Перейти до основного
Підтримка
Вхід

Принципи керування версіями у списках і бібліотеках

Якщо керування версіями активовано в списку або бібліотеці, можна зберігати, відстежувати й відновлювати елементи списку та файлів у бібліотеці щоразу, коли вони змінюються. Керування версіями в поєднанні з іншими параметрами, такими як взяття на редагування, надає керування вмістом, опублікованим на сайті. Щоб переглянути або відновити стару версію списку або бібліотеки, можна також скористатися керування версіями.

Огляд керування версіями

Будь-який користувач із дозволом на керування списками може вмикати й вимикати керування версіями для списку або бібліотеки. Керування версіями доступне для елементів списку в усіх стандартних типах списків, зокрема календарях, списках відстеження питань і настроюваних списках. Вона також доступна для всіх типів файлів, які можуть зберігатися в бібліотеках, зокрема на сторінках веб-частин. Докладні відомості про налаштування та використання керування версіями див. в цій відомості.

Примітка.: Якщо ви клієнт Microsoft 365, керування версіями тепер активується за замовчуванням під час створення нової бібліотеки або списку, і вона автоматично збереже останні 500 версій документа. Це допоможе запобігти втраті важливих документів або даних. Якщо на сайті або на сайті групи є наявні бібліотеки або списки, для яких не активовано керування версіями, керування версіями можна ввімкнути для них у будь-який час.

Керування версіями можна використовувати для:

  • Відстеження журналу версії    Якщо керування версіями ввімкнуто, можна дізнатися, хто й коли змінив елемент або файл. Також можна дізнатися, коли змінено властивості (відомості про файл). Наприклад, якщо хтось змінив термін виконання елемента списку, ці відомості відображаються в журналі версій. Також можна переглядати примітки, які користувачі вносити під час з'являвся у файлах у бібліотеках.

  • Відновлення попередньої версії    Якщо поточна версія пошкоджена або вам просто подобається попередня версія, поточну версію можна замінити на попередню. Відновлена версія стане новою поточною.

  • Перегляд попередньої версії    Ви можете переглянути попередню версію, не перезаписаючи поточну версію. Переглядаючи журнал версій у документі Microsoft Office, наприклад у програмі Word або Excel, можна порівняти дві версії, щоб визначити їхні відмінності.

Якщо у вашому списку або бібліотеці обмежено версії, слід переконатися, що вносити зміни відомо, що попередні версії буде видалено, коли досягнуто обмеження.

Якщо керування версіями активовано, версії створюються в таких випадках:

  • Коли елемент списку або файл створюється вперше або коли файл передається.

    Примітка.: Якщо це обов'язкове обов'язкове, необхідно вести файл із редагування, щоб створити його першу версію.

  • Коли передається файл із таким самим іменем, як і наявний файл.

  • Змінення властивостей елемента списку або файлу.

  • Під час Office відкриття та збереження документа. Коли документ буде відкрито знову, буде створено нову версію після збереження редагування.

  • Періодично редагуйте та зберігайте Office документах. Не всі зміни та збереження створюються нові версії. Коли ви часто зберігаєте зміни, кожна нова версія записує певний час, а не кожне окреме редагування. Це часто використовується, якщо активовано автозбереження.

  • Коли інший користувач починає працювати над документом під час співавтора, або коли користувач натисне кнопку зберегти, щоб передати зміни до бібліотеки. 

У будь-який час може бути до трьох поточних версій файлу: узятого на редагування, останньої проміжної або чернетки версії, а також найновішої опублікованої або основної. Усі інші версії вважаються попередніми. Деякі поточні версії видимі лише для користувачів, які мають дозволи на їх перегляд.

Зазвичай основна версія представляє проміжний етап, наприклад файл, надісланий для перевірки або публікації, у той час як проміжна версія – це робота, яку не можна прочитати всім учасникам сайту. Залежно від способу роботи команди, можливо, вам знадобляться її найновіші проміжні версії, наприклад нещодавно відредаговані версії. З часом для вашої команди може знадобитися старіша проміжна версія.

Деякі організації відстежують як основні, так і проміжні версії файлів у їхніх бібліотеках. Інші відстежувати лише основні версії. Основні версії ідентифікуються цілими числами, наприклад 5,0; Проміжні версії визначаються десятковими числами, наприклад 5.1.

Більшість організацій використовують проміжні версії, коли файли знаходяться на ходу розробки, і основні версії, коли досягнуто певні проміжні етапи або коли файли готові для перегляду широкою аудиторією. У багатьох організаціях параметри безпеки чернетки мають дозволи лише власника файлу та користувачів, які мають дозволи на затвердження файлів. Це означає, що інші користувачі не можуть бачити проміжні версії, доки не буде опубліковано основну версію.

