Зв'язування та відстеження повідомлень електронної пошти в Диспетчері бізнес-контактів

Відстежуючи повідомлення електронної пошти до та від людей, пов'язаних із бізнесом, може бути складним завданням, і коли ви втратите повідомлення, ви можете втратити можливості збуту. Щоб вирішити цю адресу, Диспетчер бізнес-контактів для Outlook перетворює бізнес- запис на віртуальну поштову скриньку електронної пошти, дозволяючи зв'язувати повідомлення електронної пошти з ним.

У цій статті описано, як пов'язати окремі повідомлення електронної пошти, щоб Диспетчер бізнес-контактів для Outlook записи, а також про те, як настроїти зв'язування та відстеження електронної пошти, щоб автоматично зв'язувати повідомлення з записами, зокрема бізнес-проектами.

Увага!:  Якщо в базі даних є кілька користувачів, будь-який користувач, який має доступ до бази даних, може переглядати зв'язані повідомлення електронної пошти.

У цій статті

Зв'язування окремих повідомлень електронної пошти з записами

Автоматичне зв'язування повідомлень електронної пошти з записами

Вимкнення зв'язування та відстеження електронної пошти

Розуміння проблем конфіденційності та безпеки за допомогою зв'язування та відстеження електронної пошти в спільній базі даних

Видалення повідомлень електронної пошти з запису

Зв'язування повідомлень електронної пошти з записами

Ви можете пов'язати повідомлення електронної пошти з типами записів Бізнес-партнер і Бізнес-контакт, а також бізнес-проектами. А потім за кілька кліків можна переглянути повідомлення, зв'язані з записом.

Під час зв'язування бізнес-контактів і бізнес-проектів з обліковим записом можна також переглядати повідомлення електронної пошти, зв'язані з кожним бізнес-контактом і бізнес-проектом в історії зв'язків запису бізнес-партнера.

Автоматичне зв'язування повідомлень електронної пошти з записами

Функція зв'язування та відстеження електронної пошти дає змогу автоматично зв'язувати та відстежувати повідомлення електронної пошти зі своїх облікових записів і бізнес-контактів, читати застарілі та навіть переглядати надіслані їм повідомлення. Ви також можете автоматично зв'язувати повідомлення електронної пошти за темами бізнес-проектів.

На початок сторінки

Зв'язування окремих повідомлень електронної пошти з записами

Повідомлення електронної пошти, на які ви пов'язуєте з обліковим записом, бізнес-контактом або бізнес-проекту, залишаться в програмі Outlook. Повідомлення електронної пошти також перелічено в історії зв'язків запису та Папка історії зв’язківДиспетчер бізнес-контактів для Outlook.

Чотири КБ повідомлення зберігається в базі даних Диспетчера бізнес-контактів, щоб мати доступ до всього або частини повідомлення, навіть якщо його видалено з програми Outlook. Якщо початкове повідомлення було більшим за 4 КБАЙТ, ви матимете доступ лише до частини повідомлення, якщо його видалено з програми Outlook.

  1. У програмі Outlook клацніть або відкрийте повідомлення електронної пошти, яке потрібно зв'язати з записом.

  2. На стрічці в полі бізнес -Група натисніть кнопку зв'язати з записом.

  3. У діалоговому вікні посилання на запис Диспетчера бізнес-контактів у списку тип елемента виберіть тип запису, який потрібно відшукати.

    Примітка.:  Якщо вибрати запис потенційної угоди, повідомлення електронної пошти фактично зв'язане з бізнес-партнером або діловою контактною особою запису потенційної угоди.

  4. У списку записів Виберіть запис.

    Якщо потрібно зв'язати елемент із кількома записами, виберіть ці записи.

Як вибрати кілька записів?

Щоб вибрати суміжні записи, натисніть клавішу Shift, а потім виберіть перший і останній запис у групі, яку потрібно додати. Щоб вибрати суміжні записи, натисніть клавішу Ctrl, а потім виберіть окремі записи. Щоб вибрати всі записи, виберіть один, а потім натисніть сполучення клавіш Ctrl+A.

  1. У розділі зв'язані записинатисніть кнопку зв'язати з.

    Вибрані записи наведено в полі посилання на .

  2. Натисніть кнопку ОК.

Перегляд повідомлень електронної пошти, зв'язаних із записом

Щоб переглянути повідомлення електронної пошти, зв'язані з записом, відкрийте запис, а потім перейдіть на вкладку журнал .

