Керуйте зустрічами, планами, бюджети – з Microsoft 365 це просто

Створення зв’язків списку за допомогою унікальних стовпців і стовпців підстановки

Створення зв’язків списку за допомогою унікальних стовпців і стовпців підстановки

Зв'язки між списками можна створювати за допомогою поєднання унікальних стовпців, стовпців підстановки та примусового застосування зв'язків (Каскадне та обмежить видалення), усі з яких покращують можливості створення вдосконалених бізнес-рішень і допомагають зберегти цілісність даних.

Списки можна створювати в програмі Microsoft SharePoint, у програмі "списки" в Microsoft 365 або на робочих групах. Дізнайтеся, як почати роботу з списками в командах Microsoft.

Огляд зв'язків списку

У наведених нижче розділах наведено важливі довідкові відомості про створення зв'язків між вихідними та цільовим списками, створення унікальних і стовпців підстановки, а також забезпечення поведінки зв'язків списку. У цій статті описано, як додати до списків "основні та вторинні стовпці підстановки", переглядати, редагувати та видаляти елементи в межах списку, а також керувати зв'язками списку, якщо списки містять багато об'єктів.

Використання унікальних стовпців і рядків підстановки для призначення книг на курси

Список "курс" із виносками

Список читання з виносками для зіставлення зі списком навчальних курсів

  1. Список джерел називають списком читання, а цільовий список – це курси.

  2. Кожний список має унікальні стовпці, щоб переконатися, що відповідні дані буде зіставлено.

  3. Головний стовпець підстановки у вихідному списку (список читання) "шукає" в полі "цільовий список" (курси) на основі відповідного значення.

  4. Додатковий стовпець підстановки у вихідному списку автоматично вставляє стовпець ім'я курсу зі цільового списку.

Під час створення стовпця можна вказати, що стовпець має містити унікальні значення. Це означає, що список не може містити повторювані значення в цьому стовпці. Не можна додати елемент списку, який містить повторювані значення, змінити наявний елемент списку, який призведе до створення повторюваних значень або відновлення елемента з кошика, якщо це призведе до дублювання значення. Крім того, якщо ви створюєте стовпець підстановки у вихідному списку, і ви визначаєте, що стовпець має бути унікальним, стовпець у цільовому списку також не має містити повторювані значення.

Примітка.: Унікальність не враховує регістр. Наприклад, ORD-231 і ORD-231 вважаються повторюваними значеннями.

У унікальному стовпці також має бути індекс. Під час створення унікального стовпця, можливо, буде запропоновано створити індекс, і він автоматично створюється після натискання кнопки OK. Після того, як унікальний стовпець має індекс, не можна видалити індекс із цього стовпця, якщо спочатку не перевизначити стовпець, щоб дозволити повторювані значення.

У наведеній нижче таблиці підсумовано типи стовпців, які можна створити, і їх не можна використовувати для створення унікальних стовпців.

Підтримувані типи стовпців

Непідтримувані типи стовпців

Однорядковий текст

Багаторядковий текст

Вибір (одне значення)

Вибір (кілька значень)

число

Обчислюваний

Грошова одиниця

Гіперпосилання або зображення

Дата й час

Настроювані стовпці

Підстановка (окреме значення)

Підстановка (кілька значень)

Особа (окреме значення)

Користувач (кілька значень)

Так/Ні

Щоб створити зв'язок між двома списками, ви створюєте стовпець підстановки у вихідному списку, який отримує (або "шукає") одне або кілька відповідних значень зі цільового списку. Створивши стовпець підстановки (первинний стовпець), ви можете продовжувати додавати додаткові стовпці (вторинні стовпці) зі списку цільових до вихідного списку. Додаткові вторинні стовпці мають містити підтримуваний тип даних, описаний нижче.

У наведеній нижче таблиці підсумовано типи стовпців, які можуть і не можна використовувати для створення стовпців підстановки.

