Рекомендації з оформлення для оновлення даних

Добре розроблена база даних не лише дає змогу забезпечити цілісність даних, але простіше підтримувати й оновлювати. База даних Access – це не файл у тому ж сенсі, що й документ Microsoft Word або палуба слайдів Microsoft PowerPoint. Натомість це набір об'єктів: таблиць, форм, звітів, запитів і т. д., які мають працювати разом, щоб нормально функціонувати.

Користувачі вводять дані, перш за все, через елементи керування. Що робити з заданим елементом керування, залежить від набору типів даних для базової області таблиці, будь-яких властивостей, заданих для цього поля, і властивостей, заданих для елемента керування. Нарешті, радимо використовувати додаткові методи баз даних, такі як перевірка, значення за замовчуванням, списки та підстановки, а також каскадні оновлення. 

Щоб отримати докладні відомості про оновлення даних із точки зору користувача, перегляньте статтю способи додавання, редагування та видалення записів.

У цій статті

Як конструктор баз даних впливає на введення даних

Відомості, які ви зберігаєте в базі даних, зберігатимуться в таблицях, які містять дані про певний предмет, як-от активи або контакти. Кожен запис у таблиці містить відомості про один елемент, наприклад певний контакт. Запис складається з полів, як-от ім'я, адреса та номер телефону. Запис зазвичай називається рядком, а поле зазвичай називають стовпцем. Ці об'єкти мають відповідати набору принципів проектування або база даних працюватиме неналежним чином або взагалі не запускатися. У свою чергу, ці принципи оформлення впливають на введені дані. Зверніть увагу на такі особливості:

  • Таблиці    Програма Access зберігає всі дані в одній або кількох таблицях. Кількість таблиць, які використовуються, залежить від структури та складності бази даних. Хоча ви можете переглядати дані у формі, звіті або в результатах, повернутому запитом, Access зберігає дані лише в таблицях, а інші об'єкти бази даних вбудовано поверх цих таблиць. Кожна таблиця має грунтуватися на одній темі. Наприклад, у таблиці відомостей про бізнес-контакти не має міститися інформація про збут. Якщо це так, пошук і редагування правильної інформації може бути ускладнене, якщо це не неможливо.

  • Типи даних    Зазвичай кожне поле в таблиці приймає лише один тип даних. Наприклад, ви не можете зберігати нотатки в полі для прийняття чисел. Якщо спробувати увести текст у такому полі, у програмі Access відобразиться повідомлення про помилку. Але це не складно і швидко правило. Наприклад, ви можете зберігати числа (наприклад, поштові індекси) в полі, встановлене для типу даних "короткі текстові дані", але не можна виконувати обчислення на цих даних, оскільки Access вважає його частиною тексту.

    За певних винятків поля в записі мають приймати лише одне значення. Наприклад, у полі адреси не можна вказати кілька адрес. Це залежить від програми Microsoft Excel, яка дає змогу увести будь-яку кількість імен або адрес або зображень в одну частину, якщо не встановлено, що ця цифра не приймає обмежені типи даних. 

  • Багатозначні поля    У програмі Access є функція, яка називається багатозначним полем для вкладення кількох фрагментів даних до одного запису, а також для створення списків, які приймають кілька значень. Багатозначний список завжди можна визначити, оскільки у програмі Access відображається прапорець поруч із кожним елементом списку. Наприклад, ви можете приєднати до запису в базі даних Microsoft PowerPoint палубу і будь-яку кількість зображень. Ви також можете створити список імен і вибрати стільки з цих імен за потреби. За допомогою багатозначних полів може здатися, що правила розробки бази даних можна буде зберегти, оскільки ви можете зберігати кілька записів на одному полі таблиці. Але Access застосовує правила "за лаштунками", зберігши дані в спеціальних прихованих таблицях.

  • Використання форм    Ви зазвичай створюєте форми, коли потрібно спростити використання бази даних, а також надати користувачам можливість точно увести дані. Використання форми для редагування даних залежить від структури форми. Форми можуть містити будь-яку кількість елементів керування, як-от списки, текстові поля, кнопки та навіть таблиці даних. Так само кожен з елементів керування форми зчитує дані з поля базової таблиці або записує їх у неї.

Докладні відомості наведено в статті основи проектування баз даних і створення таблиці та додавання полів.

На початок сторінки

Установлення стандартного значення для поля або елемента керування

Якщо велика кількість записів має однакові значення для певного поля, наприклад міста або країни або регіону, можна заощадити час, встановивши значення за замовчуванням для елемента керування, пов'язаного з цим полем або самим полем. Якщо відкрити форму або таблицю для створення нового запису, значення за замовчуванням відображається в цьому елементі керування або поля.

В таблиці

  1. Відкрийте таблицю в режимі Конструктор.

  2. У верхній частині подання виберіть поле.

  3. У нижній частині подання перейдіть на вкладку загальні .

  4. Установіть для властивості значення за замовчуванням значення, яке потрібно зробити.

У формі

  1. Відкрийте форму в макеті або режимі конструктора.

  2. Клацніть правою кнопкою миші елемент керування, до якого потрібно працювати, а потім виберіть пункт Властивості.