Основні версії доступні для списків, але проміжні версії недоступні. Кожній версії елемента списку нумерується ціле число. Якщо організація вимагає затвердження елементів у списку, вони залишатимуться в стані "Очікує", доки їх затвердить користувач, який має дозволи на їх затвердження. У стані «Очікує» вони нумеруються з десятковими числами та називаються чернетками.

Докладні відомості про ввімкнення та настроювання керування версіями, зокрема основні та проміжні версії, див. в цій відомості.

Номери версій додаються автоматично щоразу під час створення нової версії. У списку або бібліотеці, у яких активовано основні керування версіями, версії мають цілі числа, як-от 1.0, 2.0, 3.0 тощо. У бібліотеках адміністратор може активувати керування версіями як для основних, так і для проміжних версій. Якщо відстежуються проміжні версії, вони мають десяткові числа, наприклад 1.1, 1.2, 1.3 тощо. Коли одна з цих версій публікується як основна версія, її число додається до 2,0. Наступні проміжні версії мають номери 2.1, 2.2, 2.3 тощо.

Якщо скасувати взяття на редагування, номер версії не зміниться. Якщо найновіша версія була 3.0, вона залишиться о 3.0 після того, як ви скасуєте взяття на редагування.

Коли ви видаляєте версію, версія переходить до кошика, а її номер переходить із кошика. У журналі версій відображатимуться решта номерів версій. Номери інших версій не змінюються. Наприклад, якщо документ має проміжні версії 4.1 і 4.2 та ви вирішили видалити версію 4.1, у журналі версій відображаються лише версії 4.0 і 4.2. На зображенні нижче показано це.

Докладні відомості про ввімкнення та настроювання керування версіями, зокрема основні та проміжні версії, див. в цій відомості.

Журнал версій із видаленою однією додатковою версією

Ви можете налаштувати, хто може переглядати чернетки елементів списку та файлів. Чернетки створюються у двох випадках:

  • Коли в бібліотеці створюється або оновлюється проміжна версія файлу, яка відстежує основні та проміжні версії.

  • Коли елемент списку або файл створено або оновлено, але ще не затверджено в списку чи бібліотеці, у якій потрібно затвердити вміст.

Під час відстеження основних і проміжних версій можна вказати, чи потрібно надати користувачам дозвіл на редагування файлів, перш ніж вони змовляться переглядати й читати проміжну версію. Якщо цей параметр застосовано, користувачі з дозволом на редагування файлу можуть працювати над файлом, але ті, хто має дозвіл лише на читання файлу, не бачитиме проміжну версію. Наприклад, не слід, щоб усі користувачі, які мають доступ до бібліотеки, бачили примітки або виправлення під час редагування файлу. Якщо відстежуються основні та проміжні версії, а ніхто ще не опублікував основну версію, він не відображається для користувачів, які не мають дозволу на перегляд чернеток елементів.

Якщо потрібно ухвалити вміст, можна вказати, чи можуть користувачі з дозволом на читання переглядати файли, які очікували на затвердження, чи лише автор і користувачі з дозволом на затвердження елементів, а також лише автор і користувачі, які мають дозвіл на затвердження елементів. Якщо відстежуються як основні, так і проміжні версії, автор має опублікувати основну версію, перш ніж файл можна буде надіслати на затвердження. Якщо потрібно схвалити вміст, користувачі, які мають дозвіл на читання вмісту, але не мають дозволу на перегляд чернеток елементів, побачать останню затверджену або основну версію файлу.

Незалежно від того, чи мають користувачі дозвіл редагувати файл, чи ні, якщо користувачі шукають файл із проміжною версією, вони не отримають результатів за нього.

Деякі організації дозволяють необмежену кількість версій файлів, а інші застосовуються обмеження. Ви можете виявити, що стара версія відсутня після його появи в найновішій версії. Якщо остання версія 101.0 більше не існує версії 1.0, це означає, що адміністратор дозволив доступ до 100 основних версій файлу в бібліотеці. Додавання 101-ї версії призводить до видалення першої версії. Залишаються лише версії від 2.0 до 101.0. Аналогічно, якщо додається 102-а версія, залишаться лише версії 3.0–102.0.

Адміністратор також може обмежити кількість проміжних версій лише для певної кількості найновіших версій. Наприклад, якщо дозволено 100 основних версій, адміністратор може зберігати чернетки неповнолітніх лише для останніх п'яти основних версій. Стандартна кількість проміжних версій між основними версіями – 511. Якщо спробувати зберегти іншу проміжну версію, з'явиться повідомлення про те, що спочатку потрібно опублікувати документ.

