Керуйте зустрічами, планами, бюджети – з Microsoft 365 це просто

Упровадження керування записами

Ви можете керувати записами "на місці", а це означає, що ви можете вийти з документа в поточному розташуванні на сайті або зберігати записи в певному архіві, наприклад на сайті центру записів.

Перш ніж виконувати керування записами, радимо спочатку створити план керування записами для організації. Щоб допомогти вибрати відповідну систему керування записами для вашої організації, у розділі Вибір способу зберігання записів і керування ними.

Примітка.: У службі SharePoint Online ми ввели за допомогою міток збереження, щоб оголосити вміст як записи, що ефективно замінює необхідність використовувати центр записів. Якщо ви використовуєте центр записів, ви можете продовжувати використовувати її поряд із підписами збереження. Але Рухаючись вперед, щоб керувати записами записів, радимо скористатися підписами збереження замість центру записів.

Створення та настроювання сайту центру записів

У цьому розділі наведено огляд основних кроків, які потрібно виконати, щоб створити та настроїти сайт центру записів. Клацніть посилання, щоб переглянути певні вказівки на кожному кроці.

  1. Створення сайту центру записів за допомогою шаблону сайту центру записів.

  2. Створення бібліотек записів або списків для керування та зберігання кожного типу запису, указаного в плані файлів (Def: план файлу описує типи документів або елементи, які організація визнає як офіційні бізнес-записи. Це вказує на те, де зберігаються ці записи, а також надано інформацію, яка розрізняє один тип запису з іншого).

  3. Додавання пов'язаного типу вмісту до бібліотек і списків.

  4. Створіть та додайте стовпці сайту до відповідних типів вмісту, які містять та відобразіть метадані для кожного типу запису, указаного в плані файлів.

  5. Додавання політики керування даними до типу вмісту на сайті центру записів.

  6. Налаштуйте організатор вмісту таким чином, щоб кожен тип запису спрямовувався до належного розташування.

На початок сторінки

Створення сайту центру записів

Радимо створити центр записів як колекцію сайтів верхнього рівня, а не як підсайт. Щоб створити колекцію сайтів, потрібно бути учасником групи SharePoint для адміністраторів ферми на комп'ютері, на якому запущено веб-сайт центру адміністрування SharePoint.

У службі SharePoint Online можна створити сайт центру записів на веб-сайті SharePoint верхнього рівня. Натисніть кнопку + створити сайт, а потім Почніть з кроку 4 нижче.

  1. Запустіть службу SharePoint 2013 або 2016 Central адміністрування.

    • Для Windows Server 2008 R2:

      • Натисніть кнопку Пуск, виберіть пункт продукти Microsoft SharePoint 2013 або Microsoft SharePoint 2013, а потім виберіть пункт центр адміністрування SharePoint 2013 або Центр адміністрування 2016 SharePoint.

    • Для Windows Server 2012:

      • На початковій сторінці Виберіть пункт центр адміністрування SharePoint 2013 або Центр адміністрування SharePoint 2016.

        Якщо Центр адміністрування sharepoint 2013 або центр адміністрування SharePoint 2016 не перебуває на початковій сторінці, виконайте наведені нижче дії.

      • Клацніть правою кнопкою миші пункт комп'ютер, виберіть пункт Усі програми, а потім виберіть пункт Центр адміністрування SharePoint 2013 або Центр адміністрування SharePoint 2016.

  2. На веб-сайті центру адміністрування в розділі Керування застосунками натисніть кнопку створити колекції сайтів.

  3. На сторінці " створення колекції сайтів " у розділі веб-застосунку , якщо веб-застосунок, у якому потрібно створити колекцію сайтів, не вибрано, клацніть стрілку вниз. У меню веб-застосунку натисніть кнопку змінити веб-програму, а потім виберіть веб-програму, у якій потрібно створити колекцію сайтів.

  4. У розділі заголовок і опис Введіть заголовок і опис колекції сайтів.

