Перейти до основного
Підтримка
Вхід
Поширені запитання стосовно взяття документів на редагування, їх повернення з редагування та керування версіями

Поширені запитання стосовно взяття документів на редагування, їх повернення з редагування та керування версіями

У цій статті описано, як взяти на вкладку або скасувати зміниу файлах бібліотеки, а також нести з неї зміни.

Ні, якщо узяти файл на редагування, змінюється лише умова файлу, щоб його можна було редагувати лише ви.

Якщо ви взяли файл на зберігання та не збережете його знову, зміни не буде збережено. Якщо потрібно зберегти зміни, завжди зберігайте файл.

Спосіб збереження файлу залежить від редактора або засобу, що використовується. Якщо текстовий файл редагують в Інтернеті, потрібно явно натиснути кнопку Зберегти. Однак якщо редагувати документ у програмі Microsoft 365, як-от у Word Excel, документ можна закрити, і він автоматично збережеться.

Якщо ви взяли файл на власний розсуд, збережіть його, а потім скасуйте взяття на змінення, внесені зміни не буде збережено в бібліотеці.

За замовчуванням будь-який користувач із дозволом на редагування в бібліотеці документів може змінити файл. Однак, перш ніж змінювати бібліотеку, можна настроїти, щоб у бібліотеці потрібно було вимагати, щоб хтось узяв файл на редагування.

Для цього потрібно бути власником бібліотеки документів чи адміністратором сайту або порівняти дозволи.

  1. Відкрийте бібліотеку, для якої потрібно витягти документ.

  2. У SharePoint клацніть піктограму Настройки Кнопка "Настройки" у формі триба виберіть бібліотека Настройки.

    Меню "Настройки" з вибраним пунктом "Настройки бібліотеки"

    У SharePoint 2013 та SharePoint 2016 виберіть Сторінка, а потім клацніть Настройки.

    Кнопка "Настройки бібліотеки" на стрічці в SharePoint
  3. На сторінці Настройки виберіть Параметри керування версіями.

    Діалогове вікно параметрів бібліотеки з виділеним елементом "Настройки керування версіями".
  4. На сторінці Керування версіями Настройки прокрутіть униз і виберіть так, щоб документи потрібно було взяти на редагування, перш ніж їх можна буде редагувати.

    Діалогове вікно "Параметри" з виділеним пунктом "Так" у параметрі "Вимагати взяти документи на редагування для редагування"

За замовчуванням бібліотека документів дає змогу учасникам із дозволами редагувати та редагувати файли, не взявши їх на редагування. Щоб запобігти цьому, увімкніть в бібліотеці обов'язкове взяення на редагування. Для цього потрібно бути власником бібліотеки документів чи адміністратором сайту або порівняти дозволи.

  1. Відкрийте бібліотеку, для якої потрібно витягти документ.

  2. У SharePoint клацніть піктограму Настройки Кнопка "Настройки" у формі триба виберіть бібліотека Настройки.

    Меню "Настройки" з вибраним пунктом "Настройки бібліотеки"

    У SharePoint 2013 та SharePoint 2016 виберіть Сторінка, а потім клацніть Настройки.

    Кнопка "Настройки бібліотеки" на стрічці в SharePoint
  3. На сторінці Настройки виберіть Керування версіями Настройки.

    Діалогове вікно параметрів бібліотеки з виділеним елементом "Настройки керування версіями".
  4. На сторінці Керування версіями Настройки прокрутіть униз і виберіть так, щоб документи потрібно було взяти на редагування, перш ніж їх можна буде редагувати.

    Діалогове вікно "Параметри" з виділеним пунктом "Так" у параметрі "Вимагати взяти документи на редагування для редагування"

Щоб швидко дізнатися, хто взяв файл на редагування, наведіть вказівник миші на піктограму взятого на редагування icon image щоб побачити, хто взяв файл на редагування.

