримує (або "шукає") одне або кілька значень зі цільового списку, якщо ці значення збігаються зі значенням у стовпці підстановки у вихідному списку. За бажання з цільового списку до вихідного можна додати інші стовпці. Створюючи стовпець підстановки, можна визначити настройки зв’язків, установивши каскадне видалення або обмежене видалення, що дає змогу забезпечити припустимість даних і уникнути неузгодженостей, які можуть спричинити проблеми під час роботи.

Надання спільного доступу до відомостей про список за допомогою програми бази даних    -Якщо у вас інстальовано програму бази даних, наприклад Access, можна експортувати та імпортувати дані до свого сайту, а також пов'язати таблицю з бази даних до списку. Під час роботи зі списком даних у базі даних Access також можна створювати запити, форми та звіти. Дивіться Імпорт даних до бази даних Access.

Послідовне використання списків у різних веб-вузлах    -Якщо група працює з кількома типами списків, можна додати узгодженість в кількох списках із типами вмісту, стовпцями сайтів і шаблонами. Ці функції дають змогу ефективніше використовувати настройки та структуру списку. Наприклад, можна створити тип вмісту для проблеми служби підтримки клієнтів, яка визначає певні стовпці (наприклад, контакт клієнта) і бізнес-процеси для типу вмісту. Інший приклад: створення стовпця сайту для імен відділів із розкривним списком кафедр. У кількох списках можна повторно використати стовпець, щоб переконатися, що імена завжди відображатимуться однаково в кожному списку.

Робота з елементами списку в програмі електронної пошти    -Скористайтеся програмою для роботи з електронною поштою, сумісним з технологією Microsoft, ви можете отримати важливі відомості про список. Наприклад, за допомогою програми Outlook можна переглядати й оновлювати завдання, контакти та дошки обговорень на своєму сайті в програмі Outlook. Див. підключення зовнішнього списку до програми Outlook.

Установлення орієнтації вмісту    –     Увімкнення цільової аудиторії для фільтрування об'єктів за групами.

Тип списку, який використовується, залежить від виду інформації, до якої надається спільний доступ.

Оголошення.    -Надання спільного доступу до новин і стану та надання нагадувань. В оголошеннях підтримується розширене форматування із зображеннями, гіперпосиланнями та форматованим текстом.

Контакти    -Зберігайте відомості про людей або групи, з якими ви працюєте. Якщо використовується програма для керування електронною поштою або контактами, сумісна з технологією Microsoft, ви можете переглядати та оновлювати контакти зі свого сайту в іншій програмі. Наприклад, можна оновити список постачальників організації в програмі електронної пошти, сумісному з технологією Microsoft, як-от Outlook. Список контактів не застосовується, щоб керувати учасниками сайту, але його можна використовувати, щоб зберігати контакти, наприклад список зовнішніх постачальників, і надавати спільний доступ до них для організації.

<c0>Дошки обговорень</c0>.    -Укажіть центральне місце для записування та зберігання обговорень групи, що схожа на формат груп новин. Якщо адміністратор налаштував для списків на сайті можливість отримувати повідомлення електронної пошти, за допомогою дощок обговорень можна зберігати обговорення в електронній пошті з більшості звичайних поштових програм. Наприклад, можна створити дошку обговорень для випуску нового продукту організації.

Посилання.    -Вкажіть центральне розташування для посилань в Інтернеті, інтрамережі вашої компанії та інших ресурсів. Наприклад, можна створити список посилань на веб-сайти клієнтів.

Посилання з підвищеним рівнем    -Відображення набору дій посилання в візуальному макеті.