Повідомлення електронної пошти, а також будь-які інші елементи історії зв'язків, зв'язані з записом, наведено в списку.

Відомості про інші компоненти історії зв'язків наведено в статті відстеження зв'язків із клієнтами в Диспетчері бізнес-контактів.

На початок сторінки

Автоматичне зв'язування повідомлень електронної пошти з записами

Під час ввімкнення Зв’язування й відстеження повідомлень електронної пошти будь-які нові повідомлення електронної пошти або з вибраних адрес електронної пошти автоматично зв'язуються з записами.

Ви також можете шукати минулі повідомлення електронної пошти та зв'язувати їх із записами.

Повідомлення відображаються в історії зв'язків запису, який містить вибрану адресу електронної пошти.

Якщо ви пов'язуєте з повідомлення електронної пошти, і немає наявного Диспетчер бізнес-контактів для Outlook запису, який відповідає адресі електронної пошти, функція зв'язування та відстеження створить новий запис бізнес-контакту та пов'язує повідомлення електронної пошти з ним.

На початок сторінки

Перед зв'язуванням та відстеженням

Перш ніж ввімкнути функцію зв'язування та відстеження електронної пошти, виконайте наведені нижче дії.

Підтвердьте, що ви ввели адреси електронної пошти у свої записи Диспетчер бізнес-контактів для Outlook.

  1. В області переходів у розділі Диспетчер бізнес-контактів виберіть одну з наведених нижче папок, щоб відобразити робочу область:

    • Керування контактами.

    • Збут.

    • Керування проектами.

  2. Виберіть вкладку, що містить потрібний запис, а потім двічі клацніть запис, щоб відкрити його.

  3. Переконайтеся, що адреса електронної пошти відображається в полі адреса електронної пошти .

Переконайтеся, що Outlook настроєно для збереження надісланих повідомлень до папки " надіслані ".

Щоб легко пов'язати та відстежувати вихідні повідомлення, збережіть надіслані повідомлення до папки надіслані .

  1. Перейдіть на вкладку Файл.

  2. Виберіть пункт Параметри.

  3. Виберіть пункт пошта, а потім прокрутіть до розділу збереження повідомлень .

  4. Переконайтеся, що прапорець поруч із пунктом Зберегти копії повідомлень у папці "надіслані ". Якщо потрібно також пов'язати та відстежувати переадресовані повідомлення, переконайтеся, що встановлено прапорець зберегти переадресовані повідомлення .

  5. Натисніть кнопку ОК.

Щоб захистити конфіденційність, якщо ви надаєте спільний доступ до бази даних Диспетчер бізнес-контактів для Outlook іншим користувачам, повідомлення електронної пошти, позначені як особисті, приватні або конфіденційні, не зв'язані та відстежуються.

На початок сторінки

Настроювання зв'язування та відстеження електронної пошти

  1. Перейдіть на вкладку Файл.

  2. Перейдіть на вкладку Диспетчер бізнес-контактів , а потім натисніть кнопку керування зв'язуванням і відстеженням .

  3. У діалоговому вікні керування зв'язуванням та відстеженням на вкладці Електронна пошта установіть прапорці поруч із адресами електронної пошти, які потрібно зв'язати та відстежувати.

    Якщо запис містить кілька адрес електронної пошти, запис облікового запису або бізнес-контакту буде додано кілька разів.

    Зображення макета «Процес зі зсунутими рисунками»

  4. Зніміть прапорці поруч із будь-якими адресами електронної пошти, які не потрібно зв'язувати та відстежувати.

  5. Перейдіть на вкладку папки .

    Усі папки вибрано за замовчуванням.

    Примітка.:  Якщо у вас є правила Outlook для маршрутизації повідомлень електронної пошти в різні папки, переконайтеся, що ви вибрали ці папки на вкладці " папки ", щоб пов'язати та відстежувати ці повідомлення.

  6. Натисніть кнопку ОК.

    Усі майбутні повідомлення електронної пошти та з вибраних адрес у вибраних папках автоматично відстежуються.

    Ви також можете настроїти зв'язування та відстеження з повідомлення електронної пошти. У папці "Вхідні" клацніть або відкрийте повідомлення електронної пошти. На стрічці в полі бізнес -Група натисніть кнопку зв'язати & доріжка. У діалоговому вікні посилання & відстеження виберіть адреси електронної пошти, а потім натисніть кнопку OK. Якщо немає наявного Диспетчер бізнес-контактів для Outlook запису, який відповідає адресі електронної пошти, зв'язування адреси електронної пошти створює запис бізнес-контакту.

