Основні завдання у програмі Access 2010

Підтримка Office 2010 завершилася 13 жовтня 2020 р.

Оновіть Microsoft 365 для роботи будь-де з будь-якого пристрою та продовжуйте отримувати підтримку.

Перейти зараз

Нижче наведено кілька основних завдань у базі даних, які допоможуть вам дізнатися, як використовувати Microsoft Access 2010.

 

У цій статті

Загальні відомості про Access

Access 2010 – це засіб розробки та розгортання програм бази даних , який можна використовувати для відстеження важливої інформації. Ви можете зберігати дані на своєму комп'ютері або публікувати її в Інтернеті, щоб інші користувачі могли використовувати свою базу даних у веб-браузері.

Багато людей почали використовувати програму Access, коли програма, яка використовується для відстеження чогось, поступово стає меншою для завдання. Наприклад, припустімо, що ви – планувальник подій, і потрібно відстежувати всі відомості, які потрібно керувати, щоб зробити події успішними. Якщо ви використовуєте текстовий процесор або програму для роботи з електронними таблицями, ви можете легко зіткнутися з повторюваними та неузгодженими даними. Ви можете використовувати програмне забезпечення для календарів, але відстеження фінансових відомостей у календарі не підходить.

Реляційні бази даних у програмі Access

Іноді потрібна реляційна база даних для відстеження такої інформації – сховище даних, розділених на менші колекції даних (що називаються таблицями), щоб усунути надмірність, а потім відповідно до поширених бітів інформації (поля). Наприклад, реляційна база даних планування подій може містити таблицю з відомостями про клієнтів, таблицю з відомостями про постачальника, а також таблицю з відомостями про подію. У таблиці з відомостями про подію може бути поле, у якому потрібно пов'язати її з таблицею клієнтів, а також поле, до якого потрібно пов'язати її з таблицею продавця. Таким чином, наприклад, якщо номер телефону продавця змінився, відомості можна змінити один раз в таблиці постачальника, а не в будь-якій події, що бере участь у продавця.

Access – це засіб, за допомогою якого можна швидко та легко розробляти програми реляційних баз даних, які допомагають керувати відомостями. Ви можете створити базу даних, щоб слідкувати за будь-якими відомостями, наприклад запасами, професійними контактами або бізнес-процесами. Насправді програма Access постачається з шаблонами, які можна використовувати одразу, щоб відстежувати різноманітні відомості, легко навіть для початківця.

Під час відкриття Access

Під час запуску Access 2010 відображається подання Backstage Microsoft Office, де можна отримати відомості про поточну базу даних, створити нову базу даних, відкрити наявну базу даних, а також переглянути вміст із Office.com.

Подання Backstage програми Access 2010

Подання Backstage також містить багато інших команд, які можна використовувати для налаштування, збереження та надання спільного доступу до баз даних. Команди в поданні Backstage зазвичай застосовуватимуться до цілих баз даних, а не до об'єктів всередині бази даних.

Примітка.: У будь-який час можна перейти до подання Backstage, клацнувши вкладку файл .

На початок сторінки

Пошук і застосування шаблону

У програмі Access є багато різних шаблонів, які можна використовувати, щоб прискорити процес створення бази даних. Шаблон – це готова до використання база даних, яка містить усі таблиці, запити, форми та звіти, необхідні для виконання певного завдання. Наприклад, існують шаблони, які можна використовувати, щоб відстежувати проблеми, керувати контактами або зберігати записи про витрати. Деякі шаблони містять зразки записів, що вказують на їхнє призначення. Бази даних шаблонів можна використовувати, як-от, або їх можна настроїти, щоб краще відповідати вашим потребам.

Щоб шукати та використовувати шаблон у базі даних, виконайте наведені нижче дії.

  1. На вкладці Файл виберіть команду Створити.

  2. У розділі Наявні шаблони виконайте одну з таких дій:

    • Щоб повторно використати шаблон, який нещодавно використовувався, натисніть кнопку останні шаблони, а потім виберіть потрібний шаблон.

    • Щоб використати вже інстальовану шаблон, виберіть пункт Мої шаблони, а потім виберіть потрібний шаблон.

    • Щоб переглянути шаблон на Office.com, у розділі шаблони Office.comклацніть категорію шаблону, виберіть потрібний шаблон і натисніть кнопку завантажити , щоб завантажити шаблон із Office. com на комп'ютер.

      Ви також можете шукати шаблони в Office.com у програмі Access. У полі Пошук онлайнових шаблонів введіть одну або кілька умов пошуку та натисніть кнопку зі стрілкою, щоб почати пошук.

  3. За потреби клацніть піктограму папки поруч із полем ім'я файлу , щоб перейти до розташування, у якому потрібно створити базу даних. Якщо ви не вказали певне розташування, програма Access створює базу даних у розташуванні, яке відображається під полем ім'я файлу .

  4. Натисніть кнопку Створити.

Програма Access створить базу даних і відкриє її для використання.

На початок сторінки

Створення бази даних із нуля

Якщо потрібно отримати ретельну інформацію про те, як використовувати Access для створення бази даних, ознайомтеся з основами конструювання бази данихстатей.

