Початок роботи з групами Microsoft 365 у програмі Outlook

Ви дізналися про групи Microsoft 365 і як їх можна використовувати в програмі Outlook, але, можливо, ви не знаєте, як почати роботу. У цій статті ми збираємося пройти кілька основних кроків, як ви і ваша команда можуть почати роботу з групами Microsoft 365 у програмі Outlook. У цій статті ми розповімо про основні принципи, які допоможуть вам і вашій робочій групі розпочати роботу з Групами Office 365 в Outlook, а також надамо вам посилання на докладніші ресурси.

Якщо ви не знаєте, що таке групи, можливо, ви захочете відвідати докладні відомості про групи Microsoft 365 .

Щоб отримати максимум від груп Microsoft 365 у програмі Outlook, потрібно мати план Microsoft 365, який підтримує службу Exchange Online і SharePoint Online, наприклад Business Premium, E3 або E5.

Примітка.: Щоб використовувати групи Microsoft 365 у програмі Outlook для Windows, потрібно використовувати програму Outlook у режимі кешування Exchange. Додаткові відомості про те, як увімкнути режим кешування Exchange.

Виберіть вкладку нижче, щоб отримати докладніші відомості про початок роботи з цією функцією.

Перше, що потрібно зробити – створити власну групу. Створення групи в Outlook – це дуже простий процес. Ось скорочена інструкція:

  1. Натисніть кнопку Створити групу з розділу групи на стрічці. Якщо ви використовуєте інтернет-версія Outlook замість класичної версії для настільних комп'ютерів, ви можете почати цей процес, клацнувши стрілку розкривного списку поруч із кнопкою створити та вибрати групу.

    Сторінка відомостей про створення групи в програмі Outlook
  2. Введіть ім’я групи.

  3. Установіть параметри конфіденційності. Групи є приватними за замовчуванням. Це означає, що вони можуть переглядати лише учасники групи, і для приєднання до неї потрібно мати дозвіл власника групи. Будь-хто в організації може приєднатися до загальнодоступної групи та переглянути її вміст. Незалежно від вибраного параметра конфіденційності, користувачі за межами організації не зможуть переглядати вміст вашої групи, доки ви не запросите їх як гостей.

    Порада.: За замовчуванням групи використовуються, коли вони створюються за допомогою Інтернет-версії Outlook. У найближчі місяці вони будуть приватними за замовчуванням під час створення за допомогою будь-якого Outlook програм.

  4. Вирішіть, чи потрібно, щоб нові учасники слідували за групою (Додаткові параметри). Учасники, які відповідають за групу, отримають копії кожної групи повідомлень у своїй особистій папці "Вхідні". Учасники, які лише приєдналися, повинні перейти до спільної поштової скриньки групи, щоб брати участь у групових розмовах.

Докладні відомості:

До вже створеної групи можна додати учасників. Щоб додати нових учасників, зробіть ось що:

  1. Перейдіть до групи в Outlook, знайшовши її в області переходів ліворуч. Вона має розташовуватися під поштовою скринькою в розділі Групи.

  2. Коли ви перебуваєте в групі, натисніть кнопку Додати учасників на стрічці. Якщо ви використовуєте інтернет-версія Outlook клацніть місце, де йдеться про кількість учасників групи, у правому верхньому куті вікна натисніть кнопку Додати учасників.

    Введіть імена або адреси електронної пошти людей, яких необхідно додати до групи, і натисніть кнопку "OK".
  3. Введіть ім'я або адресу електронної пошти кожного користувача, який потрібно додати до поля. Коли все буде Готово, натисніть кнопку OK, і вони будуть додані. Кожне з них отримає повідомлення електронної пошти, вітаючи їх із групою, і надає їм зручні посилання на вміст групи Access.

    Порада.: Щоб додати всіх учасників наявного списку розсилки, просто введіть його ім’я.

Докладні відомості:

Розмови в групах Microsoft 365 у Outlook трапляються в спільній папці "Вхідні" для групи. Користувачі можуть читати та відповідати на повідомлення, а учасники можуть легко шукати або прокручувати історію повідомлень, щоб отримати підхоплені відомості про те, що було обговорено раніше. Спільна папка "Вхідні" дуже схожа на особисту папку "Вхідні", у якій Outlook знайомі користувачі. Кожна розмова відображається окремо у списку повідомлень ліворуч, а клацання – відкриється в області читання.

Спільна папка "Вхідні", у якій відбуваються розмови групи Office 365.

Порада.: Останні зміни в способі відображення повідомлень і підраховуються, можливо, в області переходів Outlook скинути число, яке відображається поруч із назвою групи. Якщо потрібно скинути цей номер до нуля, ви можете клацнути її правою кнопкою миші та вибрати пункт " відмітити все як прочитане".