На початок сторінки

Зв'язування минулих повідомлень у своїх облікових записах і бізнес-контактах

Якщо потрібно створити посилання на повідомлення, які ви отримали, перш ніж ввімкнути зв'язок і відстеження повідомлень електронної пошти, Диспетчер бізнес-контактів для Outlook можете відшукати повідомлення для вас і пов'язати їх зі своїми обліковими записами та бізнес-контактами.

  1. Перейдіть на вкладку Файл.

  2. Перейдіть на вкладку Диспетчер бізнес-контактів , а потім натисніть кнопку керування зв'язуванням і відстеженням .

  3. У діалоговому вікні керування зв'язуванням та відстеженням виконайте наведені нижче дії, якщо потрібно:

    • Установіть прапорці для облікових записів і бізнес-контактів, чиї повідомлення потрібно шукати та зв'язати.

    • Зніміть прапорці поруч із обліковими записами або бізнес-контактами, до яких ви не хочете зв'язувати повідомлення.

      Якщо запис містить кілька адрес електронної пошти, запис облікового запису або бізнес-контакту буде додано кілька разів.

  4. Якщо потрібно вказати, де Диспетчер бізнес-контактів для Outlook шукати минулі повідомлення, на вкладці папки встановіть або зніміть прапорці поруч із іменами папок.

  5. Натисніть кнопку Пошук і посилання.

    the manage linking and tracking dialog box with the search and link button outlined.

  6. У діалоговому вікні зв'язати наявну електронну пошту , якщо потрібно виключити повідомлення електронної пошти, старішу за певну дату, установіть прапорець ігнорувати повідомлення, старішу , а потім виберіть дату з календаря.

  7. Натисніть кнопку Пуск.

  8. Коли Пошук і зв'язування завершено, натисніть кнопку закрити.

  9. Якщо потрібно, у діалоговому вікні керування зв'язуванням та відстеженням змініть вибрані параметри для майбутніх повідомлень електронної пошти.

    Увага!:  Якщо натиснути кнопку OK у діалоговому вікні керування зв'язуванням і відстеженням , не змінюючи вибраних адрес і папок електронної пошти, ваші майбутні повідомлення електронної пошти буде зв'язано та відстежуватися на основі вибраних варіантів пошуку та зв'язування.

  10. У діалоговому вікні керування зв'язуванням та відстеженням натисніть кнопку OK.

На початок сторінки

Зв'язування повідомлень електронної пошти за темами бізнес-проектів

Ви можете зв'язати повідомлення електронної пошти із записом бізнес-проекту на основі теми повідомлень електронної пошти. Докладні відомості про записи бізнес-проектів наведено в статті упорядкування бізнес-проектів у Диспетчері бізнес-контактів.

Попередження!:  Якщо ви пов'язуєте повідомлення з бізнес-проектом, а потім хочете вимкнути функцію зв'язування та відстеження, потрібно вимкнути її для кожної унікальної теми електронної пошти.

Докладні відомості наведено в статті вимкнення посилань на повідомлення електронної пошти та відстеження за темою , що згодом наведено в цій замітці.

  1. Клацніть або відкрийте повідомлення електронної пошти, яке потрібно зв'язати з записом бізнес-проекту.

  2. На стрічці в полі бізнес -Група натисніть кнопку зв'язати & доріжка.

  3. У діалоговому вікні посилання & відстеження перейдіть на вкладку Тема повідомлення електронної пошти .

    The Link and Track dialog box on the E-mail Subject tab, with a check box next to a Business Project selected.

  4. Установіть прапорець поруч із назвою проекту, до якого потрібно пов'язати повідомлення електронної пошти.

  5. Натисніть кнопку ОК.

На початок сторінки

Вимкнення зв'язування та відстеження електронної пошти

Якщо ви більше не хочете, щоб автоматично пов'язати повідомлення електронної пошти з записами, можна вимкнути зв'язування та відстеження електронної пошти.

Ви можете заборонити зв'язування та відстеження електронної пошти, якщо ви надаєте спільний доступ до бази даних вашим співробітникам, оскільки вони можуть переглядати всі зв'язані повідомлення електронної пошти. Щоб заборонити їм переглядати лише ті повідомлення, які вже зв'язані, перегляньте статтю видалення повідомлень електронної пошти з запису , що згодом міститься в цій статті.

На початок сторінки

Вимкнення зв'язків і відстеження електронної пошти для облікових записів і бізнес-контактів

  1. Перейдіть на вкладку Файл.