Якщо жоден із шаблонів не відповідає вашим потребам, або якщо у вас є дані в іншій програмі, яку потрібно використовувати в Access, ви можете вирішити, що це краще для створення бази даних із нуля. У програмі Access 2010 ви маєте вибір: стандартну базу даних для настільних комп'ютерів або веб-базу даних.

Докладні відомості про веб-бази даних наведено в статті створення бази даних для надання спільного доступу в Інтернеті.

Щоб створити нову базу даних, виконайте наведені нижче дії.

  1. Запустіть Access.

  2. На вкладці створити в поданні Backstage виберіть пункт Пуста база даних або Пуста веб-база даних.

    Увага!: У цій статті описано, як можна визначити, які функції доступні в базі даних. Настільні бази даних не можна опублікувати в Інтернеті, а веб-бази даних не підтримують деякі функції для настільних комп'ютерів, наприклад запити на обчислення підсумків.

  3. Праворуч введіть ім'я бази даних у полі ім'я файлу .

    Щоб змінити розташування, у якому потрібно створити файл, натисніть кнопку огляд альтернативний текст поряд із полем ім'я файлу , знайдіть і виберіть нове розташування, а потім натисніть кнопку OK.

  4. Натисніть кнопку Створити.

    Програма Access створює базу даних, а потім відкриває пусту таблицю (іменований Таблиця1) у вікно табличного подання даних.

  5. У програмі Access у першій пустій області клацніть, щоб додати стовпець нової таблиці.

    Щоб додати дані, почніть вводити текст, або можна вставити дані з іншого джерела, як описано в розділі вставлення даних з іншого джерела в таблицю Access, а потім у цій статті.

    Примітки.: 

    • Введення даних у табличному поданні має бути дуже схожим на введення даних на аркуші Excel. Основне обмеження – це дані, які потрібно вводити в суміжні рядки та стовпці, починаючи з верхнього лівого кута таблиці даних. Ви не повинні намагатися форматувати дані, зокрема пусті рядки або стовпці, які можна виконувати на аркуші Excel, оскільки це не дасть змогу використовувати простір у таблиці. Таблиця містить лише ваші дані. Усі візуальні презентації цих даних буде виконано у формах і звітах, які можна спроектувати згодом.

    • Структура таблиці створюється під час введення даних. Коли ви додасте новий стовпець до таблиці даних, нове поле буде визначено в таблиці. Програма Access установлює тип даних поля на основі типу введених даних. Наприклад, якщо у вас є стовпець, у якому потрібно ввести лише значення дати, у програмі Access буде настроєно тип даних цього поля на дату й час. Якщо пізніше ви спробуєте ввести значення, яке не є датою (наприклад, ім'я або номер телефону) в цьому полі, програма Access відобразить повідомлення про те, що значення не відповідає типу даних стовпця. Якщо це можливо, потрібно спланувати таблицю, щоб кожен стовпець містив однаковий тип даних, незалежно від того, чи це текст, дати, числа або інший тип. Завдяки цьому значно зручніше створювати запити, форми та звіти, які можна вибрати лише потрібні дані.

Якщо ви ще не хочете вносити дані, натисніть кнопку закрити Зображення кнопки .

Примітка.: Програма Access видалить Таблиця1, якщо її закрито без збереження.

На початок сторінки

Відкриття наявної бази даних Access

Порада.: Щоб швидко відкрити одну з останніх відкритих баз даних, на вкладці файл натисніть кнопку останні, а потім клацніть ім'я файлу.

  1. На вкладці Файл виберіть команду Відкрити.

  2. Клацніть ярлик у діалоговому вікні Відкрити або в полі папка виберіть диск або папку, що містить потрібну базу даних.

  3. У списку папок двічі клацніть папки, доки не відкриєте папку, яка містить базу даних.

  4. Знайшовши базу даних, виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Щоб відкрити базу даних у режимі відкритого використання за замовчуванням, двічі клацніть його.

    • Щоб відкрити базу даних для спільного доступу в багатокористувачньому середовищі, щоб одночасно читати та записувати їх до бази даних, натисніть кнопку Відкрити.

    • Щоб відкрити базу даних для доступу лише для читання, щоб переглянути його, але не можна редагувати його, клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкрити , а потім виберіть пункт відкрити лише для читання.

    • Щоб відкрити базу даних для монопольного доступу, щоб інші не могли відкрити її під час відкриття, клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкрити та виберіть пункт монопольнийдоступ.

    • Щоб відкрити базу даних для доступу лише для читання, клацніть стрілку поруч із кнопкою Відкрити , а потім виберіть пункт Відкрити монопольно для читання , щоб інші користувачі не могли відкривати базу даних, але тільки доступ до них доступний лише для читання.

Якщо не вдалося знайти потрібну базу даних    

  1. У діалоговому вікні відкриття клацніть ярлик " мій комп'ютер " або в полі " Пошук у " натисніть кнопку " мій комп'ютер".

  2. У списку дисків клацніть правою кнопкою миші диск, який може містити базу даних, і натисніть кнопку Пошук.