Підтримувані типи стовпців

Непідтримувані типи стовпців

Однорядковий текст

Багаторядковий текст

Число

Грошова одиниця

Дата й час

Користувач або Група

Обчислюваний

Гіперпосилання або зображення

Настроювані стовпці

Так/Ні

Вибір

Підстановка

Існує два типи стовпців підстановки, які можна створити, стовпець підстановки із застосованим зв'язком і стовпцем підстановки з незастосованим зв'язком.

У стовпці підстановки із застосованим зв'язком (також називається посилальної цілісності) можна вводити одне значення та зберігати цілісність даних у цільовому списку одним із двох способів.

Каскадне видалення    Якщо елемент у цільовому списку видалено, відповідний елемент або елементи в списку джерел також видаляються. У цьому випадку потрібно переконатися, що всі пов'язані елементи видаляються як частина однієї транзакції бази даних. Наприклад, якщо видалити замовлення в цільовому списку, можна також видалити відповідні пункти замовлення у вихідному списку. Ви не хочете, щоб елементи замовлення були без відповідного замовлення, оскільки це створить елемент "сирота", які можуть спричинити плутанину пізніше.

Обмежити видалення    Під час спроби видалити елемент у цільовому списку, а також з одним або кількома пов'язаними елементами у вихідному списку заборонено видаляти елемент у цільовому списку. У цьому випадку потрібно переконатися, що відповідний елемент у цільовому списку зберігається. Наприклад, якщо хтось спробує видалити елемент замовлення зі цільового списку, клієнт може все одно виконати цей порядок очікування, і ви хочете заборонити цю операцію видалення, доки не буде оброблено замовлення. Ви не хочете, щоб клієнт був випадково видалений, оскільки це вплине на вашу здатність завершити замовлення.

Список "навчальні курси", що намагається видалити два елементи.

Список читання з видаленими елементами

  • Операція Каскадне видалення забезпечує видалення всіх пов'язаних пунктів в одній транзакції бази даних. Наприклад, якщо видалити елемент зі списку навчальних курсів із ІДЕНТИФІКАТОРОМ списку 1, також буде видалено елементи в списку читання, на якому посилається видалений елемент.

  • Операція обмеження видалення запобігає видаленню елемента у цільовому списку, якщо існують пов'язані з елементами списку джерел. Отже, якщо ви спробували видалити елемент у списку "навчальні курси" з ІДЕНТИФІКАТОРОМ списку 3, ви не зможете зробити це, тому що він все ще посилається принаймні на один елемент у списку читання.

Забезпечення поведінки зв'язків списку дає змогу забезпечити припустимий рівень даних і запобігти невідповідностей, які можуть спричинити проблеми в дорозі.

Примітка.: Щоб створити або змінити насильницького зв'язку, потрібно мати дозвіл на керування списками у списку.

Стовпець підстановки, який забезпечує зв'язок, має також мати індекс. Під час створення стовпця підстановки, у якому використовується зв'язок, можливо, вам буде запропоновано створити індекс. Коли ви виберете кнопку OK, індекс автоматично створюється. Після того, як стовпець підстановки, який забезпечує зв'язок, має індекс, не можна видалити індекс із цього стовпця, якщо ви не видалите відповідний зв'язок.

Стовпець підстановки з незастосованим зв'язком

У стовпці підстановки з незастосованим зв'язком можна вводити один або кілька значень із вихідного списку в цільовому списку. Якщо у вас є дозволи на видалення елемента у вихідному списку, додаткові обмеження видалення або видалення операцій, які трапляються в цільовому списку, відсутні.

Однією з переваг створення зв'язків між списками є те, що ви можете відображати та редагувати стовпці з двох або більше списків на одній сторінці. Під час створення стовпця підстановки у вихідному списку первинний стовпець відображає значення зі стовпця «цільовий список», але також можна вказати, щоб додаткові, вторинні стовпці з цільового списку також відображалися поруч із основним стовпцем та іншими стовпцями списку джерел.

