Усе про робочі цикли затвердження

робочі циклиSharePoint можуть допомогти автоматизувати бізнес-процеси, що робить їх більш узгодженими та ефективнішими. Робочий цикл затвердження дає змогу спрямовувати документи та інші елементи, які містяться в SharePoint до одного або кількох осіб для затвердження.

Примітка.: Робочі цикли SharePoint 2010 вийшли з 1 серпня 2020 для нових орендарів і видаляються з діючих орендарів 1 листопада 2020. Якщо ви використовуєте робочі цикли SharePoint 2010, радимо перенести в надбудові Power автоматизувати або інші підтримувані рішення. Щоб отримати докладніші відомості, перегляньте статтю " робочий цикл SharePoint 2010".

Докладні відомості наведено в статті про робочі цикли, які входять до складу SharePoint.

Увага!: За замовчуванням робочий цикл затвердження не активовано і не відображається в списку вибір шаблону робочого циклу форми зв'язку. Щоб зробити його доступним для використання, адміністратор сайту повинен активувати їх на рівні колекції сайтів. Перейдіть до параметрів сайту > функцій колекції сайтів > активуйте функцію " робочі цикли ". Крім того, SharePoint 2013 надає ці шаблони робочого циклу на основі режиму сумісності SharePoint 2010. Щоб створити робочий цикл SharePoint 2013 на основі подібної логіки, використовуйте SharePoint Designer 2013.

Якщо все, що потрібно зробити, це завершити завдання робочого циклу затвердження    Просто прокрутіть униз до повного сегмента і розгорніть його. Ви, можливо, не знадобиться будь-який інший сегмент зараз.

Порівняння ручного процесу автоматизованим робочим циклом

робочі циклиSharePoint:

  • Ефективне та узгоджене    Робочий цикл затвердження автоматично спрямовує документ або елемент, призначає огляд завдань і відстежує їхній перебіг виконання, а також надсилає нагадування та сповіщення, коли це потрібно. Дії в робочому циклі можна контролювати та регулювати зі сторінки Центрального стану, а історія подій у робочому циклі підтримується протягом 60 днів після завершення роботи.

  • Менша робота для вас    Робочий цикл затвердження заощаджує час і ваші колеги, а також час і проблеми, і в той же час спрощує та стандартизує ваш процес затвердження.

Нижче наведено схему дуже простої версії робочого циклу затвердження.

Схема простого робочого циклу затвердження

Відомості, наведені в цій статті, наведено в десяти сегментах, що розгортаються.

Клацніть тут, щоб дізнатися більше про те, як отримати максимальну користь від цієї статті.

Якщо все, що потрібно зробити, це завершити завдання робочого циклу затвердження    Просто прокрутіть униз до повного сегмента і розгорніть його. Ви, можливо, не знадобиться будь-який інший сегмент зараз.

Додавання, початок, відстеження та підтримання робочих циклів    Якщо ви ще не знайомі з цими завданнями, можливо, вам знадобиться працювати в цій статті, сегмент за сегментами, під час першого створення та додавання робочого циклу. Коли ви знайомі з інформацією та макетом статті, ви зможете відразу перейти до потрібного сегмента в будь-який із цих візитів.

Затвердження вмісту та схвалення публікування    У вас можуть бути списки або бібліотеки, у яких потрібно переглянути нові елементи та/або нові версії поточних записів для точності їх вмісту або для відповідності їх форми та стилю, перш ніж вони стануть видимими для всіх користувачів, які мають доступ до списку. Такий процес перевірки називається затвердженням вмісту, і ви можете використовувати робочий цикл затвердження для керування затвердженням вмісту у списку або бібліотеці. (Також є дуже схожий робочий цикл затвердження публікування, створений спеціально для використання на сайтах SharePoint, які публікують веб-сторінки в Інтернеті).

Слово про те, як надрукувати цю статтю    Це довга стаття. Якщо потрібно надрукувати лише вибрані сегменти, переконайтеся, що в надрукуванні буде розгорнуто лише ті сегменти. (Також, якщо потрібно включити повну графіку до друкованої копії, надрукуйте альбомну орієнтацію, а не книжкову орієнтацію).

І слово про пошук    Перш ніж шукати будь-який текст або термін у цій статті, переконайтеся, що всі сегменти, у яких потрібно виконати пошук, розширилися.

Робочий цикл затвердження – це функція SharePoint, яка спрямовує документ або інший елемент, який зберігається в списку або бібліотеці SharePoint, до одного або кількох осіб для затвердження або відхилення. Робочий цикл автоматизує, спрощує та стандартизує весь процес.

Схема простого робочого циклу затвердження

Основний робочий цикл затвердження, що входить до складу функцій продуктів SharePoint як шаблону. За допомогою цього шаблону можна додати кілька робочих циклів затвердження до сайтів. Кожне доданого робочого циклу – це унікальна версія основного робочого циклу затвердження, кожна з яких має власний спеціалізований спосіб роботи, залежно від настройок, які ви вказали під час додавання.

Розділи в цьому сегменті

  1. Що можна зробити для мене робочим циклом затвердження?

  2. Що не може виконати робочий цикл затвердження?

  3. Хто може використовувати цей тип робочого циклу?

  4. Як планувати, додавати, запускати та підтримувати цей тип робочого циклу?

1. що можна зробити для мене робочим циклом затвердження?

  • Під час першого Додавання робочого циклу затвердження до списку, бібліотеки або колекції сайтів можна вказати кількість учасників, які потрібно долучити, і вказати, чи їхні завдання призначаються один за одним (у послідовному поданні) або одразу (паралельно). Ви навіть можете вирішити, чи розділяти завдання учасників на два або кілька окремих етапів, а також вкажіть остаточний термін і/або час, дозволений для кожного завдання, яке потрібно виконати. Під час кожного запуску робочого циклу вручну на елементі можна змінити будь-які з цих параметрів.

  • Робочий цикл призначає завдання кожному вказаному Учаснику. Кожен учасник вибирає один із можливих відповідей: затвердити або відхилити елемент, щоб надіслати запит на змінення елемента, щоб перепризначити завдання або скасувати або видалити завдання.

  • Під час роботи робочого циклу ви можете відстежувати перебіг виконання та вносити корективи (за потреби) на сторінці "стан робочого циклу" на одному з центральних робочих циклів.

  • Протягом 60 днів після завершення робочого циклу список усіх подій робочого циклу, які сталися в ході цього виконання (або екземпляр) робочого циклу, все ще доступний на сторінці "стан робочого циклу", щоб отримати неформальну довідку.

Робочий цикл затвердження також можна використовувати для керування процесом затвердження вмісту для списку або бібліотеки. Щоб отримати докладніші відомості, ознайомтеся з сегментом елемента керування цієї статті.

2. які дії не можуть виконувати робочі цикли затвердження?

Учасники робочого циклу затвердження зазвичай не допускаються до внесення змін до елемента, який переглядається. Натомість учасники можуть запитувати, що зміни буде внесено до елемента в ході екземпляра робочого циклу. Якщо потрібно додати робочий цикл, у якому учасники вставляти примітки та відстежені виправлення в самому елементі, перегляньте статтю, усе про збирання робочих циклів, у розділі " Переглянути також ".

Крім того, робочі цикли затвердження не призначені для збирання підписів. Якщо потрібно використати робочий цикл для збирання підписів у документі Microsoft Word, книзі Microsoft Excel або у формі Microsoft InfoPath, перегляньте статтю,все про робочі цикли збирання підписіву розділі " Переглянути також ".

На початок сегмента

3. хто може використовувати цей тип робочого циклу?

Додавання робочого циклу   За замовчуванням для Додавання робочого циклу потрібно мати дозвіл на керування списками. (Група "власники" має дозвіл на керування списками за замовчуванням; Група «учасники» і Група «відвідувачі» не.)

Запуск робочого циклу   Крім того, за замовчуванням потрібно мати дозвіл на редагування елемента, щоб запустити вже доданий робочий цикл. (Група учасників і Група "власники" мають дозвіл на редагування елементів за замовчуванням; Група "відвідувачі" не.)

Крім того, власники можуть настроїти певні робочі цикли таким чином, щоб їх можна було запустити лише учасниками групи "власники". (Щоб виконати цю дію, установіть прапорець вимагати керування дозволами для запуску цього робочого циклу на першій сторінці форми зв'язку.)

На початок сегмента

4. як планувати, додавати, запускати та підтримувати цей тип робочого циклу?

Ось основні етапи:

  • Перед запуском робочого циклу (план, додати, запустити)   
    Перш ніж додати робочий цикл, у якому потрібно додати його (для окремого списку або бібліотеки або для всієї колекції сайтів), а також відомості про те, як вона працюватиме. Після додавання та Настроювання робочого циклу будь-який користувач, який має необхідні дозволи, може почати робочий цикл певного елемента. Робочий цикл також можна настроїти для автоматичногозапуску. Автоматичний запуск можна активувати на основі одного або двох подій запуску: коли будь-який елемент буде додано до списку або бібліотеки, або під час змінення будь-якого елемента списку або бібліотеки.

  • Під час виконання робочого циклу (завершено, монітор, настроювання)   
    Під час запуску робочого циклу окремі учасники завершують призначені завдання. Автоматичне нагадування надсилатиметься учасникам, які не відповідатимуть на терміни виконання завдань. Тим часом, перебіг виконання робочого циклу можна контролювати на сторінці стану центрального робочого циклу для певного екземпляра робочого циклу. Настроювання робочого циклу під час запуску може здійснюватися з тієї самої сторінки; і, за необхідності, робочий цикл можна скасувати або припинити звідти.

  • Після запуску робочого циклу (рецензування, звітування, змінення)   
    Після завершення робочого циклу уся Історія цього запуску (або екземпляра) може переглядатися протягом 60 днів на сторінці "стан робочого циклу". На тій же сторінці можна створити статистичні звіти про продуктивність цієї версії робочого циклу. Врешті-решт, якщо потрібно змінити спосіб роботи функцій робочого циклу, ви можете відкрити та відредагувати форму зв'язку, яку ви виконали під час першого Додавання робочого циклу.

Наведена нижче схема відображає ці етапи з точки зору особи, яка додає новий робочий цикл.

Робочий цикл

У цьому сегменті ми визначимо рішення, які потрібно виконати, а також відомості, які потрібно зібрати, перш ніж додавати версію робочого циклу затвердження.

Якщо ви вже знайомі з тим, як додати цей тип робочого циклу, і потрібно лише нагадування про певні кроки, ви можете перейти безпосередньо до відповідного сегмента Додавання (списку або бібліотеки або колекції сайтів) цієї статті.

Розділи в цьому сегменті

  1. Шаблони та версії

  2. Представляємо форму зв'язку

  3. Дванадцять запитань на відповідь

1. шаблони та версії

Робочі цикли, що входять до складу продуктів SharePoint як основні шаблони , на яких базуються певні окремі робочі цикли, які додаються до списків, бібліотек і колекцій сайтів.

Щоразу, коли ви додаєте робочий цикл затвердження, наприклад, ви фактично додаєте версію шаблону робочого циклу "Загальні твердження". Ви даєте кожній версії своє ім'я та власні параметри, які ви вказали у формі зв'язку під час додавання певної версії. Таким чином, ви можете додати кілька робочих циклів, усі версії на основі шаблону «затвердження робочого циклу», але кожен із цих версій має назву та відповідно до певного способу його використання. Іменовані версії також можна назвати екземплярамиробочих циклів.

На початок сегмента

2. введення форми зв'язку

Щоразу, коли ви додаєте нову версію робочого циклу на основі одного з шаблонів, що входять до складу робочого циклу, ви заповнюєте форму зв'язку , щоб указати, як новий екземпляр має працювати.

У цьому розділі наведено список запитань, які підготують вас до заповнення форми зв'язку. Спочатку, однак, знайдіть один або два моменти, щоб переглянути форму та її поля.

Перша сторінка форми зв'язку

Перша форма ініціалізації

Друга сторінка форми зв'язку

Форма для введення специфічних для виконання відомостей

Поля в червоному полі на цій другій сторінці також відображаються у формі ініціювання, яка відображається щоразу, коли робочий цикл запускається вручну, і його можна змінити для цього окремого запуску.

На початок сегмента

3. дванадцять запитань на відповідь

Щойно ви маєте відповідь на всі запитання в цьому розділі, ви зможете додати робочий цикл.

  1. Чи це тип робочого циклу?

  2. Один список або бібліотека чи уся колекція сайтів? і один тип вмісту або всі типи вмісту?

  3. Що таке хороше ім'я?

  4. Списки завдань і списки журналу: наявний або новий?

  5. Як (і хто) може запустити цей робочий цикл?

  6. Чи можна використовувати типи вмісту, які успадковують від цього робочого циклу?

  7. Учасники: які користувачі, у якому порядку?

  8. Які додаткові відомості потрібні учасникам?

  9. Коли виконуються завдання?

  10. Коли закінчиться цей робочий цикл?

  11. Хто має отримувати сповіщення?

  12. Чи буде цей процес керувати затвердженням вмісту робочого циклу?

01. чи це потрібний тип робочого циклу?

У своїх іменах є кілька шаблонів робочих циклів, які містять слово "затвердження". У цій статті йдеться про шаблон робочого циклу, який відображається в меню як затвердження – SharePoint 2010. Якщо ви не впевнені, що цей тип робочого циклу буде найкращим вибором, поверніться до сегмента вивчення цієї статті. Щоб отримати докладні відомості про інші доступні шаблони робочого циклу, перегляньте статтю, про робочі цикли, які входять до складу SharePoint, у розділі " Переглянути також ".