  3. Введіть умови пошуку, а потім натисніть клавішу ВВОДУ, щоб знайти базу даних.

  4. Якщо база даних буде знайдена, відкрийте його, двічі клацнувши його в діалоговому вікні результати пошуку .

    Оскільки пошук ініційовано в діалоговому вікні відкриття , ви повинні натиснути кнопку скасувати в цьому діалоговому вікні, перш ніж відкриється база даних.

Ви можете безпосередньо відкрити файл даних у зовнішньому форматі файлу (наприклад, dBASE, парадокс, Microsoft Exchange або Excel). Крім того, відкрити можна будь-яке джерело даних ODBC, як-от Microsoft SQL Server або Microsoft FoxPro. Access автоматично створює нову базу даних Access в одній папці з файлом даних і додає посилання на всі таблиці зовнішньої бази даних.

На початок сторінки

Початок роботи з новою базою даних

Залежно від використовуваного шаблону, можливо, знадобиться виконати одну або кілька з наведених нижче дій, щоб почати роботу з новою базою даних.

  • Якщо у програмі Access відображається діалогове вікно " вхід " із пустим списком користувачів, виконайте наведені нижче дії, щоб почати роботу.

    1. Натисніть кнопку створити користувача.

    2. Заповніть форму відомості про користувача .

    3. Натисніть кнопку Зберегти й закрити.

    4. Виберіть щойно введене ім'я користувача, а потім натисніть кнопку увійти.

  • Якщо програма Access відображає пусту таблицю даних, ви можете почати вводити дані безпосередньо в цю таблицю даних або клацнути інші кнопки й вкладки, щоб ознайомитися з базою даних.

  • Якщо у програмі Access відобразиться сторінка " початок роботи ", можна клацнути посилання на цій сторінці, щоб дізнатися більше про базу даних, або вибрати інші кнопки та вкладки, щоб ознайомитися з базою даних.

  • Якщо програма Access відобразить оповіщення системи безпеки в рядку повідомлень, і ви довіряєте джерелу шаблону, натисніть кнопку Увімкнути вміст. Якщо база даних вимагає входу, потрібно знову ввійти в систему.

Для настільних і веб-баз даних ви також хочете почати одну з наведених нижче дій.

На початок сторінки

Додавання таблиці

Ви можете додати нову таблицю до наявної бази даних, скориставшись інструментами в групі " таблиці " на вкладці " створити ".

Група «Таблиці» на вкладці «Створити»

Примітка.: У веб-базі даних команда " таблиця " доступна лише в групі "таблиці" .

Незалежно від того, яке подання ви починаєте, ви завжди можете переходити до іншого подання за допомогою кнопок подання в рядку стану вікна Access.

Створення пустої таблиці в поданні табличного подання даних    У вікні табличного подання даних можна відразу вказати дані, а також дозволити програмі Access будувати структуру таблиці за лаштунками. Імена полів призначаються числами (поле1», Поле2 і т. д.), і Access установлює тип даних поля на основі типу введених даних.

  1. На вкладці створення в групі таблиці натисніть кнопку таблиця Зображення кнопки .

  2. Програма Access створить таблицю, а потім розташовує курсор у першій пустій клітинках у полі клацніть, щоб додати стовпець.

  3. Щоб додати дані, почніть вводити текст у першій пустій або можна вставляти дані з іншого джерела, як описано нижче в цій статті.

    • Щоб перейменувати стовпець (поле), двічі клацніть його заголовок і введіть нове ім’я.

      Порада.: Надайте змістовне ім'я для кожного поля, щоб ви могли дізнатися, що вона містить без того, щоб переглядати дані.

    • Щоб перемістити стовпець, виділіть його, клацнувши заголовок стовпця, а потім перетягніть його в потрібне місце. Ви також можете вибрати кілька суміжних стовпців і перетягнути їх до нового розташування разом.

      Щоб додати інші поля до таблиці, ви можете почати вводити текст у вікні клацніть, щоб додати стовпець у поданні табличного подання даних, або додати нові поля, використовуючи команди в групі Add & DELETE на вкладці поля .

Створення таблиці, яка починається в режимі конструктора    У поданні конструктора спочатку потрібно створити структуру нової таблиці. У вікні табличного подання даних можна перейти до елемента дані, а також введіть дані, використовуючи інший спосіб, наприклад у формі.

Режим конструктора недоступний для таблиць у веб-базі даних.

  1. На вкладці Створити в групі Таблиці натисніть кнопку Конструктор таблиць. Зображення кнопки

  2. Для кожного поля в таблиці введіть ім’я в стовпець Ім’я поля, а потім зі списку Тип даних виберіть потрібний тип даних.

  3. Можна вказати додаткові відомості для кожного поля в стовпці Опис . Введений опис відображається в рядку стану, коли курсор розташовано в цьому полі, і використовується як текст рядка стану для елементів керування, які ви створюєте, перетягнувши поле з області Список полів до форми або звіту, а також для всіх елементів керування, створених для цього поля, за допомогою майстра форм або майстра звітів.