Календар    -Зберігайте події вашої команди або для певних ситуацій, як-от "свята". Календар виглядає схоже на настінний або настільний календар і містить інформацію про події робочої групи, зокрема наради, неофіційні зустрічі й події на весь день. Ви також можете відстежувати Проміжні етапи групи, наприклад терміни або дати випуску продуктів, не пов'язані з певним інтервалом часу. Якщо використовується програма електронної пошти або календар, сумісна з технологією Microsoft, ви можете переглядати та оновлювати календар із сайту під час роботи в іншій програмі. Наприклад, можна порівняти та оновити календар на сайті з датами в календарі Outlook, переглядаючи обидва календарі поруч або в режимі накладання один з одним у програмі Outlook. Перегляньте статтю створення календаря.

Завдання    -Відстеження відомостей про проекти та інші події справ для своєї групи. Можна призначати завдання користувачам, а також відстежувати стан і відсоток виконання завдання, аж доки воно завершиться. Якщо ви використовуєте програму "Електронна пошта" або "керування завданнями", яка сумісна з технологією Microsoft, ви можете переглядати та оновлювати завдання зі свого сайту в іншій програмі. Наприклад, можна створити список завдань для бюджетного процесу організації, а потім переглянути та оновити її в програмі Outlook, а також інші завдання. Перегляньте статтю створення списку.

Завдання проекту    -Зберігати відомості про завдання за допомогою смужок подання Ганта та перебігу виконання. Можна відстежувати стан і відсоток виконання завдання, аж доки воно завершиться. Якщо ви використовуєте програму "Електронна пошта" або "керування завданнями", яка сумісна з технологією Microsoft, ви можете переглядати та оновлювати завдання проекту з вашого сайту в іншій програмі. Наприклад, можна створити список завдань проекту на своєму сайті, щоб визначити та призначити роботу, щоб створити навчальний посібник, а також відстежувати перебіг виконання своєї організації. Перегляньте статтю створення списку.

Відстеження проблем    -Зберігайте відомості про певні проблеми, як-от проблему підтримки, і Відстежуйте їхній перебіг виконання. Ви можете призначати проблеми, групувати їх і зв'язувати їх між собою. Наприклад, можна створити список відстеження питань, щоб керувати проблемами та рішеннями служби підтримки клієнтів. Ви також можете коментувати проблеми щоразу, коли ви редагуєте їх, створюючи історію приміток, не змінюючи оригінальний опис цієї проблеми. Наприклад, представник служби підтримки клієнтів може записувати всі кроки, щоб вирішити проблему та результати. Ви також можете використовувати список відстеження проблем із трьохетапним робочим циклом, щоб допомогти організації керувати питаннями або відстеженням проекту. Перегляньте статтю створення списку.

Survey    -Збираємо та компілюйте відгук, наприклад опитування з задоволеності працівників або вікторина. Можна створювати запитання та відповіді кількома різними способами й переглядати зведення відгуків. Якщо у вас інстальована електронна таблиця або програмна база даних, сумісна з технологією Microsoft, ви можете експортувати результати до подальшого аналізу. Перегляньте статтю створення опитування.

Спеціальний    -Створіть список із нуля. Ви також можете створити Настроюваний список на основі електронної таблиці, якщо у вас є програма електронної таблиці, сумісна з технологією Microsoft. Наприклад, ви можете імпортувати список із програми Excel, створеного для зберігання та керування контрактами з постачальниками. Перегляньте статтю створення списку на основі електронної таблиці.

Зовнішні списки.    -Працюйте з даними, збереженими за межі списку, але ви можете читати й писати в програмі Microsoft 365. Джерело даних, викладених у зовнішньому списку, має назву "Зовнішній тип вмісту". На відміну від рідного списку Microsoft 365, зовнішній список використовує служби підключення до бізнес-даних, щоб отримувати дані безпосередньо з зовнішньої системи (наприклад, SAP, Siebel і Microsoft SQL Server), незалежно від того, чи ця система є базою даних, веб-службою або системою бізнес-бізнесу.