На початок сегмента

02. один список або бібліотека чи уся колекція сайтів? і Один тип вмісту або всі типи вмісту?

Ви можете зробити нову версію робочого циклу затвердження доступним лише в одному списку або бібліотеці, або ви можете зробити її доступним в усій колекції сайтів.

  • Якщо додати робочий цикл для окремого списку або бібліотеки, можна настроїти його для запуску в усіх типах вмісту або лише в одному типі вмісту.

  • Проте, якщо додати робочий цикл для всієї колекції сайтів, потрібно настроїти його лише для одного типу вмісту сайту.

Карта колекції сайтів з поясненням 3 способів додавання

Що таке тип вмісту?

Кожний документ або інший елемент, який міститься в списку або бібліотеці SharePoint, належить до одного або іншого типу вмісту. Тип вмісту може бути базовим і загальним, як-от документ або електронна таблиця Excel, або як вузькоспеціалізований договір або специфікація оформлення продукту. Деякі типи вмісту доступні в продуктах SharePoint за замовчуванням, але ви можете налаштувати ці та додавати інші користувачі, які ви створили самостійно. Докладні відомості наведено в статті створення або настроювання типу вмісту сайту та Додавання типу вмісту до списку або бібліотеки.

На початок сегмента

03. яка вдала назва?

Надання версії робочого циклу:

  • Чітко вказує на те, що він використовується.

  • Чітко розрізняє її з інших робочих циклів.

Приклад

Уявімо, що ви – учасник групи редакторів. Група хоче використовувати два різні робочі цикли затвердження для керування уявленням документів від сторонніх співавторів:

  • Ви запускаєте перший робочий цикл для кожного надісланого документа, щоб вирішити, чи прийняти його для процесу редагування.

  • Коли ви приймете та редагуєте надісланий документ, ви запускаєте другий робочий цикл на відредагований проект, щоб вирішити, чи прийняти його як остаточний.

Ви можете назвати перший процес затвердження подання надсилання та другий остаточний затвердження проекту.

Порада.: Як завжди, доцільно встановити послідовні правила іменування, а також переконатися, що всі, хто бере участь у робочих циклах, знайомі з цими конвенціями.

На початок сегмента

04. списки завдань і списки журналу: наявний або новий?

Робочий цикл може використовувати список завдань за замовчуванням для сайту та список журналу, а також використовувати інші доступні списки завдань і історії або надсилати нові списки лише для цього робочого циклу.

  • Якщо ваш сайт матиме численні робочі цикли, або якщо деякі робочі цикли залучать численні завдання, радимо запитувати нові списки для кожного робочого циклу. (Керування за довгими списками може сповільнюватися продуктивністю. Це швидше і простіше для системи, щоб зберегти кілька коротких списків, ніж один дуже довгий.)

  • Якщо завдання та журнал в цьому робочому циклі міститимуть конфіденційні або конфіденційні дані, які потрібно зберегти окремо від списку загальні завдання, обов'язково вкажіть, чи потрібно створити окремі списки для цього робочого циклу. (Після додавання робочого циклу переконайтеся, що для нових списків настроєно відповідні дозволи.)

На початок сегмента

05. як (і хто) може запустити цей робочий цикл?

Робочий цикл можна настроїти лише для роботи вручну або автоматично або лише в будь-якому разі.

  • Під час запуску робочого циклу затвердження для певного документа або елемента, відображається інша форма, форма Ініціація. Форма ініціювання містить більшість параметрів на другій сторінці форми зв'язку . Таким чином, якщо користувач, який запускає робочий цикл, хоче змінити будь-який із цих параметрів (лише для поточного екземпляра), вони можуть це зробити, перш ніж натискати кнопку Пуск. Перейдіть до контекстного меню «список > елемента» > робочі цикли > виберіть робочий цикл, щоб запустити його вручну.

  • З автоматичним запуском, звичайно, немає можливості представити форму ініціації, тому настройки за замовчуванням, указані у формі зв'язку, буде використано без будь-яких змін.

На рисунку нижче показано різницю між початком і автоматичним запуском вручну.

Порівняння форми для запуску вручну та автоматичного запуску

Будь-які зміни, внесені в формі ініціації, застосовуються лише під час поточного екземпляра робочого циклу. Щоб змінити постійні, стандартні настройки робочого циклу, ви редагуєте вихідну форму зв'язку , як описано в розділі змінення сегмента цієї статті.

Запуск вручну

Якщо дозволити запуск вручну, будь-який користувач, який має необхідні дозволи, може почати робочий цикл в будь-який час.

Переваги ручного запуску – це те, що ви та ваші колеги можуть запускати робочий цикл лише тоді, коли ви і коли ви використовуєте, і що під час кожного запуску ви матимете змогу змінити деякі параметри за допомогою форми ініціації.

Короткий приклад    Якщо потрібно запустити робочий цикл тільки на елементи, авторами яких є автор за межами вашої команди, а потім, починаючи з того часу, він автоматично працюватиме на тих, хто створив вас і ваших товаришів по команді. (Альтернативне рішення: зберегти один список або бібліотеку для записів від авторів у вашій команді, а також окремий список або бібліотеку для інших авторів. Таким чином, ви можете автоматично запускати робочий цикл, але лише у списку зовнішніх авторів. Інше рішення: додайте умову IF і набір , створений для певної особи. Докладні відомості про умови робочого циклу наведено в статті довідки.)

Основним недоліком посібника в керівництві є те, що хтось має пам'ятати про те, що робочий цикл потрібно виконати, коли це доречно.

Автоматичний запуск

Можна настроїти автоматичний запуск робочого циклу за допомогою будь-якого з наведених нижче подій.

  • Хтось спробує Опублікувати основну версію елемента.

  • Новий елемент створюється або завантажено до списку або бібліотеки.

  • Елемент, який уже зберігається у списку або бібліотеці, буде змінений.

Перевага автоматичного запуску полягає в тому, що ніхто не може не запам'ятовувати, щоб почати робочий цикл. Програма запускається щоразу, коли трапляється подія.

Короткий приклад    Якщо ви несете відповідальність за точність і правильність елемента у списку, ви можете додати робочий цикл затвердження до цього списку та вказати себе в ролі єдиного учасника. Робочий цикл можна настроїти для автоматичного запуску щоразу, коли елемент у списку буде змінений, і щоразу, коли буде додано новий елемент. Таким чином, ви завжди будете в курсі подій.

Два недоліки автоматичного запускає:

  • Не можна зупинити запуск робочого циклу щоразу, коли виникне подія під час запуску.

  • Не можна змінити будь-які настройки на початку окремого екземпляра.

Щоб отримати докладні відомості про запуск робочого циклу затвердження автоматично, коли хтось спробує Опублікувати основну версію елемента, ознайомтеся з елементом керування цієї статті.

На початок сегмента

06. чи можуть типи вмісту, успадковані від цього, також отримати цей робочий цикл?

Під час додавання робочого циклу до типу вмісту для всієї колекції сайтів можна також додати робочий цикл до всіх інших типів вмісту колекції сайтів, які успадковують від типу вмісту, до якого потрібно додати робочий цикл.

Примітки

  • Операція, яка виконує всі додаткові додавання, може зайняти багато часу, щоб завершити.

  • Якщо успадковувалися успадкування для сайтів або підсайтів, у яких потрібно додати цей робочий цикл до успадкування типів вмісту, переконайтеся, що ви – учасник групи власників на всіх цих сайтах або підсайтах, перш ніж запускати цю операцію.

На початок сегмента

07. Учасники: які люди, у якому порядку?

Потрібно вказати ім'я або адресу електронної пошти для кожної особи, якій буде призначено завдання рецензування.

Один етап або кілька етапів?    Можна вибрати лише один етап рецензування завдань або кілька етапів. Якщо у вас кілька етапів, етапи будуть виконуватися один за одним.

Паралельні огляди або серійні рецензії?    Для учасників на будь-якому етапі можна вибрати один із цих завдань, які призначено для рецензування, одночасно (паралельно) або їх перегляд завдань, призначених одне за одним (у послідовному числовому поданні) у порядку, у якому ви вказали. Параметр послідовний може бути корисний, якщо, наприклад, ви настроїли робочий цикл після першого відхилення, або якщо ви хочете, щоб учасники могли переглянути примітки від попередніх учасників як частину контексту своїх оглядів.

Приклад

Цей простий сценарій ілюструє кілька переваг як кількох етапів, так і послідовних відгуків:

Уявімо, що Френк додає новий робочий цикл затвердження. Він хоче, щоб його співробітники Ганна та Шон, щоб переглянути кожен елемент спочатку, перш ніж він сам його оглядав. Він також хоче, щоб робочий цикл закінчуватився перед власним рецензією, якщо його не було або Ганна або Шон відхилить елемент. Відвертий можна налаштувати в один із двох способів:

  • За допомогою послідовної перевірки   Френк встановлює одноступенева серійний огляд, у якому Ганна та Шон – перші два учасники, і він третій; і він вибирає кінцеву функцію першого відхилення .
    У цій домовленості Ганна повинна затвердити елемент перед призначенням Шона, а потім має затвердити елемент перед завданням Франка. Якщо Анна відхилить елемент, то не буде призначено завдання, ані Шон, ані Франк. і якщо Анна схвалює, але Шон відкидає, то робочий цикл все одно закінчується перед тим, як перевірити завдання Франка буде коли-небудь призначено.
    Нижче описано, як Френк настроює свій одноступенева серійний огляд.
    Форма з виділеною настройкою для етапу послідовного процесу
    Вибрано параметр завершення після першого відхилення

  • За допомогою двох етапів   Якщо Френк хоче, щоб Анна і Шон призначатимуться своїми відгуками одночасно, щоб Шон не дочекався того, що не потрібно чекати від Ганни, щоб завершити, перш ніж вона зможе почати, він може налаштувати два етапи в робочому циклі: перший паралельний етап для оглядів Анни та Шона, а другий окремий етап тільки для власного рецензування. Знову ж таки, він вибирає кінцеву функцію першого відхилення . Другий етап не запускається, доки не завершиться перший етап; знову ж таки, якщо ані Ганна або Шон відхилить елемент, завдання з перевірки Франка ніколи не буде призначено.
    Нижче описано, як Френк встановлює двоступенева Паралельна перевірка.
    Форма з виділеною настройкою для етапу паралельного процесу
    Вибрано параметр завершення після першого відхилення

Нижче наведено схеми обох рішень.

Послідовний робочий цикл і робочий цикл із двома етапами поруч

Зовнішні учасники    Існує особливий процес, який включає учасників, які не є учасниками вашої організації SharePoint. У цьому процесі учасник сайту виконує роль проксі-сервера для зовнішнього учасника.

Ось схема цього процесу:

Блок-схема процесу включення зовнішнього учасника

Призначити одне завдання кожній групі або одному члену групи?    Якщо ви включаєте групу адрес або список розсилки між учасниками робочого циклу, ви можете призначити робочий цикл одне завдання кожному члену групиабо призначити лише одне завдання для всієї групи (але все одно надсилаєте сповіщення про те, що одне завдання для кожного учасника). Якщо до всієї групи призначено лише одне завдання, то будь-який учасник групи може вимагати і виконати це одне завдання. (Ви знайдете вказівки, які претендують на групове завдання в повний сегмент цієї статті).

На початок сегмента

08. які додаткові відомості потребують учасники?

У формі зв'язку є текстове поле, у якому можна надати вказівки, відомості про вимоги, ресурси тощо.

Дві речі, які можуть включати:

  • Контактна інформація, у випадку, якщо учасники мають труднощі або запитання.

  • Якщо робочий цикл призначить лише одне завдання для кожної групи або списку розсилки, згадка про те, що один учасник кожної з цих груп має вимагати виконання завдання перед її завершенням. Таким чином, інші учасники групи не витрачайте час на початок того самого завдання. Ви знайдете відомості про те, як виконати завдання групи в цьому сегменті цієї статті.

На початок сегмента

09. коли йдуть завдання?

Ви можете вказати, коли завдання робочого циклу мають один або два способи:

За датою календаря    Можна вказати один день календаря, за допомогою якого виконуються всі завдання.

  • Якщо робочий цикл настроєно автоматично для автоматичного запуску, зазвичай використовувати цей параметр не потрібно. Це пояснюється тим, що значення дати, яке ви вказали, не буде автоматично скоригувати в залежності від поточної дати щоразу, коли робочий цикл почнеться автоматично.

За тривалістю завдання    Можна вказати кількість днів, тижнів або місяців, дозволених для завершення кожного завдання, починаючи з призначення завдання.

  • Термін дії календаря перевизначає указану тривалість завдання. Тобто: Якщо сьогодні є 10 червня, і мені призначено завдання сьогодні, що має триденну тривалість, але вона також має термін календаря 11 червня, то завдання буде пов'язано з 11 червня (термін календаря), а не 13 червня (кінець триденного тривалості).

На початок сегмента

10. Коли закінчиться цей робочий цикл?

Щоб уникнути даремно часу, витраченого на непотрібні Відгуки, ви можете вибрати, щоб завершити робочий цикл відразу (перед указаною або обчислюваною датою), коли відбувається один із двох подій:

  • Будь-який учасник відкидає цей елемент.

  • Елемент зміниться в будь-який спосіб.

Примітка.: Робочий цикл не може починатися з елемента, який зараз взято на редагування. Однак після запуску робочого циклу елемент для перевірки можна витягнути, щоб захистити його від змін. (Але доки цей елемент не буде повернуто знову, жоден інший робочий цикл не може починатися з нього.)

На початок сегмента

11. хто має отримувати повідомлення?

У полі копія на другій сторінці форми зв'язку можна вказати імена або адреси для всіх, хто має отримувати сповіщення щоразу, коли почнеться або завершується цей робочий цикл.

