Політики збереження – це частина технології керування записами обміну повідомленнями (MRM), доступної для облікових записів електронної Microsoft Exchange Server та Microsoft 365 пошти. Технологія MRM допомагає зберігати повідомлення, необхідні відповідно до політики організації, нормативних актів або юридичних потреб, і видаляти вміст, що більше не має юридичної або комерційної цінності.
Примітка.: Для цієї функції Outlook і Exchange Server ліцензійні вимоги. Докладні відомості див. в відповідних ліцензійних вимогах для особистого архіву та політиках збереження.
Відомості про політики збереження
Організації можуть створювати політики збереження за замовчуванням для всіх елементів у поштовій скриньці Exchange Server або Microsoft 365, особливі політики для папок за замовчуванням (наприклад, "Вхідні"), "Чернетки", "Надіслані", "Видалені" та "Небажана пошта", або створювати політики збереження, які користувачі можуть застосовувати до папок або окремих елементів. Усі ці параметри або їх поєднання може настроїти адміністратор Exchange Server або Microsoft 365.
Увага!: Якщо у вас виникнуть які-небудь запитання про політики збереження у своїй організації, перегляньте правила організації або зверніться до юридичного відділу.
Політику збереження простіше призначати для папки, а не окремо для кожного повідомлення. Однак, навіть якщо політику збереження призначено папці, ви можете вибрати одне або кілька повідомлень і потім призначити їм іншу політику збереження. Політика, призначена повідомленню, має пріоритет над будь-якою успадкованою політикою для папки.
Увага!: Будь-яка політика збереження, яка містить дату, до якої буде видалено повідомлення електронної пошти, відображатиметься в заголовку повідомлення електронної пошти. Однак, якщо політика збереження зберігається лише та не вимагає видалення повідомлення електронної пошти, ім'я та опис політики можуть не відображатися в заголовку повідомлення електронної пошти або в заголовку області читання.
Призначення політики збереження папці електронної пошти
-
В області переходів клацніть правою кнопкою миші папку пошти, щоб відкрити контекстне меню, і виберіть пункт Властивості.
-
Виберіть вкладку Політика та виберіть політику папки. За замовчуванням у папці автоматично використовується будь-яка політика, яку вже призначено батьківській папці.
Призначення політики збереження повідомленням електронної пошти
-
У списку повідомлень виберіть повідомлення.
Порада.: Щоб вибрати кілька повідомлень, клацніть кожне з них, утримуючи клавішу Ctrl.
-
На стрічці виберіть Призначити політику.
-
Відомості про політику збереження для повідомлення відображаються в заголовку області читання під іменами одержувачів і містять дату завершення терміну дії.
Команда Призначити політику відсутня на стрічці.
Якщо на стрічці немає команди Призначити політику, можливо, її розташовано в меню переповнення. Клацніть три крапки у правій частині стрічки, і ви побачите пункт Призначити політику. Можливо також, адміністратор Exchange Server або адміністратор Microsoft 365 не ввімкнув політики збереження й архівування для вашого облікового запису або ви не використовуєте ліцензію Outlook, яка включає цю функцію. Докладні відомості див. в відповідних ліцензійних вимогах для особистого архіву та політиках збереження.
Видалення політики збереження
Якщо видалити політику збереження для повідомлення електронної пошти, до елемента буде застосовано політику для папки, якщо її призначено.
-
У списку повідомлень виберіть повідомлення.
-
На стрічці виберіть Призначити політику.
-
У розділі Політика збереження виберіть пункт Використати політику папки.
Відомості про політику збереження для повідомлення відображаються в заголовку області читання під іменами одержувачів і містять дату завершення терміну дії.
