Злиття за допомогою електронної таблиці Excel

Нижче наведено кілька порад, які допоможуть підготувати електронну таблицю Excel для злиття. Переконайтеся, що:

  • Імена стовпців в електронній таблиці мають відповідати іменам полів, які потрібно вставити під час злиття. Наприклад, щоб адресувати читачам ім'я свого імені в документі, потрібні окремі стовпці для першого та останнього назв.

  • Усі дані, які беруть участь у злитті, перебувають на першому аркуші електронної таблиці.

  • Записи даних в електронній таблиці, які містять значення у відсотках, грошові значення та поштові індекси, належним чином відформатовано, щоб програма Word правильно їх прочитала.

  • Електронна таблиця Excel, яка буде використовуватися в злитті, зберігається на локальному комп’ютері.

  • Зміни або доповнення до електронної таблиці буде завершено, перш ніж його буде підключено до документа злиття в Word.

Примітки.: 

  • Ви можете імпортувати дані з електронної таблиці Excel, виконавши імпорт із файлу з роздільниками-комами (CSV) або текстового файлу (TXT), і створити нову електронну таблицю за допомогою майстра імпорту тексту.

  • Докладні відомості див. в статті Підготовка джерела даних Excel до злиття в програмі Word.

Підключення та редагування списку розсилки

Підключення до джерела даних. Докладні відомості наведено в статті джерела даних, які можна використовувати для злиття.

Редагування списку розсилки

  1. Натисніть кнопку Редагувати список одержувачів.

    Знімок екрана: вкладка "Розсилки" в програмі Word із виділеною кнопкою "Редагувати список одержувачів"

  2. У одержувачів злиттязніміть прапорець біля імені будь-якого користувача, якого ви не хочете отримувати поштою.

    Вибір рядків за допомогою встановлення прапорців

    Примітка.: Список можна відсортувати або відфільтрувати, щоб спростити пошук імен і адрес. Докладні відомості наведено в статті сортування даних для злиття або фільтрування даних для злиття.

Ви можете вставити одне або кілька полів злиття, які беруть дані з електронної таблиці та поміщають їх у документ.

Вставлення полів злиття на конверт, підпис, повідомлення електронної пошти або лист

  1. Перейдіть на сторінку розсилки > Блок адреси.

    Вставлення поля злиття ''Блок адреси''

    Докладні відомості наведено в статті Вставлення блоку адреси

  2. Щоб додати рядок привітання, натисніть кнопку рядок привітання.

    Знімок екрана: вкладка "Розсилки" в програмі Word із виділеною кнопкою "Рядок привітання"

    Докладні відомості наведено в статті Вставлення рядка привітання.

  3. Щоб додати інші поля злиття, як-от номери рахунків-фактури, ознайомтеся з полями Вставлення полів злиття.

  4. Натисніть кнопку OK.

  5. На вкладці Файл виберіть команду Зберегти.

щоб дізнатися більше про параметри настроювання повідомлення електронної пошти, перегляньте статтю злиття в програмі Word.

Вставивши потрібні поля злиття, перегляньте результати, щоб переконатися в тому, що вміст добре. Після цього ви будете готові завершити процес злиття.

  1. Перейдіть до розсилки> результатів ознайомлювального результату.

    Знімок екрана: вкладка "Розсилки" в програмі Word із групою "Попередній перегляд результатів"

  2. Натисніть кнопку далі Кнопка "Наступний запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття або попередні Кнопка "Попередній запис" у групі попереднього перегляду результатів злиття , щоб переходити між записами в джерелі даних і переглядати їх у документі.

  3. Послідовно виберіть елементи завершити & об'єднати > друкувати документи або Надіслати повідомлення електронної пошти.

    Знімок екрана: вкладка "Розсилки" в програмі Word із меню "Завершити й об’єднати" та його параметрами

Якщо зберегти документ злиття, зв’язок між ним і джерелом даних збережеться. Таким чином документ злиття можна буде використати повторно для наступної групової розсилки.

  • Відкрийте документ злиття й натисніть кнопку Так, коли програма Word запропонує вам зберегти зв’язок.

Нижче наведено кілька порад, які допоможуть підготувати електронну таблицю Excel для злиття. Переконайтеся, що:

  • Імена стовпців в електронній таблиці мають відповідати іменам полів, які потрібно вставити під час злиття. Наприклад, щоб адресувати читачам ім'я свого імені в документі, потрібні окремі стовпці для першого та останнього назв.

  • Усі дані, які беруть участь у злитті, перебувають на першому аркуші електронної таблиці.

  • Записи даних в електронній таблиці, які містять значення у відсотках, грошові значення та поштові індекси, належним чином відформатовано, щоб програма Word правильно їх прочитала.

  • Електронна таблиця Excel, яка буде використовуватися в злитті, зберігається на локальному комп’ютері.

  • Зміни або доповнення до електронної таблиці буде завершено, перш ніж його буде підключено до документа злиття в Word.

Докладні відомості див. в статті Підготовка джерела даних Excel до злиття в програмі Word.

Підключення та редагування списку розсилки

Підключення до джерела даних. Докладні відомості наведено в статті джерела даних, які можна використовувати для злиття.

  1. Натисніть кнопку Редагувати список одержувачів.

    Докладні відомості наведено в статті злиття: редагування одержувачів.

    Докладні відомості про сортування та фільтрування наведено в статті сортування даних для злиття або фільтрування даних для злиття.

  2. Натисніть кнопку OK.

Ви можете вставити одне або кілька полів злиття, які беруть дані з електронної таблиці та поміщають їх у документ.

  1. Перейдіть на сторінку розсилки > вставити поле злиття.

  2. Додайте потрібне поле.

  3. Повторіть кроки 1 і 2 за потреби.

  4. На вкладці Файл виберіть команду Зберегти.

щоб дізнатися більше про параметри настроювання повідомлення електронної пошти, перегляньте статтю злиття в програмі Word.

Вставивши потрібні поля злиття, перегляньте результати, щоб переконатися в тому, що вміст добре. Після цього ви будете готові завершити процес злиття.

  1. Перейдіть до розсилки> результатів ознайомлювального результату.

  2. Натисніть кнопку Далі або попередній , щоб переходити між записами в джерелі даних і переглядати їх у документі.

  3. Послідовно виберіть елементи завершити & об'єднати > друкувати документи або об'єднати в повідомлення електронної пошти.

Якщо зберегти документ злиття, зв’язок між ним і джерелом даних збережеться. Таким чином документ злиття можна буде використати повторно для наступної групової розсилки.

  • Відкрийте документ злиття й натисніть кнопку Так, коли програма Word запропонує вам зберегти зв’язок.

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо, що знайшли час і надіслали нам відгук! Можливо, у нас не буде часу відповісти на кожен коментар, але докладемо максимум зусиль, щоб переглянути їх усі. Вас цікавить, як ми використовуємо ваші відгуки?

×