  2. Перейдіть на вкладку Диспетчер бізнес-контактів , а потім натисніть кнопку керування зв'язуванням і відстеженням .

  3. У діалоговому вікні керування зв'язуванням та відстеженням на вкладках повідомлення електронної пошти та папки натисніть кнопку Очистити все , щоб видалити всі прапорці.

    Якщо потрібно вимкнути зв'язування та відстеження лише для певних записів, зніміть прапорці поруч із ними.

  4. Натисніть кнопку ОК.

    Примітка.:  Вимкнення зв'язків і відстеження повідомлень електронної пошти припиняє зв'язувати будь-які майбутні повідомлення електронної пошти з записами. Якщо потрібно видалити повідомлення електронної пошти, зв'язані з записами, їх потрібно видалити після вимкнення зв'язування та відстеження електронної пошти. Докладні відомості наведено в розділі видалення повідомлень електронної пошти з запису в цій статті.

На початок сторінки

Вимкнення функції "зв'язування та відстеження електронної пошти" за темою

  1. В області переходів у розділі Диспетчер бізнес-контактіввиберіть елемент керування проектами.

  2. На вкладці бізнес-проекти двічі клацніть потрібний проект.

  3. На стрічці в групі Відображення клацніть елемент Журнал.

  4. Клацніть правою кнопкою миші повідомлення електронної пошти з темою, для якої потрібно припинити зв'язування та відстеження, а потім натисніть кнопку зв'язати & трек.

  5. Виконайте такі дії.

    • Вимкнення зв'язків і відстеження електронної пошти для облікових записів і бізнес-контактів     Якщо потрібно, на вкладці адреса електронної пошти натисніть кнопку Очистити все , щоб припинити зв'язування та відстеження повідомлень для облікових записів і бізнес-контактів.

    • Вимкнення зв'язків і відстеження електронної пошти для бізнес-проектів     Перейдіть на вкладку Тема повідомлення електронної пошти , а потім натисніть кнопку Очистити все.

      Ви можете заборонити зв'язування та відстеження електронної пошти лише для тих бізнес-проектів, облікових записів і бізнес-контактів, зв'язаних із вибраним повідомленням. Щоб вимкнути зв'язування та відстеження бізнес-проектів, потрібно вимкнути її для кожної унікальної теми електронної пошти.

  6. Натисніть кнопку ОК.

    Примітка.:  Вимкнення зв'язків і відстеження повідомлень електронної пошти припиняє зв'язувати будь-які майбутні повідомлення електронної пошти з записами. Якщо потрібно видалити повідомлення електронної пошти, зв'язані з записами, їх потрібно видалити після вимкнення зв'язування та відстеження електронної пошти. Докладні відомості наведено в розділі видалення повідомлень електронної пошти з запису в цій статті.

На початок сторінки

Розуміння проблем конфіденційності та безпеки за допомогою зв'язування та відстеження електронної пошти в спільній базі даних

Коли ви надаєте спільний доступ до бази даних, ви надаєте спільний доступ до всіх відомостей у базі даних усім користувачам, які мають доступу до нього. Якщо ви настроїли автоматичне зв'язування та відстеження повідомлень електронної пошти, усі поточні та майбутні повідомлення електронної пошти та інші елементи історії зв'язків, зв'язані з записами, доступні для всіх користувачів, які мають доступ до бази даних. Докладні відомості про надання спільного доступу до бази даних наведено в статті надання спільного доступу до даних Диспетчера бізнес-контактів іншим користувачам.

Якщо в базі даних є кілька користувачів     Будь-який користувач, який має доступ до бази даних, може переглядати зв'язані повідомлення та інші елементи історії зв'язків.

  • Щоб заборонити колегам отримувати доступ до зв'язаних повідомлень електронної пошти, але все одно потрібно використовувати посилання на повідомлення електронної пошти та відстежувати майбутні повідомлення, видаліть наявне повідомлення з записів перед тим, як надати спільний доступ до бази даних. Щоб отримати докладніші відомості, перегляньте статтю видалення повідомлень електронної пошти з запису згодом в цій статті.

  • Якщо ви не хочете, щоб ваші колеги мали доступ до майбутніх повідомлень електронної пошти, але хочете, щоб вони мали доступ до попередніх повідомлень, вимкніть зв'язок і відстежуючи, перш ніж надавати спільний доступ до бази даних. У цій статті наведено розділ вимкнення зв'язків і відстеження повідомлень електронної пошти .