У бібліотеці, яка обмежує кількість основних версій, для яких зберігається проміжна версія, проміжні версії видаляються для попередніх основних версій, коли досягнуто обмеження. Наприклад, якщо залишити чернетки лише для 100 основних версій, а ваша команда створить 105 основних версій, зберігатиме лише основні версії. Проміжні версії, пов'язані з п'ятьма найранішими основними версіями (наприклад, 1.2 або 2.3), буде видалено, але основні версії (1, 2 тощо) залишаються без обмеження для бібліотеки.

Обмеження кількості версій зазвичай доцінне. Це означає, що ви можете заоцікавити місце на сервері та зменшити кількість несуттєвих даних для користувачів. Але не застосовуйте жодні обмеження, якщо ваша організація вимагає зберігати всі версії з юридичних причин або з інших причин.

Докладні відомості про ввімкнення та налаштування керування версіями, зокрема про обмеження, див. в цій відомості.

Примітки.: Як SharePoint у Microsoft 365, так і SharePoint Server для основної Настройки та списку Настройки до 511 проміжних версій. Це число не можна змінити.

  • Бібліотеки.

    • Керування версіями   SharePoint у Microsoft 365 вимагає керування версіями для бібліотек; SharePoint Server ви можете вибрати параметр Без керування версіями.

    • Основні версіїSharePoint у Microsoft 365    бібліотека Настройки 100–50000 основних версій; SharePoint Server бібліотеки Настройки 1-50 000 основних версій.

    • Проміжні версії    Як SharePoint у Microsoft 365, так і SharePoint Server бібліотеки Настройки дозволити використовувати проміжні версії в 1-50000 основних версій.

  • Списки

    • Керування версіями    Керування SharePoint у Microsoft 365 та SharePoint Server списку Настройки дає змогу вимкнути керування версіями.

    • Основні версії    Як SharePoint у Microsoft 365, так SharePoint Server, Настройки, можна використовувати 1–50 000 основних версій.

    • Проміжні версії    Як SharePoint у Microsoft 365, так і SharePoint Server списку Настройки дозволити використовувати проміжні версії в 1-50000 основних версій.

  • Якщо ви клієнт Microsoft 365, керування версіями активується автоматично під час створення бібліотеки або списку.

  • У SharePoint Server керування версіями керування версіями вмикаються автоматично під час створення бібліотеки, але не в разі створення списку.

Будь-який користувач із дозволом на керування списками може вмикати або вимикати керування версіями. На багатьох сайтах, для яких керує той самий користувач, який керує сайтом, оскільки списки та бібліотеки успадковує дозволи від сайту. Крім ввімкнення керування версіями, власник сайту (або інший користувач, який керує списком або бібліотекою) вирішує, чи вимагати ухвалення вмісту, хто може переглядати чернетки елементів і чи потрібно взяти на редагування. Кожне з цих рішень впливає на принципи керування версіями. Наприклад, якщо користувач, який керує бібліотекою, вимагав взяти файл на редагування, номери версій створюються, лише коли файл подається з редагування. Якщо потрібно схвалити вміст, номери основних версій не застосовуються, доки користувач, який має дозвіл на це, не схвалив файли.

Увага!: Якщо користувачі, які працюють у вашій бібліотеці, планують спільно працювати з документами, не налаштовуйте в бібліотеці обов'чне взяти на роботу. Користувачі не можуть працювати співавторами, якщо потрібно взяти документи на редагування.

Відомості про те, як увімкнути керування версіями для списку або бібліотеки, див. в статті Увімкнення та настроювання керування версіями для списку або бібліотеки.

Якщо керування версіями ввімкнуто у вашій бібліотеці, користувач, який його настановив, визначає, чи слід відстежувати як основні, так і проміжні версії, а також визначає, хто може переглядати проміжні версії. Здебільшого, коли вимагається затвердження вмісту, лише власник файлу та користувачі, які мають дозвіл на затвердження елементів, можуть бачити проміжні версії. В інших бібліотеках кожен, хто може редагувати файли в бібліотеці або будь-який користувач із дозволом на читання бібліотеки, може переглядати всі версії. Після затвердження версії всі користувачі, які мають дозвіл на читання списку або бібліотеки, можуть бачити версію.

Хоча списки не мають основних і проміжних версій, чернетки вважаються будь-яким елементом у стані "Очікує". Здебільшого лише автор елементів і осіб, які мають дозволи на повний доступ або розробку, можуть переглядати чернетки. Для цих користувачів відображається чернетка в стані "Очікує", але в журналі версій для інших користувачів відображається лише найновіша затверджена версія. Якщо файл відхилено, він залишається в стані Очікування, доки хтось, хто має необхідні дозволи, не видалить його.