  5. У розділі адреса веб-сайту виберіть шлях, який використовуватиметься для URL-адреси (наприклад, шлях до узагальнення, як-от/Sites/або кореневий каталог (/).

    Якщо вибрати шлях підстановки, потрібно також ввести ім'я сайту, яке використовуватиметься в URL-адресі сайту.

  6. У розділі вибір шаблону в списку Вибір версії досвіду виберіть версію, яку потрібно використовувати в SharePoint.

    Виберіть версію досвіду, щоб колекція сайтів мала виглядати та виконуватися як колекція сайтів на сервері SharePoint Server. Колекція сайтів, яка використовує попередню версію сумісності, працює в пізнішу версію SharePoint, але інтерфейс користувача та досвід роботи з користувачем колекції сайтів відображатиме попередню версію. Колекція сайтів, яку можна оновити в будь-який час, на найновішу версію досвіду.

  7. У розділі вибір шаблону перейдіть на вкладку корпоративний , а потім виберіть пункт центр записів.

  8. У розділі основна адміністратор колекції сайтів введіть ім'я користувача (у формі домен _ користувача) для користувача, який буде адміністратором колекції сайтів.

  9. У розділі « адміністратор допоміжної колекції сайтів » введіть ім'я користувача для додаткового адміністратора колекції сайтів. Призначення допоміжної адміністратора колекції сайтів – це найкраща практика для того, щоб хтось міг керувати колекцією сайтів, коли не відображається головний адміністратор колекції сайтів.

  10. Якщо ви використовуєте квоти для керування сховищем для колекцій сайтів, у розділі шаблон квоти виберіть шаблон у списку вибір шаблону квоти .

  11. Натисніть кнопку OK.

Створення бібліотек або списків для керування записами

Бібліотеки та списки – важливі елементи керування записами. Вони служать в якості шаф-файлів для кожного типу запису, який потрібно зберігати або керувати. Зв'язування типів вмісту (пояснення згодом) до бібліотек і списків далі допомагає класифікувати свої записи. Радимо створити одну бібліотеку документів або список для кожного типу вмісту в плані файлів записів.

Додавання наявного типу вмісту до списку або бібліотеки

Коли ви додаєте тип вмісту до списку або бібліотеки, ви можете надати відповідні елементи для цього списку або бібліотеки. Якщо записи надіслано до центру записів, вони спрямовуються до відповідного списку або бібліотеки на основі типу вмісту документа.

На початок сторінки

Створення та додавання стовпців сайту до списків, бібліотек або типів вмісту

Стовпці дають змогу групувати, групувати та відстежувати записи або інші об'єкти. Стовпець сайту визначає елемент метаданих, який можна пов'язати з типом вмісту, списком або бібліотекою. Наприклад, можливо, потрібно додати стовпці сайту, щоб визначити "Автор" або "Дата завершення". Додайте стовпець сайту до типу вмісту для записів, щоб зберегти елемент метаданих, надісланий з записом, або додати метадані, щоб керувати записом.

Створення стовпця сайту

  1. На сайті центру записів натисніть кнопку настройки Кнопка "Настройки Office 365" , а потім виберіть пункт Параметри сайту.

    На сайті SharePoint, підключеному до групи, послідовно клацніть Настройки, Зміст сайту та Параметри сайту.

  2. На сторінці "Параметри сайту" в розділі Колекції веб-конструктора клацніть Стовпці сайту.

  3. На сторінці Стовпці сайту натисніть кнопку Створити.

  4. На сторінці "новий стовпець сайту" в розділі ім'я та тип у полі ім'я стовпця введіть потрібне ім'я.

  5. Виберіть тип відомостей, які потрібно зберегти у стовпці (наприклад, Грошова одиниця, дата й час або текст).

  6. У розділі Група виберіть наявну групу, у якій потрібно зберегти новий стовпець сайту, або натисніть кнопку створити групу , щоб створити нову групу, щоб зберегти стовпець. Групи дають змогу впорядкувати стовпці та полегшити їх їх пошуку.

