Спільні папки в Outlook – це чудове місце для збирання, упорядкування та спільного використання інформації про певні теми або проекти в організації. "Загальнодоступний" у цьому випадку означає, що всі користувачі в організації можуть переглядати його, а не в світі. Якщо опублікувати повідомлення в спільній папці, ви не надсилатимете його електронною поштою нікому, тому жодна папка "Вхідні" не засмучується. Натомість користувачі можуть перевіряти папку щоразу, коли захочеться знайти цікаві дописі.

Увага!: Для використання спільних папок за допомогою програми Outlook потрібен сервер Microsoft Exchange Server і обліковий запис електронної пошти Exchange. Більшість домашніх і особистих облікових записів електронної пошти не Exchange.

Крок 1. Зверніться до Exchange адміністратора

Організація може не дозволяти використовувати спільні папки або політики щодо їх використання. Зверніться до свого адміністратора, щоб ви почнете справу. Якщо ваша організація дозволяє та підтримує використання спільних папок, але спільної папки верхнього рівня ще не існує, попросіть адміністратора Exchange створити її.

Коли папка верхнього рівня доступна, просто натисніть клавіші Ctrl+6, щоб переглянути її та вміст Outlook області папок.

Крок 2. Створення та ім'я папки

  1. Натисніть клавіші Ctrl+6, щоб переглянути спільні папки в області папок.

    Увага!: Якщо розділ Спільні папки не відображається в області папок, зверніться до локального адміністратора Exchange електронної пошти. Вони мають налаштувати його для вас.

  2. Клацніть правою кнопкою миші спільні папкита виберіть команду Створити папку.

    Загальнодоступні папки

  3. Назвіть папку та натисніть кнопку OK.

Поради.: 

  • До папок Уподобання можна додати спільну папку. Потім у Outlook Web App можна виконувати певні функції в тих самих спільних папках, наприклад створювати, оновлювати або видаляти елементи. Ці дії можна виконувати в спільних папках Календар, Контакт, Пошта та Опублікувати.

  • Щоб додати спільну папку до вподобань, клацніть папку правою кнопкою миші та виберіть команду Додати до вподобань....

  • Відомості про використання обраних папок у Outlook Web App див. в статті Робота з папками повідомлень у Outlook Web App.

Крок 3. Установлення дозволів для папок для користувачів і груп

За замовчуванням Outlook надає дозволи лише вам як автор спільної папки, тож вам потрібно надати певні дозволи користувачам, щоб вони могли читати та публікувати вміст у папці. Дізнайтеся, як змінити дозволи для спільної папки.

Початок використання спільних папок

Ось кілька типових способів використання спільних папок в організації:

Онлайнові обговорення

Зберігайте кожну тему обговорення в окремій вкладеній вкладеній програмі. За потреби налаштуйте дозволи для кожної вкладеної папки (може знадобитися обмежити доступ до папок, які містять конфіденційні або конфіденційні відомості). Тема може мати власний модератор, який керує публікуванням елемента та видаленням дописів, які не відповідають організаційним стандартам або порушеним політикам.

Надання спільного доступу до календарів, списків контактів і списків завдань

Вкладайте календарі, контакти й завдання або списки завдань до дописів, щоб ділитися інформацією з користувачами, які мають доступ до цієї папки. Цей тип централізованого розташування полегшує спілкування та співпрацю над проектами групи.

Відмінності між поштовими папками та спільними папками

  • Коли ви переходите з папки електронної пошти до спільної папки, кнопка Створити допис над областю папок змінюється на Створити листа, оскільки ви зазвичай публікують елементи, а не надсилайте повідомлення в спільній папці.

  • Коли ви відповідаєте на допис у спільній папці, кнопка Відповісти всім не існує. Будь-який користувач, який переглядає вміст папки, зможе побачити ваш допис.

Додаткові відомості про Outlook папок

Перехід між папками Outlook

Змінення дозволів для спільної папки

Створення спільної папки та визначення дозволів, подань, форм і правил

Щоб створити спільну папку, потрібно мати дозвіл на створення папок у наявній спільній папці. Щоб дізнатися, як отримати дозвіл, зверніться до адміністратора.

  1. У меню Файл наведіть вказівник миші на пункт Створитита виберіть пункт Папка.

  2. У полі Ім'я введіть ім'я папки.