  4. Додавши всі потрібні поля, збережіть таблицю:

    • на вкладці Файл виберіть команду Зберегти.

  5. Ви можете будь-коли вводити дані в таблицю, перейшовши в режим табличного подання даних, клацнувши першу пусту й вводити текст. Ви також можете вставляти дані з іншого джерела, як описано в наступному розділі.

Створення таблиці на основі списку SharePoint    У списку SharePoint дані можна використовувати для користувачів, які не мають доступу. Крім того, дані списку зберігатимуться на сервері, що зазвичай дає найкращий захист від втрати даних, ніж файли, що знаходяться на настільному комп'ютері. Ви можете почати з нового списку або створити посилання на наявний список. На сайті SharePoint має бути достатньо дозволів, у яких потрібно створити список; Це може відрізнятися від сайту, щоб отримати докладні відомості про ваші варіанти, щоб звернутися до адміністратора SharePoint.

Ця функція недоступна у веб-базі даних.

  1. На вкладці Створення в групі Таблиці натисніть кнопку Списки SharePoint.

  2. Можна використати один із шаблонів списків, щоб створити стандартний список SharePoint, наприклад контакти або події.

    Ви також можете створити Настроюваний список або зв'язати з ним або імпортувати наявний список. Виберіть потрібний параметр.

  3. Якщо ви вибрали будь-який шаблон списку або створити Настроюваний список, відкриється діалогове вікно створення нового списку , у якому можна керувати процесом. Якщо ви вибрали використання наявного списку, відкриється діалогове вікно отримати зовнішні дані , щоб допомогти вам.

Докладні відомості про таблиці див. в статті Загальні відомості про таблиці.

На початок сторінки

Вставлення даних з іншого джерела в таблицю Access

Якщо дані зараз зберігатимуться в іншій програмі, наприклад у програмі Excel, можна скопіювати та вставити дані в таблицю Access. Це зручно, якщо дані вже розділено на стовпці, як у таблиці Excel. Якщо дані наведено в програмі для обробки тексту, спочатку потрібно розділити стовпці даних за допомогою вкладок або перетворити дані на таблицю в програмі для обробки тексту, а потім скопіювати дані. Якщо дані потрібні для редагування або маніпуляцій (наприклад, відокремлення повні імена в імені та прізвища), це може знадобитися, перш ніж копіювати дані, особливо якщо ви не знайомі з програмою Access.

Під час вставлення даних у пусту таблицю Access задає тип даних для кожного поля на основі його даних. Наприклад, якщо поле містить лише значення дати, для нього Access установить тип даних "Дата й час". Якщо ж поле містить лише слово "Так" або "Ні", Access вибере тип даних "Так/Ні".

В Access поля отримують імена на основі інформації, що міститься в першому рядку вставлених даних. Якщо перший рядок вставлених даних аналогічний у тексті, який слідує за рядками, Access визначає, що перший рядок входить до складу даних, і призначає поля загальними іменами (поле1», Поле2 тощо). Якщо перший рядок вставлених даних не схожий на рядки, які слідують, у програмі Access використовується перший рядок як імена полів і не виключає перший рядок у фактичних даних.

Якщо в Access поля іменуються автоматично, радимо перейменовувати їх, щоб уникнути плутанини. Для цього виконайте такі дії:

  1. На вкладці файл натисніть кнопку зберегти , щоб зберегти таблицю.

  2. У вікні табличного подання даних двічі клацніть заголовок кожного стовпця, а потім введіть ім'я стовпця.

  3. Знову збережіть таблицю.

На початок сторінки

Імпорт даних із іншого джерела або зв'язування з ними

Можливо, у вас є дані, які ви збираєте в іншій програмі, яку потрібно використовувати в Access. Можливо, ви працюєте з користувачами, які зберігають свої дані в інших програмах, і ви хочете працювати зі своїми даними в програмі Access. Або, можливо, у вас є кілька розрізнених джерел даних, а також потрібна "площадка", де можна об'єднати їх разом для глибокого аналізу.

Програма Access спрощує імпорт або зв'язування даних з інших програм. Дані можна перенести з аркуша Excel, з таблиці в іншій базі даних Access, зі списку SharePoint або з будь-якого цілого ряду інших джерел. Цей процес дещо відрізняється від джерела даних, але ці інструкції допоможуть вам почати роботу.

  1. На вкладці зовнішні дані в групі Імпорт & посилання виберіть команду для типу файлу, який імпортується з.

    Наприклад, щоб імпортувати дані з аркуша Excel, натисніть кнопку Excel. Якщо потрібний тип програми не відображається, натисніть кнопку Додатково.

    Примітка.: Якщо ви не можете відшукати потрібний тип формату в групі імпорт & посилання , можливо, знадобиться розпочати програму, у якій ви створили дані, а потім за допомогою цієї програми можна зберегти дані у форматі файлу, який підтримує Access (наприклад, текстовий файл із роздільниками ), а потім імпортувати або зв'язати з даними.

  2. У діалоговому вікні отримати зовнішні дані натисніть кнопку Огляд , щоб перейти до вихідного файлу даних, або введіть повний шлях до вихідного файлу даних у полі ім'я файлу .

