Кожен шаблон, який входить до складу Access, – це повна програма відстеження, яка містить попередньо визначені таблиці, форми, звіти, запити, макроси та зв'язки. Ці шаблони призначено для того, щоб їх було корисно використовувати в полі, щоб створити нову базу даних, засновану на шаблоні, і швидко почати роботу. Однак, якщо потрібно змінити нову базу даних, наприклад, щоб додати або перейменувати поле, або змінити звіт, може знадобитися кілька разів.

У цій статті пояснюється, як виконувати найпоширеніші зміни, які можна застосувати до бази даних, створеної з шаблону. Переглядайте посилання на статті, щоб отримати докладні відомості про певні області.

У цій статті

Відомості про основи таблиць і полів

Під час створення бази даних зберігаються дані в таблицях – списки на основі теми рядків і стовпців. Ви зберігаєте відомості про елементи, які потрібно відстежувати в полях (які також називаються стовпцями). Наприклад, у таблиці контактів можна створити поля для прізвища, імені, номера телефону та адреси. Для таблиці "Товари" можна створити поля для імені продукту, ІДЕНТИФІКАТОРА товару та ціни.

Важливо вибрати поля обережно. Наприклад, зазвичай це погана ідея створення поля для зберігання обчислюваного значення. У більшості випадків ви можете Access обчислити значення, коли це потрібно. Під час вибору полів намагайтесь зберігати інформацію в найменших корисніших частинах. Наприклад, замість повного імені в одному полі слід зберігати імена та прізвища окремо. Зазвичай, якщо потрібно повідомити, сортувати, шукати або виконувати обчислення для елемента даних, помістіть його в поле самостійно.

Щоб отримати додаткові відомості про створення баз даних і вибір полів, див. статтю Основи розробки баз даних.

Поле має певні визначальні характеристики. Наприклад, кожне поле має ім'я, яке однозначно визначає поле в таблиці. Поле також містить тип даних, вибраний для зберігання відомостей, які потрібно зберегти. Тип даних визначає значення, які можна зберігати, а також дії, які можна виконувати для цих значень, а так само обсяг сховища, який потрібно встановити в сторону для кожного значення. Кожне поле також має пов'язану групу параметрів, які називаються властивостями, які визначають зовнішній вигляд і характеристики поля. Наприклад, властивість Формат визначає макет відображення поля (тобто, як він має відображатися під час відображення).

Додавання поля до таблиці

Ви можете легко додати поле до таблиці в поданні табличного подання даних. Проте можна також додати поле до таблиці в режимі конструктора. У вікні табличного подання даних додайте поле, ввівши деякі дані в одну з наведених нижче елементів, щоб додати заголовок стовпця. Ви також можете додати поле до таблиці в режимі конструктора.

Щоб дізнатися більше про додавання поля до таблиці в поданні табличного подання даних, перегляньте статтю Додавання або видалення стовпця в табличному поданні.

Щоб дізнатися більше про додавання поля до таблиці в режимі конструктора, перегляньте статтю створення таблиці та додавання полів.

Примітка.: Якщо додати нове поле до таблиці, поле не буде автоматично додано до наявної форми та звітів. Щоб їх відображалися в них, потрібно вручну додати поле до цих форм і звітів.

Видалення поля з таблиці

Якщо це можливо, слід уникати видалення поля з бази даних, створеної з одного з таких шаблонів, але це може бути в інших об'єктах бази даних, як-от форми та звіти. Таким чином, видалення поля створить наслідки під час спроби використати інші об'єкти бази даних, які використовують поле, а об'єкти бази даних не працюватимуть належним чином. Вам доведеться видалити будь-які посилання на поле з усіх об'єктів, які використовують її для того, щоб інші об'єкти працювали належним чином.

Якщо потрібно видалити поле з бази даних, створеної з шаблону, це можна зробити в поданні табличного подання даних або режимі конструктора. Пам'ятайте, що якщо інші об'єкти бази даних посилаються на видалене поле, потрібно змінити інші об'єкти, щоб видалити посилання. Наприклад, якщо звіт включає елемент керування, приєднаний до видаленого поля, і ви запускаєте звіт, відобразиться повідомлення про помилку, оскільки Access не може знайти дані для поля.

Під час видалення поля остаточно видаляються всі відомості, що містяться в цьому полі. З цієї причини слід використовувати застереження під час видалення полів і створити резервну копію бази даних, перш ніж видалити поле.

