Оновлення зв'язків із зовнішніми даними у програмі Excel

Ви можете підключити книгу Excel до зовнішнього джерела даних, наприклад до бази даних сервера SQL Server, куба OLAP або навіть іншої книги Excel. Це підключення з'явиться у книзі у вигляді таблиці, звіту зведеної таблиці або зведеної діаграми.

Ви можете підтримувати актуальність даних у своїй книзі, оновлюючи посилання на їхнє джерело. Щоразу, коли ви оновлюєте підключення, відображаються найновіші дані (включно з новими або видаленими).

Примітка про безпеку.: Підключення до зовнішніх даних можна зараз вимкнути на вашому комп'ютері. Щоб оновити дані під час відкриття книги, потрібно активувати зв'язки даних за допомогою панелі центру безпеки або помістити книгу в надійне розташування. Докладні відомості наведено в статті Додавання, видалення або змінення надійного розташування для файлів, Додавання, видалення або перегляд надійного видавцята Перегляд параметрів і настройок у центрі безпеки та конфіденційності.

Для більшості підключень клацніть будь-яку з них у діапазоні або таблиці, що використовує підключення, а потім виконайте одну з наведених нижче дій.

  • Оновлення лише вибраних даних   Натисніть клавіші ALT + F5 або на вкладці дані в групі запити & підключення , клацніть стрілку під кнопкою оновити всета виберіть команду оновити.

    Миша, що вказує на стрічку "Оновити" на стрічці

  • Оновлення всіх даних у книзі   Натисніть сполучення клавіш CTRL + ALT + F5 або на вкладці дані в групі запити & підключень натисніть кнопку оновити все.

    Наведіть вказівник миші на кнопку "Оновити все"

  • Керування тим, як або після оновлення підключення   На вкладці дані клацніть стрілку під кнопкою оновити всета виберіть пункт Властивості підключення.

    Миша, що вказує на стрічку "Властивості підключення" на стрічці

    У діалоговому вікні, що Відкриється, виберіть потрібні настройки на вкладці використання в розділі керування оновленням.

Деякі операції оновлення потребують більше кроків, як описано в наведених нижче розділах. Якщо ви бачите джерело даних у списку, перегляньте відповідний розділ.

Діапазон зовнішніх даних може оновлюватись автоматично під час відкриття книги. За бажанням книгу можна також зберігати без збереження зовнішніх даних, що зменшує розмір файлу.

  1. Виберіть клітинку в діапазоні зовнішніх даних.

  2. На вкладці дані в групі запити & підключень клацніть стрілку під кнопкою оновити всета виберіть пункт Властивості підключення.

    Миша, що вказує на стрічку "Властивості підключення" на стрічці

  3. У діалоговому вікні Властивості підключення на вкладці використання в розділі керування оновленнямвстановіть прапорець оновлювати дані під час відкриття файлу .

  4. Якщо потрібно зберігати книгу разом із визначенням запиту, але без зовнішніх даних, установіть прапорець Видаляти дані з зовнішнього діапазону даних перед збереженням робочої книги.

  1. Виберіть клітинку в діапазоні зовнішніх даних.

  2. На вкладці дані в групі запити & підключень клацніть стрілку під кнопкою оновити всета виберіть пункт Властивості підключення.

    Миша, що вказує на стрічку "Властивості підключення" на стрічці

  3. Перейдіть на вкладку Використання.

  4. Установіть прапорець Оновлювати кожні та вкажіть у хвилинах потрібний інтервал оновлень.

Якщо книгу підключено до великого джерела даних, оновлення може зайняти більше часу, ніж очікувалося. Щоб перевірити оновлення або скасувати його, виконайте одну з таких дій:

  • Перевірка стану запиту.   Коли запит виконується, у рядку стану програми Excel відображається повідомлення. Двічі клацніть повідомлення, щоб перевірити стан запиту.

  • Припинення оновлення у фоновому режимі.   Щоб зупинити запит, який виконується у фоновому режимі, двічі клацніть повідомлення про стан запиту в рядку стану, щоб з’явилося діалогове вікно Стан оновлення зовнішніх даних і натисніть кнопку Перервати.

  • Припинення виконання запиту.   Щоб припинити виконання запиту, коли оновлення у фоновому режимі вимкнуто, натисніть клавішу Esc.

Процес оновлення автономного файлу куба, під час якого файл створюється заново з використанням останніх даних із сервера куба, може тривати довго та тимчасово використовувати значний обсяг дискового простору. Розпочинайте цей процес, коли немає нагальної потреби працювати з іншими файлами у програмі Excel, і заздалегідь перевірте, чи на диску достатньо місця для повторного збереження файлу.

  1. Клацніть зведену таблицю, підключену до автономного файлу куба.

  2. На вкладці дані в групі запити & підключень клацніть стрілку під кнопкою оновити всета виберіть команду оновити.

    Наведіть вказівник миші на кнопку "Оновити все"

  1. На аркуші клацніть зіставлену клітинку, щоб вибрати карту XML, яку потрібно оновити.

  2. Якщо вкладки Розробник немає, ось як можна її відобразити.

    1. Виберіть вкладку Файл, клацніть елемент Параметри, а потім – Настроювання стрічки.

    2. У розділі Основні вкладки встановіть прапорець Розробник, відтак натисніть кнопку ОК.

  3. На вкладці Розробник у групі XML натисніть кнопку Оновити дані.

    Оновлення даних XML

Якщо ви використовуєте надбудову Power Pivot, щоб оновити попередньо імпортовані дані, можна побачити, чи вдасться оновити її, не вдалося або скасувати.

У Power Pivot клацніть елемент основне > отримати зовнішні дані > оновити або оновити все , щоб повторно імпортувати поточну таблицю або всі таблиці в моделі даних.

Стан оновлення вказано для кожного підключення, яке використовується в моделі даних. Існує три можливих результати.

Повідомлення щодо стану оновлення даних у надбудові Power Pivot

Звіт "успіх" за кількістю рядків, імпортованих у кожну таблицю.

"Помилка" може виникати, якщо база даних перебуває в автономному режимі, ви більше не маєте дозволів, або таблицю або стовпець видалено або перейменовано в джерелі. Переконайтеся, що база даних доступна, можливо, під час створення нового підключення в іншій книзі.

"Скасовано" означає, що програма Excel не видає запит на оновлення, можливо, тому, що оновлення вимкнуто для підключення.

Порада.:  Ви надаєте спільний доступ до цієї книги іншим користувачам, які можуть знадобитися оновити дані? Допоможіть своїм колегам уникнути помилок під час оновлення даних, нагадавши їм запит на отримання дозволів для джерел даних, які надають дані.

У властивостях таблиці відображаються запити, які використовуються в оновленні даних

Оновлення даних – це просто переписати той самий запит, який використовувався для отримання даних у першу чергу. Ви можете переглядати й інколи змінювати запит, переглянувши властивості таблиці у вікні Power Pivot.

  1. Щоб переглянути запит, який використовувався під час оновлення даних, натисніть кнопку Power Pivot > керування , щоб відкрити вікно Power Pivot.

  2. Виберіть пункт конструктор > Властивості таблиці.

  3. Перейдіть до редактора запитів, щоб переглянути основний запит.

Запити не відображаються для кожного типу джерела даних. Наприклад, запити не відображаються для імпорту каналів даних.

Властивості підключення, які скасовують оновлення даних

У програмі Excel можна встановлювати властивості підключення, які визначають частоту оновлення даних. Якщо оновлення заборонено для певного підключення, ви отримаєте сповіщення про скасування під час запуску оновлення всіх або спроб оновлення певної таблиці, яка використовує підключення.

  1. Щоб переглянути властивості підключення, у програмі Excel послідовно виберіть пункти дані > запити & підключення , щоб переглянути список усіх з'єднань, які використовуються в книзі.

  2. Клацніть правою кнопкою миші підключення та виберіть пункт Властивості.

  3. У розділі " керування оновленням", якщопрапорець знято для оновлення цього підключення під час оновлення всіх, ви отримаєте повідомлення про скасування, коли ви намагаєтесь оновити все у вікні " Power Pivot ".

Оновлення даних на сервері SharePoint Server 2013

На сервері SharePoint Server 2013 можна запланувати автоматичне оновлення даних, проте для цього потрібно інсталювати надбудову Power Pivot для SharePoint 2013 і настроїти її в середовищі SharePoint. Зверніться до адміністратора служби SharePoint, щоб дізнатися, чи можна запланувати оновлення даних.