  • Введіть ім'я, яке не призводить до призначення завдання робочого циклу цьому користувачу.

  • Коли робочий цикл запускається вручну, користувач, який його запускає , отримує сповіщення про початок і закінчується без необхідності вказано в цьому полі.

  • Коли робочий цикл запускається автоматично, користувач, який його додав , отримує сповіщення про початок і закінчується без необхідності вказано в цьому полі.

На початок сегмента

12. чи буде цей процес керувати затвердженням вмісту робочого циклу?

У вас можуть бути списки або бібліотеки, у яких потрібно переглянути нові елементи та/або нові версії поточних записів для точності їх вмісту або для відповідності їх форми та стилю, перш ніж вони стануть видимими для всіх користувачів, які мають доступ до списку. Такий процес перевірки називається затвердженням вмісту.

У продуктах SharePoint можна скористатися робочим циклом затвердження, щоб зробити процес затвердження вмісту ще простішим і ефективнішим. Щоб отримати докладніші відомості, ознайомтеся з сегментами затвердження вмісту в цій статті.

Що далі?

Якщо ви готові додати новий робочий цикл затвердження до списку, бібліотеки або колекції сайтів, перейдіть до відповідного сегмента додавання (список або бібліотека або Колекція сайтів) цієї статті.

У вас може бути список і бібліотеки, у яких потрібно переглянути нові елементи та (або) нові версії поточних об'єктів, які потрібно перевірити на правильність їх вмісту або відповідність їх форми та стилю, перш ніж їх буде відображено для всіх користувачів, які мають доступ до списку. Такий процес перевірки називається затвердженням вмісту.

У продуктах SharePoint можна керувати затвердженням вмісту вручну без робочого циклу; але робочий цикл "затвердження SharePoint" може зробити процес ще простішим і ефективнішим.

Якщо ви ще не знайомі з функціями "керування версіями" та "затвердження вмісту" в продуктах SharePoint, радимо розпочати перегляд наведених нижче статей.

Існує два способи, за допомогою яких робочий цикл затвердження може керувати процесом затвердження вмісту, кожен спосіб, пов'язаний з одним елементом керування у формах зв'язку, які ви заповнюємо під час першого Додавання робочого циклу. Робочий цикл можна використовувати для будь-якого або обох.

Керування публікацією основних версій

На першій сторінці форми зв'язку в області " Параметри запуску " можна запустити цей робочий цикл, щоб затвердити публікацію основної версії елемента. Зверніть увагу на аспекти, зазначені нижче.

  • Цей параметр доступний лише для робочого циклу затвердження, який використовується для всіх типів вмісту в одному списку або бібліотеці, а не для будь-якого робочого циклу, який працює з елементами лише одного типу вмісту.

  • Щоб цей параметр був доступний, затвердження вмісту має бути ввімкнуто для списку або бібліотеки на сторінці "параметри керування версіями", а на цій же сторінці має бути вибрано параметр " створити основні та проміжні версії (чернетки) ".

  • Якщо вибрати цей параметр, ці два варіанти стають недоступні: Запуск цього робочого циклу, коли створюється новий елемент , і Запуск цього робочого циклу, коли елемент буде змінене.

  • Якщо вибрати цей параметр, робочий цикл автоматично запускатиметься на елементі, лише коли хтось спробує Опублікувати основну версію цього елемента.

  • У будь-якому одному списку або бібліотеці може бути лише один робочий цикл затвердження, який використовується для затвердження публікації основних версій. Якщо ви намагаєтеся призначити другий робочий цикл у тому самому списку або бібліотеці для цієї функції, вам буде запропоновано вибрати один або інший.

Елемент керування, який не відповідно до керування версіями

В області " Увімкнення затвердження вмісту " на другій сторінці форми зв'язку можна Оновити стан затвердження після завершення робочого циклу (цей робочий цикл використовується для керування затвердженням вмісту).

Цей параметр доступний у формі, якщо у списку або бібліотеці немає затвердження вмісту. У будь-якому разі значення в полі затвердження для елемента оновлюється відповідно до результату робочого циклу.

За допомогою цього параметра можна виконати наведені нижче дії.

  • Завжди запускати робочий цикл уручну або

  • Виберіть один або кілька параметрів автоматичного запуску на першій сторінці форми зв'язку або

  • Дозволити запуск вручну та автоматично

Керування вмістом для сайтів веб-публікацій

Елемент керування вмістом – це спеціалізований процес на сайтах, які публікують сторінки в Інтернеті. Відповідно, у веб-програмі публікування є спеціалізовані робочі процеси затвердження публікування, як-от шаблон сайту (іменований сайт публікування з робочим циклом), що містить версію цього робочого циклу, настроєного для використання в Інтернет-публікації.

Що далі?

Якщо ви готові додати новий робочий цикл затвердження до списку, бібліотеки або колекції сайтів, перейдіть до відповідного сегмента додавання (список або бібліотека або Колекція сайтів) цієї статті.

Якщо ви ще не знайомі з додаванням робочих циклів, можливо, вам буде корисно перевірити, чи сегмент " відомості " і сегмент плану в цій статті, перш ніж приступити до виконання кроків, наведених у цьому сегменті.

Розділи в цьому сегменті

  1. Підготовка

  2. Додавання робочого циклу

1. перед початком

Щоб додати робочий цикл, потрібно виконати дві справи.

Електронна пошта    Для того, щоб робочий цикл надсилав повідомлення електронної пошти та нагадування, потрібно ввімкнути електронну пошту для сайту SharePoint. Якщо ви не впевнені, що це вже зроблено, зверніться до свого адміністратора SharePoint. Також перегляньте програму SharePoint 2013 крок за кроком: настроювання для вихідної електронної пошти.

Дозволи    Параметри за замовчуванням SharePoint вимагають, щоб у вас є дозвіл на керування списками, щоб додати робочі цикли для списків, бібліотек або колекцій сайтів. (Група "власники" має дозвіл на керування списками за замовчуванням; Група "Учасники" та групи "відвідувачі" не. Додаткові відомості про дозволи наведено в розділі " відомості про цю статтю".)

На початок сегмента

2. Додавання робочого циклу

Указівки

  1. Відкрийте список або бібліотеку, для якої потрібно додати робочий цикл.

  2. На стрічці перейдіть на вкладку список або Бібліотека .

    Примітка.: Назва вкладки може відрізнятися залежно від типу списку або бібліотеки. Наприклад, у списку календарів вкладка має назву календар.

  3. У групі настройки натисніть кнопку Настройки робочого циклу.

  4. На сторінці "настройки робочого циклу" в розділі відображення зв'язків робочих циклів цього типу вкажіть, чи потрібно запускати робочий цикл у документі, списку або папці, а потім натисніть кнопку Додати робочий цикл.

  5. Заповніть першу сторінку форми зв'язку.
    (Інструкції, що слідують за ілюстрацією.)

    Додавання базових відомостей про робочий цикл з обведеними розділами

    Виноска номер один

    Тип вмісту

    Зберігайте вибраний варіант за замовчуванням, абовиберіть певний тип вмісту.

    Виноска номер два

    Шаблон

    Виберіть шаблон затвердження – SharePoint 2010 .

    Примітка.: Якщо шаблон затвердження – SharePoint 2010 не відображається у списку, зверніться до адміністратора SharePoint, щоб дізнатися про те, що вона активована для вашої колекції сайтів або робочої області. Якщо ви адміністратор, перейдіть до параметрів сайту > функцій колекції сайтів > активувати функцію робочих циклів .

    Виноска номер три

    Ім’я.

    Введіть ім'я для цього робочого циклу. Ім'я буде ідентифікувати цей робочий цикл для користувачів цього списку або бібліотеки.

    Щоб отримати рекомендації щодо іменування робочого циклу, ознайомтеся з сегментом плану цієї статті.

    Виноска номер чотири

    Список завдань

    Виберіть список завдань, який використовуватиметься з цим робочим циклом. Ви можете вибрати наявний список завдань або вибрати елемент Створити список завдань , щоб створити новий список.

    Щоб отримати відомості про причини створення нового списку завдань (на відміну від вибору наявного), ознайомтеся з сегментом плану цієї статті.

    Виноска номер 5

    History List

    Виберіть список журналу, який використовуватиметься з цим робочим циклом. Ви можете вибрати наявний список журналу або клацнути журнал робочого циклу (створити) , щоб створити новий список.

    Щоб отримати відомості про причини створення нового списку журналу (на відміну від вибору наявного), ознайомтеся з сегментом плану цієї статті.

    Номер виноски шість

    Варіанти запуску

    Укажіть спосіб або способи, у яких можна запустити цей робочий цикл.

    Щоб отримати відомості про вибір параметрів запуску, ознайомтеся з сегментом плану цієї статті.

    Щоб отримати відомості про використання робочого циклу для керування затвердженням вмісту, зокрема публікацією основних версій, ознайомтеся з сегментом елемента керування цієї статті.

    • Зверніть увагу, що параметр запустити цей робочий цикл для затвердження публікації основної версії елемента не відображається, якщо ви додаєте робочий цикл лише для одного типу вмісту.

    • Також зверніть увагу, що якщо вибрати параметр запустити цей робочий цикл для затвердження публікації основної версії елемента, два наведені нижче прапорці стають недоступні.

  6. Коли всі параметри цієї форми потрібні, натисніть кнопку Далі.

  7. Заповніть другу сторінку форми зв'язку.
    (Інструкції, що слідують за ілюстрацією.)

    Примітка.: Продукти SharePoint – це перші кілька параметрів на цій другій сторінці форми зв'язку – числами від одного до семи на рисунку нижче, від затверджувачів через CC – щоразу, коли робочий цикл запускається вручну, щоб можна було внести зміни до цих параметрів лише в одному екземплярі.

    Додавання значень за промовчанням для робочого циклу з обведеними полями

    Виноска номер один

    Призначення

    Укажіть ім'я або ім'я для користувачів, яким потрібно призначити робочий цикл.

    • Якщо завдання призначатимуться по черзі (у послідовному форматі)   
      Укажіть імена або адреси в порядку, у якому мають призначатися завдання.

    • Якщо всі завдання буде призначено одночасно (паралельно)   
      Порядок імен або адрес не має значення.

    • Якщо ви призначаєте завдання іншому користувачу, що не належить до вашої організації SharePoint   
      Докладні відомості про включення зовнішніх учасників наведено в розділі повний сегмент цієї статті.

    Виноска номер два

    порядок

    Укажіть, чи потрібно призначати завдання по черзі (послідовно) або відразу (паралельно).

    Докладні відомості про використання порядкового замовлення та паралельне замовлення наведено в сегменті плану цієї статті.

    Виноска номер три

    Додавання нового етапу

    Додайте будь-які етапи, які ви хочете отримати за межами першого, який ви щойно налаштували.

    • Щоб Видалити весь етап, клацніть поле призначити для цього етапу, а потім натисніть сполучення клавіш CTRL + Delete.

    Докладні відомості про використання кількох етапів наведено в сегменті плану цієї статті.

    Виноска номер чотири

    Розгортання груп

    • Установіть цей прапорець, щоб кожний учасник кожної групи, введеному в полі призначення , призначено одне завдання . (Кожен учасник групи отримає сповіщення про завдання, і кожен учасник матиме своє завдання для виконання.)

    • Установіть цей прапорець , щоб лише одне завдання, призначене кожній групі, введеній у поле призначення . (Кожен учасник групи отримає сповіщення про завдання, але будь-який учасник може вимагати і виконати одне завдання від імені всієї групи. Ви знайдете вказівки, які претендують на групове завдання в повний сегмент цієї статті.)

    Виноска номер 5

    Запит

    Будь-який текст, який ви включаєте, буде включено до кожного сповіщення про завдання, яке надсилає робочий цикл. Не забудьте додати будь-які додаткові інструкції або ресурси, які можуть знадобитися учасники, зокрема:

    • Контактна інформація.

    • Якщо потрібно, зверніть увагу на кілька завдань, призначених для цілих груп або списків розсилки. (Ви знайдете вказівки, які претендують на групове завдання в повний сегмент цієї статті).

    Номер виноски шість

    Термін і тривалість завдання

    Укажіть остаточну дату для всього робочого циклу та (або) вкажіть кількість днів, тижнів або місяців, дозволених для завершення кожного завдання від часу, коли його призначено.

    • Якщо цей робочий цикл запускається автоматично, зазвичай доцільно вийти з поля "термін для всіх завдань ", а також використовувати поля "два тривалості" для керування терміном. Ви завжди можете надати точну дату завершення у формі ініціації, якщо і коли ви запускаєте робочий цикл вручну.

    Щоб отримати докладні відомості про те, коли слід використовувати термін дії, і коли потрібно використовувати тривалість завдання, перегляньте сегмент плану цієї статті.

    Виноска номер сім

    КОПІЯ

    Укажіть імена або адреси електронної пошти тих, хто має сповіщати кожного разу під час запуску або завершення робочого циклу.

    • Введення імені тут не призводить до призначення завдання робочого циклу.

    • Коли робочий цикл запускається вручну, користувач, який його запускає , отримує сповіщення про початок і завершення, які не потрібно вказати в цьому полі.

    • Коли робочий цикл запускається автоматично, користувач, який спочатку додав , отримує сповіщення про початок і завершення, не зазначений у цьому полі.

    Виноска номер вісім

    Завершення робочого циклу

    Виберіть ні, ні або обидва ці варіанти.

    Щоб отримати докладні відомості про ці варіанти, ознайомтеся з сегментом плану цієї статті.