У розділі додаткові настройки стовпця виберіть потрібні параметри стовпців. Параметри, доступні в цьому розділі, залежать від типу стовпця, вибраного в розділі Ім’я та тип. Наприклад, якщо тип даних для зберігання у стовпці вибрано, можна визначити варіанти, які потрібно перерахувати в розділі Додаткові параметри стовпців .

  1. Натисніть кнопку OK.

Додавання стовпця сайту до типу вмісту для записів

  1. На головній сторінці сайту центру записів натисніть кнопку настройки, а потім виберіть пункт Параметри сайту.

    На сайті SharePoint, підключеному до групи, послідовно клацніть Настройки, Зміст сайту та Параметри сайту.

  2. У розділі колекції веб-конструктора виберіть пункт типи вмісту сайту.

  3. На сторінці "типи вмісту сайту" виберіть тип вмісту сайту, який потрібно настроїти.

  4. Після того як ви вибрали тип вмісту сайту з батьківського сайту або створили новий тип вмісту сайту, на сторінці вибраний тип вмісту сайту в розділі стовпці виберіть пункт Додати з наявного стовпця сайту.

  5. На сторінці "Додавання стовпців до типу вмісту" в розділі " Вибір стовпців " виберіть групу, яку потрібно відфільтрувати, у списку " Вибрати стовпці з ".

  6. Виберіть стовпець, який потрібно додати зі списку доступні стовпці , а потім натисніть кнопку Додати.

  7. У розділі оновлення списків і типів вмісту сайту визначте, чи оновлюються типи вмісту сайту дитини, які успадковують від цього типу вмісту сайту, внесені зміни.

  8. Завершивши додавання потрібних стовпців, натисніть кнопку OK.

Примітка.: Якщо тип вмісту, який потрібно вибрати, не відображається як посилання (за межами) на цій сторінці, тип вмісту належить батьківському сайту сайту центру записів і, таким чином, має бути вибрано та настроєно з батьківського сайту. Ви можете зробити це, клацнувши посилання в полі вихідного стовпця поруч із типом вмісту сайту, що знаходиться в стовпці тип вмісту сайту .

На початок сторінки

Створення політик керування даними для записів

Політика керування даними – це набір правил для типу вмісту. Політика керування даними дає змогу організаціям контролювати й відстежувати такі аспекти, як термін зберігання вмісту або дії, які користувачі можуть виконувати із вмістом.

Примітка.: Щоб виконати це завдання, потрібно бути учасником групи "власники" для сайту центру записів.

Додавання політики керування даними до типу вмісту

Примітка.: Не можна вказати політику керування даними для основного типу вмісту. Основні типи вмісту інсталюються, коли створюється колекція сайтів. Потрібно створити тип вмісту, отриманий з основного типу вмісту, і використати політику керування даними, щоб отримати тип вмісту, що отримується.

  1. На сайті натисніть кнопку настройки Кнопка "Настройки Office 365" , а потім виберіть пункт Параметри сайту.

    На сайті SharePoint, підключеному до групи, послідовно клацніть Настройки, Зміст сайту та Параметри сайту.

  2. На сторінці "Параметри сайту" в розділі Колекції веб-конструктора клацніть Типи вмісту сайту.

  3. На сторінці "типи вмісту сайту" виберіть тип вмісту, до якого потрібно додати політику керування даними.

  4. На сторінці тип вмісту виберіть пункт настройки політики керування даними.

  5. На сторінці "редагування політики" Введіть опис політики, а потім напишіть коротку інструкцію з політики, що пояснює користувачам, що стосується політики. Опис політики може містити до 512 символів.

  6. Далі потрібно додати одну або кілька функцій політики до політики керування даними. Під час ввімкнення функцій буде представлено додаткові параметри.

Додавання функцій політики до політики керування даними

Функції політики, які можна додати до інформаційної політики, – це Мітки, аудит, закінчення терміну дії та штрих-коди.