  3. Виберіть потрібний параметр у розділі Укажіть, як і де потрібно зберігати дані в поточній базі даних. Ви можете створити нову таблицю за допомогою імпортованих даних або створити зв'язану таблицю, яка підтримує посилання на джерело даних.

  4. Натисніть кнопку OK.

    Залежно від вашого вибору, відкриється діалогове вікно " об'єкти посилання " або діалогове вікно " Імпорт об'єктів ".

  5. Скористайтеся діалоговим вікном, щоб завершити процес. Точна процедура, що відповідають, залежить від вибраного параметра імпорт або зв'язування.

  6. На останній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.

    Якщо ви вибрали імпорт, програма Access запитає, чи потрібно зберегти відомості про щойно виконане операцію імпортування.

  7. Якщо ви вважаєте, що ви знову виконуєте цю операцію імпортування, натисніть кнопку зберегти кроки імпорту, а потім введіть відомості.

    Після цього можна легко відтворити операцію імпорту, клацнувши збережений імпорт у групі Імпорт на вкладці зовнішні дані , клацнувши специфікацію імпорту та вибравши команду виконати.

  8. Якщо зберігати відомості про операцію не потрібно, натисніть кнопку Закрити.

Програма Access імпортує дані до нової таблиці, а потім відображає таблицю в розділі таблиці в області переходів.

Щоб дізнатися більше про те, як імпортувати дані в Access, перейдіть за посиланнями в розділі " Переглянути також " цієї статті.

На початок сторінки

Подальші дії

Решта процесу проектування залежить від цілей, але, можливо, потрібно враховувати, як створювати запити, форми, звіти та макроси. У цій статті не надається інформація про створення додаткових об'єктів бази даних.

Щоб отримати докладніші відомості, ознайомтеся з наведеними нижче статтями.

На початок сторінки

Імпорт даних з електронної таблиці або іншої програми

Якщо ви знайомі з іншими базами даних або програмами електронної таблиці, ви, напевно, знаєте основи роботи цих програм і баз даних, які використовуються для використання. Програма Access відрізняється від багатьох інших програм баз даних, дозволяючи створювати реляційні бази даних, а також відрізняється від більшості програм електронної таблиці, пропонуючи засоби для розробки складних запитів, форм і звітів. У програмі Access також є багато можливостей для роботи з іншими програмами бази даних, наприклад SQL Server.

Імпорт аркуша Excel до Access

Багато людей починають вивчати доступ після першого створення списку в програмі Excel. Excel – це чудове місце для запуску списку, але, коли список зростає, стає все важче впорядковувати та оновлювати. Перенесення списку до Access зазвичай є наступним логічним кроком.

Таблиця бази даних схожа на аркуш, у якому дані містяться в рядках і стовпцях. Таким чином, зазвичай це легко імпортувати аркуш у таблицю бази даних. Основна різниця між зберіганням даних на аркуші та збереження її в базі даних – це те, як упорядковано дані. Просто імпортуйте весь аркуш у вигляді нової таблиці в базі даних, не розв'язуйте проблеми, пов'язані з організацією та оновленням даних, особливо якщо аркуш містить надлишкові дані. Щоб вирішити ці проблеми, потрібно розділити дані електронної таблиці на окремі таблиці, кожна з яких має пов'язані дані. Щоб отримати докладні відомості про упорядкування даних у таблицях, ознайомтеся з основами конструювання бази данихстатей.

У програмі Access є майстер аналізу таблиць, який може допомогти виконати цей процес. Після імпорту даних до таблиці майстер допоможе розділити таблицю на окремі таблиці, кожна з яких містить дані, які не дублюються в будь-якій іншій таблиці. Майстер також створює потрібні зв'язки між таблицями.

На початок сторінки

Імпорт аркуша Excel як таблиці в новій базі даних

  1. На вкладці Файл виберіть команду Створити й клацніть плитку Пуста база даних.

  2. Введіть ім'я для нової бази даних у полі ім'я файлу , а потім натисніть кнопку створити.

    Відкриється нова база даних, і програма Access створить нову пусту таблицю, Таблиця1.

  3. Закрийте Таблиця1.

    Коли з'явиться запит, чи потрібно зберегти зміни в конструкторі Таблиця1, натисніть кнопку ні.

  4. На вкладці зовнішні дані в групі Імпорт & посилання натисніть кнопку Excel. Зображення кнопки

  5. У діалоговому вікні отримати зовнішні дані натисніть кнопку Огляд.

  6. Щоб знайти файл, скористайтеся діалоговим вікном відкриття файлу .

  7. Виберіть файл і натисніть кнопку Відкрити.

  8. У діалоговому вікні отримати зовнішні дані переконайтеся, що встановлено прапорець імпортувати вихідні дані до нової таблиці в поточній базі даних .

  9. Натисніть кнопку OK.

    Запуститься майстер імпорту електронних таблиць і запитує кілька запитань про ваші дані.

  10. Дотримуйтеся вказівок, натиснувши кнопку Далі або назад , щоб переходити між сторінками. На останній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.