    Виноска номер дев’ять

    Увімкнення затвердження вмісту

    Установіть цей прапорець, якщо ви використовуєте цей робочий цикл для керування затвердженням вмісту.

    Щоб отримати докладні відомості про використання робочого циклу для керування затвердженням вмісту, зокрема публікацією основних версій, ознайомтеся з сегментом елемента керування цієї статті.

  8. Коли всі настройки на цій сторінці потрібні, натисніть кнопку зберегти , щоб створити робочий цикл.

Якщо ви ще не знайомі з додаванням робочих циклів, можливо, вам буде корисно перевірити, чи сегмент " відомості " і сегмент плану в цій статті, перш ніж приступити до виконання кроків, наведених у цьому сегменті.

Розділи в цьому сегменті

  1. Підготовка

  2. Додавання робочого циклу

1. перед початком

Щоб додати робочий цикл, потрібно виконати дві справи.

Електронна пошта    Для того, щоб робочий цикл надсилав повідомлення електронної пошти та нагадування, потрібно активувати повідомлення електронної пошти для сайту. Якщо ви не впевнені, що це вже зроблено, зверніться до свого адміністратора SharePoint. Також перегляньте програму SharePoint 2013 крок за кроком: настроювання для вихідної електронної пошти.

Дозволи    Параметри за замовчуванням SharePoint вимагають, щоб у вас є дозвіл на керування списками, щоб додати робочі цикли для списків, бібліотек або колекцій сайтів. (Група "власники" має дозвіл на керування списками за замовчуванням; Група "Учасники" та групи "відвідувачі" не. Додаткові відомості про дозволи наведено в розділі " відомості про цю статтю".)

На початок сегмента

2. Додавання робочого циклу

Указівки

  1. Перейдіть на домашню сторінку колекції сайтів (не домашню сторінку сайту або підсайту в колекції).

  2. Клацніть піктограму настройки Кнопка "Параметри" на загальнодоступному веб-сайті SharePoint Online а потім виберіть пункт Параметри сайту.

  3. На сторінці "Параметри сайту" в розділі колекції веб-конструкторавиберіть пункт типи вмісту сайту.

  4. На сторінці "типи вмісту сайту" виберіть ім'я типу вмісту сайту, для якого потрібно додати робочий цикл.

    Примітка.: Робочий цикл, доданий до всієї колекції сайтів, має бути додано лише для лише одного типу вмісту.

    Типи вмісту документа з виділеним типом

    1. На сторінці вибраного типу вмісту в розділі настройкивиберіть пункт Настройки робочого циклу.
      Посилання на настройки робочого циклу в розділі ''Настройки''

    2. На сторінці "настройки робочого циклу" виберіть посилання Додати робочий цикл .
      Посилання ''Додати робочий цикл''

    3. Заповніть першу сторінку форми зв'язку.
      (Інструкції, що слідують за ілюстрацією.)

    Сторінка настроювання робочого циклу

    Виноска номер один

    Шаблон

    Виберіть шаблон затвердження – SharePoint 2010 .

    Примітка.: Якщо шаблон затвердження – SharePoint 2010 не відображається у списку, зверніться до адміністратора SharePoint, щоб дізнатися про те, що вона активована для вашої колекції сайтів або робочої області. Якщо ви адміністратор, перейдіть до параметрів сайту > функцій колекції сайтів > активувати функцію робочих циклів.

    Виноска номер два

    Ім’я.

    Введіть ім'я для цього робочого циклу. Ім'я буде ідентифікувати цей робочий цикл для користувачів цієї колекції сайтів.

    Щоб отримати рекомендації щодо іменування робочого циклу, ознайомтеся з сегментом плану цієї статті.

    Виноска номер три

    Список завдань

    Виберіть список завдань, який використовуватиметься з цим робочим циклом. Ви можете вибрати наявний список завдань або вибрати елемент Створити список завдань , щоб створити новий список.

    Щоб отримати відомості про причини створення нового списку завдань (на відміну від вибору наявного), ознайомтеся з сегментом плану цієї статті.

    Виноска номер чотири

    History List

    Виберіть список журналу, який використовуватиметься з цим робочим циклом. Ви можете вибрати наявний список журналу або клацнути журнал робочого циклу (створити) , щоб створити новий список.

    Щоб отримати відомості про причини створення нового списку журналу (на відміну від вибору наявного), ознайомтеся з сегментом плану цієї статті.

    Виноска номер 5

    Варіанти запуску

    Укажіть спосіб або способи, у яких можна запустити цей робочий цикл.

    Щоб отримати відомості про вибір параметрів запуску, ознайомтеся з сегментом плану цієї статті.

    Номер виноски шість

    Додати цей робочий цикл до дочірніх типів вмісту?

    Укажіть, чи потрібно додати цей робочий цикл до (пов'язаного з) всіх інших типів вмісту сайту та списків, успадкованих від цього типу вмісту.

    • Операція, яка виконує всі додаткові додавання, може зайняти багато часу, щоб завершити.

    • Якщо успадкування розбито на будь-які сайти або підсайти, у яких потрібно додати цей робочий цикл для успадкування типів вмісту, переконайтеся, що ви – учасник групи власників на всіх цих сайтах або підсайтах, перш ніж виконувати цю операцію.

  5. Коли всі настройки на цій сторінці потрібні, натисніть кнопку Далі.

  6. Заповніть другу сторінку форми зв'язку.
    (Інструкції, що слідують за ілюстрацією.)

    Примітка.: SharePoint продукти надає вам перші кілька параметрів на цій другій сторінці форми зв'язку – числами від однієї до семи на рисунку нижче, від затверджувачів через CC – щоразу, коли робочий цикл запускається вручну, щоб можна було внести зміни до цих параметрів лише для одного екземпляра.

    Додавання значень за промовчанням для робочого циклу з обведеними полями

    Виноска номер один

    Призначення

    Укажіть імена або адреси користувачів, яким потрібно призначити робочий цикл для призначення завдань.

    • Якщо завдання призначатимуться по черзі (у послідовному форматі)   
      Укажіть імена або адреси в порядку, у якому потрібно призначити завдання.

    • Якщо всі завдання буде призначено одночасно (паралельно)   
      Порядок імен або адрес не має значення.

    • Якщо ви призначаєте завдання іншому користувачу, що не належить до вашої організації SharePoint   
      Докладні відомості про включення зовнішніх учасників наведено в розділі повний сегмент цієї статті.

    Виноска номер два

    порядок

    Укажіть, чи потрібно призначати завдання по черзі (послідовно) або відразу (паралельно).

    Докладні відомості про використання порядкового замовлення та паралельне замовлення наведено в сегменті плану цієї статті.

    Виноска номер три

    Додавання нового етапу

    Додайте будь-які етапи, які ви хочете отримати за межами першого, який ви щойно налаштували.

    • Щоб Видалити весь етап, клацніть поле призначити для цього етапу, а потім натисніть сполучення клавіш CTRL + Delete.

    Докладні відомості про використання кількох етапів наведено в сегменті плану цієї статті.

    Виноска номер чотири

    Розгортання груп

    • Установіть цей прапорець, щоб кожний учасник кожної групи, введеному в полі призначення , призначено одне завдання . (Кожен учасник групи отримає сповіщення про завдання, і кожен учасник матиме своє завдання для виконання.)

    • Щоб лише одне завдання призначено всій групі , яку ви ввели в полі призначення , зніміть цей прапорець. (Кожен учасник групи отримає сповіщення про завдання, але будь-який учасник може вимагати і виконати одне завдання від імені всієї групи. Ви знайдете інструкції, які претендують на групове завдання в повний сегмент цієї статті.)

    Виноска номер 5

    Запит

    Будь-який текст, який ви включаєте, буде включено до кожного сповіщення про завдання, яке надсилає робочий цикл. Не забудьте додати будь-які додаткові інструкції або ресурси, які можуть знадобитися учасники, зокрема:

    • Контактна інформація.

    • Якщо потрібно, зверніть увагу на кілька завдань, призначених для цілих груп або списків розсилки. (Ви знайдете вказівки, які претендують на групове завдання в повний сегмент цієї статті).

    Номер виноски шість

    Термін і тривалість завдання

    Укажіть остаточну дату для всього робочого циклу та (або) вкажіть кількість днів, тижнів або місяців, дозволених для завершення кожного завдання від часу, коли його призначено.

    • Якщо цей робочий цикл запускається автоматично, зазвичай доцільно вийти з поля "термін для всіх завдань ", а також використовувати поля "два тривалості" для керування терміном. Ви завжди можете надати точну дату завершення у формі ініціації, якщо і коли ви запускаєте робочий цикл вручну.

    Щоб отримати докладні відомості про те, коли слід використовувати термін дії, і коли потрібно використовувати тривалість завдання, перегляньте сегмент плану цієї статті.

    Виноска номер сім

    КОПІЯ

    Укажіть імена або адреси електронної пошти тих, хто має сповіщати кожного разу під час запуску або завершення робочого циклу.

    • Введення імені тут не призводить до призначення завдання робочого циклу.

    • Коли робочий цикл запускається вручну, користувач, який його запускає , отримує сповіщення про початок і завершення, які не потрібно вказати в цьому полі.

    • Коли робочий цикл запускається автоматично, користувач, який спочатку додав , отримує сповіщення про початок і завершення, не зазначений у цьому полі.

    Виноска номер вісім

    Завершення робочого циклу

    Виберіть ні, ні або обидва ці варіанти.

    Щоб отримати докладні відомості про ці варіанти, ознайомтеся з сегментом плану цієї статті.

    Виноска номер дев’ять

    Увімкнення затвердження вмісту

    Установіть цей прапорець, якщо ви використовуєте цей робочий цикл для керування затвердженням вмісту.

    Щоб отримати докладні відомості про використання робочого циклу для керування затвердженням вмісту, зокрема публікацією основних версій, ознайомтеся з сегментом елемента керування цієї статті.

  7. Коли всі настройки на цій сторінці потрібні, натисніть кнопку зберегти , щоб створити робочий цикл.

Що далі?

Якщо все буде Готово, перейдіть до сегмента початку цієї статті та запустіть перший екземпляр, щоб перевірити новий робочий цикл.

Робочий цикл можна настроїти лише для роботи вручну, лише автоматично або в будь-який спосіб:

  • Уручну в будь-який час, будь-хто, хто має необхідні дозволи.

  • Автоматично щоразу, коли виконується вказана подія запуску. Тобто, коли елемент буде додано до списку або бібліотеки, і/або коли елемент у списку змінюється будь-яким способом, і/або коли хтось спробує Опублікувати основну версію елемента).
    (Запуск події або подій вказано на першій сторінці форми зв'язку під час оригінальної Асоціації та конфігурації робочого циклу. Щоб отримати докладніші відомості, ознайомтеся з сегментом плану цієї статті.)

Примітка.: Робочий цикл не може починатися з елемента, який зараз взято на редагування. Однак після запуску робочого циклу елемент для перевірки можна витягнути, щоб захистити його від змін. (Але доки цей елемент не буде повернуто знову, жоден інший робочий цикл не може починатися з нього.)

Розділи в цьому сегменті

  1. Автоматичний запуск робочого циклу

  2. Запуск робочого циклу вручну

  3. Початок роботи вручну зі списку або бібліотеки

  4. Початок роботи з уручну в програмі Microsoft Office

1. Запуск робочого циклу автоматично

Якщо робочий цикл настроєно для автоматичного запуску, то під час кожного запуску події виконується робочий цикл на елементі, який його викликав.

Під час запуску робочого циклу вона призначає перше завдання або завдання та надсилає сповіщення про завдання кожному з них. Тим часом, вона також надсилає сповіщення про початок (від сповіщень про завдання) користувачу, який спочатку додав робочий цикл, і будь-якому користувачу, який відображається в полі копія другої сторінки форми зв'язку.

Примітка.: Коли новий робочий цикл буде додано автоматично , термін" для всіх завдань " на другій сторінці форми зв'язку зазвичай залишиться пустим, тому що будь-яке явне значення дати, указане в ньому, небуде автоматично скоригувати в залежності від дати, коли робочий цикл запускається щоразу. Щоб отримати докладніші відомості, ознайомтеся з сегментом плану цієї статті.

На початок сегмента

2. Запуск робочого циклу вручну

Примітка про дозволи    Зазвичай потрібно мати дозвіл на редагування елемента для запуску робочого циклу. (За замовчуванням Група "Учасники" та Група "власники" мають цей дозвіл, але Група "відвідувачі" не. Проте власник також може вибрати, що на основі робочого циклу, щоб вимагати дозвіл на керування списками для користувачів, які ініціуватимуть робочий цикл. Вибравши цей параметр, власники можуть по суті визначати, що лише вони та інші власники можуть почати певний робочий цикл. Щоб отримати докладніші відомості, ознайомтеся з сегментом вивчення цієї статті.)

Два місця для початку

Робочий цикл можна запустити вручну з будь-якого з двох розташувань:

  • У списку або бібліотеці , де зберігається елемент

  • Відкрити в програмі Microsoft Office, уякому його створено. (Зверніть увагу, що це має бути інстальована програма, а не веб-версія програми.)

Решта двох розділів у цьому сегменті містять інструкції для обох методів.

На початок сегмента

3. починайте вручну зі списку або бібліотеки

  1. Перейдіть до списку або бібліотеки, де зберігається елемент, для якого потрібно виконати робочий цикл.

  2. Клацніть три крапки поруч із іменем елемента, а потім у діалоговому вікні клацніть три крапки, щоб відкрити меню елемент, а потім у розкривному меню виберіть пункт робочі цикли .