  3. У полі Папка містить виберіть тип папки, яку потрібно створити.

  4. У списку Виберіть розташування папки виберіть розташування папки.

    Щоб швидко почати спільну папку з наявними елементами:

    1. В області переходів у списку папок клацніть папку, яку потрібно скопіювати.

    2. У меню Файл наведіть вказівник миші на пункт Папката виберіть Копіювати ім'я папки.

    3. У списку виберіть розташування, до якого потрібно скопіювати папку.

  1. У Список папок на вкладці Область переходів клацніть правою кнопкою миші спільну папку, до якої потрібно надати спільний доступ, і виберіть у контекстному меню пункт Властивості.

    Щоб налаштувати дозволи на спільний доступ до папки, потрібно мати дозвіл для власника спільної папки. За раз можна встановити дозволи лише для однієї папки.

  2. Перейдіть на вкладку Дозволи.

  3. Натисніть кнопку Додати.

  4. У полі Пошук введіть ім'я особи, якій потрібно надати дозволи на спільний доступ.

  5. Послідовно натисніть кнопки Додати та ОК.

  6. У списку Ім'я виберіть ім'я щойно доданої особи.

  7. У розділіДозволи виберіть потрібні параметри.

    Примітка.: Щоб призначити всім, хто має доступ до папки, виберіть За замовчуванням у списку Ім'я.

Виконайте одну з таких дій:

  • Створення подання з нуля

    1. У меню Вигляд наведіть вказівник миші на пункт Поточне подання та виберіть Визначити подання.

    2. Клацніть елемент Створити.

    3. У полі Ім’я нового подання введіть ім’я.

    4. У полі Тип подання виберіть тип подання потрібний тип подання.

    5. Щоб змінити місце, подання буде доступним, виберіть параметр у розділі Можна використовувати.

    6. Натисніть кнопку OK.

    7. Щоб додатково настроїти подання, у розділіОпис натисніть кнопку, а потім виберіть потрібні параметри.

    8. Завершивши, натисніть кнопку OK.

    9. Щоб використати подання негайно, натисніть кнопку Застосувати.

  • Створення подання на основі стандартного подання

    1. Перейдіть до нового подання на основі нового подання.

    2. У меню Подання вкажіть на пункт Поточне подання та виберіть Настроїти поточне подання.

    3. Для кожного потрібного типу змін у розділі Опис натисніть кнопку та виберіть потрібні параметри.

    4. Завершивши вносити зміни, закрийте діалогове вікно Настроювання подання.

    5. У меню Вигляд наведіть вказівник миші на пункт Поточне подання та виберіть Визначити подання.

    6. У полі Подання для папки ім'я папки клацніть Настройки поточного подання.

    7. Натисніть кнопку Копіювати.

    8. У полі Ім’я нового подання введіть ім’я.

    9. Щоб змінити розташування, у якому подання буде доступне, виберіть відповідний варіант у стовпці Можна використовувати.

      Примітка.: Нові подання додаються до списку поточногопідменю (у меню Вигляд наведіть вказівник миші на Упорядкувати за).

Щоб змінити стандартне подання для спільної папки, потрібно мати дозвіл власника для неї, і для папки, видимої для всіх, має бути принаймні одне настроюване подання.

  1. У Список папок на вкладці Область переходів клацніть спільну папку правою кнопкою миші та виберіть у контекстному меню пункт Властивості.

  2. Перейдіть на вкладку Адміністрування.

    Якщо вкладка Адміністрування не відображається, у вас немає дозволу для власника.

  3. У списку Початкове подання папки виберіть подання, яке відображатиметься щоразу, коли відкривається папка.

    У звичайному поданні відображається стандартне Outlook Microsoft для типу елементів у папці.

Щоб додавати форми до приватної спільної папки або спільної папки, потрібно мати дозвіл Редактор публікації або Власник. Якщо це спільна папка, а ви маєте дозвіл власника, ви можете обмежити форми, доступні для інших користувачів цієї папки.

  1. В області Список папок на вкладці Область переходів клацніть папку правою кнопкою миші та виберіть у контекстному меню пункт Властивості.

  2. Перейдіть на вкладку Форми.

  3. Щоб додати форму до списку Forms, пов'язаного з цією папками, натисніть кнопку Керування, а потім позначте форму.

  4. Натисніть кнопку Закрити.