За замовчуванням елемент або файл, що очікує, видимий лише його автору та користувачам із дозволом на керування списками, але ви можете вказати, чи можуть інші групи користувачів переглядати цей елемент або файл. Якщо в бібліотеці настроєно відстеження як основних, так і проміжних версій, користувач, який редагує файл, спочатку повинен опублікувати основну версію файлу.

Докладні відомості про те, як настроїти затвердження документів, див. в цій сторінці.

Примітка.: Для захисту чернеток у деяких списках і бібліотеках дозволено всім користувачам сайту бачити як відкладені, так і затверджені версії.

Якщо взяти файл на редагування з бібліотеки, увімкнуто керування версіями, щоразу, коли ви повертаєте файл із редагування, створюється нова версія. Якщо основні та проміжні версії ввімкнуто, під час повернення потрібної версії можна повернути з редагування. У бібліотеках, де потрібне взяття на редагування, версії створюються лише після появи їх із редагування.

У бібліотеках, де взяття на редагування не потрібне, нова версія створюється під час першого збереження після відкриття файлу. Після цього під час збереження буде перезаписано версію, створену під час першої збереження. Якщо закрити програму, а потім знову відкрити документ, перше збереження буде збережено ще раз, створити версію. Це може призвести до швидкого розмноження кількості версій.

Докладні відомості про взяття файлів на вкладку та їхнє взяття на змінення див. в статтях Взяття на вкладку на вкладку та взяття файлів на вкладку у бібліотеці та їхнє взяття на змінення або видалення їх ізвідти.

Увага!: Якщо ви працюєте над документом у співавторсьці, не беріть його на редагування, якщо не маєте вагомих причин, щоб інші користувачі не працювали над документом.

Якщо потрібно взяти на редагування, робоча група зможе ефективно використовувати керування версіями, оскільки вони спеціально визначають, коли потрібно створити версію. Версія створюється, лише коли хтось взяв файл на редагування, змінює його та повертає його звідти. Якщо взяти на вкладку вкладку взято на вкладку, вона створюється, коли хтось спочатку зберігає файл, і ця версія оновлюється, коли користувач закриває його. Якщо ця особа або інший користувач відкриє файл і збереже його знову, буде створено іншу версію. Залежно від ситуації створення кількох версій може бути недоступне, наприклад, якщо потрібно закрити файл, щоб взяти участь у нараді, перш ніж завершити вносити зміни до файлу.

Якщо це потрібно, користувачі не можуть додавати файли, змінювати файли та змінювати їхні властивості, не беручи файл на редагування. Коли користувачі подають файли з редагування, з'являється запит на додавання приміток про внесені ними зміни, що допомагає створити змістовний журнал версій.

Примітка.: Якщо бібліотека міститиме файли Microsoft Project (MPP), які синхронізуються зі списками завдань на сайті, зніміть прапорець Потрібне взято на редагування.

Докладні відомості про обов ''взяття файлів на редагування див. в бібліотеці.

Списки та бібліотеки мають дозволи, пов'язані з керування версіями та взяти на редагування, які залежать від рівня дозволів, застосованого до користувача або певної групи. Користувач, який може змінювати рівні дозволів, може настроїти ці дозволи по-різному або створити нову групу з настроюваними рівнями дозволів.

Ці дозволи дають змогу гнучко керувати бібліотекою. Наприклад, можна, щоб хтось із користувачів зміг видалити версії файлу, не маючи дозволу на видалення самого файлу. Дозвіл на видалення версій – це не те саме, що дозвіл на видалення елементів, тому ви можете надати настроюваний рівень керування.

У таблиці нижче наведено дозволи, пов'язані з керування версіями та взявання на редагування, а також рівні дозволів за замовчуванням, до яких вони застосовуються.

Дозвіл

Рівень дозволів за промовчанням

Перегляд версій

Повний доступ, розробка, внесок і читання

Видалення версій

Повний доступ, розробка та внесок

Ігнорування вимоги повернення з редагування

Full Control and Design

Затвердження елементів

Full Control and Design

Докладні відомості про дозволи див. в розділі Докладні відомості про рівні дозволів.

Коментування цієї статті

Ця стаття допомогла вам? Якщо так, повідомте нам про це, вибравши відповідний варіант унизу цієї сторінки. Якщо ні, розкажіть, що саме не було зрозуміло чи згадано. Укажіть свою версію SharePoint, ОС і браузера. Ці відомості допоможуть нам ретельно перевірити факти, додати вказівки та оновити цю статтю.

Потрібна додаткова довідка?

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

×