Додавання функції політики збереження до політики керування даними policy

  1. На сторінці "редагування політики" встановіть прапорець Увімкнути збереження .

  2. Натисніть кнопку Додати стадію збереження та виберіть один із наведених нижче параметрів періоду збереження, щоб указати, коли термін дії документів: щоб установити дату завершення терміну дії на основі властивості дати, виберіть цей етап відповідно до властивості дати в елементі, а потім виберіть дію (створено або змінено) і проміжок часу (дні, місяці або роки).

  3. Введіть значення в полі між списками, щоб указати період часу.

  4. Виберіть дію, яка має відбутися після завершення терміну дії документа.

  5. Якщо потрібно повторити вибрану дію, установіть прапорець у розділі повторення , а потім виберіть період повторення.

  6. Натисніть кнопку OK.

На початок сторінки

Додавання функції політики аудиту до політики керування даними

  1. На сторінці "редагування політики" в розділі " аудит " натисніть кнопку " Увімкнути аудит", а потім установіть прапорці поруч із подіями, для яких потрібно зберегти контрольний маршрут.

  2. Натисніть кнопку OK.

    Примітка.: Щоб переглянути журнали аудиту, на сторінці "параметри колекції сайтів" натисніть кнопку звіти журналу аудиту, а потім виберіть звіт для перегляду.

Додавання функції політики штрих-коду до політики керування даними

  1. На сторінці "редагування політики" в розділі штрих-коди натисніть кнопку Увімкнути штрих-коди.

  2. Установіть прапорець пропонувати користувачам вставити штрих-код... Установіть прапорець, якщо ви хочете, щоб клієнтські програми Office могли користувачам вставляти штрих-код у свої документи.

Додавання функції політики для етикеток до політики керування даними

  1. На сторінці "редагування політики" в розділі " позначки " встановіть прапорець Увімкнути позначки .

  2. Щоб вимагати, щоб користувачі могли вставити підпис перед збереженням або роздрукуванням документа, виберіть пункт запитувати користувачів, щоб вставити підпис перед збереженням або печаткою.

  3. Щоб заборонити змінення міток після їх додавання, установіть прапорець не допускати змін до міток після їх додавання.

  4. У полі Формат підпису введіть текст, який має відображатися на етикетці. Ви можете використовувати будь-яку комбінацію фіксованого тексту або властивостей документа, за винятком обчислюваних або вбудованих властивостей, наприклад глобального унікального ідентифікатора (GUID) або створеного за ними. Щоб почати новий рядок, використайте послідовність символів \n .

  5. Виберіть шрифт, розмір шрифту, стиль шрифту та вирівнювання тексту підпису.

  6. Введіть висоту етикетки в дюймах у полі висота та ширину етикетки в полі ширина в дюймах.

  7. Натисніть кнопку оновити , щоб переглянути зміни.

  8. Натисніть кнопку OK.

Настроювання керування записами на місці

Якщо ви використовуєте центр записів, ви працюєте в заблокованому сховищі, і можете скористатися операцією "надсилати", щоб отримати записи в цьому сховищі. Проте будь-який сайт може бути активовано для керування записами на місці, можна настроїти як систему керування записами. У цьому типі системи, на відміну від центру записів, можна зберігати записи разом із активними документами в спільному просторі. Деякі додаткові переваги використання системи керування записами на місці:

  • Записи можуть існувати та управлятися на кількох сайтах.

  • За допомогою функції керування версіями можна автоматично створювати нові додаткові версії записів.

  • Пошук електронного розкриття інформації можна виконувати одночасно з записами та активними документами одночасно.

  • Ширший контроль над тим, що запис входить до вашої організації, і хто може створити запис.

Щоб настроїти керування записами на місці, виконайте три основні кроки.

  1. Активація керування записами на місці на рівні колекції сайтів.

  2. Настроювання параметрів декларації запису на рівні колекції сайтів.