Примітка.: Під час створення основного стовпця потрібно вказати, як приймати кілька значень, а також додаткові стовпці, пов'язані з основним стовпцем. Під час перейменування стовпця зі списку не можна додати до інших функцій. Щоб змінити кілька значень, додайте стовпці або інші параметри після створення списку, виберіть настройки>настройки списку.

Додавання кількох значень і додаткових стовпців до стовпця підстановки

Значення основного стовпця – це посилання, яке можна вибрати, щоб відобразити всі значення стовпців цього елемента в цільовому списку. Кожне значення другорядного стовпця з цільового списку відображає як текст у стовпці "вихідний список". Якщо ви створюєте стовпець підстановки з кількома значеннями, кожен стовпець зі списку цільові, незалежно від того, чи первинний або вторинний екран, відображає їх кілька відповідних значень, розділених крапкою з комою. Ці первинні та вторинні стовпці можна маніпулювати в поданні списку так само, як і стовпці з вихідного списку, наприклад, додавання, видалення, фільтрування та сортування.

Ім'я основного стовпця – це ім'я, яке ви надаєте під час створення стовпця підстановки. За замовчуванням кожне ім'я додаткового стовпця відповідає стандартній Конвенції іменування <імені основного стовпця в списку Джерело>: <ім'я стовпця в цільовому списку>. Таким чином, щоб змінити ім'я основного стовпця, змініть імена всіх другорядних стовпців. Проте ви можете змінити імена та описи другорядних стовпців за замовчуванням, щоб зробити імена змістовнішими для вас.

Список інструментів із виділеною ІДЕНТИФІКАТОРОМ та приладом документа

Список музикантів із виділеною ІДЕНТИФІКАТОРОМ та заголовком

  1. 1. первинний стовпець підстановки з кількома значеннями.

  2. 2. додатковий стовпець підстановки з кількома значеннями.

  3. 3. ім'я стовпця змінено з назви інструментів за замовчуванням : Назва для інструментів.

Примітка.: КОД імені стовпця доступний за замовчуванням, але прихований. Щоб скористатися нею, виберіть пункт варіанти подання, а потім виберіть команду редагувати поточне подання. Прокрутіть список і встановіть прапорець у полі відображення .

Під час створення зв'язків списку за допомогою стовпців підстановки, унікальних стовпців і списків із застосовними зв'язками можна отримати граничне значення або обмеження ресурсів, а також може бути заблоковано в таких випадках:

  • Якщо ви робите стовпець унікальним в наявному списку, який містить більше елементів, ніж граничне значення подання списку (але зверніть увагу, що додавання одного елемента до списку, що робить список більшим за граничне значення подання списку, – це операція, яка зазвичай не заблокована).

  • Якщо ввімкнути Каскадне видалення або обмежити видалення для поля підстановки в списку, який містить більше пунктів, ніж граничне значення подання списку.

  • Перевищено граничне значення підстановки подання списку, які за замовчуванням мають дванадцять стовпців підстановки.

  • Кількість об'єктів у операції видалення перевищує 1 000.

Докладні відомості про керування списками з багатьма елементами наведено в статті керування списками та бібліотеками з багатьма елементами.

Попередження!: Ви не можете виконати наведені нижче дії.

  • Створення унікального стовпця в списку з визначеними дозволами на рівні елементів.

  • Розірвати успадкування дозволів зі списку на елемент списку, якщо список містить унікальний стовпець.

  • Створіть унікальний стовпець або змініть стовпець, який має бути унікальним у списку, який містить елементи з унікальними дозволами або один із яких увімкнуто затвердження вмісту.

Щоб додати новий стовпець, виконайте наведені нижче дії.

  1. Перейдіть на сайт, що міститиме список.

  2. Виберіть ім'я списку на сайті або виберіть настройки Кнопка "Параметри SharePoint Online" , виберіть елемент зміст сайту, а потім виберіть ім'я списку.

  3. У верхній частині списку наведено заголовки стовпців. Виберіть + Додати стовпець праворуч від заголовків стовпців.