  3. На вкладці дані встановіть для властивості значення за замовчуванням значення, яке потрібно зробити.

На початок сторінки

Використання правил перевірки для обмеження даних

Ви можете перевірити дані в настільних базах даних Access, ввівши його за допомогою правил перевірки. Правила перевірки можна налаштувати у вікні табличного подання даних або в режимі конструктора для таблиці. Правила перевірки в Access поділяються на три типи:

  • Правило перевірки поля.    Ви можете використовувати правило перевірки поля, щоб указати умову, до яких мають відповідні всі Припустимі значення полів. Якщо поточне поле не використовується у функції, його не потрібно зазначати в правилі. Обмеження щодо типів символів, які можна вводити в поле, простіше налаштувати за допомогою маски вводу. Наприклад, для поля дати можна задати правило перевірки, яке забороняє вводити значення в минулому.

  • Правило перевірки запису    Ви можете використовувати правило перевірки записів, щоб указати умову, з якою має відповідати всі припустимі записи. Правило перевірки запису дає змогу порівнювати значення в різних полях. Наприклад, запис із двома полями дати може вимагати, щоб значення в одному полі завжди передують значенням іншого поля (наприклад, дата _ початку – перед EndDate).

  • Перевірка форми.    Властивість Правило перевірки елемента керування у формі дає змогу задати умову, яку мають задовольняти всі значення, що вводяться в цьому елементі керування. Властивість Правило перевірки елемента керування працює подібно до правила перевірки поля. Зазвичай правило перевірки форми використовується замість правила перевірки поля, якщо правило стосується лише цієї форми, а не цілої таблиці (незалежно від місця його використання).

Додаткові відомості наведено в статті обмеження даних із використанням правил перевірки.

На початок сторінки

Робота зі списками значень і полями підстановки

У програмі Access можна використовувати два типи даних списку:

  • Списки значень    Вони містять жорстко налаштовані значення, введені вручну. Значення містяться в властивості Джерело рядків поля.

  • Поля підстановки    Ці дані використовують запит для отримання значень з іншої таблиці. Властивість Джерело рядків поля містить запит замість некодованого списку значень. Запит отримує значення з однієї або кількох таблиць у базі даних. За замовчуванням поле підстановки відображає ці значення у формі списку. Залежно від того, як можна настроїти поле підстановки, можна вибрати один або кілька об'єктів із цього списку.

    Примітка    Поля підстановки можуть заплутати нові користувачі Access, тому що список цих об'єктів відображається в одному розташуванні (список, який створюється в програмі Access у полі підстановки), але дані можуть проживати в іншому розташуванні (таблиця, що містить дані).

За замовчуванням у програмі Access відображаються дані списку в елементі керування "поле зі списком", хоча можна вказати елемент керування "список". Відкриється поле зі списком, щоб відобразити список, а потім закривається після того, як ви робите виділення. Список, навпаки, залишається відкритим.

Щоб редагувати списки, можна також запустити команду змінити елементи списку або відредагувати дані безпосередньо в властивості Джерело рядків вихідної таблиці. Коли ви оновлюєте дані в полі підстановки, ви оновлюєте вихідну таблицю.

Якщо властивість тип джерела рядків у списку або поле зі списком має значення список значень, можна відредагувати список значень, коли форма відкрито в поданні форми, щоб уникнути необхідності переходу до подання конструктора або макета, відкриття аркуша властивостей і редагування властивості Джерело рядків для елемента керування кожного разу, коли потрібно внести зміни до списку. Щоб змінити список значень, властивість Дозволити редагування списку значень для поля списку або поля зі списком має бути встановлено значення так.

Щоб отримати докладніші відомості, перегляньте статтю створення списку варіантів за допомогою списку або поля зі списком.

Запобігання редагуванню списку значень у поданні форми

  1. Клацніть правою кнопкою миші форму в області переходів і виберіть пункт режим конструктора або режим розмітки.

  2. Клацніть елемент керування, щоб виділити його, а потім натисніть клавішу F4, щоб відобразити аркуш властивостей.

  3. На вкладці дані аркуша властивостей установіть прапорець Дозволити редагування списку значень на ні.

  4. Відкрийте меню файл і виберіть пункт зберегтиабо натисніть сполучення клавіш CTRL + S Зображення кнопки .

Визначення іншої форми для редагування списку значень

За замовчуванням у програмі Access можна використовувати вбудовану форму для редагування списку значень. Якщо у вас є інша форма, яку ви хотіли б використовувати для цієї мети, ви можете вказати ім'я форми в полі редагування елемента списку , як показано нижче.

  1. Клацніть правою кнопкою миші форму в області переходів і виберіть у контекстному меню пункт режим конструктора або режим розмітки .

  2. Клацніть елемент керування, щоб виділити його, а потім натисніть клавішу F4, щоб відобразити аркуш властивостей.

  3. На вкладці дані на аркуші властивостей клацніть стрілку розкривного списку в полі властивості редагування форми елемента .

  4. Виберіть форму, яку потрібно використовувати для редагування списку значень.