    Примітка.: Програма Access запитає, чи потрібно зберегти відомості про щойно виконане операцію імпортування. Якщо ви вважаєте, що ви знову виконуєте цю операцію імпортування, натисніть кнопку так, а потім введіть відомості. Після цього можна легко відтворити операцію в майбутньому, клацнувши збережений імпорт у групі Імпорт на вкладці зовнішні дані . Якщо зберігати відомості про операцію не потрібно, натисніть кнопку Закрити.

Програма Access імпортує дані до нової таблиці, а потім відображає її в розділі Усі таблиці в області переходів.

На початок сторінки

Упорядкування даних за допомогою майстра аналізу таблиць

Після імпорту даних до таблиці Access можна використовувати майстер аналізу таблиць, щоб швидко ідентифікувати надлишкові дані. Майстер надає простий спосіб впорядкувати дані в окремі таблиці, щоб він був збережений у найефективніший спосіб. Програма Access зберігає вихідну таблицю як резервну копію, а потім створює нові таблиці, які можна використовувати як основу для програми бази даних.

  1. Відкрийте базу даних Access, яка містить таблицю, яку потрібно проаналізувати.

  2. На вкладці Знаряддя бази даних у групі аналіз натисніть кнопку аналізувати таблицю.

    Запуститься майстер аналізу таблиць.

    Перші дві сторінки майстра містять стислий посібник, а потім – кнопки, які можна клацнути, щоб переглянути приклади. Якщо вступну сторінку не відображаються, а натомість відображається прапорець Відображати вступну сторінку?, установіть прапорець, а потім двічі натисніть кнопку назад , щоб переглянути загальні відомості. Якщо ви не хочете, щоб після прочитання вступними сторінками знову не було видно, ви можете зняти прапорець Відображати вступну сторінку? .

  3. У таблиці, яка містить поля з значеннями, які повторюються в багатьох записах? виберіть таблицю, яку потрібно проаналізувати, а потім натисніть кнопку Далі.

  4. Ви можете дозволити майстру визначати, які поля можна знайти в таблицях, або приймати рішення самостійно. Якщо ви стежите за пропозиціями майстра, ви все одно можете вносити зміни до макета таблиці на наступній сторінці майстра.

    Примітка.: Якщо майстер дає змогу вибрати поля, які потрібно помістити в таблиці, його вибір може не завжди відповідати вашим даним, особливо якщо у вас немає багатьох даних для роботи. Ви повинні ретельно перевіряти результати майстра. З іншого боку, майстер може запропонувати ефективніші організації, ніж той, який ви думаєте, тому радимо принаймні спробувати рішення майстра. Якщо вам не подобаються пропозиції, все одно можна перевпорядкувати поля вручну, і ви завжди можете натиснути кнопку назад і впорядкувати всі поля самостійно.

  5. Натисніть кнопку Далі. На цій сторінці можна вказати, які таблиці містять поля. Якщо ви вирішили, що майстер вирішить, ви побачите кілька таблиць, з'єднаних лініями зв'язку. В іншому разі програма Access створює лише одну таблицю, яка міститиме всі поля. У будь-якому випадку можна вносити зміни на цій сторінці.

    • Ви можете перетягувати поля з таблиці до пустої області сторінки, щоб створити нову таблицю, яка містить ці поля. У програмі Access відобразиться ім'я таблиці.

    • Ви можете перетягувати поля з однієї таблиці до іншої, якщо ви вважаєте, що вони зберігатимуться ефективніше.

    • У більшості таблиць буде надано ідентифікатор або СТВОРЕНО унікальне поле ідентифікатора . Щоб дізнатися більше про поля ІДЕНТИФІКАТОРІВ, натисніть кнопку підказки у верхньому правому куті майстра.

    • Щоб скасувати зміни, натисніть кнопку скасувати .

    • Щоб перейменувати таблицю, двічі клацніть його рядок заголовка, введіть нове ім'я, а потім натисніть кнопку OK.

  6. Після того, як поля упорядковуються належним чином, натисніть кнопку Далі.

  7. Якщо майстер знаходить записи, які мають дуже схожі значення, вона визначить ці значення як можливі друкарські помилки та представить екран, у якому можна підтвердити, що робити з ними. Прокрутіть список, щоб шукати будь-які значення в стовпці виправлення , а потім виберіть відповідний елемент у розкривному списку. Виберіть пункт (залишити як-є), щоб майстер не робив жодних змін у значенні. Завершивши, натисніть кнопку Далі.

  8. Майстер запитає, чи потрібно створити запит, який нагадує вихідну таблицю. Якщо ви вже створили форми та звіти, які базуються на вихідній таблиці, створення такого запиту – це гарна ідея. Якщо натиснути кнопку так, створіть запит, майстер перейменує вихідну таблицю, додавши "_OLD" до імені таблиці, а потім назвіть новий запит, використовуючи ім'я початкової таблиці. Форми та звіти, які базувались на таблиці, тепер використовують запит для їх даних і продовжує працювати як раніше.

  9. Натисніть кнопку Готово.

