Зображення двох подань плану проекту

З одного боку діаграми Ганта забезпечують чудову можливість відстежувати стан виконання поточного проекту. Однак з іншого боку деякі подання програми Project забезпечують надточний контроль усіх сфер планування.

Якщо вибрати правильне подання розкладу, то процес відстеження перебігу виконання проекту значно пришвидшиться та спроститься.

Щоб ознайомитися з додатковими статтями цього ряду посібників із вказівками щодо керування проектами, див. статтю Стратегія керування проектами у програмі Project.

Кілька порад із керування проектами, перш ніж ви розпочнете роботу . . .

  • Потрібно з'ясувати, які завдання найважливіші в розкладі?    Усі завдання в розкладі важливі. Але деякі завдання мають більший вплив на дату завершення свого графіка, ніж інші. У ході керування проектами це критичні завдання. Перегляньте ці перші, щоб вирішити проблеми в розкладі.

  • Хочете дізнатися, як завдання пов'яжуться між собою?    Діаграма Ганта – це лише один спосіб побачити, як завдання пов'язано між собою. Але не бійся використовувати інші подання. На мережній схемі досліджується складніший зв'язок між завданнями. Завдання в календарі відображаються у знайомому щомісячному форматі календаря. У полі Timelime відображаються основні проміжні етапи, які припадають на графік.

  • Відомості про працівників і перебіг виконання завдань    Подання "Використання ресурсів" або "Планувальник роботи групи" слід використовувати, щоб переглянути відомості про виконавців завдань у графіку.

  • Представлення проекту керівнику    Часто надсилання керівнику копії розкладу виявляється не найкращим підходом. Керівникам та іншим зацікавленим сторонам потрібно надавати детальні відомості про загальний стан проекту. На щастя, Project містить цілком новий набір візуальних звітів, які записують потрібний обсяг докладності на графіках і діаграмах і не докладає зусиль із вашого боку.

  • Перегляд відомостей про витрати та кошторис    Програма Project дає змогу переглядати всі відомості про витрати або професійні звіти про освоєний обсяг. Також завжди можна експортувати дані до програми Excel у разі необхідності здійснення повного аналізу відомостей про витрати.

  • Ви – новачок у сфері планування, і ще не маєте наміру переглядати проект за допомогою програми Microsoft Project?    Якщо ви – новачок у сфері планування, можливо, ви не захочете використовувати програму Project. Можливо все, що ви маєте – це лише простий список на сайті SharePoint або у програмі Excel чи взагалі на клаптику паперу. Якщо це так, то перед початком роботи у програмі Project можна поділитися цими ідеями з іншими, а потім разом з ними скласти розклад.

Крок 1. Пошук відповідного подання

Пошук відповідного подання

Спершу спершу потрібно знайти потрібне подання. Наприклад, краще переглядати відомості про групу в поданні "Планувальник роботи групи" або "Використання ресурсів", а не на діаграмі Ганта, де відображаються відомості про завдання.

Перегляд виконання графіка проекту за допомогою діаграми Ганта

Найпростіший спосіб переглядати перебіг виконання проекту – це відстежувати зміни в розташуванні панелей діаграми Ганта.

Перегляд виконання проекту на часовій шкалі

Часова шкала дає змогу зрозуміти всі наявні нюанси проекту. З її допомогою можна отримати знімок головних завдань і проміжних етапів, а потім обговорити їх на нарадах щодо стану проекту. Перетягніть її на слайд PowerPoint, надрукуйте або надішліть у вигляді листа електронної пошти своєму керівникові, щоб він отримав миттєвий звіт.

Перегляд виконання роботи на мережній схемі

У процесі виконання надскладних проектів мережна схема зв’язків завдань допоможе відсортувати багато взаємопов’язаних елементів розкладу. У мережних схемах відомості про проекти відображаються у класичному вигляді, але до них додаються взаємопов’язані поля та лінії.

Перегляд звітів про стан освоєного обсягу

Освоєний прибуток – це потужна функція відстеження та бюджету Project і вона не ускладнюється. Освоєний обсяг допоможе відповісти на такі запитання: "Скільки грошей витрачено на роботу, виконану в цьому проекті?" або "Чи вчасно завершимося?".