  5. Клацніть файл , а потім натисніть кнопку зберегтиабо натисніть сполучення клавіш CTRL + S Зображення кнопки .

Огляд поля підстановки у формі

  1. Відкрийте форму в макеті або режимі конструктора.

  2. Клацніть правою кнопкою миші поле списку або поле зі списком, а потім виберіть елемент Властивості.

  3. На аркуші властивостей перейдіть на вкладку Усі та знайдіть властивості тип джерела рядків і Джерело рядків . Властивість тип джерела рядків має містити список значень або таблиця або запит, а властивість Джерело рядків має містити список пунктів, розділених крапкою з комою або запитом. Щоб отримати більше місця, клацніть її правою кнопкою миші та виберіть пункт масштабування або натисніть клавіші SHIFT + F2.

    Зазвичай списки значень використовують цей основний синтаксис: "елемент"; " елемент";" елемент"

    У цьому випадку список – це набір записів, які оточені подвійними лапками, і розділені крапкою з комою.

    У запитах на вибірку використовується цей основний синтаксис: SELECT [table_or_query_name]. [ field_name] FROM [table_or_query_name].

    У цьому випадку запит містить два речення (SELECT і FROM). Перше речення посилається на таблицю або запит і поле в цій таблиці або запиті. Друге речення посилається лише на таблицю або запит. Ось ключова точка для запам'ятовування: вибір речень не має містити ім'я таблиці або запиту, хоча рекомендується, і вони мають містити ім'я принаймні в одному полі. При цьому всі речення FROM мають посилатися на таблицю або запит. Таким чином, ви завжди можете знайти вихідну таблицю або вихідний запит для поля підстановки, читаючи речення FROM.

  4. Виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Якщо використовується список значень, відредагуйте їх у списку. Переконайтеся, що в кожному елементі є подвійні лапки, а також окремі елементи, розділені крапкою з комою.

    • Якщо запит у списку підстановки посилається на інший запит, відкрийте цей другий запит у режимі конструктора (клацніть правою кнопкою миші запит в області переходів і виберіть пункт Режим конструктора). Зверніть увагу на ім'я таблиці, яка відображається у верхній частині конструктора запитів, а потім перейдіть до наступного кроку.

      В іншому разі, якщо запит у полі підстановки посилається на таблицю, зверніть увагу на ім'я таблиці та перейдіть до наступного кроку.

  5. Відкрийте таблицю у вікні табличного подання даних, а потім відредагуйте елемент списку за потреби.

Огляд поля підстановки в таблиці

  1. Відкрийте таблицю в режимі Конструктор.

  2. У верхній частині сітки конструктора запиту в стовпці тип даних клацніть або в іншому разі розташуйте фокус на будь-якому полі тексту, числа або так/ні.

  3. У нижній частині сітки конструктора таблиць відкрийте вкладку Підстановка , а потім перегляньте властивості тип джерела рядків і Джерело рядків .

    Властивість тип джерела рядків має читати список значень або таблиця або запит. Властивість Джерело рядків має містити список значень або запит.

    Списки значень використовують цей основний синтаксис: "елемент"; " елемент";" елемент"

    У цьому випадку список – це набір записів, які оточені подвійними лапками, і розділені крапкою з комою.

    Зазвичай в запитах на вибірку використовується цей основний синтаксис: SELECT [table_or_query_name]. [ field_name] FROM [table_or_query_name].

    У цьому випадку запит містить два речення (SELECT і FROM). Перше речення посилається на таблицю або запит і поле в цій таблиці або запиті. Друге речення посилається лише на таблицю або запит. Ось ключова точка для запам'ятовування: вибір речень не має містити ім'я таблиці або запиту, хоча рекомендується, і вони мають містити ім'я принаймні в одному полі. При цьому всі речення FROM мають посилатися на таблицю або запит. Таким чином, ви завжди можете знайти вихідну таблицю або вихідний запит для поля підстановки, читаючи речення FROM.

  4. Виконайте одну з наведених нижче дій.

    • Якщо використовується список значень, відредагуйте їх у списку. Переконайтеся, що в кожному елементі є подвійні лапки, а також окремі елементи, розділені крапкою з комою.

    • Якщо запит у полі підстановки посилається на інший запит, в області переходів відкрийте цей другий запит у режимі конструктора (клацніть правою кнопкою миші запит і виберіть пункт Режим конструктора). Зверніть увагу на ім'я таблиці, яка відображається у верхній частині конструктора запитів, а потім перейдіть до наступного кроку.

      В іншому разі, якщо запит у полі підстановки посилається на таблицю, зверніть увагу на ім'я таблиці та перейдіть до наступного кроку.

  5. Відкрийте таблицю у вікні табличного подання даних, а потім відредагуйте елемент списку за потреби.

На початок сторінки

Видалення даних зі списку значень або поля підстановки

Елементи в списку значень містяться в тій самій таблиці, що містить інші значення в записі. Навпаки, дані в полі підстановки розташовуються в одній або кількох інших таблицях. Щоб видалити дані зі списку значень, відкрийте таблицю та відредагуйте елементи.

