Перейти до основного
Підтримка
Вхід
Основні завдання для настільних баз даних Access

Основні завдання для настільних баз даних Access

У настільних базах даних Access можна зберігати та відстежувати будь-які відомості, наприклад запаси, контакти або бізнес-процеси. Пройдіться шляхами можна, щоб створити локальну базу даних Access, додати до неї дані, а потім дізнатися про подальші дії, спрямовані на настроювання та використання нової бази даних.

У цій статті

Вибір шаблону

Шаблони Access мають вбудовані таблиці, запити, форми та звіти, які готові використовувати. Вибір шаблонів – це перше, що ви помітите під час запуску Access, і ви можете знайти в Інтернеті додаткові шаблони.

Подання шаблонів на початковій сторінці в програмі Access

  1. У програмі Access виберіть файл > New (створити).

  2. Виберіть шаблон бази даних для настільних комп'ютерів і введіть ім'я для бази даних у розділі ім'я файлу. (Якщо ви не бачите шаблон, який працюватиме для вас, скористайтесяполем Пошук онлайнових шаблонів).

  3. Ви можете використовувати розташування за замовчуванням, яке відображається під полем ім'я файлу , або клацніть піктограму папки, щоб вибрати один із них.

  4. Натисніть кнопку Створити.

Створення настільної бази даних Access на основі шаблону

Залежно від шаблону, можливо, потрібно виконати одну з наведених нижче дій, щоб почати роботу.

  • Якщо у програмі Access відображається діалогове вікно " вхід " із пустим списком користувачів:

    1. Натисніть кнопку створити користувача.

    2. Заповніть форму відомості про користувача .

    3. Натисніть кнопку зберегти & закрити.

    4. Виберіть щойно введене ім'я користувача, а потім натисніть кнопку увійти.

  • Якщо програма Access відобразить оповіщення системи безпеки в рядку повідомлень, і ви довіряєте джерелу шаблону, натисніть кнопку Увімкнути вміст. Якщо база даних потребує входу, увійдіть знову.

Щоб отримати докладніші відомості, перегляньте статтю створення настільної бази даних Access із шаблону.

Створення бази даних із нуля

Якщо жоден із шаблонів не відповідає вашим потребам, ви можете почати роботу з порожньою настільною базою даних.

  1. У програмі Access натисніть кнопку створити > Пуста настільна база даних.

  2. Введіть ім'я бази даних у полі ім'я файлу .

  3. Ви можете використовувати розташування за замовчуванням, яке відображається під полем ім'я файлу , або клацніть піктограму папки, щоб вибрати один із них.

  4. Натисніть кнопку Створити.

Додавання таблиці

У базі даних дані зберігатимуться в кількох пов'язаних таблицях. Щоб створити таблицю, виконайте наведені нижче дії.

  1. Під час першого відкриття бази даних ви побачите пусту таблицю в поданні табличного подання даних, де можна додати дані. Щоб додати іншу таблицю, клацніть таблицю" створити вкладку >". Ви можете почати вводити дані в пустому полі (у клітинках) або вставляти дані з іншого джерела, наприклад книги Excel.

  2. Щоб перейменувати стовпець (поле), двічі клацніть його заголовок і введіть нове ім’я.

Порада.:  Змістовні імена допомагають знати, що кожне поле містить, не бачачи його вміст.

  1. Виберіть Файл > Зберегти.

  • Щоб додати інші поля, введіть його в поле клацніть, щоб додати стовпець.

  • Щоб перемістити стовпець, виділіть його, клацнувши заголовок стовпця, а потім перетягніть його в потрібне місце. Крім того, можна виділити суміжні стовпці та перетягнути їх до нового розташування.

Докладні відомості наведено в статті Загальні відомості про таблиці.

Копіювання та вставлення даних

Ви можете копіювати та вставляти дані з іншої програми, як-от Excel або Word, у таблицю Access. Ця дія найкраще підходить, якщо дані розділено на стовпці. Якщо дані наведено в програмі Word, наприклад Word, за допомогою тегів можна відокремити стовпці або перетворити на формат таблиці перед копіюванням.