Тепер, коли ви створили свою групу, розпочнімо розмову. Щоб опублікувати нове повідомлення, відкрийте спільну папку "Вхідні" групи та клацніть Нова розмова на стрічці. Крім того, можна просто надіслати електронний лист, використовуючи псевдонім групи. Усі учасники групи зможуть прочитати нове повідомлення, яке ви опублікували, і будь-які учасники, які слідують за групою, отримають копії повідомлення в особистій папці "Вхідні".

Докладні відомості:

Кожна група Microsoft 365 отримує бібліотеку спільних файлів, де можна зберігати, надавати спільний доступ до документів, книг, презентацій або просто будь-якого типу файлу.

Відкрийте бібліотеку файли, перейшовши до групи в Outlook (в області переходів ліворуч) і виберіть пункт файли на стрічці. Бібліотека "файли" відкриється в браузері, а тут можна створювати нові файли, завантажувати файли з комп'ютера та робити все інше в бібліотеці документів SharePoint. Подумайте про типи файлів, які будуть корисні для надання спільного доступу до ваших груп, і не обмежуються файлами Microsoft Office. Ви також можете надати спільний доступ до файлів PDF, фотографій або просто про будь-який інший тип файлу, який буде знайдено в цій групі.

Клацніть "Файли" в групі Office 365, щоб відкрити список збережених у ній файлів і папок.

Щоб завантажити або видалити файл, просто виберіть його, і відповідні параметри з’являться на панелі інструментів у верхній частині екрана.

Докладні відомості:

Кожна група Microsoft 365 отримає власний спільний блокнот OneNote, де вони можуть збирати ідеї, співпрацювати та зберігати дослідження.

Перейдіть до групи в Outlook, знайшовши її в лівій області переходів або вінтернет-версія Outlook, перейшовши до плитки "люди". Після того, як ви натиснете кнопку блокнот на стрічці, відкрийте спільний блокнот групи.

Збирайте ідеї та працюйте над ними разом з іншими користувачами в спільному блокноті OneNote

Під час першого відкриття спільного блокнота групи відкриється в браузері в Інтернет-версія OneNote. Ви можете вносити зміни, або якщо у вас є Outlook, і ви захочете використовувати цей параметр, просто натисніть кнопку редагувати у програмі OneNote на стрічці. Після того як ви відкрили його в OneNote 2016 блокнот синхронізуватиметься зі списком відкритих блокнотів у OneNote 2016, і ви зможете отримати доступ до неї безпосередньо в програмі OneNote, не вдаючись до першої групи.

Спробуйте відкрити блокнот OneNote своєї групи. Подумайте, що може допомогти вам збирати ідеї та спільно працювати над ними: можливо, вам знадобиться розділ, у якому можна збирати та коментувати веб-вміст і статті, пов’язані з вашою робочою групою.

Примітка.: Доступ до блокнота групи також можна отримати зі смартфона або планшета у OneNote для iOS або Android.

Докладні відомості:

Імовірність того, що ваша група містить події, наради, Проміжні етапи або інші компоненти, які можуть скористатися спільним календарем. У кожної групи Microsoft 365 є спільний календар, до якого можуть відображатися всі учасники.

Календар групи, який відображається в програмі Outlook для настільних комп'ютерів

Робота з календарем групи не відрізняється від роботи з особистим календарем. Якщо натиснути кнопку "Календар" в області переходів, з’явиться ваш календар, а також спільні календарі груп, до яких ви належите. Ви можете встановити прапорці поруч із кожним потрібним календарем і переглядати їх окремо або разом.

Додавання елемента до спільного календаря працює так само, як і в особистому календарі. Будь-яка нарада, яку ви додасте до спільного календаря, запросить інших учасників групи до цієї події, щоб вони могли мати його в своїх календарях. Зустрічі, додані до календаря спільних груп, не відображаються в особистих календарях інших учасників.

Тепер, коли ви отримали спільний календар, спробуйте додати будь-які майбутні наради або події, які можуть взяти участь у групі.

Докладні відомості:

Що можна робити, маючи власну групу?

Див. також

Пошук відповідей на запитання

Завітайте до спільноти Microsoft Tech , щоб публікувати запитання й брати участь у розмовах про групи Microsoft 365.

Ми дослухаємося до вас

Бен останнє оновлення цієї статті 16 жовтня 2020 як результат вашого відгуку. Якщо ви дізналися про це, і особливо якщо ви цього не зробили, натисніть кнопку елементи керування відгук нижче, а потім залиште кілька конструктивних зауважень, щоб ми могли надалі покращувати її. Дякуємо!

Передплата для максимальної ефективності

Потрібна додаткова довідка?

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо, що знайшли час і надіслали нам відгук! Можливо, у нас не буде часу відповісти на кожен коментар, але докладемо максимум зусиль, щоб переглянути їх усі. Вас цікавить, як ми використовуємо ваші відгуки?

×