  3. Настроювання параметрів оголошення записів на рівні списку або бібліотеки.

    Примітка.: Щоб вручну оголосити елементи як записи, потрібно бути учасником або адміністратором списку.

На початок сторінки

Активація керування записами на місці на рівні колекції сайтів

Перший крок у настроюванні системи керування записами на місці – Активація функції на рівні колекції сайтів. Активація функції дає змогу команді "оголосити/неоголошену запис" на стрічці.

Примітка.: Щоб виконати це завдання, потрібно бути адміністратором колекції сайтів.

  1. На верхньому рівні сайту натисніть кнопку настройки Кнопка "Настройки Office 365" , а потім виберіть пункт Параметри сайту.

    На сайті SharePoint, підключеному до групи, послідовно клацніть Настройки, Зміст сайту та Параметри сайту.

  2. У розділі адміністрування колекції сайтіввиберіть пункт функції колекції сайтів.

  3. Поруч із елементом керування записами на місцінатисніть кнопку активувати.

Настроювання параметрів декларації запису на рівні колекції сайтів

  1. На верхньому рівні сайту натисніть кнопку настройки Кнопка "Настройки Office 365" , а потім виберіть пункт Параметри сайту.

    На сайті SharePoint, підключеному до групи, послідовно клацніть Настройки, Зміст сайту та Параметри сайту.

  2. У розділі адміністрування колекції сайтівклацніть елемент Параметри декларації запису.

  3. На сторінці "Параметри запису декларації", якщо потрібно розмістити обмеження на елементи, які можна виконати з елементами, оголошеною як записами, виберіть один із параметрів у розділі обмеження записів .

  4. У розділі " доступність запису декларації " виберіть, чи є у списках і бібліотеках ручне декларування записів, які мають бути доступні для списків і бібліотек за замовчуванням. Якщо ви вибрали параметр недоступні в усіх розташуваннях за замовчуванням , записи можна оголосити лише за допомогою політики або робочого циклу.

  5. У розділі ролі оголошення виберіть ролі, які можуть вручну декларувати та оголошувати записи.

  6. Натисніть кнопку OK.

Настроювання параметрів декларації запису на рівні списку або бібліотеки

Ви можете отримати більше контролю над тим, де їх можна оголошувати як записи, настроївши декларації запису для списку або бібліотеки. Під час настроювання списку або бібліотеки для запису декларації можна буде автоматично оголошувати елементи як записи, коли їх буде додано до списку або бібліотеки.

  1. У списку або бібліотеці, де потрібно настроїти параметри декларації запису, перейдіть на вкладку Бібліотека або список на стрічці, а потім натисніть кнопку настройки бібліотеки або Настройки списку.

    У службі SharePoint Online натисніть кнопку настройки Кнопка "Настройки Office 365" а потім виберіть пункт Настройки списку або настройки бібліотеки.

  2. На сторінці "бібліотека документів/параметри списку" в розділі дозволи та керуваннянатисніть кнопку Параметри запису декларації.

  3. У розділі " доступність декларації для запису " виберіть:

  4. Чи потрібно, щоб список або бібліотеку використовували параметри декларації записів за замовчуванням, які використовуються в колекції сайтів.

  5. Чи потрібно користувачам завжди дозволяти декларувати елементи як записи для списку або бібліотеки, або

  6. незалежно від того, чи користувачі не можуть вручну декларувати записи у списку або бібліотеці.

  7. У розділі Автоматичне оголошення встановіть прапорець, якщо потрібно, щоб усі елементи, додані до списку або бібліотеки, автоматично оголошуються як записи.

  8. Натисніть кнопку OK.

На початок сторінки

Потрібна додаткова довідка?

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо, що знайшли час і надіслали нам відгук! Можливо, у нас не буде часу відповісти на кожен коментар, але докладемо максимум зусиль, щоб переглянути їх усі. Вас цікавить, як ми використовуємо ваші відгуки?

×