Перш ніж видалити поле, потрібно переконатися, що він не бере участі в будь-яких зв'язках між таблицями. Якщо ви намагаєтеся видалити поле, для якого існують зв'язки, програма Access попереджає, що спочатку потрібно видалити зв'язки.

Покрокові вказівки з видалення зв'язку між таблицями наведено в статті створення, редагування або видалення зв'язку.

Покрокові вказівки з видалення полів із таблиць наведено в статті видалення поля.

Перейменування поля або таблиці

Якщо можливо, потрібно не перейменовувати поле або таблицю в базі даних, створеній з одного з створених шаблонів, імовірно, що поле або таблиця використовуються в інших об'єктах бази даних, як-от форми та звіти. Таким чином, Перейменування поля або таблиці може створювати наслідки під час спроби використовувати інші об'єкти бази даних, які використовують поле або таблицю. Інші об'єкти можуть не працювати належним чином, якщо вони досі посилаються на старе ім'я. Щоб інші об'єкти працювали належним чином, старе ім'я має бути змінене для нового імені. Якщо прапорець " виконати автовиправлення імені " установлено в поточній категорії бази даних у діалоговому вікні " Параметри Access ", Велика частина цієї роботи буде виконана автоматично.

Можливо, потрібно змінити текст, який відображатиметься в заголовку стовпця в поданні табличного подання даних. Це можна зробити, не перейменувавши поле. Якщо потрібно змінити лише текст у заголовку стовпця, а ви не хочете перейменовувати поле, ознайомтеся з розділом змінення тексту, який відображається в заголовку стовпця.

За потреби можна перейменувати таблицю в області переходів або перейменувати поле в поданні табличного подання даних або в режимі конструктора. Перш ніж виконати цю дію, слід ввімкнути параметр автовиправлення імені , якщо його ще не ввімкнуто.

Увімкнення параметра автовиправлення імені

Коли ви перейменуєте об'єкт бази даних, наприклад поле, таблицю, форму або звіт, зазвичай потрібно змінити ім'я для всієї бази даних. В іншому разі об'єкти, які посилаються на старе ім'я, не працюватимуть належним чином. Access містить функцію автовиправлення імені, що дає змогу поширювати зміни в імені. За замовчуванням автовиправлення імені ввімкнуто для всіх нових баз даних у Access. Однак, якщо його вимкнуто, виконайте наведені нижче дії, щоб увімкнути її.

Увімкнення параметра автовиправлення імені

  1. Клацніть Файл > Параметри

  2. У діалоговому вікні " варіанти Access " в області ліворуч виберіть пункт поточна база даних.

  3. У розділі Параметри автовиправлення іменіустановіть прапорець відстежувати дані автовиправлення імені , а потім установіть прапорець виконувати автовиправлення імені .

  4. Якщо потрібно зберегти таблицю, яка записує всі зміни, які виконуються за допомогою автовиправлення імені, установіть прапорець змінити автовиправлення імені журналу .

  5. Натисніть кнопку OK.

  6. Щоб зберегти зміни, натисніть кнопку зберегти на панелі швидкого доступу.

Примітка.: Функція автовиправлення імені не збігається з функцією автовиправлення. Функція автовиправлення імені виправляє посилання між об'єктами. Функція автовиправлення виправляє слова або фрази, які часто помилками.

Перейменування поля в поданні табличного подання даних

  1. В області переходів двічі клацніть таблицю, у якій потрібно перейменувати поле.

    Таблицю відкрито в поданні табличного подання даних.

  2. Клацніть правою кнопкою миші заголовок стовпця для поля, яке потрібно перейменувати, а потім у контекстному меню виберіть команду перейменувати поле .

  3. Введіть нове ім'я для поля, а потім натисніть клавішу ВВІД.

Перейменування поля в режимі конструктора

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, у якій потрібно перейменувати поле, а потім у контекстному меню виберіть пункт Конструктор .

    Таблицю відкрито в режимі конструктора.

  2. Клацніть елемент у стовпці ім'я поля для поля, яке потрібно перейменувати.

    Порада.: Щоб вибрати повне ім'я поля, наведіть вказівник миші на ліву частину першого символу в імені, доки вказівник не перетвориться на стрілку, а потім натисніть кнопку.

  3. Відредагуйте текст, щоб перейменувати поле.

  4. Щоб зберегти зміни, натисніть кнопку зберегти на панелі швидкого доступу.

Перейменування таблиці

Ви можете перейменувати таблицю та більшість інших об'єктів бази даних безпосередньо з області переходів.