Також можна додати стовпець Ким взято на редагування до подання бібліотеки за промовчанням. Таким чином, кожен зможе легко побачити, хто взяв документ на редагування. Щоб дізнатися, як додати стовпець Ким взяв на редагування SharePoint див. в статті Створення стовпця в списку або бібліотеці.

Докладні відомості

За допомогою функції керування версіями можна створювати журнал змін документа, який потребує контрольованого циклу публікування, що складається з основних версій або основних і додаткових версій.

Журнал версій із видаленою додатковою версією

Увімкнення керування версіями

Активація та настроювання функції керування версіями для списку або бібліотеки

Пететягування файлів до бібліотеки за допомогою кнопки "Додати"

Перетягування файлів   

Найпоширеніший спосіб передавання файлів – перетягнути їх із комп’ютера або мережевої папки до бібліотеки документів. Спочатку відкрийте бібліотеку на сайті. Потім знайдіть на комп’ютері документи, які потрібно передати, виділіть їх і перетягніть до області бібліотеки з написом перетягніть файли сюди.

Якщо параметр для перетягування файлів не відображається, інсталюйте найновішу версію програмного забезпечення браузера або Microsoft Office. Ця функція доступна щонайменше Office 2013 року або найновішу версію Microsoft Edge, Internet Explorer, Firefox чи Chrome.

Вікно "Відкрити провідник"

Використання команди "Відкрити в провіднику"   

За допомогою цієї команди на комп’ютері відкривається Провідник Windows, у вікні якого відображається структура папок на сервері, де розміщено сайт. Час від часу може знадобитися скопіювати велику кількість документів з однієї бібліотеки до іншої.

Примітка.: Відкривайте у Провіднику SharePoint 2013 і SharePoint 2016 або Переглядайте у Файловому провіднику за допомогою SharePoint працювати лише в Internet Explorer 10 або 11. Вона не підтримується в Microsoft Edge, Google Chrome і Mozilla FireFox.

Наприклад, може виникнути потреба перемістити всі документи, створені більше року тому, до іншої бібліотеки, щоб помістити їх в архів. Якщо ви переходите до іншої робочої групи, може знадобитися скопіювати документи зі своєї бібліотеки до бібліотеки підсайту.

Крім того, ви можете виконувати з файлами різноманітні операції – копіювати, перейменовувати, видаляти тощо.

Перетягування файлів до бібліотеки

Використання команди "Створити документ"   

У виносці "Створення файлу" виберіть пункт "ПЕРЕДАТИ НАЯВНИЙ ФАЙЛ". У діалоговому вікні, що відкриється, натисніть кнопку "Огляд", щоб передати окремі файли.

Перевага цього способу полягає в тому, що він працює незалежно від типу браузера та його версії.

Поради щодо взяття файлів на редагування, повернення їх із редагування та керування версіями   

Незалежно від способу передавання враховуйте вказані нижче особливості взяття файлів на редагування, повернення їх із редагування та керування версіями, якщо ці функції активовано.

  • Якщо ви надсилаєте файл до бібліотеки з обов’язковим взяттям його на редагування, він береться на редагування автоматично. Щоб інші користувачі мали змогу переглядати та редагувати цей файл, потрібно повернути його з редагування.

  • Якщо для бібліотеки настроєно відстеження версій файлів, надісланий файл можна додати як нову версію, яка потім стає частиною журналу версій цього файлу.

  • Якщо в бібліотеці вимагається додати до одного або кількох стовпців такі значення, як назва підрозділу або номер проекту, потрібно змінити значення та повернути документ із редагування до завершення операції надсилання.

Докладні відомості

Новий документ можна додати як нову версію – це переглянути вихідний документ і замінити весь вміст новою версією. Після змінення версії, взятої на редагування, поверніть її з редагування. SharePoint створить копію, зберігаючи попередні версії (тобто ви налаштували її для цього). Докладні відомості про керування версіями див. в статті Керування версіями в списку або бібліотеці.