Видалення даних зі списку підстановки потребує додаткових кроків, які залежать від того, чи запит для списків підстановки отримує дані з іншої таблиці або іншого запиту. Якщо запит для списку підстановки отримує дані з таблиці, визначте цю таблицю та поле з даними, які відображаються в списку. Після цього відкрийте вихідну таблицю та змініть дані в цьому полі. Якщо запит для списку підстановки отримує дані з іншого запиту, відкрийте цей другий запит, знайдіть вихідні таблицю та поле, звідки другий запит отримує дані, а потім змініть значення в таблиці.

Видалення даних зі списку значень

  1. Відкрийте таблицю в режимі Конструктор.

  2. У верхній частині конструктора виберіть поле таблиці, що містить список значень.

  3. У нижній частині перейдіть на вкладку Підстановка та знайдіть властивість Джерело рядків.

    За замовчуванням елементи в списку значень узято в подвійні лапки та розділено крапками з комою: "Excellent";"Fair";"Average";"Poor"

  4. За потреби видаліть елементи зі списку. Не забудьте видалити лапки для кожного видаленого елемента. Крім того, не лишайте крапку з комою на початку, не лишайте пусті пари крапок із комою (;;), нарешті, видаляючи останній елемент у списку, не лишайте крапку з комою в кінці.

    Важливі    Якщо ви видаляєте елемент зі списку значень, а записи в таблиці вже використовують цей видалений елемент, він лишається частиною запису, доки ви не зміните запис. Припустімо, що у вашої компанії є склад у місті А, але згодом вона продає цю будівлю. Якщо ви видалите "Місто А" зі списку складів, "Місто А" залишиться в таблиці, доки ви не зміните ці значення.

Видалення даних із поля підстановки

  1. Відкрийте таблицю в режимі Конструктор.

  2. У верхній частині конструктора виберіть поле підстановки.

  3. У нижній частині перейдіть на вкладку Підстановка та знайдіть властивості Тип джерела рядків і Джерело рядків.

    Для властивості Тип джерела рядків має відображатися значення Таблиця/Запит, а властивість Джерело рядків має містити запит, який посилається на таблицю або інший запит. Запити для полів підстановки завжди починаються з слова SELECT.

    Зазвичай (але не завжди) вибірковий запит має такий основний синтаксис: SELECT [ім’я_таблиці_або_запиту].[ім’я_поля] FROM [].

    У цьому випадку запит містить два речення (SELECT і FROM). Перше речення посилається на таблицю та поле в цій таблиці, а друге речення посилається лише на таблицю. Пам’ятайте: речення FROM завжди вказує ім’я вихідної таблиці або запиту. Речення SELECT не обов’язково містять ім’я таблиці або запиту, проте вони завжди містять ім’я принаймні одного поля. При цьому всі речення FROM мають посилатися на таблицю або запит.

  4. Виконайте одну з таких дій:

    • Якщо запит у полі підстановки посилається на інший запит, натисніть кнопку побудувати (на вкладці дані на аркуші властивостей натисніть кнопку Кнопка "Конструктор" далі), щоб відкрити запит у режимі конструктора. Занотуйте ім’я таблиці, яка відображається у верхній частині конструктора запитів, а потім перейдіть до кроку 5.

    • Якщо запит у полі підстановки посилається на таблицю, занотуйте ім’я таблиці та перейдіть до кроку 5.

  5. Відкрийте вихідну таблицю в поданні табличного подання даних.

  6. Знайдіть поле з даними, які використовуються в списку підстановки, а потім змініть дані.

На початок сторінки

Типи даних, які впливають на спосіб вводу даних

Під час створення таблиці бази даних ви вибираєте тип даних для кожного поля в цій таблиці, процес, який допомагає забезпечити точніший ввід даних.

Перегляд типів даних

Виконайте одну з таких дій:

Використання режиму табличного подання даних

  1. Відкрийте таблицю в Поданні таблиці.

  2. На вкладці поля в групі форматування знайдіть значення в списку тип даних. Значення змінюється під час розміщення курсору в різних полях таблиці.

    Список типів даних

Використання подання конструктора

  1. Відкрийте таблицю в режимі Конструктор.

  2. Подивіться на сітку конструктора. Верхня частина сітки відображає ім'я та тип даних для кожного поля таблиці.

    Поля в поданні конструктора

Дані про те, як типи даних впливають на введення даних

Тип даних, який потрібно встановити для кожного поля таблиці, надає перший рівень контролю над тим, який тип даних дозволено в полі. У деяких випадках, як-от довге текстове поле, можна вказати будь-які потрібні дані. В інших випадках, наприклад поле "Автонумерація", параметр "тип даних" для поля запобігає введенню будь-якої інформації. У наведеній нижче таблиці перелічено типи даних, які Access надає, і описано, як вони впливають на введення даних.

Щоб отримати докладніші відомості, ознайомтеся з типами даних для настільних баз даних Access і Змініть або змініть параметр типу даних для поля.

Тип даних

Вплив на введення даних

Короткий текст

Зверніть увагу, що, починаючи з версії Access 2013, тип даних "Текст" називається Короткий текст.