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, яку потрібно перейменувати, а потім у контекстному меню виберіть команду Перейменувати .

    Примітка.: Потрібно закрити всі відкриті об'єкти, які посилаються на таблицю, перш ніж його можна перейменувати.

  2. Введіть нове ім'я, а потім натисніть клавішу ВВІД.

  3. Щоб зберегти зміни, натисніть кнопку зберегти на панелі швидкого доступу.

Змінення тексту, який відображається в заголовку стовпця

Підпис – це заголовок або заголовок, який можна призначити полю, встановивши властивість підпис поля. Підпис не залежить від імені поля – кожне поле має ім'я поля, а також може мати підпис. Наприклад, можливо, ім'я поля має бути одним словом без вбудованих пробілів. Потім можна використати властивість підпис , щоб створити більш описове ім'я, яке містить пробіли. Програма Access відображає підпис замість імені поля в поданні табличного подання даних, а також у розділі підписи та заголовки в запитах, формах і звітах.

Якщо не вказати текст для властивості " підпис ", ім'я поля використовуватиметься за замовчуванням.

Якщо потрібно змінити ім'я, яке відображається в заголовку стовпця в поданні табличного подання даних, це можна зробити, не змінюючи ім'я поля, встановивши властивість підпис поля. Щоб змінити властивість підпису поля, виконайте наведені нижче дії.

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, у якій потрібно змінити підпис, а потім у контекстному меню виберіть пункт Конструктор .

    Таблицю відкрито в режимі конструктора.

  2. Клацніть елемент у стовпці ім'я поля для поля , властивості якого потрібно встановити.

  3. У нижній частині в розділі Властивості поляна вкладці загальні натисніть кнопку підпис.

  4. Введіть новий заголовок для поля.

  5. Щоб зберегти зміни, натисніть кнопку зберегти на панелі швидкого доступу.

Під час наступного відкриття таблиці у вікні табличного подання даних підпис замість імені поля відображатиметься в заголовку стовпця.

На початок сторінки

Додавання поля до форми або звіту

Під час створення бази даних, на основі якого створено шаблон, база даних міститиме кілька вбудованих, готових форм і звітів, які можна працювати негайно. Однак, можливо, потрібно додати додаткове поле до форми або звіту. Під час додавання поля до форми або звіту створюється те, що називається елементом керування.

Елементи керування – це об’єкти, які відображають дані, виконують дії та надають можливості перегляду й роботи з інформацією, що вдосконалює інтерфейс користувача (надписами, зображеннями тощо). Елементи керування можуть бути приєднані, вільні та обчислювані.

Повний список типів елементів керування, які можна використовувати у формах і звітах, наведено в статті Загальні відомості про елементи керування.

Додавання поля до форми або звіту в режимі розмітки

Створивши форму або звіт, можна легко настроїти його оформлення, працюючи в режимі розмітки. Використовуючи фактичні дані наживо, ви можете налаштувати ширину поля та перевпорядкувати поля. Ви можете розмістити нові поля у формі або звіті, а також встановлювати властивості форми або звіту та їх елементів керування.

Щоб перейти до режиму розмітки, в області переходів клацніть правою кнопкою миші форму або звіт, а потім у контекстному меню виберіть пункт режим розмітки . Крім того, ви можете натиснути кнопку "режим макета " в рядку стану Access або клацнути правою кнопкою миші вкладку документа для форми або звіту, а потім у контекстному меню виберіть пункт режим розмітки .

Відкриття аркуша властивостей

  • На вкладці Конструктор у групі Знаряддя натисніть кнопку Аркуш властивостей.

    Сполучення клавіш Натисніть клавішу F4.

Область " Список полів " дає змогу додавати поля з базової таблиці або запиту до оформлення. Щоб відобразити область Список полів , на вкладці Формат у групі елементи керування натисніть кнопку Додати вже існуюче поле. Після цього можна перетягувати поля безпосередньо з області Список полів до оформлення.

Відображення області "список полів"

  • На вкладці Конструктор у групі Знаряддя натисніть кнопку Додати наявні поля.

Додавання поля з області "список полів"

  • Щоб додати окреме поле, перетягніть поле з області Список полів до розділу, у якому його потрібно відобразити у формі або звіті.

  • Щоб одночасно додати кілька полів, виберіть потрібні поля, утримуючи натиснутою клавішу Ctrl. Перетягніть виділені поля на форму або звіт.

Коли ви перетягуєте поля до розділу, програма Access створює Приєднаний елемент керування текстовим полем для кожного поля та автоматично розміщує елемент керування підписами поруч із кожним полем.