Якщо дані, використані для карти, змінилися, їх можна оновити вручну в надбудові 3D Maps. Після цього зміни буде відображено на карті. Ось як це зробити:

  • У надбудові 3D Maps клацніть елементи Основне > Оновити дані.

Макет графічного об’єкта SmartArt

Додавання даних у Power Map

Щоб додати дані до надбудови 3D MapsPower Map:

  1. У надбудові 3D Maps перейдіть до карти, до якої потрібно додати дані.

  2. Не закриваючи вікно 3D Maps, клацніть у вікні Excel і виділіть дані на аркуші, які потрібно додати.

  3. На стрічці Excel на вкладці Вставлення клацніть стрілку поруч із кнопкою Карта й виберіть пункт Додати вибрані дані до Power Map.

Блок тексту

Карту в 3D Maps буде автоматично оновлено, і на ній з’являться додаткові дані.

Дані в книзі Microsoft Office Excel, яка відображається в службах Excel Services, може виходити з двох різних розташувань. Дані можуть зберігатися безпосередньо в книзі, або його можна зберегти в зовнішньому джерелі даних, наприклад в базі даних або в кубі в онлайновій аналітичній обробці (OLAP).

Якщо дані надходять із зовнішнього джерела даних, автор або адміністратор книги визначили відомості про підключення, часто у файлі підключення до даних Office (ODC), у якому розповідається про те, як знайти, ввійти, запит і отримати доступ до зовнішнього джерела даних.

Під час підключення до зовнішнього джерела даних у службах Excel Services можна виконати операцію оновлення, щоб отримати оновлені дані. Щоразу, коли ви оновлюєте дані, ви бачитимете найновішу версію даних, включно з усіма змінами, внесеними до даних після останнього оновлення.

Відомості про оновлення даних

Наведена нижче ілюстрація пояснює основний процес, що відбувається під час оновлення даних, підключених до зовнішнього джерела даних.

Основний процес оновлення зовнішніх даних

  1. Операція оновлення отримує оновлені дані.

  2. Підключення, яке часто зберігається у файлі підключення, визначає всі відомості, необхідні для доступу та отримання даних із зовнішнього джерела даних.

  3. Існує багато джерел даних, до яких можна отримати доступ, наприклад OLAP, SQL Server, постачальників OLEDB і драйвери ODBC.

  4. Оновлені дані буде додано до поточної книги.

Відомості про проблеми з безпекою

Коли ви підключені до зовнішнього джерела даних, і ви намагаєтеся оновити дані, важливо знати про потенційні проблеми з безпекою та знати, що можна робити з будь-яких проблем із безпекою.

Файл зв'язку з даними часто містить одне або кілька запитів, які використовуються для оновлення зовнішніх даних. Замінивши цей файл, користувач, який має зловмисний намір, може створити запит, щоб отримати доступ до конфіденційної інформації та розповсюдити його іншим користувачам або виконувати інші шкідливі дії. Тому важливо переконатися в тому, що:

  • Файл підключення створено надійним індивідуальним.

  • Файл підключення безпечний і походить від надійного бібліотеки зв'язків даних (DCL).

Примітка про безпеку.: Щоб отримати доступ до зовнішнього джерела даних, зазвичай потрібні облікові дані (наприклад, ім'я користувача та пароль), які використовуються для автентифікації користувача. Переконайтеся, що ці облікові дані надано безпечним і безпечним способом, і ви не випадково розкрите ці облікові дані іншим користувачам.

Керування оновленою даними

Можна керувати тим, як оновлювати дані з зовнішнього джерела даних, виконавши одну або кілька з наведених нижче дій.

  • Оновити під час відкриття   У Microsoft Office Excel 2007 автор книги може створити книгу, яка автоматично оновлює зовнішні дані, коли книгу відкривають, установивши прапорець оновлювати дані під час відкриття файлу в діалоговому вікні Властивості підключення . (На вкладці дані в групі підключення натисніть кнопку підключення, виберіть підключення, виберіть пункт Властивості, перейдіть на вкладку використання та натисніть кнопку Оновити дані під час відкриття файлу.) У цьому випадку служби Excel Services завжди оновлюватимуть дані перед тим, як вона відображає книгу та створить новий сеанс. Якщо під час відкриття файлу автор книги видаляє дані про оновлення, а дані, які кешовано з книгою, буде відображено, а це означає, що коли користувач вручну оновлює дані, користувач бачить оновлюється, оновлюють дані під час поточного сеансу, але дані не зберігаються в книзі. Якщо потрібно переконатися в тому, що оновлені дані завжди відображаються під час відображення книги в службах Excel Services, установіть прапорець оновлювати дані під час відкриття файлу за допомогою програми Office Excel.

    Якщо використовується файл підключення до даних Office (ODC), установіть прапорець завжди використовувати файл підключення в діалоговому вікні Властивості підключення (на вкладці дані в групі підключення натисніть кнопку підключення, виберіть підключення, виберіть пункт Властивості, перейдіть на вкладку визначення та натисніть кнопку завжди використовувати файл підключення).

    Настройки сайту розташування надійних файлів, час очікування для короткочасного сеансу та термін дії кеша зовнішніх данихтакож можуть впливати на оновлення. Для отримання додаткових відомостей зверніться до адміністратора або системи довідки центру адміністрування Microsoft Office SharePoint Server.

  • Ручне оновлення   

    Примітка.: Можна оновити тільки звіт зведеної таблиці вручну.

    1. Виберіть у звіті зведеної таблиці елемент "Таблиця".

    2. На панелі інструментів Excel Web Access у меню оновлення виберіть команду оновити вибране підключення.

      Примітки.: 

      • Будь-яка Інтерактивна операція, що спричиняє запит на повторне використання джерела даних OLAP, ініціює операцію ручного оновлення.

      • Якщо ця команда оновлення не відображається, автор веб-частини очистив вибране підключення, оновіть всі властивості підключення . Додаткові відомості наведено в статті спеціальні властивості веб-частини Excel Web Access.

  • Оновити всі підключення   На панелі інструментів Excel Web Access у меню оновлення виберіть команду оновити всі підключення.

  • Періодичне оновлення   За допомогою Office Excel 2007 автор книги може визначити, чи автоматично оновлюється дані в певному інтервалі після відкриття книги для кожного підключення в книзі. Наприклад, база даних інвентаризації може оновлюватися щогодини, тому автор книги визначив, що книгу автоматично оновлюватимуться кожні 60 хвилин.

    Автор веб-частини може вибрати або видалити властивість дозволити періодичне оновлення даних у веб-програмі Excel Web Access , щоб увімкнути або вимкнути цю періодичну операцію оновлення, якщо властивість визначено автором книги. Коли інтервал часу спливає за замовчуванням, у нижній частині веб-частини веб-програми Excel Web Access відображається таке повідомлення про помилку оновлення.

    Оновити дані для <списку підключень>? Тепер Завжди (Не запитувати мене)

    Автор веб-частини Excel Web Access також може настроїти властивість відображення періодичного запиту на оновлення даних , щоб контролювати поведінку повідомлення, яке відображається, коли служби Excel Services виконують періодичні оновлення даних під час сеансу.

    • Завжди     означає, що повідомлення відображається за допомогою підказки в кожному інтервалі.

    • Опціонально     означає, що користувач може продовжити періодичне оновлення без відображення повідомлення.

    • Ніколи не     означає, що веб-програма Excel Web Access виконує періодичне оновлення без відображення повідомлення або запиту.

    Додаткові відомості наведено в статті спеціальні властивості веб-частини Excel Web Access.

  • Скасування оновлення   Оскільки операція оновлення може тривати довше, ніж очікувалося, його можна скасувати. Під час роботи з оновленням Excel Services відображає повідомлення з запитанням. Натисніть кнопку "Скасувати ", щоб перервати операцію, щоб завершити операцію оновлення на зручніший час. Дані, повернуті запитами, перш ніж скасувати операцію оновлення, буде відображено.

Не радимо використовувати збережені паролі, тому що вони не шифруються. Якщо для джерела даних потрібен пароль для підключення, можна встановити параметр, відповідно до якого користувач повинен обов'язково вводити пароль, перш ніж оновлювати діапазон зовнішніх даних. Ця процедура не застосовується до даних, отриманих із текстового файлу (TXT) або веб-запиту (IQY).

Використовуйте надійні паролі, у яких поєднуються букви верхнього й нижнього регістра, числа та символи. Якщо в паролі не поєднуються ці елементи, він ненадійний. Наприклад, надійний пароль: Y6dh! et5. Приклад ненадійного пароля: Dim27. Пароль має містити не менше 8 символів. Краще використовувати кодову фразу, яка містить не менше 14 символів.