  • Щоб заборонити колегам отримувати доступ до всіх поточних і майбутніх повідомлень електронної пошти, пов'язаних із записами, вимкніть посилання на повідомлення електронної пошти та відстежуючи та видаліть повідомлення електронної пошти з усіх записів перед тим, як надати спільний доступ до бази даних.

Якщо ви – єдина особа, яка використовує базу даних, або ви надаєте спільний доступ до бази даних, щоб створити копію на портативному комп'ютері.     Ці міркування безпеки мінімальні, як-от збереження захисту паролем. Ви можете сміливо ввімкнути будь-яку адресу електронної пошти для зв'язування та відстеження, оскільки ніхто інший не може бачити повідомлення.

Примітка.:  Щоб створити копію бази даних, яка використовуватиметься під час виходу з Office, спочатку потрібно надати спільний доступ до бази даних Диспетчера бізнес-контактів, але ще один користувач бази даних. Щоб отримати відомості про те, як створити копію бази даних, ознайомтеся зі службою надання спільного доступу до даних Диспетчера бізнес-контактів іншим користувачам.

На початок сторінки

Видалення повідомлень електронної пошти з запису

Повідомлення електронної пошти можна зв'язати з кількома записами. Якщо видалити зв'язане повідомлення з одного запису, його буде видалено з історії зв'язків лише цього запису. Якщо повідомлення електронної пошти зв'язано з іншими записами, вони не впливають. Наприклад, якщо повідомлення електронної пошти зв'язано з провідним обліковим записом і не пов'язаним із ним, видалення повідомлення електронної пошти від інтересу не видаляє повідомлення з запису бізнес-партнера.

Видалення повідомлення електронної пошти з запису не видаляє повідомлення електронної пошти в програмі Outlook.

  1. В області переходів у розділі Диспетчер бізнес-контактів виберіть одну з наведених нижче папок, щоб відобразити робочу область:

    • Керування контактами.

    • Збут.

    • Керування проектами.

  2. Виберіть вкладку, що містить потрібний запис, а потім двічі клацніть запис, щоб відкрити його.

  3. На стрічці в групі відображення натисніть кнопку журнал .

    Повідомлення електронної пошти, а також будь-які інші елементи історії зв'язків, зв'язані з записом, наведено в списку.

    Щоб відобразити лише повідомлення електронної пошти на сторінці " журнал ", на стрічці перейдіть на вкладку подання . Натисніть кнопку тип елемента , а потім виберіть пункт Електронна пошта.

  4. Виберіть повідомлення електронної пошти, які потрібно видалити.

    Щоб вибрати один із суміжних записів, натисніть клавішу SHIFT, а потім клацніть перший і останній записи групи, яку потрібно видалити. Щоб вибрати суміжні записи, натисніть клавішу Ctrl, а потім виберіть окремі записи.

  5. Натисніть кнопку Видалити .

Докладні відомості про видалені записи наведено в статті видалення записів Диспетчера бізнес-контактів.

Щоб дізнатися про те, як відновити видалені елементи, у статті відновлення запису в Диспетчері бізнес-контактів.

На початок сторінки

Видалення всіх повідомлень електронної пошти з записів

  1. В області переходів натисніть кнопку Диспетчер бізнес-контактів.

  2. У розділі бізнес-записивиберіть пункт журнал зв'язків.

  3. Клацніть заголовок стовпця тип елемента , щоб відсортувати список за типом елемента.

  4. Виберіть усі повідомлення електронної пошти або виберіть усі повідомлення електронної пошти, які потрібно видалити.

    Щоб вибрати один із суміжних записів, натисніть клавішу SHIFT, а потім клацніть перший і останній записи групи, яку потрібно видалити. Щоб вибрати суміжні записи, натисніть клавішу Ctrl, а потім виберіть окремі записи.

  5. Клацніть правою кнопкою миші вибрані повідомлення електронної пошти, а потім натисніть кнопку Видалити.

Відомості про інші компоненти історії зв'язків наведено в статті відстеження зв'язків із клієнтами в Диспетчері бізнес-контактів.

На початок сторінки

Примітка.:  Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була ця інформація корисною. Для довідки цю статтю можна переглянути англійською мовою.

Потрібна додаткова довідка?

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо, що знайшли час і надіслали нам відгук! Можливо, у нас не буде часу відповісти на кожен коментар, але докладемо максимум зусиль, щоб переглянути їх усі. Вас цікавить, як ми використовуємо ваші відгуки?

×