Зменшення розміру поштової скриньки та файлів даних Outlook (PST та OST)

Зменшення розміру поштової скриньки та файлів даних Outlook (PST та OST)

Що більше електронної пошти, яке ви надсилаєте, і отримаєте, тим більший розмір поштової скриньки Outlook може зростати. Великі поштові скриньки можуть зайняти більше часу, щоб відкривати та шукати, а також багато постачальників електронної пошти, зокрема Microsoft 365, обмежити максимальний розмір поштової скриньки. Якщо ви отримали повідомлення про те, що поштова скринька має обмеження розміру, видалення повідомлень і папок може допомогти, але якщо ви зберігаєте дані в файлі даних Outlook (PST), цей файл даних може не автоматично стиснути розмір.

Примітка. Якщо ви використовуєте ОБЛІКОВИЙ запис POP або IMAP, усі відомості облікового запису електронної пошти, зокрема папки, повідомлення електронної пошти, контакти, календар і відомості про завдання зберігатимуться в файлі даних Outlook (PST). Якщо ви використовуєте обліковий запис Microsoft 365, Exchange або Outlook.com, копія поштової скриньки зберігається в автономному файлі даних Outlook (OST).

Щоб зменшити розмір файлу даних Outlook (PST), можна стиснути файл даних. Автономні файли даних Outlook (OST) не можна ущільнений. Щоб отримати докладніші відомості, у статті зменшення розміру автономного файлу даних (OST). 

Нижче наведено кілька способів зменшення розміру поштової скриньки. 

За допомогою засобу очищення поштової скриньки можна переглянути розмір поштової скриньки та окремі папки. Цей засіб також дає змогу шукати попередні або дуже великі повідомлення, які можуть знадобитися видалити або перенести до файлу даних Outlook (. PST).

Часто причиною великої поштової скриньки є велика папка "Видалені". Засіб надає кнопку для перегляду розміру папки "Видалені" та очищення папки "Видалені елементи".

Інколи програма Outlook зберігатиме протиріччя з елементами папки конфлікти. Конфлікти трапляються, коли копію елемента, збереженого на сервері електронної пошти, не синхронізовано з копією елемента, що зберігається на локальному комп'ютері. Засіб очищення поштової скриньки може видалити ці конфлікти для вас.

Запуск засобу очищення поштової скриньки

  1. Перейдіть на вкладку Файл.

  2. Натисніть кнопку знаряддя> очищення поштової скриньки.

  3. Виберіть пункт Переглянути розмір поштової скриньки, шукати елементи, старші, знаходити елементи, більші за, переглядати розмір видалених повідомлень, очистити папку " Видалені ", Переглянути розмір конфліктівабо Очистити конфлікти , щоб виконати потрібне завдання.

Видалення зайвих повідомлень за допомогою функції "очищення розмови"

У довгій ланцюжку електронної пошти часто відображаються численні повідомлення, які містять всі ті самі відомості, як і попередні повідомлення. У разі очищення розмови ви можете автоматично видалити ці надлишкові повідомлення. Докладні відомості наведено в статті використання функції очищення розмови, щоб видалити непотрібні повідомлення.

Пошук великих повідомлень

У полі пошуку Outlook можна шукати всі повідомлення, більші за певний розмір. Клацніть у полі пошуку та введіть: mesciize: >5 МБ. Для цього буде знайдено всі повідомлення, більші за 5 МБ. Ви можете видалити деякі або всі ці повідомлення або перенести їх до іншого файлу даних Outlook (PST). Докладні відомості про переміщення об'єктів наведено в статті переміщення або копіювання повідомлення між папками.

Якщо видалити елемент із файлу даних Outlook (PST), файл автоматично ущільнюється у фоновому режимі, коли комп'ютер не використовується, якщо програма Outlook працює. Ви також можете вручну запускати компактний процес негайно. Це може тривати кілька хвилин, щоб стиснути файл даних Outlook (PST). Не можна стиснути автономний файл даних Outlook (OST). 

  1. Видаліть будь-які елементи, які не потрібно зберігати та очищати папку " Видалені елементи ".