Пам'ятати свій пароль дуже важливо. Якщо ви забудете пароль, корпорація Майкрософт не зможе його відновити. Зберігайте записані паролі в безпечному місці подалі від інформації, яку вони захищають.

  1. Виберіть клітинку в діапазоні зовнішніх даних.

  2. На вкладці дані в групі запити & підключень натисніть кнопку оновити всета виберіть пункт Властивості підключення.

    Властивості підключення

  3. Перейдіть на вкладку Визначення та зніміть прапорець Зберегти пароль.

Примітка.: У програмі Excel пароль потрібно вводити лише під час першого оновлення діапазону зовнішніх даних у кожному сеансі Excel. Після наступного запуску програми Excel вам буде запропоновано ввести пароль знову, якщо ви відкриваєте книгу, яка містить запит, і намагаєтесь оновити дані.

Якщо ви використовуєте дуже великі набори даних, не забувайте запускати фонове оновлення. Таким чином ви зможете використовувати програму Excel під час оновлення, а не чекати кілька хвилин, доки оновлення не завершиться.

  1. Виберіть клітинку в діапазоні зовнішніх даних.

  2. На вкладці дані в групі запити & підключень натисніть кнопку оновити всета виберіть пункт Властивості підключення.

    Миша, що вказує на стрічку "Властивості підключення" на стрічці

    Примітка.: Запит OLAP не можна виконувати у фоновому режимі.

    Примітка.: Не можна запускати запит для будь-якого типу підключення, що отримує дані для моделі даних.

  3. Перейдіть на вкладку Використання.

  4. Установіть прапорець Фонове оновлення, щоб виконувати запит у фоновому режимі. Зніміть цей прапорець, щоб не виконувати запит у фоновому режимі.

    Під час записування макрос, що включає запит, у програмі Excel не запускається запит у фоновому режимі. Щоб змінити Записаний макрос таким чином, щоб запит запускався у фоновому режимі, відредагуйте макрос у Редактор Visual Basic. Змінення методу оновлення для об'єкта Querretable від BackgroundQuery: = false to BackgroundQuery: = TRUE.

Для більшості підключень клацніть будь-яку з них у діапазоні або таблиці, що використовує підключення, а потім виконайте одну з наведених нижче дій.

  • Оновлення лише вибраних даних   Натисніть клавіші ALT + F5 або на вкладці дані в групі підключення клацніть стрілку під кнопкою оновити всета виберіть команду оновити.

    Миша, що вказує на стрічку "Оновити" на стрічці

  • Оновлення всіх даних у книзі   Натисніть сполучення клавіш CTRL + ALT + F5 або на вкладці дані в групі підключення натисніть кнопку оновити все.

    Наведіть вказівник миші на кнопку "Оновити все"

  • Керування тим, як або після оновлення підключення   На вкладці дані в групі підключення клацніть стрілку поруч із кнопкою оновити всета виберіть пункт Властивості підключення.

    Миша, що вказує на стрічку "Властивості підключення" на стрічці

    У діалоговому вікні, що Відкриється, виберіть потрібні настройки на вкладці використання в розділі керування оновленням.

Деякі операції оновлення потребують більше кроків, як описано в наведених нижче розділах. Якщо ви бачите джерело даних у списку, перегляньте відповідний розділ.

Діапазон зовнішніх даних може оновлюватись автоматично під час відкриття книги. За бажанням книгу можна також зберігати без збереження зовнішніх даних, що зменшує розмір файлу.

  1. Виберіть клітинку в діапазоні зовнішніх даних.

  2. На вкладці Дані в групі Підключення натисніть кнопку Оновити все, а потім виберіть пункт Властивості підключення.

    Властивості підключення

  1. Перейдіть на вкладку Використання.

  2. У групі Оновлення екрана встановіть прапорець Оновлювати дані під час відкриття файлу.

  3. Якщо потрібно зберігати книгу разом із визначенням запиту, але без зовнішніх даних, установіть прапорець Видаляти дані з зовнішнього діапазону даних перед збереженням робочої книги.

  1. Виберіть клітинку в діапазоні зовнішніх даних.

  2. На вкладці Дані в групі Підключення натисніть кнопку Оновити все, а потім виберіть пункт Властивості підключення.

    Властивості підключення

  3. Перейдіть на вкладку Використання.

  4. Установіть прапорець Оновлювати кожні та вкажіть у хвилинах потрібний інтервал оновлень.

Не радимо використовувати збережені паролі, тому що вони не шифруються. Якщо для джерела даних потрібен пароль для підключення, можна встановити параметр, відповідно до якого користувач повинен обов'язково вводити пароль, перш ніж оновлювати діапазон зовнішніх даних. Ця процедура не застосовується до даних, отриманих із текстового файлу (TXT) або веб-запиту (IQY).

Використовуйте надійні паролі, у яких поєднуються букви верхнього й нижнього регістра, числа та символи. Якщо в паролі не поєднуються ці елементи, він ненадійний. Наприклад, надійний пароль: Y6dh! et5. Приклад ненадійного пароля: Dim27. Пароль має містити не менше 8 символів. Краще використовувати кодову фразу, яка містить не менше 14 символів.

Пам'ятати свій пароль дуже важливо. Якщо ви забудете пароль, корпорація Майкрософт не зможе його відновити. Зберігайте записані паролі в безпечному місці подалі від інформації, яку вони захищають.

  1. Виберіть клітинку в діапазоні зовнішніх даних.

  2. На вкладці Дані в групі Підключення натисніть кнопку Оновити все, а потім виберіть пункт Властивості підключення.

    Властивості підключення

  3. Перейдіть на вкладку Визначення та зніміть прапорець Зберегти пароль.

Примітка.: У програмі Excel пароль потрібно вводити лише під час першого оновлення діапазону зовнішніх даних у кожному сеансі Excel. Після наступного запуску програми Excel вам буде запропоновано ввести пароль знову, якщо ви відкриваєте книгу, яка містить запит, і намагаєтесь оновити дані.

Якщо ви використовуєте дуже великі набори даних, не забувайте запускати фонове оновлення. Таким чином ви зможете використовувати програму Excel під час оновлення, а не чекати кілька хвилин, доки оновлення не завершиться.

  1. Виберіть клітинку в діапазоні зовнішніх даних.

  2. На вкладці Дані в групі Підключення натисніть кнопку Оновити все, а потім виберіть пункт Властивості підключення.

    Властивості підключення

    Примітка.: Запит OLAP не можна виконувати у фоновому режимі.

    Примітка.: Не можна запускати запит для будь-якого типу підключення, що отримує дані для моделі даних.

  3. Перейдіть на вкладку Використання.

  4. Установіть прапорець Фонове оновлення, щоб виконувати запит у фоновому режимі. Зніміть цей прапорець, щоб не виконувати запит у фоновому режимі.

    Під час записування макрос, що включає запит, у програмі Excel не запускається запит у фоновому режимі. Щоб змінити Записаний макрос таким чином, щоб запит запускався у фоновому режимі, відредагуйте макрос у Редактор Visual Basic. Змінення методу оновлення для об'єкта Querretable від BackgroundQuery: = false to BackgroundQuery: = TRUE.

Якщо книгу підключено до великого джерела даних, оновлення може зайняти більше часу, ніж очікувалося. Щоб перевірити оновлення або скасувати його, виконайте одну з таких дій:

  • Перевірка стану запиту.    Коли запит виконується, у рядку стану програми Excel відображається повідомлення. Щоб перевірити стан запиту, двічі клацніть це повідомлення.

  • Припинення оновлення у фоновому режимі.    Щоб зупинити запит, який виконується у фоновому режимі, двічі клацніть повідомлення про стан запиту в рядку стану, щоб з’явилося діалогове вікно Стан оновлення зовнішніх даних і натисніть кнопку Перервати.

  • Припинення виконання запиту.    Щоб припинити виконання запиту, коли оновлення у фоновому режимі вимкнуто, натисніть клавішу Esc.

Якщо ви використали програму Get & Transform для запиту текстового файлу, подальші кроки не потрібні. Якщо ви імпортували текстовий файл, кроки, які потрібно оновити, наведено нижче:

  1. Клацніть будь-яку клітинку діапазону або таблицю, яка містить посилання на файл імпортованого тексту.

  2. На вкладці Дані в групі Підключення натисніть кнопку Оновити все.