    Майстер створює нові таблиці, як указано, а потім відкриває їх. Закрийте їх, коли завершите результати перевірки результатів.

На початок сторінки

Робота з даними з інших програм

Access 2010 надає функції для роботи з даними, які містяться в інших програмах.

Створення нової бази даних Access, яка посилається на дані в іншому форматі файлу    Ви можете використовувати Access, щоб відкрити файл в іншому форматі, наприклад "текст", "dBASE" або "електронна таблиця". Програма Access автоматично створить базу даних Access і пов'язує файл.

  1. Запустіть Access.

  2. На вкладці Файл виберіть команду Відкрити.

  3. У діалоговому вікні відкриття документа виберіть тип файлу, який потрібно відкрити в списку. Якщо ви не знаєте тип файлу, виберіть пункт усі файли (*. *).

  4. Якщо потрібно, перейдіть до папки, яка міститиме файл, який потрібно відкрити. Знайшовши файл, двічі клацніть його, щоб відкрити.

  5. Дотримуйтеся вказівок майстра. На останній сторінці майстра натисніть кнопку Готово.

Імпорт або зв'язування даних із наявною базою даних Access    Ви можете імпортувати дані з інших джерел і програм до таблиць Access, щоб дані містилося в файлі Access, або можна створити зв'язок із даними з Access, щоб дані були в вихідному файлі (за межами файлу Access).

  1. На вкладці зовнішні дані в групі Імпорт & посилання виберіть формат, у якому зберігається дані.

    Ви можете імпортувати дані з наведених нижче джерел або створити зв'язок із ними.

    • Excel    Дані можна перенести з аркуша або іменованого діапазону книги Excel. Кожний аркуш або іменований діапазон має бути імпортовано або зв'язано окремо.

    • Access    Це дуже зручно для розділення процесу з даних, створення розділеної бази даних. Тобто можна використовувати одну базу даних, щоб містити всі форми, звіти та макроси, а також зберігати дані в іншій базі даних. Потім можна розвивати вдосконалення, не перериваючи роботу будь-якого користувача. Ви також можете поєднувати дані з багатьох різних баз даних Access, завдяки чому простіше підсумувати дані в департаментах або між партнерами по бізнесу.

    • база даних ODBC    Багато програм підтримують цей формат, зокрема багато продуктів сервера баз даних. Це дає змогу створювати бази даних "цільова панель", де можна поєднувати дані з різних систем.

    • Текстовий файл    Можна підключитися до простого текстового файлу та навіть використовувати Access, щоб змінити вміст цього файлу. Це може допомогти легко отримувати дані Access за допомогою широкого спектра програм.

    • XML-файл    Цей формат також пропонує сумісність із різноманітними іншими програмами, зокрема деякими веб-серверами.

    • Список SharePoint    Це дає змогу використовувати веб-браузер за допомогою стандартного способу використання списку SharePoint.

    • Служби даних    Ви можете підключитися до служб веб-даних у вашому підприємстві.

    • Документ HTML    

    • Папка Outlook    Ви можете підключитися до папок Outlook, щоб легко інтегрувати ваші контактні дані з іншими даними.

    • файл dBase    dBase – це популярна Альтернативна система баз даних, яка підтримується програмою Access

      Відкриється діалогове вікно отримати зовнішні дані .

  2. Виконайте вказівки, наведені в діалоговому вікні.

    Програма Access імпортуватиме або зв'яже дані з базою даних. Для більшості форматів потрібно вказати розташування даних, а потім вибрати, як потрібно зберігати дані в базі даних.

На початок сторінки

Використання бази даних попередньої версії в кількох версіях Access

Якщо база даних Access або проект Access створено в програмі Access 2000 або пізнішу версію, можна скористатися базою даних або проектом у версії Access, у якій вона була створена або в будь-якій пізній версії, навіть якщо файл увімкнуто з безпекою. Наприклад, файли Access 2000 можна використовувати в програмі Access 2000, Access 2002, Access 2003, Access 2007 і Access 2010.

У вас може виникнути ситуація, коли потрібно зберегти дані в попередній версії Access, але у вас є користувачі з пізнішою версією Access, які потрібно пов'язати з цими даними, але й надалі використовувати деякі функції пізнішого варіанту. Рішення – створити нову базу даних "передня" в пізнішу версію (що містить форми, звіти, запити, макроси, але не таблиці), а також пов'язати її з таблицями в попередній версії файлу. Виконайте одну з наведених нижче дій, залежно від того, чи міститься база даних в одному файлі, або його вже поділено на програма типу "зовнішня/внутрішня".

Використання файлу бази даних Access у кількох версіях Access

Якщо всі таблиці, форми та інші об'єкти бази даних Access попередньої версії містяться в одному файлі, і потрібно використовувати базу даних у кількох версіях Access, можна створити нову попередню базу даних у пізнішу версію та пов'язати її з вихідним файлом. Користувачі, які мають попередню версію Access, все ще можуть використовувати вихідну базу даних. Користувачі, які мають пізнішу версію, можуть використовувати нову базу даних, щоб створити посилання на ті самі дані. Якщо потрібно розмістити кілька версій Access, можна створити кілька інтерфейсні версії.

