Збереження, резервне копіювання та відновлення файлу в Microsoft Office

Файл можна зберегти в папці на жорсткому диску, в мережному розташуванні, у хмарі, DVD-диску, на робочому столі або на флеш-пам'яті. Якщо ви маєте визначити місце призначення, якщо вона відрізняється від папки за замовчуванням, процес збереження однаковий, незалежно від того, яке місце призначення вибрано. За замовчуваннямOffice програми зберігають файли в стандартному робочому папці.

Крім того, ви можете зберегти файл у іншому форматі, наприклад у форматі RTF, CSV або PDF-файлу.

Збереження файлу для OneDrive або SharePoint дає змогу отримати доступ до нього на будь-якому пристрої та уможливлює такі функції, як автозбереження та журнал версій, які можуть завадити втраті даних, якщо файл несподівано закриється.

Щоб зберегти файл, виконайте наведені нижче дії.

  1. Натисніть клавіші Ctrl+S або виберіть файл > зберегти.

    Порада.: Також можна вибрати елемент зберегти Піктограма "Зберегти" на панелі швидкого доступу.

  2. Якщо ви зберігаєте файл уперше, введіть його ім’я.

Порада.: Збережіть файл у хмарному розташуванні, наприклад OneDrive або SharePoint, щоб мати доступ до нього будь-де, співпрацювати з іншими користувачами в реальному часі та в журналі версій Access.

За замовчуванням, якщо ви ввійшли в службу, файли зберігаються в OneDrive. Якщо потрібно зберегти поточний файл в іншому місці, клацніть розкривний список розташування , щоб переглянути інші розташування, які використовуються останнім часом. Якщо потрібне розташування немає, можна відкрити вікно повне збереження, вибравши Додаткові варіанти збереження.

Діалогове вікно збереження в Microsoft Excel для Office 365

Порада.: Якщо зберегти файл у OneDrive або SharePoint, функція автозбереженнябуде ввімкнена за замовчуванням, тому не потрібно запам'ятовувати, щоб зберегти їх у дорозі.

Щоб змінити розташування за замовчуванням для цих параметрів, які зберігаються в одному з інших папок, що використовуються нещодавно, установіть прапорець розташування , клацніть правою кнопкою миші розташування папки, яку потрібно встановити за замовчуванням, і виберіть пункт Установити як розташування за замовчуванням

Знімок екрана: установлення стандартного розташування в програмі Word під час збереження нового файлу

Якщо потрібно зберегти в іншому розташуванні, крім нещодавно використаних папок, виберіть пункт додаткові розташування. Якщо ви ще не отримали це оновлення, програми Office продовжуватимуть використовувати меню "файл" для збереження.

Поради.: 

  • Ви також можете натиснути клавішу F12 або вибрати файл > Зберегти як, щоб відкрити меню "файл".

  • Якщо ви використовуєте сполучення клавіш, якщо ви закриєте документ, наприклад ALT + F4, ви можете швидко вибрати параметр "не зберігати" файл за допомогою клавіші виклику клавіш для цієї кнопки (ALT + N).

Збереження копії як нового файлу (команда "Зберегти як")

Порада.: Якщо ви збираєтеся створити новий файл на основі наявного файлу, але лише потрібні зміни, збережені в новому файлі, доцільно зберегти копію , перш ніж вносити будь-які зміни. Таким чином вихідний файл залишиться незміненим, а внесені зміни збережуться лише в новій копії. Ви також можете клацнути правою кнопкою миші оригінальний файл і вибрати команду відкрити копію.

  1. Натисніть клавішу F12 або виберіть Файл > Зберегти як.

  2. За замовчуванням Office збереже копію в тому самому розташуванні, що й вихідний файл. Якщо вас влаштовує запропоноване розташування, перейдіть до кроку 3. Якщо потрібно зберегти копію в іншому розташуванні, виберіть його на цьому кроці.

    Розташування

    Опис

    Сайти – [назва_компанії]

    Бібліотеки документів SharePoint або Груп Office 365

    OneDrive – [назва_компанії]

    Сховище "OneDrive для бізнесу"

    OneDrive – особистий

    OneDrive для користувачів, що використовують обліковий запис Microsoft

    Цей ПК

    Локальний пристрій, включно з підключеними жорсткими дисками або флеш-пам’яттю

    Огляд

    Відкриває файловий провідник, звідки ви можете перейти до будь-якого розташування на комп’ютері

  3. Введіть ім’я копії й натисніть кнопку Зберегти.

Вихідний файл закриється, і ви працюватимете в новій копії, яку щойно створили.