Ні, на жаль, у SharePoint середовищі не можна встановити нагадування або дату взятого на редагування документ. Це дасть змогу використовувати інтерфейси прикладних програм (API), але для них потрібно, щоб було написано спеціальну програму. Зверніться до адміністратора або розробника сайту.

Щоб отримати уявну роботу, перегляньте піктограму взятого на редагування icon image або додайте стовпець Узяв на редагування до бібліотеки. Відомості про те, як додати стовпець Ким взяв на редагування SharePoint див. в статті Створення стовпця в списку або бібліотеці.

Якщо ви надсилаєте файли до бібліотеки з обов’язковим взяттям їх на редагування, вони беруться на редагування автоматично і відображаються лише вам. Інші користувачі їх не бачать, тому це легко не помітити. Перш ніж надавати іншим користувачам можливість переглядати та змінювати файли, переконайтеся, що ви вказали всі необхідні властивості, а потім поверніть файли з редагування.

Докладні відомості

  • Докладні відомості про взятня файлу на SharePoint та їхнє взят назяти на вкладку у бібліотеці документів, див. в цій програмі.

  • Докладні відомості про взяття файлів на SharePoint 2013 та SharePoint 2016 взяття файлів на вкладку та їхнє взяття на формат, взяття на вкладку та взяття файлів на формат, а також їхнє взяття на вкладку у бібліотеці.

  • Відомості про передавання файлів до SharePoint 2013 а SharePoint 2016 див. в статтях Передавання файлів і створення файлів у бібліотеці.

  • Відомості про передавання файлів до SharePoint див. в статтяхПередавання файлів і папок до бібліотеки документів .

Коли якийсь користувач надсилає вам посилання на файл на сайті SharePoint, то вибираючи його, завжди перевіряйте, чи не вказано в рядку заголовка лише для читання, перш ніж почати редагування. Якщо такий напис присутній і в бібліотеці ввімкнено взяття файлів на редагування, необхідно взяти файл на редагування. Ви завжди можете перейти до бібліотеки, визначивши її розташування за URL-адресою.

Але якщо файл створено в таких програмах Office, як Word, Excel або PowerPoint, усе значно простіше. Відкрийте документ у режимі редагування, перейдіть на вкладку Файл і знайдіть кнопку Керування версіями, за допомогою якої можна взяти файл на редагування.

Але зауважте, що також, можливо, інший користувач уже взяв файл на редагування. У такому разі команда Взяти на редагування буде недоступною.

Як часто ви бачили таке вікно?

Вікно повідомлення, за допомогою якого можна зберегти взятий на редагування файл у локальній папці для чернеток

Функція локальних чернеток була доступною в багатьох версіях. Скориставшись командою Використовувати локальну папку для чернеток, ви можете зберегти файл на комп’ютері та легко знаходити його, якщо потрібно відкрити файл без підключення до мережі. За промовчанням ця папка називається Чернетки SharePoint і розташовується в папці Документи або Мої документи. До речі, це вікно не відображається, якщо вибрати кілька файлів для взяття на редагування.

Але часи змінилися. Якщо ви хочете працювати з файлами в автономному режимі, на ці дні найкраще використовувати OneDrive для роботи або навчальних закладів що робить бібліотеку документів прив'язаною, щоб перенести будь-яку бібліотеку документів в автономний режим і автоматично синхронізувати зміни. OneDrive для роботи або навчальних закладів постачається з пакетом Office 2013, а також автономна версія.

Докладні відомості

Як правило, бібліотеки, впорядковані за папками, містять подання за промовчанням, яке дає змогу переглядати всі папки. Якщо вам потрібно повернути з редагування багато файлів у різні папки, створіть нове подання, щоб спростити структуру бібліотеки й отримати змогу переглядати всі файли без папок. Для цього виберіть команду Відображати всі елементи без папок у розділі Папки на сторінці "Зміна подання". Ви також можете збільшити ліміт кількості файлів, щоб переглянути всі файли відразу, збільшивши значення параметра Кількість показуваних елементів у розділі Максимальна кількість елементів. Це спрощує виділення всіх файлів, які потрібно повернути з редагування.