У короткому текстовому полі можна приймати текстові або числові символи, включно з списками з роздільниками. Текстове поле містить меншу кількість символів, ніж довге текстове поле – від 0 до 255 символів. У деяких випадках можна використовувати функції перетворення, щоб виконувати обчислення даних у короткому текстовому полі.

Довгий текст.

Зверніть увагу, що початок у програмі Access 2013, тип даних Memo перейменовано на довгий текст.

Ви можете ввести велику кількість текстових і числових даних у цьому типі поля до 64 000 символів. Крім того, ви встановили поле для підтримки форматування RTF, ви можете використовувати типи форматування, які зазвичай знаходять у програмах обробки тексту, як-от Word. Наприклад, можна застосувати різні шрифти та розміри шрифту до певних символів тексту, а також зробити їх жирним або курсивом тощо. Ви також можете додати до даних позначки мови розмітки гіпертексту (HTML). Докладні відомості наведено в статті вставлення або Додавання поля форматованого тексту.

Крім того, довгі текстові поля мають властивість, яка називається лише для додавання. Якщо ввімкнути цю властивість, ви можете додавати нові дані до довгого текстового поля, але не можна змінити дані. Ця функція призначена для використання в таких програмах, як бази даних відстеження проблем, де, можливо, знадобиться зберегти постійний запис, який залишається незмінним. Якщо розташувати курсор у полі довге текстове поле з увімкнутим властивістю лише для додавання , за замовчуванням текст у полі зникає. Ви не можете використовувати будь-яке форматування або інші зміни в тексті.

Як і в короткому текстовому полі, можна також виконати функції перетворення, які відповідатимуть даним у довгій області тексту.

число

Ви можете ввести лише числа в цьому типі поля, і ви можете виконувати обчислення за значеннями в полі «число».

Велике число

Примітка, типи даних великих чисел доступні лише у версії програми Access Office 365 для передплатою.

Ви можете вводити лише числа в цьому типі поля, а обчислення можна виконувати в полі «велике числове значення».

Докладні відомості див. в статті Використання типу даних "Велике число".

Дата й час

У цьому типі поля можна вводити лише дати й час. 

Ви можете встановити маску вводу для поля (ряд символів і покажчиків місця заповнення, які відображаються, коли ви вибираєте поле), потрібно вводити дані в просторах і формат, який надає маска. Наприклад, якщо відображається маска, як-от MMM_DD_YYYY, потрібно ввести 11 2017 Oct в приміщеннях, що надаються. Ви не можете вказати повне ім'я місяця або значення року за два цифри. Докладні відомості наведено в статті керування форматами введення даних за допомогою масок вводу.

Якщо ви не створюєте маску вводу, ви можете вводити значення, використовуючи будь-який припустимий формат дати або часу. Наприклад, можна ввести 11 жовтня 2017, 10/11/17, 11 жовтня, 2017 тощо.

Ви також можете застосувати формат відображення до поля. У такому випадку, якщо Маска вводу не відображається, можна вводити значення в майже будь-якому форматі, але програма Access відображає дати відповідно до формату відображення. Наприклад, ви можете увести 10/11/2017, але формат відображення може бути налаштовано таким чином, щоб він відображався значення як 11-Oct-2017.

Докладні відомості наведено в статті Вставлення сьогоднішньої дати.

Грошова одиниця

Ви можете ввести лише значення грошової одиниці в цьому типі поля. Крім того, не потрібно вручну вводити Символ грошової одиниці. За замовчуванням програма Access застосовує Символ грошової одиниці (¥, £, $ тощо), указані в регіональних параметрах Windows. Цей символ грошової одиниці можна змінити для відображення іншої грошової одиниці, якщо це потрібно.

автонумерація;

У будь-який час не можна вводити або змінити дані в цьому типі поля. Програма Access збільшує значення в полі "Автонумерація" щоразу, коли ви додасте новий запис до таблиці.

Обчислюваний

У будь-який час не можна вводити або змінити дані в цьому типі поля. Результати цього поля визначаються виразом, яке ви визначаєте. Access оновлює значення в обчислюваному полі щоразу, коли ви додаєте або редагуєте новий запис до таблиці.

Так/Ні

Якщо клацнути поле, встановлене для цього типу даних, у програмі Access буде відображено прапорець або розкривний список, залежно від того, як ви форматуєте поле. Якщо ви форматуєте поле, щоб відобразити список, ви можете вибрати значення так або ні, True або false, або Увімкнути або Вимкнути в списку, знову в залежності від формату, застосованого до поля. Ви не можете увести значення зі списку або змінити значення зі списку безпосередньо зі форми або таблиці.

об’єкт OLE;

Цей тип поля використовується, коли потрібно відобразити дані з файлу, створеного в іншій програмі. Наприклад, можна відобразити текстовий файл, діаграму Excel або зображення слайда PowerPoint у полі об'єкта OLE.

Вкладення забезпечують швидший, простіший та гнучкіший спосіб перегляду даних з інших програм.

Гіперпосилання

Ви можете ввести будь-які дані в цьому типі поля, а програма Access обтікає її у веб-адресі. Наприклад, якщо ввести значення в полі, програма Access оточує текст за допомогою http://www.your_text. com. Якщо ви ввели дійсну веб-адресу, ваше посилання працюватиме. Інакше посилання приведе до повідомлення про помилку.