Порада.: Якщо ви часто створюєте нові файли на основі цих файлів, можливо, ви захочете скористатися шаблонами, щоб спростити та безпечніше процес. Дізнайтеся , як створити шаблон для отримання додаткових відомостей.

Збереження файлу в іншому форматі

Можливо, ви захочете зберегти файл в іншому форматі, щоб ви або інший користувач могли відкрити файл у іншій програмі або в попередній версії. Наприклад, можливо, ви захочете зберегти документ Word як форматований текстовий файл (RTF) або книгу Excel як файл CSV з роздільниками-комами.

Увага!: Якщо зберегти файл Office у форматі, відмінного від формату Open XML (наприклад,. DOCX,. XLSX або. PPTX) деякі пов'язані з досвідом і сучасними функціями, такими як автозбереженняабо перевірка доступності , не працюватимуть у цьому файлі.

  1. Перейдіть на вкладку Файл.

  2. Виберіть пункт Зберегти як.

  3. Виберіть розташування, як-от OneDrive або "Цей ПК", у якому потрібно зберегти файл.

  4. У полі Ім’я файлу введіть нове ім’я для файлу.

  5. Зі списку Тип файлу виберіть формат, у якому потрібно зберегти файл. Наприклад, виберіть текст у форматі RTF (RTF), документ Word 97-2003 (DOC), веб-сторінку (HTM чи HTML) або текст, розділений комами (CSV).

    Клацніть розкривне меню з типами файлів, щоб вибрати інший формат свого документа

    Щоб отримати докладні відомості про те, як зберігати файли у форматах PDF (. PDF) або XPS (. XPS), перегляньте статтю зберегти або перетворити на формат PDF або XPS.

  6. Натисніть кнопку Зберегти.

Резервне копіювання та відновлення файлів

Резервне копіювання та відновлення файлів залежить від того, де й коли збережено. Щоб дізнатися більше про функцію, зокрема про те, які версії Office підтримують її, виберіть ім'я функції в таблиці нижче.

Збережено в OneDrive

Функції

Автоматичне збереження

Автозбереження автоматично зберігає файл, коли файл зберігається в OneDrive або SharePoint у Microsoft 365.

Журнал версій

Журнал версій дає змогу переглядати та відновлювати попередні версії файлів, що містяться в OneDrive або SharePoint у Microsoft 365.

Резервне копіювання за допомогою служби "OneDrive"

На ПК під керуванням ОС Windows можна створювати резервні копії робочого стола, документів і зображень, використовуючи OneDrive резервну копію папки для ПК. Крім того , у Windows 10 відображаються файли, які можна зберегти в службі OneDrive.

Відновлення "OneDrive " (лише для передплатою)

Ви можете відновити весь OneDrive до попереднього часу, якщо файли OneDrive видаляються, перезаписані, пошкоджені або заражені зловмисними програмами.

Відновлення видалених файлів і папок у OneDrive

Ви можете відновити файли та папки, видалені з OneDrive.

Збережено на пристрої

Якщо автозбереження ввімкнуто, а файл несподівано закриється, під час наступного відкриття програми Office відкриється діалогове вікно відновлення документа. Ви також можете відновити попередню версію файлу Office.

Увага!: Навіть якщо функцію автовідновлення ввімкнуто, під час роботи над ним можна часто зберігати файл, щоб уникнути втрати даних через неочікувану Несправність живлення або іншу проблему.

В Office 2016копію можна зберегти як новий файл або в іншому форматі чи розташуванні.

Збереження копії як нового файлу (команда "Зберегти як")

Порада.: Якщо ви хочете створити новий файл на основі наявного та зберегти зміни лише в ньому, спочатку потрібно зберегти копію наявного файлу. Таким чином вихідний файл залишиться незміненим, а внесені зміни збережуться лише в новій копії.

  1. Натисніть клавішу F12 або виберіть Файл > Зберегти як.

  2. За замовчуванням Office збереже копію в тому самому розташуванні, що й вихідний файл. Якщо потрібно зберегти копію в іншому розташуванні, виберіть його на цьому кроці. Якщо вас влаштовує запропоноване розташування, перейдіть до кроку 3.

  3. Введіть ім’я копії й натисніть кнопку Зберегти.

Вихідний файл закриється, і ви працюватимете в новій копії, яку щойно створили.

Порада.: Якщо ви часто створюєте нові файли на основі цих файлів, можливо, ви захочете скористатися шаблонами, щоб спростити та безпечніше процес. Дізнайтеся , як створити шаблон для отримання додаткових відомостей.

Збереження файлу в іншому розташуванні

Під час описаного вище процесу можна вибрати інше розташування.

  1. Виберіть розташування в хмарі, на сайті або пристрої, у якому потрібно зберегти файл.