    Миша, що вказує на стрічку "Оновити" на стрічці

    Щоб оновити лише вибрані дані, виберіть команду Оновити.

    Також можна клацнути правою кнопкою миші клітинку в діапазоні або таблицю, а потім вибрати команду Оновити.

  3. У діалоговому вікні Імпорт текстового файлу знайдіть потрібний текстовий файл і натисніть кнопку Імпорт.

Процес оновлення автономного файлу куба, під час якого файл створюється заново з використанням останніх даних із сервера куба, може тривати довго та тимчасово використовувати значний обсяг дискового простору. Розпочинайте цей процес, коли немає нагальної потреби працювати з іншими файлами у програмі Excel, і заздалегідь перевірте, чи на диску достатньо місця для повторного збереження файлу.

  1. Клацніть зведену таблицю, підключену до автономного файлу куба.

  2. На вкладці Дані в групі Підключення натисніть кнопку Оновити все й виберіть команду Оновити.

    Миша, що вказує на стрічку "Оновити" на стрічці

  1. На аркуші клацніть зіставлену клітинку, щоб вибрати карту XML, яку потрібно оновити.

  2. Якщо вкладки Розробник немає, ось як можна її відобразити.

    1. Виберіть вкладку Файл, клацніть елемент Параметри, а потім – Настроювання стрічки.

    2. У розділі Основні вкладки встановіть прапорець Розробник, відтак натисніть кнопку ОК.

  3. На вкладці Розробник у групі XML натисніть кнопку Оновити дані.

    Оновлення даних XML

  • На вкладці дані в групі підключення натисніть кнопку оновити все.

Якщо у вас є кілька підключень, і потрібно лише оновити певний вміст, виділіть будь-яку клітинку в межах цього діапазону даних, клацніть стрілку поруч із кнопкою оновити всета виберіть команду оновити.

Миша, що вказує на стрічку "Оновити" на стрічці

Керування тим, як або після оновлення підключення

  1. Клацніть будь-яку з них, що містить підключені дані.

  2. На вкладці дані в групі підключення клацніть стрілку поруч із кнопкою оновити всета виберіть пункт Властивості підключення.

    Властивості підключення

  3. На вкладці використання встановіть потрібні настройки.

    Щоб скористатися дуже великими наборами даних, спробуйте перевірити параметр Увімкнути Фонове оновлення . Це повертає елемент керування Excel для вас, щойно почнеться оновлення, замість того, щоб чекати на завершення оновлення.

Скасування або перевірка стану оновлення

Якщо книгу підключено до великого джерела даних, оновлення може зайняти більше часу, ніж очікувалося. Щоб перевірити оновлення або скасувати його, виконайте одну з таких дій:

  • Перевірка стану запиту.    Коли запит виконується, у рядку стану програми Excel відображається повідомлення. Двічі клацніть повідомлення, щоб перевірити стан запиту.

  • Припинення оновлення у фоновому режимі.    Щоб зупинити запит, який виконується у фоновому режимі, двічі клацніть повідомлення про стан запиту в рядку стану, щоб з’явилося діалогове вікно Стан оновлення зовнішніх даних і натисніть кнопку Перервати.

  • Припинення виконання запиту.    Щоб припинити виконання запиту, коли оновлення у фоновому режимі вимкнуто, натисніть клавішу Esc.

Якщо ви використовуєте надбудову Power Pivot, щоб оновити попередньо імпортовані дані, можна побачити, чи вдасться оновити її, не вдалося або скасувати.

У Power Pivot клацніть елемент основне > отримати зовнішні дані > оновити або оновити все , щоб повторно імпортувати поточну таблицю або всі таблиці в моделі даних.

Стан оновлення вказано для кожного підключення, яке використовується в моделі даних. Існує три можливих результати.

Повідомлення щодо стану оновлення даних у надбудові Power Pivot

Звіт "успіх" за кількістю рядків, імпортованих у кожну таблицю.

"Помилка" може виникати, якщо база даних перебуває в автономному режимі, ви більше не маєте дозволів, або таблицю або стовпець видалено або перейменовано в джерелі. Переконайтеся, що база даних доступна, можливо, під час створення нового підключення в іншій книзі.

"Скасовано" означає, що програма Excel не видає запит на оновлення, можливо, тому, що оновлення вимкнуто для підключення.

Порада.:  Ви надаєте спільний доступ до цієї книги іншим користувачам, які можуть знадобитися оновити дані? Допоможіть своїм колегам уникнути помилок під час оновлення даних, нагадавши їм запит на отримання дозволів для джерел даних, які надають дані.

У властивостях таблиці відображаються запити, які використовуються в оновленні даних

Оновлення даних – це просто переписати той самий запит, який використовувався для отримання даних у першу чергу. Ви можете переглядати й інколи змінювати запит, переглянувши властивості таблиці у вікні Power Pivot.

  1. Щоб переглянути запит, який використовувався під час оновлення даних, натисніть кнопку Power Pivot > керування , щоб відкрити вікно Power Pivot.

  2. Виберіть пункт конструктор > Властивості таблиці.

  3. Перейдіть до редактора запитів, щоб переглянути основний запит.

Запити не відображаються для кожного типу джерела даних. Наприклад, запити не відображаються для імпорту каналів даних.

Властивості підключення, які скасовують оновлення даних

У програмі Excel можна встановлювати властивості підключення, які визначають частоту оновлення даних. Якщо оновлення заборонено для певного підключення, ви отримаєте сповіщення про скасування під час запуску оновлення всіх або спроб оновлення певної таблиці, яка використовує підключення.

  1. Щоб переглянути властивості підключення, у програмі Excel виберіть пункт підключенняданих >, щоб переглянути список усіх з'єднань, які використовуються в книзі.

  2. Виберіть підключення та натисніть кнопку Властивості.

  3. У розділі " керування оновленням", якщопрапорець знято для оновлення цього підключення під час оновлення всіх, ви отримаєте повідомлення про скасування, коли ви намагаєтесь оновити все у вікні " Power Pivot ".

Оновлення даних на сервері SharePoint Server 2013

На сервері SharePoint Server 2013 можна запланувати автоматичне оновлення даних, проте для цього потрібно інсталювати надбудову Power Pivot для SharePoint 2013 і настроїти її в середовищі SharePoint. Зверніться до адміністратора служби SharePoint, щоб дізнатися, чи можна запланувати оновлення даних.

Примітка.: Редактор Power Query – це частина засобу " отримати & перетворення". Щоб отримати докладні відомості, ознайомтеся з можливостями перетворення & у програмі Excel 2016.

За допомогою редактора Power Query можна оновити запит, щоб імпортувати найновіші дані до таблиці без повторного створення запиту.

Щоб оновити запит, виконайте наведені нижче дії.

  1. Натисніть кнопку " отримати & перетворення > відображення запитів".

  2. В області " запити на книги " виберіть запит, який потрібно оновити.

  3. На стрічці редактора Power Query натисніть кнопку домашня > запиту > оновити ознайомлювальнуверсію.

Перехід на вкладку ''Завдання''

Якщо дані, використані для карти, змінилися, їх можна оновити вручну в надбудові 3D Maps. Після цього зміни буде відображено на карті. Ось як це зробити:

  • У надбудові 3D Maps клацніть елементи Основне > Оновити дані.

Макет графічного об’єкта SmartArt

Додавання даних у Power Map

Щоб додати дані до надбудови 3D MapsPower Map:

  1. У надбудові 3D Maps перейдіть до карти, до якої потрібно додати дані.

  2. Не закриваючи вікно 3D Maps, клацніть у вікні Excel і виділіть дані на аркуші, які потрібно додати.

  3. На стрічці Excel на вкладці Вставлення клацніть стрілку поруч із кнопкою Карта й виберіть пункт Додати вибрані дані до Power Map.

Блок тексту

Карту в 3D Maps буде автоматично оновлено, і на ній з’являться додаткові дані.

Дані в книзі Microsoft Office Excel, яка відображається в службах Excel Services, може виходити з двох різних розташувань. Дані можуть зберігатися безпосередньо в книзі, або його можна зберегти в зовнішньому джерелі даних, наприклад в базі даних або в кубі в онлайновій аналітичній обробці (OLAP).

Якщо дані надходять із зовнішнього джерела даних, автор або адміністратор книги визначили відомості про підключення, часто у файлі підключення до даних Office (ODC), у якому розповідається про те, як знайти, ввійти, запит і отримати доступ до зовнішнього джерела даних.

