Настроювання керування записами на місці

Можливість керувати записами на будь-якому сайті дає змогу менеджерам записів більше керувати тим, як обробляються бізнес-та юридичні записи з довгостроковою вартістю. Керування записами "на місці" також дає змогу цим записам бути частиною спільної робочої області, що живуть разом з іншими документами, з якими ви працюєте.

Залежно від організаційної структури рішення для керування записами можна активувати керування записами на місці на рівні колекції сайтів, а також надалі вимикати ручне оголошення записів на рівні списку або бібліотеки. Проте за замовчуванням для списків і бібліотек є те, що в разі активації функції на рівні колекції сайтів активовано ручну декларацію записів.

Примітка.: У службі SharePoint Online ми ввели за допомогою міток збереження, щоб оголосити вміст як записи, що ефективно замінює необхідність використовувати центр записів. Якщо ви використовуєте центр записів, ви можете продовжувати використовувати її поряд із підписами збереження. Але Рухаючись вперед, щоб керувати записами записів, радимо скористатися підписами збереження замість центру записів.

Активація керування записами на місці в SharePoint

Якщо ви ще не зробили, потрібно активувати керування записами на місці, перш ніж виконувати ці завдання. Якщо ви активували його, пропустіть ці кроки.

  1. Перейдіть на сайт верхнього рівня.

  2. Натисніть кнопку настройки Кнопка "Настройки Office 365" , а потім виберіть пункт Параметри сайту .

    На сайті SharePoint, підключеному до групи, послідовно клацніть Настройки, Зміст сайту та Параметри сайту.

  3. У розділі адміністрування колекції сайтіввиберіть пункт функції колекції сайтів.

  4. У функціях "колекція сайтів" Знаходьте елементи керування записами та натисніть кнопку активувати.

Настроювання керування записами на місці для колекції сайтів

Якщо рішення для керування записами розташовано на кількох сайтах, можна настроїти параметри керування записами таким чином:

  • Укажіть типи обмежень, які потрібно помістити в документ, коли його оголошено як запис.

  • Визначення того, чи всі списки або бібліотеки на сайті дозволяють вручну декларування записів.

  • Визначення користувачів, які можуть оголосити та скасувати оголошення документів як записів.

Настроювання керування записами на місці для колекції сайтів

Примітка.: Перш ніж виконувати цю процедуру, спочатку потрібно активувати функцію керування записами на місці на рівні колекції сайтів.

  1. Перейдіть на сайт верхнього рівня.

  2. Натисніть кнопку настройки Кнопка "Настройки Office 365" , а потім виберіть пункт Параметри сайту .

    На сайті SharePoint, підключеному до групи, послідовно клацніть Настройки, Зміст сайту та Параметри сайту.

  3. У розділі адміністрування колекції сайтівклацніть елемент Параметри декларації запису.

  4. На сторінці "Параметри запису декларації" в розділі Обмеження запису виберіть параметр, який визначає тип обмежень, які буде розміщено в елементі, коли його оголошено записом. Цей параметр не впливає на елемент, який уже оголошено як записи.

    • Без додаткових обмежень   це обмеження корисне, якщо потрібно, щоб записи мали окрему політику збереження, ніж не-записи, але не потрібно блокувати їх видалення або редагування.

    • Заблокувати видалення   – це обмеження за замовчуванням для центру записів.

    • Блокування редагування та видалення    Це обмеження зручно використовувати, якщо потрібно повністю заблокувати документ, щоб його не можна було редагувати або видаляти. Піктограма "замок" пов'язана з документом, який візуально показує, що елемент заблоковано.

  5. У розділі " доступність запису декларації " виберіть параметр, який визначає, чи можна вручну оголошувати записи в списках і бібліотеках за замовчуванням. Якщо вибрано параметр недоступний у всіх розташуваннях за замовчуванням , елементи можна оголосити як записи лише в політиці або робочому циклі.

    Один із варіантів у розділі " доступність запису декларації " дає змогу скасувати оголошення запису. Для цього в розділі відомості про відповідністьпоряд із пунктом стан записунатисніть кнопку скасувати оголошення запису. З'явиться запит на підтвердження того, що ви хочете скасувати оголошення елемента як запису.

    Примітка.: Параметр "Скасувати оголошення" відображається лише для записів, які раніше були оголошені як записи.

  6. У розділі ролі декларації вкажіть типи користувачів, які можуть декларувати або скасовувати записи в записах.

    • Усі співавтори та адміністратори списку    Будь-який користувач із дозволами "Редагувати елементи" в списку може декларувати та оголошувати елементи як записи.

    • Лише адміністратори списку    Лише користувачі з дозволами "Керування списком" в списку можуть декларувати та скасовувати повідомлення про елементи як записи.

    • Лише дії політики    Лише дії політики або настроюваний код, який працює в системному обліковому записі, може оголосити та скасувати оголошення елемента як записів.

  7. Натисніть кнопку OK.

На початок сторінки

Настроювання керування записами на місці для списку або бібліотеки

Можна настроїти параметри керування записами, щоб дозволити або заборонити створення записів у певних списках або бібліотеках на сайті. Ви також можете настроїти списки та бібліотеки, щоб усі елементи, додані до них, автоматично оголошуються як записи.

Настроювання керування записами на місці для списку або бібліотеки

  1. Перейдіть до списку або бібліотеки, яку потрібно настроїти для керування записами.

  2. Для бібліотек у розділі Знаряддя для бібліотекиперейдіть на вкладку Бібліотека . Для списків у розділі Знаряддя спискувиберіть вкладку список .

  3. На стрічці "бібліотека" натисніть кнопку " Параметри бібліотеки". Для списків виберіть пункт Параметри списку.

    У SharePoint Online відкрийте меню Настройки, а потім виберіть Настройки списку або Настройки бібліотеки.

    Примітка.: Якщо посилання на стрічку не відображається в цій процедурі, можливо, знадобиться настроїти роздільну здатність екрана або розмір вікна браузера, щоб розгорнути всі доступні кнопки стрічки. Крім того, можна натиснути кнопку групувати, щоб розгорнути вибір кнопки цієї групи.

  4. На сторінці "Настройки списку" натисніть кнопку " Параметри декларації".

  5. На сторінці " Параметри запису декларації " в розділі " доступність декларації для запису " виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Виберіть, чи потрібно використовувати параметр за замовчуванням для колекції сайтів.

    • Дозволити ручну декларацію записів для цього списку або бібліотеки.

    • Ніколи не дозволяйте для ручної декларації записи для цього списку або бібліотеки.

  6. У розділі Автоматичне оголошення виберіть, чи потрібно, щоб елементи, додані до цього списку або бібліотеки, автоматично оголошуються як записи.

  7. Натисніть кнопку OK.

Примітка.:  Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була ця інформація корисною. Для довідки цю статтю можна переглянути англійською мовою.

Потрібна додаткова довідка?

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо, що знайшли час і надіслали нам відгук! Можливо, у нас не буде часу відповісти на кожен коментар, але докладемо максимум зусиль, щоб переглянути їх усі. Вас цікавить, як ми використовуємо ваші відгуки?

×