    Розташування

    Опис

    Сайти – [назва_компанії]

    Бібліотеки документів SharePoint або Груп Office 365

    OneDrive – [назва_компанії]

    Сховище "OneDrive для бізнесу"

    OneDrive – особистий

    OneDrive для користувачів, що використовують обліковий запис Microsoft

    Цей ПК

    Локальний пристрій, включно з підключеними жорсткими дисками або флеш-пам’яттю

    Огляд

    Відкриває файловий провідник, звідки ви можете перейти до будь-якого розташування на комп’ютері

  2. Виберіть папку зі списку Останні папки або клацніть Огляд, щоб вибрати інше розташування.

  3. Підтвердьте ім’я файлу, який потрібно використовувати, і натисніть кнопку Зберегти.

Збереження файлу в іншому (старішому) форматі

Можливо, ви захочете зберегти файл в іншому форматі, щоб ви або інший користувач могли відкрити файл у іншій програмі або в попередній версії. Наприклад, можливо, ви захочете зберегти документ Word 2016 як форматований текстовий файл (RTF) або книгу Excel як файл CSV з роздільниками-комами.

  1. Відкрийте вкладку Файл.

  2. Виберіть Зберегти як.

  3. Виберіть розташування, як-от OneDrive або "Цей ПК", у якому потрібно зберегти файл.

  4. У полі Ім’я файлу введіть нове ім’я для файлу.

  5. Зі списку Тип файлу виберіть формат, у якому потрібно зберегти файл. Наприклад, виберіть текст у форматі RTF (RTF), документ Word 97-2003 (DOC), веб-сторінку (HTM чи HTML) або текст, розділений комами (CSV).

    Клацніть розкривне меню з типами файлів, щоб вибрати інший формат свого документа

    Примітка.: Щоб отримати докладні відомості про те, як зберігати файли у форматах PDF (. PDF) або XPS (. XPS), перегляньте статтю зберегти або перетворити на формат PDF або XPS.

  6. Натисніть кнопку Зберегти.

В Office 2013 ви можете зберегти копію файлу або перенести його до іншого розташування.

  1. Виберіть розташування в хмарі, на сайті або пристрої, у якому потрібно зберегти файл.

    Розташування

    Опис

    Сайти – [назва_компанії]

    Бібліотеки документів SharePoint Server 2013 або попередніх версій

    OneDrive – [назва_компанії]

    OneDrive для роботи та навчальних закладів

    OneDrive – особистий

    OneDrive для користувачів, що використовують обліковий запис Microsoft

    Інші веб-розташування

    Будь-які інші сайти, доступ до сховища файлів яких ви маєте

    Комп’ютер

    Локальний пристрій

  2. Виберіть папку зі списку Останні папки або клацніть Огляд, щоб вибрати інше розташування.

  3. Підтвердьте ім’я файлу, який потрібно використовувати, і натисніть кнопку Зберегти.

У діалоговому вікні Збереження документа ви також можете зберегти файл у новому розташуванні за допомогою області переходів.

Діалогове вікно "Збереження документа" у Windows Vista та Windows 7

  1. Щоб вибрати папку або ввести шлях до неї, використовуйте рядок адреси.

  2. Щоб швидко відобразити популярні розташування, використовуйте область переходів.

  3. Щоб переглянути більше типів файлів, клацніть стрілку.

Крім того, у діалоговому вікні Збереження документа можна перейменувати файл або змінити його попереднє розташування, вибравши іншу папку.

Можливо, ви захочете зберегти файл в іншому форматі, щоб ви або інший користувач могли відкрити файл у іншій програмі або в попередній версії. Наприклад, можливо, ви захочете зберегти документ Word як форматований текстовий файл (RTF) або книгу Excel як файл CSV з роздільниками-комами.

  1. Перейдіть на вкладку Файл.

  2. Виберіть Зберегти як.

  3. Виберіть розташування, як-от OneDrive або "Цей ПК", у якому потрібно зберегти файл.

  4. У полі Ім’я файлу введіть нове ім’я для файлу.

  5. У списку Тип файлу виберіть формат, у якому потрібно зберегти файл. Наприклад, виберіть текст у форматі RTF (RTF), веб-сторінки (HTM чи HTML) або тексту, розділеного комами (CSV).

    Клацніть розкривне меню з типами файлів, щоб вибрати інший формат свого документа

    Примітка.: Щоб отримати докладні відомості про те, як зберігати файли у форматах PDF (. PDF) або XPS (. XPS), перегляньте статтю зберегти або перетворити на формат PDF або XPS.

  6. Натисніть кнопку Зберегти.

