Створення опитувань у повідомленнях електронної пошти та перегляд результатів

Створення опитувань у повідомленнях електронної пошти та перегляд результатів

Outlook для Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010

Ви можете легко створити опитування в Microsoft Outlook, додавши кнопки голосування до повідомлення електронної пошти. Коли одержувачі відповідають на опитування, можна автоматично розташовувати результати голосування в Outlook або експортувати відповіді на аркуш Excel.

Примітка.: Потрібен обліковий запис Microsoft Exchange Server.

  1. Створіть нове повідомлення електронної пошти або створіть повідомлення для відповіді чи пересилання.

  2. На вкладці " настройки " в групі " відстеження " натисніть кнопку " використовувати кнопки голосування".

  3. Виберіть один із цих варіантів:

    • Затвердження Відхилити    
      Використовуйте, коли потрібно виконати авторизацію для дії. Наприклад, ви можете надіслати запит електронною поштою кільком одержувачам, які бажають, щоб їх затвердження пропозиції проекту.

    • Так Ні    
      Використовуйте, якщо потрібно мати значення "так" або "ні". Це чудовий спосіб отримати швидкий опитування.

    • Так Не Може бути    
      Використовуйте, якщо не потрібно обмежувати вибір на так і ні. Цей параметр голосування пропонує альтернативну відповідь.

    • Настроювана    
      Використовується для створення власних назв кнопок "власні голоси". Наприклад, ви можете попросити колег вибрати один із трьох днів тижня для проведення щотижневої наради персоналу.

Кнопка «спеціальне опитування»

Якщо ви вибрали кнопку спеціальне голосування, виконайте наведені нижче дії.

  1. У діалоговому вікні Властивості в розділі Параметри голосування та відстеженнявстановіть прапорець використовувати кнопки голосування .

  2. Скористайтеся параметрами кнопки за замовчуванням або видаліть параметри за замовчуванням, а потім введіть потрібний текст і використайте крапку з комою, щоб відділити імена кнопок.

  3. Натисніть кнопку Закрити.

Увага!: Якщо до повідомлення застосовано дозволи керування правами доступу до інформації (засобу IRM) (вкладка Параметри > команда Дозвіл), одержувач не побачить варіанти для голосування.

  • Одержувачі можуть голосувати в Область читання або у відкритому повідомленні. В області читання клацніть посилання Клацніть тут, щоб проголосувати в заголовку повідомлення, а потім виберіть потрібний параметр. У відкритому повідомленні на вкладці повідомлення у групі відповідь натисніть кнопку голосування, а потім виберіть потрібний параметр.

  • Відправник може переглянути всі відповіді в таблиці. На одному з повідомлень у відповідь клацніть рядок відповів відправнику в заголовку повідомлення, а потім виберіть Переглянути відповіді на голосування.

  1. Відкрийте початкове повідомлення з кнопками опитування, які ви надіслали. Це повідомлення зазвичай міститься в папці " надіслані ".

  2. На вкладці Повідомлення в розділі Відображати виберіть пункт Відстеження.

    Примітка.: Відстеження не відображається, доки не буде надіслано принаймні один одержувач повідомлення електронної пошти з його голосуванням.

Відстеження результатів опитування та друк

Коли ви створюєте та надсилаєте опитування електронною поштою іншим користувачам, вам може знадобитися відстежити й надрукувати результати. Результати опитування можна швидко скопіювати в новий документ Word чи в нове повідомлення електронної пошти або вставити їх у програму Excel, щоб працювати з цією інформацією пізніше.

  1. У програмі Outlook у папці Надіслані відкрийте надіслане повідомлення електронної пошти, яке містить опитування.

  2. На вкладці Повідомлення натисніть кнопку Відстеження.

    Порада.:  Кнопка "Відстеження" не відображається, доки в опитуванні не взяв участь принаймні один користувач.

    Відстеження голосів в опитуванні

  3. Щоб надрукувати результати опитування, виконайте такі дії:

    • Щоб швидко надрукувати результати, натисніть сполучення клавіш Alt + Print Screen (PrtScrn) на клавіатурі та виконайте одну з таких дій:

      • У програмі Word клацніть елемент Новий документ і натисніть кнопку Вставити.

      • У програмі Outlook виберіть послідовно елементи Основне > Створити повідомлення електронної пошти та натисніть кнопку Вставити.

        Виберіть послідовно елементи Файл > Друк, укажіть принтер і натисніть кнопку Друк.

    • Щоб відсортувати дані результатів і працювати з ними у програмі Excel, виконайте такі дії:

      1. На вкладці Повідомлення натисніть кнопку Відстеження.