  1. Якщо дані потрібні для редагування, наприклад відокремлення повного імені в імені та прізвища, зробіть це спочатку у вихідній програмі.

  2. Відкрийте джерело та скопіюйте (Ctrl + C) дані.

  3. Відкрийте таблицю Access, до якої потрібно додати дані в поданні табличного подання даних, і вставте його (Ctrl + V).

  4. Двічі клацніть заголовок кожного стовпця та введіть змістовне ім'я.

  5. Натисніть кнопку файл > зберегти та надайте нову таблицю ім'я.

    Примітка.:  Програма Access установлює тип даних для кожного поля на основі даних, які ви вставляєте в перший рядок кожного стовпця, тому переконайтеся, що дані в наведених нижче рядках збігаються з першим рядком.

Імпорт даних або зв’язування з ними

Ви можете імпортувати дані з інших джерел або створити зв'язок із даними з Access, не переміщуючи інформацію, звідки вона зберігається. Зв'язування може бути добрим варіантом, якщо у вас є кілька користувачів, які оновлюють дані, і потрібно переконатися, що ви бачите найновішу версію або хочете зберегти простір для зберігання. Ви можете вибрати, чи потрібно створити посилання на дані для більшості форматів або імпортувати їх. Додаткові відомості можна знайти в статті імпорт або зв'язування з даними в іншій базі даних Access .

Параметри вкладки "Зовнішні дані" в програмі Access

Цей процес дещо відрізняється від джерела даних, але ці інструкції допоможуть вам почати роботу.

  1. На вкладці зовнішні дані виберіть формат даних, який ви імпортуватимете, або посилання на нього. Якщо потрібний формат не відображається, натисніть кнопку Додатково.

Примітка.:  Якщо ви все ще не можете відшукати потрібний формат, можливо, потрібно спочатку експортувати дані до формату файлу, який підтримує Access (наприклад, текстовий файл із роздільниками ).

  1. Виконайте вказівки, наведені в діалоговому вікні отримати зовнішні дані .

Якщо створити посилання, деякі формати доступні лише для читання. Нижче наведено зовнішні джерела, за допомогою яких можна імпортувати дані або посилання на нього.

Імпортувати

.

Microsoft Excel

Так

Так
(лише для читання)

Microsoft Access.

Так

Так

Бази даних ODBC, як-от SQL Server

Так

Так

Текстові файли або файли даних із роздільниками-комами (CSV)

Так

Так
(лише додавання нових записів)

Список SharePoint

Так

Так

XML

Так

Служби даних

Так
(лише для читання)

Документ HTML

Так

Так

Папка Outlook

Так

Так

Докладні відомості наведено в статті Імпорт або зв'язування з даними в іншій базі даних Access.

Упорядкування даних за допомогою аналізатора таблиць

Ви можете використовувати майстер аналізу таблиць, щоб швидко ідентифікувати надлишкові дані. Майстер надає простий спосіб упорядкування даних у окремі таблиці. Програма Access зберігає вихідну таблицю як резервну копію.

  1. Відкрийте базу даних Access, яка містить таблицю, яку потрібно проаналізувати.

  2. Виберіть елемент Знаряддя бази даних > аналізувати таблицю.

    Перші дві сторінки майстра містять стислий посібник із прикладами. Якщо встановлено прапорець Відображати вступну сторінку?, установіть прапорець, а потім двічі натисніть кнопку назад , щоб переглянути загальні відомості. Якщо ви не хочете, щоб знову переглянути вступні сторінки, зніміть прапорець Відображати вступну сторінку?

На початок сторінки

Подальші дії

Решта процесу проектування залежить від того, що потрібно зробити, але, можливо, потрібно враховувати створення запитів, форм, звітів і макросів. Ці статті можуть допомогти:

На початок сторінки

Потрібна додаткова довідка?

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо, що знайшли час і надіслали нам відгук! Можливо, у нас не буде часу відповісти на кожен коментар, але докладемо максимум зусиль, щоб переглянути їх усі. Вас цікавить, як ми використовуємо ваші відгуки?

×