Настроюваний список у вікні табличного    подання даних – створіть пустий список, схожий на Настроюваний список, але для відображення списку за замовчуванням у вікні табличного подання даних. У поданні табличного подання даних міститься Сітка для перегляду та редагування даних у вигляді рядків і стовпців. Можна додавати й редагувати рядки та стовпці, застосовувати фільтри, установлювати порядок сортування, відображати обчислювані значення та підсумки, а також зручно змінювати дані в клітинках сітки. У вікні табличного подання даних потрібно інсталювати Office на клієнтському комп'ютері з 32 і браузер, який підтримує елементи керування ActiveX.

Список станів.    -Відображення та відстеження цілей проекту. Цей список складається з набору кольорових піктограм, що позначають ступені досягнення цілей.

Розпорядження.    -Відсилайте інформацію, зокрема позначки підтвердження, для членів команди.

Список словників редактора Microsoft IME.    -Використання даних у списку як словника Microsoft IME. Ви можете перетворити елементи стовпця "Читання" на елементи стовпця "Відображення", застосувавши редактор Microsoft IME, і переглянути вміст у стовпці "Примітки" у вікні приміток IME. Дані можна зв’язати з певною URL-адресою.

Список вмісту PerformancePoint.    -Зберігати елемент приладної дошки, як-от системи показників, звіти, фільтри, сторінки приладних дощок та інші компоненти приладної дошки, створені за допомогою конструктора приладної дошки PerformancePoint.

Мови та перекладачі.    -Використання з робочим циклом керування перекладом в бібліотеці керування перекладом. Робочий цикл використовує список для призначення завдань перекладачам, указаним у списку для кожної мови. Ви можете створити список вручну або вибрати відповідний параметр, щоб він створювався автоматично, коли до багатомовної бібліотеки додається робочий цикл керування перекладом.

Список KPI.    -Відстеження основних показників ефективності, які дають змогу швидко оцінити перебіг виконання, досягнутий для вимірюваних цілей. Можна настроїти списки KPI, щоб відстежувати продуктивність за допомогою одного з чотирьох джерел даних: введені дані вручну, дані в списку Microsoft 365, дані в книгах Excel або дані з служб аналізу – компонента Microsoft SQL Server. Створивши список KPI, можна використовувати, щоб відображати стан показника на сторінці приладної дошки.

Імпорт електронної таблиці     -Використовуйте стовпці та дані з наявної електронної таблиці. Для імпорту електронної таблиці необхідно інсталювати програму Microsoft Excel або іншу сумісну програму.

  1. На веб-сайтах натисніть кнопку настройки Параметри: оновлення облікового запису, інсталяція програмного забезпечення та підключення його до хмари , а потім виберіть пункт зміст сайту.

  2. Клацніть піктограму додати програму.

    Піктограма "Додати програму" в діалоговому вікні "Вміст сайту".
  3. Прокрутіть список і клацніть потрібну програму. Можливо, відображатиметься кілька сторінок.

  4. Дайте програмі унікальне ім’я, щоб легко знайти її згодом на сторінці, і натисніть кнопку Створити.

  5. Повернувшись на екран змісту сайту, можна зробити три речі:

    • Закрийте вікно та поверніться на сторінку. Додавання нової програми на сторінці за допомогою вставлення веб-частин.

    • клацнути програму та почати вводити дані;

    • Клацніть три крапки ... , а потім натисніть кнопку Змінити настройки. Ви можете додавати стовпці, змінювати імена та виконувати інші завдання.

Функції списків можна використовувати різними способами, але спосіб їхнього використання залежить від розміру та кількості наявних списків, а також від потреб організації.

Збереження кількох елементів в одному списку

Один великий список може використовуватися для різних потреб. Наприклад, може існувати велика кількість технічних питань, які потрібно відстежити в організації, а ці питання можуть стосуватися кількох проектів і груп.

Один список слід використовувати в таких випадках.

  • Групі потрібно переглянути зведені відомості про елементи списку або різні подання одного набору елементів. Наприклад, керівнику може знадобитися переглянути перебіг виконання стосовно всіх технічних питань в організації або всі питання, зареєстровані в один період часу.

  • Користувачам потрібно переглядати питання або здійснювати їх пошук в одному розташуванні на сайті.