Коли ви підключені до зовнішнього джерела даних, можна виконати операцію оновлення, щоб отримати оновлені дані. Щоразу, коли ви оновлюєте дані, ви бачитимете найновішу версію даних, включно з усіма змінами, внесеними до даних після останнього оновлення.

Відомості про оновлення даних

Наведена нижче ілюстрація пояснює основний процес, що відбувається під час оновлення даних, підключених до зовнішнього джерела даних.

Основний процес оновлення зовнішніх даних

  1. Операція оновлення отримує оновлені дані.

  2. Підключення, яке часто зберігається у файлі підключення, визначає всі відомості, необхідні для доступу та отримання даних із зовнішнього джерела даних.

  3. Існує багато джерел даних, до яких можна отримати доступ, наприклад OLAP, SQL Server, постачальників OLEDB і драйвери ODBC.

  4. Оновлені дані буде додано до поточної книги.

Відомості про проблеми з безпекою

Коли ви підключені до зовнішнього джерела даних, і ви намагаєтеся оновити дані, важливо знати про потенційні проблеми з безпекою та знати, що можна робити з будь-яких проблем із безпекою.

Файл зв'язку з даними часто містить одне або кілька запитів, які використовуються для оновлення зовнішніх даних. Замінивши цей файл, користувач, який має зловмисний намір, може створити запит, щоб отримати доступ до конфіденційної інформації та розповсюдити його іншим користувачам або виконувати інші шкідливі дії. Тому важливо переконатися в тому, що:

  • Файл підключення створено надійним індивідуальним.

  • Файл підключення безпечний і походить від надійного бібліотеки зв'язків даних (DCL).

Щоб отримати докладні відомості про те, як адміністратор може створювати файли підключення, створити надійні розташування та файли захищеного з'єднання, перегляньте статтю Microsoft Office Excel 2007 Довідка та Центр адміністрування Office SharePoint Server.

Примітка про безпеку.: Щоб отримати доступ до зовнішнього джерела даних, зазвичай потрібні облікові дані (наприклад, ім'я користувача та пароль), які використовуються для автентифікації користувача. Переконайтеся, що ці облікові дані надано безпечним і безпечним способом, і ви не випадково розкрите ці облікові дані іншим користувачам.

Керування оновленою даними

Можна керувати тим, як оновлювати дані з зовнішнього джерела даних, виконавши одну або кілька з наведених нижче дій.

  • Оновити під час відкриття   У Microsoft Office Excel 2007 автор книги може створити книгу, яка автоматично оновлює зовнішні дані, коли книгу відкривають, установивши прапорець оновлювати дані під час відкриття файлу в діалоговому вікні Властивості підключення . (На вкладці дані в групі підключення натисніть кнопку підключення, виберіть підключення, виберіть пункт Властивості, перейдіть на вкладку використання та натисніть кнопку Оновити дані під час відкриття файлу.) У цьому випадку служби Excel Services завжди оновлюватимуть дані перед тим, як вона відображає книгу та створить новий сеанс. Якщо під час відкриття файлу автор книги видаляє дані про оновлення, а дані, які кешовано з книгою, буде відображено, а це означає, що коли користувач вручну оновлює дані, користувач бачить оновлюється, оновлюють дані під час поточного сеансу, але дані не зберігаються в книзі. Якщо потрібно переконатися в тому, що оновлені дані завжди відображаються під час відображення книги в службах Excel Services, установіть прапорець оновлювати дані під час відкриття файлу за допомогою програми Office Excel.

    Якщо використовується файл підключення до даних Office (ODC), установіть прапорець завжди використовувати файл підключення в діалоговому вікні Властивості підключення (на вкладці дані в групі підключення натисніть кнопку підключення, виберіть підключення, виберіть пункт Властивості, перейдіть на вкладку визначення та натисніть кнопку завжди використовувати файл підключення).

    Настройки сайту розташування надійних файлів, час очікування для короткочасного сеансу та термін дії кеша зовнішніх данихтакож можуть впливати на оновлення. Для отримання додаткових відомостей зверніться до адміністратора або системи довідки центру адміністрування Microsoft Office SharePoint Server.

  • Ручне оновлення   

    Примітка.: Можна оновити тільки звіт зведеної таблиці вручну.

    1. Виберіть у звіті зведеної таблиці елемент "Таблиця".

    2. На панелі інструментів Excel Web Access у меню оновлення виберіть команду оновити вибране підключення.

      Примітки.: 

      • Будь-яка Інтерактивна операція, що спричиняє запит на повторне використання джерела даних OLAP, ініціює операцію ручного оновлення.

      • Якщо ця команда оновлення не відображається, автор веб-частини очистив вибране підключення, оновіть всі властивості підключення . Додаткові відомості наведено в статті спеціальні властивості веб-частини Excel Web Access.

  • Оновити всі підключення   На панелі інструментів Excel Web Access у меню оновлення виберіть команду оновити всі підключення.

  • Періодичне оновлення   За допомогою Office Excel 2007 автор книги може визначити, чи автоматично оновлюється дані в певному інтервалі після відкриття книги для кожного підключення в книзі. Наприклад, база даних інвентаризації може оновлюватися щогодини, тому автор книги визначив, що книгу автоматично оновлюватимуться кожні 60 хвилин.

    Автор веб-частини може вибрати або видалити властивість дозволити періодичне оновлення даних у веб-програмі Excel Web Access , щоб увімкнути або вимкнути цю періодичну операцію оновлення, якщо властивість визначено автором книги. Коли інтервал часу спливає за замовчуванням, у нижній частині веб-частини веб-програми Excel Web Access відображається таке повідомлення про помилку оновлення.

    Оновити дані для <списку підключень>? Тепер Завжди (Не запитувати мене)

    Автор веб-частини Excel Web Access також може настроїти властивість відображення періодичного запиту на оновлення даних , щоб контролювати поведінку повідомлення, яке відображається, коли служби Excel Services виконують періодичні оновлення даних під час сеансу.

    • Завжди     означає, що повідомлення відображається за допомогою підказки в кожному інтервалі.

    • Опціонально     означає, що користувач може продовжити періодичне оновлення без відображення повідомлення.

    • Ніколи не     означає, що веб-програма Excel Web Access виконує періодичне оновлення без відображення повідомлення або запиту.

    Додаткові відомості наведено в статті спеціальні властивості веб-частини Excel Web Access.

  • Скасування оновлення   Оскільки операція оновлення може тривати довше, ніж очікувалося, його можна скасувати. Під час роботи з оновленням Excel Services відображає повідомлення з запитанням. Натисніть кнопку "Скасувати ", щоб перервати операцію, щоб завершити операцію оновлення на зручніший час. Дані, повернуті запитами, перш ніж скасувати операцію оновлення, буде відображено.

  1. Клацніть будь-яку клітинку діапазону або таблицю, яка містить посилання на зовнішні дані.

  2. На вкладці дані в групі підключення натисніть кнопку оновити все.

    Оновлення зв’язків даних

    Щоб оновити лише вибрані дані, виберіть команду Оновити.

    Також можна клацнути правою кнопкою миші клітинку в діапазоні або таблицю, а потім вибрати команду Оновити.

    Примітка.: Щоб оновити зовнішні дані, коли відкрито кілька книг, потрібно повторити оновлення в кожній книзі.

  1. Клацніть будь-яку клітинку діапазону або таблицю, яка містить посилання на файл імпортованого тексту.

  2. На вкладці Дані в групі Підключення натисніть кнопку Оновити все.

    Оновлення зв’язків даних

    Щоб оновити лише вибрані дані, виберіть команду Оновити.

    Також можна клацнути правою кнопкою миші клітинку в діапазоні або таблицю, а потім вибрати команду Оновити.

  3. У діалоговому вікні Імпорт текстового файлу знайдіть потрібний текстовий файл і натисніть кнопку Імпорт.

Процес оновлення автономного файлу куба, під час якого файл створюється заново з використанням останніх даних із сервера куба, може тривати довго та тимчасово використовувати значний обсяг дискового простору. Розпочинайте цей процес, коли немає нагальної потреби працювати з іншими файлами у програмі Excel, і заздалегідь перевірте, чи на диску достатньо місця для повторного збереження файлу.

  1. Клацніть зведену таблицю, підключену до автономного файлу куба.

  2. На вкладці Дані в групі Підключення натисніть кнопку Оновити все й виберіть команду Оновити.

    Оновлення зв’язків даних

  1. На аркуші клацніть зіставлену клітинку, щоб вибрати карту XML, яку потрібно оновити.

  2. Якщо вкладки Розробник немає, ось як можна її відобразити.