  3. На сторінці робочі цикли: ім'я елемента в розділі почати новий робочий циклвиберіть робочий цикл, який потрібно запустити.
    Посилання для запуску робочого циклу

  4. На сторінці "змінення робочого циклу" у формі ініціації внесіть потрібні зміни до певного екземпляра робочого циклу.

    Примітка.: Зміни, внесені тут, у формі ініціації використовуються лише під час поточного екземпляра робочого циклу. Якщо потрібно внести зміни, які застосовуватимуться щоразу під час виконання робочого циклу, або якщо потрібно змінити настройки робочого циклу, які не відображаються в цій формі, перегляньте розділ змінення сегмента цієї статті.

    Форма ініціалізації

    Виноска номер один

    Призначення

    Внесіть будь-які зміни до списку користувачів, яким потрібно призначити робочий цикл для призначення завдань.

    • Якщо завдання призначатимуться по черзі   
      Укажіть імена або адреси в порядку, у якому мають призначатися завдання.

    • Якщо всі завдання буде призначено одночасно   
      Порядок імен або адрес не має значення.

    • Якщо ви призначаєте завдання іншому користувачу, що не належить до вашої організації SharePoint   
      Докладні відомості про включення зовнішніх учасників наведено в розділі повний сегмент цієї статті.

    Виноска номер два

    порядок

    Переконайтеся, що в специфікації потрібно призначати завдання по черзі (у послідовному форматі) або одразу (паралельно).

    Докладні відомості про використання порядкового замовлення та паралельне замовлення наведено в сегменті плану цієї статті.

    Виноска номер три

    Додавання нового етапу

    Додайте або будь-які етапи, які не потрібно настроювати за межами одного або тих, які зараз настроєно.

    • Щоб Видалити весь етап, клацніть поле призначити для цього етапу, а потім натисніть сполучення клавіш CTRL + Delete.

    Докладні відомості про використання кількох етапів наведено в сегменті плану цієї статті.

    Виноска номер чотири

    Розгортання груп

    • Установіть цей прапорець, щоб кожний Учасник кожної групи, введеному в полі призначення , призначено одне завдання . (Кожен учасник групи отримає сповіщення про завдання, і кожен учасник матиме своє завдання для виконання.)

    • Установіть цей прапорець , щоб лише одне завдання, призначене кожній групі, введеній у поле призначення . (Кожен учасник групи отримає сповіщення про завдання, але будь-який учасник може вимагати і виконати одне завдання від імені всієї групи. Ви знайдете інструкції, які претендують на групове завдання в повний сегмент цієї статті.)

    Виноска номер 5

    Запит

    Будь-який текст, який ви включаєте, буде включено до кожного сповіщення про завдання, яке надсилає робочий цикл. Не забудьте додати будь-які додаткові інструкції або ресурси, які можуть знадобитися учасники, зокрема:

    • Контактна інформація для запитань і проблем

    • Якщо це можливо, зверніть увагу на кілька завдань, призначених для цілих груп або списків розсилки (наведено вказівки про те, як виконувати завдання групи в повністю сегменті цієї статті).

    Номер виноски шість

    Термін і тривалість завдання

    Укажіть остаточну дату для всього робочого циклу та (або) вкажіть кількість днів, тижнів або місяців, дозволених для завершення кожного завдання від часу, коли його призначено.

    Щоб отримати докладні відомості про те, коли слід використовувати термін дії, і коли потрібно використовувати тривалість завдання, перегляньте сегмент плану цієї статті.

    Виноска номер сім

    КОПІЯ

    Внесіть потрібні доповнення або видалення. Пам'ятайте:

    • Введення імені тут не призводить до призначення завдання робочого циклу.

    • Оскільки ви починаєте роботу робочого циклу вручну, ви отримуватимете сповіщення про запуск і зупинення, чи вказано ви в цьому полі.

  5. Якщо у вас є всі настройки у формі ініціювання належним чином, натисніть кнопку почати , щоб почати робочий цикл.

Робочий цикл призначає перше завдання або завдання, а тим часом надсилає вам сповіщення про початок і будь-кому, що відображається в полі " копія " форми ініціації.

На початок сегмента

  1. Відкрийте елемент у інстальованій програмі Office на комп'ютері.

  2. У відкритому елементі відкрийте вкладку файл , натисніть кнопку зберегти & відправити, а потім виберіть робочий цикл, який потрібно запустити для елемента.

  3. Якщо відображається таке повідомлення про те, що робочий цикл має бути повернуто файл, натисніть кнопку повернути .

  4. Натисніть кнопку великий Запуск робочого циклу .

  5. На сторінці "змінення робочого циклу" у формі ініціації внесіть потрібні зміни до певного екземпляра робочого циклу.

    Примітка.: Зміни, внесені тут, у формі ініціації використовуються лише під час поточного екземпляра робочого циклу. Якщо потрібно внести зміни, які застосовуватимуться щоразу під час виконання робочого циклу, або якщо потрібно змінити настройки робочого циклу, які не відображаються в цій формі, перегляньте розділ ЗМІНЕННЯ сегмента цієї статті.

    Форма ініціалізації

Виноска номер один

Призначення

Внесіть будь-які зміни до списку користувачів, яким потрібно призначити робочий цикл для призначення завдань.

  • Якщо завдання призначатимуться по черзі (у послідовному форматі)   
    Укажіть імена або адреси в порядку, у якому мають призначатися завдання.

  • Якщо всі завдання буде призначено одночасно (паралельно)   
    Порядок імен або адрес не має значення.

  • Якщо ви призначаєте завдання іншому користувачу, що не належить до вашої організації SharePoint   
    Докладні відомості про включення зовнішніх учасників наведено в розділі повний сегмент цієї статті.

Виноска номер два

порядок

Переконайтеся, що в специфікації потрібно призначати завдання по черзі (у послідовному форматі) або одразу (паралельно).

Докладні відомості про використання порядкового замовлення та паралельне замовлення наведено в сегменті плану цієї статті.

Виноска номер три

Додавання нового етапу

Додайте або будь-які етапи, які не потрібно настроювати за межами одного або тих, які зараз настроєно.

  • Щоб Видалити весь етап, клацніть поле призначити для цього етапу, а потім натисніть сполучення клавіш CTRL + Delete.

Докладні відомості про використання кількох етапів наведено в сегменті плану цієї статті.

Виноска номер чотири

Розгортання груп

  • Установіть цей прапорець, щобкожний Учасник кожної групи, введеному в полі призначення , призначено одне завдання. (Кожен учасник групи отримає сповіщення про завдання, і кожен учасник матиме своє завдання для виконання.)

  • Установіть цей прапорець , щоб лише одне завдання, призначене кожній групі, введеній у поле призначення . (Кожен учасник групи отримає сповіщення про завдання, але будь-який учасник може вимагати і виконати одне завдання від імені всієї групи. Ви знайдете інструкції, які претендують на групове завдання в повний сегмент цієї статті.)

Виноска номер 5

Запит

Будь-який текст, який ви включаєте, буде включено до кожного сповіщення про завдання, яке надсилає робочий цикл. Не забудьте додати будь-які додаткові інструкції або ресурси, які можуть знадобитися учасники, зокрема:

  • Контактна інформація для запитань і проблем.

  • Якщо це можливо, зверніть увагу на кілька завдань, призначених для цілих груп або списків розсилки. (Ви знайдете вказівки, які претендують на групове завдання в повний сегмент цієї статті).

Номер виноски шість

Термін і тривалість завдання

Укажіть остаточну дату для всього робочого циклу та (або) вкажіть кількість днів, тижнів або місяців, дозволених для завершення кожного завдання від часу, коли його призначено.

Щоб отримати докладні відомості про те, коли слід використовувати термін дії, і коли потрібно використовувати тривалість завдання, перегляньте сегмент плану цієї статті.

Виноска номер сім

КОПІЯ

Внесіть потрібні доповнення або видалення. Пам'ятайте:

  • Введення імені тут не призводить до призначення завдання робочого циклу.

  • Оскільки ви починаєте роботу робочого циклу вручну, ви отримуватимете сповіщення про запуск і зупинення, чи вказано ви в цьому полі.

  1. Якщо у вас є настройки у формі ініціювання належним чином, натисніть кнопку почати , щоб почати робочий цикл.

Робочий цикл призначає перше завдання або завдання, а тим часом надсилає вам сповіщення про початок і будь-кому, що відображається в полі " копія " форми ініціації.

Що далі?

  • Якщо це перший час, коли цей робочий цикл запущено, інші учасники можуть отримати відомості та допомогти, щоб завершити призначені завдання. (Вони можуть шукати повний сегмент цієї статті корисною.)

  • Крім того, варто перевірити, чи отримують учасники сповіщення електронною поштою, і особливо про те, що сповіщення не буде засланий фільтрами небажаної пошти.

  • І, звісно, ви можете виконати одну або кілька завдань робочого циклу. Перейдіть до повного сегмента цієї статті, щоб отримати докладні відомості про те, як їх виконати.

  • Тим часом, щоб дізнатися, як можна відстежувати перебіг поточного екземпляра робочого циклу, перейдіть до сегмента монітора цієї статті.

Якщо це перший час, який призначається завдання в робочому циклі затвердження, може знадобитися перевірити цей сегмент статті повністю, перш ніж завершити завдання. Таким чином, ви дізнаєтеся про всі варіанти, які можна відкрити.

Примітка.: Якщо ви знаєте, що завдання робочого циклу призначено вам, але в папці "Вхідні" електронної пошти не з'явилося повідомлення про те, що сповіщення не було спотвореним фільтром небажаної пошти. Якщо це так, Налаштуйте відповідні параметри фільтра.

Спочатку переконайтеся, що у вас є правильна стаття

Для різних типів робочих циклів потрібні різні дії завдань.

Тому, перш ніж почати, переконайтеся, що завдання, яке ви призначили, дійсно завдання робочого циклу затвердження, а не завдання для іншого типу робочого циклу.

Знайдіть текст, який можна затвердити в будь-якому з таких розташувань:

  • У рядку теми сповіщення про завдання
    сповіщення про завдання з обведеним текстом ''Затвердьте, будь ласка''

  • У рядку повідомлень в елементі, який потрібно переглянути
    елемент для перевірки з обведеним текстом ''Перевірте, будь ласка''

  • У заголовку завдання на сторінці "стан робочого циклу"
    завдання у списку на сторінці ''Стан робочого циклу'' з обведеним текстом (Перевірте, будь-ласка)

Якщо ви не бачите текст у цих розташуваннях, зверніться до користувача , який почав або спочатку додав робочий цикл, щоб дізнатися, який шаблон робочого циклу засновано на основі, а також чи є його настроюваним робочим циклом. Ви знайдете посилання на статті про те, як використовувати інші типи робочих циклів, що входять до складу продуктів SharePoint, у розділі " Переглянути також у цій статті".

Якщо ваше завдання – це завдання затвердження, але Продовжуйте читати!

Розділи в цьому сегменті

  1. Огляд процесу

  2. Перехід до елемента та форми завдання з повідомлення про завдання

  3. Перехід до елемента та форми завдання зі списку або бібліотеки

  4. Перевірка елемента

  5. Завершення та надсилання форми завдання

  6. Прострочені сповіщення

  7. Твердження та завершення групового завдання (необов'язково)

  8. Запит на змінення елемента (необов'язково)

  9. Перепризначення завдання затвердження іншому користувачу (необов'язково)

  10. Виконання завдання від імені стороннього учасника (необов'язково)

1. огляд процесу

Під час призначення завдання в робочому циклі зазвичай можна дізнатися про завдання одним із трьох способів:

  • Ви отримали сповіщення про завдання електронної пошти.

  • Ви відкриваєте документ Microsoft Office і побачите рядок повідомлень, що інформує вас про те, що вам призначено пов'язане завдання.

  • Ви перевіряте сайт SharePoint і виявите, що зараз призначено одне або кілька завдань.

Коли ви визначили завдання робочого циклу затвердження, ви зазвичай робите дві речі:

  • Перевірка елемента    Дізнайтеся, чи можна затвердити елемент у поточному стані.

  • Виконання завдання    Щоб надіслати результати перевірки, скористайтеся формою завдання.

Таким чином, ці три пункти беруть участь у завершенні виконання завдання.

  • Повідомлення електронної пошти (яке ви отримали у вигляді електронного листа)

  • Елемент, надісланий для затвердження (який ви відкриваєте та перегляне)

  • Форма завдання (яку ви відкриваєте, завершеного та надсилання)

Ось як виглядають ці три пункти.

Сповіщенням про завдання, елемент для перевірки та форма завдання

Примітка.: Кнопка Відкрити це завдання на стрічці в повідомленні про завдання відображається, лише Якщо повідомлення відкрито в повному інстальованій версії Outlook, а не в разі відкриття веб-застосунку Outlook Web Access.

На початок сегмента

2. перехід до елемента та форми завдання з повідомлення про завдання

Указівки

  1. У сповіщенні про завдання в розділі щоб виконати це завдання виберіть посилання на елемент.

  2. У відкритому елементі натисніть кнопку Відкрити це завдання в рядку повідомлень.

Перехід до елемента та форми завдання з повідомлення електронної пошти

Примітка.: Кнопка Відкрити це завдання на стрічці в повідомленні про завдання відображається, лише Якщо повідомлення відкрито в повному інстальованій версії Outlook, а не в разі відкриття веб-застосунку Outlook Web Access.

На початок сегмента

3. перехід до елемента та форми завдання зі списку або бібліотеки

Указівки

  1. У списку або бібліотеці, де зберігається елемент, клацніть посилання виконується , пов'язане з елементом і робочим циклом.

  2. На сторінці "стан робочого циклу" виберіть назву завдання.

  3. У формі завдання в полі це завдання робочого циклу застосовується до рядка повідомлень, виберіть посилання на елемент.