Якщо ви використовуєте Office 2010, ви можете зберігати файли в попередній версії Office, вибравши її у списку тип файлу в діалоговому вікні Зберегти як . Наприклад, можна зберегти документ Word 2010 (. docx) як документ 97-2003 (. doc).

Примітки.: 

  • Office 2010 продовжує використовувати формати файлів на основі XML, наприклад DOCX, XLSX і pptx, впроваджені в Office 2007. Таким чином, файли, створені в Microsoft Word 2010, Microsoft Excel 2010 та Microsoft PowerPoint 2010, можна відкрити в Office 2007 програмах без спеціальних надбудов або втрати функціональності. Докладні відомості наведено в статті відкриття ФОРМАТІВ XML і розширень імен файлів.

  • Докладні відомості про сумісність файлів із різних випусків див. в цій статті.

Щоб дізнатися про зберігання файлів Microsoft Access 2010 .ACCDB в старішому форматі .MDB, перегляньте статтю Перетворення бази даних Access 2007 у форматі файлу попередньої версії.

  1. Відкрийте вкладку Файл.

  2. Виберіть пункт Зберегти як.

  3. У полі Ім’я файлу введіть нове ім’я для файлу.

  4. Натисніть кнопку Зберегти.

У діалоговому вікні Збереження документа ви також можете зберегти файл у новому розташуванні за допомогою області переходів.

Діалогове вікно "Збереження документа" у Windows Vista та Windows 7

  1. Щоб вибрати папку або ввести шлях до неї, використовуйте рядок адреси.

  2. Щоб швидко відобразити популярні розташування, використовуйте область переходів.

  3. Щоб переглянути більше типів файлів, клацніть стрілку.

Крім того, у діалоговому вікні Збереження документа можна перейменувати файл або змінити його попереднє розташування, вибравши іншу папку.

Можливо, ви захочете зберегти файл в іншому форматі, щоб ви або інший користувач могли відкрити файл у іншій програмі або в попередній версії. Наприклад, можливо, ви захочете зберегти документ Word як форматований текстовий файл (RTF) або книгу Excel як файл CSV з роздільниками-комами.

  1. Перейдіть на вкладку Файл.

  2. Виберіть Зберегти як.

  3. Виберіть розташування, як-от OneDrive або "Цей ПК", у якому потрібно зберегти файл.

  4. У полі Ім’я файлу введіть нове ім’я для файлу.

  5. У списку Тип файлу виберіть формат, у якому потрібно зберегти файл. Наприклад, виберіть текст у форматі RTF (RTF), веб-сторінки (HTM чи HTML) або тексту, розділеного комами (CSV).

    Клацніть розкривне меню з типами файлів, щоб вибрати інший формат свого документа

    Примітка.: Щоб отримати докладні відомості про те, як зберігати файли у форматах PDF (. PDF) або XPS (. XPS), перегляньте статтю зберегти або перетворити на формат PDF або XPS.

  6. Натисніть кнопку Зберегти.

Якщо ви використовуєте Office 2010, ви можете зберігати файли в попередній версії Office, вибравши її у списку тип файлу в діалоговому вікні Зберегти як . Наприклад, можна зберегти документ Word 2010 (. docx) як документ 97-2003 (. doc).

Примітки.: 

  • Office 2010 продовжує використовувати формати файлів на основі XML, наприклад DOCX, XLSX і pptx, впроваджені в Office 2007. Таким чином, файли, створені в Microsoft Word 2010, Microsoft Excel 2010 та Microsoft PowerPoint 2010, можна відкрити в Office 2007 програмах без спеціальних надбудов або втрати функціональності. Докладні відомості наведено в статті відкриття ФОРМАТІВ XML і розширень імен файлів.

  • Докладні відомості про сумісність файлів із різних випусків див. в цій статті.

Щоб дізнатися про зберігання файлів Microsoft Access 2010 .ACCDB в старішому форматі .MDB, перегляньте статтю Перетворення бази даних Access 2007 у форматі файлу попередньої версії.

Ми дослухаємося до вас

Цю статтю оновлено 29 січня 2020 як результат ваших зауважень. Якщо ви дізналися про це, а особливо, якщо ви цього не зробили, використовуйте елементи керування відгук нижче, щоб повідомити нам, як ми можемо зробити це краще.

Додаткові відомості

Примітка.:  Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була ця інформація корисною. Для довідки цю статтю можна переглянути англійською мовою.

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо, що знайшли час і надіслали нам відгук! Можливо, у нас не буде часу відповісти на кожен коментар, але докладемо максимум зусиль, щоб переглянути їх усі. Вас цікавить, як ми використовуємо ваші відгуки?

×