    1. Виберіть вкладку Файл, клацніть елемент Параметри, а потім – Настроювання стрічки.

    2. У розділі Основні вкладки встановіть прапорець Розробник, відтак натисніть кнопку ОК.

  3. На вкладці Розробник у групі XML натисніть кнопку Оновити дані.

    Оновлення даних XML

  • На вкладці дані натисніть кнопку оновити все.

Якщо у вас є кілька підключень, і потрібно лише оновити певний вміст, виділіть будь-яку клітинку в межах цього діапазону даних, клацніть стрілку поруч із кнопкою оновити всета виберіть команду оновити.

Оновлення зв’язків даних

Керування тим, як або після оновлення підключення

  1. Клацніть будь-яку з них, що містить підключені дані.

  2. На вкладці дані клацніть стрілку поруч із кнопкою оновити всета виберіть пункт Властивості підключення.

    Властивості підключення

  3. На вкладці використання встановіть потрібні настройки.

    Щоб скористатися дуже великими наборами даних, спробуйте перевірити параметр Увімкнути Фонове оновлення . Ця функція повертає керування Excel для вас, замість того, щоб чекати на завершення оновлення.

Скасування або перевірка стану оновлення

Якщо книгу підключено до великого джерела даних, оновлення може зайняти більше часу, ніж очікувалося. Щоб перевірити оновлення або скасувати його, виконайте одну з таких дій:

  • Перевірка стану запиту.    Коли запит виконується, у рядку стану програми Excel відображається повідомлення. Двічі клацніть повідомлення, щоб перевірити стан запиту.

  • Припинення оновлення у фоновому режимі.    Щоб зупинити запит, який виконується у фоновому режимі, двічі клацніть повідомлення про стан запиту в рядку стану, щоб з’явилося діалогове вікно Стан оновлення зовнішніх даних і натисніть кнопку Перервати.

  • Припинення виконання запиту.    Щоб припинити виконання запиту, коли оновлення у фоновому режимі вимкнуто, натисніть клавішу Esc.

Якщо ви використовуєте надбудову Power Pivot, щоб оновити попередньо імпортовані дані, можна побачити, чи вдасться оновити її, не вдалося або скасувати.

У Power Pivot клацніть елемент основне > отримати зовнішні дані > оновити або оновити все , щоб повторно імпортувати поточну таблицю або всі таблиці в моделі даних.

Стан оновлення вказано для кожного підключення, яке використовується в моделі даних. Існує три можливих результати.

Повідомлення щодо стану оновлення даних у надбудові Power Pivot

Звіт "успіх" за кількістю рядків, імпортованих у кожну таблицю.

"Помилка" може виникати, якщо база даних перебуває в автономному режимі, ви більше не маєте дозволів, або таблицю або стовпець видалено або перейменовано в джерелі. Переконайтеся, що база даних доступна, можливо, під час створення нового підключення в іншій книзі.

"Скасовано" означає, що програма Excel не видає запит на оновлення, можливо, тому, що оновлення вимкнуто для підключення.

Порада.:  Ви надаєте спільний доступ до цієї книги іншим користувачам, які можуть знадобитися оновити дані? Допоможіть своїм колегам уникнути помилок під час оновлення даних, нагадавши їм запит на отримання дозволів для джерел даних, які надають дані.

У властивостях таблиці відображаються запити, які використовуються в оновленні даних

Оновлення даних – це просто переписати той самий запит, який використовувався для отримання даних у першу чергу. Ви можете переглядати й інколи змінювати запит, переглянувши властивості таблиці у вікні Power Pivot.

  1. Щоб переглянути запит, який використовувався під час оновлення даних, натисніть кнопку Power Pivot > керування , щоб відкрити вікно Power Pivot.

  2. Виберіть пункт конструктор > Властивості таблиці.

  3. Перейдіть до редактора запитів, щоб переглянути основний запит.

Запити не відображаються для кожного типу джерела даних. Наприклад, запити не відображаються для імпорту каналів даних.

Властивості підключення, які скасовують оновлення даних

У програмі Excel можна встановлювати властивості підключення, які визначають частоту оновлення даних. Якщо оновлення заборонено для певного підключення, ви отримаєте сповіщення про скасування під час запуску оновлення всіх або спроб оновлення певної таблиці, яка використовує підключення.

  1. Щоб переглянути властивості підключення, у програмі Excel виберіть пункт підключенняданих >, щоб переглянути список усіх з'єднань, які використовуються в книзі.

  2. Виберіть підключення та натисніть кнопку Властивості.

  3. У розділі " керування оновленням", якщопрапорець знято для оновлення цього підключення під час оновлення всіх, ви отримаєте повідомлення про скасування, коли ви намагаєтесь оновити все у вікні " Power Pivot ".

Оновлення даних на сервері SharePoint Server 2013

На сервері SharePoint Server 2013 можна запланувати автоматичне оновлення даних, проте для цього потрібно інсталювати надбудову Power Pivot для SharePoint 2013 і настроїти її в середовищі SharePoint. Зверніться до адміністратора служби SharePoint, щоб дізнатися, чи можна запланувати оновлення даних.

За допомогою надбудови Power Query можна оновити запит, щоб імпортувати найновіші дані до таблиці без повторного створення запиту.

Увага!: 

  • Excel 2010   Надбудова Power Query не входить до складу програми Excel 2010, але ви можете завантажити, інсталювати та активувати надбудову Power Query.

  • Щоб активувати надбудову Power Query , на вкладці файл > виберіть пункт настройки > надбудови. У розділі керування внизу виберіть параметр надбудови COM із розкривного списку, а потім натисніть кнопку перейти. Установіть прапорець Power Query , а потім натисніть кнопку OK. Стрічка надбудови Power Query має з'явитися автоматично, але якщо її немає, закрийте та перезапустіть програму Excel.

Щоб оновити запит, виконайте наведені нижче дії.

  1. На стрічці редактора запитів натисніть кнопку оновити попереднюверсію.

Перехід на вкладку ''Завдання''

Примітка.: Редактор запитів відображається лише під час завантаження, редагування або створення нового запиту за допомогою надбудови Power Query. У наведеному далі відео показано вікно редактора запитів, яке відображається після редагування запиту в книзі Excel. Щоб переглянути редактор запитів, без завантаження чи редагування наявного запиту книги, у розділі Отримання зовнішніх даних на вкладці Power Query стрічки послідовно виберіть елементи З інших джерел > Пустий запит. У наведеному далі відео показано один зі способів відображення редактора запитів.

Перегляд редактора запитів в Excel

Якщо ваша книга Excel має підключення до таблиці або запиту в базі даних Access, можна переконатися, що вона відображає найновішу інформацію. Скористайтеся командою " оновити " (на вкладці " дані "), щоб виконати цю дію.

  1. На аркуші клацніть будь-яку з цих клітинок, які містять дані Access.

  2. На вкладці дані в групі підключення клацніть стрілку поруч із кнопкою оновити всета виберіть команду оновити.

Оновлення зв’язків даних

Щоб керувати тим, як часто оновлюється підключення, виконайте наведені нижче дії.

  1. Клацніть будь-яку з цих комірок, які містять дані Access.

  2. У групі підключення клацніть стрілку поруч із кнопкою оновити всета виберіть пункт Властивості підключення.

Якщо ви використовуєте дуже великі набори даних, не забувайте запускати фонове оновлення. Таким чином ви зможете використовувати програму Excel під час оновлення, а не чекати кілька хвилин, доки оновлення не завершиться.

Властивості підключення

  1. На вкладці використання встановіть потрібні настройки.

Перевірка стану або скасування оновлення

Якщо книгу підключено до великого джерела даних, оновлення може зайняти більше часу, ніж очікувалося. Щоб перевірити оновлення або скасувати його, виконайте одну або кілька з наведених нижче дій.

  • Перевірка стану запиту.    Коли запит виконується, у рядку стану програми Excel відображається повідомлення. Двічі клацніть повідомлення, щоб перевірити стан запиту.

  • Припинення оновлення у фоновому режимі.    Щоб зупинити запит, який виконується у фоновому режимі, двічі клацніть повідомлення про стан запиту в рядку стану, щоб з’явилося діалогове вікно Стан оновлення зовнішніх даних і натисніть кнопку Перервати.

  • Припинення виконання запиту.    Щоб припинити виконання запиту, коли оновлення у фоновому режимі вимкнуто, натисніть клавішу Esc.