Докладні відомості

Якщо бібліотеку синхронізовано з OneDrive для роботи або навчальних закладів, можна й надалі взяти файли на редагування в браузері. Ви можете побачити піктограму Взято на icon image у браузері, щоб позначити, що файл взяв на редагування. Однак піктограма Взято на редагування не відображається в локальній папці на пристрої, тому що в локальній папці немає жодних знань про стан взятого файлу на редагування в SharePoint.

Щоб вирішити проблему, виконайте вказані нижче дії у своїй локальній папці.

  1. Клацніть ім’я файлу правою кнопкою миші.

  2. Виберіть Переглянути в Інтернеті або OneDrive для роботи або навчальних закладів, а потім натисніть кнопку Перейти до браузера.

Це дасть змогу переглянути вміст бібліотеки SharePoint разом зі станом взяття на редагування чи повернення з редагування всіх файлів.

Вам не потрібно чекати на повернення цієї людини.

Адміністратор сайту або бібліотеки може скористатися дозволом "Змінити взяття на редагування", який активує взяття документа на редагування або скасує взяття документа на редагування іншим користувачем. Але будьте в курсі наслідків для цього. Можливо, колега у відпустку захоче повернути локальну копію своїх змін до документа в бібліотеці, а дві версії потрібно узгоджувати вручну або за допомогою засобів порівняння, як-от програм Word і Excel.

Докладні відомості

Якщо коротко, то взяття файлів на редагування та повернення їх із редагування дають змогу заблокувати файл для особистого редагування, а потім розблокувати його для інших користувачів. Слід обдумувати спосіб спільної роботи під час створення бібліотек, упорядкування файлів і організації спільної роботи. Існує кілька способів спільної роботи над документами. Відомості в таблиці нижче допоможуть вам вибрати оптимальний варіант.

Спосіб спільної роботи

Поширене застосування

Рекомендації

Неформальний

Звичайні документи групи, незначне та нечасте редагування, конфлікти редагування, що рідко трапляються

Відключіть вимогу брати на редагування (це параметр бібліотеки за промовчанням), але ви й надалі за потреби зможете брати на редагування окремі файли.

Співавторство

Проста спільна робота з продуктами Office у реальному часі на клієнтських комп’ютерах за допомогою веб-програм Інтернет-версія Office

Вимкніть обов’язкове взяття на редагування та намагайтеся не брати на редагування файли, оскільки це перешкоджає співавторству.

Формальний

Поетапне коментування, редагування та затвердження документів

Увімкніть обов’язкове взяття на редагування

Нижче наводяться додаткові поради на випадок, коли взяття на редагування вмикається в бібліотеці документів, а також розглядаються можливості цієї функції.

  • Намагайтеся не брати на редагування файли на довгий час. 

  • Додайте стовпець Ким взято на редагування у подання бібліотеки за промовчанням. Завдяки цьому користувачі знатимуть, хто взяв документ на редагування. Якщо цей стовпець не відображається в поданні, наведіть вказівник миші на піктограму взятого на редагування icon image щоб з'являвся підказка з іменем того, хто взяв файл на редагування.

  • Запитайте перед перезаписуванням чиєсь витягання.

  • Уникайте редагування вже взятих на редагування файлів.

  • Пам'ятайте, що зміни не відображаються для інших користувачів, доки їх не буде понесено з редагування.

Докладні відомості

Якщо проблеми не зникають або ви помічаєте незвичайні явища, можливо, варто надіслати запит до служби підтримки.

Звернення до служби підтримки продуктів для бізнесу – довідка для адміністраторів

Потрібна додаткова довідка?

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо, що знайшли час і надіслали нам відгук! Можливо, у нас не буде часу відповісти на кожен коментар, але докладемо максимум зусиль, щоб переглянути їх усі. Вас цікавить, як ми використовуємо ваші відгуки?

×