Крім того, редагування наявної гіперпосилання може бути ускладнене, оскільки клацання поля гіперпосилання за допомогою миші запускає браузер і доставить вас до сайту, указаного в посиланні. Щоб відредагувати поле "гіперпосилання", виберіть Суміжне поле, скористайтеся вкладкою або клавішами зі стрілками, щоб пересунути фокус до поля "гіперпосилання", а потім натисніть клавішу F2, щоб увімкнути редагування.

вкладення;

Ви можете вкладати дані з інших програм до цього типу поля, але не можна вводити або вводити текст або числові дані.

Докладні відомості наведено в статті вкладення файлів і рисунків до записів у базі даних.

Майстер підстановок

Майстер підстановок не є типом даних. Натомість ви використовуєте майстер, щоб створити два типи розкривних списків: списки значень і поля підстановки. У списку значень використовується список із роздільниками-елементами, які вводяться вручну під час використання майстра підстановок. Ці значення можуть бути незалежними від будь-яких інших даних або об'єктів у базі даних.

На відміну від цього, поле підстановки використовує запит для отримання даних з однієї або кількох інших таблиць у базі даних. Після цього поле підстановки відображає дані в розкривному списку. За замовчуванням майстер підстановок установлює поле "Таблиця" з типом даних "число".

Можна працювати з полями підстановки безпосередньо в таблицях, а також у формах і звітах. За замовчуванням значення в полі підстановки відображаються в елементі керування списком, який називається полем зі списком – списком, у якому є стрілка розкривного списку.

Пустий список підстановки

Крім того, можна скористатися списком, у якому відображаються кілька об'єктів, які містять смуги прокручування, щоб переглянути інші елементи.

Типовий елемент керування — список у формі

Залежно від того, як можна настроїти поле підстановки та поле зі списком, можна редагувати елементи списку та додавати елементи до списку, вимкнувши властивість " обмежити список " поля підстановки.

Якщо ви не можете безпосередньо відредагувати значення зі списку, потрібно додати або змінити дані зі списку попередньо визначених значень, або в таблиці, яка використовується як джерело для поля підстановки.

Врешті-решт, коли ви створюєте поле підстановки, ви можете налаштувати його на підтримку кількох значень. Після цього в результуючій списку відображається прапорець поруч із кожним елементом списку, і ви можете вибрати або видалити стільки елементів, скільки потрібно. На цьому рисунку показано типовий багатозначний список:

Список із прапорцями

Відомості про створення багатозначних полів підстановки та використання отриманих списків наведено в статті створення або видалення багатозначного поля.

На початок сторінки

Вплив властивостей поля таблиці на спосіб вводу даних

Крім принципів розробки, які керують структурою бази даних і типами даних, які керують тим, що можна використовувати в заданому полі, кілька властивостей поля також можуть впливати на те, як вводяться дані до бази даних Access.

Перегляд властивостей поля таблиці

У програмі Access є два способи перегляду властивостей поля таблиці.

У вікні табличного подання даних

  1. Відкрийте таблицю в Поданні таблиці.

  2. Перейдіть на вкладку поля та використовуйте елементи керування в групі форматування , щоб переглянути властивості для кожного поля таблиці.

У режимі конструктора

  1. Відкрийте таблицю в режимі Конструктор.

  2. У нижній частині сітки перейдіть на вкладку загальні , якщо його ще не вибрано.

  3. Щоб переглянути властивості поля підстановки, перейдіть на вкладку Підстановка .

Визначення властивостей, які впливають на введення даних

У таблиці нижче наведено властивості, які мають найбільший вплив на введення даних, і пояснюється, як вони впливають на введення даних.

Властивість

Розташування в сітці макета таблиці

Можливі значення

Поведінка під час спроби вводу даних

Розмір поля

Вкладка Загальні

0-255

Граничне значення символу застосовується лише до полів, які настроєно на тип даних "текст". Якщо ви намагаєтеся увести більше, ніж указана кількість символів, поле вирізає їх.

Обов’язковий

Вкладка Загальні

Так/Ні

Після увімкнення Ця властивість змушує вас використовувати значення в полі, а Access не дасть змогу зберегти нові дані, доки не завершите обов'язкове поле. У разі вимкнення поле буде приймати Null-значення, що означає, що поле може залишатися пустим.

Null-значення – це не те саме, що й нульове значення. Нуль – це цифра, а "Null" – це відсутнє, невизначене або невідоме значення.

Дозволити рядки нульової довжини

Вкладка Загальні

Так/Ні

Після увімкнення можна вказати рядки нульової довжини – рядки, які не містять символів. Щоб створити рядок нульової довжини, ви ввели пару подвійних лапок в полі ("").

Індексовано

Вкладка Загальні

Так/Ні

Під час індексування поля таблиці програма Access не дає змоги додавати повторювані значення. Ви також можете створити індекс із кількох полів. Якщо це так, можна дублювати значення в одному полі, але не в обох полях.