Докладні відомості про форми та звіти наведено в статті Додавання поля до форми або звіту, створення форми в програмі Accessі створення простого звіту.

Додавання поля для зберігання документів, файлів і зображень

Ви можете використовувати Access, щоб додати поле з типом даних вкладення для зберігання однієї або кількох документів, файлів або зображень. Поле вкладення можна використовувати для зберігання кількох файлів в одному полі. У цьому полі можна навіть зберігати більше одного типу файлів. Наприклад, у базі даних для роботи з працевлаштуванням можна вкласти один або кілька резюме, крім фотографії, до запису для кожного контакту.

Додавання поля вкладення до таблиці

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, до якої потрібно додати поле, а потім у контекстному меню виберіть пункт Конструктор .

    Таблицю відкрито в режимі конструктора.

  2. У стовпці ім'я поля клацніть перший пустий рядок і введіть ім'я нового поля.

  3. Клацніть суміжну клітинку у стовпці тип даних , а потім у списку виберіть пункт вкладення .

  4. Щоб зберегти зміни, натисніть кнопку зберегти на панелі швидкого доступу.

    У програмі Access може відображатися повідомлення про те, що ви не можете скасувати внесені зміни після збереження таблиці. Це означає, що не можна перетворити поле на інший тип даних, але ви можете видалити це поле, якщо ви вважаєте, що ви зробили помилку.

  5. Натисніть кнопку так , щоб підтвердити зміну.

Після додавання поля вкладення до таблиці можна додати документи, файли або зображення до запису за допомогою діалогового вікна вкладення .

Додавання вкладення до поля

  1. В області переходів двічі клацніть таблицю, до якої потрібно додати вкладення.

    Таблицю відкрито в поданні табличного подання даних.

  2. У таблиці двічі клацніть поле вкладення.

    Відобразиться діалогове вікно Вкладення.

  3. Натисніть кнопку Додати.

    З’явиться діалогове вікно Вибрати файл.

  4. Скористайтеся списком Пошук у , щоб перейти до файлу або файлів, які потрібно вкласти до запису, виберіть файл або файли, а потім натисніть кнопку Відкрити.

    Зверніть увагу, що ви можете вибрати кілька файлів будь-якого підтримуваного типу даних.

  5. У діалоговому вікні Вкладення натисніть кнопку OK, щоб додати файли до таблиці.

    Програма Access додає файли до поля та збільшує число, яке позначає відповідні вкладення.

  6. Повторіть ці кроки за потреби, щоб додати файли до поточного поля або інших полів таблиці.

Докладні відомості про поля вкладень наведено в статті вкладення файлів і рисунків до записів у базі даних.

На початок сторінки

Змінення способу відображення поля

Ви можете налаштувати вигляд поля, коли його буде відображено. Наприклад, можна настроїти формати відображення для використання в усій базі даних, наприклад у формах і звітах, або під час відкриття таблиці у вікні табличного подання даних. Щоб установити формат відображення, настройте властивість Формат поля. Після цього властивість Формат поля автоматично успадковується новими формами та звітами, які ви створюєте.

Установлення формату відображення в поданні табличного подання даних

  1. В області переходів двічі клацніть таблицю, у якій міститься поле, формат якого потрібно встановити.
    Таблицю відкрито в поданні табличного подання даних.

  2. Клацніть поле, формат якого потрібно встановити.

  3. На вкладці поля в групі форматування клацніть стрілку розкривного списку поруч із кнопкою Формат, а потім виберіть формат.

    Поле відображається в новому форматі відображення.

Установлення формату відображення в режимі конструктора

  1. В області переходів клацніть правою кнопкою миші таблицю, у якій міститься поле, формат якого потрібно змінити, а потім у контекстному меню виберіть пункт Режим конструктора .

    Таблицю відкрито в режимі конструктора.

  2. Клацніть поле, формат якого потрібно встановити.

  3. У розділі Властивості поляна вкладці загальні клацніть поле Формат .

  4. Клацніть розкривний список і виберіть формат відображення.

  5. Щоб зберегти зміни, натисніть кнопку зберегти на панелі швидкого доступу.

На початок сторінки

Потрібна додаткова довідка?

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднатися до Microsoft оцінювачів

Чи були ці відомості корисні?

Наскільки ви задоволені якістю перекладу?

Що вплинуло на ваші враження?

Маєте ще один відгук? (Необов'язково)

Дякуємо за ваш відгук!

×