  • Потрібно застосувати однакові настройки для елементів списку, наприклад відстеження версій або необхідність затвердження.

  • Групи, які працюють зі списком, мають однакові характеристики, наприклад дозволи одного рівня. До певних елементів списку можна застосувати унікальний дозвіл, проте, якщо рівні дозволів дуже відрізняються, слід скористатися кількома списками.

  • Потрібно проаналізувати інформацію про список або отримати об’єднані оновлення списку. Можна отримувати оповіщення про змінення елементів списку або переглядати зміни у списку, використовуючи технологію RSS. RSS-канали дають змогу учасникам робочої групи переглядати об’єднаний список зміненої інформації.

За наявності значних розбіжностей між елементами, якими потрібно керувати, або між групами користувачів, які працюють із ними, можна використати кілька списків.

Кілька списків слід використовувати в таких випадках:

  • Користувачам не потрібні зведення елементів.

  • Різні групи користувачів із дозволами різного рівня працюють з інформацією.

  • До кількох наборів елементів потрібно застосувати різні настройки, наприклад керування версіями або затвердження.

  • Не потрібно аналізувати елементи разом або отримувати об’єднані оновлення списку.

Нижче наведено деякі способи впорядкування списків і їхніх елементів.

Додавання стовпців    -Допоможіть групі визначити елементи, які мають найважливіше значення, можна додати стовпці до списку. Наприклад, ви можете додати стовпець проекту до списку, щоб користувачі могли легко працювати над певними проектами, щоб полегшити перегляд і роботу з їхніми елементами. Крім того, можна додати інші стовпці, якщо потрібно зібрати додаткові відомості для кожного елемента списку, наприклад ім'я відділу або ім'я працівника.

Якщо у вас є кілька об'єктів у списку, може знадобитися індексувати певні стовпці, щоб підвищити продуктивність під час перегляду кількох об'єктів або переключення подань. Ця функція не змінює спосіб упорядкування елементів, але вона може дозволити організаціям легше зберігати велику кількість елементів у списку. Проте індексування може зайняти більше простору бази даних. У статті створення, змінення та видалення подання списку або бібліотеки.

Створення подань    -Використовуйте, якщо користувачі в групі часто мають змогу переглядати дані певним чином. Подання використовують стовпці для сортування, групування, фільтрування та відображення даних. Крім того, можна вибрати кількість відображуваних повідомлень одночасно в кожному поданні. Наприклад, користувачі можуть переглядати список у наборах записів 25 або 100 на сторінці, залежно від їх параметрів і швидкості підключення.

Подання дають змогу зберігати велику кількість об'єктів у списку, але щоб побачити лише потрібні набори, наприклад лише ті, що були опубліковані в цьому році, або лише поточні події в календарі. Ви можете створити особисті подання, доступні лише для вас, і якщо у вас є дозвіл на змінення списку, можна створити загальнодоступні подання, доступні для всіх користувачів. У статті створення, змінення та видалення подання списку або бібліотеки.

Створення папок    -Додавати папки до більшості типів списків, якщо власник списку дозволив створювати папки. Це особливо корисно, якщо елемент списку можна розділити таким чином, як-от Project або Group. Папки допомагають користувачам легше сканувати та керувати елементами списку. Технології Microsoft забезпечують подання дерева, що дає змогу користувачам переходити між сайтами та папками, схожими на те, що вони працюють із папками на жорсткому диску. Наприклад, кожен відділ може мати власну папку. Перегляньте статтю Створення папки в списку.

Див. також

Додавання, редагування або видалення списку елементів

Активація та настроювання функції керування версіями для списку або бібліотеки

Створення папки в списку

Видалення папки зі списку

Потрібна додаткова довідка?

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо, що знайшли час і надіслали нам відгук! Можливо, у нас не буде часу відповісти на кожен коментар, але докладемо максимум зусиль, щоб переглянути їх усі. Вас цікавить, як ми використовуємо ваші відгуки?

×