Перехід до елемента та форми завдання зі списку або бібліотеки

На початок сегмента

4. перегляньте елемент

У цьому прикладі елемент – документ Microsoft Word.

Порада.: Якщо це завдання групи – це окреме завдання, призначене для цілої групи або списку розсилки, щоб один учасник групи міг завершити завдання для всієї групи, а потім доцільно виконати вимоги до завдання, перш ніж переглядати елемент. Таким чином, ви зменшите ймовірність того, що інший учасник групи також перегляне цю статтю. Щоб отримати вказівки, ознайомтеся з розділом 7 у цьому сегменті, претензії та завершення групового завдання.

Відкритий елемент для перевірки з відображенням жовтих смуг

Зверніть увагу на два жовті смужки повідомлень у верхній частині документа:

  • Сервер лише для читання   Цей документ відкрито в режимі лише для читання (тобто ви можете прочитати документ, але не можете внести зміни в нього).
    (Зверніть увагу, що під час виконання завдання робочого циклу затвердження зазвичай ви не вносите жодних змін безпосередньо до самого елемента. Натомість ви використовуєте форму завдання для реєстрації всіх ваших відповідей.)

  • Завдання робочого циклу   Коли ви будете готові зареєструвати відповідь у формі завдання, натисніть кнопку Відкрити це завдання .

На початок сегмента

5. заповніть та надішліть форму завдання

Форма завдання для завдання робочого циклу затвердження виглядає приблизно так.

Форма завдання робочого циклу

Зверніть увагу, що перші два елементи (видалити елемент і це завдання робочого циклу застосовується до заголовка елемента) не відображаються в формі завдання, коли її відкрито зсередини елемента для рецензування.

Виноска номер один

Видалення елемента

Щоб видалити це завдання з поточного екземпляра робочого циклу, натисніть цю кнопку.

  • Видалення завдання не видаляє елемент, який потрібно переглянути.

  • Якщо видалити завдання, функція Action (і записується в історію як) відмову від документа. Тому, якщо робочий цикл настроєно на завершення першого відхилення, то видалення завдання завершується робочим циклом.

  • Завдання, яке видалено, більше не відображається в області завдань на сторінці "стан робочого циклу". (Однак видалення та подальше автоматичне відхилення все одно записується в області історії сторінки).

    Примітка.: Якщо ви не запускали цей екземпляр робочого циклу, можливо, ви захочете звернутися до користувача, який його запустив, перш ніж видалити завдання.

Виноска номер два

Це завдання робочого циклу застосовується до заголовка елемента

Щоб відкрити елемент для перевірки, клацніть посилання тут.

Виноска номер три

Стан, запитано, консолідовані примітки, термін

Ви не можете редагувати або змінювати дані в цих чотирьох полях, але ці відомості можуть виявитися корисними.

Зверніть увагу, що в полі " консолідовані примітки " містяться не лише додаткові вказівки з виконання завдання, а також усі примітки, надіслані учасниками, які вже виконали завдання в цьому ж екземплярі робочого циклу.

Таким же чином, після того, як ви відправите власну форму, усі примітки, які ви включаєте в полі примітки (4), також відображатимуться в полі консолідовані примітки для подальших учасників.

Виноска номер чотири

Примітки

Будь-який текст, введений тут, буде записано в журналі робочого циклу, а також відображатиметься в полі консолідовані примітки (3) для подальших учасників.

Виноска номер 5

Затвердження

Щоб затвердити елемент, спочатку введіть будь-які примітки, які потрібно зробити в полі примітки (4), а потім натисніть цю кнопку.

Номер виноски шість

Відхилити

Щоб відхилити елемент, спочатку введіть будь-які примітки, які потрібно зробити в поліпримітки (4), а потім натисніть цю кнопку.

Виноска номер сім

Скасувати

Щоб закрити форму завдання без збереження будь-яких змін і відповідей, натисніть цю кнопку. Завдання залишиться неповним і вам призначено.

Виноска номер вісім

Запит на змінення

Щоб надіслати запит на змінення елемента, натисніть цю кнопку.

Для ілюстрації форми, у якій потрібно вказати відомості про ваш запит, а також додаткові вказівки, перейдіть до розділу 8 цього сегмента, запит на змінення елемента.

Примітка.: Цей параметр може бути вимкнуто для деяких завдань робочого циклу.

Виноска номер дев’ять

Повторне призначення завдання

Щоб перепризначити завдання затвердження іншому користувачу, натисніть цю кнопку.

Для ілюстрації сторінки, у якій буде введено відомості про перепризначення, а також додаткові вказівки, перейдіть до розділу 7 у цьому сегменті, Перепризначте завдання затвердження іншому користувачу.

Примітка.: Цей параметр може бути вимкнуто для деяких завдань робочого циклу.

На початок сегмента

6. прострочені сповіщення

Якщо завдання або цілий екземпляр робочого циклу прострочено для завершення, сповіщення автоматично надсилатиметься на:

  • Користувач, якому призначено завдання

  • Користувач, який почав робочий цикл (або, якщо початок було автоматично, користувачу, який спочатку додав робочий цикл)

На початок сегмента

7. претензії та завершення групового завдання (необов'язково)

Якщо до всієї групи, до якої ви належите, призначено лише одне завдання, то будь-який учасник групи може вимагати і виконати це одне завдання від імені всієї групи.

Вимагати виконання завдання, перш ніж переглядати елемент. Як тільки ви стверджуєте завдання, його призначено, і жоден інший учасник групи не зможе її завершити. (Таким чином, тільки одна особа виконує необхідні роботи).

  1. На сторінці "стан робочого циклу" наведіть вказівник миші на ім'я завдання, призначеного групі, доки не з'явиться стрілка

  2. Клацніть стрілку, виберіть команду редагувати елемент , а потім у формі завдання натисніть кнопку завдання на вимогу .
    Як зарезервувати групове завдання

Коли сторінка стану робочого циклу оновлюється, можна побачити, що завдання більше не призначено групі, а саме для вас.

Пізніше, якщо потрібно знову звільнити завдання до групи, не виконавши її, виконайте ті самі дії, щоб повернутися до форми завдання, а тепер натисніть кнопку завдання випуску .

Кнопка ''Звільнити завдання'' у формі завдання

На початок сегмента

8. запит на змінення елемента (необов'язково)

Перш ніж почати цей процес, зверніть увагу, що робочий цикл може бути настроєний негайно , якщо до елемента буде внесено будь-які зміни. Радимо звернутися до користувача, який почав або спочатку додав робочий цикл, щоб переконатися в тому, що все буде змінено, і для робочого циклу, щоб завершити роботу в цій точці.

Ми покажемо, як перейти за запитом, помістивши його в сценарій:

Спершу Уявімо, що твоє ім'я – відвертий.

Після цього Уявімо, що під час роботи над документом, на якому її створено, він почав працювати з робочим циклом затвердження.

Під час ознайомлення з новим документом Ганни ви відчуваєте, що вступ занадто довгий.

У нижній частині форми завдання робочого циклу натисніть кнопку змінити запит , а потім заповніть цю форму.

Форма запиту на змінення елемента

Виноска номер один

Запит на змінення

Введіть ім'я або адресу електронної пошти особи, якій потрібно надіслати запит на змінення.

(Щоб надіслати запит користувачу, який запустив цей запуск робочого циклу, або, якщо робочий цикл запускається автоматично, користувачу, який спочатку додав цей робочий цикл затвердження), можна також залишити це поле пустим.)

Виноска номер два

Новий запит

Опишіть потрібні зміни та надайте будь-яку інформацію, яку потрібно змінити. (Будь-який текст, введений тут, буде додано в області консолідовані примітки ).

Виноска номер три

Нова тривалість

Виконайте одну з цих трьох дій:

  • Збереження наявного терміну    Завершити це поле пустим.

  • Щоб видалити термін, повністю    Введіть число 0.

  • Визначення нового терміну    Введіть число, а потім укажіть одиниці вимірювання тривалості в полі нижче. Взяті разом два рядки визначають період, перш ніж це буде пов'язано з зміною завдання.

Виноска номер чотири

Нові одиниці вимірювання тривалості

Якщо ви визначаєте нову тривалість завдання, використовуйте це поле спільно з полем " нове значення", щоб визначити період, перш ніж завдання має бути пов'язано. (Наприклад: 3 дні або 1 місяць або 2 тижні.)

Якщо всі елементи форми потрібні, натисніть кнопку " перемістити", а поточне завдання позначено якзавершене. (Але ви ще не готові. Ви будете призначати завдання затвердження ще раз після того, як Ганна завершує завдання змінити).

Тим часом Анна отримує таке сповіщення електронною поштою:

Після запиту на змінення елемента надіслано повідомлення

Ганна може просто глянути на рядок теми (номер 1 в ілюстрації), що це не звичайне сповіщення про схвалення, але замість цього потрібно змінити щось про елемент. Вона знаходить інформацію про певні зміни, які було запитано в запиті зміни, запитаного в тексті (число 2).

Ганна перевіряє елемент, вносить потрібні зміни, а потім збереже її зміни та перевіряє елемент знову.

Після цього вона перейде на сторінку "стан робочого циклу", і в області завдань буде відкрито завдання запиту на змінення.


Після внесення запитаного змінення до елемента надіслано форму

Ганна додає будь-яку інформацію, яку вона хоче в полі " примітки ", а потім натискає кнопку " відправити відповідь" Робочий цикл виконує два дії:

  • Це позначає завдання, яке змінює Ганна, як завершене.

  • У ньому призначається нове завдання затвердження (за допомогою приміток Анни, доданих до поля " консолідовані примітки "), і надсилається сповіщення про це завдання.

Тепер ви можете піти вперед і виконати огляд зміненого елемента.

Тим часом всі ці дії відслідковуються та відображаються в розділі журнал робочого циклу на сторінці "стан робочого циклу", як показано на рисунку нижче.

В журналі робочого циклу вказані операції, пов’язані з запитом на змінення

Нижче наведено схему всього процесу.

Блок-схема запиту на змінення

На початок сегмента

9. перепризначення завдання затвердження іншому користувачу (необов'язково)

Якщо потрібно, щоб інший користувач міг завершити завдання робочого циклу, натисніть кнопку перепризначати завдання у формі завдання робочого циклу.

Ця форма відобразиться.

Форма повторного призначення завдання

Виноска номер один

Повторне призначення завдання

Введіть ім'я або адресу користувача, якому потрібно призначити це завдання.

Щоб призначити це завдання користувачу, який почав робочий цикл (або, якщо робочий цикл розпочався автоматично), користувачу, який спочатку додав цей робочий цикл, не заповнюйте це поле.

Виноска номер два

Новий запит

Надайте будь-яку інформацію, яка особа, якій ви призначаєте завдання, знадобиться виконати завдання. (Будь-який текст, введений тут, буде додано в області консолідовані примітки ).

Виноска номер три

Нова тривалість

Виконайте одну з цих трьох дій:

  • Збереження наявного терміну    Завершити це поле пустим.

  • Щоб видалити термін, повністю    Введіть число 0.

  • Визначення нового терміну    Введіть число, а потім укажіть одиниці вимірювання тривалості в полі нижче. Взяті разом два рядки визначають період, перш ніж це буде пов'язано з зміною завдання.

Виноска номер чотири

Нові одиниці вимірювання тривалості

Якщо ви визначаєте нову тривалість завдання, використовуйте це поле спільно з полем " нове значення", щоб визначити період, перш ніж завдання має бути пов'язано. (Наприклад: 3 дні або 1 місяць або 2 тижні.)

Коли форма завершиться, натисніть кнопку " перемістити". Ваше завдання позначено як виконане, нове завдання призначається особі, яка відповідає перед завданням, і буде надіслано сповіщення про завдання.

Будь-яка нова інформація, яку ви постачували, входить до делегованого тексту в новому сповіщенні про завдання (число 1 на рисунку нижче).

Сповіщення про завдання для повторно призначеного завдання

Тим часом всі ці зміни відслідковуються і відображаються в розділах " завдання " та " журнал " на сторінці "стан робочого циклу", як показано тут.

Області завдань і журналу на сторінці ''Стан робочого циклу'' для повторно призначеного завдання

На початок сегмента

10. виконання завдання від імені стороннього учасника (необов'язково)

Існує особливий процес, який включає учасників, які не є учасниками вашої організації SharePoint. У цьому процесі учасник сайту виконує роль проксі-сервера для зовнішнього учасника:

  1. Включіть адресу електронної пошти зовнішнього учасника до відповідного етапу на другій сторінці форми зв'язку.

  2. Робочий цикл фактично призначає учаснику сайту стороннього учасника, який запускає робочий цикл (або, якщо робочий цикл почнеться автоматично), до учасника, який спочатку додав робочий цикл. Цей користувач, якому завдання фактично призначається як проксі-сервер для зовнішнього учасника.

  3. Цей учасник сайту отримує сповіщення про завдання з інструкціями, щоб відправити копію елемента для перегляду зовнішнім учасником. (Тим часом зовнішній учасник отримує копію сповіщення про завдання, яке може функціонувати як корисне оповіщення або Heads-Up).

  4. Учасник сайту, якому призначено завдання, надсилає копію елемента зовнішнім учасникам.

  5. Зовнішній учасник перевіряє елемент і надсилає відповідь на нього учасників сайту.

  6. Коли настане відповідь за межі учасника, учасник сайту завершує завдання від імені стороннього учасника.

Ось схема процесу.

Блок-схема процесу включення зовнішнього учасника

Центральне розташування, за допомогою якого можна відстежувати, настроювати або зупиняти робочий цикл, – це сторінка стану робочого циклу для цього екземпляра робочого циклу.