Маска вводу

Вкладка Загальні

Попередньо визначені або користувацькі набори символів і покажчиків місця заповнення

Маска вводу примусово дає змогу вводити дані у попередньо визначений формат. Маски з'являються, коли ви вибираєте поле в таблиці або елементі керування у формі. Наприклад, припустимо, що ви натиснете поле дати та побачите цей набір символів: МММ-ДД-РРРР. Це Маска вводу. Він змушує вас увести значення місяця як абревіатури трьох букв, як-от Жовтень і рік, як чотири цифри, наприклад, OCT-15-2017.

Маски вводу тільки керують даними, які ви вводите, а не в тому, що в програмі Access зберігаються або відображаються ці дані.

Докладні відомості наведено в статті керування форматами введення даних за допомогою масок вводу та форматування поля дати й часу.

Обмеження на список

Вкладка " Підстановка "

Так/Ні

Вмикає або вимикає зміни в елементах поля підстановки. Інколи користувачі спробують змінити елементи в полі підстановки вручну. Якщо програма Access не дає змоги змінювати елементи в полі, ця властивість має значення так. Якщо ця властивість ввімкнена, і потрібно змінити елементи списку, потрібно відкрити список (якщо потрібно змінити список значень) або таблицю, яка містить вихідні дані для списку (якщо потрібно відредагувати поле підстановки) і змінити значення.

Відображати зміни списку значень

Вкладка " Підстановка "

Так/Ні

Вмикає або вимикає команду " редагувати елемент списку " для списків значень, але не для полів підстановки. Щоб активувати цю команду для полів підстановки, введіть припустиме ім'я форми в полі властивості форма редагування форми списку . Команда "Дозволити редагування списку значень" відображається в контекстному меню, яке відкриється, клацнувши правою кнопкою миші список або елемент керування полем зі списком. Після запуску команди з'явиться діалогове вікно змінити елемент списку . Крім того, якщо вказати ім'я форми в діалоговому вікні редагування елемента списку , програма Access починає використовувати цю форму замість відображення діалогового вікна.

Ви можете запустити команду " змінити елементи списку " зі списку та елементи керування полем зі списком, розташовані в формах, а також у полях зі списком елементів керування, розташованих у таблицях і наборах результатів запиту. Форми мають відкритися в режимі конструктора або поданні перегляду; таблиці та набори результатів запиту мають відкритися у вікні табличного подання даних.

Форма редагування елементів списку

Вкладка " Підстановка "

Ім'я форми введення даних

Якщо ви ввели ім'я форми введення даних як значення в цій властивості таблиці, Ця форма відкриється, коли користувач запускає команду " редагувати пункти списку ". В іншому разі з'явиться діалогове вікно " редагувати елемент списку ", коли користувачі запускатимуть команду.

На початок сторінки

Використання каскадних оновлень для змінення значень первинного та зовнішнього ключа

Іноді може знадобитися оновити значення первинного ключа. Якщо ви використовуєте цей первинний ключ як зовнішній ключ, ви можете автоматично оновлювати зміни через всі дочірні екземпляри зовнішнього ключа.

Як нагадування, первинний ключ – це значення, яке однозначно визначає кожний рядок (запис) у таблиці бази даних. Зовнішній ключ – це стовпець, який відповідає первинному ключу. Зазвичай зовнішні ключі розташовуються в інших таблицях, і вони дають змогу створювати зв'язки (посилання) між даними в таблицях.

Наприклад, припустимо, що ви використовуєте код продукту як первинний ключ. Один ідентифікаційний номер унікально ідентифікує один продукт. Цей ідентифікаційний номер також використовується як зовнішній ключ у таблиці даних замовлень. Таким чином, ви можете переглянути всі замовлення, які передбачають кожен продукт, тому що в будь-який час хтось розміщує замовлення для цього продукту, ІДЕНТИФІКАТОР стає частиною замовлення.

Іноді ці ІДЕНТИФІКАЦІЙНІ номери (або інші типи первинних ключів) змінюються. Після цього ви можете змінити значення первинного ключа та автоматично каскадно використовувати всі пов'язані дочірні записи. Цю поведінку можна ввімкнути, активувавши цілісність даних і каскадні оновлення між двома таблицями.

Пам'ятайте, що ці важливі правила:

  • Ви можете ввімкнути каскадні оновлення лише для полів первинного ключа, що встановлюються в типи даних "текст" або "число". Не можна використовувати Каскадне оновлення для полів, які настроєно на тип даних "Автонумерація".

  • Ви можете ввімкнути каскадні оновлення лише між таблицями з зв'язком "один-до-багатьох".

Докладні відомості про створення зв'язків. Перегляньте посібник зі зв'язків між таблицями та створення, редагування або видалення зв'язку.

Нижче описано, як створити зв'язок, а потім ввімкнути каскадні оновлення для цього зв'язку, виконавши наведені нижче дії.

Створення зв'язку

  1. На вкладці Знаряддя бази даних у групі Відобразити або приховати натисніть кнопку Зв’язки.

  2. На вкладці Конструктор у групі зв'язки натисніть кнопку Відобразити таблицю.