  2. Виберіть пункт файл > параметри облікових записів >Параметри облікових записів

  3. На вкладці файли даних виберіть файл даних, який потрібно стиснути, а потім натисніть кнопку настройки.

  4. Перейдіть на вкладку додатково > Параметри файлу даних Outlook.

  5. У діалоговому вікні Параметри файлу даних Outlook натисніть кнопку стиснути зараз , а потім натисніть кнопку OK.

Примітка.: Не потрібно виходити з програми Outlook після стискання файлу даних Outlook (PST).

Інструмент очищення поштової скриньки використовується для перегляду розміру поштової скриньки та окремих папок. Ви також можете архівувати попередні елементи до архіву Файл даних Outlook (PST) і очищати папку " Видалені ".

  1. Перейдіть на вкладку Файл.

  2. Натисніть кнопку знаряддя> очищення поштової скриньки.

  3. Виберіть пункт Переглянути розмір поштової скриньки, шукати елементи, старші, знаходити елементи, більші за, переглядати розмір видалених повідомлень, очистити папку " Видалені ", Переглянути розмір конфліктівабо Очистити конфлікти , щоб виконати потрібне завдання.

Якщо видалити елемент із файлу даних Outlook (PST), файл автоматично ущільнюється у фоновому режимі, коли комп'ютер не використовується, і програма Outlook працює. Ви також можете вручну почати команду "стиснути" відразу. Це може тривати кілька хвилин, щоб стиснути файл даних Outlook (PST).

  1. Перейдіть на вкладку Файл.

  2. Натисніть Параметри облікових записів і виберіть Параметри облікових записів.

  3. На вкладці файли даних виберіть файл даних, який потрібно стиснути, а потім натисніть кнопку настройки.

  4. Натисніть кнопку стиснути зараз.

Примітка.: Не потрібно виходити з програми Outlook після стискання файлу даних Outlook (PST).

Ви можете використовувати засіб очищення поштової скриньки , який дає змогу переглядати розмір поштової скриньки та окремі папки. Ви також можете архівувати попередні елементи до архівного файлу особистих папок (PST) і очищати папку " Видалені елементи ".

  1. У меню Знаряддя виберіть пункт очищення поштової скриньки.

  2. Виберіть пункт Переглянути розмір поштової скриньки, шукати елементи, старші, знаходити елементи, більші за, переглядати розмір видалених повідомлень, очистити папку " Видалені ", Переглянути розмір конфліктівабо Очистити конфлікти , щоб виконати потрібне завдання.

На початок сторінки

Якщо видалити елемент із файлу особистих папок (PST), файл автоматично ущільнюється у фоновому режимі, коли комп'ютер не використовується, і програма Outlook працює. Якщо потрібно негайно зменшити розмір файлу, можна примусово застосувати ущільнення. Процедура стискання файлу даних може тривати кілька хвилин.

  1. У меню файл виберіть пункт керування файлами з даними.

  2. Виберіть файл даних, який потрібно стиснути, а потім натисніть кнопку настройки.

  3. Натисніть кнопку стиснути зараз.

Примітка.: Ви не повинні виходити з програми Outlook після стискання PST-файлу.

На початок сторінки

Зменшення розміру файлу автономних папок (OST) може підвищити продуктивність, якщо ви видалили велику кількість одиниць. Ця процедура не видаляє всі пункти, збережені на сервері.

  1. Видаліть будь-які елементи, які не потрібно зберігати, а потім спорожніть папку Видалені елементи .

  2. У меню Інструменти виберіть пункт Параметри облікового запису.

  3. У списку виберіть сервер Microsoft Exchange Server, а потім натисніть кнопку змінити.

  4. Натисніть кнопку Інші настройки.

  5. Перейдіть на вкладку Додатково , а потім виберіть пункт настройки файлу автономних папок.

  6. Натисніть кнопку стиснути зараз.

Примітка.: Не потрібно виходити з програми Outlook після стискання OST-файлу.

На початок сторінки

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо, що знайшли час і надіслали нам відгук! Можливо, у нас не буде часу відповісти на кожен коментар, але докладемо максимум зусиль, щоб переглянути їх усі. Вас цікавить, як ми використовуємо ваші відгуки?

×