Спочатку ми покажемо вам, як перейти на цю сторінку, і ми покажемо вам, як використовувати варіанти та відомості, які ви знайдете там. Нарешті, ми покажемо вам дві інші сторінки, де можна отримати додаткові відомості про моніторинг.

Розділи в цьому сегменті

  1. Перейти на сторінку "стан робочого циклу"

  2. Використання сторінки "стан робочого циклу" для відстеження перебігу виконання робочого циклу

  3. Змінення активних завдань (уже призначено завдання)

  4. Змінення майбутніх завдань (завдання, які ще не призначено)

  5. Скасування або припинення виконання цього робочого циклу

  6. Визначення робочих циклів, запущених на елементі

  7. Відстеження робочих циклів для всієї колекції сайтів

1. перейти на сторінку "стан робочого циклу"

У списку або бібліотеці, де розташовано елемент, клацніть посилання перебіг виконання для потрібного елемента та робочого циклу.

У цьому прикладі елемент – це документ із назвою "основний проект", а робочий цикл – затвердження 3.

Клацніть посилання на стан робочого циклу

Відкриється сторінка "стан робочого циклу".

Примітки.: 

  • Якщо список або бібліотека містить велику кількість елементів, можна скористатися сортуванням і/або фільтрацією, щоб швидко знайти потрібний елемент. Якщо ви виявите, що ви повторно сортування та (або) фільтрування одночасно, можливо, знадобиться створити настроюване подання, яке автоматизує цю організацію.

  • Щоб перейти до сторінки "стан робочого циклу", можна також клацнути подання стану цього робочого циклу в розділі "Початок", або Переглянути посилання журнал робочого циклу в "завершено" сповіщення електронною поштою для певного екземпляра, який вас цікавить.

На початок сегмента

2. Використовуйте сторінку "стан робочого циклу", щоб відстежувати перебіг виконання робочого циклу

Тут, під ілюстрацією кожного розділу сторінки "стан робочого циклу", ви знайдете питання моніторингу, які відповідає розділу.

Розділ відомостей про робочий цикл

Розділ відомостей про робочий цикл сторінки ''Стан робочого циклу''

Запитання відповіли:

  • Хто почав цей екземпляр робочого циклу?

  • Після запуску цього екземпляра?

  • Коли відбувається остання дія в цьому екземплярі?

  • Який елемент працює в цьому екземплярі?

  • Що таке поточний стан цього екземпляра?

Розділ "завдання"

Область завдань сторінки ''Стан робочого циклу''

Запитання відповіли:

  • Які завдання вже створено та призначено, а що таке поточний стан?

  • Які завдання вже завершено, і який результат для кожного з цих завдань було виконано?

  • Що таке термін для кожного завдання, яке вже створено та призначено?

Завдання, які було видалено, і завдання, які ще не призначено, не відображаються в цьому розділі.

Розділ "журнал робочого циклу"

Розділ ''Журнал робочого циклу'' на сторінці ''Стан робочого циклу''

Запитання відповіли:

  • Які події вже відбулися в цьому екземплярі робочого циклу?

  • Зверніть увагу, що прострочені завдання та сповіщення про прострочені завдання не відображаються в цій області.

На початок сегмента

3. змінення активних завдань (уже призначено завдання)

Існує два способи змінення завдань, які вже призначено, але ще не завершено:

  • Змінення одного активного завдання

  • Змінення всіх активних завдань

Змінення одного активного завдання

Дозволи   Щоб внести будь-які зміни до одного завдання, якого призначено іншому користувачу, потрібно мати дозвіл на керування списками. (Група "власники" має дозвіл на керування списками за замовчуванням; Група "Учасники" та групи "відвідувачі" не. Таким чином, можна, наприклад, мати дозволи, які дають змогу запускати робочий цикл, але не вносити зміни до завдання іншого учасника.)

Якщо у вас є необхідні дозволи:

  1. Клацніть заголовок завдання у списку завдання .
    Вибір заголовка завдання у списку

  2. Використовуйте форму завдання для виконання, видалення або перепризначення завдання.

Докладні інструкції з використання форми завдання наведено в розділі повний сегмент цієї статті.

Змінення всіх активних завдань

Дозволи    Усі чотири команди, наведені на рисунку нижче, відображаються на сторінці "стан робочого циклу" будь-якого користувача, який має дозвіл на керування списками. Перші три посилання відображаються на сторінці особи, яка розпочала екземпляр робочого циклу, але це посилання на кінець робочого циклуне відображається, якщо ця особа також має дозвіл на керування списками. (Знову ж таки, Група "власники" має дозвіл на керування списками за замовчуванням; Група «учасники» і групи «відвідувачі» не.)

  1. В області під зоровим образом робочого циклу клацніть посилання оновити активні завдання для затвердження .

  2. Внесіть зміни у форму, що Відкриється, а потім натисніть кнопку OK.

    • Повідомлення, які відображають внесені зміни, надсилаються користувачам, які наразі призначено для виконання завдань.

    • Завдання, які вже завершено або видалено, а також завдання, які ще не призначено, не впливають на зміни, внесені в цій формі.

    • Якщо потрібно внести зміни до завдань, які ще не призначено, ознайомтеся з цим розділом, Змініть майбутні завдання.

Змінення форми для активних завдань

Виноска номер один

Тривалість завдання, одиниці вимірювання тривалості

  • Збереження наявного терміну    Не заповнюйте тривалість завдання , а потім не змінюйте одиниці вимірювання тривалості.

  • Щоб видалити термін, щоб не було жодного    Введіть число 0 у полі тривалість завдання.

  • Щоб перенести термін, продовживши тривалість завдання    Використовуйте обидві поля тривалості, щоб указати кількість і тип одиниць, за якими потрібно подовжити тривалість.

Виноска номер два

Запит

  • Змінення тексту запиту    Внесіть потрібні зміни в текстовому полі.

  1. Якщо всі поля у формі потрібні, натисніть кнопку OK.

Усі активні завдання в поточному екземплярі оновлюються.

На початок сегмента

4. змінення майбутніх завдань (завдання, які ще не призначено)

Дозволи    Усі чотири команди, наведені на рисунку нижче, відображаються на сторінці "стан робочого циклу" будь-якого користувача, який має дозвіл на керування списками. Перші три посилання відображаються на сторінці особи, яка розпочала екземпляр робочого циклу, але посилання розірвати цей робочий цикл теперне відображається, якщо ця особа також має дозвіл на керування списками. (Знову ж таки, Група "власники" має дозвіл на керування списками за замовчуванням; Група «учасники» і групи «відвідувачі» не.)

  1. На сторінці "стан робочого циклу" в області під зоровим образом робочого циклу виберіть посилання " Додати або оновити Затверджувачі затвердження" .

  2. Внесіть зміни у форму, що Відкриється, а потім натисніть кнопку оновити.

    Примітка.: Під час створення та призначення завдань не впливають зміни, внесені в цій формі.

Змінення форми для майбутніх завдань

Виноска номер один

Учасники, порядок, розгорнути групи

  • Додавання та видалення учасників або змінення порядку завдань    Додавання, видалення та/або змінення порядку імен учасників або адрес у поліучасники .

  • Щоб видалити весь етап    , клацніть поле призначити для цього етапу, а потім натисніть клавішу Ctrl+Delete.

Примітка.: Можна використовувати прапорець розгорнути групи , щоб указати, чи потрібно призначати групи розсилки, лише одне завдання для всієї групи або одне завдання для кожного учасника.

Докладні відомості про використання цих полів наведено в розділі сегмент плану та відповідного сегмента Додавання (списку або бібліотеки або колекції сайтів) цієї статті.

Виноска номер два

Запит

  • Змінення тексту запиту    Внесіть будь-які зміни, які потрібно додати до тексту в полі.

Виноска номер три

Термін для всіх завдань, тривалість завдання, одиниці вимірювання тривалості

  • Змінення або видалення терміну календаря    Видаліть наявну дату, а потім надайте новий або, щоб видалити конкретну дату, не закривайте поле пустим. (Не вводьте нуль в цьому полі. Це поле має містити значення дати календаря або бути пустим.)

  • Збереження наявної тривалості    Не заповнюйте тривалість завдання , а потім не змінюйте одиниці вимірювання тривалості.

  • Щоб видалити тривалість, щоб не було жодного    Введіть число 0 у полі тривалість завдання.

  • Розширення тривалості завдання    Використовуйте обидві поля тривалості, щоб указати кількість і тип одиниць, за якими потрібно подовжити тривалість. (Щоб отримати докладні відомості про настроювання термінів і тривалості, ознайомтеся з сегментом плану цієї статті).

  1. Якщо всі поля у формі потрібні, натисніть кнопку OK.

Усі майбутні завдання в поточному екземплярі відповідають вашим змінам.

На початок сегмента

5. скасування або припинення виконання цього робочого циклу

Ви можете припинити виконання екземпляра робочого циклу до завершення, виконавши два способи.

  • Скасування робочого циклу    Усі завдання скасовано, але вони зберігаються в області " завдання " на сторінці "стан робочого циклу".

  • Завершити робочий цикл    Усі завдання скасовано та видаляються з області завдань на сторінці "стан робочого циклу". (Але вони все ще відображаються в області "журнал робочого циклу").

Інструкції з виконання обох методів.

Скасувати (Усі завдання скасовано, але вони зберігаються в списку завдань і в журналі "завдання")

Дозволи    Усі чотири команди, наведені на рисунку нижче, відображаються на сторінці "стан робочого циклу" будь-якого користувача, який має дозвіл на керування списками. Перші три посилання відображаються на сторінці особи, яка розпочала екземпляр робочого циклу, але в кінці посилання на робочий циклне відображається, якщо ця особа також має дозвіл на керування списками. (Знову ж таки, Група "власники" має дозвіл на керування списками за замовчуванням; Група «учасники» і групи «відвідувачі» не.)

Якщо поточний екземпляр робочого циклу більше не потрібен, його можна зупинити.

  • На сторінці "стан робочого циклу" в області під зоровим образом робочого циклу виберіть посилання скасувати всі завдання затвердження .

  • Для підтвердження натисніть кнопку Так.

Посилання ''Скасувати всі завдання затвердження''

Усі поточні завдання скасовано, а робочий цикл завершується зі статусом скасовано. Скасовані завдання все одно відображаються в області " завдання " та в області " журнал робочого циклу ".

Припинити (Усі завдання, видалені зі списку завдань, але зберігаються в журналі)

Дозволи    Усі чотири команди, наведені на рисунку нижче, відображаються на сторінці "стан робочого циклу" будь-якого користувача, який має дозвіл на керування списками. Перші три посилання відображаються на сторінці особи, яка розпочала екземпляр робочого циклу, але це посилання на кінець робочого циклуне відображається, якщо ця особа також має дозвіл на керування списками. (Знову ж таки, Група "власники" має дозвіл на керування списками за замовчуванням; Група «учасники» і групи «відвідувачі» не.)

Якщо помилка виникає, або якщо робочий цикл зупиняється та не відповідає, його можна припинити.

На сторінці "стан робочого циклу" в області під зоровим образом робочого циклу натисніть кнопку завершити цей робочий цикл, а потім натисніть кнопку Так, щоб підтвердити.

Усі завдання, створені робочим циклом, скасовано та видаляються з області завдань на сторінці "стан робочого циклу", хоча вони відображаються в області " журнал робочого циклу ". Робочий цикл завершується з статусом скасованого робочого циклу.

На початок сегмента

6. Дізнайтеся, які робочі цикли запущено для елемента

На сторінці робочі цикли для будь-якого елемента можна буде переглянути список робочих циклів, які зараз запущено на цей елемент.

  1. Перейдіть до списку або бібліотеки, де зберігається елемент.

  2. Наведіть вказівник миші на ім'я елемента, клацніть стрілку, що Відкриється, а потім у розкривному меню виберіть пункт робочі цикли .

  3. На сторінці робочі цикли: ім'я елемента в розділі виконувані робочі циклиможна переглянути список екземплярів, які зараз виконуються на елементі.

Примітка.: Зверніть увагу, що кілька екземплярів у одній версії робочого циклу можнаодночасно виконати з одним елементом. Наприклад: два робочі цикли, які базуються на шаблоні затвердження, додано. Один із них має назву "затвердження плану", а інший – це ім'я бюджетного схвалення. На будь-який елемент у будь-який момент часу, один екземпляр кожного плану затвердження та затвердження бюджету може працювати, але не два екземпляри робочого циклу .

На початок сегмента

7. відстеження робочих циклів для всієї колекції сайтів

Адміністратори колекції сайтів можуть переглядати з першого погляду:

  • Кількість робочих циклів на основі кожного шаблону робочого циклу, що зараз існують в колекції сайтів.

  • Незалежно від того, чи кожен шаблон робочого циклу зараз активний або неактивний у колекції сайтів.

  • Кількість екземплярів версій робочих циклів на основі кожного шаблону робочого циклу, які зараз працюють у колекції сайтів.

Ось як це зробити:

  1. Відкрийте домашню сторінку колекції сайтів (ане домашню сторінку сайту або підсайту в колекції).

  2. Клацніть піктограму настройки Кнопка "Параметри" на загальнодоступному веб-сайті SharePoint Online а потім виберіть пункт Параметри сайту.

  3. На сторінці "Параметри сайту" в розділі адміністрування сайтувиберіть пункт робочі цикли.

Відкриється сторінка «робочі цикли», яка відображає відомості.

Що далі?

Якщо це перша версія робочого циклу, можливо, ви захочете використати вказівки в сегменті огляду цієї статті, щоб переглянути події в екземплярі та дізнатися, чи є в ньому функції робочого циклу.