Якщо ваша книга Excel має підключення до таблиці або запиту в базі даних SQL Server, ви можете переконатися, що вона відображає найновішу інформацію. Скористайтеся командою " оновити " (на вкладці " дані "), щоб виконати цю дію.

  1. На аркуші клацніть будь-яку з цих клітинок, які містять дані SQL Server.

  2. На вкладці дані в групі підключення клацніть стрілку поруч із кнопкою оновити всета виберіть команду оновити.

Оновлення зв’язків даних

Щоб керувати тим, як часто оновлюється підключення, виконайте наведені нижче дії.

  1. Клацніть будь-яку з цих комірок, які містять дані SQL Server.

  2. У групі підключення клацніть стрілку поруч із кнопкою оновити всета виберіть пункт Властивості підключення.

Якщо ви використовуєте дуже великі набори даних, не забувайте запускати фонове оновлення. Таким чином ви зможете використовувати програму Excel під час оновлення, а не чекати кілька хвилин, доки оновлення не завершиться.

Властивості підключення

  1. На вкладці використання встановіть потрібні настройки, наприклад ввімкнення фонового оновлення.

Скасування або перевірка стану оновлення

Якщо книгу підключено до великого джерела даних, оновлення може зайняти більше часу, ніж очікувалося. Щоб перевірити оновлення або скасувати його, виконайте одну з таких дій:

  • Перевірка стану запиту.    Коли запит виконується, у рядку стану програми Excel відображається повідомлення. Двічі клацніть повідомлення, щоб перевірити стан запиту.

  • Припинення оновлення у фоновому режимі.    Щоб зупинити запит, який виконується у фоновому режимі, двічі клацніть повідомлення про стан запиту в рядку стану, щоб з’явилося діалогове вікно Стан оновлення зовнішніх даних і натисніть кнопку Перервати.

  • Припинення виконання запиту.    Щоб припинити виконання запиту, коли оновлення у фоновому режимі вимкнуто, натисніть клавішу Esc.

Якщо ваша книга Excel має підключення до таблиці або запиту в джерелі даних OLE DB, ви можете переконатися, що вона відображає найновішу інформацію про її дату. Скористайтеся командою " оновити " (на вкладці " дані "), щоб виконати цю дію.

  1. На аркуші клацніть будь-яку з цих клітинок, які містять дані з БАЗИ даних OLE.

  2. На вкладці дані в групі підключення клацніть стрілку поруч із кнопкою оновити всета виберіть команду оновити.

Оновлення зв’язків даних

Щоб керувати тим, як часто оновлюється підключення, виконайте наведені нижче дії.

  1. Клацніть будь-яку з них, що містить дані БАЗИ даних OLE.

  2. У групі підключення клацніть стрілку поруч із кнопкою оновити всета виберіть пункт Властивості підключення.

Якщо ви використовуєте дуже великі набори даних, не забувайте запускати фонове оновлення. Таким чином ви зможете використовувати програму Excel під час оновлення, а не чекати кілька хвилин, доки оновлення не завершиться.

Властивості підключення

  1. На вкладці використання встановіть потрібні настройки.

Перевірка або скасування оновлення

Якщо книгу підключено до великого джерела даних, оновлення може зайняти більше часу, ніж очікувалося. Щоб перевірити або скасувати оновлення, виконайте одну з наведених нижче дій.

  • Перевірка стану запиту.    Коли запит виконується, у рядку стану програми Excel відображається повідомлення. Щоб перевірити стан запиту, двічі клацніть це повідомлення.

  • Припинення оновлення у фоновому режимі.    Щоб зупинити запит, який виконується у фоновому режимі, двічі клацніть повідомлення про стан запиту в рядку стану, щоб з’явилося діалогове вікно Стан оновлення зовнішніх даних і натисніть кнопку Перервати.

  • Припинення виконання запиту.    Щоб припинити виконання запиту, коли оновлення у фоновому режимі вимкнуто, натисніть клавішу Esc.

Якщо дані, використані для карти, змінилися, їх можна оновити вручну в надбудові 3D Maps. Після цього зміни буде відображено на карті. Ось як це зробити:

  • У надбудові 3D Maps клацніть елементи Основне > Оновити дані.

Макет графічного об’єкта SmartArt

Додавання даних у Power Map

Щоб додати дані до надбудови 3D MapsPower Map:

  1. У надбудові 3D Maps перейдіть до карти, до якої потрібно додати дані.

  2. Не закриваючи вікно 3D Maps, клацніть у вікні Excel і виділіть дані на аркуші, які потрібно додати.

  3. На стрічці Excel на вкладці Вставлення клацніть стрілку поруч із кнопкою Карта й виберіть пункт Додати вибрані дані до Power Map.

Блок тексту

Карту в 3D Maps буде автоматично оновлено, і на ній з’являться додаткові дані.

Дані в книзі Microsoft Office Excel, яка відображається в службах Excel Services, може виходити з двох різних розташувань. Дані можуть зберігатися безпосередньо в книзі, або його можна зберегти в зовнішньому джерелі даних, наприклад в базі даних або в кубі в онлайновій аналітичній обробці (OLAP).

Якщо дані надходять із зовнішнього джерела даних, автор або адміністратор книги визначили відомості про підключення, часто у файлі підключення до даних Office (ODC), у якому розповідається про те, як знайти, ввійти, запит і отримати доступ до зовнішнього джерела даних.

Коли ви підключені до зовнішнього джерела даних, можна виконати операцію оновлення, щоб отримати оновлені дані. Щоразу, коли ви оновлюєте дані, ви бачитимете найновішу версію даних, включно з усіма змінами, внесеними до даних після останнього оновлення.

Відомості про оновлення даних

Наведена нижче ілюстрація пояснює основний процес, що відбувається під час оновлення даних, підключених до зовнішнього джерела даних.

Основний процес оновлення зовнішніх даних

  1. Операція оновлення отримує оновлені дані.

  2. Підключення, яке часто зберігається у файлі підключення, визначає всі відомості, необхідні для доступу та отримання даних із зовнішнього джерела даних.

  3. Існує багато джерел даних, до яких можна отримати доступ, наприклад OLAP, SQL Server, постачальників OLEDB і драйвери ODBC.

  4. Оновлені дані буде додано до поточної книги.

Відомості про проблеми з безпекою

Коли ви підключені до зовнішнього джерела даних, і ви намагаєтеся оновити дані, важливо знати про потенційні проблеми з безпекою та знати, що можна робити з будь-яких проблем із безпекою.

Файл зв'язку з даними часто містить одне або кілька запитів, які використовуються для оновлення зовнішніх даних. Замінивши цей файл, користувач, який має зловмисний намір, може створити запит, щоб отримати доступ до конфіденційної інформації та розповсюдити його іншим користувачам або виконувати інші шкідливі дії. Тому важливо переконатися в тому, що:

  • Файл підключення створено надійним індивідуальним.

  • Файл підключення безпечний і походить від надійного бібліотеки зв'язків даних (DCL).

Щоб отримати докладні відомості про те, як адміністратор може створювати файли підключення, створити надійні розташування та файли захищеного з'єднання, перегляньте статтю Microsoft Office Excel 2007 Довідка та Центр адміністрування Office SharePoint Server.

Примітка про безпеку.: Щоб отримати доступ до зовнішнього джерела даних, зазвичай потрібні облікові дані (наприклад, ім'я користувача та пароль), які використовуються для автентифікації користувача. Переконайтеся, що ці облікові дані надано безпечним і безпечним способом, і ви не випадково розкрите ці облікові дані іншим користувачам.

Керування оновленою даними

Можна керувати тим, як оновлювати дані з зовнішнього джерела даних, виконавши одну або кілька з наведених нижче дій.

  • Оновити під час відкриття   У Microsoft Office Excel 2007 автор книги може створити книгу, яка автоматично оновлює зовнішні дані, коли книгу відкривають, установивши прапорець оновлювати дані під час відкриття файлу в діалоговому вікні Властивості підключення . (На вкладці дані в групі підключення натисніть кнопку підключення, виберіть підключення, виберіть пункт Властивості, перейдіть на вкладку використання та натисніть кнопку Оновити дані під час відкриття файлу.) У цьому випадку служби Excel Services завжди оновлюватимуть дані перед тим, як вона відображає книгу та створить новий сеанс. Якщо під час відкриття файлу автор книги видаляє дані про оновлення, а дані, які кешовано з книгою, буде відображено, а це означає, що коли користувач вручну оновлює дані, користувач бачить оновлюється, оновлюють дані під час поточного сеансу, але дані не зберігаються в книзі. Якщо потрібно переконатися в тому, що оновлені дані завжди відображаються під час відображення книги в службах Excel Services, установіть прапорець оновлювати дані під час відкриття файлу за допомогою програми Office Excel.

