Ціль у керуванні проектами: обмін інформацією про проект

Спілкування з робочою групою

Спілкування з інформацією про проект часто буває складно, незалежно від того, чи вона передбачає отримання відомостей про стан від своєї команди або спілкування зі статусом проекту для керівників.

Дізнайтеся, як спілкуватися та повідомляти про відомості про проект. Інакше ефективна співпраця страждає, і успіх проекту може бути ризику.

Інші статті з цієї серії посібників із керування проектами, див. в розділі Схема керування проектами.

Кілька порад із керування проектами, перш ніж ви розпочнете роботу . . .

  • Список зацікавлених сторін    Перш ніж почати проект, Дізнайтеся, хто ваші зацікавлені сторони. Один вірний спосіб зрив проекту – це забути про критичні заінтересованих сторін, які не впливають на роботу над проектом.

  • Отримання плану зв'язку, що триває раніше    Розробка стратегії спілкування та процесів у проекті перед початком проекту. Ще краще, щоб ці процеси відображалися як завдання в перших рядках проекту, щоб ця важлива частина співпраці стала для всіх її зобов'язань.

  • Часто Спілкуйтесь    Збирання відомостей про стан завдання один раз на тиждень – справа від проблем, перш ніж вони переростуть. Якщо ви спілкуєтеся частіше, то учасники групи можуть припинити надсилання оновлень через додатковий час у підготовці.

  • Пошук проблем    Якщо все здається, що ви не чули нічого негативного, можливо, ви очолюєте цю проблему. Навіть у найсерйозніші проекти виконуються проблеми. Ваше завдання – знайти їх, перш ніж вони перетворюються на більші проблеми.

  • Використання відповідних технологій    Дізнайтеся, як ваш член групи та комунікаційні потреби. Наприклад, щоб учасники групи звітують про стан завдання, можливо, буде потрібно використовувати електронну пошту або Project Online, а Виконавчий орган може надати перевагу добре представленому діаграмі або зведеної таблиці. Нижче наведено список програм, які можна використовувати, щоб допомогти в спілкуванні.

Програма

Переваги

Недоліки

Project

  • Мають вбудовані засоби презентації для всіх рівнів зацікавлених сторін.

  • Можна легко зрозуміти Подання часової шкали та планування роботи групи.

  • Експортує дані в програму Excel і Visio для спілкування з комплексними даними.

  • Можливо, ваша компанія не використовує проект.

  • Проекти, які працює в компанії, можуть бути замалі, щоб скористатися перевагами потужного програмного забезпечення для планування.

Project Online

  • Рекомендовано для розширеного спілкування та звітування про проект через організацію.

  • Можна порівняти стан кількох проектів або портфель проектів.

  • Менші компанії можуть знадобитися допомога консультантів для інсталяції та використання Project Online.

Excel

  • У програмі Project можна експортувати дані до Excel для розширеного аналізу, наприклад "ANOVA" та "аналіз освоєного обсягу".

  • Ідеальне рішення для завчасного планування проектів або для високорівневого кінцевих результатів, які згодом можна додати до програми Project.

  • У програмі Excel не вистачає автоматизованих функцій планування для складніших проектів.

Word

  • Ідеальне рішення під час етапу ініціювання, коли потрібно надати спільний доступ до планування документів, як-от бюджети та кінцеві результати.

  • Не ідеально підходить для візуальних презентацій для виконавчих зацікавлених сторін. Натомість використовуйте власні функції звіту Excel, Visio, PowerPoint або Project.

SharePoint

  • Пропонує функції синхронізації без сервера Project Server. Зміни в одному списку завдань буде відображено в іншому.

PowerPoint

  • Ідеальне рішення для проведення презентацій для учасників.

  • Аналітики та інженери можуть знадобитися докладні діаграми для комплексного бюджетного аналізу.

Visio

  • Ідеальне рішення під час початкових етапів проекту, у якому потрібно спілкуватися з процесами для бізнесу та виробничих процесів із використанням схем або інших схем.

  • Може представляти надто багато інформації для виконавчої аудиторії. Натомість використовуйте власні функції звітування про проект.

Microsoft Teams

  • Ідеально підходить для команд у різних розташуваннях. Ви можете надати спільний доступ до відомостей про проект за допомогою миттєвих повідомлень, голосових і відеовикликів, а також під час мережних нарад.

  • Може знадобитися його відділ для розгортання.

Спілкування з відомостями про проект

Перевірка оновлень стану з Project Online

Якщо ваша група використовує Project Online, завантажте оновлення стану завдання з сервера, перш ніж спілкуватися з командою про перебіг виконання проекту.

Відстеження виконання графіка: від початківця до експерта

Існують прості способи відстеження перебігу виконання, а також можливі складні способи. Знайдіть спосіб, який найкраще підходить для проекту та вашої команди.

Обмін відомостями про освоєний обсяг

Щоб отримати відомості про освоєний обсяг, можна отримати більш розширену, але дуже потужну, крок у напрямку виявлення хорошого та поганого продуктивності проекту. На високому рівні наведено докладні відомості про те, що потрібно переглянути.

Створення звіту про проект

За допомогою програми Project можна створювати та настроювати вражаючі графічні звіти про всі потрібні дані проекту без використання іншого програмного забезпечення. Під час роботи над проектом звіти змінюються, щоб відобразити найновішу інформацію – жодних оновлень вручну не потрібно!

Синхронізація зі списком завдань SharePoint

Учасники групи можуть переглядати розклад і оновлювати їх роботу в SharePoint, а також відобразяться зміни в програмі Project. І навпаки.

Використання Microsoft 365

Спілкуйтеся відомості про проект за допомогою Microsoft 365. Якщо ви використовуєте комп’ютер з інтернет-підключенням, можна працювати з документами за допомогою повних версій програм Word, Excel, PowerPoint і OneNote на вимогу з будь-якого розташування.

Публікація змін у завданнях на сервері

Коли ви вносите зміни до завдань, опублікуйте ці зміни в Project Online, щоб усі користувачі мали правильні відомості, щоб продовжити свою роботу.

Спілкування з командами Microsoft

Якщо користувачі не можуть прийти до наради, використовуйте команди для надання спільного доступу до відомостей про проект. Надання спільного доступу до планів проекту за допомогою слайдів PowerPoint, аркушів Excel або блокнота OneNote. Користувачі можуть брати участь в онлайнових зустрічах у своїх офісах або вдома або використовуючи свій мобільний пристрій.

Повернутися до схеми керування проектами

Примітка.:  Цю сторінку перекладено за допомогою засобу автоматичного перекладу, тому вона може містити смислові, синтаксичні або граматичні помилки. Ми вважаємо, що цей вміст стане вам у пригоді. Повідомте нас, чи була ця інформація корисною. Для довідки цю статтю можна переглянути англійською мовою.

Удосконалення навичок роботи з Office
Ознайомтеся з навчальними матеріалами
Отримуйте нові функції раніше за інших
Приєднайтеся до оцінювачів Office

Ця інформація корисна?

Дякуємо за ваш відгук!

Дякуємо, що знайшли час і надіслали нам відгук! Можливо, у нас не буде часу відповісти на кожен коментар, але докладемо максимум зусиль, щоб переглянути їх усі. Вас цікавить, як ми використовуємо ваші відгуки?

×