Після завершення екземпляра робочого циклу можна переглянути події, записані в її журналі. (Ви можете отримати доступ до запису для будь-якого екземпляра до 60 днів після завершення екземпляра.)

Увага!: Зверніть увагу, що журнал робочого циклу надається лише для неформальних посилань. Його не можна використовувати для офіційних перевірок або для будь-яких інших юридичних, доказової мети.

Ви також можете виконати звіти про загальну продуктивність робочого циклу в різних екземплярах.

Розділи в цьому сегменті

  1. Огляд подій в останньому екземплярі

  2. Журнал екземплярів Access до 60 днів

  3. Створення звітів про продуктивність робочого циклу

1. перегляньте події в останньому екземплярі

Якщо елемент залишається в одному списку або бібліотеці, і до того самого робочого циклу знову запускатиметься той самий елемент, у списку або бібліотеці можна отримати доступ до останнього екземпляра.

Щоб переглянути сторінку "стан робочого циклу" для останнього екземпляра робочого циклу, який виконується в будь-якому елементі, виконайте наведені нижче дії.

  • У списку або бібліотеці, де розташовано елемент, виберіть посилання стан для потрібного елемента та робочого циклу.

У цьому прикладі елемент – це документ під назвою " основний проект ", а робочий цикл – затвердження новогодокумента.

Клацніть посилання на стан робочого циклу

На сторінці "стан робочого циклу" в розділі " журнал робочого циклу " розташовано внизу.

Розділ ''Журнал робочого циклу'' на сторінці ''Стан робочого циклу''

На початок сегмента

2. Історія екземпляра Access до 60 днів

Що робити, якщо потрібно переглянути історію екземпляра після того, як знову запустити той самий робочий цикл на тому самому елементі?

Насправді ви можете зробити це протягом 60 днів із двох точок входу: списку або бібліотеки або сповіщення про завершення робочого циклу.

Зі списку або бібліотеки

  1. Перейдіть до списку або бібліотеки, де зберігається елемент.

  2. Наведіть вказівник миші на ім'я елемента, клацніть стрілку, що Відкриється, а потім у розкривному меню виберіть пункт робочі цикли .

  3. На сторінці робочі цикли: ім'я елемента в розділі завершені робочі цикликлацніть ім'я або стан екземпляра робочого циклу, який потрібно переглянути.
    Список виконаних робочих циклів на сторінці ­''Робочі цикли'' для елемента
    Відкриється сторінка "стан робочого циклу" для цього екземпляра.

Від сповіщення про завершення робочого циклу

  • Відкрийте сповіщення про завершення робочого циклу для прикладу, який потрібно переглянути, а потім виберіть посилання Переглянути журнал робочого циклу .

Сповіщення про завершення робочого циклу з виділеним посиланням на журнал
Відкриється сторінка "стан робочого циклу" для цього екземпляра.

Щоб зберегти всі ваші сповіщення про завершення, може знадобитися створити правило Outlook. Настройте правило, щоб скопіювати всі вхідні повідомлення з текстом, який має завершитися в рядку теми в їх власній окремій папці. (Переконайтеся, що правило Outlook копіює вхідні повідомлення та не просто переміщує їх, або вони також не відображатимуться в папці "Вхідні".)

На початок сегмента

3. створення звітів про продуктивність робочого циклу

Щоб дізнатися, як працює один із версій робочого циклу (зазвичай, з плином часу та за кілька екземплярів), можна створити один або два попередньо визначені звіти:

  • Звіт про тривалість дії    Використовуйте цей звіт, щоб побачити середні тривалість виконання кожної дії в робочому циклі, а також тривалість виконання кожного повного виконання або екземпляра цього робочого циклу.

  • Звіт про скасування та повідомлення про помилку    Використовуйте цей звіт, щоб дізнатися, чи часто в робочому циклі скасовано або виникають помилки перед завершенням роботи.

Створення доступних звітів для робочого циклу

  1. У списку або бібліотеці в стовпці стан для цього робочого циклу виберіть посилання будь-які відомості про стан.
    Вибір стану робочого циклу

  2. На сторінці "стан робочого циклу" в розділі журнал робочого циклунатисніть кнопку Перегляд звітів про робочий цикл.
    Вибір посилання ''Перегляд звітів про робочі цикли'' в розділі ''Журнал робочого циклу''

  3. Знайдіть робочий цикл, для якого потрібно переглянути звіт, а потім клацніть ім'я звіту, який потрібно переглянути.
    Вибір посилання ''Звіт про тривалість дії''

  4. На сторінці настроювання збережіть або змініть розташування, у якому буде створено файл звіту, а потім натисніть кнопку OK.
    Натискання кнопки ­''OK'' в місці для збереження файлу
    Звіт створюється та зберігається у вказаному розташуванні.

  5. Коли звіт буде завершено, ви можете клацнути посилання, яке показано на рисунку нижче, щоб переглянути його. В іншому разі натисніть кнопку OK , щоб завершити та закрити діалогове вікно. (Згодом, коли ви будете готові Переглянути звіт, його буде знайдено в розташуванні, указаному на попередньому кроці.)
    Вибір посилання для перегляду звіту

Що далі?

Якщо робочий цикл працює просто так, як потрібно, ви все готово, щоб почати використовувати її.

Якщо вам потрібно змінити відомості про те, як це працює, перегляньте розділ змінення сегмента цієї статті.

Після запуску першого екземпляра нового робочого циклу затвердження та перевірки результатів, можливо, знадобиться виконати одну або кілька змін у способі Настроювання робочого циклу.

Крім того, може знадобитися кілька разів у майбутньому, щоб внести додаткові зміни до конфігурації.

Зрештою, можливо, у певний момент потрібно вимкнути робочий цикл для коротшого або тривалішого періоду, але не видаляти його, або ви, можливо, дійсно хочете повністю видалити його.

Розділи в цьому сегменті

  1. Змінення постійних настройок робочого циклу

  2. Вимкнення або видалення робочого циклу

1. змінення постійних настройок робочого циклу

Щоб внести постійні зміни до параметрів наявного робочого циклу, ви відкриваєте та редагуєте форму зв'язку, яку ви використовували, щоб додати його.

Якщо робочий цикл працює лише в одному списку або бібліотеці

  1. Відкрийте список або бібліотеку, у якій виконується робочий цикл.

  2. На стрічці перейдіть на вкладку список або Бібліотека .

    Примітка.: Назва вкладки може відрізнятися залежно від типу списку або бібліотеки. Наприклад, у списку календарів вкладка має назву календар.

  3. У групі настройки натисніть кнопку Настройки робочого циклу.

  4. На сторінці "настройки робочого циклу" в розділі ім'я робочого циклу (клацніть, щоб змінити настройки), виберіть ім'я робочого циклу, для якого потрібно змінити настройки.

    Примітка.: Якщо потрібний робочий цикл затвердження не відображається в списку, можливо, його зв'язано лише з одним типом вмісту. Які робочі цикли відображаються в цьому списку, керує ці робочі цикли настроєно для роботи з елементами цього елемента керування типу, розташованим безпосередньо під списком. (Див. ілюстрацію). Щоб дізнатися, який із них відображає потрібний робочий цикл, клацніть елементи в розкривному меню. Коли робочий цикл має відображатися у списку, клацніть його ім'я.

  5. На двох сторінках форми зв'язку, які спочатку використовувалися для додавання робочого циклу, внесіть та збережіть потрібні зміни.

    Щоб отримати докладні відомості про поля та елементи керування у формі зв'язку, ознайомтеся з сегментом плану та відповідним сегментом (списком або бібліотекою або колекцією сайтів) цієї статті.

Якщо робочий цикл працює в усіх списках і бібліотеках у колекції сайтів.

  1. Відкрийте домашню сторінку колекції сайтів (ане домашню сторінку сайту або підсайту в колекції).

  2. Клацніть піктограму настройки Кнопка "Параметри" на загальнодоступному веб-сайті SharePoint Online а потім виберіть пункт Параметри сайту.

  3. На сторінці "Параметри сайту" в розділі колекції веб-конструкторавиберіть пункт типи вмісту сайту.

  4. На сторінці "типи вмісту сайту" виберіть ім'я типу вмісту сайту, для якого виконується робочий цикл.
    Типи вмісту документа з виділеним типом

  5. На сторінці вибраного типу вмісту в розділі настройкивиберіть пункт Настройки робочого циклу.
    Посилання на настройки робочого циклу в розділі ''Настройки''

  6. На сторінці "настройки робочого циклу" в розділі ім'я робочого циклу (клацніть, щоб змінити настройки), виберіть ім'я робочого циклу, для якого потрібно змінити настройки.
    Посилання для настроювання робочого циклу

  7. На двох сторінках форми зв'язку, які спочатку використовувалися для додавання робочого циклу, внесіть та збережіть потрібні зміни.

    Щоб отримати докладні відомості про поля та елементи керування у формі зв'язку, ознайомтеся з сегментом плану та відповідним сегментом (списком або бібліотекою або колекцією сайтів) цієї статті.

На початок сегмента

2. вимкнення або видалення робочого циклу

Якщо робочий цикл працює лише в одному списку або бібліотеці

  1. Відкрийте список або бібліотеку, у якій виконується робочий цикл.

  2. На стрічці перейдіть на вкладку список або Бібліотека .

    Примітка.: Назва вкладки може відрізнятися залежно від типу списку або бібліотеки. Наприклад, у списку календарів вкладка має назву календар.

  3. У групі настройки натисніть кнопку Настройки робочого циклу.

  4. На сторінці "настройки робочого циклу" натисніть кнопку Видалити, заблокувати або відновити посилання робочого циклу .

  5. Використовуйте форму на сторінці "видалення робочих циклів", щоб вимкнути, повторно ввімкнути або видалити робочі цикли.
    Форма на сторінці ''Видалення робочих циклів''

У формі є п'ять стовпців:

  • Робочий цикл    Ім'я робочого циклу.

  • Випадках    Кількість екземплярів робочого циклу, який наразі запущено для елемента.

  • Дозволити    Параметр, який дає змогу продовжити роботу робочого циклу.

  • Немає нових екземплярів    Параметр, який дає змогу виконати будь-які запущені екземпляри робочого циклу, але вимикає робочий цикл, не виконавши її, щоб запускати будь-які нові екземпляри. (Ця дія буде оборотна. Щоб знову ввімкнути робочий цикл, поверніться до цієї сторінки та натисніть кнопку дозволити.)

  • Вилучити    Параметр, який повністю видаляє робочий цикл зі списку або бібліотеки. Усі запущені екземпляри відразу припиняється, а стовпець для цього робочого циклу більше не відображається на сторінці списку або бібліотеки. (Ця дія не буде оборотна.)

Якщо робочий цикл працює в усіх списках і бібліотеках у колекції сайтів.

  1. Відкрийте домашню сторінку колекції сайтів (ане домашню сторінку сайту або підсайту в колекції).

  2. Клацніть піктограму настройки Кнопка "Параметри" на загальнодоступному веб-сайті SharePoint Online а потім виберіть пункт Параметри сайту.

  3. На сторінці "Параметри сайту" в розділі " колекції" виберіть пункт типи вмісту сайту.

  4. На сторінці "типи вмісту сайту" виберіть ім'я типу вмісту сайту, для якого виконується робочий цикл.
    Типи вмісту документа з виділеним типом

  5. На сторінці вибраного типу вмісту в розділінастройкивиберіть пункт Настройки робочого циклу.
    Посилання на настройки робочого циклу в розділі ''Настройки''

  6. На сторінці "настройки робочого циклу" натисніть кнопку Видалити, заблокувати або відновити посилання робочого циклу .

  7. Використовуйте форму на сторінці "видалення робочих циклів", щоб вимкнути, повторно ввімкнути або видалити робочі цикли.
    Форма на сторінці ''Видалення робочих циклів''

У формі є п'ять стовпців:

  • Робочий цикл    Ім'я робочого циклу.

  • Випадках    Кількість екземплярів робочого циклу, який наразі запущено для елемента.

  • Дозволити    Параметр, який дає змогу продовжити роботу робочого циклу.

  • Немає нових екземплярів    Параметр, який дає змогу виконати будь-які запущені екземпляри робочого циклу, але вимикає робочий цикл, не виконавши її, щоб запускати будь-які нові екземпляри. (Ця дія буде оборотна. Щоб знову ввімкнути робочий цикл, поверніться до цієї сторінки та натисніть кнопку дозволити.)

  • Вилучити    Параметр, який повністю видаляє робочий цикл із колекції сайтів. Усі запущені екземпляри відразу припиняється, а стовпець для цього робочого циклу більше не відображається на сторінці списку або бібліотеки. (Ця дія не буде оборотна.)

Що далі?

Якщо ви внесли будь-які зміни, виконайте тестовий екземпляр робочого циклу, щоб двічі перевірити наслідки змін.

Настроювання подальшого

Існує багато способів подальшого настроювання робочих циклів, які входять до складу продуктів SharePoint.

Ви навіть можете створювати користувацькі робочі цикли з нуля.

Ви можете використовувати будь-які або всі з наведених нижче програм.

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Настроювання форм робочого циклу, дій і поведінки.

  • Програма Microsoft Visual Studio    Створіть власні дії з настроюваними робочими процесами.

Щоб отримати докладніші відомості, ознайомтеся з довідником в мережі розробників програмного забезпечення Microsoft (MSDN).

Потрібна додаткова довідка?

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо, що знайшли час і надіслали нам відгук! Можливо, у нас не буде часу відповісти на кожен коментар, але докладемо максимум зусиль, щоб переглянути їх усі. Вас цікавить, як ми використовуємо ваші відгуки?

×