      2. Утримуючи натиснутою клавішу Ctrl, клацніть і перетягніть вказівник миші, щоб вибрати всі імена та відповіді у списку.

      3. Натисніть на клавіатурі сполучення клавіш Ctrl+C.

      4. Відкрийте програму Excel і виберіть команду Створити книгу.

      5. Клацніть правою кнопкою миші верхню ліву клітинку та виберіть пункт Вставити.

        Клацніть правою кнопкою миші та виберіть пункт ''Вставити''

    • Щоб змінити розмір стовпців відповідно до довжини тексту, розташуйте вказівник між заголовками стовпців і клацніть двічі.

      Клацніть між стовпцями A та B та клацніть двічі

      Виберіть пункт файл > Друк, укажіть принтер і натисніть кнопку Друк.

Примітка.: На сервері Microsoft Exchange Server 2000, Exchange Server 2003 або Exchange Server 2007 потрібен обліковий запис. Більшість домашніх і особистих облікових записів не використовують Microsoft Exchange.

  1. Створіть нове повідомлення електронної пошти або створіть повідомлення для відповіді чи пересилання.

  2. На вкладці " настройки " в групі " відстеження " натисніть кнопку " використовувати кнопки голосування".

  3. Виберіть один із цих варіантів:

    • Затвердження Відхилити    
      Цей параметр рекомендовано, якщо вам потрібна авторизація для дії. Наприклад, ви можете надіслати запит електронною поштою кільком одержувачам, які бажають, щоб їх затвердження пропозиції проекту.

    • Так Ні    
      Якщо все, що вам потрібно, – це так чи ні, це хороший спосіб зробити короткий опитування.

    • Так Не Може бути    
      Якщо ви не хочете обмежувати вибір на так і ні, цей параметр голосування пропонує альтернативну відповідь.

    • Настроювана    
      Створіть власну спеціальну назву кнопки голосування. Наприклад, ви можете попросити колег вибрати один із трьох днів тижня для проведення щотижневої наради персоналу.

      • У діалоговому вікні " Властивості повідомлення " в розділі " функції для голосування та відстеження" встановіть прапорець використовувати кнопки голосування .

      • Виділіть і видаліть стандартні назви кнопок, а потім введіть потрібний текст. Розділяйте імена кнопок крапками з комою.

        Діалогове вікно «Параметри повідомлення»

      • Натисніть кнопку Закрити.

  1. У меню Знаряддя виберіть пункт Параметри.

  2. Натисніть кнопку настройки електронної пошти, а потім виберіть пункт настройки відстеження.

  3. Щоб вибрати варіанти обробки, виконайте одну або кілька з наведених нижче дій.

    • Автоматичне записування відповідей у вихідному елементі   
      Установіть прапорець обробляти запити та відповіді після надходження .

    • Видалення пустих відповідей   
      Пуста відповідь – це повідомлення, яке не містить приміток від відправника, відмінного від голосу.

Примітка.: Щоб переглянути відповіді в папці "Вхідні" перед тим, як їх записано, зніміть прапорець обробляти запити та відповіді після надходження .

  1. Відкрийте початкове повідомлення з кнопками опитування, які ви надіслали. Це повідомлення зазвичай міститься в папці " надіслані ".

  2. На вкладці Повідомлення в розділі Відображати виберіть пункт Відстеження.

    Примітка.: Відстеження не відображається, доки не буде надіслано принаймні один одержувач повідомлення електронної пошти з його голосуванням.

  3. Виберіть відповіді, які потрібно скопіювати. Виконайте одну з таких дій:

    • Усі рядки    

      • Клацніть перший рядок, утримуючи натиснутою клавішу SHIFT, а потім клацніть останній рядок.

    • Несуміжні рядки    

      • Клацніть перший рядок, утримуючи натиснутою клавішу CTRL, а потім виберіть пункт Додаткові рядки.

  4. Натисніть клавіші CTRL+C.

  5. Запустіть програму Excel.

  6. Виділіть її, а потім натисніть клавіші CTRL + V.

  1. Відкрийте початкове повідомлення з кнопками опитування, які ви надіслали. Це повідомлення зазвичай міститься в папці " надіслані ".

  2. На вкладці Повідомлення в розділі Відображати виберіть пункт Відстеження.

    Примітка.: Відстеження не відображається, доки не буде надіслано принаймні один одержувач повідомлення електронної пошти з його голосуванням.

Потрібна додаткова довідка?

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо, що знайшли час і надіслали нам відгук! Можливо, у нас не буде часу відповісти на кожен коментар, але докладемо максимум зусиль, щоб переглянути їх усі. Вас цікавить, як ми використовуємо ваші відгуки?

×