Перегляд відомостей про проект у чудово оформленому звіті

Можна створювати та настроювати вражаючі графічні звіти з будь-якими потрібними відомостями про проект. А якщо звіт вам не сподобається, змінити його можна вмить.

Виділення зв’язків завдань

Якщо проект ускладниться, діаграма Ганта може переповнитися різнокольоровими панелями та заплутаними лініями зв’язку. Щоб візуально відсортувати це завдання, можна відобразити шлях завдання, який виділяє попередники та наступники одного завдання (доступно лише в Project 2013 і пізніших версіях).

Друк подання

Можна надрукувати подання програми Project, щоб розмістити його на робочому столі або на величезному плотері, а потім почепити це надруковане подання у вестибулі або на креслярській дошці.

Крок 2. Настроювання подання

Додавання стовпця до подання

Можна додати стовпець до подання проекту, щоб переглянути додаткові відомості про завдання. Також можна приховати доданий стовпець, щоб захистити конфіденційні відомості.

Змінення часової смуги в поданні

Часову смугу можна настроїти на відображення менших або більших одиниць часу – від години до року. Наприклад, час можна відобразити у фінансових роках, а не календарних, а панелі діаграми Ганта – по місяцях, а не по днях.

Групування завдань або ресурсів

Якщо проект містить забагато завдань, які неможливо уважно переглянути, спробуйте згрупувати їх за категоріями. Групування надає можливість використовувати різні параметри сортування на кшталт пріоритету, типу обмеження або стану виконання.

Розділення подання

Інколи краще переглядати два подання, ніж одне. Наприклад, якщо в поданні вгорі розмістити діаграму Ганта, з’явиться можливість у поданні внизу переглядати відомості про певне завдання. Досвідчені керівники проектів розділяють подання, щоб пришвидшити щоденний процес керування проектами.

Сортування відомостей проекту за завданням, ресурсом або датою

Зазвичай завдання переглядаються у хронологічному порядку. Однак, можливо, з розвитком проекту їх знадобиться впорядкувати в алфавітному порядку за станом або ресурсом.

Фільтрування подання

Не обов’язково постійно переглядати відомості про проект у звичайному хронологічному форматі. Їх можна розділити в будь-який зручний спосіб.

Зниження рівня завдань для створення підзавдань і зведених завдань

Знижуйте та підвищуйте рівні завдань, щоб в етапах і проміжних етапах відобразити їхню ієрархію або зв’язки.

Використання настроюваних параметрів у майбутніх проектах

Ви не хочете, щоб настроювані подання нікуди не зникли. Надавати спільний доступ іншим користувачам або зберігати їх як шаблони для майбутніх проектів.

Крок 3. Перегляд даних програми Project в іншій програмі

Перегляд відомостей про проект на сайті SharePoint

Тепер проекти можна синхронізувати зі списком завдань SharePoint, не використовуючи для цього сервер Project Server. За допомогою програми Project Professional на сайті SharePoint можна настроїти список завдань, який синхронізуватиметься з проектом. Учасники групи зможуть переглядати розклад і вносити зміни в роботу на сайті SharePoint, а ви переглядатимете ці зміни у програмі Project.

Перегляд проекту як файлу типу PDF

У разі перетворення плану проекту на файл типу PDF або XPS до нього можна надати спільний доступ будь-якому користувачу, який має комп’ютер, навіть якщо на ньому не інстальовано програму Project.

Імпорт даних Excel до програми Project

Якщо складний проект або базу даних створено у програмі Excel, і ви остерігаєтеся пошкодження даних під час переміщення проекту до програми Microsoft Project, використовуйте майстер імпорту. З його допомогою можна імпортувати складніші проекти.

Збереження файлу проекту в іншому форматі

Програма Project підтримує можливість експорту відомостей проекту до ряду поширених форматів файлів, наприклад: Excel, Visio тощо.

Повернення до стратегії керування проектами у програмі Project

Потрібна додаткова довідка?

Отримуйте нові функції раніше за інших

Приєднатися до Microsoft оцінювачів >

Ця інформація корисна?

Наскільки ви задоволені якістю мови?
Що вплинуло на ваші враження?

Дякуємо за відгук!

×