  3. У діалоговому вікні Відображення таблиці виберіть вкладку таблиці , виберіть таблиці, які потрібно змінити, натисніть кнопку Додати, а потім натисніть кнопку закрити.

    Ви можете натиснути клавішу SHIFT, щоб вибрати кілька таблиць, або додати кожну таблицю окремо. Виділіть лише таблиці на боці зв'язку "один" і "багато".

  4. У вікні " зв'язки " перетягніть первинний ключ із таблиці на боці зв'язку "один" і залиште його в полі "багато" на боці зв'язку.

    Відобразиться діалогове вікно Редагування зв’язків. На рисунку нижче показано діалогове вікно:

    Діалогове вікно «Редагування зв’язків» із наявними зв’язками

  5. Установіть прапорець забезпечити цілісність даних і натисніть кнопку створити.

Увімкнення каскадних оновлень у первинних ключах

  1. На вкладці Знаряддя бази даних у групі Відобразити або приховати натисніть кнопку Зв’язки.

  2. З'явиться вікно " зв'язки " та відображає з'єднання (показані як сполучні лінії) між таблицями в базі даних. На рисунку нижче показано типовий зв'язок:

  3. Клацніть правою кнопкою миші лінію об'єднання між батьківськими та дочірніми таблицями та виберіть пункт Редагувати зв'язок.

    Зв’язок між двома таблицями

    Відобразиться діалогове вікно Редагування зв’язків. На рисунку нижче показано діалогове вікно:

    Діалогове вікно «Редагування зв’язків»

  4. Виберіть пункт Каскадне оновлення пов'язаних полів, переконайтеся, що встановлено прапорець забезпечення цілісності даних , а потім натисніть кнопку OK.

На початок сторінки

Чому ІДЕНТИФІКАЦІЙНІ номери часом здаються пропущення числа

Під час створення поля, яке настроєно на тип даних "Автонумерація", програма Access автоматично створить значення для цього поля в кожному новому записі. Значення збільшується за замовчуванням, щоб кожний новий запис отримає наступний доступний порядковий номер. Мета типу даних «Автонумерація» – надати значення, придатного для використання як первинного ключа. Докладні відомості наведено в статті Додавання, настроювання, змінення або видалення первинного ключа.

Якщо видалити рядок із таблиці, що містить поле, встановлене в типі даних "Автонумерація", значення в полі "Автонумерація" для цього рядка не завжди буде автоматично повторно використано. З цієї причини число, яке створюється програмою Access, може бути не номером, який потрібно переглянути, і прогалини можуть відображатися в послідовності ІДЕНТИФІКАЦІЙНИХ номерів – це макет. Ви повинні покладатися лише на унікальність значень у полі "Автонумерація", а не про їх послідовність.

На початок сторінки

Групове оновлення даних за допомогою запитів

Додавання, оновлення та видалення запитів – це потужні способи додавання, змінення або видалення записів навалом. Крім того, за допомогою гарних принципів проектування баз даних простіше й ефективніше виконувати масові оновлення. Використання запиту на додавання, оновлення або видалення може бути економія часу, тому що ви також можете повторно використовувати запит.

Важливі    Зробіть резервну копію даних, перш ніж використовувати ці запити. Резервне копіювання під рукою може допомогти швидко виправити помилки, які можна ненавмисно зробити.

Додавання запитів    Використовується, щоб додати багато записів до однієї або кількох таблиць. Одне з найпоширеніших способів використання запиту на додавання – додати групу записів з однієї або кількох таблиць у вихідній базі даних до однієї або кількох таблиць у цільовій базі даних. Наприклад, припустімо, що ви придбаєте деякі нові клієнти та базу даних, яка міститиме таблицю відомостей про цих клієнтів. Щоб не вводити нові дані вручну, його можна додати до відповідної таблиці або таблиць у базі даних. Докладні відомості наведено в статті Додавання записів до таблиці за допомогою запиту на додавання.

Оновлення запитів    Використовується, щоб додавати, змінювати або видаляти частину (але не всі) багатьох поточних записів. Запити на оновлення можна вважати функціональним варіантом діалогового вікна Пошук і заміна. Ви ввели умову Select (грубе еквіваленту рядка пошуку) та критерій оновлення (грубе еквіваленту рядка заміщення). На відміну від діалогового вікна, запити на оновлення можуть приймати кілька умов, щоб можна було оновлювати велику кількість записів за один прохід, а також дозволити змінювати записи в кількох таблицях. Докладні відомості наведено в статті створення та виконання запиту на оновлення.

Видалення запитів    Якщо потрібно швидко видалити багато даних або видалити набір даних на регулярній основі, видалення буде корисним, оскільки запити дають змогу визначити умови для швидкого пошуку та видалення даних. Докладні відомості наведено в статті способи додавання, редагування та видалення записів.

На початок сторінки

Примітка.:  Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була ця інформація корисною. Для довідки цю статтю можна переглянути англійською мовою.

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо, що знайшли час і надіслали нам відгук! Можливо, у нас не буде часу відповісти на кожен коментар, але докладемо максимум зусиль, щоб переглянути їх усі. Вас цікавить, як ми використовуємо ваші відгуки?

×