Створення й редагування файлів CSV для імпорту до Outlook

Створення й редагування файлів CSV для імпорту до Outlook

Файл CSV (файл даних із роздільниками-комами) – це файл спеціального типу, який можна створити або змінити в Excel. У CSV-файлах відомості розділено комами, а не впорядковано в стовпці. Текст і числа, збережені у файлі CSV, легко переносити з однієї програми до іншої. Наприклад, можна експортувати контакти з Google у файл CSV, а потім імпортувати їх до Outlook.

Довідку з імпорту списку записів календаря в Outlook див. в статті Імпорт повідомлень електронної пошти, контактів і календарів до програми Outlook, а також експорт із неї.

Створення файлу CSV з іншої програми або служби електронної пошти

Під час експорту контактів з іншої програми, наприклад Gmail, зазвичай можна вибрати один із кількох форматів. Gmail пропонує на вибір CSV-файл Google, CSV-файл Outlook і картки vCard. Коли ви експортуєте дані з одного профілю Outlook, щоб імпортувати їх до іншого, ви можете вибрати файл даних із роздільниками-комами або файл даних Outlook (PST).

Завантаження та відкриття зразка файлу CSV для імпорту контактів до Outlook

Створити файл CSV для контактів вручну можна двома способами.

Створення файлу Excel і збереження його у форматі CSV

Якщо в програмі є контактна інформація, яку не вдається експортувати, її можна ввести вручну.

  1. Створіть документ в Excel.

  2. Додайте заголовок стовпця для кожного елемента даних, який потрібно записати (наприклад, імені, прізвища, адреси електронної пошти, номера телефону та дати народження), а потім введіть відомості у відповідні стовпці.

  3. Коли все буде готово, файл Excel матиме приблизно такий вигляд:

    Подивіться, як виглядає зразок файлу CSV в програмі Excel.

  4. Виберіть Файл > Зберегти як.

  5. З розкривного списку виберіть "CSV (Текст, розділений комами) (*.csv)", введіть ім’я файлу, а потім натисніть кнопку Зберегти.

    Збереження файлу Excel у форматі CSV

  6. Тепер за допомогою цього нового файлу CSV можна імпортувати контакти до Outlook.

Завантаження шаблону CSV-файлу

Щоб почати роботу з пустого файлу CSV, можна завантажити зразок, виконавши вказівки нижче.

  1. Завантажте цей зразок файлу CSV на свій комп’ютер. У відповідь на запит натисніть кнопку Зберегти та збережіть файл на комп’ютері у форматі CSV. Якщо зберегти файл у форматі Excel (XLS або XLSM), усі дані відображатимуться в одному стовпці.

    Завантаживши зразок файлу CSV, збережіть його на комп’ютері у форматі CSV.

  2. Відкрийте на комп’ютері програму Excel.

  3. В Excel виберіть Файл > Відкрити, а потім перейдіть до файлу CSV, який ви щойно завантажили. Щоб знайти CSV-файл, виберіть Усі файли. Клацніть CSV-файл, щоб відкрити його.

    Щоб знайти CSV-файл, виберіть "Усі файли".

Під час роботи з цим зразком файлу CSV варто пам’ятати про кілька речей:

  • У файлі, що імпортується до Outlook, у першому рядку мають міститися заголовки стовпців, тому заміняти їх не можна. 
    Мова заголовків стовпців має відповідати мові за замовчуванням у програмі Outlook. Якщо для мови за замовчуванням установлено португальською мовою, наприклад, потрібно відредагувати заголовки стовпців, щоб вони відображалися португальською мовою.

    Подивіться, як виглядає зразок файлу CSV в програмі Excel.

  • Ви можете видалити дані в стовпцях 2–6 (фіктивні імена, номери телефонів, адреси електронної пошти тощо).

  • Вводити дані в кожному стовпці не потрібно. Укажіть лише необхідну інформацію.

  • Збережіть файл із новим іменем як тип файлу CSV (CSV). Якщо ви використовуєте програму Excel для роботи з файлом, коли ви зберігаєте її, програма Excel запропонує вам кілька разів, коли ви справді хочете зберегти його у форматі CSV? Завжди вибирайте так. Якщо вибрати ні, файл буде збережено в рідному форматі програми Excel (XLSX), і програма Outlook не зможе використовувати його для імпорту даних.

  • Попрактикуйте імпорт файлу CSV з кількома контактами, щоб переконатися, що результат вас влаштовує. Після цього можна видалити імпортовані контакти, додати інші елементи до файлу CSV та ще раз його імпортувати.

    Якщо ви імпортували дані у зразку файлу CSV, ось як це виглядатиме в Інтернет-версії Outlook для Microsoft 365.

    Ось який вигляд мають імпортовані контакти в інтернет-версії Outlook.

Змінення файлу CSV з контактами, які потрібно імпортувати до Outlook

Припустімо, вам потрібно відредагувати файл CSV, експортований з Outlook, а потім знову імпортувати його в цю програму або іншу поштову службу. Це можна легко зробити в програмі Excel.

Під час редагування файлу CSV варто пам’ятати про такі речі:

  • Заголовки стовпців мають залишатися в першому рядку.

  • Під час збереження програма Excel запропонує вам кілька разів з "ви впевнені, що хочете зберегти його у форматі CSV?" Завжди вибирайте так. Якщо вибрати параметр ні, файл буде збережено в рідному форматі програми Excel (XLSX), і він не працюватиме для імпорту в Outlook.

Проблема: усі дані відображаються в першому стовпці

Зразок файлу CSV, збережений у форматі XLS

Таке може трапитися з кількох причин, тому спробуйте кілька рішень.

  • Якщо зберегти файл CSV в іншому форматі, як-от XLS, XLSX або XLM, усі дані відображатимуться в першому стовпці. Поверніться до вихідного CSV-файлу та збережіть його у форматі CSV.

  • Можливо, програма, яка створює файл CSV, надає додаткові знаки лапок у даних. У результаті програма Excel обробляє дані як окрему одиницю. Наприклад, припустімо, що ваші дані мають такий вигляд:

    a, b, c, d – Excel помістить кожну букву в окремий стовпець;

    "a, b, c, d", e – Excel помістить букви a, b, c, d в один стовпець, а e – в інший.

    Щоб дізнатися, чи це проблема з файлом, відкрийте файл у блокноті: клацніть правою кнопкою миші файл CSV у Windows, виберіть Відкрити за допомогою > блокнота. Шукайте додаткові знаки лапок.

    Якщо вони є, ось як можна виправити файл:

    1. Відкрийте файл CSV в Excel. Усі дані відобразяться в стовпці A, і лапки зникнуть.

    2. Щоб розподілити дані в стовпці A за стовпцями, скористайтеся майстром текстів. Для цього в рядку меню виберіть Дані > Текст за стовпцями.

      Виберіть "Дані > Текст за стовпцями"

    3. Виберіть З роздільниками > Далі. Потім установіть прапорець Кома й натисніть кнопку Готово.

    4. Збережіть файл у форматі CVS, щоб можна було імпортувати його до Outlook.

Додаткові відомості

Імпорт контактів до програми Outlook

Експорт контактів із програми Outlook

Примітка.:  Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була ця інформація корисною. Для довідки цю статтю можна переглянути англійською мовою.

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо, що знайшли час і надіслали нам відгук! Можливо, у нас не буде часу відповісти на кожен коментар, але докладемо максимум зусиль, щоб переглянути їх усі. Вас цікавить, як ми використовуємо ваші відгуки?

×