  5. Щоб обмежити форми, які мають бути доступні для інших користувачів папки, виберіть відповідний параметр у розділі Дозволити ці форми в цій папці.

Щоб створити або змінити правила для спільної папки, потрібно мати дозвіл для власника.

  1. У Список папок на вкладці Область переходів клацніть правою кнопкою миші спільну папку, для якої потрібно створити або змінити правила, і виберіть у контекстному меню пункт Властивості.

  2. Перейдіть на вкладку Адміністрування.

  3. Натисніть кнопку Помічник із папок.

  4. Виконайте одну з таких дій:

    • Щоб створити правило, натисніть кнопку Додати правило.

    • Щоб змінити наявне правило, виберіть його в списку та натисніть кнопку Редагувати правило.

  5. Введіть умови, які має відповідати елементу, щоб виконати цю дію. Щоб отримати додаткові умови, натисніть кнопку Додатково.

  6. У розділі Виконати цідії виберіть потрібні параметри.

    Примітка.: Коли ви створюєте правило, воно активне за замовчуванням.

Виконайте одну з таких дій:

  • Надання спільного доступу до календаря

    1. Створіть нову папку та виберіть елемент Елементи календаря в списку Папка містить.

    2. У списку Помістити папку до клацніть папку Календар і натисніть кнопку OK.

    3. Додайте наради та події до папки.

  • Надання спільного доступу до списку контактів

    1. Створіть нову папку та виберіть елемент Елементи контактів у списку Папка містить.

    2. У списку Виберіть розташування папки клацніть елемент Контакти, апотім натисніть кнопку OK.

    3. Додавання контактів до папки.

      Примітка.: Спільний список контактів з'явиться в Outlook адресній книзі або контактах.

  • Надання спільного доступу до списку завдань

    1. Створіть нову папку та виберіть елемент Завдання в списку Папка містить.

    2. У списку Виберіть розташування папки клацніть елемент Завдання та натисніть кнопку OK.

    3. Додайте завдання до папки.

      Примітка.: Хоча список завдань можна скопіювати до спільної папки, скопіювати до неї до спільної папки або створити доручення зі спільної папки не можна.

  • Публікація інформації в спільній папці

    1. Відкрийте спільну папку, у якій потрібно опублікувати відомості.

    2. Щоб використовувати стандартну форму для публікування відомостей, відкрийте меню Файл, наведіть вказівник миші на пункт Створитита виберіть Пункт Опублікувати в цій папці.

    3. У формі введіть відомості, які потрібно опублікувати.

    4. Натисніть кнопку Опублікувати.

Створення модерованої спільної папки

Щоб призначити цю папку модерованою, потрібно мати дозвіл для власника спільної папки.

  1. У Список папок на вкладці Область переходів клацніть спільну папку правою кнопкою миші та виберіть у контекстному меню пункт Властивості.

  2. На вкладці Адміністрування натисніть кнопку Модеровано.

  3. Установіть прапорець Зробити папку модерованою.

  4. У полі Переслати нові елементи до введіть ім'я користувача, який отримує вхідні повідомлення, або ім'я додаткової спільної папки, де зберігаються повідомлення для перевірки. Модератор, який виконує перевірку, указано на кроці 6.

  5. Необов'язково: щоб автоматично надсилати відповідь, коли модератор отримає нове повідомлення, виберіть параметр у розділі Відповісти на нові елементи задопомогою .

    Виберіть один із цих варіантів:

    • Стандартна відповідь    

      "Дякуємо за надсилання. Зверніть увагу, що одні папки або дискусійні групи переглядаються, щоб визначити, чи потрібно зробити їх загальнодоступими. У таких випадках інші користувачі можуть переглянути затверджені елементи із затримкою".

    • Спеціальна відповідь    

      Клацніть Спеціальна відповідь,а потім – Шаблон. Введіть текст настроюваної відповіді.

    Модератори не отримають таких відповідей під час публікування повідомлень.

  6. Щоб додати або видалити імена модераторів, натисніть кнопку Додати або Видалити.

  7. Необов'язково. Щоб переглянути властивості вибраного модератора, натисніть кнопку Властивості.

На початок сторінки

Потрібна додаткова довідка?

Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднатися до оцінювачів Microsoft Office

Чи були ці відомості корисні?

Наскільки ви задоволені якістю перекладу?
Що вплинуло на ваші враження?

Дякуємо за ваш відгук!

×