    Якщо використовується файл підключення до даних Office (ODC), установіть прапорець завжди використовувати файл підключення в діалоговому вікні Властивості підключення (на вкладці дані в групі підключення натисніть кнопку підключення, виберіть підключення, виберіть пункт Властивості, перейдіть на вкладку визначення та натисніть кнопку завжди використовувати файл підключення).

    Настройки сайту розташування надійних файлів, час очікування для короткочасного сеансу та термін дії кеша зовнішніх данихтакож можуть впливати на оновлення. Для отримання додаткових відомостей зверніться до адміністратора або системи довідки центру адміністрування Microsoft Office SharePoint Server.

  • Ручне оновлення   

    Примітка.: Можна оновити тільки звіт зведеної таблиці вручну.

    1. Виберіть у звіті зведеної таблиці елемент "Таблиця".

    2. На панелі інструментів Excel Web Access у меню оновлення виберіть команду оновити вибране підключення.

      Примітки.: 

      • Будь-яка Інтерактивна операція, що спричиняє запит на повторне використання джерела даних OLAP, ініціює операцію ручного оновлення.

      • Якщо ця команда оновлення не відображається, автор веб-частини очистив вибране підключення, оновіть всі властивості підключення . Додаткові відомості наведено в статті спеціальні властивості веб-частини Excel Web Access.

  • Оновити всі підключення   На панелі інструментів Excel Web Access у меню оновлення виберіть команду оновити всі підключення.

  • Періодичне оновлення   За допомогою Office Excel 2007 автор книги може визначити, чи автоматично оновлюється дані в певному інтервалі після відкриття книги для кожного підключення в книзі. Наприклад, база даних інвентаризації може оновлюватися щогодини, тому автор книги визначив, що книгу автоматично оновлюватимуться кожні 60 хвилин.

    Автор веб-частини може вибрати або видалити властивість дозволити періодичне оновлення даних у веб-програмі Excel Web Access , щоб увімкнути або вимкнути цю періодичну операцію оновлення, якщо властивість визначено автором книги. Коли інтервал часу спливає за замовчуванням, у нижній частині веб-частини веб-програми Excel Web Access відображається таке повідомлення про помилку оновлення.

    Оновити дані для <списку підключень>? Тепер Завжди (Не запитувати мене)

    Автор веб-частини Excel Web Access також може настроїти властивість відображення періодичного запиту на оновлення даних , щоб контролювати поведінку повідомлення, яке відображається, коли служби Excel Services виконують періодичні оновлення даних під час сеансу.

    • Завжди     означає, що повідомлення відображається за допомогою підказки в кожному інтервалі.

    • Опціонально     означає, що користувач може продовжити періодичне оновлення без відображення повідомлення.

    • Ніколи не     означає, що веб-програма Excel Web Access виконує періодичне оновлення без відображення повідомлення або запиту.

    Додаткові відомості наведено в статті спеціальні властивості веб-частини Excel Web Access.

  • Скасування оновлення   Оскільки операція оновлення може тривати довше, ніж очікувалося, його можна скасувати. Під час роботи з оновленням Excel Services відображає повідомлення з запитанням. Натисніть кнопку "Скасувати ", щоб перервати операцію, щоб завершити операцію оновлення на зручніший час. Дані, повернуті запитами, перш ніж скасувати операцію оновлення, буде відображено.

Діапазон зовнішніх даних може оновлюватись автоматично під час відкриття книги. За бажанням книгу можна також зберігати без збереження зовнішніх даних, що зменшує розмір файлу.

  1. Виберіть клітинку в діапазоні зовнішніх даних.

  2. На вкладці Дані в групі Підключення натисніть кнопку Оновити все, а потім виберіть пункт Властивості підключення.

    Властивості підключення

  1. Перейдіть на вкладку Використання.

  2. У групі Оновлення екрана встановіть прапорець Оновлювати дані під час відкриття файлу.

  3. Якщо потрібно зберігати книгу разом із визначенням запиту, але без зовнішніх даних, установіть прапорець Видаляти дані з зовнішнього діапазону даних перед збереженням робочої книги.

  1. Виберіть клітинку в діапазоні зовнішніх даних.

  2. На вкладці Дані в групі Підключення натисніть кнопку Оновити все, а потім виберіть пункт Властивості підключення.

    Властивості підключення

  3. Перейдіть на вкладку Використання.

  4. Установіть прапорець Оновлювати кожні та вкажіть у хвилинах потрібний інтервал оновлень.

Не радимо використовувати збережені паролі, тому що вони не шифруються. Якщо для джерела даних потрібен пароль для підключення, можна встановити параметр, відповідно до якого користувач повинен обов'язково вводити пароль, перш ніж оновлювати діапазон зовнішніх даних. Ця процедура не застосовується до даних, отриманих із текстового файлу (TXT) або веб-запиту (IQY).

Використовуйте надійні паролі, у яких поєднуються букви верхнього й нижнього регістра, числа та символи. Якщо в паролі не поєднуються ці елементи, він ненадійний. Наприклад, надійний пароль: Y6dh! et5. Приклад ненадійного пароля: Dim27. Пароль має містити не менше 8 символів. Краще використовувати кодову фразу, яка містить не менше 14 символів.

Пам'ятати свій пароль дуже важливо. Якщо ви забудете пароль, корпорація Майкрософт не зможе його відновити. Зберігайте записані паролі в безпечному місці подалі від інформації, яку вони захищають.

  1. Виберіть клітинку в діапазоні зовнішніх даних.

  2. На вкладці Дані в групі Підключення натисніть кнопку Оновити все, а потім виберіть пункт Властивості підключення.

    Властивості підключення

  3. Перейдіть на вкладку Визначення та зніміть прапорець Зберегти пароль.

Примітка.: У програмі Excel пароль потрібно вводити лише під час першого оновлення діапазону зовнішніх даних у кожному сеансі Excel. Після наступного запуску програми Excel вам буде запропоновано ввести пароль знову, якщо ви відкриваєте книгу, яка містить запит, і намагаєтесь оновити дані.

Якщо ви використовуєте дуже великі набори даних, не забувайте запускати фонове оновлення. Таким чином ви зможете використовувати програму Excel під час оновлення, а не чекати кілька хвилин, доки оновлення не завершиться.

  1. Виберіть клітинку в діапазоні зовнішніх даних.

  2. На вкладці Дані в групі Підключення натисніть кнопку Оновити все, а потім виберіть пункт Властивості підключення.

    Властивості підключення

    Примітка.: Запит OLAP не можна виконувати у фоновому режимі.

    Примітка.: Не можна запускати запит для будь-якого типу підключення, що отримує дані для моделі даних.

  3. Перейдіть на вкладку Використання.

  4. Установіть прапорець Фонове оновлення, щоб виконувати запит у фоновому режимі. Зніміть цей прапорець, щоб не виконувати запит у фоновому режимі.

    Під час записування макрос, що включає запит, у програмі Excel не запускається запит у фоновому режимі. Щоб змінити Записаний макрос таким чином, щоб запит запускався у фоновому режимі, відредагуйте макрос у Редактор Visual Basic. Змінення методу оновлення для об'єкта Querretable від BackgroundQuery: = false to BackgroundQuery: = TRUE.

Якщо книгу підключено до великого джерела даних, оновлення може зайняти більше часу, ніж очікувалося. Щоб перевірити оновлення або скасувати його, виконайте одну з таких дій:

  • Перевірка стану запиту.    Коли запит виконується, у рядку стану програми Excel відображається повідомлення. Щоб перевірити стан запиту, двічі клацніть це повідомлення.

  • Припинення оновлення у фоновому режимі.    Щоб зупинити запит, який виконується у фоновому режимі, двічі клацніть повідомлення про стан запиту в рядку стану, щоб з’явилося діалогове вікно Стан оновлення зовнішніх даних і натисніть кнопку Перервати.

  • Припинення виконання запиту.    Щоб припинити виконання запиту, коли оновлення у фоновому режимі вимкнуто, натисніть клавішу Esc.

Пов’язані статті

Передплата для максимальної ефективності

Потрібна додаткова довідка?

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо, що знайшли час і надіслали нам відгук! Можливо, у нас не буде часу відповісти на кожен коментар, але докладемо максимум зусиль, щоб переглянути їх усі. Вас цікавить, як ми використовуємо ваші відгуки?

×