    Додавання стовпця в службі SharePoint Online.

  4. Розкривний список відображається з різними типами стовпців, які можна створити. Виберіть один із таких типів стовпців:

    • Однорядковий текст

    • Багаторядковий текст

    • Розташування

    • число

    • Так/Ні

    • Людина

    • Дата

    • Вибір

    • Гіперпосилання

    • Зображення

    • Грошова одиниця

    Примітка.: Якщо потрібно створити стовпець підстановки, виберіть пункт більше від розкривного списку. Назвіть стовпець і виберіть тип підстановки на екрані параметрів стовпця. Після цього можна пропустити кроки 5 і 6.

  5. Додайте ім'я стовпця та відомості в області, яка відображається в правій частині сторінки.

  6. Установіть перемикач Застосувати унікальні значеннятак.

    Виділення параметра "застосувати унікальні значення"

    Якщо вибрати непідтримуваний тип даних для стовпця, не відображаються унікальні значення .

  • Не можна видалити індекс унікального стовпця. Щоб видалити індекс, потрібно змінити стовпець із унікального стовпця на той, який дає змогу спочатку дублювати значення, а потім видалити індекс.

  • Якщо ви намагаєтеся змінити наявний стовпець із повторюваних значень на унікальні значення, цю операцію можна запобігти, якщо наявний стовпець містить повторювані значення. Спочатку потрібно видалити всі повторювані значення, а потім змінити стовпець, щоб дозволити повторювані значення в унікальному стовпці.

  • Якщо потрібно змінити тип даних унікального стовпця, виконайте наведені нижче дії.

    • Змінення стовпця для Дозволяння повторюваних значень

    • Видалення індексу

    • Змінення стовпця на інший підтримуваний тип даних

    • Потім створіть стовпець унікальним.

Ці кроки допоможуть настроїти стовпець пошуку, який відображає первинний стовпець, і, за потреби, додатковий стовпець у списку. Ви можете індексувати первинний стовпець, але оскільки додатковий стовпець (або поле) керує основним, він не може бути унікальним або Індексовано.

  1. Перейдіть на сайт, що міститиме список.

  2. Виберіть ім'я списку в області "переходи сайту" або виберіть настройки Кнопка "Параметри SharePoint Online" , виберіть елемент зміст сайту, а потім виберіть ім'я списку.

  3. У верхній частині списку наведено заголовки стовпців. Виберіть + Додати стовпець праворуч від заголовків стовпців.

    Додавання стовпця в службі SharePoint Online.

  4. У розкривному списку виберіть Додатково.

    Вибрано кнопку "Додаткові параметри"

  5. У розділі тип даних для цього стовпцявиберіть пункт Підстановка (відомості, які вже є на цьому сайті).

  6. У полі отримати відомості з виберіть цільовий список.

  7. У полі у цьому стовпці виберіть первинний стовпець.

  8. У розділі Додати стовпець, щоб відобразити кожне з цих додаткових полів, для кожного додаткового стовпця, який потрібно додати, установіть прапорець поруч з іменем стовпця. У списку відображаються лише стовпці з підтримуваними типами даних.

  9. Якщо потрібно додати або видалити вторинні стовпці, змініть стовпець підстановки та внесіть потрібні параметри.

    Примітка.: Ви не можете індексувати додатковий стовпець або створити додатковий стовпець унікальним.

  10. Якщо потрібно, щоб стовпці підстановки відображалися в поданні за замовчуванням, виберіть пункт Додати до подання за замовчуванням.

  11. Щоб створити відповідний зв'язок, виберіть елемент Застосувати поведінку зв'язків , а потім виберіть команду обмежити видалення або Каскадне видалення.

  12. Натисніть кнопку OK.

Потрібна додаткова довідка?

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо, що знайшли час і надіслали нам відгук! Можливо, у нас не буде часу відповісти на кожен коментар, але докладемо максимум зусиль, щоб переглянути їх усі. Вас цікавить, як ми використовуємо ваші відгуки?

×