На початок сторінки

Крок 1: створення копії наявної бази даних і збереження його в новому форматі

Виконайте наведені нижче дії, щоб перетворити базу даних на будь-який із трьох останніх форматів: Access 2000, Access 2002-2003 або Access 2007. Ця команда зберігає вихідну базу даних у вихідному форматі та створить копію у форматі, який ви вказали.

  1. Закрийте файл Access. Якщо файл – це багатокористувацька база даних Access, розташована на сервері або в спільній папці, переконайтеся, що його не відкрито.

  2. Запустіть програму Access 2010.

  3. На вкладці Файл виберіть команду Відкрити.

  4. Перейдіть до розташування файлу, який потрібно перетворити, а потім двічі клацніть його, щоб відкрити.

    Якщо відкриється діалогове вікно " підвищення бази даних ", запитуючи, чи потрібно покращити базу даних, натисніть кнопку " ні".

  5. Якщо під час запуску бази даних відкривається форма, закрийте форму.

  6. На вкладці файл виберіть пункт зберегти базу даних як.

  7. У діалоговому вікні Зберегти як введіть ім'я нової бази даних.

    Примітка.: Якщо нова база даних не буде збережена в іншому розташуванні, його ім'я має відрізнятися від початкової бази даних. У будь-якому випадку зазвичай зручніше використовувати інше ім'я, щоб можна було легко розрізнити базу даних із передньою базою та базою даних. Однак, якщо ви перетворюуєте на формат Access 2007, розширення імені файлу змінено з MDB на. accdb, щоб можна було використовувати одне й те саме ім'я файлу.

  8. Натисніть кнопку Зберегти.

На початок сторінки

Крок 2: розділення бази даних копіювання та використання оригінального файлу як кінцевої бази даних

Розділити перетворену базу даних, виконавши такі дії:

  • На вкладці Знаряддя бази даних у групі переміщення даних натисніть кнопку база даних Access. Зображення кнопки

  • У діалоговому вікні розділення бази даних виберіть пункт розділити базу даних.

    Можна створити резервну копію, якщо потрібно, але також можна просто створити копію, використовуючи вихідну базу даних.

  • Введіть ім'я для резервної бази даних, а потім натисніть кнопку розділити.

На початок сторінки

Крок 3. Підключіть новий зовнішній інтерфейс до початкової бази даних

  1. Видаліть резервну базу даних, створену засобом розділення баз даних – будьте обережні, щоб не видаляти вихідну базу даних.

  2. Зв'яжіть нову зовнішню базу даних із таблицями в вихідній базі даних: на вкладці зовнішні дані в групі Імпорт & посилання натисніть кнопку Диспетчер зв'язаних таблиць. Зображення кнопки

  3. Натисніть кнопку виділити все, а потім установіть прапорець завжди пропонувати нове розташування .

  4. Натисніть кнопку OK, перейдіть до бази даних попередньої версії, а потім двічі клацніть його.

    Якщо все гаразд, програма Access відобразить повідомлення про те, що всі вибрані зв'язані таблиці було успішно оновлено.

Тепер ви можете підвищити рівень нової зовнішньої бази даних, щоб підтримувати нові функції для користувачів, які мають новішу версію Access. Користувачі, які мають попередні версії, можуть продовжувати використовувати базу даних попередньої версії.

На початок сторінки

Використання програми "зовнішній/задній" в кількох версіях Access

Якщо база даних Access уже є програма типу "зовнішня/внутрішня", можна перетворити її на файл у новому форматі. Для резервної бази даних не потрібні зміни.

Нижче описано, як використовувати команду " зберегти базу даних як ", щоб перетворити зовнішній базу даних на один із трьох останніх форматів: Access 2000, Access 2002-2003 або Access 2007. Ця команда зберігає вихідну базу даних у вихідному форматі та створює копію в указаних форматах.

  1. Закрийте базу даних для передньої частини. Якщо файл – це багатокористувацька база даних Access, розташована на сервері або в спільній папці, переконайтеся, що він ще не відкрито.

  2. Запустіть програму Access 2010.

  3. На вкладці Файл виберіть команду Відкрити.

  4. Перейдіть до розташування бази даних передньої частини, а потім двічі клацніть його, щоб відкрити.

    Якщо відкриється діалогове вікно " підвищення бази даних ", запитуючи, чи потрібно покращити базу даних, натисніть кнопку " ні".

  5. Якщо під час відкриття бази даних відображається форма, закрийте форму.

  6. На вкладці файл виберіть пункт зберегти базу даних як.

  7. У діалоговому вікні Зберегти як введіть ім'я нової бази даних.

  8. Натисніть кнопку Зберегти.

Тепер ви можете підвищити рівень нової зовнішньої бази даних, щоб підтримати нові функції.

На початок сторінки

Потрібна додаткова довідка?

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо, що знайшли час і надіслали нам відгук! Можливо, у нас не буде часу відповісти на кожен коментар, але докладемо максимум зусиль, щоб переглянути їх усі. Вас цікавить, як ми використовуємо ваші відгуки?

×